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Manual de funciones y procedimientos de un archivo de gestión




Enviado por Heisbell Espinoza



    1. Resumen
    2. Objetivo General del Archivo de
      Gestión
    3. Misión del Archivo de
      Gestión del Despacho
    4. Funciones Generales del
      Archivo de Gestión

    Resumen:

    Este manual se
    presenta con la finalidad de servir de apoyo y orientación
    para la aplicación de procedimientos archivisticos.
    Gestionar o administrar la información se ha vuelto cada vez
    más necesario para las organizaciones,
    debido a que la información se ha considerado un recurso
    organizacional necesario y estratégico para la toma de
    decisiones, por lo que es relevante la creación de
    normativas internas en los archivos

    Palabras claves: archivo, manual, operaciones
    archivisticas

    Presentación

    Este manual se presenta con la finalidad de servir de
    apoyo y orientación a los funcionarios en sus gestiones
    administrativas y legales.

    Gestionar o administrar la información se ha
    vuelto cada vez más necesario para las organizaciones,
    debido a que la información se ha considerado un recurso
    organizacional necesario y estratégico para la toma de
    decisiones, el alcance de los logros y la supervivencia de las
    organizaciones en un entorno cada vez más exigente. El
    archivo como Gestor de documentos tiene
    una función de
    gran relevancia al permitir la localización y
    utilización oportuna y efectiva de la
    información.

    Así mismo, este archivo se relacionan
    directamente con el funcionamiento de las actividades
    administrativas cotidianas de la
    organización, debido a que albergan fuentes
    primarias de información; su adecuado funcionamiento avala
    la
    administración de la documentación estratégica, lo que
    implica que estas podrían mostrar la absoluta regularidad
    de la gestión, desde una perspectiva
    administrativa, legal, fiscal,
    histórica y confidencial.

    Las unidades de información dentro de sus
    funciones, deben velar por llevar a cabo las operaciones
    archivísticas de organización documental que incluye
    (clasificación – ordenación – descripción) selección
    y expurgo, diseminación, control, distribución, almacenaje,
    recuperación, protección por su carácter confidencial, difusión y
    conservación de la documentación al Personal que
    labora en la organización.

    Objetivo General Del
    Archivo De Gestión

    1. Resguardar todo el acervo documental producido y
    recibido en la Dirección, en el cumplimiento de sus
    funciones.

    2. Proteger, conservar y Organizar el patrimonio
    documental del Archivo de Gestión por dos años.

    Misión Del
    Archivo De Gestión Del Despacho

    Gestionar el fondo documental y promover la
    conservación adecuada de la archivalía, facilitar y
    agilizar su uso oportuno, mediante la utilización de
    procedimientos y operaciones Archivísticas.

    DISPOSICIONES GENERALES

    El archivo de gestión es una unidad
    administrativa, que se regirá por las presentes
    disposiciones de la organización y lo que establezca en
    materia de
    archivo la Ley de Archivos
    Nacionales (Ley: 13 de julio de 1945. Número 21.760); en
    sus artículos y su reglamento (Decreto) y los
    pronunciamientos que emane el Archivo General de la Nación.

    -         
    Se ejecutarán funciones operativas y normativas para
    desarrollar los procedimientos.

    FUNCIONES OPERATIVAS:

    1. Control de Ingreso de la
      Documentación.
    2. Organización del Fondo Documental (clasificar,
      ordenar, describir).
    3. Descripción (Inventarios, e
      Indización).
    4. Aplicación de las Normas
      Internacionales de Descripción
      Archivística
    5. Gestión Documental
    6. Creación de un Sistema de
      Información para el control, localización y
      Digitalización de la Información
      Estratégica
    7. Conservación.
    8. Servicio y Control de Préstamo de la
      Archivalía
    9. Selección, Traslado de la
      Documentación

    NORMATIVAS:

    1. En la organización documental, se
      deberá respetar el Principio de Procedencia
      Administrativa, en las series documentales deberán ser
      respetadas en su producción original y en su procedencia
      administrativa. El área quien de acuerdo a sus
      facultades y funciones produzca o reciba un documento
      administrativo,
    2. La clasificación documental se
      realizará de acuerdo a las series documentales que se
      detecten en cada una de las área Secciones,
      Subsecciones, Series y Subseries del Cuadro de
      Clasificación del Archivo, siguiendo las normas
      Internacionales de Descripción Archivistitas
      ISAD-G,
    3. Los documentos administrativos que se produzcan o
      reciban el ente, deberán ordenarse e insertarse de
      manera sucesiva en un expediente o carpeta según la
      clasificación ya prevista. La disposición de los
      documentos deberá llevar el orden al de su
      producción, es decir, orden descendente, de arriba
      hacía abajo, una orden que muestre la secuencia
      histórica del asunto o trámite que realizan en
      cumplimiento de sus facultades y funciones,
    4. Los expedientes deberán integrarse con
      documentos administrativos originales, conteniendo un
      índice de los mismos y estarán vinculados a su
      sección y serie respectivas, señalando su titulo
      preciso y la fecha de su creación o fechas extremas y el
      número de expediente que le corresponda, esto
      último deberá indicarse en la carátula del
      propio expediente.
    5. Los documentos emitidos o recibidos por cada
      dependencia de la institución en el cumplimiento de sus
      funciones, deben quedar debidamente registrados. Debe
      mantenerse un inventario
      actualizado de la documentación que custodia el
      archivo
    6. La ubicación de la documentación en
      carpetas, prensas, cajas, CD, disket,
      libros o
      cualquier otro resguardo físico, debe garantizar la
      integridad física y la unidad
      lógica de los documentos: así como
      facilitar su localización mediante rótulos,
      etiquetas, guías o cualquier otro tipo de
      señalización que contribuya con este
      propósito.
    7. La custodia de los documentos implica la responsabilidad de velar por su adecuada
      preservación y confidencialidad.  La pérdida
      o extravío de un documento debe ser detectada y
      corregida a la mayor brevedad y quedar debidamente consignada
      cuando sea del caso.
    8. Corresponde a los responsables del archivo, gestionar
      el traslado o eliminación de los documentos en los
      plazos que la institución crea conveniente.

      • Que el documento haya finalizado su
        gestión administrativa.
      • Que el índice de consulta del documento
        sea mínimo.
      • Que haya terminado el plazo de los dos
        años en el archivo
      • Que existan razones de peso para que el archivo
        del Gestión del Despacho lo conserve por un plazo
        determinado, evaluando su valor
        administrativo, legal y
        científico-cultural.
    9. Para transferir documentos del Archivo de
      Gestión al Archivo Central:

      • Control de Préstamo de la
        Documentación con la respectiva firma del
        funcionario,
      • Solo se prestaran copia de los Documentos y en
        caso de ser necesario los originales con la respectiva
        evaluación de los responsables del
        archivo.

      11. Al menos una vez al año, los
      responsables de las unidades y los encargados de los
      archivos de la institución deben revisar que se
      cumplan estas normas e informar a los Coordinadores de
      cualquier circunstancia que impida o entorpezca su buen
      funcionamiento.

      Funciones
      Generales Del Archivo De Gestión

      • Ejecutar la Normativa y Funciones del Archivo, de
        conformidad con la Ley de Archivos Nacionales (Ley: 13 de
        julio de 1945. Número 21.760). Y La ley de Procedimientos Administrativos.
      • Reunir, conservar, clasificar, ordenar,
        seleccionar, describir, administrar y facilitar la
        localización de la documentación producida
        con menos de 2 años de haberse
        originado.
      • Cada documento es clasificado, expurgado,
        ordenado, seleccionado o descrito según su naturaleza.
      • Elaborar los instrumentos de descripción
        necesarios para aumentar la efectividad en la
        localización, resguardo y respuesta oportuna de la
        información, preparando índices, guías
        e inventarios.
      • Velar por la aplicación de políticas archivísticas para
        facilitar la consulta.
      • Ejercer los controles necesarios para el adecuado
        manejo y conservación del archivo de
        gestión.
      • Planificar y normalizar técnicamente, la
        labor de automatización de los fondos
        documentales en el archivo.
      • Crear una normativa de confidencialidad para
        incluir los datos de
        los Documentos en el Sistema
        de Información
      • Crear una normativa de confidencialidad para
        digitalizar la información
      • Trasladar la Documentación después
        de cumplido el plazo de 2 años en el archivo al la
        Unidad de Información de
        Correspondencia.

