- Resumen
- Objetivo General del Archivo de
Gestión - Misión del Archivo de
Gestión del Despacho - Funciones Generales del
Archivo de Gestión
Este manual se
presenta con la finalidad de servir de apoyo y orientación
para la aplicación de procedimientos archivisticos.
Gestionar o administrar la información se ha vuelto cada vez
más necesario para las organizaciones,
debido a que la información se ha considerado un recurso
organizacional necesario y estratégico para la toma de
decisiones, por lo que es relevante la creación de
normativas internas en los archivos
Palabras claves: archivo, manual, operaciones
archivisticas
Este manual se presenta con la finalidad de servir de
apoyo y orientación a los funcionarios en sus gestiones
administrativas y legales.
Gestionar o administrar la información se ha
vuelto cada vez más necesario para las organizaciones,
debido a que la información se ha considerado un recurso
organizacional necesario y estratégico para la toma de
decisiones, el alcance de los logros y la supervivencia de las
organizaciones en un entorno cada vez más exigente. El
archivo como Gestor de documentos tiene
una función de
gran relevancia al permitir la localización y
utilización oportuna y efectiva de la
información.
Así mismo, este archivo se relacionan
directamente con el funcionamiento de las actividades
administrativas cotidianas de la
organización, debido a que albergan fuentes
primarias de información; su adecuado funcionamiento avala
la
administración de la documentación estratégica, lo que
implica que estas podrían mostrar la absoluta regularidad
de la gestión, desde una perspectiva
administrativa, legal, fiscal,
histórica y confidencial.
Las unidades de información dentro de sus
funciones, deben velar por llevar a cabo las operaciones
archivísticas de organización documental que incluye
(clasificación – ordenación – descripción) selección
y expurgo, diseminación, control, distribución, almacenaje,
recuperación, protección por su carácter confidencial, difusión y
conservación de la documentación al Personal que
labora en la organización.
Objetivo General Del
Archivo De Gestión
1. Resguardar todo el acervo documental producido y
recibido en la Dirección, en el cumplimiento de sus
funciones.
2. Proteger, conservar y Organizar el patrimonio
documental del Archivo de Gestión por dos años.
Misión Del
Archivo De Gestión Del Despacho
Gestionar el fondo documental y promover la
conservación adecuada de la archivalía, facilitar y
agilizar su uso oportuno, mediante la utilización de
procedimientos y operaciones Archivísticas.
DISPOSICIONES GENERALES
El archivo de gestión es una unidad
administrativa, que se regirá por las presentes
disposiciones de la organización y lo que establezca en
materia de
archivo la Ley de Archivos
Nacionales (Ley: 13 de julio de 1945. Número 21.760); en
sus artículos y su reglamento (Decreto) y los
pronunciamientos que emane el Archivo General de la Nación.
-
Se ejecutarán funciones operativas y normativas para
desarrollar los procedimientos.
FUNCIONES OPERATIVAS:
- Control de Ingreso de la
Documentación. - Organización del Fondo Documental (clasificar,
ordenar, describir). - Descripción (Inventarios, e
Indización). - Aplicación de las Normas
Internacionales de Descripción
Archivística - Gestión Documental
- Creación de un Sistema de
Información para el control, localización y
Digitalización de la Información
Estratégica - Conservación.
- Servicio y Control de Préstamo de la
Archivalía - Selección, Traslado de la
Documentación
NORMATIVAS:
- En la organización documental, se
deberá respetar el Principio de Procedencia
Administrativa, en las series documentales deberán ser
respetadas en su producción original y en su procedencia
administrativa. El área quien de acuerdo a sus
facultades y funciones produzca o reciba un documento
administrativo, - La clasificación documental se
realizará de acuerdo a las series documentales que se
detecten en cada una de las área Secciones,
Subsecciones, Series y Subseries del Cuadro de
Clasificación del Archivo, siguiendo las normas
Internacionales de Descripción Archivistitas
ISAD-G, - Los documentos administrativos que se produzcan o
reciban el ente, deberán ordenarse e insertarse de
manera sucesiva en un expediente o carpeta según la
clasificación ya prevista. La disposición de los
documentos deberá llevar el orden al de su
producción, es decir, orden descendente, de arriba
hacía abajo, una orden que muestre la secuencia
histórica del asunto o trámite que realizan en
cumplimiento de sus facultades y funciones, - Los expedientes deberán integrarse con
documentos administrativos originales, conteniendo un
índice de los mismos y estarán vinculados a su
sección y serie respectivas, señalando su titulo
preciso y la fecha de su creación o fechas extremas y el
número de expediente que le corresponda, esto
último deberá indicarse en la carátula del
propio expediente. - Los documentos emitidos o recibidos por cada
dependencia de la institución en el cumplimiento de sus
funciones, deben quedar debidamente registrados. Debe
mantenerse un inventario
actualizado de la documentación que custodia el
archivo - La ubicación de la documentación en
carpetas, prensas, cajas, CD, disket,
libros o
cualquier otro resguardo físico, debe garantizar la
integridad física y la unidad
lógica de los documentos: así como
facilitar su localización mediante rótulos,
etiquetas, guías o cualquier otro tipo de
señalización que contribuya con este
propósito. - La custodia de los documentos implica la responsabilidad de velar por su adecuada
preservación y confidencialidad. La pérdida
o extravío de un documento debe ser detectada y
corregida a la mayor brevedad y quedar debidamente consignada
cuando sea del caso. - Corresponde a los responsables del archivo, gestionar
el traslado o eliminación de los documentos en los
plazos que la institución crea conveniente.- Que el documento haya finalizado su
gestión administrativa. - Que el índice de consulta del documento
sea mínimo. - Que haya terminado el plazo de los dos
años en el archivo - Que existan razones de peso para que el archivo
del Gestión del Despacho lo conserve por un plazo
determinado, evaluando su valor
administrativo, legal y
científico-cultural.
