- Resumen
- Fundamentación del
tema - Diagnóstico de la
situación actual - Procedimiento
utilizado para el diseño del sistema.
Implantación. Resultados obtenidos de este
procedimiento. - Conclusiones
- Recomendaciones
- Bibliografía
- Glosario de
términos - Anexos
- Anexo 1 Encuesta
realizada a Trabajadores del Área de Economía de la
CUJAE - Anexo 2 Indicadores
que se tienen en cuenta en el Tablero de Control - Anexo 3 Centros de Costo y
Áreas de Responsabilidad - Anexo 4 Indicadores de Resultados y Eficiencia.
- Anexo 5 Distribución del Presupuesto por
Actividades. - Anexo 6 Diseño del subsistema de administración financiera.
El presente trabajo
analiza la
Administración Financiera, fundamentalmente desde un
punto de vista microeconómico. El mismo se
desarrolló en el Instituto Superior Politécnico
José Antonio Echeverría (CUJAE) y tiene como
objetivo
diseñar e implementar el sistema de administración financiera con el fin de
garantizar la sistematización de la Gestión
Financiera utilizando como herramienta fundamental el enfoque de
procesos. Se
puede decir que conceptualmente las Finanzas, como
también se identifica a la Administración
Financiera, ayudan a que las empresas se
manejen con eficiencia y efectividad. Económicamente
contribuyen a las relaciones de orden externo. La teoría
y la práctica de las finanzas indican el camino a seguir
el cual se centra en la planificación en términos de
tiempo y
espacio, circunscritos al corto y largo plazo como medios de
entendimiento y comprensión del tema.
La necesidad de este diseño está avalada
por el proceso de
instauración del Nuevo Modelo de
Gestión Económico Financiero (NMGEF) del Ministerio
de Educación
Superior (MES).
El diseño del sistema abarcó desde la
elaboración de la misión, la
identificación de los clientes y
necesidades, la identificación y diseño de
procesos; el establecimiento del plan de análisis y control de los
datos a
través de un tablero de control y además su
implantación.
Como resultado de esta investigación se obtuvo el diseño
del sistema de Administración Financiera, el cual
está ya certificado por el MES, así como su
implantación.
Para la investigación se emplearon diversas
técnicas de captación y
procesamiento de la información, entre las que se encuentran:
entrevistas,
grupo de
expertos, encuestas,
análisis de documentación y bibliografía, además
se utilizó como herramienta fundamental el enfoque de
procesos.
Las finanzas, como tradicionalmente se les llama durante
los últimos veinticinco años, han tenido y marcado
un auge de singular importancia para las distintas organizaciones,
de forma que del manejo de los recursos y
obtención de fondos como tarea prioritaria de la
administración, se ha pasado al manejo de inversiones, a
la puesta en marcha de procedimientos
que permitan movilizar importantes fuentes de
recursos financieros, colocarlas, y obtener en períodos de
tiempo relativamente cortos, control sobre todos esos
recursos.
Ante las modificaciones del entorno y el nivel de los
requerimientos y nuevas exigencias de la realidad actual, nuestra
organización económica se ha visto
en la necesidad de incluirse en las nuevas metodologías de
mejora, a través del enfoque de proceso.
El perfeccionamiento a las actividades económicas
en el Ministerio de Educación Superior
(MES) iniciado a finales de 1998 condujo a la necesidad de
establecer un Nuevo Modelo de Gestión Económico
Financiera (NMGEF), como solución permanente, integral y
sistemática a las deficiencias e insuficiencias de la
gestión actual. Para ello, es que se está
desarrollando el NMGEF, el cual plantea alcanzar elevados niveles
de eficiencia en los servicios como
apoyo a la excelencia a que se aspira. Esta eficiencia debe
caracterizarse por brindar servicios de elevado nivel en el marco
de un riguroso control del uso de los recursos acorde con las
normas y
regulaciones vigentes que garanticen un eficiente uso de los
mismos.
Después de un amplio proceso de análisis y
consultas con todos los centros de la
organización MES, los organismos rectores de la
economía y organizaciones profesionales especializadas,
establecieron que cada centro debía determinar sus propios
modelos de
gestión con el fin de garantizar el análisis,
valoración, planeación, evaluación
y control de los recursos financieros.
El presente trabajo se realizó en el Instituto
Superior Politécnico José Antonio Echeverría
(Cujae) universidad
perteneciente al Ministerio de Educación Superior, situado
en el Municipio Marianao.
En esta investigación se aborda y se expone el
diseño del Sistema de Administración Financiera
como resultado del procedimiento
aplicado, su implantación y se realiza una
evaluación de los resultados obtenidos.
Al evaluar la
situación actual, factores tales como la
reorganización y reactivación de los principales
organismos rectores de la economía (MEP y MFP) que
están aplicando un reordenamiento y reorientación
de la misma, la planificación cada vez más
financiera de los recursos, el papel determinante del presupuesto
estatal en moneda nacional, el uso, manejo y el control, entre
otros, han hecho muy vulnerable la gestión financiera de
esta organización. Ante las modificaciones del entorno, el
nivel de los requerimientos y nuevas exigencias de la realidad
actual, nuestra organización económica manifiesta
un pobre papel y capacidad en la planificación y el
análisis
financiero, debilidad en la esfera presupuestaria, en el
control de los recursos financieros y falta de integrabilidad de
los procesos, de sistemas,
procedimientos y de regulaciones internas. Además se
determinó que no existe ningún procedimiento ni
diseño en el Ministerio de Educación Superior que
garantice las exigencias y la sistematización que se
plantean anteriormente.
Problema
La organización de la administración
financiera no responde a las exigencias que se plantean a
éstas debido a que no existe un mecanismo o proceso que
garantice la sistematización del funcionamiento de acuerdo
a un modelo ajustado a las exigencias y dinámicas actuales
y que asegure el control del uso de los recursos financieros con
eficiencia y efectividad.
Objeto de Estudio
En esta investigación se estudia
específicamente el sistema de administración
financiera de la CUJAE.
Caracterización del objeto de
estudio
El Sistema de Administración Financiera del
Instituto Superior Politécnico José Antonio
Echeverría, es una unidad presupuestada que cuenta a la
vez con actividad presupuestada con tratamiento diferenciado que
es el Sector del Cálculo
Económico.
Consiguientemente, la fuente de financiamiento
principal son las asignaciones estatales, a los que se suman los
ingresos del
autofinanciamiento de las unidades independientes de Ciencia y
Técnica y de las producciones y servicios del propio
Instituto. (Fig.1)
Fig. 1 Fuentes de
Financiamiento de la CUJAE
Estas fuentes se ven complementadas con el aporte de
otras entidades empresariales, con el resultado del esquema
parcial de autofinanciamiento en divisa aprobado, donativos,
proyectos
internacionales y otras vías.
La administración financiera de la CUJAE abarca
las siguientes áreas de acción:
- Tesorería interna.
- Presupuestación financiera
- Análisis económico-
financiero. - Elaboración y evaluación de proyectos de inversión.
- Financiamiento externo.
La presupuestación y el análisis
económico- financiero se desagregan, como tendencia, tanto
por áreas de responsabilidad como por actividades.
Tesorería interna: La tesorería interna
regula dos aspectos fundamentales:
- Esquemas financieros en divisas.
- Ejecución y control de los presupuestos
en moneda nacional.
Esquemas financieros en divisas: La tesorería en
divisas se fundamenta en la licencia otorgada por la autoridad
financiera y monetaria nacional para el manejo de una cuenta
única en divisas en el Banco Financiero
Internacional, donde se regulan los siguientes conceptos
autorizados de ingresos y egresos, según el objeto social
aprobado.
