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La planeación administrativa (página 5)




Partes: 1, 2, 3, 4, 5


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7.4 Competidores y proveedores

Las conocidas pequeñas y medianas empresas (PYMES) se han convertido en importantes partes de la economía tanto de nuestro país y del mundo. 

Actualmente la tecnología ha resultado ser vital para las PYMES, debe ser una herramienta integrada en los procesos de estas organizaciones. Es un catalizador de innovación y transformación en las empresas.  

El aumento de la competitividad y los constantes cambios en el entorno dificultan la planeación estratégica de las compañías. Para que esto mejore se deben crear estructuras de capacidad de respuesta, resistencia ante los cambios, en sí una integración de la tecnología. 

El desarrollo empresarial de las PYMES se da en instituciones como el gobierno, universidades, firmas consultoras, agencias de cooperación, entre otras. 

Las conocidas pequeñas y medianas empresas (PYMES) se han convertido en importantes partes de la economía tanto de nuestro país y del mundo. 

Actualmente la tecnología ha resultado ser vital para las PYMES, debe ser una herramienta integrada en los procesos de estas organizaciones. Es un catalizador de innovación y transformación en las empresas. 

 

El aumento de la competitividad y los constantes cambios en el entorno dificultan la planeación estratégica de las compañías. Para que esto mejore se deben crear estructuras de capacidad de respuesta, resistencia ante los cambios, en sí una integración de la tecnología. 

Algunas de las causas porque las pequeñas y medianas empresas necesitan de nuevas tecnologías y sistemas de información son debidas a los constantes desafíos en el mercado y la competencia.

Algunos factores como la habilidad de nuevas compañías para entrar al mercado, habilidad de los proveedores para ejercer presión sobre los costos de los competidores, habilidad de alternativas para presionar al mercado y la actividad competitiva de las demás compañías en combinación con tecnología y globalización producen importantes cambios en los negocios.  

La globalización está arrasando y por eso se necesita competir de la manera más inteligente posible, creando no solamente nuevos productos, sino creándolos con la mejor calidad y diversificarlos para desplazar a los inferiores. Por eso muchas PYMES han optado por utilizar diferentes sistemas de información.  

Algo muy importante que está sucediendo en nuestro país es que se le está dando atención y ayuda económica a las pequeñas y medianas empresas por parte del Banco Mundial y otras organizaciones, para apoyar el crecimiento y la competitividad de éstas, además de asistencia, pues las micro empresas emplean hasta tres mexicanos en el sector privado. 

El comercio electrónico es el proceso progresivo de inversión en tecnologías de información y comunicación, aplicándolas para transformar actividades comerciales tales como investigación de mercado, producción, finanzas y gestión

Los fondos apoyaran el programa del Sistema Nacional E-México, el instrumento mediante el cual el gobierno mexicano pretende conducir al país hacia una sociedad mayormente integrada a la informática.  

El programa es parte de un proceso digital compartido entre E-México, la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP), Nacional Financiera (NAFIN) y la Secretaría de Economía.  

Se tiene como objetivo aprovechar el poder del proceso de desarrollo del comercio electrónico para las pequeñas y medianas empresas. Este proyecto del préstamo del Banco mundial incluye el desarrollo de servicios electrónicos, que van desde el ámbito de gobierno hasta el de pequeñas empresas y que cubren hasta diez de los estados de México.  

"Si las pequeñas empresas de los vecindarios urbanos pobres obtienen acceso a las herramientas que ofrecen las tecnologías de la información y comunicación, éstas se tornarán más productivas, podrán aumentar la competitividad de este sector", esto lo comentó el coordinador general del Sistema Nacional E_México.

Esta información es sumamente importante, pues las PYMES tienen la motivación, las ganas de buscar nuevas tecnologías de información y sistemas computacionales, sólo se necesita la ayuda económica y esto es muy buena noticia, ya que al apoyarlos el Banco Mundial, las PYMES podrán crecer y competir con otras PYMES alrededor del mundo. 

Como se puede ver, la revolución de las tecnologías de información (TI) es un acontecimiento histórico, las nuevas tecnologías se diferencian de las anteriores por el ritmo acelerado con que se expandieron y se insertaron en la actividad productiva. Se distingue por la expansión de oportunidades económicas estimuladas por las nuevas tecnologías y resumidas en la integración de los mercados a nivel mundial. 

Las inversiones que las empresas han realizado en TI se orientan a disminuir costos, entrelazar operaciones y ofrecer nuevos y mejores servicios. 

