Diseño del Sistema de Administración Financiera de la CUJAE (página 4)

Tabla 4 Ejecución del presupuesto
año 2003

Si se analiza el sector de autofinanciamiento, este
cerró con pérdidas en el 2002 y en el 2003
cerró con ganancias a partir de la regulación de
los gastos.

Los resultados para el 2002 son los
siguientes:

El Estado de
Resultado para el 2003 del sector de autofinanciamiento se
muestra a
continuación:

Las actividades autofinanciadas (Alimentación,
Hoteles, grupos de
investigación y otros) cerraron el
año 2003 con una utilidad de 599,4
MP contra una pérdida superior a 1,5 MMP en el año
2002. El resultado positivo debe ser aportado íntegramente
al Presupuesto del Estado tal como establece la Resolución
que al respecto emitió el MFP en el 2003. Si se tiene en
cuenta que el saldo en banco del
autofinanciamiento cerró el año con 2150,6 MP se
constata que la ejecución financiera de estas actividades
fue satisfactoria y que luego de que se realice el aporte se
cuenta con saldo suficiente para operar.

Esto es importante señalarlo ya que con este
diseño
no se lleva a cabo el enfoque tradicional que es en el que se
ejecutan los gastos y al cierre del trimestre es que se analiza
cuanto se gastó, este diseño se maneja desde el
punto de vista financiero, no se autoriza un gasto si no hay
disponibilidad, se trabajaba ejecutando gastos solamente, el
sistema responde
a un presupuesto, se autoriza la ejecución de gasto si se
encuentra en la cifra planteada, es señal de utilizar las
finanzas como
herramienta de regulación de gastos.

El diseño del sistema de administración financiera no solo
actúa como herramienta financiera, si no como una
herramienta de control. Con este
diseño se logra, además, un diseño integral
del cambio, dado
propiamente por la esencia del enfoque a procesos con
el cual se fundamenta la metodología.

CONCLUSIONES

Las conclusiones fundamentales a las que permite llegar
este trabajo son las siguientes:

• El estudio efectuado demostró que era
  necesario el diseño de los procedimientos
  con el fin de lograr un proceso de
  sistematización y que a la vez permita el control y el
  uso de los recursos
  financieros con eficiencia y
  efectividad.
• La conclusión anterior está avalada por
  el estudio diagnóstico realizado sobre la
  situación actual de la
  administración financiera a partir de la encuesta
  realizada y las diferentes reuniones del grupo de
  experto.
• El estudio arrojó que el 10 % de los procesos
  que exige el contenido actual de la administración financiera se ejecutan en
  la actualidad de forma completa (aunque no está exento
  de deficiencias). El resto se ejecuta con patrones que no
  responden a las exigencias actuales, el 40 % se ejecuta con
  patrones no actualizados y el 50 % no se desarrolla o ejecuta
  como actividad de la administración financiera.

• Se estableció un sistema de indicadores
  a través de un tablero de control con el fin de
  controlar el funcionamiento del sistema.

La nueva gestión
financiera posibilita:

• Alcanzar en la CUJAE un nivel de excelencia tal que
  garantiza la administración eficiente de los recursos
  financieros para el adecuado funcionamiento y desarrollo
  de la institución.
• Un alto grado de informatización y automatización para la toma de
  decisiones eficaces y efectivas, rompiendo así los
  esquemas anteriormente empleados.
• El diseño del sistema abarcó desde la
  elaboración de la misión,
  la identificación de los clientes y
  necesidades, la identificación y diseño de
  procesos; el establecimiento del plan de
  análisis y control de los datos a
  través de un tablero de control y además su
  implantación.

RECOMENDACIONES

• Completar la implantación del diseño
  del sistema de administración financiera.
• Elaborar una nueva versión del sistema
  automatizado teniendo en cuenta el nuevo diseño del
  sistema.
• Usar el tablero de control como una herramienta para
  controlar el funcionamiento del diseño.
• Extender el diseño del sistema de
  administración financiera, con las modificaciones
  requeridas, al resto de las universidades del
  país.
• Impartir cursos de capacitación a todos los trabajadores
  implicados en el diseño del sistema.

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GLOSARIO
DE TÉRMINOS

A

Análisis económico
financiero

El análisis económico financiero de la
empresa permite tener elementos de decisión ante
situaciones que se presenten a partir de un diagnóstico de
la misma, además de planificar acciones a
seguir para su proyección a través de pronosticar
que sucederá con alguna variable a partir de información disponible para otras. Este
análisis es usualmente realizado mediante el uso de ratios
o razones
financieras, que son simplemente una forma de reordenamiento
de la información que se utilizan para facilitar y
enriquecer su interpretación. [19]

C

Ciclo de conversión del
efectivo

(CCE) = [(C × C / ventas) +
(inventario /
ventas) – (C × P / costo de venta)] ×
No de días del periodo.