Para la administración de la tesorería en
divisas, se posee un esquema financiero propio para la
gestión de captación, distribución y
utilización de divisas, sustentado en los siguientes
criterios básicos:
Existencia de una cuenta del MES en divisas en el BFI
para los ingresos, conjugada con una cuenta propia para ejecutar
pagos en divisas.
Creación de fondos destinados a:
- Gastos centrales del Instituto, mediante el Fondo
Central - Programas estratégicos.
- Fondos de las áreas para financiar la
operación de cada una.
El esquema financiero en divisas regula los
procedimientos de ejecución, análisis y control
sistemático, con una periodicidad mensual, de los
presupuestos de ingresos y gastos por
unidades organizativas y actividades.
Los destinos deben ser los siguientes:
- Financiar los gastos comunes y generales, por su
naturaleza.
de los mismos. - Contribuir al desarrollo
de las funciones. - Reservar fondos financieros de ayuda extraordinaria
ante contingencias y catástrofes naturales. Posibilitar
a la organización acciones
inversionistas y de financiamiento de negocios,
encaminadas al desarrollo de la docencia y
la investigación.
En el Sector Autofinanciado el esquema financiero en
divisas establece una prelación de pagos a partir de los
ingresos en divisas y se fundamenta en indicadores de eficacia y
eficiencia económica que miden el cumplimiento de los
planes y dinámica de ventas e
ingresos, así como la liquidez, la rotación de los
activos, los
costos por peso
de actividad, la rentabilidad y
la recuperación e impacto económico de las
inversiones. El análisis se desagrega por cada área
y tipo de actividad.
En la CUJAE anualmente se emplean 22 millones de pesos
en MN y 2 millones MLC.
Elaboración y evaluación de proyectos de
inversión:
En la CUJAE existen proyectos de inversión
destinados al desarrollo de áreas puramente docentes,
investigativas o de mejoramiento de las condiciones de trabajo y
vida que no son auto recuperables financieramente por sí
mismas. Por ejemplo: inversiones en aulas, laboratorios docentes,
becas, etc. Sin embargo, muchas inversiones sí son
recuperadas con sus propios ingresos.
Por ello, elaboración y evaluación de
proyectos se diferencia según estos sean financieramente
recuperables o no.
Hipótesis
El cumplimiento de las exigencias que se plantean en la
administración financiera requiere de un proceso de
sistematización, el cual garantiza, a través del
diseño de los procedimientos con un enfoque de proceso, la
eficiencia y efectividad del control de los recursos financieros
de la CUJAE.
Objetivo General:
Diseñar e implementar el sistema de
administración financiera con el fin de garantizar la
sistematización de la Gestión
Financiera.
Objetivos específicos:
- Definir contenido, tendencias y alcance del sistema
de administración financiera. - Diseñar el sistema de administración
financiera con un enfoque de procesos. - Evaluar el diseño del sistema.
Tareas desarrolladas en la
investigación
Para dar cumplimiento a los objetivos
trazados se fundamentaron desde el punto de vista teórico,
las tendencias que existen en el campo de la
administración financiera y se identificaron las
principales características del sistema.
Se realizó también el diseño del
mismo, utilizando como herramienta el enfoque de procesos, de
este diseño se obtuvo como resultado los procesos que
forman al sistema, así como las actividades y
procedimientos de cada uno de estos procesos. Además se
evalúa este diseño y se controla su
validación a través del tablero de control el cual
tiene definido los indicadores de control.
Estructuración del contenido:
La tesis consta
de la introducción, tres capítulos,
conclusiones, recomendaciones, bibliografía y anexos que
complementan, en algunos casos, y en otros amplían la
información brindada en el cuerpo de la tesis.
En la introducción se precisan el problema
científico, el objeto y objetivo de estudio, la hipótesis y las tareas desarrolladas en
el trabajo,
así como la importancia de la
investigación.
En el primer capítulo: Fundamentos
teóricos, como su nombre indica, se definen los aspectos
conceptuales asociados a la administración financiera
así como las tendencias y alcances de la misma. Se define
también el enfoque de procesos, estudiando sus
características generales y su concepto o
definición. Con la integración de estos elementos se crean
condiciones favorables para fundamentar la necesidad de
diseñar el subsistema de administración
financiera.
En el segundo capítulo: Se realiza un diagnóstico de la situación actual.
Del sistema de administración financiera de la CUJAE, se
expresan los principales resultados obtenidos de algunas
técnicas aplicadas como es la revisión de documentos y
entrevistas.
Este capítulo expone la necesidad que existe de
diseñar el subsistema con el fin de buscar la
sistematización de la gestión financiera de la
CUJAE
En el capítulo tercero: Se explica todo el
procedimiento utilizado para el diseño del sistema y se
muestra el
resultado obtenido del procedimiento aplicado que es el
diseño, se implementa este diseño y se realiza una
valoración del efecto económico.
Resultado de la investigación:
Como resultado de esta investigación se obtiene
el diseño del sistema de administración financiera
con sus procesos, actividades y procedimientos. También se
obtiene la certificación del mismo por el MES y
además el nivel de aplicación en que se encuentra
que es a un 85%.
Importancia de la
investigación:
Esta investigación tiene gran importancia ya que
con el diseño del sistema se logra la
sistematización de todos los procesos, actividades y
procedimientos del mismo, propiciando un control efectivo de los
recursos financieros Además en el MES no existía
ningún diseño con este enfoque, no solo de la
administración financiera, sino de ninguno de los sistemas
(Planificación, Control, Contabilización, Comercialización, Estadística e Información,
Informatización, Recursos
Humanos y Organizacional). Hoy se ha tomado este enfoque de
diseño para generalizarlo al resto de las universidades
del país.
Es importante señalar que en función de
este diseño se ha diseñado el sistema
informático que se implementará próximamente
y que también se hará extensivo al resto de las
universidades del país, a nivel de Ministerio tampoco
existía un sistema informático debido que todo
sistema está guiado por un modelo, el cual debe
sistematizarse a través de un procedimiento o
diseño el cual no existía como se mencionó
anteriormente.
Para la investigación se emplearon diversas
técnicas de captación y procesamiento de la
información, entre las que se encuentran: entrevistas,
grupo de expertos, encuestas, análisis de
documentación y bibliografía, además se
utilizó como herramienta fundamental el enfoque de
procesos.
CAPÍTULO 1. FUNDAMENTACIÓN DEL
TEMA
El Perfeccionamiento a las actividades económicas
en el MES iniciado a finales del año 1998, condujo a la
necesidad de establecer un Nuevo Modelo de Gestión
Económico-Financiera (NMGEF), como solución
permanente, integral y sistemática a las deficiencias e
insuficiencias de la actual gestión.
El NMGEF presupone una forma perfeccionada del desempeño en la actividad económico
financiera en la organización MES, en permanente evolución y transformación. No es
más que un proceso de sistematización y
reordenamiento fundamentalmente, que se garantiza con los
recursos humanos idóneos y disponiendo de los medios
materiales
adecuados. [32]
El proceso de instauración del Nuevo Modelo,
consta de tres fases o pasos, a saber:
– Elaboración de la política
económica y financiera de la
organización.
– Aplicación de la política
económico-financiera a través de los sistemas y
subsistemas que integran su gestión: diagnóstico y
diseño de soluciones.
– Institucionalización de las soluciones:
resoluciones, instrucciones, regulaciones, manuales,
metodologías, normas y procedimientos, reglamentos,
etc.
Uno de los principios del
nuevo modelo referido al "perfeccionamiento continuo", conduce a
que con la aplicación de soluciones propias en cada
centro, los sistemas y subsistemas experimenten un
enriquecimiento que posibilite la verificación y
universalización de los conceptos y principios contenidos
en los mismos. [32]
1.2 Características del
NMGEF.
Así mismo, el modelo de gestión
económico-financiera se organiza, según las
particularidades del sistema, en los siguientes conceptos
generales de organización y funcionamiento:
- Diferenciación de la gestión
económica de la gerencia
administrativa: aplicando las definiciones organizacionales a
los procesos y funciones, no sólo a las estructuras de dirección económicas, y la
introducción en la esfera presupuestaria de la
actividad de Tesorería.Por cuanto la creación de productos
y servicios como mercancías tienen su origen y es un
proceso natural de la academia, no es posible una ruptura
absoluta del proceso creación-comercialización
o de producción-comercialización.Lo importante es aplicar en cada caso el grado y la
modalidad de compartimentación entre la academia y los
negocios que mayores ventajas signifiquen para
ambos. - Separación de la actividad
académica de los negocios: no significa divorcio ni
marginalidad de
la actividad de comercialización, sino la debida y
conveniente canalización y especialización de sus
órganos de dirección y control, más que de
las personas. Academia y Negocios son como eslabones de una
cadena en este sentido. - Mayor empleo de
mecanismos financieros en la dirección, medición y control de las actividades
económicas: sin desechar los mecanismos administrativos
y/o materiales indispensables, se introducen y priorizan los de
carácter financiero, tales como:
indicadores de efectividad y eficiencia, índices de
consumo o de
gasto, normas, presupuestos, etc.
El modelo de gestión económico-financiera
aplica métodos y
estilos de trabajo que dinamizan su caracterización, tales
como:
- Flexible: el modelo de gestión
económico-financiero se organiza y se aplica en cada
centro o institución de acuerdo con sus
características y particularidades propias. Cada una de
ellas tendrá su propio modelo de gestión
económico-financiero. - Creativo: innovación tecnológica
a los procesos económico-contables, garantizando el
funcionamiento de dispositivos técnico-asesores y con la
participación de todos los trabajadores. - Participativo: involucra no sólo a los
trabajadores de las áreas económicas,
también a otros trabajadores y a los estudiantes, en la
misma medida que intervengan en los hechos económicos.
Se asegura con el establecimiento de los Consejos
Técnicos Asesores, Reuniones nacionales por
especialidades: Contadores, Ingenieros Principales,
Reparación y Mantenimiento de Equipos de laboratorios, etc.
Discusión y control colectivos del Plan para el
mejoramiento de las condiciones de estudio, trabajo y vida.,
etc. - Sistémico: asegura la normación
y regulación de todos los procesos
económico-contables con la debida actualización,
de acuerdo a las necesidades internas y a las modificaciones
del entorno. - Integral: el modelo de gestión
económico-financiero abarca a todo el sistema MES, pero
reconoce y da respuesta a los requerimientos de las principales
agrupaciones de centros, instituciones y entidades, así como a la
naturaleza de la actividad económica – presupuestada,
autofinanciada o empresarial – relacionándolas en la
medida necesaria y conveniente. - Cooperativo: estimula la cooperación
entre entidades, dentro y fuera del sistema. Crea estrechas
relaciones de trabajo con los organismos rectores de la
economía. - Reconocimiento: moral y social a los
trabajadores de las áreas económicas por su
modesto y anónimo, pero decisivo papel, en el
cumplimiento exitoso de las misiones asignadas a cada centro,
institución o entidad. Aplicación de incentivos
materiales, individuales y colectivos, en correspondencia con
los resultados y al estadio alcanzado en cada área
económica. - Motivación: oportunidades individuales
para la superación y calificación profesionales,
vinculación estrecha del contenido laboral con
elementos de la Ciencia y
la Técnica (proyectos de
investigación, tesis de
grado, etc.), oportunidades de intercambio y
actualización profesionales con otras instituciones
nacionales y extranjeras, mejoramiento de las condiciones
físico ambientales del puesto de trabajo,
etc.
Es indispensable para el logro de los fines y objetivos
del modelo de gestión económico-financiera el
posicionamiento de valores que
constituyan una ética de
la labor profesional de las áreas y dispositivos
económicos.
- Eficiencia: todos los hechos y actividades,
incluidos los que se desarrollan dentro de la esfera
presupuestada, deben conllevar su análisis
económico. Todos los centros, instituciones y entidades
deben contar con un sistema de indicadores económicos
fundamentales, según su clasificación o
agrupación. - Eficacia: disposición y
presentación oportuna, veraz y sintética de los
datos, análisis e informaciones de carácter
económico-financiero para la toma de
decisiones. - Racionalidad: correcto empleo de los recursos,
uso y explotación adecuada de las instalaciones y
capacidades, así como la integración y
cooperación de las mismas a nivel de centro y entre
centros.
También es importante señalar que
constituyen requisitos que condicionan el pleno funcionamiento
del modelo de gestión económico-financiera los
siguientes aspectos:
- Alcanzar la confiabilidad contable en todos
los centros, instituciones y entidades de la
organización, así como lograr un adecuado
control
interno de los recursos materiales y
financieros. - Emplear la contabilidad, así como al
resto de la información económica, como un
instrumento de la dirección en todos los niveles del
sistema. - Disponer de un elevado nivel de
informatización y automatización en todos
los procesos económico-financieros, logrando un alto
grado de profesionalización y
especialización de las funciones. - Lograr un nuevo estadio en la organización
empresarial con la constitución de un sistema integrado de
entidades bajo el patrocinio del MES, pero interdependiente de
su estructura
institucional. - Adoptar el nuevo modelo de gestión
económico-financiera como la política
económica oficial de la
Organización.
Durante la elaboración de los Sistemas se hubo de
unificar algunos de ellos, atendiendo a su vinculación e
interrelación dentro de nuestra organización, tales
son los casos de los sistemas de Comercialización y el de
Precios y el
de los subsistemas de Información y el de
Estadística. Los demás subsistemas que conforman el
NMGEF son el subsistema de planificación, control,
organizacional, recursos humanos, informatización,
contabilidad y
administración financiera, el cual es el objeto de estudio
de esta investigación.
Los objetivos generales de cualquier empresa suelen
ser de tipo financiero y casi todas las decisiones empresariales
tienen consecuencias financieras.
Tiempo atrás, el
conocimiento de la Administración financiera quedaba
reservado al departamento o persona encargada
de tal labor, y los restantes departamentos se limitaban a
sus respectivas responsabilidades, haciendo
abstracción de temas concernientes a las finanzas de
la
empresa.
Actualmente, en las empresas modernas, las decisiones se
toman de una forma más coordinada y la conexión
interdepartamental resulta imprescindible. Por ello cualquier
responsable de áreas ajenas debe tener conocimientos
básicos en cuestiones financieras.
Administración financiera es todo lo relacionado
con dinero, su
tenencia, su movimiento, su
administración, su inversión, etc. Todo lo
relacionado con las finanzas recibe el calificativo de
financiero. Por finanzas de la empresa puede entenderse los
dineros de la empresa, la evolución de sus cuentas o sus
relaciones con los distintos agentes e intermediarios
financieros, siendo así este un tema antiquísimo,
muy tratado y trabajado e imprescindible para un
organismo.
La administración financiera es una fase de la
administración general que tiene por objetivo maximizar el
patrimonio de
la empresa, mediante la obtención de recursos financieros
por aportaciones de capital u
obtención de créditos. [2]
En el mundo de hoy en el que se mueven las empresas o
instituciones por pequeñas que estas sean, se necesita
conocer las bases de la contabilidad y las finanzas. Palabras
como balance, cuenta de resultados, amortización, provisiones, ratios, etc.
forman parte de la cultura
empresarial de las personas que llevan a cabo una actividad de
empresa. El conocimiento
de estos estados
financieros resulta de suma importancia para conocer en que
situación se encuentra la empresa y cómo se debe
planificar su futuro.