- Que el documento haya finalizado su
- Para transferir documentos del Archivo de
Gestión al Archivo Central:- Control de Préstamo de la
Documentación con la respectiva firma del
funcionario, - Solo se prestaran copia de los Documentos y en
caso de ser necesario los originales con la respectiva
evaluación de los responsables del
archivo.
11. Al menos una vez al año, los
responsables de las unidades y los encargados de los
archivos de la institución deben revisar que se
cumplan estas normas e informar a los Coordinadores de
cualquier circunstancia que impida o entorpezca su buen
funcionamiento.Funciones
Generales Del Archivo De Gestión- Ejecutar la Normativa y Funciones del Archivo, de
conformidad con la Ley de Archivos Nacionales (Ley: 13 de
julio de 1945. Número 21.760). Y La ley de Procedimientos Administrativos. - Reunir, conservar, clasificar, ordenar,
seleccionar, describir, administrar y facilitar la
localización de la documentación producida
con menos de 2 años de haberse
originado. - Cada documento es clasificado, expurgado,
ordenado, seleccionado o descrito según su naturaleza. - Elaborar los instrumentos de descripción
necesarios para aumentar la efectividad en la
localización, resguardo y respuesta oportuna de la
información, preparando índices, guías
e inventarios. - Velar por la aplicación de políticas archivísticas para
facilitar la consulta. - Ejercer los controles necesarios para el adecuado
manejo y conservación del archivo de
gestión. - Planificar y normalizar técnicamente, la
labor de automatización de los fondos
documentales en el archivo. - Crear una normativa de confidencialidad para
incluir los datos de
los Documentos en el Sistema
de Información - Crear una normativa de confidencialidad para
digitalizar la información - Trasladar la Documentación después
de cumplido el plazo de 2 años en el archivo al la
Unidad de Información de
Correspondencia.
PROCEDIMIENTO PARA EL DESARROLLO
DE LA FUNCIONESEn el Archivo de Gestión del Despacho del
Ministerio de Energía y Petróleo se presentarán dos
procesos:
el administrativo y el archivístico. Estos procesos se
dan con el fin de brindar una serie sistemática de
acciones
dirigidas hacia el logro de los objetivos
del archivo.PROCESO O FUNCIONES ARCHIVISTICAS.
Estos se estipulan claramente en la
legislación vigente, en materia archivística de
nuestro país, las cuales son las
siguientes:1.- Acopio o reunión de documentos
2.- Expurgo de documentos
3.- Selección documental
4.- Organización documental
4a. Clasificación documental
4b. Ordenación documental
4c. Numeración y Signatura
5.- Descripción documental
6.- Conservación
8.- Administración de
documentos.9.- Digitalización de los
Documentos10.- Instrumentos descriptivos.
