Diseño del Sistema de Administración Financiera de la CUJAE (página 9)

Posteriormente se planifica la distribución del fondo hacia las diferentes
Áreas del Instituto, según los conceptos
establecidos.

Cada Área que tenga asignado fondo central emite
una solicitud de cheque, que debe estar aprobada por el administrador del
concepto y
además por la dirección de economía.

Se envía a Finanzas.

Remitirse al proceso
gestión
de pagos (0310102).

Se controla que el importe se haya consumido por
concepto y por Área.

Se confecciona un reporte mensual y se envía al
Rector.

Garantizar el aseguramiento de la disponibilidad
financiera para mantener continuidad en las operaciones del
centro, de acuerdo a los objetivos y
presupuestos
establecidos.

Estado actual de la disponibilidad
financiera.

0311301 – Se analiza el estado
actual de la disponibilidad financiera, la relación con
las fuentes de
ingreso, se establecen las prioridades de pago y se reorganizan
los contratos.

Se analiza en que situación se encuentra la
disponibilidad financiera.

Se determina qué es necesario para mantener y
aumentar la disponibilidad financiera del instituto.

Se establecen prioridades de pago, ejecución y
control del pago
(Gestión de pago 03101).

Se analiza la relación con las fuentes de
ingresos.

• Comercial.
• CETA.
• Relaciones Internacionales.
• Postgrado

Se reorganizan los contratos.

Se reajustan los compromisos de pago.

Se incluyen créditos.

Garantizar el financiamiento
de cualquier inversión o proyecto de
interés
a realizar por las áreas.

• Solicitud de crédito aprobada.
• Crédito.
• Reporte de Amortización del
  crédito.

0311401 – Se obtiene la solicitud de
crédito aprobada.

0311402 – Finanzas realiza un estudio del proyecto
o inversión y entrega o no el crédito.

0311403 – Se confecciona el reporte de
amortización.

Análisis de los requisitos que se plantean para
solicitar el crédito.

• No se debe pedir crédito para pagar
  deudas.
• Solo se pide para realizar inversiones
  o proyectos.

Se analiza la factibilidad del
proyecto o inversión y el período de
recuperación y de devolución.

Se evalúa económicamente con respecto al
tiempo y la
tasa de
interés.

Se solicita el crédito a Finanzas adjuntando
estudio del proyecto o inversión.

El Dpto. de Finanzas realiza también un estudio de
factibilidad del proyecto o inversión y aprueba o no
el crédito.

Si lo aprueba se asigna préstamo por el valor y plazo
convenido (gestión de pago 03101).

Cuando no existe posibilidad interna se gestiona con el
MES el préstamo.

El préstamo lo administra el Área
solicitante.

Se controla el pago correspondiente a la
amortización a partir de descuentos por los plazos
acordados.

Se entrega el reporte de amortización al Director
de Economía.

Garantizar el financiamiento de cualquier
inversión o proyecto de interés a realizar por el
Instituto.

• Solicitud de crédito aprobada.
• Crédito.
• Reporte de administración del
  crédito.

0311501 – Se obtiene la solicitud de
crédito aprobada.

0311502 – El banco (MES)
realiza un estudio del proyecto o inversión y entrega o no
el crédito.

0311503 – Se verifica y confecciona un reporte de
administración del
crédito.

Análisis de los requisitos que se plantean para
solicitar el crédito.

No se debe pedir crédito para pagar
deudas.

Solo se pide para realizar inversiones o
proyectos.

Se analiza la factibilidad del proyecto o
inversión, el plazo de recuperación y de
amortización del crédito.

Se evalúa económicamente con respecto al
tiempo y la tasa de interés.

Se solicita el crédito al banco (o al MES)
adjuntando estudio del proyecto o inversión.

El banco (o el MES) realiza también un estudio de
factibilidad del proyecto o inversión y aprueba o no el
crédito.

Se controla que la inversión se emplee
correctamente, ajustándose al acuerdo o contrato
prefijado por el banco (o el MES)

Se controla la amortización del
crédito.

Garantizar la continuidad de la disponibilidad de
efectivo en caja en los distintos fondos

• Arqueo de caja.

0311601 – Se realiza un arqueo de caja al
finalizar cada jornada.

Se revisa si el fondo es excesivo o afectado de acuerdo
a la norma establecida de importe mínimo, Ver Norma 1/
2004.

Se define la cantidad de dinero que
tiene que haber por cada fondo.

• Pagos menores.
• Sellos.
• Cambio.