El valor del
Ciclo de Conversión del Efectivo expresa el tiempo que la
empresa o compañía demora en recuperar cada peso
invertido. Representa el plazo de tiempo que transcurre desde que
la compañía realiza pagos por la adquisición
de materias primas hasta que recepciona los flujos de entrada de
efectivo correspondientes al cobro de las cuentas por
cobrar generadas de la venta del producto
final. [19]

Ciclo de Flujo de Efectivo

Forma en la cual el efectivo neto y real en
oposición al ingreso neto contable fluye hacia adentro o
hacia fuera de la organización durante un periodo
específico de tiempo. [19]

Control Financiero

Fase en la cual se implantan los planes financieros, el
control trata del proceso de retroalimentación y ajuste que se requiere
para garantizar la adherencia a los planes y la oportuna
modificación de los mismos debida a cambios imprevistos.
[19]

E

Efectivo en Caja

Saldo de efectivo que se mantiene en reserva en la caja
de la empresa para cubrir las fluctuaciones aleatorias e
imprevistas en los flujos de entrada y salida de efectivo.
[19]

Estado de Resultados

Documento que resume los ingresos y los
gastos de una organización a lo largo de un período
contable (mes, trimestre, año). [19]

F

Flujo de Efectivo

Efectivo neto y real que una empresa
genera durante un periodo específico de tiempo en
oposición al ingreso neto contable; permite determinar el
valor de un activo o de toda una organización.
[19]

L

Liquidez de un activo

Es una cualidad que refleja la forma en que se concretan
la velocidad, la
facilidad y el grado de incertidumbre con los cuales un activo
puede ser intercambiado por efectivo a un precio tal que
el rendimiento del activo sea tan alto como el esperado en un
período corto.

Liquidez de una empresa

Habilidad y capacidad de la misma para cumplir con sus
obligaciones
financieras de corto plazo, tal y como ellas, originalmente, se
hacen exigibles. [19]

P

Planeación Financiera

Elaboración de proyecciones de ventas, ingresos y
activos tomando
como base estrategias
alternativas de producción y mercadotecnia,
se decide cómo serán satisfechos los requerimientos
financieros pronosticados. [19]

Presupuesto

Plan que establece los gastos proyectados para cierta
actividad y explica de dónde provendrán los fondos
requeridos. Constituyen datos financieros proyectados que se
comparan con el desempeño real. [19]

Prueba ácida = (Activo circulante –
Inventario) / Pasivo circulante

Si este indicador se encuentra por debajo de 1, la
capacidad inmediata de pago es insuficiente. Para contrarrestar
este efecto, es necesario disminuir las cuentas por
cobrar, para así hacerle frente a los compromisos de
pagos.

R

Ratios de medición de liquidez

Este porcentaje del pasivo circulante que esta cubierto
por activos de rápida maduración. Se entiende por
maduración el tiempo que se requiere para que un bien
pueda ser convertido en efectivo.

Si el resultado de este ratio es mayor a la unidad,
implica que hay más activos que pasivos circulantes, por
lo que cabe esperar que no existan problemas de
liquidez.

La razón corriente compara los activos que se van
a transformar en caja dentro del año con las deudas que
deben ser pagadas en el mismo plazo. La prueba ácida resta
del numerador los inventarios que
aparecen como los menos líquidos de los activos
corrientes. Ambos ratios deben considerarse como medidas poco
adecuadas del grado de liquidez. En realidad no miden la liquidez
de una empresa en marcha, más bien brindan una
aproximación de la liquidez de una empresa en
liquidación.

Los ratios tradicionales para medir la liquidez pueden,
en algunos casos, presentar defectos importantes, como por
ejemplo no considerar los flujos de fondos. El modelo que se
muestra a continuación supone que los flujos de caja de
las compañías pueden ser caracterizados
estadísticamente por su significado y por su
desviación estándar; estos flujos están
combinados con la reserva líquida inicial de la empresa
consistente en caja, papeles negociables, y líneas de
crédito
de la misma. A esta cifra se le divide entre la desviación
estándar (incertidumbre de los flujos de caja).

Rentabilidad económica = Ingreso / Activo
total

Esta razón económica expresa el
rendimiento sobre los activos totales, después de
intereses impuestos, y esto
significa que los activos totales tienen una utilidad dentro de
los ingresos.