Algo muy importante son también los servicios, estos los proveen empresas como Compaq, Microsoft e IBM. Estos han crecido considerablemente en los últimos años firmando nuevos contratos de servicio, lo que hacen es ampliar poco a poco las actividades las PYMES y abastecerlos de infraestructura tecnológica. La PC y la Palm son aparatos que enlazan a las redes, estructuras de comunicaciones, pero la tecnología es un arma de doble filo pues cada día es más poderosa, pero también más compleja. 

La tecnología en las PYMES se debe de dar a través de la integración de recursos materiales y humanos, para que al lograr esta eficiencia se de también un aumento en rentabilidad para la empresa

El éxito de SAP se ha desarrollado por el suministro de soluciones de negocio para las pequeñas y medianas empresas. La empresa ha tenido un crecimiento de 25% por año desde 1994. SAP es una aplicación que se ayuda de la integración para resolver todo ahorro en el mantenimiento de otras aplicaciones y en colaboración hay disminución de costos, porque se pueden controlar las compras mediante relaciones directas con proveedores y también mediante mercados digitales.

7.5 ¿Cuáles son los tipos de operaciones de las empresas?

7.5.1 ¿Qué es el informe diario de operaciones?

El informe diario de operaciones es aquel que recopila en forma clara y precisa las transacciones realizadas cada día en una empresa como son: ingresos, cheques girados, compras al crédito y otros. Bayton,

El informe diario de operaciones podrá estar dividido en las siguientes secciones principales: sección de ingresos y sus respectivos cargos y la sección de cheques girados y compras al crédito. Además secciones de control como son: sección de control de inventario, sección de control de saldos de las cuentas, sección de observaciones y sección de fecha y de número.

Para facilitar la labor diaria de los informes, éstos podrán ser agrupados en forma de libretas individuales para cada mes; los que contienen un original y una copia desprendible para cada día. El original permanece archivado en la libreta y la copia se archivará en orden cronológico; conjuntamente con los documentos que sustentan la información registrada en cada sección.

Todas las secciones tienen espacio para anotar la información del día y otro adicional para llevar el acumulado de cada renglón a la fecha. También existe espacio para demostrar la exactitud de los débitos y créditos de cada una de las secciones.

Este informe será confeccionado de acuerdo a la naturaleza de las actividades y necesidades de las empresas y el mismo podrá modificarse a medida que surjan cambios o nuevas operaciones.

Para registrar la información se requiere de la utilización de un catálogo de cuentas que permitirá codificar las cuentas y subcuentas que así lo requieran. En el informe diario se usa en la subcuentas de los gastos de operaciones y en las cuentas que se agrupan en la columna "varias"

7.5.2 ¿Cuáles son los objetivos y propósitos de la implementación de un informe diario de operaciones dentro de la empresa?

El objetivo primordial de un informe diario de operaciones es proporcionar al empresario y demás usuarios, un método rápido, sencillo, actualizado y preciso para recopilar las transacciones diarias de su empresa, que permita observar diariamente el comportamiento de los recursos económicos disponibles y a la vez controlar sus finanzas.

El informe diario de operaciones es una herramienta de control que durante la toma de decisiones de la administración permite que se descubra síntomas sobre las áreas problemas o áreas débiles, para determinar las acciones que se deberán realizar a fin de corregir una situación. Otro control es proporcionar un medio de comunicación entre las personas que integran la organización, esto se logra informando los resultados de las diversas actividades que se lleva a cabo dentro de la empresa.

El registro completo de todas las actividades comerciales de las empresas implica comúnmente un gran volumen de datos.

Los sistemas tradicionales requieren del manejo de varios libros e informes para recopilar la información financiera de un negocio como son diarios especiales de ingresos, de desembolsos, de compra, de venta y otros. Es por ello que el informe diario de operaciones se recomienda como una alternativa a las pequeñas y medianas empresas que no cuentan con la posibilidad de contratar más de una o dos unidades para atender el departamento de contabilidad.

Quienes toman decisiones administrativas en las empresas necesitan información financiera, oportuna para ayudar en la planeación y el control de las actividades que llevan a cabo, así como para ejecutar nuevos proyectos y expansiones.

Con un buen sistema de recopilación de información podemos evaluar las diferentes áreas de la empresa de manera que el propietario o los accionistas estén informados sobre los resultados de la gestión y pueda aplicar oportunamente las medidas que consideren convenientes. Por otro lado, la administración debe tener una base de apoyo para las medidas correctivas, a fin de lograr mayor eficiencia y efectividad de los recursos con que cuenta la empresa.

