- Resumen
- Introduccion
- La participación del
profesional en información en la primera edad del
documento - Una herramienta de
intervención básica: El
manual - Los Productores de
Documentos - El ciclo vital del
documento - El rol del profesional de la
información ante la intervención en la primera
fase del documento - El profesional en
información y documentación y el entorno
corporativo - Los nuevos soportes de la
información: el documento
electrónico - El documento
electrónico y su desafío
cultural - Bibliografía
El presente articulo indica aspectos teóricos que
son necesarios para abordar las temáticas pertinentes a la
edad activa del documento y presenta el rol activo que el
profesional en información asume frente a esta fase
documental.
Palabras Claves: Gestión
Documental, Ciclo de vida del documento, Producción Documental, Profesionales de
información documental
Abstract: This article present theory concepts
that be necessary for understanding all activities about the
first age of documents and new role of information professionals
have in this first age of documents
Keywords: Records Management, Document life
cycle, Document production, Document Information
workers
La información siempre se ha constituido como un
elemento indispensable para las sociedades
incluso en esta época ha tomado mayor importancia su
relación directa en el proceso de
toma de
decisiones, mas aún en los entornos organizacionales
donde sus características de validez son entendidas como
un resultado oportuno y procesado según las directrices de
una organización en su sistema de
información , conllevando así ha comprenderla
como un recurso estratégico indispensable para el desarrollo de
todo tipo de actividad, ya que su ausencia o mala calidad, puede
ocasionar graves daños al que dependa de ella.
Por lo anterior se infiere la importante labor que
desarrollan los administradores de la información, al
proporcionar servicios y
Productos o Herramientas entre los que se
encuentran el desarrollo de lenguajes documentales, diseño
de bases de datos,
elaboración de índices, diseño de sistemas de
información, diseñó de flujos de
trabajo,
conformación de arquitecturas de información para
la implementación de sistemas,
elaboración de manuales, etc..
que permitan ofrecer calidad y oportunidad en la
recuperación de la información, incluso en los
entornos empresariales la figura del archivero tradicional ha
tenido que afrontar nuevos retos al enfrentarse a conceptos
relacionados con programas de
gestión documental donde los esfuerzos se abarcan desde
las instancias de la misma planeación
del documento la cual comienza en el aspecto tácito de los
individuos es decir su mente, pues la fuente primaria de la
esencia informativa contenida en el documento proviene de los
individuos que en su mente definen los motivos y atributos del
objeto documental y lo plasman en un formato para que su
significado informativo se materialice en un
documento.
Desde este momento de planeación documental en un
estadio intangible reside una nueva etapa del ciclo de vida
del documento y es la referida a su planeación. Lo
anterior enfrenta al profesional en información en un reto
donde se ve abocado a interactuar dinámicamente con los
entes productores de los documentos, se
parte de la base de que con la intervención del
profesional desde la génesis misma del documento, la
gestión documental se acercara mucho mas a una segura
integración de todos los documentos desde
que son activos y
semiactivos hasta su respectiva disposición.
La aparición de técnicas
modernas de reproducción (fotocopiado, fax, impresoras,
digitalización, etc..), de tratamiento y
transmisión documental ( E-mail, Workflow, Bases de
Datos, etc..)
son herramientas
útiles como medios de
difusión, análisis y estudio de la
información, pero al no tener un fuerte sentido de
apropiación enfocado a la base documental de la estructura
institucional y el analfabetismo
respecto a su adecuado uso y verdadero potencial, se recae en la
dificultad constante de tener control sobre el
flujo de la información documental – Incluso del
conocimiento
organizacional – que ha de gestionarse y sus formatos de almacenamiento,
sumándole a esto la tan nombrada explosión de la
información, implicando un crecimiento exponencial de la
documentación lo cual se constituye como
una característica de las actuales organizaciones,
donde su eficaz control deja de ser una problemática
actividad secretarial, para entenderse como un reto de la moderna
administración archivística, la cual
esta llamada ha intervenir en el diseño y
aplicación de instrumentos de gestión documental
que permitan instaurar medidas coherentes respecto a la
creación, organización, tratamiento, reconocimiento
y conservación selectiva de dicha documentación.
Incluso la falta de herramientas adecuadas ocasiona gastos
administrativos como la duplicidad en el trabajo,
desconocimiento en cuanto a la producción, perdida de
tiempo, falta
de certeza sobre la ruta de la documentación,
desaprovechamiento de las fuentes de
información documental existentes y dificulta a la vez
la toma de decisiones óptimas.
LA
PARTICIPACIÓN DEL PROFESIONAL EN INFORMACIÓN EN LA
PRIMERA EDAD DEL DOCUMENTO.
La participación activa del profesional de
información y documentación en la primera edad del
documento es un asunto que ha desencadenado variadas
polémicas y debates entre los profesionales de distintas
época. No obstante, como lo manifiesta Borras,
"actualmente parece generalizada la opinión revolucionaria
sobre el nuevo rol del profesional en información el cual
debe estar preparado para afrontar los intempestivos cambios de
una sociedad
basada en el
conocimiento."
Atañe con un especial cuidado a los entornos
corporativos donde el concepto
información se considera como un recurso
estratégico institucional en el cual puede recaer el
éxito o
el fracaso de la entidad, el propiciar un espacio de acción
para asumir estos nuevos retos, se tiene entonces que el
profesional en información debe hacer uso de las doctrinas
existentes, que para el caso del mencionado entorno se encuentra
en el lineamiento de los modelos
archivísticos, los cuales desde la misma creación o
recepción de los documentos en las unidades de
gestión administrativa, y a través de las
técnicas y los métodos
adecuados ya sean manuales o bajo el apoyo de tecnologías
de punta, invitan a establecer una intervención activa,
dinámica y conjunta entre los entes
productores de documentos y el profesional en
información.
Según Joaquin Borras esta intervención
debería desarrollarse partiendo siempre de dos referentes:
por una parte, el respeto a la
trayectoria archivística, y por otra, atendiendo a la
imperiosa necesidad de actuar según las demandas de la
sociedad de la información dígase mejor el
E-Document o documento electrónico y la plataforma base
para su generación difusión y descripción: Las TIC’s.
Como lo manifiesta el autor el advenimiento de la
explosión de la información con su consecuente
crecimiento exponencial de documentos a partir del segundo tercio
del pasado siglo XX, encauso a los entornos corporativos a
reclamar la participación y acción de profesionales
con criterios técnicos y profesionales, obligando entonces
a una necesaria introducción en el ámbito de lo que
se ha denominado como programas de gestión de los
documentos.
Se hace pues imperiosa la necesidad de que los
profesionales se percaten de la importancia de intervenir desde
el mismo instante de la planeación y creación de
los documentos, ya que es en este preciso momento cuando se
facilita un optimo proceso de valoración y selección
de la documentación, el establecimiento de formatos, el
control del flujo de los documentos activos y el diseño de
sistemas de clasificación que favorezcan la
separación de los documentos con valor temporal
o de carácter facilitativo , susceptibles por
consiguiente de ser eliminados, de aquellos otros que tienen un
valor permanente y que se deben transferir a los archivos o en el
contexto electrónico a los contenedores de objetos
digitales de información DLO .
Incluso Borras pone de manifiesto la incidencia de las
nuevas tecnologías, ya que permiten y facilitan el tener
un control mas detallado del archivo de
gestión, el cual ha funcionado tradicionalmente como un
ente aislado de los procesos
directos del Archivo y del que hacer del profesional en
Información y Documentación.
Una herramienta de
intervención básica: El manual
Para afrontar el reto de intervenir en la primera fase
del documento, desde las distintas perspectivas y enfoques de los
modelos archivísticos, se hace necesario el establecer
algunas propuestas que se basen en el desarrollo de
instrumentos normalizados del tratamiento documental, una
alternativa para el desarrollo de los mencionados instrumentos es
la elaboración de manuales dirigidos a los usuarios o
entes productores del documento – con la moderna tecnología estos
pueden ser incluso multimediaticos – donde estos al aplicar las
indicaciones del manual encuentran
una herramienta de tipo operativa que contiene las instrucciones
normalizadas , elaboradas y difundidas por la unidad de
información correspondiente.
Los manuales están estrechamente relacionados con
los procesos y actividades al interior de cualquier estamento que
vincule practicas administrativas, incluso la
Organización Internacional de Normalización aporta un sistema de
normas ISO
9000 de gestión de
calidad y aseguramiento de la misma, con la finalidad de
incrementar la eficacia y
eficiencia de
las actividades y de los procesos para brindar beneficios
adicionales a la organización y a sus clientes. Estas
normas abarcan
las áreas claves en la política de liderazgo en
un lineamiento enfocado a la calidad, desarrollo de
productos y procesos , métodos
de producción, etc..
A su vez las normas ISO brindan
pautas para la evaluación
y revisión adecuada de los procesos donde la
elaboración de manuales se adecua beneficiosamente al
objetivo de
ofrecer mejores resultados, que son reflejo de procesos
estipulados. Esta norma internacional apropiada por la norma
técnica Colombiana promueve la adopción
de un enfoque basado en procesos, estipula lineamientos de como
se desarrolla, implementa y mejora la eficacia de un sistema de
gestión de calidad, para aumentar la satisfacción
del cliente mediante
el cumplimiento de sus requisitos.
Como lo define la norma, para que una
organización funcione de manera eficaz, tiene que
identificar y gestionar numerosas actividades relacionadas entre
sí, una actividad que utiliza recursos, y que
se gestiona con el fin de permitir que los elementos de entrada
se transformen en resultados, se puede considerar como un
proceso. La aplicación de un sistema de procesos dentro de
la organización, junto con la identificación e
interacciones de estos procesos, así como su
gestión, puede denominarse como "enfoque basado en
procesos".
Una ventaja del enfoque basado en procesos es el control
continuo que proporciona sobre los procesos individuales dentro
del sistema de procesos, así como sobre su
combinación e interacción, aspectos tales que un oportuno
y eficaz manual de
procedimientos puede llegar abarcar y desarrollar.
Los manuales buscan unificar los conceptos de la empresa sobre
los objetivos, la
forma en que se deben desarrollar las funciones y la
atención de las labores, tratando de
construir una memoria
institucional. y de eliminar la
interpretación individual acerca de los
aspectos más importantes del trabajo. Los manuales por un
lado presentan la dificultad real de pretender registrar todo lo
que sucede en una organización, y por otra parte sustentan
la
administración y al trabajador cuando son claros y se
saben utilizar, ya que indican requerimientos, secuencias,
documentos, decisiones, etc., que orientan y dan seguridad a la
acción además se consolidan como el conocimiento
organizacional registrado al respecto de los propios procesos de
Negocio.
Según el diccionario de
terminología Archivista del consejo Internacional de
Archivos (1900, 2 ed. ) la definición de usuario esta
reducida al individuo que
ejerce la acción de consultar los documentos/archivos,
generalmente en una sala de consulta. También lo denota
como lector o investigador. Para el caso de la anterior
conceptuación se hace referencia solamente al usuario de
fondos permanentes o históricos, descuidando entre ellos
como lo manifiesta al propio productor del documento o usuario
interno de una institución.
Para Borras, los productores de documentos o usuarios
del sistema de gestión documental se pueden dividir, a
grandes rasgos, en tres categorías:
- Los directivos del organismo que planifican y
supervisan los métodos - Los responsables y todo el personal de
apoyo a las unidades administrativas ( sistemas, operaciones,
etc..) que coordinan conjuntamente con el profesional de
información la implantación del sistema de
gestión de la documentación administrativa en las
unidades. - Los usuarios directamente ejecutores de la
implantación (personal administrativo, secretarias,
etc..)
Los usuarios más directos se pueden entender como
aquellos que se encargan de la producción o
recepción de los documentos, de la clasificación y
del archivo, de la aplicación de métodos de
descripción, indización y recuperación, y de
la transferencia de los documentos al archivo central. Estas
funciones son realizadas siempre, con mayor o menor
autonomía, ya sea ante la ausencia de un sistema oficial
de gestión de documentos en el organismo, así como
el supuesto cumplimiento de las instrucciones aprobadas
oficialmente.
Vale la pena indicar que por lo regular la
preparación académica de este personal en el tema
de gestión documental actualmente es precaria, no
obstante, como se ha dicho anteriormente, la fuente primaria del
documento administrativo proviene del pensamiento
humano y muchas veces de estas personas el
Otra alternativa para clasificar a los productores de
documentos es el comprenderlos como el grupo de apoyo
de una organización el cual se puede categorizar con
relación a sus necesidades de información y
conocimiento gestionado en la rutina diaria de la unidad de
negocio. La clasificación global de los sistemas de
información es una buena forma de categorizar a los
productores de documentos, en tal clasificación en una
perspectiva general se habla de un nivel operativo, uno de
conocimiento , uno de administración y otro de estrategia
comprendiéndose que para cada unidad funcional existen
representantes de todos estos niveles de los sistemas de
información. La grafica 1 representa el esquema de la
teoría de
sistemas de información implícita en la obra de
Laudon y Laudon (1996)
Gráfica No.1 Sistemas de
información
En cada uno de estos niveles existen personas con
diferentes necesidades de información y utilización
de conocimiento siendo estos dos aspectos determinados por las
funciones al interior de la organización, a su vez,
también son determinantes de los tipos documentales que se
producirán en cada nivel y estos individuos como creadores
de documentos deberán materializar documentalmente los
procesos y diferentes actividades de su que hacer
cotidiano.
A continuación se describe la
diferenciación del tipo de información que se gesta
en cada nivel en concordancia con los sistemas de
información que como lo define la teoría
se requieren en cada uno de los niveles y la
categorización de los miembros de una organización
que sustentan la existencia de estos niveles:
- Nivel Operativo: Los tipos documentales que se
generan en esté nivel hacen referencia al seguimiento de
las actividades y las transacciones elementales de la
organización y sus productores y principales
tramitadores son los funcionarios con un rol operativo al
interior de la organización (Secretarias, Auxiliares,
Recepcionistas, Mensajeros, Gerentes Operativos, etc..) , el
fin primordial de la información documental producida en
esta nivel responde a las cuestiones de rutina de las
operaciones - Nivel de Conocimiento: En este nivel se genera
documentación generada y gestionada por los trabajadores
de conocimiento de una institución (Ingenieros,
Arquitectos, Diseñadores, etc..) los tipos documentales
que se gestan a este nivel propenden al registro de la
integración de los nuevos conocimientos para el negocio
( Estudios de factibilidad,
Estudio de mercados,
Informes de
investigaciones, etc..), incluso Enebral
Fernández (2006) manifiesta que el perfil de los
trabajadores de conocimiento se ve obligado a generar
información escrita para los demás con el animo
de socializar el conocimiento generado - Nivel Gerencial: Los actores fundamentales de
la producción documental a este nivel son los
administradores de nivel medio y los tipos documentales que se
generan a este nivel son referidos a las actividades de
seguimiento, control y del ejercicio administrativo de nivel
medio ( Reportes periódicos de operación,
Informes de actividades, etc..) - Nivel Estratégico: En este nivel se
encuentran los funcionarios directivos de la
organización, son quienes definen el horizonte y la
estrategia que la organización necesita para definirse y
causar diferenciación en el mercado,
como ejemplo de las tipologias documentales que se gestan a
este nivel esta todo lo referido a la planeación
estratégica, y todo lo que tenga que ver con la forma de
hacer frente a los cambios que ocurren en el entorno
económico del sector de la
organización.
Wiffels, en 1972 planteo su teoría sobre las
fases o edades básicas del ciclo vital del documento, esta
denominación hace relación a las etapas que cumple
un documento a lo largo de su vida útil. Según
González de Ríos, estas etapas se pueden considerar
de la siguiente manera: Planeación, elaboración,
utilización y mantenimiento,
y eliminación.
En esencia este ciclo se define en tres etapas que a su
vez permiten diferenciar tres tipos de archivo, según la
fase en que se encuentren los documentos. A continuación
se presenta la caracterización que González de
Ríos enuncia sobre cada etapa:
Primera Fase: Elaboración de
Documentos
Esta fase la gestión de documentos tiene como
objetivos:
- Evitar la producción de documentos no
esenciales - Disminuir el volumen de los
documentos - Ampliar el uso y la utilidad de los
documentos que son necesarios - Asegurar el empleo
adecuado de las técnicas reprográficas y de
automatización
Segunda Fase: Utilización y
conservación de documentos
Esta segunda fase comprende la selección,
utilización, control y almacenamiento, se caracteriza
por:
- Disponibilidad de la información y de los
documentos necesarios - Utilización a bajo costo de la
información y de los documentos - Selección de material auxiliar, equipos y
lugar de almacenamiento de los documentos, adecuados a la
naturaleza y
a la frecuencia de uso
Tercera Fase: La Eliminación de
documentos
Solo después del proceso de evaluación, se
puede determinar qué documentos deben ser conservados y
cuáles pueden eliminarse. Todo procedimiento
eficaz para suprimir documentos debe cumplir con las siguientes
actividades:
- Identificación y descripción de los
documentos por series - Clasificación de estas series con miras a su
conservación o eliminación - Determinación de los documentos que se
justifica conservar en los archivos - Eliminación periódica de los documentos
no permanentes - Transferencia de documentos permanentes a los
archivos nacionales o a los que hagan sus veces
Clases de Archivo
Ligados a las fases del ciclo vital se consideran tres
clases de archivos los cuales González de Ríos
describe de la siguiente manera:
1 Edad o fase | Archivo de gestión |
2 Edad o fase | Archivo Central / Archivo Intermedio |
3 Edad o fase | Archivo Histórico |
Archivos de gestión o de las oficinas
productoras de documentos
En esta instancia se reúne la
documentación en trámite, en busca de
solución de los asuntos iniciados, además la
documentación esta sometida a continua utilización
y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras
dependencias que las soliciten
Archivos centrales o intermedios
Aquí se agrupan documentos transferidos por
distintos archivos de gestión de la entidad respectiva,
una vez finalizado su trámite pero que siguen siendo
objeto de consulta por las oficinas y los particulares en
general.
Archivos permanentes o
históricos
Lugar donde se transfiere desde el archivo intermedio,
la documentación que por decisión del comité
evaluador de documentos, debe conservarse permanentemente dado el
valor que cobra para la investigación, la ciencia y
la cultura.
Como se puede apreciar en la Grafica 2, En el ciclo
vital del documento el volumen documental disminuye a
través del tiempo permitiendo conservar la
información valiosa para la organización
permanentemente, no obstante para el logro de esta
racionalización del acervo documental la gestión
documental ha desarrollado instrumentos tales como el cuadro de
clasificación y la tabla de retención documental
sin los cuales seria imposible ejecutar procesos de
transferencias documentales según la edad del documento.
El ciclo define tres etapas que a su vez permiten diferenciar
tres tipos de archivo según la fase en que se encuentren
los documentos
Gráfica 2 Ciclo vital del
Documento
LA DOCTRINA
ARCHIVISTICA Y LA INTERVENCIÓN EN LA PRIMERA FASE DEL
DOCUMENTO
Para comprender la relación entre la practica
archivística y la primera fase del documento, es necesario
ahondar en los planteamientos existentes al respecto. El
ámbito tradicional de la archivística se ha
enfrentado a dos posturas en las cuales es imprescindible hacer
salvedad en cuanto a sus diferencias, por un lado se tiene la
Administración de Archivos y por el otro la Gestión
de Documentos.
La administración de archivos, compete al
conjunto de tareas, dirigidas al aprovechamiento máximo de
los documentos con fines históricos, culturales y de
investigación. La gestión de documentos es la
agrupación de tareas y procedimientos
encaminados a lograr una mayor eficacia y economía en el
aprovechamiento de los documentos por parte de los
administradores, e implica necesariamente como lo manifiesta A.
Ricks el extenderse hacia el ciclo de vida del documento con el
objetivo de intervenir desde la misma producción
documental con la intención de asegurar un control
adecuado de la misma, mejorando la forma en que se recuperan y se
conservan.
Este planteamiento nace hacia los años treinta en
Estados Unidos, dando lugar a una brecha entre gestores de
documentos y profesionales de información, suscitando
debates internos llevando a orientar la atención en dos
vertientes:
Una con carácter conservador, liderada por Hilary
Jenkinson, quien manifiesta que "la labor del profesional en
información orientado al manejo de archivos es la de
conservar y custodiar los documentos", mostrando así una
posición pasiva en lo que se refiere a la solución
de problemas
prácticos de orden administrativo, y otra mas innovadora,
apoyada por Theodor Roosvelt Schelleberg el cual manifiesta que
"entre las funciones del profesional de información
involucrado con archivos se encuentran las de organizar la
documentación administrativa, así como el
seleccionar y eliminar la documentación, presentando las
necesidades administrativas modernas y planteando soluciones que
involucran una nueva concepción de los archivos y sus
manejadores."
La presencia del profesional en información en la
fase activa del documento, se fundamenta en el mismo principio de
procedencia, según el cual los documentos de un fondo
tienen que estar debidamente organizados según la
estructura originaria o el orden natural de producción. De
esta manera, queda totalmente justificada la utilización
de unas técnicas e instrumentos del tratamiento documental
que se apliquen regularmente a todos los documentos activos de un
organismo y que perduren cuando unos pocos alcancen el valor
permanente. Igualmente, el principio de respeto del fondo
también favorece claramente la recuperación de la
información, ya que el conocimiento del organismo o de la
unidad productora, sus funciones y actividades, son factores
determinantes desde esta primera fase del documento."
El desarrollo de la teoría del ciclo de vida del
documento y de los conceptos relacionados, mas
específicamente "las nociones de valor primario y valor
secundario, aportan más elementos que justificaban la
tan necesaria aplicación de técnicas archivistas en
el periodo de actividad máxima del documento: "su
planeación". En congruencia a lo enunciado y siguiendo a
Borras se deberían aplicar actualmente en los archivos de
gestión u oficina,
criterios uniformes de clasificación de documentos, pautas
de selección de documentación con el objeto de
determinar el lugar de conservación y su destino final, y
los métodos de descripción de contenidos para
conseguir la optima recuperación de la información
desde su generación ya sea con herramientas convencionales
de la archivística o la utilización de
tecnologías de punta para la descripción y
recuperación de información tales como la
integración de meta-información asociada al fondo
documental organizacional.
El nivel de intervención del profesional en
información en la primera fase del documento depende, en
un grado significante, de la apropiación de los conceptos
vinculados con la moderna gestión documental
orientada a la utilización de tecnología en sus
procesos y del modelo seguido
para optimizar todo en conjunto como sistema de
información.
Así pues, es necesario distinguir modelos de
gestión documental entre los cuales se cuentan por una
parte el modelo norteamericano, orientado a la de la
intervención sin excepciones en la fase activa y
semiactiva del documento ( Estados Unidos y
Canadá). Por otro lado se cuneta con un modelo europeo
diverso y extenso ( Francia,
Alemania,
Italia, Gran
Bretaña, entre otros), Partidario de un escaso control en
la fase activa, limitando la intervención directa del
profesional de información en la fase semiactiva del
documento, además otros modelos parecidos definen la
intervención del profesional en la fase activa del
documento, en términos parecidos a los
expuestos.
EL ROL DEL PROFESIONAL DE
LA INFORMACIÓN ANTE LA INTERVENCIÓN EN LA PRIMERA
FASE DEL DOCUMENTO
El hecho de pensar en una actitud
intervencionista por parte del profesional en información
en la primera edad del documento, incide directamente en el
comportamiento
de una cultura
organizacional establecida, y requiere el estipular ciertas
responsabilidades y actitudes de
este, definiendo un perfil que responda a las expectativas de una
nueva propuesta, donde la necesidad relevante por parte de los
organismos de administración, se encausa en
parámetros de eficiencia y economía administrativa,
dando como resultado respuestas por parte de las instituciones
académicas archivísticas, incurriendo como se ha
indicado en las necesarias revoluciones teóricas y
prácticas de la profesión, que en algunos
países incluso ha formulado la creación de un nuevo
perfil profesional y corporativo diferenciando, entre los nuevos
gestores de documentos (records managers) y tradicionales
archivistas.
Debido a la emergente incidencia divisoria entre
tendencias sobre cual es el rol del profesional, la
fluctuación reflexiva al respecto ha sido acelerada dando
pie a la aparición de una literatura favorable o
contraria al fenómeno expuesto.
A pesar de todo, en los últimos años se
han percibido algunas intenciones de acortar distancias y se
impone una cierta comprensión reciproca entre los
colectivos. Anteriormente , esta radical separación entre
sectores profesionales motivó a que algunos autores entre
los que se cuenta a A. Ricks. ,
alertados y partidarios de posturas menos radicales,
enfatizarán en la necesidad de defender un interés
común, sosteniendo que los gestores de documentos
podían ofrecer al profesional en información
formulas para alcanzar la tan necesaria racionalidad y
economía de sus procesos Mientras que al profesional
se le ofrecía la oportunidad para incidir en los programas
de gestión documental con la finalidad de lograr la
calidad de los archivos del futuro.
Según Cruz Mundet la capacidad de
intervención directa en la fase de gestión, se ve
limitada por una serie de variables que
define en dos aspectos:
A) La experiencia demuestra que las necesidades de las
oficinas desbordan la capacidad de los recursos disponibles por
parte del archivo
B) La producción documental crece a un ritmo
exponencial.
De lo anterior se infiere que es virtualmente imposible
organizar y atender todos los archivos de oficina, que
además en primera instancia son responsabilidad del personal administrativo, no
obstante el profesional en Información debe estar en la
disposición de brindar lineamientos básicos y de
ser posible atender una sola dependencia organizacional que sirva
de ejemplo en el proceso de implementar un programa de
gestión documental desde la producción
documental.
Cruz Mundett también define ciertas
características del profesional que se involucre en la
intervención de la primera edad del documento de la
siguiente manera:
- Debe conocer cuales son las necesidades de cada
dependencia, el volumen y estado de
sus documentos. - Debe diseñar un sistema de organización
y de explotación adecuado a cada caso - Debe instruir al personal en los conocimientos
básicos que le permitan mantener los sistemas en el
tiempo, con su ayuda y supervisión
Es necesario observar que las anteriores
consideraciones, pueden llegar a ser abarcadas y apoyadas
oportunamente con la instauración de manuales de
procedimientos diseñados por el profesional en
información para ayudar a los usuarios o productores de
documentos, en las acciones
relacionadas con la comprensión del sistema de
organización, aprovechamiento máximo de la
documentación y certeza en cuanto a la manera de mantener
el sistema en el tiempo
El
profesional en información y documentación y el
entorno corporativo
Es impensable idear o presentar alguna solución a
problemas relacionados con el manejo documental, sin tener en
cuenta las directrices institucionales; sin embargo, en un buen
número de empresas el
diseño de sus sistemas de información o la
realización de soluciones, se realiza sin un plan global
implicando incertidumbre en cuanto al nivel de detalle necesario
para que la propuesta encaje en las expectativas
institucionales.
Por tradición a nadie se le ocurre que el
profesional en Información y Documentación que
típicamente ha estado relegado a posiciones pasivas en un
archivo, o una biblioteca, o un
centro de documentación, oriente una planeación
estratégica en la organización, (por lo menos desde
la perspectiva de manejo de información) y que a
demás participe en el diseño de los subsistemas de
información al interior de la misma.
Incluso estos subsistemas deben ser diseñados por
diferentes equipos que trabajen autónomamente, ¿
Pero, qué pasaría si estos grupos de
trabajo, creasen sus propios subsistemas sin una coordinación de tipo directivo?, Para dar
respuesta ha este interrogante se debe ahondar en el problema del
manejo de información en la administración, o lo
que Andreu i Daufí define como subsistema de
gestión de la documentación administrativa (SSGDA)
, por otra parte otros autores especifican el concepto de la
siguiente manera:
Para Michel Roberge un SSGDA es el conjunto de las
operaciones y de las técnicas relativas a la
concepción, al desarrollo, a la implantación, al
mantenimiento y a la evaluación de los sistemas
administrativos necesarios, desde la creación de los
documentos hasta su eliminación o transferencia a los
archivos
Montserrat Canela. define
subsistema de gestión de la documentación
administrativa como un conjunto de elementos: los archivos de
gestión, el depósito centralizado, las
transferencias, el cuadro de clasificación, las tablas de
evaluación documental, el responsable del archivo, el
responsable de archivos de gestión, la aplicación
informática, el manual de
gestión, etc.
Este conjunto de elementos se entienden según
Monserrat en tres sentidos a) Interrelacionados: los archivos de
gestión envían la documentación a
través de las transferencias a los depósitos
centralizado, las tablas de evaluación indican cuando se
deben transferir o eliminar los documentos ya que estas,
evalúan las series que ha establecido el cuadro de
clasificación; b) Que actúan en un determinado
entorno : la gestión de los documentos forma parte de la
administración general de la institución; c) Con un
objetivo común: contribuir a la eficacia y eficiencia de
la administración general, asegurar la conservación
del patrimonio
documental
Según Andreu i Daufí, no parece
ilógico pensar que en un SSGDA se puedan dar situaciones
problemáticas, a saber, derivadas de la
estructura
social del sistema, en el cual el rol de las personas,
la
comunicación entre ellas y los valores
humanos juegan un papel fundamental en su
funcionamiento.
La incorporación del concepto complejidad y otros
elementos en la observación del SSGDA dan pie a observar el
SSGDA como "un conjunto de personas y procesos – sistema de
actividades humanas – que, en una institución, tienen la
misión
de gestionar un recurso – la información -, que ha de ser
correcta, estar en el lugar apropiado, en el momento adecuado y
en el formato y soporte documental más conveniente para
sus usuarios".
Sáez Vacas considera que un profesional en
Información y documentación debe tener la habilidad
de acercarse a la realidad inmediata del SSGDA
percibiéndolo bajo tres niveles de complejidad
- Primer nivel: complejidad de los procesos
individuales,
- Segundo nivel: complejidad
sistémica,
- Tercer nivel: complejidad del proceso
global.
Primer nivel
En el primer nivel el Profesional en Información
y Documentación observa la complejidad de los diferentes
elementos que componen el SSGDA, considerados en ellos mismos y
no como referencias interiores de un todo. Las actividades que se
dan en estos procesos son de carácter individual y,
generalmente, operativas.
Mediante la identificación de tareas el
Profesional en Información y Documentación tiene la
posibilidad de analizar quien se beneficia o a quien perjudica el
SSGDA, es decir, los clientes, también estudia quien
realiza las operaciones y tareas, es decir, los actores del SSGDA
(El profesional en Información y Documentación, el
personal administrativo,).
Asimismo analiza lo que hace o se desea que haga el
SSGDA, es decir, la transformación (¿qué
entra?, ¿qué sucede?, ¿qué sale del
sistema?). El profesional también analiza la perspectiva
del SSGDA, es decir, el punto de vista de los actores, su cultura
organizacional (¿qué tipo de SSGDA se tiene o
qué tipo de SSGDA desea tener?). Se identifica,
también, el propietario del SSGDA, es decir, quien lo
posee o tiene derechos sobre el.
Finalmente, el profesional en Información y
Documentación debe estar en la capacidad de analizar el
entorno, es decir, las circunstancias constringentes y las
limitaciones del SSGDA.
Segundo nivel
El profesional en información y
documentación debe tener una visión articulada de
los diferentes elementos del SSGDA, puesto que estos nunca
están aislados, sino que forman un grupo de elementos
interconectados con una determinada finalidad. Esta complejidad
está relacionada con las funciones que realizan los grupos
de trabajo.
El profesional debe analizar y comprender el SSGDA como
un elemento del Procesamiento de la Información de la
institución. El SSGDA se presenta entonces como un sistema
corporativo de clasificación, un sistema corporativo de
conservación y eliminación, un sistema corporativo
de descripción y recuperación de la
documentación administrativa en las fases activa y
semiactiva.
Tercer nivel
Una vez se ha determinado la necesaria
interrelación entre las dependencias de la
institución, el profesional analiza la interacción
entre los sistemas técnicos y tecnológicos con los
usos y costumbres de las personas que trabajan con la
documentación. A su vez las nociones y percepciones que el
profesional tiene del SSGDA, es decir, su forma de ver la
realidad, están relacionadas con sus intereses,
capacidades e instrumentos, donde sin duda, este es el estadio
más comprometido para el Profesional, pues tiene que
ofrecer a la institución un producto
operativamente bueno, abrigado por el análisis adecuado de
sus apreciaciones del sistema. En otras palabras en este nivel de
complejidad el profesional debe plantearse su estrategia para la
consecución de un producto acorde a la
situación.
LOS NUEVOS SOPORTES
DE LA INFORMACIÓN: EL DOCUMENTO
ELECTRÓNICO
Es manifiestamente claro que todo documento
necesariamente necesita un soporte, un sustrato material donde
plasmarse – papel, madera, cinta
magnética, rollo fotográfico, microfilm, diskette,
cd, dvd, etc.. ;
éste, constituye el soporte material del
documento.
La distinción es de suma importancia, por cuanto
la existencia de documentos plasmados sobre modernos soportes –
denominados electrónicos – ha introducido cambios
fundamentales en las relaciones económicas, sociales,
jurídicas y por congruentes razones al interior de las
organizaciones, que es donde mas cuidadoso debe ser el
análisis de esta investigación, pues apunta a no
incurrir en rupturas tradicionales del modo de hacer las cosas,
que posteriormente afectarán la dinámica
corporativa, en la medida en que los procesos, los resultados o
salidas no respondan a un esquema interno y aun contexto del
entorno.
El documento
electrónico y su desafío cultural
En la actualidad se presentan nuevas formas de
perfeccionar los procesos de autenticidad e integridad de los
datos contenidos en nuevos soportes y de establecer la seguridad
de dichos actos como es el caso de las tecnologías de
encriptación y de las disposiciones gubernamentales hacia
la firma digital, donde la firma o suscripción tradicional
resulta de innecesaria utilización, sin embargo en
países como el nuestro a pesar de vivir ya esta
realidad, se persiste en continuar en un vacío legal ,
que a la postre afecta directamente la confianza de las
instituciones en cuanto a manejar los nuevos soportes, pues se ha
avanzado muy poco en el proceso tendiente a regular aspectos
esenciales de su control por medio de sistemas administradores de
documentos electrónicos, aunque actualmente para el caso
colombiano se cuenta con normatividad tal como la Ley 527 por la
cual se define y reglamenta el acceso y uso de mensajes de datos,
del comercio
electrónico y de las firmas digitales, tal
intención normativa no es suficiente para el entorno
generalizado de las organizaciones en especial las pymes,
repercutiendo en sentimientos apáticos al sentido de
querer conocer y aprovechar las herramientas que se desglosan con
este tipo de soportes.
No cabe duda de las benéficas
características de toda aquella propuesta innovadora que
implique ir de la mano con el desarrollo de nuevas
tecnologías, sobre todo si conciernen al manejo de la
información.
No obstante el paso de la palabra impresa a la electrónica como lo plantea Amat en su
libro la
biblioteca electrónica, conlleva a una serie de problemas
a los productores y/o usuarios de los materiales
electrónicos debido a que la forma física de estos
últimos varía bastante con respecto a los primeros.
La costumbre de leer un documento impreso es una de las mas
grandes dificultades, aunque no la única, que afronta el
soporte electrónico, incluso Amat cita sus consideraciones
al respecto afirmando que una de las dificultades que ofrece el
texto
electrónico, radica en la rapidez con que se ha pasado del
aprendizaje
basado en impresos, al basado en los nuevos soportes de la
información, este conflicto de
pareceres se fundamenta en que para los individuos la
tradición a hecho que sea mas fácil el aprovechar
convenientemente las convenciones de la imprenta,
mientras que se desconoce , por lo menos en principio, el gran
abanico de instrucciones que requiere la utilización de un
programa informático, el lector de un texto
electrónico tiene que aprender un nuevo método de
acceso y recuperación de la información que guarda
poca relación con la infinidad de sistemas de
administración de documentos electrónicos, tanto
así que se podría decir que cada libro
electrónico exige su propio mecanismo de lectura, Amat
lo indica como una nueva alfabetización sobre el aprendizaje
con ayuda de nuevos soportes y sus consecuentes
implicaciones.
En los entornos organizaciones, la postura se muestra
ambivalente, pues esta mediada principalmente por los productores
de documentos y/o usuarios de los mismos, y la incidencia de una
proyección hacia los nuevos retos de la sociedad, tal vez
la postura de Amat es consecuencia de presenciar una ruptura
entre la tradición y la innovación, donde claramente se presenta
una resistencia hacia
el modo en que se da el cambio, que no
es necesariamente mala, pues protege a las organizaciones de los
posibles fluctuaciones de una innovación en un
ámbito tradicional. Por otra parte se debe tener en
cuenta que en su gran mayoría muchas áreas del
conocimiento y sus representaciones académicas, muestran
una postura complaciente ante el aprovechamiento de la
tecnología como herramienta útil, tanto así
que un profesional formado en la década del 90 en
adelante, no tiene mayor reparo en acoplar el uso de soluciones
informáticas a su que hacer diario, pero como es el caso
de algunos entornos corporativos que se han posicionado y ganado
cierto estatus a través de muchos años de trabajo y
sus funcionarios poseen una cultura arraigadamente tradicional,
fruto de toda una cultura organizacional acostumbrada al soporte
impreso, el soporte electrónico comienza a sopesar uno de
sus mas grandes retos en cuanto a lo que se refiere a entornos
corporativos por lo menos. Por lo anterior es de notable
necesidad el indagar por los aspectos relacionados con la cultura
organizacional de las entidades, mas aun cuando de evaluar la
posible aplicación de soluciones se trata
El profesional en información y
documentación debe ser un elemento dinamizador en las
actividades referidas a la producción documental, para lo
cual es necesario que se involucre activamente en la
identificación de los procesos relacionados con cada tipo
documental, para ello el profesional debe confeccionar
herramientas que permitan a los productores de los documentos en
sus diferentes niveles asignar toda la meta
información que a la luz de un
programa de Gestión Documental se pueda describir de cada
tipo documental que se produce ya que desde la misma
génesis del documento y con base en su fuente de
materialización – el individuo -, la
identificación adecuada de la nominación del tipo
documental, sus periodos de retención, sus procesos
asociados, sus parámetros de descripción y
recuperación serán mas efectivos.
El reto que implica el optimizar los archivos de
gestión administrativos desde la génesis del
documento reformula la actividad del archivista en una
acción mas interactiva con el entorno organizacional e
implica un cambio de perspectiva sobre la actividad tradicional
del archivista.
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