Diseño del Sistema de Administración Financiera de la CUJAE (página 7)

El área compradora debe entregar los cheques al
proveedor, y este debe firmar el Acuse de Recibo correspondiente
a cada cheque
(nombre, fecha y firma) como constancia de que recibió el
cheque especificado.

No deberá entregarse al proveedor cuando ello
implique dejar saldo en el mismo.

El administrador de área debe entregar a los
técnicos de ATM la documentación
correspondiente a la mercancía comprada para verificar
coincidencias entre el importe del cheque y las facturas, si
existen coincidencias exactas, el técnico de ATM
firmará el Acuse de Recibo y lo entregará al Jefe
de Área.

Factura original firmada y acuñada por el
proveedor. Deberá escribirse en la factura los
números de cheques con los que se paga.

Solicitud de Materiales
firmada por la persona
autorizada del Área receptora. Debe tener escrito el
número de la correspondiente Orden de Trabajo
habilitada por las Direcciones de Mantenimiento
o Transporte si
son materiales o componentes para la reparación,
mantenimiento o modernización de inmuebles, equipos o
vehículos automotores.

Cuando la compra sea de un servicio, la
factura se entrega directamente en Finanzas
conjuntamente con el Acuse de Recibo del cheque.

El administrador de Área debe entregar en el
Grupo de
Finanzas el correspondiente Acuse de Recibo, debidamente firmado
por el técnico de ATM conjuntamente con una copia de la
factura.

El Grupo de Finanzas debe controlar que los cheques
entregados a los proveedores
estén debitados según los estados de cuenta del
banco.

Además debe comparar el contenido de la factura
con el de la prefactura o contrato. De
existir diferencias se le comunica al Director de Economía.

En caso de que transcurra más de un mes sin
aparecer debitado en el banco deberá comunicarse con el
proveedor para conciliar la situación.

Luego de verificado el débito en la Cuenta
Bancaria de los correspondientes cheques el Grupo de Finanzas
entregará la documentación del Expediente de Pago a
Contabilidad (Acuse de recibo, factura, si se trata de un
servicio, y prefactura).

El jefe de área debe emitir una carta al Grupo de
Finanzas explicando las causas y adjuntando el cheque.

El Grupo de Finanzas procederá a cancelar el
cheque (mediante el cuño de cancelado) y lo
archivará en el Libro de
Registro de
Cheques, además debe actualizar las modificaciones en el
Sistema
Presupuestario y Sistema de Finanzas.

En caso de extravío o pérdida de un cheque
el J´ de Área está obligado en el
término de 24 horas a emitir una carta especificando el
número e importe del cheque y entregarla al proveedor con
copia al Grupo de Finanzas.

El Grupo de Finanzas notificará por escrito al
correspondiente banco sobre dicha pérdida especificando:
beneficiario, importe, fecha y número del cheque.
Simultáneamente el J´ de Área debe analizar
las causas y responsabilidades en la pérdida, adoptando
las medidas disciplinarias y de responsabilidad material que correspondan.
Además se debe elaborar una carta para el Director de
Economía que explique las medidas adoptadas.

El Grupo de Finanzas se encarga de controlar aquellos
cheques emitidos, que al transcurrir 90 días de la
emisión no aparezcan debitados en el banco. Para proceder
con la anulación del cheque, el Grupo de Finanzas debe
consultar al área que solicitó el pago y al
proveedor. La anulación debe actualizarse en el libro de
registro de cheques, Sistema Presupuestario y Sistema de
Finanzas. Una vez anulado el pago debe comunicarse a Contabilidad
para que proceda según las siguientes
alternativas:

• Aporte del valor
  anulado al presupuesto
  estatal.
• Revertir la correspondiente cuenta por
  pagar.
• Reintegro del gasto.

Contabilidad se responsabiliza con completar el
expediente de cada instrumento de pago emitido. El expediente
debe contener:

• Prefactura.
• Factura.
• Informe de Recepción.
• Acuse de Recibo.
• Número del cheque.
• Solicitud de Pago.
• Copia del Contrato (o referencia al número del
  contrato si este está archivado y registrado en
  comercial).
• Otros Documentos.
  (cartas de
  pérdida de cheque u otro).

• Los trámites de pago se suspenderán
  cuando concurra alguna de las siguientes
  circunstancias:
• No se hayan realizado las liquidaciones de cheques
  dentro del plazo normado para ello y con el contenido
  especificado.
• Cuando se compruebe que las compras
  realizadas han violado las regulaciones, tales como dejar
  saldos en los proveedores sin el debido trámite, o no
  coincidir la compra con la prefactura autorizada, entre
  otras.
• Cuando, ante los requerimientos de los
  técnicos de ATM, el administrador no haya realizado la
  conciliación y firma de los Vales de Salida de almacén
  de los productos
  cuya documentación entregó anteriormente. Esta
  comunicación la realiza el subdirector a
  cargo de los almacenes al
  Grupo de Finanzas.

