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Manual de funciones y procedimientos de un archivo de gestión

Enviado por Heisbell Espinoza



  1. Resumen
  2. Objetivo General del Archivo de Gestión
  3. Misión del Archivo de Gestión del Despacho
  4. Funciones Generales del Archivo de Gestión

Resumen:

Este manual se presenta con la finalidad de servir de apoyo y orientación para la aplicación de procedimientos archivisticos. Gestionar o administrar la información se ha vuelto cada vez más necesario para las organizaciones, debido a que la información se ha considerado un recurso organizacional necesario y estratégico para la toma de decisiones, por lo que es relevante la creación de normativas internas en los archivos

Palabras claves: archivo, manual, operaciones archivisticas

Presentación

Este manual se presenta con la finalidad de servir de apoyo y orientación a los funcionarios en sus gestiones administrativas y legales.

Gestionar o administrar la información se ha vuelto cada vez más necesario para las organizaciones, debido a que la información se ha considerado un recurso organizacional necesario y estratégico para la toma de decisiones, el alcance de los logros y la supervivencia de las organizaciones en un entorno cada vez más exigente. El archivo como Gestor de documentos tiene una función de gran relevancia al permitir la localización y utilización oportuna y efectiva de la información.

Así mismo, este archivo se relacionan directamente con el funcionamiento de las actividades administrativas cotidianas de la organización, debido a que albergan fuentes primarias de información; su adecuado funcionamiento avala la administración de la documentación estratégica, lo que implica que estas podrían mostrar la absoluta regularidad de la gestión, desde una perspectiva administrativa, legal, fiscal, histórica y confidencial.

Las unidades de información dentro de sus funciones, deben velar por llevar a cabo las operaciones archivísticas de organización documental que incluye (clasificación – ordenación – descripción) selección y expurgo, diseminación, control, distribución, almacenaje, recuperación, protección por su carácter confidencial, difusión y conservación de la documentación al Personal que labora en la organización.

Objetivo General Del Archivo De Gestión

1. Resguardar todo el acervo documental producido y recibido en la Dirección, en el cumplimiento de sus funciones.

2. Proteger, conservar y Organizar el patrimonio documental del Archivo de Gestión por dos años.

Misión Del Archivo De Gestión Del Despacho

Gestionar el fondo documental y promover la conservación adecuada de la archivalía, facilitar y agilizar su uso oportuno, mediante la utilización de procedimientos y operaciones Archivísticas.

DISPOSICIONES GENERALES

El archivo de gestión es una unidad administrativa, que se regirá por las presentes disposiciones de la organización y lo que establezca en materia de archivo la Ley de Archivos Nacionales (Ley: 13 de julio de 1945. Número 21.760); en sus artículos y su reglamento (Decreto) y los pronunciamientos que emane el Archivo General de la Nación.

-          Se ejecutarán funciones operativas y normativas para desarrollar los procedimientos.

FUNCIONES OPERATIVAS:

  1. Control de Ingreso de la Documentación.
  2. Organización del Fondo Documental (clasificar, ordenar, describir).
  3. Descripción (Inventarios, e Indización).
  4. Aplicación de las Normas Internacionales de Descripción Archivística
  5. Gestión Documental
  6. Creación de un Sistema de Información para el control, localización y Digitalización de la Información Estratégica
  7. Conservación.
  8. Servicio y Control de Préstamo de la Archivalía
  9. Selección, Traslado de la Documentación

NORMATIVAS:

  1. En la organización documental, se deberá respetar el Principio de Procedencia Administrativa, en las series documentales deberán ser respetadas en su producción original y en su procedencia administrativa. El área quien de acuerdo a sus facultades y funciones produzca o reciba un documento administrativo,
  2. La clasificación documental se realizará de acuerdo a las series documentales que se detecten en cada una de las área Secciones, Subsecciones, Series y Subseries del Cuadro de Clasificación del Archivo, siguiendo las normas Internacionales de Descripción Archivistitas ISAD-G,
  3. Los documentos administrativos que se produzcan o reciban el ente, deberán ordenarse e insertarse de manera sucesiva en un expediente o carpeta según la clasificación ya prevista. La disposición de los documentos deberá llevar el orden al de su producción, es decir, orden descendente, de arriba hacía abajo, una orden que muestre la secuencia histórica del asunto o trámite que realizan en cumplimiento de sus facultades y funciones,
  4. Los expedientes deberán integrarse con documentos administrativos originales, conteniendo un índice de los mismos y estarán vinculados a su sección y serie respectivas, señalando su titulo preciso y la fecha de su creación o fechas extremas y el número de expediente que le corresponda, esto último deberá indicarse en la carátula del propio expediente.
  5. Los documentos emitidos o recibidos por cada dependencia de la institución en el cumplimiento de sus funciones, deben quedar debidamente registrados. Debe mantenerse un inventario actualizado de la documentación que custodia el archivo
  6. La ubicación de la documentación en carpetas, prensas, cajas, CD, disket, libros o cualquier otro resguardo físico, debe garantizar la integridad física y la unidad lógica de los documentos: así como facilitar su localización mediante rótulos, etiquetas, guías o cualquier otro tipo de señalización que contribuya con este propósito.
  7. La custodia de los documentos implica la responsabilidad de velar por su adecuada preservación y confidencialidad.  La pérdida o extravío de un documento debe ser detectada y corregida a la mayor brevedad y quedar debidamente consignada cuando sea del caso.
  8. Corresponde a los responsables del archivo, gestionar el traslado o eliminación de los documentos en los plazos que la institución crea conveniente.
    • Que el documento haya finalizado su gestión administrativa.
    • Que el índice de consulta del documento sea mínimo.
    • Que haya terminado el plazo de los dos años en el archivo
    • Que existan razones de peso para que el archivo del Gestión del Despacho lo conserve por un plazo determinado, evaluando su valor administrativo, legal y científico-cultural.
  9. Para transferir documentos del Archivo de Gestión al Archivo Central:
    • Control de Préstamo de la Documentación con la respectiva firma del funcionario,
    • Solo se prestaran copia de los Documentos y en caso de ser necesario los originales con la respectiva evaluación de los responsables del archivo.

    11. Al menos una vez al año, los responsables de las unidades y los encargados de los archivos de la institución deben revisar que se cumplan estas normas e informar a los Coordinadores de cualquier circunstancia que impida o entorpezca su buen funcionamiento.

    Funciones Generales Del Archivo De Gestión

    • Ejecutar la Normativa y Funciones del Archivo, de conformidad con la Ley de Archivos Nacionales (Ley: 13 de julio de 1945. Número 21.760). Y La ley de Procedimientos Administrativos.
    • Reunir, conservar, clasificar, ordenar, seleccionar, describir, administrar y facilitar la localización de la documentación producida con menos de 2 años de haberse originado.
    • Cada documento es clasificado, expurgado, ordenado, seleccionado o descrito según su naturaleza.
    • Elaborar los instrumentos de descripción necesarios para aumentar la efectividad en la localización, resguardo y respuesta oportuna de la información, preparando índices, guías e inventarios.
    • Velar por la aplicación de políticas archivísticas para facilitar la consulta.
    • Ejercer los controles necesarios para el adecuado manejo y conservación del archivo de gestión.
    • Planificar y normalizar técnicamente, la labor de automatización de los fondos documentales en el archivo.
    • Crear una normativa de confidencialidad para incluir los datos de los Documentos en el Sistema de Información
    • Crear una normativa de confidencialidad para digitalizar la información
    • Trasladar la Documentación después de cumplido el plazo de 2 años en el archivo al la Unidad de Información de Correspondencia.

    PROCEDIMIENTO PARA EL DESARROLLO DE LA FUNCIONES

    En el Archivo de Gestión del Despacho del Ministerio de Energía y Petróleo se presentarán dos procesos: el administrativo y el archivístico. Estos procesos se dan con el fin de brindar una serie sistemática de acciones dirigidas hacia el logro de los objetivos del archivo.

    PROCESO O FUNCIONES ARCHIVISTICAS.

    Estos se estipulan claramente en la legislación vigente, en materia archivística de nuestro país, las cuales son las siguientes:

    1.- Acopio o reunión de documentos

    2.- Expurgo de documentos

    3.- Selección documental

    4.- Organización documental

    4a. Clasificación documental

    4b. Ordenación documental

    4c. Numeración y Signatura

    5.- Descripción documental

    6.- Conservación

    8.- Administración de documentos.

    9.- Digitalización de los Documentos

    10.- Instrumentos descriptivos.