PROCEDIMIENTOS
- Eliminar las piezas documentales
idénticas, que vengan duplicadas o con
más copias. Si viene el original y una copia
al carbón, eliminar la copia al carbón,
si viene fotocopia y copia al carbón del mismo
documento, eliminar la copia fotostática y
conservar la copia al carbón. Debe procurar el
archivista conservar siempre material original o
copias al carbón. - Si solo viene fotocopias, debe
brindárseles un trato especial en su
conservación para evitar su pronto
deterioro. - Se deben eliminar duplicados
únicamente, cuando exista seguridad absoluta de que los
documentos son idénticos. - Identificar que es material de archivo, y
que no debe conservarse para efectos
archivísticos. De antemano las oficinas deben
realizar esta clasificación; pero si llegara
algún tipo documental de biblioteca, separar e incluirlo como
parte del fondo documental en la Sección de
Bibliografía. - El archivista debe verificar si ya se
cumplió la vigencia de cada pieza documental
en sus diferentes etapas. - Enviar al Archivo de Correspondencia
mediante listas de remisión e inventariar la
documentación que ha cumplido su vigencia
administrativa, con aprobación de los
Coordinadores del Archivo de
Gestión. - Mantener un registro de los documentos enviados al
Archivo de Correspondencia.
- Eliminar las piezas documentales
- SELECCIÓN DOCUMENTAL:
- ORGANIZACIÓN DEL FONDO
DOCUMENTAL
- CLASIFICACION DE
DOCUMENTOS:
Esta se realizará mediante la
utilización de Secciones documentales, de
conformidad con los grupos
que se producen en las oficinas, de acuerdo a la naturaleza
de sus funciones.Luego se archivara en Subsecciones siguiendo la
línea esquemática del Cuadro de
Clasificación.El fondo documental se divide por clases y tipos
documentales. La clase
documental puede ser en papel o textual, audiovisual,
cartográfica, automatizada (discos,
películas, etc.) y se archivaran donde este previsto
para ello el cuadro de clasificación.La clase documental es el soporte en el cual se
plasma la información y el tipo documental es el
formato que se le da a la información en el
soporte.Se tomarán los grupos documentales y se
dividen por series. Cada serie se ordena
cronológicamente (por años o meses), de
conformidad con las fechas extremas.4.b.- ORDENACIÓN
DOCUMENTAL:Una vez separado el material en Secciones,
subsecciones y series documentales, de acuerdo con el tipo
que presenta, se procede a numerar o signar cada unidad
archivable o expediente, utilizando el sistema
numérico Cronológico por días, mes y
año.4.c.- NUMERACIÓN O
SIGNATURA:La numeración o signatura se hará
aplicando las normas ISAD-G, a las unidades
archivables.El principal objetivo
consiste en proporcionar reglas generales para el
establecimiento de encabezamientos que normalizan la forma
de los nombres de los productores de archivos y
también describen todos aquellos atributos que sean
necesarios para comprender el contexto de producción
de cada conjunto documental y por ende su
localización.Las ISAD (G) se basan en unas reglas de
descripción multinivel que son:- Descripción de lo general a lo
específico.
Las descripciones resultantes se representan en
una relación jerárquica de la parte al todo,
que va del nivel más amplio al más
específico.- Información pertinente al nivel de
descripción.
Se proporciona solo la información que sea
adecuada al nivel que se esta describiendo.- Interconexión de
descriptores
Se relacionará cada descripción con
la unidad de descripción inmediatamente superior, en
su caso, y se identificará el nivel de
descripción.- No repetición de
información
La información común a todas las
partes se incluirá en el nivel más alto que
sea adecuado. No se repetirá en un nivel más
bajo de descripción la información que se
haya dado en un nivel más alto" (Normas Isad-g,
2004).El sistema de ordenación dentro del
Archivo, se da y utiliza respetando el orden de origen y
principio de procedencia, que se ha implantado en el
archivo de gestión o bien la unidad
productora.5.- DESCRIPCIÓN
DOCUMENTAL5.a.- Al tener numeradas tanto las piezas
documentales, como las unidades archivables se
procederá a levantar en borrador los inventarios de
los fondos clasificados y ordenados; siguiendo el formato
del instrumento descriptivo, denominado "Inventario", o sea
anotando el lugar de origen u oficina
productora de los documentos, contenido, fechas y
signatura, el número de folios y fecha de
eliminación, la cual se tomará de la
información contenida en las Tablas de Plazos de
Conservación documental.La descripción consiste en identificar y
analizar los documentos para su localización en el
espacio físico, a través de instrumentos
descriptivos y auxiliares (inventarios, guías,
índices,.).Los instrumentos descriptivos, tales como "listas
de remisión", "inventarios" "guías" e
"índices", se encuentran ordenados por medio de la
estructura orgánica de la
institución y a la vez las guías mantienen un
control cruzado por asuntos o materias y nos remiten a los
registros
automatizados si al fondo se le aplica un sistema de