Entre las funciones más importantes de la
administración financiera se encuentran:
- Obtener fondos y recursos financieros.
- Manejar correctamente los fondos y recursos
financieros - Destinarlos o aplicarlos correctamente a los sectores
productivos. - Administrar el capital de
trabajo. - Administrar las inversiones.
- Administrar los resultados.
- Presentar e interpretar la información
financiera. - Tomar decisiones acertadas.
- Maximizar utilidades.
- Dejar todo preparado para obtener más fondos y
recursos financieros cuando es necesario.
La administración financiera, es una rama de la
administración general y es una técnica que en el
primero de los casos, se apoya en hechos históricos
basados en la contabilidad y posteriormente los usa para
plantearse diversos escenarios en proyección. En el
segundo caso, actúa en la expresión de
planificación del estado, a
través del presupuesto estatal, analiza, interpreta y
orienta en sus diversas fases: elaboración,
discusión, ejecución, control y evaluación.
La administración financiera debe actuar en forma
mancomunada con las otras áreas de cualquier
organización, y su injerencia, cuando de dinero se trata
es de carácter obligatorio; en virtud de que se trata de
planificar, controlar y evaluar su desenvolvimiento.
La administración financiera junto a otras
áreas estratégicas de la organización debe:
coadyuvar a la elección de productos, su manufactura,
comercialización y venta, crear los
puntos en donde deben establecerse las estrategias de
investigación, inversión, financiamiento,
producción, incorporación y manejo de recursos
estratégicos de personal,
físicos y de hechos financieros. Procurar la
obtención de fondos a bajo costo y de manera eficiente, es
decir, se requiere la optimización del dinero, como
recurso o energía cuyo costo de oportunidad y de
racionalidad, le convierte en un área de manejo
estratégico [2].
La Administración Financiera de manera directa y
en forma detallada debe estar presente, según F. Fred
Weston (1995), en lo siguiente:
"Los administradores financieros se encuentran
involucrados con estas decisiones y deben interactuar con ellas.
En la empresa, las áreas consideradas como principales
funciones financieras son las siguientes:
- Análisis de los aspectos financieros de todas
las decisiones. - La cantidad de inversión que se
requerirá para generar las ventas que la empresa espera
realizar. - La forma de obtener los fondos y de proporcionar el
financiamiento de los activos que requiere la empresa para
elaborar los productos y servicios cuyas ventas
generarán ingresos. Esta área representa las
decisiones de financiamiento, o las decisiones de estructura de
capital de la empresa. - Análisis de las cuentas específicas e
individuales del balance
general. - Análisis de las cuentas individuales del
estado de
resultados: ingresos y costos. - Análisis de los flujos de efectivo en
operación de todo tipo. Este aspecto ha recibido un
impulso incremental en años recientes y ha dado lugar al
surgimiento de un tercer estado financiero de naturaleza
básica, el estado de
flujos de efectivo, el cual puede deducirse a partir de los
balances generales y de los estados de resultados".
[18]
De la mirada de los clásicos recientes como Ezra
Salomón que ilustraban el problema interior en
términos de ¿cuáles son los activos
específicos que debe comprar una empresa,
qué volumen de los
mismos debe mantener, y cómo financiar las necesidades de
capital?, se ha pasado al ambiente de
ínter actuación interna con los otras esferas y
sistemas de la organización de igual importancia con el
fin de buscar el equilibrio que
permita ser eficientes.
Las decisiones de financiamiento, búsqueda de
fondos o recursos, obtención de dinero y otras tantas
maneras de expresarlo, constituye por excelencia el campo del
administrador
financiero.
De estos conceptos se puede resumir que la
administración financiera no es más que el conjunto
de procesos, técnicas y procedimientos para la
obtención de recursos financieros mediante los cuales debe
influir un eficaz y racional uso de los mismos con el fin de
garantizar una efectiva toma de decisiones.
1.4 Tendencias y alcances de
la administración financiera en el mundo
actual.
El Sistema de Administración Financiera en el
mundo actual se caracteriza por ser un conjunto de principios,
normas, organización y procedimientos de presupuesto,
tesorería, inversión, crédito
público y contabilidad gubernamental, los cuales
sistematizan la captación, asignación y empleo de
los recursos públicos pendientes a lograr eficacia,
eficiencia y economía en el uso de los mismos.
[6]
Este sistema, actualmente en el mundo tiene como
objetivos los siguientes:
a) Establecer los mecanismos de coordinación de la administración
financiera entre las entidades e instituciones de los sectores
público, para implantar los criterios de economía,
eficiencia y eficacia en la obtención y aplicación
de los recursos públicos.
b) Fijar la organización estructural y funcional
de las actividades financieras en las entidades
administrativas.
c) Establecer procedimientos para generar, registrar y
proporcionar información financiera útil, adecuada,
oportuna y confiable, para la toma de decisiones y para la
evaluación de la gestión de los responsables de
cada una de las áreas administrativas.
d) Establecer como responsabilidad propia de la
dirección superior de cada entidad la implantación,
mantenimiento, actualización y supervisión de los elementos competentes
del sistema de administración financiera.
Como se mencionó inicialmente, la
administración financiera cuenta con un conjunto de
subsistemas de presupuesto, tesorería, inversión,
crédito público y contabilidad gubernamental. A
continuación se relacionarán las principales
características de cada uno de estos
subsistemas.
Generalidades
El presupuesto comprende los principios,
técnicas, métodos y procedimientos empleados en las
diferentes etapas o fases que integran el proceso presupuestario.
[6]
Objetivos
- Orientar los recursos disponibles para que el
Presupuesto General sean consistentes con los objetivos y metas
propuestas por cada Gobierno o
Estado. - Lograr que las etapas de formulación,
discusión y aprobación de los anteproyectos de
Presupuesto se cumplan en el tiempo y forma
requeridos. - Asegurar que la ejecución presupuestaria se
programe y desarrolle coordinadamente, asignando los recursos
según los avances físicos y necesidades de cada
entidad. - Utilizar la ejecución y evaluación
presupuestarias como elementos dinámicos para la
corrección de desviaciones.
Principios
- Programación.
- Equilibrio.
- Racionalidad.
- Universalidad.
- Transparencia.
- Flexibilidad.
- Difusión.
Fases
- Formulación del presupuesto.
- Aprobación del presupuesto.
- Ejecución del presupuesto.
- Seguimiento y evaluación del
presupuesto.
La tesorería comprende todos los procesos de
percepción, depósito,
erogación, transferencia y registro de los
recursos financieros del Tesoro Público; los cuales
puestos a disposición de las entidades y organismos, se
utilizan para la cancelación de obligaciones
contraídas con aplicación al Presupuesto General
del Estado. Tiene como objetivo mantener la liquidez necesaria
para cumplir oportunamente con los compromisos financieros de la
ejecución del Presupuesto General del Estado, a
través de la programación financiera adecuada.
[6]
Principios
- Unidad de caja.
- Pronóstico de caja.
- Presupuestación.
- Periodicidad.
1.4.3 Inversión y
crédito público.
Las Inversiones y los créditos públicos
tienen como finalidad contribuir con las inversiones
públicas al logro del crecimiento
económico, social y auto sostenibles, de tal forma que
el financiamiento interno y externo a obtener por la vía
del endeudamiento público para la inversión real,
sea compatible con la capacidad del endeudamiento y pago del
sector
público no financiero. [6].
Además, los recursos financieros podrán
utilizarse para solventar situaciones imprevistas o de necesidad
nacional y convenios para refinanciar los pasivos, incluyendo los
intereses respectivos, que permitan mantener el presupuesto
público. En este subsistema a diferencia de los otros
subsistemas se caracteriza porque, de la administración,
las decisiones y operaciones
referidas al endeudamiento público están sujetas a
procesos centralizados de autorización, negociación, contratación y
legalización.
Objetivos
- Compatibilizar la Inversión Pública con
los objetivos de desarrollo nacional, sectorial y con los
recursos disponibles, coordinando esta acción con el
Programa
Financiero y el Presupuesto Público, a fin de contribuir
a elevar los niveles de eficiencia y eficacia en los proyectos
de inversión del sector público no
financiero. - Mejorar la ejecución de la inversión
pública, procurando que los recursos presupuestarios
destinados a la inversión sean asignados oportunamente y
que se cumplan los cronogramas en los tiempos
establecidos. - Incrementar y mejorar la inversión
pública en el desarrollo del capital humano
e infraestructura básica social y
económica. - Obtener, dar seguimiento y controlar los recursos
internos y externos, originados por la vía del
endeudamiento, recursos que serán destinados al
financiamiento de proyectos de inversión de beneficio
económico y social, atender situaciones imprevistas o de
necesidad nacional. - Racionalizar la contratación y uso de los
recursos provenientes del endeudamiento público,
orientándolos hacia la inversión en proyectos y
programas
prioritarios que contribuyan a lograr un crecimiento
económico real, sostenible y con equidad;
asegurando niveles de endeudamiento compatibles con la
capacidad de endeudamiento y pago del sector público no
financiero, con los parámetros de estabilidad
macroeconómica.
1.5 Tendencias y alcances de
la administración financiera en nuestro
país.
La Administración Financiera puede definirse como
el sistema de teorías, técnicas y procedimientos
para la toma de decisiones financieras de inversión y
obtención de recursos monetarios, mediante las cuales se
influyen directamente sobre la eficiencia en la
utilización de los recursos escasos y la eficacia de la
gestión de la Organización en su
conjunto.
La Administración Financiera se ocupa de dos
problemas
básicos. Primero, ¿cuánto debería
invertir la Organización, y en que activos concretos
debería hacerlo? Segundo, ¿cómo
deberían conseguirse los fondos necesarios para tales
inversiones?
La Administración financiera cuenta entonces con
un conjunto de técnicas, mecanismos, medios y
procedimientos de análisis, valoración,
planeación, evaluación y control financieros de los
recursos escasos para la toma de decisiones de inversión y
financiación que tienen lugar en la Organización.
[33]
Las técnicas y procedimientos de
Administración Financiera en la Educación Superior
cubana deben diferenciarse de la siguiente forma:
- Por tipo de actividad: esfera presupuestada,
empresarial y de autofinanciamiento - Por tipo de moneda de los flujos monetarios: nacional
y divisas - Adaptadas a las características de cada una de
las universidades, empresas, unidades de ciencia y
técnica y otras entidades del Sistema MES.
En cada una de las esferas de actividad del MES la
Administración Financiera debe abarcar las siguientes
áreas de acción:
1 Tesorería interna
2 Presupuestación Financiera
3 Análisis Económico-Financiero
4 Elaboración y evaluación de Proyectos de
Inversión
5 Financiamiento Externo
La presupuestación y el análisis
económico-financiero deben llegar a desagregarse, como
tendencia, tanto por áreas de responsabilidad como por
actividades. Sin embargo, la desagregación por actividades
debe ser un proceso flexible y sistémico, adecuado a las
particularidades y condiciones de cada entidad del MES.
[33]
La Tesorería interna del MES debe regular tres
aspectos fundamentales:
- Esquemas Financieros en divisas
- Funcionamiento de la Oficina
Financiera del MES - Ejecución y control de los presupuestos en
moneda nacional
Esquemas Financieros en Divisas.
La Tesorería en Divisas dentro del Sistema MES se
fundamenta en la licencia otorgada por la Autoridad Financiera y
Monetaria Nacional para el manejo de una cuenta única en
divisas en el Banco Financiero Internacional, donde se regulan
los siguientes conceptos autorizados de Ingresos y Egresos,
según el objeto social aprobado.
Para la administración de la Tesorería en
Divisas, el MES debe poseer un esquema financiero propio para la
gestión de captación, distribución y
utilización de divisas, sustentado en los siguientes
criterios básicos:
1.- Existencia de una Cuenta Única en divisas en
el BFI con desagregación mediante subcuentas internas para
cada CES, UCT y otras unidades organizativas del Organismo, con
la excepción de aquellas empresas y entidades para las
cuales sea conveniente abrir cuentas independientes.
2.- Diseño e instrumentación de Esquemas Financieros a
Nivel Central y de cada CES, UCT, empresas y otras entidades del
MES.
3.- Establecimiento de un Sistema de Aportes de los CES,
UCT y otras entidades del MES a los fondos centrales.
4.- Creación de Fondos del Organismo a Nivel
Central destinados a:
- Gastos Centrales
- Programas estratégicos
- Otros Fondos
5.- Redistribución de los fondos monetarios
dentro de cada CES, UCT, empresas y entidades del MES, de tal
forma que estimule la elevación de la eficacia y
eficiencia de la gestión económico-financiera de
cada una de ellas y de la Educación Superior en su
conjunto.
6.- Desarrollo de la Oficina Financiera del MES, como
mecanismo de la Tesorería para la movilización de
los fondos monetarios temporalmente libres a través de
préstamos.
La desagregación de la Cuenta Única en
divisas en subcuentas para cada unidad organizativa del MES debe,
por una parte, estimular la captación de divisas en
correspondencia con las normativas y objetivos
estratégicos del Sistema; por otra, garantizar el
análisis, seguimiento y control de los ingresos y gastos
de cada Organización.
Oficina Financiera del MES
Bajo este título se describen las funciones que
se deben desempeñar por el Nivel Central y que no
corresponden necesariamente con una unidad organizativa
organizada a tales efectos.
Principales funciones de la Oficina
Financiera:
- Asegurar en la gestión la obtención de
financiamientos externos con instituciones nacionales y
extranjeras. - Movilizar los recursos internamente hacia las
universidades, empresas y otras unidades organizativas del MES,
a través de productos diseñados para
ello. - Realizar análisis de riesgo de los
proyectos presentados para su financiamiento, tanto en fuentes
internas como externas, así como ejecutar y controlar el
otorgamiento y recuperación de los mismos. - Asesoría financiera a universidades, empresas
y otras unidades organizativas del MES, con vistas al
perfeccionamiento de la tesorería del MES. - Mantener actualizada la información sobre
técnicas de decisiones financieras para aplicarlas
consecuentemente en la evaluación de los
proyectos. - Relacionarse con Instituciones Financieras y de
seguros en
el país, así como las entidades dedicadas a la
promoción de inversiones y comercio del
MINVEC y del MINCEX para tener el conocimiento de posibles
fuentes de financiamiento y asociaciones.
La Oficina Financiera del MES puede ofrecer
financiamiento a las universidades, UCT y otras entidades del
Sistema, que estén dentro de la Cuenta Única en
divisas.
Ejecución y control de los presupuestos en
moneda nacional.
En el sector presupuestado la ejecución de los
presupuestos de gastos debe realizarse en correspondencia con las
regulaciones del MFP y la Dirección de Contabilidad y
Finanzas del MES, a través de cuentas bancarias en moneda
nacional, donde se depositan las asignaciones
presupuestarias.