    PROCEDIMIENTOS

      • Eliminar las piezas documentales idénticas, que vengan duplicadas o con más copias. Si viene el original y una copia al carbón, eliminar la copia al carbón, si viene fotocopia y copia al carbón del mismo documento, eliminar la copia fotostática y conservar la copia al carbón. Debe procurar el archivista conservar siempre material original o copias al carbón.
      • Si solo viene fotocopias, debe brindárseles un trato especial en su conservación para evitar su pronto deterioro.
      • Se deben eliminar duplicados únicamente, cuando exista seguridad absoluta de que los documentos son idénticos.
      • Identificar que es material de archivo, y que no debe conservarse para efectos archivísticos. De antemano las oficinas deben realizar esta clasificación; pero si llegara algún tipo documental de biblioteca, separar e incluirlo como parte del fondo documental en la Sección de Bibliografía.
      • El archivista debe verificar si ya se cumplió la vigencia de cada pieza documental en sus diferentes etapas.
      • Enviar al Archivo de Correspondencia mediante listas de remisión e inventariar la documentación que ha cumplido su vigencia administrativa, con aprobación de los Coordinadores del Archivo de Gestión.
      • Mantener un registro de los documentos enviados al Archivo de Correspondencia.
    1. SELECCIÓN DOCUMENTAL:
    1. ORGANIZACIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL
    • CLASIFICACION DE DOCUMENTOS:

    Esta se realizará mediante la utilización de Secciones documentales, de conformidad con los grupos que se producen en las oficinas, de acuerdo a la naturaleza de sus funciones.

    Luego se archivara en Subsecciones siguiendo la línea esquemática del Cuadro de Clasificación.

    El fondo documental se divide por clases y tipos documentales. La clase documental puede ser en papel o textual, audiovisual, cartográfica, automatizada (discos, películas, etc.) y se archivaran donde este previsto para ello el cuadro de clasificación.

    La clase documental es el soporte en el cual se plasma la información y el tipo documental es el formato que se le da a la información en el soporte.

    Se tomarán los grupos documentales y se dividen por series. Cada serie se ordena cronológicamente (por años o meses), de conformidad con las fechas extremas.

    4.b.- ORDENACIÓN DOCUMENTAL:

    Una vez separado el material en Secciones, subsecciones y series documentales, de acuerdo con el tipo que presenta, se procede a numerar o signar cada unidad archivable o expediente, utilizando el sistema numérico Cronológico por días, mes y año.

    4.c.- NUMERACIÓN O SIGNATURA:

    La numeración o signatura se hará aplicando las normas ISAD-G, a las unidades archivables.

    El principal objetivo consiste en proporcionar reglas generales para el establecimiento de encabezamientos que normalizan la forma de los nombres de los productores de archivos y también describen todos aquellos atributos que sean necesarios para comprender el contexto de producción de cada conjunto documental y por ende su localización.

    Las ISAD (G) se basan en unas reglas de descripción multinivel que son:

    • Descripción de lo general a lo específico.

    Las descripciones resultantes se representan en una relación jerárquica de la parte al todo, que va del nivel más amplio al más específico.

    • Información pertinente al nivel de descripción.

    Se proporciona solo la información que sea adecuada al nivel que se esta describiendo.

    • Interconexión de descriptores

    Se relacionará cada descripción con la unidad de descripción inmediatamente superior, en su caso, y se identificará el nivel de descripción.

    • No repetición de información

    La información común a todas las partes se incluirá en el nivel más alto que sea adecuado. No se repetirá en un nivel más bajo de descripción la información que se haya dado en un nivel más alto" (Normas Isad-g, 2004).

    El sistema de ordenación dentro del Archivo, se da y utiliza respetando el orden de origen y principio de procedencia, que se ha implantado en el archivo de gestión o bien la unidad productora.

    5.- DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

    5.a.- Al tener numeradas tanto las piezas documentales, como las unidades archivables se procederá a levantar en borrador los inventarios de los fondos clasificados y ordenados; siguiendo el formato del instrumento descriptivo, denominado "Inventario", o sea anotando el lugar de origen u oficina productora de los documentos, contenido, fechas y signatura, el número de folios y fecha de eliminación, la cual se tomará de la información contenida en las Tablas de Plazos de Conservación documental.

    La descripción consiste en identificar y analizar los documentos para su localización en el espacio físico, a través de instrumentos descriptivos y auxiliares (inventarios, guías, índices,.).

    Los instrumentos descriptivos, tales como "listas de remisión", "inventarios" "guías" e "índices", se encuentran ordenados por medio de la estructura orgánica de la institución y a la vez las guías mantienen un control cruzado por asuntos o materias y nos remiten a los registros automatizados si al fondo se le aplica un sistema de información para su búsqueda o localización, indizando la documentación, utilizando los caracteres de las normas ISAD-G.