información para su búsqueda o
localización, indizando la documentación,
utilizando los caracteres de las normas ISAD-G.Los elementos se agrupan en seis áreas de
información:- Área de identificación:
información esencial para identificar la unidad de
descripción - Área de contexto: información
sobre el origen y custodia de la unidad de
descripción - Área de contenido y estructura:
información sobre el tema principal de los
documentos y la organización de la unidad de
descripción - Área de acceso y utilización:
información acerca de la disponibilidad de la
unidad de descripción (situación
jurídica, condiciones de acceso, derechos
de autor/reproducción, lengua, características
físicas) - Área de documentación asociada:
información acerca de los documentos que tienen
una relación importante con la unidad de
descripción (localización de los documentos
originales, existencia de copias, documentos
complementarios y relacionados,
bibliografía) - Área de notas: información
auxiliar y la que no se puede incluir en otras
áreas
Aunque estas áreas se pueden desglosar en
26 elementos las reglas recomiendan 5
esenciales:- Código de referencia
- Título
- Fechas extremas
- Volumen
- Nivel de descripción (fondo, serie,
unidad documental)
5.b. Se hará una descripción general
(resumen) de cada unidad archivable.Se anotará el número de expediente,
el año al que pertenece la documentación, la
dependencia, sección, unidad o departamento al que
pertenece la archivalía.Se hará la descripción del contenido
de la siguiente manera: anotar el asunto, nombre del
destinatario, nombre de los remitentes, la fecha de los
documentos (extremas, y nombre de la serie documental a la
que pertenece.5.c.- Las tablas de plazos de conservación,
se elaborarán de conformidad con el formulario que
para tal efecto provee el Archivo , en las cuáles se
identificará el tipo documental, si es copia u
original, quien tiene copias u originales de ese tipo
documental, una breve descripción del mismo,
vigencia administrativa y legal, cantidad anual que se
produce, un espacio para observaciones y si está en
el sistema de información digitalizado o
no.6.- CONSERVACIÓN
Consiste en realizar las labores pertinentes para
la adecuada conservación y manejo de los documentos,
que se encuentran dentro del depósito.Velar porque el equipo de aire
acondicionado y deshumificadores se encuentren en buen
estado y
se mantengan los niveles de temperatura y humedad relativa en los
depósitos, de acuerdo a las recomendaciones técnicas. (H:R:30 a 45% y T.18% al
22%C). Desocupar el almacenador de agua del
deshumificador día a día.Vigilar que la estructura física,
instalaciones eléctricas, tuberías que se
encuentran dentro del archivo estén en perfecto
estado.Aspirar diariamente el archivo para así
evitar el polvo y con ello el desarrollo de hongos o
cualquier otro animal que deteriore la
documentación7.- ADMINISTRACIÓN DE
DOCUMENTOS:Colocar en el espacio físico en los
archivos rodantes, las unidades archivables (cajas o
expedientes ) e instrumentos descriptivos.Seguir el orden numérico de los estantes y
unidades documentales.Seguir la estructura orgánica al momento de
archivar Cuadro de Clasificación.Colocar etiquetas a los estantes y anaqueles de
los Archivos para su respectiva
localizaciónAl eliminar unidades documentales quedarán
los espacios vacíos, por lo que se procederá
a utilizarlos con nueva documentación, pero la
numeración no será reutilizada, se
llevará un control cruzado ente el inventario y las
actas de eliminación.Llevar registros mediante fórmulas o
boletas de los préstamos de documentos.Llevar un registro para el control de visitantes o
usuarios del archivo.Tramitar la devolución de los
documentos.Velar por la aplicación de las Tablas de
Plazos de Conservación de documentos, en los
archivos de gestión.Llevar al día la labor de archivos de todo
tipo de documentos producido y recibido en la oficina,
respetando el orden de origen, del archivo de
gestión (por estructura orgánica).SERVICIOS
ARCHIVISTICOSSOBRE EL PRÉSTAMO
DOCUMENTALPodrán solicitar expedientes y otros
documentos en calidad
de préstamo, el personal que labora en la
Dirección, los documentos no podrán ser
retenidos por más de quince días, plazo que
puede prorrogarse previamente, con justificación de
la unidad respectiva que los solicite en casos especiales
de ser documentos originales, en caso contrario solo se
prestaran copias, responsabilizadose por que solo ello
manejaran el documento y que no se podrá
proporcionar ningún tipo de información a
otros entes por el grado de confidencialidad del
archivo.Heisbell Espinoza
Licenciada en Archivología
Componente Docente Andragogico
Maestría de Comunicación Organizacional (sin
concluir).15/02/06
- Control de Préstamo de la
- Las áreas que integran el Despacho,
deberán de comprender que por el Tipo de
Documentación que resguarda el archivo el servicio de
préstamo de la archivalía es restringido con
carácter de confidencialidad por lo tanto se deben
acatarse a las normas del archivo: