Diseño del Sistema de Administración Financiera de la CUJAE (página 10)

A principio de curso (Septiembre) se actualiza el estado de
cada estudiante en la base de datos
del sistema
SACEPE.

– Año en curso.

– Estudiantes de orden 18.

– Alumnos ayudantes.

– Estudiantes Extranjeros.

– Estudiantes de práctica de producción.

– Estudiantes que impartan clases en la
municipalización.

– Estudiantes extranjeros que estén de
postgrado.

– Estudiantes con actividades especiales.

Actualizar préstamos estudiantiles.

En el caso de alumnos ayudantes una vez transcurrida una
etapa (6 meses) se aumentan 5 pesos al estipendio; por tanto es
necesario realizar actualizaciones semestrales en estos
casos.

Actualizar los adeudos en caso de que por error se pague
de más a un estudiante; en este caso se descuenta un
porciento mensual del estipendio.

Se elabora la nómina
por facultades.

Se calculan los subtotales a pagar por año y por
facultad.

Se emite una solicitud de pago por un importe igual al
total de la nómina más el total de la nominilla
integrada por los estudiantes que han dejado de cobrar
algún mes. Se adjunta una hoja de trabajo con el
desglose por Área o facultades y se envía a
Finanzas.

Remitirse al procedimiento
Gestión
de Pagos (03101).

Remitirse a la actividad extracción del Banco del
proceso Pago
de Salario
(0311705).

Remitirse a la actividad Distribución del Efectivo del Proceso Pago
de Salario (0311706).

Remitirse a la actividad Pago a los Trabajadores del
proceso Pago de Salario (0311707).

La caja devuelve la nómina a contabilidad.

Se contabiliza el reintegro.

El reintegro por facultad que se obtiene de la
nómina debe coincidir con el reembolso al banco por
facultad.

Se registra y se archiva en una nominilla los
estudiantes que dejaron de cobrar.

Los estudiantes llenan el libro de
reclamaciones en el Dpto. de Contabilidad,
especificando:

– Nombre y Apellidos.

– No. De identidad.

– Mes o meses que dejó de cobrar.

La contadora verifica contra la nominilla si
efectivamente el estudiante efectuó o no el cobro de
estipendio.

En caso de que no haya cobrado, se le entregará
el dinero en
el próximo pago si realizó su reclamación
con una semana de antelación como mínimo de
efectuar el pago.

Garantizar que estudiantes sin apoyo monetario de
la familia
puedan culminar sus estudios así como viabilizar
créditos a trabajadores del Instituto.

• Solicitud de crédito debidamente firmada y
  aprobada.
• Crédito.

0311901 – Se tramita la solicitud de
crédito a los niveles pertinentes para determinar si
se

aprueba o no.

0311902- Se obtiene el efectivo correspondiente al
crédito.

Los trabajadores que necesitan crédito gestionan
el modelo de
crédito del banco, lo llenan y lo entregan en
contabilidad.

Contabilidad revisa y chequea que el trabajador tenga
plaza fija, que no tenga su salario embargado y que ingreso
devenga por concepto de
salario.

Contabilidad envía la solicitud acompañada
de la información anterior a la Dirección de Economía, uno de los
miembros con firma autorizada chequea que todo se ajuste a las
normativas establecidas.

Solicitud de crédito a la Facultad

El estudiante emite una carta al
vicedecano docente explicando su situación
económica.

El consejo de dirección de la Facultad analiza si
se le otorga o no e crédito.

El estudiante debe presentar un aval de la FEU y otro de
la UJC.

El Consejo de la Facultad analiza el ingreso per
cápita en el hogar del estudiante en cuestión y
comprueba si realmente necesita o no e crédito.

En caso de que afirmativamente se apruebe el
crédito se confecciona la solicitud y se envía al
Departamento de Economía.

El Departamento de economía lleva el
crédito solicitado a análisis en el consejo
universitario.

El consejo universitario puede aprobar o no el la
solicitud teniendo en cuenta el monto del préstamo,
tiempo y
posibilidades reales de poder
respaldarlo.

En caso de que se apruebe, se otorga el crédito
al trabajador o estudiante.

En caso de que no se apruebe no se otorga y ahí
termina el proceso.

Si es estudiante se controla por nómina si se
entrega en el tiempo establecido y por el monto acordado en el
consejo. Este crédito se descuenta al salario del
estudiante después de graduado.

Si es estudiante y termina con diploma de oro solo se le
cobra el 50 % del crédito.

En caso de ser trabajador se le otorga el crédito
completo y se va descontando un porciento de su salario en e
tiempo acordado.

Una vez aprobado el crédito la Cujae se hace
responsable ante el banco de pagar mensualmente el crédito
convenido, y descontarlo del salario del trabajador.

En caso de que el trabajador se vaya a otro centro de
trabajo se gestiona que se descuente del salario el porciento en
el nuevo empleo y se
ingrese a la cuenta del Instituto.

Garantizar la seguridad del
efectivo recibido en caja.

• El Slipp bancario.
• El Informe de
  depósito.
• El expediente.

0312001 – Confeccionar el Slipp bancario.

0312002 – Depositar en el banco el efectivo en
caja.

0312003 – Elaborar el informe a entregar en el
Ministerio de Educación
Superior.

0312004 – Contabilizar los cobros, elaborar y archivar
el expediente.

Al final de cada jornada el Jefe de Departamento (Caja)
cuadra el total de efectivo contra recibos y entrega los recibos
a Finanzas (Arqueo de caja diario).

Se analizan los recibos de efectivo.

Cada cajero suma los subtotales de cada recibo que haya
atendido y calcula un total.

Cada cajero (por separado) concilia el total calculado
de los recibos contra el efectivo de que dispone.

Una vez que cada cajero haya cuadrado su efectivo contra
el total calculado, se procede a sumar los tres
totales.

Se llena el modelo de Slipp bancario
especificando

• Número de cuenta.
• Código.
• Nombre del titular.
• Cantidad de monedas y billetes de cada
  tipo.
• Escribir total en números y
  letras.
• Firma del cajero que lleva el Slipp al
  banco.

Semanalmente se va al banco a realizar el
depósito acompañado de un custodio armado,
según Norma 2/ 2004.

Entrega del Slipp bancario (depósito en
cuenta).

El banco entrega un comprobante de
depósito.

El cajero del banco firma y acuña el
comprobante.

Se entrega a finanzas el comprobante del banco y la
documentación (Recibos de
efectivo).

El especialista de finanzas actualiza la disponibilidad
de los submayores de cada centro de costo de acuerdo
a las normas de
distribución.

Se clasifican los recibos de efectivo según los
conceptos establecidos en la norma Distribución de
Ingresos,
según Norma 4/ 2004.

Elaborar Informe de Depósito y enviar al
Ministerio de Educación Superior
(en el caso de divisas).

Se entrega a contabilidad todos los recibos de efectivo
y Slipp bancario.

Se chequea que la suma total de los recibos sea igual al
Slipp.

En caso de que la suma total de los recibos no coincida
con el Slipp es necesario buscar dónde se encuentra el
error y corregirlo, o de lo contrario abrir el expediente
correspondiente.

Contabilizar los cobros en el Sistema de
Finanzas.

Se archivan los recibos, Slipp y facturas.

A continuación se muestran las normas, circulares
y resoluciones que se emplearon en el diseño
del sistema.

Norma 1/ 2004 Fondo en Caja y
Áreas.

Tramitación de Fondos de la Caja.

Norma 2/ 2004 Frecuencia de Depósito al
Banco

Observaciones: La Residencia 1ra y 22 entrega los slips
bancarios de los depósitos en MLC a la Caja Central
semanalmente.

El resto de las áreas que manejan efectivo
depositan directamente a la Caja Central.

Manejo de Efectivo.

Norma 3/ 2004 Límites de
Pagos en Efectivo

Tramitación de pagos que se realizan en MN hasta
los importes señalados.

Norma 4/ 2004 Distribución de los Ingresos por
Concepto.