      PROCEDIMIENTO PARA EL DESARROLLO
      DE LA FUNCIONES

      En el Archivo de Gestión del Despacho del
      Ministerio de Energía y Petróleo se presentarán dos
      procesos:
      el administrativo y el archivístico. Estos procesos se
      dan con el fin de brindar una serie sistemática de
      acciones
      dirigidas hacia el logro de los objetivos
      del archivo.

      PROCESO O FUNCIONES ARCHIVISTICAS.

      Estos se estipulan claramente en la
      legislación vigente, en materia archivística de
      nuestro país, las cuales son las
      siguientes:

      1.- Acopio o reunión de documentos

      2.- Expurgo de documentos

      3.- Selección documental

      4.- Organización documental

      4a. Clasificación documental

      4b. Ordenación documental

      4c. Numeración y Signatura

      5.- Descripción documental

      6.- Conservación

      8.- Administración de
      documentos.

      9.- Digitalización de los
      Documentos

      10.- Instrumentos descriptivos.

      PROCEDIMIENTOS

        • Eliminar las piezas documentales
          idénticas, que vengan duplicadas o con
          más copias. Si viene el original y una copia
          al carbón, eliminar la copia al carbón,
          si viene fotocopia y copia al carbón del mismo
          documento, eliminar la copia fotostática y
          conservar la copia al carbón. Debe procurar el
          archivista conservar siempre material original o
          copias al carbón.
        • Si solo viene fotocopias, debe
          brindárseles un trato especial en su
          conservación para evitar su pronto
          deterioro.
        • Se deben eliminar duplicados
          únicamente, cuando exista seguridad absoluta de que los
          documentos son idénticos.
        • Identificar que es material de archivo, y
          que no debe conservarse para efectos
          archivísticos. De antemano las oficinas deben
          realizar esta clasificación; pero si llegara
          algún tipo documental de biblioteca, separar e incluirlo como
          parte del fondo documental en la Sección de
          Bibliografía.
        • El archivista debe verificar si ya se
          cumplió la vigencia de cada pieza documental
          en sus diferentes etapas.
        • Enviar al Archivo de Correspondencia
          mediante listas de remisión e inventariar la
          documentación que ha cumplido su vigencia
          administrativa, con aprobación de los
          Coordinadores del Archivo de
          Gestión.
        • Mantener un registro de los documentos enviados al
          Archivo de Correspondencia.
      1. SELECCIÓN DOCUMENTAL:
      1. ORGANIZACIÓN DEL FONDO
        DOCUMENTAL
      • CLASIFICACION DE
        DOCUMENTOS:

      Esta se realizará mediante la
      utilización de Secciones documentales, de
      conformidad con los grupos
      que se producen en las oficinas, de acuerdo a la naturaleza
      de sus funciones.

      Luego se archivara en Subsecciones siguiendo la
      línea esquemática del Cuadro de
      Clasificación.

      El fondo documental se divide por clases y tipos
      documentales. La clase
      documental puede ser en papel o textual, audiovisual,
      cartográfica, automatizada (discos,
      películas, etc.) y se archivaran donde este previsto
      para ello el cuadro de clasificación.

      La clase documental es el soporte en el cual se
      plasma la información y el tipo documental es el
      formato que se le da a la información en el
      soporte.

      Se tomarán los grupos documentales y se
      dividen por series. Cada serie se ordena
      cronológicamente (por años o meses), de
      conformidad con las fechas extremas.

      4.b.- ORDENACIÓN
      DOCUMENTAL
      :

      Una vez separado el material en Secciones,
      subsecciones y series documentales, de acuerdo con el tipo
      que presenta, se procede a numerar o signar cada unidad
      archivable o expediente, utilizando el sistema
      numérico Cronológico por días, mes y
      año.

