Diseño del Sistema de Administración Financiera de la CUJAE (página 8)

Al concluir la jornada cada cajero debe entregar al Jefe
de la Caja el efectivo y los recibos.

La función de
recepción está centralizada en el Jefe de la Caja
que debe cuadrar recibos contra efectivo y entregar los recibos
diariamente a Finanzas.

Realizar arqueo de caja diario

Si A = 0 está correcto.

Si A < 0 hay sobrante.

Si A > 0 hay faltante.

En caso se haber faltante o sobrante se debe comunicar a
Contabilidad
para realizar la apertura del correspondiente
expediente.

Periódicamente, en dependencia del flujo de caja,
se realiza un reembolso, a través del modelo
reembolso de fondo, donde se registran todos los modelos de
pago menores enumerados consecutivamente, especificando importe y
fecha del vale. Generalmente se realizan entre 2 y 3 reembolsos
al mes.

Enviar el modelo de reembolso a contabilidad.

Conciliar contra el sistema de
finanzas.

Emitir solicitud de cheque a Finanzas.

Remitirse al proceso
gestión
de Pagos (03101).

Remitirse a la actividad extracción del banco del
proceso pago de salario
(0311705).

Garantizar que el pago de impuestos se
efectúe según los planes, normas y
legislaciones establecidas.

Solicitud de crédito
debidamente firmada.

El cheque.

0310601 – Se elabora la solicitud de
cheque.

0310602 – Se emite el cheque.

Se analizan los conceptos por los que se paga impuestos
de acuerdos a cronograma de la ONAT.

Impuesto del 12,5% de los ingresos como
Contribución a la Seguridad
Social.

Anuncios y vallas.

Aporte al presupuesto del
estado
(salarios
vencidos).

Otros ingresos no tributarios (incentivos a
trabajadores, sanciones disciplinarias e ingresos por venta de productos y
servicios por
unidades presupuestadas).

Impuesto sobre el transporte
terrestre.

Mensualmente se llenan y actualizan los modelos de la
ONAT.

Se elabora una solicitud de cheque y se envía a
Finanzas.

Proceso Gestión de Pagos (03101)

Recibir por caja todo el efectivo correspondiente a los
cobros que realizan a las áreas por los diferentes
conceptos.

Modelo de Pago.

Entrega el efectivo en caja.

Comprobante de entrega de efectivo.

0310701 – Se confecciona el modelo de pago
debidamente firmado y acuñado.

0310702 – Se realiza el depósito del
efectivo en la caja y se emite comprobante de recibo
de

efectivo.

El área interesada emite un modelo de pago por
cualquiera de los siguientes conceptos:

• Pérdida (decreto ley
  92).
• Ventas de productos y servicios.
• Pago de casas en la playa.
• Ventas de cafeterías y comedores.
• Otros.

El modelo debe especificar

• Fecha de emisión.
• Nombre y apellidos del que va a realizar el
  depósito en caja.
• Área en cuestión (Área que emite
  el modelo).
• Importe.
• Debe estar debidamente firmado y
  acuñado.

La persona
interesada en realizar el depósito entrega el modelo en la
caja acompañado del efectivo, adjuntando el documento
justificativo (factura,
inventario a
precio venta,
aplicación de sanciones u otros).

El cajero verifica que efectivamente el efectivo
entregado corresponda con el indicado en el modelo.

En caso de no coincidir se retorna el efectivo y el
modelo al cliente (no se
realiza la operación de depósito).

El cajero recibe el efectivo y emite un comprobante
(recibo de efectivo).

Posteriormente la persona que realizó el
depósito entrega el comprobante de pago en el área
correspondiente.

Al finalizar la jornada se realiza el arqueo de caja
correspondiente al día y una vez que todo esté
cuadrado se entregan los recibos de efectivo a
Finanzas.

Garantizar que la Cujae reciba determinados servicios
indispensables sin necesidad de ampliar la plantilla,
ajustándose a las normativas y el presupuesto destinado
para esa actividad.

Solicitud de pago a particulares debidamente
aprobada

Solicitud aprobada por el Ministro.

Pago por el servicio
prestado.

0310801 – Se solicita autorización de pagos
a particulares.

0310802 – El ministerio aprueba o no la solicitud
de pago a particulares. (Por valor mayor
de

100 pesos).