Los propósitos fundamentales de la contabilidad en una empresa con ánimo de lucro, es proporcionar información financiera detallada sobre la rentabilidad o ganancia de las operaciones y la solvencia económica con que cuenta; es por ello la necesidad de diseñar un informe que nos brinde datos útiles para toma de decisión.

7.5.3 ¿Cuáles son los beneficios del informe diario?

Los beneficios inmediatos se obtienen al proporcionar información cuantitativa, de carácter financiero primordialmente, como uno de los elementos del proceso para la toma de decisiones de los diferentes usuarios como lo son: los propietarios, administradores, contadores y de esta forma la administración puede decidir ante los acreedores, clientes, entidades gubernamentales y otros.

Con el informe diario de operaciones se podrá medir la capacidad que tiene la información contable para representar con palabras y cantidades, su estado en diferentes puntos en el tiempo y los resultados de su operación.

Esta información debe permitir al usuario obtener resultados y actuar sobre ella para lograr sus fines particulares.

Los datos contables deben incluir eventos realmente sucedidos y deben contabilizarse de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados y ésta debe llegar a manos del usuario correcta y oportunamente para tomar decisiones a tiempo y así lograr sus metas.

Propietarios

Los propietarios de un negocio necesitan información contable para determinar el éxito de sus actividades comerciales. El informe diario de operaciones le facilitará datos reales y oportunos sobre sus ingresos, costos, gastos, inventarios, saldo de las diferentes cuentas bancarias, saldos de las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar; lo que permitirá evaluar la efectividad de la administración y salvaguardar los recursos puesto bajo su control. Con esta información, los propietarios pueden tomar decisiones con respecto a incrementar, disminuir o conservar su inversión actual en la empresa.

Administradores

La administración utilizará los datos registrados en este informe para estimar el resultado de las operaciones, para determinar las necesidades de efectivo, para evaluar la recuperación de las cuentas por cobrar y el inventario disponible que tiene para la venta.

Se puede comparar con meses anteriores los ingresos, costos y gastos para tomar las medidas y controles adecuados para mejorar cada día la actividad a su cargo. Este informe ayuda enormemente a los administradores en las funciones de planeación y control de las actividades.

Contador

El informe diario es el medio más eficaz para brindar información financiera al contador ya que el mismo es preparado por las personas que conocen realmente como se dieron las transacciones del negocio y podrán codificar correctamente cada una de ellas. De esta manera el contador cuenta con más tiempo para emplearlo en otras áreas de interés para el propietario como la supervisión del control interno, análisis de estados financieros, asesoría financiera y administrativa y otros.

7.5.4 ¿Cuáles son las ventajas y desventajas de los informes diarios?

El informe diario de operaciones presenta una serie de ventajas.
Si se compara con lo diarios especiales. A continuación de describen las mencionadas ventajas.

Ventajas
Diariamente se acumulan cuentas importantes como son ingresos, costos y gastos de una compañía.

  • Se pueden obtener los saldos conciliados de cuentas importantes bancos, inventarios, cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
  • La documentación que sustenta la información registrada puede verificarse en forma sencilla
  • Los asientos que se van a contabilizar en el diario general, muestran la exactitud de débitos y créditos diariamente.

Desventajas de los diarios especiales

  • La información de contabilidad se encuentra separadamente en los diferentes diarios.
  • No es posible conocer el acumulado de renglones importantes como son ingresos, compras y gastos hasta final del mes.
  • En los diarios especiales no tenemos control de cuentas importantes como son banco, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y otros.
  • Los documentos archivados no se pueden localizar rápidamente.
  • Que el manejo y registro de las operaciones es mucho.
  • El registro es más costoso porque necesita más informes y más personal.

Esquema Del Informe Diario De Operaciones

El esquema del informe diario de operaciones tiene como objetivo primordial observar, medir, registrar, clasificar y revisar las transacciones comerciales de una entidad, expresadas en términos monetarios. Además permite a la administración interpretar la información contenida y lograr oportunamente los avances requeridos en la búsqueda de sus objetivos empresariales. Los datos contables constituyen el material clave para la toma de decisiones económicas fundamentales sobre la asignación del recursos productivos de la empresa.

Con este informe diario tendremos la oportunidad de registrar las transacciones diarias de la empresa y contar con el acumulado de los datos más importantes, los que se constituyen en una fuente de información oportuna. Uno de los problemas que confrontan las pequeñas y medianas empresas de nuestro medio es la falta de un sistema de contabilidad sencillo que ofrezca información constante y sin incurrir en costos elevados de personal y de operación.

El informe recomendado contiene diferentes secciones que permiten mayor facilidad de registro y control de las operaciones comerciales de los negocios.