En este sector el control presupuestario de los gastos
deben realizarse sistemáticamente, desagregados de la
siguiente forma:
- Por unidades organizativas de cada entidad del
MES - Por tipo de actividad
- Por grupos
presupuestarios y epígrafes de gastos
En el sector empresarial y de autofinanciamiento para la
ejecución y control de los presupuestos de ingresos y
gastos deben diseñarse e implementarse esquemas
financieros en moneda nacional que establezcan una
prelación de pagos a partir de los ingresos que estimule
la eficacia y eficiencia de la gestión
económico-financiera. Estos esquemas deben priorizar los
gastos que representen intereses de la Organización en su
conjunto y de los acreedores antes de aquellos que benefician
directamente a las áreas generadoras de
ingresos.
Las empresas del MES, en la gestión de su
Tesorería en moneda nacional, deben aprovechar las
oportunidades que brinda el Sistema
Financiero nacional, haciendo uso de los productos y
servicios que ofrece cuando sean convenientes.
1.5.2 Presupuestación
Financiera.
La Presupuestación Financiera en el MES debe
regular tres procesos fundamentales:
- Presupuestos de gastos en el sector
presupuestado - Presupuestación de ingresos y egresos
financieros en divisas en el sector presupuestado - Presupuestación financiera en el sector
empresarial y de autofinanciamiento
Presupuestos de gastos en el sector
presupuestado
La elaboración de los presupuestos de gastos debe
sustentarse en el método
normativo, establecido por el MFP para el sector público.
Su esencia radica en el cálculo del gasto por
epígrafes normados, relacionando las normas unitarias de
gastos con el nivel de actividad.
Las normas unitarias de gastos, como indicadores
financieros, reflejan el gasto por el nivel de actividad
tomado para el cálculo. De esta forma se pueden establecer
los niveles de gastos óptimos por unidad de actividad en
un periodo de tiempo. Por ejemplo, materiales de enseñanza por estudiante al año;
alimentación por comensal diario,
etc.
A partir de las normas unitarias de gastos se deben
confeccionar los Presupuestos para los grupos y epígrafes
normados de gastos.
Presupuestación de ingresos y egresos
financieros en divisas en el sector presupuestado.
Los presupuestos de ingresos y egresos en divisas en el
sector presupuestado deben contener todas las fuentes de ingresos
que se prevén y los niveles de gastos a que se destinaran
los recursos monetarios generados.
Para la proyección de los ingresos se debe tener
en cuenta los niveles alcanzados en periodos anteriores y las
proyecciones para el año planificado, así como las
directivas de crecimiento que estipulen los niveles de
dirección superiores.
La proyección de los gastos se debe realizar de
acuerdo a las normas establecidas, los niveles históricos
de gastos y las necesidades proyectadas para el período
planificado.
La presupuestación de ingresos y egresos en
divisas debe desagregarse por áreas organizativas dentro
de cada unidad presupuestada, por tipo de actividad y por
trimestres o meses.
El proceso de presupuestación de ingresos y
egresos en divisas debe concebirse como un proceso iterativo y
sistemático que comienza con la elaboración del
Presupuesto Anual y debe adaptarse periódicamente a los
cambios en la Organización y en el entorno. La
flexibilidad y objetividad de los presupuestos en divisas son los
criterios que garantizan la efectiva utilización de los
presupuestos como herramienta de Administración
Financiera.
Presupuestación financiera en el sector
empresarial y de autofinanciamiento.
La presupuestación financiera en el sector
empresarial y de autofinanciamiento debe abarcar los flujos de
ingresos y egresos proyectados tanto en divisas como en moneda
nacional.
La presupuestación financiera en estas entidades
debe fundamentarse en la proyección de ventas de bienes y
servicios para el periodo, el estudio del mercado, el
análisis de los resultados de periodos anteriores, las
directivas de crecimiento requeridas por el Nivel Central del MES
y los indicadores deseados de eficiencia
económico-financiera.
Los egresos presupuestados deben responder a las
prelaciones de pago definidas por los Esquemas Financieros en
divisa y moneda nacional, implementados en estas
entidades.
El proceso de presupuestación de ingresos y
egresos en divisas debe concebirse como un proceso iterativo y
sistemático que comienza con la elaboración del
Presupuesto Anual y debe adaptarse periódicamente a los
cambios en la Organización y en el entorno. Para ello, es
necesario establecer un sistema de control, análisis y
revisión mensual o semanal de los presupuestos de efectivo
en ambas monedas.
1.5.3 Análisis
Económico-Financiero.
El análisis económico-financiero,
independiente del sector a que pertenezca cada entidad del MES,
debe sustentarse en los siguientes criterios:
- Sistematicidad: Debe realizarse
mensualmente - Flexibilidad: Debe adaptarse a las
particularidades de cada entidad y a las necesidades de cada
momento - Homogeneidad: Los indicadores utilizados en
cada sector de actividad deben ser homogéneos, de tal
forma que permitan su agregación y comparación
con entidades similares. - Utilidad y oportunidad: Los resultados del
análisis deben ser útiles y oportunos para la
toma de decisiones financieras. Deben poner de manifiesto las
señales de alerta sobre las desviaciones
no deseadas, utilizándose como herramienta operativa de
dirección. Para ello deben medir la eficacia y
eficiencia de la Organización. - Simplicidad: Los indicadores de
análisis deben ser pocos y los procedimientos de
cálculo sencillos, sin que dejen de sintetizar la
eficacia y eficiencia financiera de la entidad. - Desagregación: El análisis
financiero debe desagregarse por unidades organizativas y
actividades.
En el sector presupuestado el análisis
económico-financiero debe sustentarse fundamentalmente en
el cumplimiento de los presupuestos de gastos en moneda nacional
y los presupuestos de ingresos y egresos en divisas, desagregados
por áreas organizativas, actividades, epígrafes y
fuentes y destinos de los flujos monetarios; así como en
indicadores de eficiencia económica que correlacionen los
ingresos y los gastos con los niveles de actividad y las
inversiones realizadas.
En el sector empresarial y de autofinanciamiento el
análisis económico-financiero debe fundamentarse en
indicadores de eficacia y eficiencia económica que midan
el cumplimiento de los planes y dinámica de ventas e
ingresos; así como la liquidez, la rotación de los
activos, los costos por peso de actividad, la rentabilidad y la
recuperación e impacto económico de las
inversiones. El análisis debe desagregarse por cada unidad
de negocios, áreas organizativas y tipos de
actividad.
1.5.4 Elaboración y
Evaluación de Proyectos de
Inversión.
Existen en la Educación Superior proyectos de
inversión, destinados al desarrollo de áreas
puramente docentes, investigativas, o de mejoramiento de las
condiciones de trabajo y vida que no son autorrecuperables
financieramente por sí mismas. Por ejemplo: inversiones en
aulas, laboratorios docentes, becas, comedores obreros, etc. Sin
embargo, muchas inversiones en el MES sí pueden ser
recuperadas con sus propios ingresos.
Por ello, elaboración y evaluación de
proyectos debe ser diferenciada según estos sean
financieramente recuperables o no.