      4.c.- NUMERACIÓN O
      SIGNATURA:

      La numeración o signatura se hará
      aplicando las normas ISAD-G, a las unidades
      archivables.

      El principal objetivo
      consiste en proporcionar reglas generales para el
      establecimiento de encabezamientos que normalizan la forma
      de los nombres de los productores de archivos y
      también describen todos aquellos atributos que sean
      necesarios para comprender el contexto de producción
      de cada conjunto documental y por ende su
      localización.

      Las ISAD (G) se basan en unas reglas de
      descripción multinivel que son:

      • Descripción de lo general a lo
        específico.

      Las descripciones resultantes se representan en
      una relación jerárquica de la parte al todo,
      que va del nivel más amplio al más
      específico.

      • Información pertinente al nivel de
        descripción.

      Se proporciona solo la información que sea
      adecuada al nivel que se esta describiendo.

      • Interconexión de
        descriptores

      Se relacionará cada descripción con
      la unidad de descripción inmediatamente superior, en
      su caso, y se identificará el nivel de
      descripción.

      • No repetición de
        información

      La información común a todas las
      partes se incluirá en el nivel más alto que
      sea adecuado. No se repetirá en un nivel más
      bajo de descripción la información que se
      haya dado en un nivel más alto" (Normas Isad-g,
      2004).

      El sistema de ordenación dentro del
      Archivo, se da y utiliza respetando el orden de origen y
      principio de procedencia, que se ha implantado en el
      archivo de gestión o bien la unidad
      productora.

      5.- DESCRIPCIÓN
      DOCUMENTAL

      5.a.- Al tener numeradas tanto las piezas
      documentales, como las unidades archivables se
      procederá a levantar en borrador los inventarios de
      los fondos clasificados y ordenados; siguiendo el formato
      del instrumento descriptivo, denominado "Inventario", o sea
      anotando el lugar de origen u oficina
      productora de los documentos, contenido, fechas y
      signatura, el número de folios y fecha de
      eliminación, la cual se tomará de la
      información contenida en las Tablas de Plazos de
      Conservación documental.

      La descripción consiste en identificar y
      analizar los documentos para su localización en el
      espacio físico, a través de instrumentos
      descriptivos y auxiliares (inventarios, guías,
      índices,.).

      Los instrumentos descriptivos, tales como "listas
      de remisión", "inventarios" "guías" e
      "índices", se encuentran ordenados por medio de la
      estructura orgánica de la
      institución y a la vez las guías mantienen un
      control cruzado por asuntos o materias y nos remiten a los
      registros
      automatizados si al fondo se le aplica un sistema de
      información para su búsqueda o
      localización, indizando la documentación,
      utilizando los caracteres de las normas ISAD-G.

      Los elementos se agrupan en seis áreas de
      información:

      1. Área de identificación:
        información esencial para identificar la unidad de
        descripción
      2. Área de contexto: información
        sobre el origen y custodia de la unidad de
        descripción
      3. Área de contenido y estructura:
        información sobre el tema principal de los
        documentos y la organización de la unidad de
        descripción
      4. Área de acceso y utilización:
        información acerca de la disponibilidad de la
        unidad de descripción (situación
        jurídica, condiciones de acceso, derechos
        de autor/reproducción, lengua, características
        físicas)
      5. Área de documentación asociada:
        información acerca de los documentos que tienen
        una relación importante con la unidad de
        descripción (localización de los documentos
        originales, existencia de copias, documentos
        complementarios y relacionados,
        bibliografía)
      6. Área de notas: información
        auxiliar y la que no se puede incluir en otras
        áreas

      Aunque estas áreas se pueden desglosar en
      26 elementos las reglas recomiendan 5
      esenciales:

      1. Código de referencia
      2. Título
      3. Fechas extremas
      4. Volumen
      5. Nivel de descripción (fondo, serie,
        unidad documental)

      5.b. Se hará una descripción general
      (resumen) de cada unidad archivable.

