Sistemas de soporte a la decisión: ¿Cómo asisten a la toma de decisiones en una organización?
- Resumen
- Contenido
- ¿Qué es un sistema
de soporte a la decisión? - ¿Qué debe
contener un DSS? - Características de los
DSS - Ventajas de los
DSS - Bibliografía
El objetivo
general del desempeño de toda organización es el
de crear valor
económico, y es por lo tanto el objetivo último
global que debe lograr toda decisión gerencial. Los buenos
negocios que
crean valor son el resultado de buenas decisiones y el uso
eficiente y efectivo de sus recursos y
capacidades. Debido al vertiginoso entorno globalizado con
clientes
más exigentes y mayores competencias, en
la actualidad resulta imperioso para toda empresa contar
con un sistema de
soporte a la decisión que le permita mantener su ventaja
competitiva al asistir de la mejor manera posible su proceso de
toma de decisiones.
En el presente artículo presenta de manera
general una vista de lo que son los DSS y lo que deben contener,
así como sus principales características y las
ventajas que pueden ofrecer a una organización.
Palabras Clave
Toma de decisiones, DSS, Sistemas de
soporte a la decisión, Análisis multidimensional (OLAP),
Proyecciones de información, Tendencias, What if,
Características de los DSS, Ventajas de los
DSS.
La situación económica y social que
caracteriza a la sociedad
moderna genera profundos cambios en las organizaciones
las cuales se preparan para ser más flexibles y establecen
estrategias con
el objetivo de adaptarse al entorno altamente turbulento en el
que desarrollan sus acciones.
Ante ambientes tan poco estables y la imposibilidad de
actuar a ciegas, los miembros de la
organización y, en particular, su alta gerencia
necesitan manipular grandes volúmenes de
información para cumplir con sus funciones
esenciales. Deben implementarse entonces, prácticas
administrativas dirigidas a garantizar el éxito
organizacional y entre ellas, la toma de decisiones, soportada en
el análisis de información, es vital.
Con respecto al concepto "toma de
decisiones", Schein, plantea: "la toma de decisiones es el
proceso de identificación de un problema u oportunidad y
la selección
de una alternativa de acción
entre varias existentes, es una actividad diligente clave en todo
tipo de organización."
Quien toma una decisión debe identificar todas
las alternativas disponibles, pronosticar sus consecuencias y
evaluarlas según los objetivos y
metas trazadas.
Para ello, se requiere: "En primer lugar,
información actualizada sobre qué alternativas se
encuentran disponibles en el presente o cuáles se deben
considerar. En segundo lugar, se necesita información
sobre el futuro: cuáles son las consecuencias de actuar
según cada una de las diversas opciones. En tercer lugar,
es indispensable la información sobre como pasar del
presente al futuro: cuáles son los valores y
las preferencias que se deben utilizar para seleccionar, entre
las alternativas que, según los criterios establecidos,
conducen del mejor modo a los resultados que
deseados".
Este procedimiento
ideal, en muchas ocasiones, debido a la escasez de
tiempo y
recursos para alcanzar este estado de
conocimiento,
es imposible aplicarlo en entornos tradicionales, por ello la
necesidad de sistemas que posibiliten el análisis y la
interpretación de la información
disponible.
¿Qué es
un sistema de soporte a la decisión?
Little (1970) define un DSS como un modelo basado
en un conjunto de procedimientos
para procesar datos y juicios
que ayudan a los administradores a tomar decisiones.
Por otra parte Bonczek et al (1980) define un DSS como
un sistema basado en computadoras
con tres componentes clave: un sistema de lenguaje (un
mecanismo para proveer comunicación entre el usuario y otros
componentes del DSS), un sistema de conocimiento (repositorio de
conocimiento sobre problemas,
datos o procesos) y el
sistema procesador de
problemas (la unión entre los otros dos
componentes).
Existen otras definiciones de DSS, sin embargo, en un
sentido amplio, se define a este sistema, como un conjunto de
programas y
herramientas
que permiten obtener de manera oportuna la información que
se requiere mediante el proceso de la toma de decisiones que se
desarrolla en un ambiente de
incertidumbre. Ayudan a la toma de decisiones de los
administradores al combinar datos, modelos
analíticos sofisticados y software amigable en un solo
sistema poderoso que puede dar soporte a la toma de decisiones
semiestructuradas o no estructuradas.
Análisis Multidimensional (OLAP):
El análisis multidimensional no es privativo de
arquitecturas multidimensionales, puede también llevarse a
cabo en arquitectura
relacional, diseñada para tal caso, lo importante para
poder hacer
Análisis Multidimensional no son las bases de datos,
sino la estructura de
la base de datos
y las técnicas
que se utilicen para su explotación. Las aplicaciones OLAP
soportan ese tipo de análisis ya que dos de sus
principales características son que permite el
análisis y la multidimensionalidad.
Dentro de los niveles estratégicos
organizacionales, la información se concibe como una serie
de hechos multidimensionales, jerárquicos y relacionados;
como ejemplo, los datos de inventarios,
ventas y
compras
están interrelacionados y dependen entre si. La idea del
análisis multidimensional es facilitar la consulta y
análisis al usuario al presentar una visión muy
sencilla de los datos, muy similar a la forma como él ve
la organización. La información puede ser accesada
desde diferentes variables
organizacionales y pivotear la perspectiva.
Los almacenes
multidimensionales guardan de modo lógico sus datos en
arreglos utilizando el concepto conocido como "cubo".
Proyecciones de
Información: Las proyecciones de negocio
ofrecen al usuario un pronóstico de lo que puede ocurrir
en el futuro, basándose en análisis
estadístico y de regresión.
Tendencias: Utiliza la
información presente y pasada para evaluar el comportamiento
de determinada variable en el tiempo.
What If :
Análisis prospectivo de un indicador al modificarse
una o más variables que inciden en su
comportamiento.
Entre las principales características que
presentan los sistemas de soporte a la decisión se pueden
citar:
- Interactividad: sistema computacional con la
posibilidad de interactuar en forma amigable y con respuestas a
tiempo real con el encargado de tomar decisiones. - Frecuencia de Uso: Tiene una
utilización frecuente por parte de la
administración media y alta para el desempeño
de su función. - Variedad de Usuarios: Puede emplearse por
usuarios de diferentes áreas funcionales como ventas,
producción, administración, finanzas y/o
recursos
humanos. - Flexibilidad: Permite acoplarse a una variedad
determinada de estilos administrativos: Autocráticos,
Participativos, etc. - Desarrollo: Permite que el usuario desarrolle
de manera directa modelos de decisión sin la
participación operativa de profesionales en informática. - Interacción Ambiental: Permite la
posibilidad de interactuar con información externa como
parte de los modelos de decisión. - Comunicación Inter-Organizacional:
Facilita la
comunicación de información relevante de los
niveles altos a los niveles operativos y viceversa, a
través de gráficas. - Acceso a base de Datos: Tiene la capacidad de
accesar información de las bases de datos
corporativas. - Simplicidad: Simple y fácil de aprender
y utilizar por el usuario final.
Algunas de las ventajas que ofrecen los DSS a una
organización son:
- Sistemas interactivos con resultados aplicables a los
procesos de negocios. - Eliminación de intermediarios en el proceso de
adquisición de información. - Reportes personalizados, a la medida del
ejecutivo. - Disminución del lead time en el proceso de
adquisición de datos. - Información expuesta en términos de
negocios. - Análisis de alternativas de acción en
entornos controlados. - Visualización gráfica de los indicadores
claves para los distintos procesos de la
empresa. - Facilita el proceso de toma de decisiones y por ende
la productividad
de la organización.
Dependiendo del sistema específico de soporte que
la empresa u organización desee implementar, se
obtendrán beneficios palpables en cuanto a tiempos
optimizados, disminución de costos y
beneficios obtenidos en aquellos procesos de negocios a los que
se aplique.
Después de dejar en claro que para la alta
gerencia de toda organización el llevar a cabo una
adecuada y acertada tarea de toma de decisiones como actividad
fundamental para asegurar el desarrollo y
la competitividad
de la misma organización, se entiende entonces que en la
actualidad todo tipo de organización busque contar con los
mejores sistemas computacionales que ayuden en sus procesos de
toma de decisiones.
Sin embargo, es importante que las empresas que
deseen implementar un DSS tomen en cuenta que para que dicha
implementación resulte exitosa, debe existir un gran apoyo
e involucramiento por parte de la alta dirección, así como también
una adecuada capacitación para los usuarios finales de
la aplicación.
Lo anterior, debido a que un DSS no soluciona problemas,
solo apoya en el proceso de la toma de decisiones y finalmente la
responsabilidad de tomar una decisión, de
optarla y de realizarla es de los administradores o de las
personas, no del DSS.
[1] Díaz Daymara. "Toma de decisiones: el
imperativo diario de la vida en la organización moderna".
Consultado el 03/01/2006 en:
http://www.bvs.sld.cu/revistas/aci/vol13_3_05/aci10305.htm
[2] Turban, Efraim; Aronson, Jay E; Peng Liag, Ting.
"Decision Support Systems and Intelligent Systems". Prentice
Hall. Seventh Edition. Cap. 3. Pags. 103-104.
[3] Sistema de Soporte a la toma de Decisiones (DSS).
Consultado el 03/01/2006 en:
http://www.geocities.com/SiliconValley/Pines/7894/introduccion/dss.html
[4] Acerca de Business
Intelligence. Consultado el 03/02/2006 en: http://www.bitam.com/spanish/TecAnalisis.htm#dss
[5] Sistemas de Soporte de Decisión. Consultado
el 03/02/2006 en: http://www.divsar.com.ar/servicios/ssd.htm
Presentado por:
Dulce Karelia Salazar
Ing. en Sistemas Computacionales
Actualmente alumna de MTI de la Universidad
Virtual del ITESM