S

Supervisión financiera

La supervisión financiera comprende la
elaboración y creación de informes
oportunos de modo que los gerentes puedan tomar decisiones
financieras de manera oportuna.

El pronóstico de las necesidades financieras
brinda un marco para la administración. No obstante los
gerentes también necesitan conocer si están
cumpliendo, superando, o dejando de cumplir sus proyecciones, de
modo que puedan realizar los ajustes necesarios.

T

Transferencia Electrónica

Transferencia electrónica de los fondos por medio de
una red de
telecomunicaciones que permite que los fondos
cobrados en un banco queden inmediatamente a disposición
de otro banco. [19]

Transferencia Electrónica
Interna

Permite la transferencia de fondos por medio de una
red de
telecomunicaciones entre dos áreas independientes entre
sí y que pertenezcan a una misma organización.
[19]

En el caso específico de esta organización
existen áreas presupuestadas y áreas
autofinanciadas, por consiguiente existe en el banco una cuenta
que concentra todo el efectivo destinado al presupuesto (cuenta
Presupuesto) y otra que conserva todo el efectivo correspondiente
al autofinanciamiento (Cuenta Autofinanciamiento).

Esta forma de pago no implica necesariamente movimiento de
efectivo de una cuenta a otra; solo se transferirá el
efectivo en el banco si el pago se efectúa de un
área autofinanciada a una presupuestada o viceversa.
[19]

V

Valor Agregado

Es una medida de rendimiento residual que, partiendo de
los beneficios operativos netos después de impuestos, les
resta a estos el costo del capital de las
distintas fuentes de
financiamiento que concurrieron a financiar el capital
operativo involucrado en la generación del citado
beneficio. [19]

ANEXOS

Anexo 1 Encuesta realizada
a Trabajadores del Área de Economía de la
CUJAE

Anexo 2 Indicadores que se
tienen en cuenta en el Tablero de Control.

Ciclo de Cheques

Se puede determinar de dos formas:

1. A partir de que se realiza la solicitud hasta que se
   entrega al Área en cuestión.
2. A partir de que se solicita hasta que se
   efectúa el pago final que concreta el acto de
   compra.

El Sistema de Finanzas permite un control de las fechas
de solicitud de cheque,
emisión y ejecución del pago; de esta forma el
tablero de control, que está vinculado al Sistema
estará siempre actualizado.

Porciento de Cheques
Cancelados

Expresa que parte del total de cheques emitidos se
cancela.

Porciento de cheques Aprobados

Expresa el porciento de cheques aprobados contra las
solicitudes emitidas.

Por

ciento de Cheque Liquidados

Expresa que parte del total de cheques emitidos se
liquidan en tiempo.

Por ciento de Cheques Emitidos sin
Fondo

Disponibilidad en Banco

El Sistema de Finanzas siempre mantiene actualizada la
disponibilidad de efectivo en banco de manera que el tablero se
actualice automáticamente.

Nivel de Cumplimiento del Presupuesto

Expresa el por ciento de cumplimiento del plan de
presupuesto a cada instante.

Flujo de Caja Actual

Flujo de Caja Actual = efectivo en caja + ingreso
– egresos

Expresa el estado actual de la disponibilidad existente
en caja, informa en tiempo real el efectivo que dispone la caja
para enfrentar sus operaciones
económicas, se realizan análisis por separado del
flujo en moneda nacional y el flujo en divisas.

Flujo de Caja Futuro

Flujo de Caja Futuro = efectivo en caja (prev) + ingreso
(prev) – egresos (prev)

Para el cálculo de
este indicador se necesita primeramente precisar el
período de interés,
su valor refleja el estado del flujo de caja
en el período de tiempo previamente establecido. Tiene
gran importancia porque a partir de su valor se puede precisar
cada que período de tiempo se obtiene un flujo de caja
favorable, permitiendo acordar con los proveedores
ciclos de pago favorables para la organización.

Previsto (Prev)

Capital de Trabajo

Capital de Trabajo = Cuentas por cobrar + Inventario
– Cuentas por pagar

Es conveniente mantener este indicador igual o por
debajo de cero ya que de esta forma se garantizan ciclos de
cobros pequeños e inventarios reducidos, esta política de trabajo
permite tener siempre efectivo (liquidez) para invertir en el
crecimiento de la organización, evitando los
préstamos y créditos bancarios. Se trabaja con el
financiamiento del proveedor.

Anexo 3 Centros de Costo y
Áreas de Responsabilidad