Las secciones básicas referidas se detallan a continuación


.Sección de ingresos y sus respectivos cargos
.Sección de cheques girados y compras al crédito

Además existen secciones de control como:

.Sección de control de inventario de mercancía
.Sección de controles de saldos de cuentas
.Sección de observaciones
.Sección de firma, de fecha y número

Para una mejor comprensión del procedimiento que debe seguirse en el registro de cada una de las secciones enunciadas en el párrafo anterior, describimos a continuación, las secciones básicas:

Sección de ingresos y sus respectivos cargos

Esta sección se divide en tres partes:

- Registro de los créditos
- Registro de los débitos
- Registro de totales de débito y crédito

Registro de los créditos

El registro de los créditos incluye todos los ingresos ya sean en efectivo o al crédito que obtenga la empresa. También se anotarán los abonos recibidos de clientes, las cuotas de club de mercancía pagadas por los socios o dueños de los clubes de mercancía, depósitos recibidos de clientes en concepto de apartados de mercancía, I. T. B. M cobrado o cargado al crédito, otros ingresos recibidos y cualquiera otra entrada de efectivo o cuenta al crédito que obtenga la empresa. A cada crédito se le asignará una línea y una columna para anotar la suma que corresponda del día que ocurre la transacción y una columna para el correspondiente acumulado.

Registro de los débitos

El registro de los débitos incluye todos los cargos que corresponden contabilizar por el efecto de los créditos registrados. Es decir, si se obtiene ingresos en efectivo el cargo corresponde a una cuenta bancaria o de caja; si se obtiene registro al crédito el cargo será cuentas por cobrar o cualquiera otra que sea aplicable o que este de acuerdo con el catálogo de cuentas.

Los documentos que originan los registros de la sección de ingresos son: facturas por ventas y recibos. Estos documentos deben preveer todos los controles que permita el cumplimiento de los aspectos legales y de control interno. Los controles mínimos recomendados son: nombre de la empresa, registro único del contribuyente, numeración pre-impresa, copias y cualquier otro que sea requerido.

Estos documentos deben revisarse diariamente y resumirse en un informe previo que se denomina "arqueo de caja".

El informe de arqueo de caja se explica por sí sólo y únicamente cabe señalar que es de gran importancia para evaluar el control interno de las operaciones de ingreso.

Registro de totales de débito y crédito

El registro de totales se refiere al balance diario que debe existir entre las partidas que componen la sumatoria de los créditos y débitos que componen la sección de ingresos.

Las cuentas más importantes que se utilizan normalmente en la recopilación de la sección de ingresos para las pequeñas y medianas empresas son:

Línea de ventas

Se anotará la suma de todas las ventas al contado, crédito, apartadas y de club, realizadas en el día sin incluir el 1. T. B. M.

Línea de cuentas por cobrar (abonos)

Se registran la suma de los recibos por abonos de clientes que se facturaron en el día.

Línea de club de mercancía

Incluye todos los recibos emitidos a clientes en concepto las cuotas de club de mercancías recibidas en el día.

Línea de depósitos de clientes

Deben anotarse la suma de los recibos emitidos a clientes, por mercancías apartadas.

Línea de Tesoro Nacional I.T.B.M.

En este renglón se anota la suma del I.T.B.M. contenido en todas las facturas de ventas realizadas.

Línea otros ingresos

En este renglón se anotarán los recibos emitidos en concepto de ingresos que no forman parte de la actividad principal de la empresa (fotocopias, intereses y cualquier otro).

Línea de banco

Se anotará la suma de todos los depósitos realizados y se utilizará un renglón para cada cuenta de banco que existe.

Línea de cuentas por cobrar (Ventas)

En este renglón se anotará la suma de todas las facturas por venta de mercancía al crédito a clientes, incluyendo el I.T.B.M.

Línea de club de mercancía

Se anotará la suma de las facturas emitidas en concepto de retiros de mercancías por los socios tenedores de club de mercancía. Incluye el I.T.B.M.

Línea de depósito de clientes

Se anotan la suma de las facturas emitidas a clientes en concepto de ventas de mercancía apartadas.

En cada informe diario de operaciones existe una columna para registrar los ingresos del día y una columna de acumulado que contendrá la suma de los ingresos recibidos durante los días operaciones que han transcurrido en el mes.

Es importante la verificación de la exactitud en el balance de los totales de débito y crédito, tanto de las partidas diarias como las del acumulado.