    Los elementos se agrupan en seis áreas de información:

    1. Área de identificación: información esencial para identificar la unidad de descripción
    2. Área de contexto: información sobre el origen y custodia de la unidad de descripción
    3. Área de contenido y estructura: información sobre el tema principal de los documentos y la organización de la unidad de descripción
    4. Área de acceso y utilización: información acerca de la disponibilidad de la unidad de descripción (situación jurídica, condiciones de acceso, derechos de autor/reproducción, lengua, características físicas)
    5. Área de documentación asociada: información acerca de los documentos que tienen una relación importante con la unidad de descripción (localización de los documentos originales, existencia de copias, documentos complementarios y relacionados, bibliografía)
    6. Área de notas: información auxiliar y la que no se puede incluir en otras áreas

    Aunque estas áreas se pueden desglosar en 26 elementos las reglas recomiendan 5 esenciales:

    1. Código de referencia
    2. Título
    3. Fechas extremas
    4. Volumen
    5. Nivel de descripción (fondo, serie, unidad documental)

    5.b. Se hará una descripción general (resumen) de cada unidad archivable.

    Se anotará el número de expediente, el año al que pertenece la documentación, la dependencia, sección, unidad o departamento al que pertenece la archivalía.

    Se hará la descripción del contenido de la siguiente manera: anotar el asunto, nombre del destinatario, nombre de los remitentes, la fecha de los documentos (extremas, y nombre de la serie documental a la que pertenece.

    5.c.- Las tablas de plazos de conservación, se elaborarán de conformidad con el formulario que para tal efecto provee el Archivo , en las cuáles se identificará el tipo documental, si es copia u original, quien tiene copias u originales de ese tipo documental, una breve descripción del mismo, vigencia administrativa y legal, cantidad anual que se produce, un espacio para observaciones y si está en el sistema de información digitalizado o no.

    6.- CONSERVACIÓN

    Consiste en realizar las labores pertinentes para la adecuada conservación y manejo de los documentos, que se encuentran dentro del depósito.

    Velar porque el equipo de aire acondicionado y deshumificadores se encuentren en buen estado y se mantengan los niveles de temperatura y humedad relativa en los depósitos, de acuerdo a las recomendaciones técnicas. (H:R:30 a 45% y T.18% al 22%C). Desocupar el almacenador de agua del deshumificador día a día.

    Vigilar que la estructura física, instalaciones eléctricas, tuberías que se encuentran dentro del archivo estén en perfecto estado.

    Aspirar diariamente el archivo para así evitar el polvo y con ello el desarrollo de hongos o cualquier otro animal que deteriore la documentación

    7.- ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS:

    Colocar en el espacio físico en los archivos rodantes, las unidades archivables (cajas o expedientes ) e instrumentos descriptivos.

    Seguir el orden numérico de los estantes y unidades documentales.

    Seguir la estructura orgánica al momento de archivar Cuadro de Clasificación.

    Colocar etiquetas a los estantes y anaqueles de los Archivos para su respectiva localización

    Al eliminar unidades documentales quedarán los espacios vacíos, por lo que se procederá a utilizarlos con nueva documentación, pero la numeración no será reutilizada, se llevará un control cruzado ente el inventario y las actas de eliminación.

    Llevar registros mediante fórmulas o boletas de los préstamos de documentos.

    Llevar un registro para el control de visitantes o usuarios del archivo.

    Tramitar la devolución de los documentos.

    Velar por la aplicación de las Tablas de Plazos de Conservación de documentos, en los archivos de gestión.

    Llevar al día la labor de archivos de todo tipo de documentos producido y recibido en la oficina, respetando el orden de origen, del archivo de gestión (por estructura orgánica).

    SERVICIOS ARCHIVISTICOS

    SOBRE EL PRÉSTAMO DOCUMENTAL

    Podrán solicitar expedientes y otros documentos en calidad de préstamo, el personal que labora en la Dirección, los documentos no podrán ser retenidos por más de quince días, plazo que puede prorrogarse previamente, con justificación de la unidad respectiva que los solicite en casos especiales de ser documentos originales, en caso contrario solo se prestaran copias, responsabilizadose por que solo ello manejaran el documento y que no se podrá proporcionar ningún tipo de información a otros entes por el grado de confidencialidad del archivo.

     

     

     

    Heisbell Espinoza

    Licenciada en Archivología

    Componente Docente Andragogico

    Maestría de Comunicación Organizacional (sin concluir).

    15/02/06

  10. Las áreas que integran el Despacho, deberán de comprender que por el Tipo de Documentación que resguarda el archivo el servicio de préstamo de la archivalía es restringido con carácter de confidencialidad por lo tanto se deben acatarse a las normas del archivo:

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