Proyectos financieramente NO
recuperables
La elaboración y evaluación de proyectos
financieramente no recuperables debe contener los siguientes
aspectos:
1. Necesidad del proyecto
2. Beneficios económicos esperados
3. Beneficios sociales esperados e impacto esperado en
la Educación Superior
cubana y en la transferencia de tecnología en el
ámbito internacional
4. Presupuesto de la inversión:
5. Posibles proveedores de
equipos e insumos
6. Cronograma de ejecución del
proyecto
Proyectos financieramente recuperables
La elaboración y evaluación de proyectos
financieramente recuperables debe contener los siguientes
aspectos:
- Tipo de Proyecto
- Caracterización de la
inversión - Valor total de la inversión: monto total de la
inversión en unidades monetarias - Cronograma de ejecución
- Capacidad de las instalaciones ya existentes y grado
de utilización de las capacidades instaladas - Mano de obra: cantidad, calificación y
análisis de la necesidad de entrenamiento
del personal requerido para la inversión - Insumos requeridos
- Descripción del Mercado potencial
- Beneficios económicos esperados
- Beneficios sociales esperados
- Presupuesto de la inversión
- Costos de los equipos (desagregados por tipos y
cantidad, precio de
compra y vida útil) - Gasto de instalación y puesta en
marcha - Gasto de transportación, incluyendo seguros
e impuestos
aduanales - Aumento del capital de trabajo, diferencia entre
activo circulante y el pasivo circulante asociado a la
inversión - Análisis del presupuesto de materiales e
insumos, así como del presupuesto de salarios
durante todo el tiempo de vida útil
- Cálculo y análisis de los flujos de
caja por períodos - Análisis de la evaluación financiera de
la inversión a través de los siguientes
criterios:
- Valor Actual Neto (VAN)
- Tasa Interna de Rendimiento (TIR)
- Período de Recuperación de la
inversión.
El desarrollo de las fuentes de financiamiento en la
Educación Superior deben seguir las siguientes
tendencias:
- Mantenimiento del carácter presupuestario de
la Educación Superior como fuente fundamental de
financiamiento - Desarrollo de los ingresos propios en divisas por la
oferta de
bienes y servicios generados por la Educación
Superior - Incremento de la obtención de financiamientos
a la actividad científica a través de proyectos
nacionales, ramales y de empresas - Incorporación de fuentes externas como una
fuente fundamental de financiamiento de la Educación
Superior, complementaria al presupuesto estatal y a las fuentes
propias de financiamiento del Sistema
El desarrollo de la Educación Superior cubana
depende del logro de la actualización científica y
académica de sus docentes e investigadores, la
preparación de profesionales con una formación
reconocida internacionalmente y el incremento de su
producción científico-técnica, acordes con
las profundas transformaciones tanto en el terreno internacional
como nacional. Sin embargo, para ello es imprescindible la
ejecución de nuevas e impostergables inversiones, las
cuales requieren de financiamientos considerables.
Estos financiamientos necesarios para un cambio
cualitativo y cuantitativo de la Educación Superior no
pueden ser asignados por el Estado en los momentos actuales y los
ingresos propios, aunque se proyecta su incremento futuro, hoy en
día son insuficientes, incluso para la reproducción simple de la Educación
Superior. Por otra parte, el esperado incremento de los ingresos
propios depende en gran medida de la ejecución de nuevas
inversiones.
La Real Academia de la Lengua
Española, entre otras acepciones del vocablo "enfoque",
expone una que resulta muy provechosa, para una
comprensión lógica
del tema:
- Enfoque: manera de considerar o tratar un
asunto.
Entonces, el Enfoque por Procesos, no es más que
la manera de considerar o tratar la gestión
empresarial. El empleo de este enfoque lleva a un primer
plano los procesos que tienen lugar en Las Organizaciones;
determinando los puntos donde peligra la integridad y el
óptimo desempeño de los mismos e implementando
medidas para lograr la mejora de este
desempeño.
En el Enfoque por Procesos se le da prioridad en el
análisis de estos a: ¿cómo?, ¿para
qué? y ¿por qué? funcionan.
La norma ISO 9001: 2000
define como Enfoque basado en Procesos a: "La aplicación
de un Sistema de Procesos dentro de la Organización, junto
con la identificación de las interacciones de estos
procesos, así como su gestión".
De los planteamientos anteriores de deriva que: el
Enfoque por Procesos reviste enorme importancia en el
mejoramiento de la empresa, debido a que con ello se logra
enfocar la gestión empresarial al cliente final,
racionalizando toda aquella actividad que no agrega valor al
mismo. Con todo lo cual se logra un incremento significativo de
la competitividad
de la empresa.
Este Enfoque además brinda ventajas
como:
"Se consigue un resultado deseado más
efectivamente cuando los recursos y las actividades son
gestionados como un proceso." [18]
"Identificar, comprender y dirigir un sistema de
procesos interrelacionados para un objetivo determinado, mejora
la eficiencia y eficacia de la organización."
[18]
Diferentes autores han creado definiciones de lo que es
un proceso, dos muy sintetizadas señalan:
"Un proceso es un conjunto de actividades que producen
valor para un Cliente externo o interno".
"Definir un proceso es: conocer sus límites,
salidas, clientes, entradas, proveedores, representando
gráficamente las actividades que lo conforman".
En la primera se enuncia concretamente el
propósito o la razón de ser de un proceso, en
cambio la segunda se especifican los elementos que los
conforman.
Otra de las definiciones que resalta el propósito
del proceso en sí, lo constituye:
Un proceso es una secuencia de actividades que permite
obtener un resultado final o intermedio que agrega valor al
cliente. En la ejecución de un proceso se realizan tanto
actividades materiales como informativas y
financieras.
Por su parte en la ISO 9000: 2000 se
ofrece una visión más generalizada y aplicable a
cualquier actividad, pues enuncia un proceso como: "Toda aquella
actividad que utiliza recursos, y que se gestiona con el fin de
permitir que los elementos de entrada se transformen en
resultados".
Heras define proceso como "el conjunto de actividades
secuenciales que realizan una transformación de una serie
de inputs (material, mano de obra, capital, información,
etc.) en los outputs deseados (bienes y/o servicios)
añadiendo valor"
El grupo estadounidense de comunicaciones
VIALOG ofrece una definición, que podría resultar
muy significativa pues permite integrar todos los actores de una
empresa en función del cliente, al precisar:
"Son un grupo de actividades y tareas que juntas
entregan valor al Cliente, involucran muchas personas y
departamentos, transforman entradas en salidas, y por
último están enfocados al Cliente y a los
resultados" [40]
En su forma más elemental y resumiendo las
definiciones anteriores, los procesos se podrían
representar, como aparece en la Figura 2, en la cual se tiene una
entrada (o Input), que estaría asociada a un proveedor; un
productor que estaría encargado de la
transformación de la entrada en salida o producto (o
output), o sea agregar valor a las entradas; y el Cliente
(interno o externo) que recibiría este producto o servicio.
Fig. 2 Esquema Elemental de un
Proceso.
Por otra parte, la Figura también muestra que un
aspecto vital para el buen funcionamiento del proceso, es la
retroalimentación, pues al colocarse puntos
de inspección y control de forma cuidadosa e inteligente a
lo largo del flujo, se cuenta con información para elevar
la calidad y
efectividad en el trabajo.
Input: Los materiales, equipamiento, información,
recursos humanos, monetarios, o condiciones medio ambientales
necesarios para llevar a cabo el proceso.
Output: El producto o servicio creado en el desarrollo
del proceso; el cual se entrega al cliente.
Punto de inspección: Una decisión de
"superado" o "no superado", basada en los estándares
objetivos, para comprobar un output en proceso.
1.6.2 Características de los
Procesos.
Algunas de las características más
notables de los procesos son las siguientes:
Son enfocados al cliente.
- Dependen del material y la información que
reciben. - Cada proceso de trabajo es parte de un proceso de
orden superior. - Cada eslabón de la cadena identifica
adecuadamente sus resultados e insumos. - El proceso puede verse como la esencia del
negocio. - La mayor parte del trabajo se hace a través de
procesos. - Gran parte de los aspectos que en realidad
diferencian a las Empresas entre sí, es inherente a su
proceso particular de trabajo. - El proceso es uno de los factores más
importantes que contribuyen a la ventaja
competitiva. - Son de principio a fin, o sea, van a través de
la organización. - Todos desempeñan tres roles en el trabajo:
Proveedor, quien suministra los insumos necesarios para llevar
a cabo el servicio, Productor, quien ejecuta las acciones que
transforma y agregan valor a dichos insumos para poner un
producto o servicio en manos del Cliente, y Cliente, quien, en
primer lugar, provoca el accionar del proceso en su
dirección y, en segundo, recibe los productos o
servicios por los que paga.