0310803 – Se entrega el efectivo al
particular.

Deben estar definidos por una circular los servicios que
se pueden pagar a particulares (se actualiza
anualmente).

Cuando el pago no excede de 100 pesos lo autoriza la
Dirección de Economía.

Cuando excede los 100 pesos se necesita
autorización del Ministro de Educación
Superior, con excepción de la recogida de basura, que
puede ser autorizada por la Dirección de
Economía.

Se solicita una autorización antes de hacer el
gasto, para esto el área interesada emite una carta a la
Dirección de Economía, si es aprobada pasa a al
Rector y este emite una carta al Ministro.

En cualquiera de los niveles antes expuestos puede no
aprobarse la solicitud, en este caso concluye el
proceso.

Si el ministro aprueba el pago se procede a firmar el
contrato entre
el instituto y el privado en cuestión.

Se elabora un registro en un
programa de
Excel
(base de datos)
que especifique la cantidad de efectivo que se ha pagado y los
datos del
pago.

Nombre y apellidos del cuentapropista, así como
dirección, carné de identidad y
número de licencia.

Cantidad de efectivo que se paga.

Fecha.

Concepto por el que se le pagó (servicio que
brindó el privado).

Se recibe el servicio.

Se mantiene, actualiza y controla el
registro.

Remitirse al proceso Gestión de Pagos
(03101).

Mantener el debido control sobre las
operaciones
bancarias que se realizan en el instituto manteniendo actualizada
la disponibilidad financiera según los planes, normas e
indicaciones establecidas.

Conciliación bancaria

0310901 – A partir de los estados de cuenta
emitidos por el banco se concilia con los

Documentos emitidos por Finanzas.

A partir de los estados de cuenta:

• Comprobar si coincide el número de cheque o
  documento de pago (transferencia, transferencia emitida para el
  extranjero o transferencia recibida del extranjero) y el
  importe que viene debitando o acreditando en el estado de
  cuenta del banco contra los documentos emitidos por
  Finanzas.
• Comprobar la correspondencia de los depósitos
  realizados en el mes con el Estado de Cuenta.
• Comprobar si existen pagos o ingresos reflejados en
  el Estado de Cuenta que no corresponden al Centro.
• Si todos los números de documentos de pago e
  importes coinciden no hay problema.
• En caso de no coincidir alguno se elabora una carta
  al banco o al ministerio (en dependencia del origen de la
  falla) planteando las discrepancias, debe estar firmada y
  autorizada por la dirección de
  economía.
• Confeccionar una tabla con los ingresos y pagos que
  aparecen en el Estado de Cuenta y que no han sido registrado.
  En este caso se procede a su registro en Finanzas y
  envío de copia a Contabilidad.
• El Jefe del Departamento de Finanzas entrega
  personalmente la carta en el
  Banco o el Ministerio y plantea el problema al funcionario que
  lo reciba. Este debe fijar una fecha para dar respuesta a la
  situación.
• Finanzas elabora un reporte de conciliación
  bancaria que refleje la situación y lo entrega al
  Director de Economía y si corresponde reclamación
  se envía copia al Banco.
• Dar seguimiento y controlar la confirmación y
  solución del problema.
• Trimestralmente se emite con la firma del Rector el
  documento conciliatorio al Banco por cada cuenta
  existente.

Garantizar el debido control tanto de los ingresos como
de los gastos del
instituto.

Reporte de flujo de caja.

0311001 – Conocer la disponibilidad existente en
caja.

Se definen los compromisos de pago.

• Gastos fijos que pueden ser nominalizados o no
  nominalizados.
• Gastos corrientes.
• Gastos Operacionales.
• Pagos Anticipados.
• Gastos Financieros.
• Compromisos de pagos según contratos de
  compra firmados.
• Se incluyen ingresos incorporando contratos con
  programas de
  cobro.
• Se incluyen otros ingresos como donaciones,
  asignaciones de presupuesto y otras fuentes.
• Se incluyen los cobros de clientes,
  ingresos financieros y otros ingresos.

Después de tener entradas y salidas se analiza si
hay déficit o superávit.

Si hay superávit no existe problema.

Si hay déficit hay que disminuir pagos o
incrementar ingresos.

Debe conciliarse con las distintas
áreas.