Esta suspensión estará vigente mientras se
mantenga la situación causante y el jefe de área
remita al Director de Economía de una carta explicativa de
la situación y las medidas administrativas y
disciplinarias adoptadas.

VII- Esquema del proceso

• Ecoweb.
• Sistema de Presupuesto.
• Sistema de Finanzas.

Garantizar la gestión
necesaria para la estancia de los trabajadores en el extranjero,
de forma que cubran sus gastos.

• Modelo de anticipo debidamente firmado y
  aprobado.
• Cheque y Planillas.
• Vales de liquidación.

0310201 – Se confecciona y firma el modelo en el
área.

0310202 – Se Firma y Aprueba el Modelo de
anticipos por Relaciones
Internacionales.

0310203 – Se Firma y Aprueba el Modelo de
anticipos por la Dirección de Economía.

0310204 – Se hace entrega del Cheque (s) y
Planilla (s) a los clientes.

0310205 – Se liquida el efectivo en la
caja.

0310206 – Se contabiliza el anticipo.

El trabajador interesado llena el modelo de solicitud
para viaje al extranjero, especificando:

• Nombre y apellidos.
• Objetivo del viaje.
• País destino.
• Anticipos (Cheque que puede entregársele por
  diferentes conceptos).

Firma la solicitud y la envía al
decano.

Se realiza en la Facultad una reunión de factores
para decidir si efectúa o no el viaje, y los conceptos por
los cuales se le entregará anticipos.

Se envía el modelo de solicitud a Relaciones
Internacionales.

La Dirección de Relaciones Internacionales define
los anticipos a entregar de acuerdo a la resolución 138
del 2000 del Ministerio de Finanzas y Precios.

La rectoría aprueba la entrega de financiamiento
en dependencia del concepto y las
condiciones por las que se sale del país.

Se envía a la Dirección de
Economía.

Uno de los miembros de la Dirección de
Economía que tenga firma autorizada verifica que el modelo
esté correctamente elaborado, debidamente firmado y
autorizado por Relaciones Internacionales, si se ajusta a las
normativas establecidas firma el modelo.

Se envía a Finanzas.

La persona interesada se presenta en el departamento de
finanzas (donde ya se encuentra la planilla) y solicita su
anticipo para el viaje.

• Legalización de documentos.
• Visas.
• Impuestos de Aeropuerto.
• Impuestos de Transporte Interno.
• Dinero de Bolsillo.
• Dieta.
• Seguridad del Viajero.
• Colegiaturas.

Se le entrega un cheque (s), conjuntamente con la
planilla (s) (Procedimiento de
Pagos) por los valores
correspondientes a los trámites consulares, Visa y
Viáticos, Impuestos de
Aeropuerto, Impuestos de Transporte, Dinero de
bolsillo, Dieta, Seguridad del
Viajero, Colegiaturas.

Entrega el cheque (s) y la planilla (s) en el BFI y
extrae el efectivo.

La entrega de efectivo varía según el
país y el objetivo o
concepto de su viaje.

El trabajador puede además solicitar créditos o prestamos que deberá
devolver a su regreso

Una vez que el trabajador regresa, entrega en Finanzas
los comprobantes originales correspondientes a los justificantes
establecidos (transporte, alojamiento, impuesto de
aeropuerto y otros gastos autorizados previamente).

El Especialista de Finanzas adjunta estos comprobantes
al vale de gastos y este se entrega en la caja para su
liquidación total. El importe no utilizado o no
justificado el trabajador lo deposita en la Caja Central bajo el
concepto de reintegro de gastos.

Garantizar que se realicen eficiente y efectivamente las
Inversiones
con el mayor control posible y
en el tiempo
planificado.

Si el proyecto es
recuperable o no recuperable.

0310301 – Se solicita la inversión.

0310302 – Se analiza por la Dirección de
Economía.

0310303 – Se aprueba por el Consejo Universitario y el
MES.

0310304 – Se controla.

En el mes de abril de cada año se hace una
solicitud por parte del área, de la inversión que
quieren realizar de acuerdo a su programa
director.

Esta solicitud debe estar fundamentada
planteando:

• Objetivos de la Inversión.
• Tiempo de duración.
• Presupuesto de inversión.
• Beneficios esperados (económicos,
  científicos y/o sociales).
• Evaluación de la inversión.
• Destino de la inversión (infraestructura
  docente, infraestructura de investigación, infraestructura de
  administración, infraestructura de
  servicios,
  desarrollo
  de nuevos productos y otras).