      Se anotará el número de expediente,
      el año al que pertenece la documentación, la
      dependencia, sección, unidad o departamento al que
      pertenece la archivalía.

      Se hará la descripción del contenido
      de la siguiente manera: anotar el asunto, nombre del
      destinatario, nombre de los remitentes, la fecha de los
      documentos (extremas, y nombre de la serie documental a la
      que pertenece.

      5.c.- Las tablas de plazos de conservación,
      se elaborarán de conformidad con el formulario que
      para tal efecto provee el Archivo , en las cuáles se
      identificará el tipo documental, si es copia u
      original, quien tiene copias u originales de ese tipo
      documental, una breve descripción del mismo,
      vigencia administrativa y legal, cantidad anual que se
      produce, un espacio para observaciones y si está en
      el sistema de información digitalizado o
      no.

      6.- CONSERVACIÓN

      Consiste en realizar las labores pertinentes para
      la adecuada conservación y manejo de los documentos,
      que se encuentran dentro del depósito.

      Velar porque el equipo de aire
      acondicionado y deshumificadores se encuentren en buen
      estado y
      se mantengan los niveles de temperatura y humedad relativa en los
      depósitos, de acuerdo a las recomendaciones técnicas. (H:R:30 a 45% y T.18% al
      22%C). Desocupar el almacenador de agua del
      deshumificador día a día.

      Vigilar que la estructura física,
      instalaciones eléctricas, tuberías que se
      encuentran dentro del archivo estén en perfecto
      estado.

      Aspirar diariamente el archivo para así
      evitar el polvo y con ello el desarrollo de hongos o
      cualquier otro animal que deteriore la
      documentación

      7.- ADMINISTRACIÓN DE
      DOCUMENTOS:

      Colocar en el espacio físico en los
      archivos rodantes, las unidades archivables (cajas o
      expedientes ) e instrumentos descriptivos.

      Seguir el orden numérico de los estantes y
      unidades documentales.

      Seguir la estructura orgánica al momento de
      archivar Cuadro de Clasificación.

      Colocar etiquetas a los estantes y anaqueles de
      los Archivos para su respectiva
      localización

      Al eliminar unidades documentales quedarán
      los espacios vacíos, por lo que se procederá
      a utilizarlos con nueva documentación, pero la
      numeración no será reutilizada, se
      llevará un control cruzado ente el inventario y las
      actas de eliminación.

      Llevar registros mediante fórmulas o
      boletas de los préstamos de documentos.

      Llevar un registro para el control de visitantes o
      usuarios del archivo.

      Tramitar la devolución de los
      documentos.

      Velar por la aplicación de las Tablas de
      Plazos de Conservación de documentos, en los
      archivos de gestión.

      Llevar al día la labor de archivos de todo
      tipo de documentos producido y recibido en la oficina,
      respetando el orden de origen, del archivo de
      gestión (por estructura orgánica).

      SERVICIOS
      ARCHIVISTICOS

      SOBRE EL PRÉSTAMO
      DOCUMENTAL

      Podrán solicitar expedientes y otros
      documentos en calidad
      de préstamo, el personal que labora en la
      Dirección, los documentos no podrán ser
      retenidos por más de quince días, plazo que
      puede prorrogarse previamente, con justificación de
      la unidad respectiva que los solicite en casos especiales
      de ser documentos originales, en caso contrario solo se
      prestaran copias, responsabilizadose por que solo ello
      manejaran el documento y que no se podrá
      proporcionar ningún tipo de información a
      otros entes por el grado de confidencialidad del
      archivo.

       

       

       

      Heisbell Espinoza

      Licenciada en Archivología

      Componente Docente Andragogico

      Maestría de Comunicación Organizacional (sin
      concluir).

      15/02/06

    10. Las áreas que integran el Despacho,
      deberán de comprender que por el Tipo de
      Documentación que resguarda el archivo el servicio de
      préstamo de la archivalía es restringido con
      carácter de confidencialidad por lo tanto se deben
      acatarse a las normas del archivo:

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