CAPITULO 2. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN
ACTUAL
La organización económica en el MES en su
desenvolvimiento histórico afrontó momentos
importantes en el desarrollo de la Educación Superior e
hizo trascender notables valores
positivos en el legado organizativo y ético creado a lo
largo de estos años. Sin embargo, el actual modelo de
gestión económico-financiera no ha evolucionado en
esta última etapa con la celeridad que imponen los cambios
del entorno y los requerimientos internos, impidiendo alcanzar un
nivel de excelencia que garantice los recursos materiales y
financieros necesarios y la administración eficiente de
los mismos, para el adecuado funcionamiento y desarrollo de la
Educación Superior.
La administración financiera, como ya se
señaló, puede definirse como el sistema de
teorías, técnicas y procedimientos para la toma de
decisiones financieras de inversión y obtención de
recursos monetarios, mediante las cuales influye directamente
sobre la eficiencia en la utilización de los recursos
escasos y la eficacia de la gestión de la
Organización en su conjunto.
En la CUJAE, el sistema de administración
financiera está conformado por dos áreas de
servicios fundamentales:
La caja: Esta área de servicio se encarga
de ofrecer servicio de pagos menores, depósitos en caja y
banco, pagos a privados, pagos de salario y
estipendio y además es la encargada de realizar los fondos
de caja.
Finanzas: Esta área se encarga de realizar
la gestión de pagos, los anticipos para viajes, las
transferencias internas, los pagos de impuestos y la
gestión de préstamos internos.
En este marco, el diagnóstico tuvo como objetivo
identificar el estado que presenta la administración
financiera en la CUJAE actualmente.
Para realizar este diagnóstico se creó un
grupo de expertos, técnica más empleada en toda
esta investigación. Este grupo de experto fue conformado
con los jefes del área económica (Director de
Economía, Subdirector ATM, Subdirector
Contabilidad, Subdirector Comercial, Jefe de Departamento
Finanzas, Jefe de Departamento Contabilidad, Jefe de Departamento
Inventario.)
Si se analizan factores tales como, la
reorganización y reactivación de los principales
organismos rectores de la economía (MEP y MFP) que
están aplicando un reordenamiento y reorientación
de la economía, la planificación cada vez
más económica y financiera de los recursos, el
papel determinante del presupuesto estatal en moneda nacional, y
el uso y control de recursos financieros han hecho muy vulnerable
la gestión financiera de la CUJAE y de todo el organismo
MES.
Ante las modificaciones del entorno, el nivel de los
requerimientos y nuevas exigencias de la realidad actual, nuestra
organización económica manifiesta un pobre papel y
capacidad en la planificación y el análisis
financiero, debilidad en la esfera presupuestaria, en el control
de los recursos financieros y falta de integrabilidad de los
procesos, de sistemas, procedimientos y de regulaciones
internas.
En la práctica ocurre que en la proyección
de la administración financiera, la gestión
financiera se dirige fundamentalmente a la solución de
problemas hacia el exterior, en el contexto social,
ignorándose ella misma ser objeto de sus propias
soluciones. En uno de estos casos, las deficiencias y
dificultades en esta gestión.
Es un hecho real que en la CUJAE frecuentemente se
reciben felicitaciones procedentes de distintos organismos y
entidades, los que agradecen la colaboración recibida de
esta institución por el trabajo realizado para
perfeccionar sus sistemas
contables y por las investigaciones
económicas que le permiten mejorar su nivel de
gestión, sin embargo, son contados los casos en que ello
ha ocurrido internamente.
En cuanto a la gestión financiera, esta ha
evolucionado muy poco y, aunque es cierto que su misión
dentro de este centro no ha cambiado, el escenario en que se
desarrolla se ha transformado radicalmente.
Con ayuda de un grupo de expertos, el cual se
realizó con todos los jefes del área
económica de la CUJAE, se determinó la
caracterización de la evolución del escenario en
que se debe desarrollar la gestión financiera hoy en
día, se puede analizar a través de la tabla
siguiente:
No. | Variable | Antes | Actual | Tendencia |
1 | Fuentes de financiamiento | Presupuesto estatal | Presupuesto estatal Comercialización Donaciones Proyectos Nacionales Proyectos Internacionales Aportes de Organismos | Mantener e incorporar el |
2 | Moneda | Peso | Peso Dólares | Peso convertible |
3 | Fuentes de aprovisionamiento | Centralizadas Pocas fuentes | Descentralizadas Numerosas fuentes | Mayor cantidad de fuentes |
4 | Relaciones de cobro y pago | Muchas relaciones con organismos y empresas | Generalización de las relaciones de cobro | Mayor generalización |
5 | Financiamiento de la actividad | Por el presupuesto estatal | Financiamiento de resultados por proyectos | Mantenerse Incremento de la competencia por obtenerlos |
6 | Financiamiento del Pregrado | Presupuesto estatal | Presupuesto estatal con limitaciones en la | Asumido por el presupuesto estatal |
7 | Financiamiento del postgrado | Presupuesto estatal | Presupuesto estatal la moneda La universidad la divisa | Parte por el Presupuesto estatal Parte por organismos y empresas |
8 | Nivel en el control de los recursos | Como aspecto secundario y poco jerarquizado | Prioridad máxima | Mantenerse |
9 | Informatización | Muy limitada en la gestión | Programa nacional de | Informatización generalizada Surgimiento de nuevos servicios |
10 | Instrumentos de pago | Principalmente el cheque | Amplia diversificación de los | Incorporación de nuevos instrumentos de |
Como se puede comprobar, el cambio del escenario en el
que se desenvuelve la gestión financiera de la universidad
ha cambiado radicalmente y, en consecuencia, se exige una nueva
cualidad en la organización y contenido de dicha
gestión.
Al analizar el cambio de características del
escenario se verifica que el mismo ha estado actuando sobre el
sistema de gestión financiera en las direcciones
siguientes:
- Aumento de la diversidad de operaciones
económicas a realizar por la necesaria relación
con mayor número de sujetos en el entorno,
diversificación de fuentes de financiamiento, y otros
elementos. - Aumento de la complejidad de las operaciones
económicas al no regirse por normas únicas y
tener que ajustarse a situaciones coyunturales y del
mercado. - Incremento de la dinámica de las operaciones
al tenerse que gestionar en base a la limitada disponibilidad
financiera existente en cada momento y con bajos inventarios, lo
que induce a veces a relegar el enfoque estratégico en
el aseguramiento.
Así mismo, la gestión financiera que se
desempeña a través de la ejecución
interrelacionada de un conjunto de procesos debe expresarse no
sólo por la coherencia que debe existir en el
funcionamiento de todos los procesos entre sí, sino
también por la interacción de todos los demás
sistemas, procesos y servicios del centro; interacción que
no existe actualmente por lo cual no existe la
sistematización en ninguno de los casos.
A través de una encuesta (Anexo 1) realizada a
los directivos del área económica del Instituto,
específicamente en el sistema de administración
financiera solo se determinaron los siguientes procesos y con el
nivel de ejecución de cada uno de ellos:
- Elaboración de presupuestos por actividades y
proyectos. (2) - Administración de presupuestos.
(2) - Administración de créditos.
(3) - Sistema de cobro y pago. (2)
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