Posteriormente se hace el análisis por parte de la Dirección
de Economía donde se analiza la fundamentación
planteada y si es recuperable o no recuperable.

Si es recuperable se analiza:

• Tipo de Proyecto.
• Caracterización de la
  Inversión.
• Valor Total.
• Beneficios Económicos (VAN, TIR)
• Flujo de Caja.
• Insumos requeridos.
• Cronograma de Ejecución.
• Mercado Potencial.

Si no es recuperable, se analiza:

• Necesidad.
• Beneficios Sociales.
• Posibles Proveedores.
• Presupuesto de la Inversión.
• Cronograma de Ejecución.

Se realiza un análisis costo–
beneficio.

Primeramente la inversión es aprobada o no por el
Consejo Universitario.

Si se aprueba, es planteada al MES por parte de la
Dirección de Economía del Instituto.

Finalmente es aprobada o no por el MES

Si es recuperable se chequean:

• Los beneficios económicos
  parciales.
• El Flujo de
  Caja.
• Cumplimiento del presupuesto.
• Cronograma de Ejecución.

Si no es recuperable, se chequea:

• Cumplimiento del Presupuesto de la
  Inversión.
• Cronograma de Ejecución.
• Obtención de los beneficios
  diseñados.

Garantizar el aseguramiento de las compras internas de
mercancías y servicios mediante la emisión de
Transferencias Internas, manteniendo actualizada la
disponibilidad financiera del Instituto según los planes,
normas e
indicaciones establecidas; ejerciendo el debido control sobre el
uso de los recursos
financieros.

Emisión de Transferencias Internas.

0310401 – Se emite el modelo de
transferencia.

0310402 – Se firma y acuña por el
beneficiario.

0310403 – Se efectúa la
transferencia.

El Jefe de Área o su Administrador completan la
información del Modelo de Transferencia
Interna (Versión digital).

Se firma y acuña debidamente (Firmas autorizadas)
y se envía al beneficiario o proveedor directamente o, a
través de la Ecoweb.

El Jefe de Área o su Administrador chequea que el
importe de la transferencia coincida exactamente con el importe
ajustado previamente.

En caso de no existir coincidencias se retorna la
transferencia acompañada de una carta explicativa de la
situación.

Si todo está en orden se firma y acuña el
Modelo de Transferencia y se envía a Finanzas.

Verificar que el Modelo de Transferencia Interna
esté debidamente firmado y acuñado por el proveedor
y el cliente.

Analizar si la cuenta tiene disponibilidad.

En caso de no tener disponibilidad se retorna la
transferencia al beneficiario o proveedor acompañado de
una carta explicativa de la situación firmada por el Jefe
de Finanzas. En este caso el proveedor debe realizar la
reclamación pertinente.

El especialista de finanzas determina a qué
centro de costo se va a cargar.

El especialista de finanzas realiza la transferencia de
dinero en el sistema de finanzas.

El especialista de finanzas transfiere el dinero en
el banco solo si hay que mover de la cuenta de presupuesto a la
de autofinanciamiento, en el caso de que se brinde servicio o se
adquiera un producto de un
Área autofinanciada a una presupuestada o
viceversa.

Asegurar la entrega de efectivo para ejecutar pagos de
servicios y otras compras por importe menores así como
para gastos personales autorizados.

• Modelo de pagos menores debidamente firmado y
  aprobado.
• Entrega del efectivo al ejecutor del pago
  menor.
• Arqueo de caja.

0310501 – Confección del modelo de Pagos
Menores, debidamente firmado y aprobado

0310502 – Entrega de efectivo al portador del
Modelo de Pagos Menores.

0310503 – Se mantiene disponibilidad en el fondo
de caja.

0310504 – Emitir solicitud de cheque por valor
acumulado de todos los Modelos de
Pagos

Menores.

0310505 – Emitir el cheque.

0310506 – Extraer el efectivo del
banco.

El área emite el modelo de pagos menores
debidamente firmado, especificando nombre y apellidos del
portador, los importes máximos deben ajustarse a la Norma
Nº 1/ 2004.

Las firmas deben corresponder con los Modelos de Firmas
Autorizadas aprobadas por el Director de
Economía.

Existen dos variantes de pagos menores:

Se solicita un anticipo y luego se realiza la
liquidación presentando vale de pago menor y la factura o
comprobante original correspondiente.

Se solicita el pago adjuntando factura o comprobante
original del pago ya realizado al proveedor.

El especialista de Finanzas revisa la solicitud y
determina si se cumple los requisitos.

El Director de Economía aprueba o no el
pago.

Entregar el modelo de pagos menores en la
Caja.

El cajero verifica que el modelo esté debidamente
firmado y autorizado.

Si todo está en orden el cajero entrega el
efectivo, retiene el modelo y entrega el comprobante de
efectivo.