Analizar los estados
financieros por actividad y por área tanto en MLC como
en MN en busca de una mayor eficiencia y
eficacia en la
información Contable y
Financiera

• Estado de Situación.
• Estado de Resultados.
• Estado de ejecución de ingresos y gastos del
  presupuesto.
• Estado de Flujo de
  Efectivo.
• Estado de Comprobación de Saldos.

0311101 – Se analiza el Estado de Situación a
final de mes.

0311102 – Se analiza el Estado de Resultados a final de
mes.

0311103 – Se confecciona y analiza el Estado de
ejecución de ingresos y gastos del

Presupuesto a final de mes.

0311104 – Se analiza el Estado de Flujo de
Efectivo.

0311105 – Se analiza el Estado de Comprobación de
Saldos.

0311106 – Se analiza el comportamiento
de los indicadores
financieros.

0311107 – Se realiza un análisis del dinero que
está inmovilizado.

• Pagos anticipados.
• Cuentas por cobrar.
• Inventario.

Se obtiene la información que conforma el Estado
de Situación del Sistema ASSETS NS, este informe se recoge
la situación económico financiera del instituto que
se elabora periódicamente y donde se indican los bienes y
derechos,
así como las obligaciones y
los recursos propios
del mismo.

Deben solucionarse aquellas cuentas y
subcuentas con desviaciones sensibles y realizarse un
análisis detallado de las mismas; planteando las medidas a
tomar.

Se obtiene la información que conforma el
Estado de
Resultados del Sistema ASSETS NS en, este informe se recogen
las diferencias surgidas en el transcurso del período
contable entre las corrientes de gastos e ingresos imputables al
mismo. Y además se analiza el sector de cálculo
económico, teniendo en cuenta si tuvo pérdidas o
ganancias.

Deben solucionarse aquellas cuentas y subcuentas con
desviaciones sensibles y realizarse un análisis detallado
de las mismas; planteando las medidas a tomar.

Se obtiene la información del Sistema de
Presupuesto con todos los ingresos y Gastos del mes, y se elabora
el informe.

Este informe se analiza, teniendo en cuenta la
ejecución del presupuesto por actividad, área y
concepto.

Si existe alguna actividad o concepto sobregirado, se
exponen las causas y se toman medidas con el fin de que para el
próximo mes de se encuentre esa actividad en la misma
situación.

Remitirse al proceso Gestión de Flujo de Caja
(03110).

Se obtiene la información que conforma el Estado
de Comprobación de Saldos del Sistema ASSETS NS, esto se
elabora para verificar la corrección matemática
de las anotaciones hechas en las diferentes cuentas, pero no
garantiza la corrección de las anotaciones desde el punto
de vista técnico y del contenido de cada cuenta, este
procedimiento
también se realiza para la comprobación del
cumplimiento de la ecuación ampliada de la contabilidad a
través de la verificación de igualdad entre
saldos deudores y acreedores.

Con el Estado de Situación y el Estado de
Resultados se realiza un análisis de los ratios
financieros con el fin de ver en que situación financiera
se encuentra el instituto.

Se analizan las razones:

• De liquidez.
• Administración de Activos.
• Administración de Deudas.
• Rentabilidad
• Inmovilización del Efectivo.

Este análisis se realiza para el sector del
cálculo económico y para la unidad
presupuestada.

Mensualmente se realiza una reunión de todos los
jefes de áreas del Instituto donde se determina la
cantidad de dinero que hay inmovilizado en la cuenta de pagos
anticipados, si el saldo es elevado, se determinan las razones
por la cual se han realizado tantos pagos anticipados y se toman
medidas.

Este mismo análisis se hace con las cuentas por
pagar, los inventarios y
cuentas por
cobrar.

Garantizar el financiamiento
de las actividades centrales del Instituto.

• Distribución del fondo central por concepto y
  por Área.
• Reporte de control.

0311201 – Se aprueba la cifra y distribución por Áreas y conceptos
del fondo central.

0311202 – Se realiza una solicitud de
cheque.

0311203 – Se emite el cheque.

0311204 – Se confecciona el reporte de
control.

Al inicio del año se reúne el consejo
universitario y a propuesta del Director de Economía
aprueba las cifras del Fondo Central.

Se determina qué Áreas y conceptos se
incluyen en el Fondo Central.