Cada uno de los fondos tiene que estar firmado por el
cajero y el jefe de caja.

Al cierre de cada jornada se realiza un análisis de fondo.

• Si es excesivo no se realiza reembolso.
• Si es afectado se realiza reembolso [pagos menores
  (0310503)].

Informar a Finanzas los vales de gastos que se han
vencido y permanecen sin liquidar con el objetivo de no
volver a entregar más anticipos a la persona en
cuestión y comunicar a los Jefes de Áreas
correspondientes.

Chequear el comportamiento
del fondo de caja (Arqueo de caja diario).

Garantizar el aseguramiento del Pago de Salario a los
trabajadores en el tiempo establecido y por el monto apropiado,
manteniendo actualizados el diario de incidencias, los reportes
por concepto de seguridad
social y el sistema de
Recursos Humanos
ASSETS.

• Nómina de pago contabilizada.
• Comprobantes de nómina.
• Emisión de cheques.
• Extracción de efectivo.
• Nominilla.

0311701 – Se confecciona la nómina de
pago.

0311702 – Se contabiliza la
nómina.

0311703 – Se elaboran los comprobantes de
nómina.

0311704 – Se emite el Cheque.

0311705 – Se realiza la extracción del
banco.

0311706 – Se distribuye el efectivo entre las
áreas según el desglose de efectivo.

0311707 – Se entrega el salario a cada
trabajador.

0311708 – Se reintegra la nómina a
Contabilidad y luego a Recursos Humanos.

0311709 – Se realizan las
reclamaciones.

Cada Área envía a Recursos Humanos a
través de la "Ecoweb" un reporte de incidencias del mes.
Se registra en un modelo PC
– 10 en versión digital, especificando el tipo de
incidencia, que día ocurrió exactamente y durante
qué tiempo transcurre la afectación. Esto se aplica
principalmente a trabajadores de horario cerrado.

• Tardanzas.
• Vacaciones.
• Ausencias.
• Certificado Médico.

Las Áreas además a través de la
Ecoweb reportan las incidencias correspondientes a la Seguridad
Social:

• Certificado Médico.
• Accidente de trabajo o de
  trayecto.
• Licencia de maternidad.
• Invalidez parcial o total.
• Peritaje médico (más de seis meses de
  certificado).

Las Áreas reportan también los
trabajadores que se den de alta o baja.

Las Áreas informan de los movimientos de
nómina correspondientes a empleados.

• Cambios de cargo.
• Cambio de Área que implique otro centro de
  costo.

Las Áreas informan acerca de profesores adjuntos,
especificando la cantidad de horas trabajadas.

Las Áreas además informan la cantidad de
horas trabajadas por los empleados de servicio
(vinculados a la producción) ya que cobran por destajo
individual.

Se entran los datos de
incidencias recibidos en el Sistema de Recursos Humanos
(ASSETS).

Se realiza un primer chequeo de los datos introducidos
en el sistema contra los datos recibidos para verificar
coherencias, en todos los casos deben coincidir. Paralelamente se
elabora un registro de
errores, (en caso de existir).

Una vez concluido satisfactoriamente el primer chequeo
se procede a realizar el primer cálculo de
la nómina (Previa).

Comprobar si se descontaron las incidencias en cada
caso, y si en el chequeo se detectó algún error,
comprobar además si el arreglo se hizo efectivo.
Actualizar el registro de errores.

En caso de detectar algún problema en el paso
anterior entrar los arreglos pertinentes.

Realizar el cálculo definitivo.

Chequear los resultados obtenidos contra el registro de
errores para verificar que estos hayan sido
eliminados.

Se realiza el desglose de efectivo, qué cantidad
de dinero toca a cada Área, así como qué
cantidad de billetes y monedas de cada tipo toca a cada
una.

Se realiza la Solicitud de Fondo que debe coincidir con
el total de la nómina. Este valor expresa el dinero a
emplear en ese pago, que está dividido en salario,
vacaciones y subsidio.

Se envía a contabilidad la nómina
acompañada de una hoja de trabajo que contiene el desglose
de efectivo.

Remitirse al proceso contabilización de
nómina (01810).

Se cuadran las retenciones por pagar al banco de los
trabajadores que hayan recibido préstamo, crédito o
que tengan deudas.

Se concilian las retenciones por pagar mediante el
modelo de retenciones 643 emitido por el BPA para esta
actividad.

Se cuadra el submayor de vacaciones contra el originado
por la nómina.

Se analizan los submayores de reintegro pasados de seis
meses para aportar al presupuesto.
(Análisis de los saldos envejecidos).

Se cuadra y paga el 12 % de los salarios a la
ONAT.

Se llenan los modelos de
pago al presupuesto de la seguridad social y de la
resolución 11, invalidez parcial y capacidad
disminuida.

Se fijan las deudas y se cuadra el submayor de cuentas por pagar
a trabajadores.

Remitirse al proceso Gestión de Pagos
(03101).

Una vez recibido el cheque uno de los cajeros va al
banco a realizar la extracción, (los tres cajeros tienen
firma autorizada en el banco).

Contar el efectivo en el banco sin sacarlo del
fajín.

El cajero debe ir acompañado de un custodio
armado.

Contar el efectivo al llegar a la caja sin sacarlo del
fajín.

En caso de existir billetes descontinuados o
deteriorados se emite una carta dirigida al
banco, firmada por el Director de Economía,
acompañada del fajín que contiene el billete o los
billetes.

El cajero que transporta el cheque debe presentar el
carné de identidad al
banco para verificar que su nombre sea el que aparece en el
cheque.

Entregar a contabilidad el comprobante de
extracción emitido por el banco.

Se distribuye el efectivo a las diferentes Áreas
según el desglose indicado en la hoja de
trabajo.

La entrega del efectivo solo puede hacerse personalmente
al administrador de Área y este firma el acta de entrega
de efectivo, especificando el importe entregado y la cantidad
total de trabajadores incluidos en la nómina.

Cada administrador paga dos días en el
Área correspondiente y después se continúa
el pago un tercer día (consecutivo) en la caja
central.

Los administradores de Área son responsables ante
cualquier problema que se presente durante la entrega de salario
a los trabajadores. (Acta de Responsabilidad).

Concluido el segundo día de pago en el
Área los administradores deben enviar a la caja central el
efectivo acompañado del acta de entrega, especificando en
la sección "Devolución" el número de cada
sobre, así como la cantidad de sobres.

En el caso de que un trabajador quiera cobrarle el
dinero a otro, deberá presentar el carné de
identidad de cada uno, así como un papel emitido por el
trabajador que no está presente que autorice a este a
cobrar su salario; el autorizo debe contener además
nombres y apellidos, Números de carné y firma de
ambos trabajadores.

El cajero o administrador que esté efectuando el
pago de salario debe registrar el nombre completo de este
trabajador y su firma en el espacio de la nómina donde
normalmente hubiera firmado el trabajador que no está
presente.

La caja devuelve la nómina a
Contabilidad.

Se contabiliza el reintegro.

Se debitan a las Nóminas
por Pagar el total de reintegro contra las cuentas de reintegro
por trabajadores (acreditar).

Se contabiliza el Real Pagado. (Total de Salario Pagado
contra Efectivo extraído para nómina)

Se actualizan los submayores de reintegro en el sistema
de salario ASSETS.

Se concilia con la caja.

Reembolso al banco.

Contabilidad envía la nómina a Recursos
Humanos.

Recursos Humanos elabora una nominilla a fin de entregar
al mes próximo el salario de los trabajadores que dejaron
de cobrar.

Los trabajadores llenan el libro de
reclamaciones en el Dpto. de Recursos Humanos,
especificando:

• Nombre y Apellidos.
• No. de identidad.
• Mes o meses que dejó de cobrar.

La especialista de Recursos Humanos verifica contra la
nominilla si efectivamente el estudiante efectuó o no el
cobro de estipendio.

En caso de que no haya cobrado, se le entregará
el dinero en el próximo pago

Garantizar que el pago de estipendio a estudiantes se
realice en el tiempo especificado y por el monto apropiado,
manteniendo al día los subtotales a pagar por área
y asegurando la correcta actualización del Sistema
Automatizado de Control de Estipendio para estudiantes.
(SACEPE).

• Nómina de pago contabilizada.
• Emisión del cheque.
• Extracción de efectivo.
• Nominilla.

0311801 – Se confecciona y contabiliza la
Nómina de pago.

0311802 – Se emite el cheque.

0311803 – Se extrae el efectivo del
banco.

0311804 – Entregar el efectivo correspondiente a
cada Área para el pago de estipendio.

0311805 – Se efectúa el pago de estipendio
a los estudiantes.

0311806 – Se contabiliza el reintegro y se
confecciona la nominilla de estudiantes que dejaron de
cobrar.

0311807 – Reclamación correspondiente al
estipendio que se dejó de cobrar.

La nómina de estipendio está organizada
por año.