A continuación se presenta un ejemplo de dos días de operaciones registradas en la sección de ingresos y sus cargos respectivos del informe sugerido:

Cuadro
Sección de ingresos y sus respectivos cargos
Modelo para el día 1

INGRESOS

CREDITOS

HOY

ACUMULADO

Ventas

1920

83

1920

83

Cuentas por Cobrar (abonos)

313

80

313

80

Club de mercancías

31

00

31

00

Depósitos de clientes

272

70

272

70

Tesoro Nacional I.T.B.M.

96

07

96

07

Otros Ingresos

71

20

71

20

 

 

 

 

 

Total de Créditos B/.

2705

60

2705

60

DEBITOS

Banco General, S.A.

1288

08

1288

08

Cuentas por Cobrar (Ventas)

596

63

596

63

Club de mercancías

446

19

446

19

Depósito de clientes

374

70

374

70

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Total de Débitos: B/.

2705

60

2705

60

Sección de los cheques girados y las compras al crédito

Esta sección esta compuesta en dos partes:

Cheques girados

Se refiere a la información que corresponde acumular para todos los cheques girados cada día. En él se realiza la anotación de los débitos a afectar por cheque girado y el valor total de los mismos, que se tomará como crédito del banco.

Compras al crédito

Se refiere a la información correspondiente a las compras realizadas al crédito. Se anota el débito de la cuenta que corresponde afectar y el dato del total que corresponde la monto a pagar a los proveedores.

Ambas secciones contienen columnas para diversas anotaciones, que se explican continuación:

Columna de número

En esta columna debe anotarse el número del cheque emitido o factura al crédito según el caso.

Columna de descripción

Se incluirá el nombre a quien se giró el cheque o del proveedor, si se refiere a una factura al crédito.

Columna de cuentas por pagar

Deberá anotarse el valor abonado a los proveedores, a través de cheques girados.

Columna de compras

En esta columna anotaremos todas las compras de mercancía que se efectuaron ya sea al contado, mediante cheque o al crédito mediante factura. Esta cifra no incluye el I. T. B. M.

Columna de I. T. B. M

El valor del Impuesto de Transferencia de Bienes Muebles (I.T.B.M.) que incluye cada compra o gasto gravado con este impuesto.

Columna de gastos de operaciones

Corresponde anotar el valor por gastos realizados ya sea a través de cheques girados o compras al crédito.

Columna de Código

Al lado de cada gasto registrado debe anotarse el código que corresponde afectar según el catálogo de cuentas.

Ejemplo
1. Se gira un cheque por B/. 100.00 para pago de salarios.

2. Se registrará en el informe diario así:

En la columna gastos de operaciones se anota el valor de B/. 100.00 y seguidamente en la columna de código se anotará "01" que corresponde al número asignado a este gasto, en el código de cuentas.

Columna de Varias

En esta columna se anotará el valor que corresponde a cualquiera otra cuenta que no se ha asignado columna especial y que deba afectarse por un cheque girado o compras al crédito.

Columna de código

Se refiere al código asignado, según la codificación de cuentas, a la cuenta anotada en las columnas varias:

Ejemplo
1. Se gira un cheque por B/. 10,000.00 para la compra de equipo de oficina.
2. En la columna varias el valor de B/.10,000.00 y seguidamente se anotará en la columna de código el número 123.

Línea de totales de hoy

El dato contenido en los renglones de "totales de hoy", no es más que la suma de todas las columnas "débito", afectadas en cada día, cuya sumatoria debe coincidir con el valor resultante en la suma "totales de hoy" de la "totales". Este balance debe verificarse en cada informe emitido.

Línea de totales acumulado

Se refiere a la suma de los "totales de hoy" más el acumulado del día anterior de cada uno de las columnas que contiene el informe. Igualmente que lo expresado en el punto anterior debe existir balance entre la sumatoria del acumulado de todas las columnas "débitos" y la suma de la columna "totales".

Además la sección de cheques girados y compras al crédito debe contar con un anexo donde acumule los créditos del banco y cuentas por pagar que se explican a continuación.

Créditos "hoy" y "acumulado"

Como el informe de cheques girados y compras al crédito se prepara en una sola sección se hace necesario desglosar diariamente los créditos a afectar. Por lo tanto debe acumularse individualmente el valor de los cheques girados y de las compras al crédito realizadas durante el día para anotar dichos valores en los renglones asignados a bancos y cuentas por pagar.

Columna de hoy

En esta columna se anotará la suma de los cheques girados y la suma de las compras al crédito del día.

Columna de acumulado

En esta columna se sumará el acumulado del día anterior más el día de hoy de la cuenta de banco y cuentas por pagar.

Este informe diario contiene además secciones de control, que servirá de gran ayuda para verificar que la información anotada en esta estructura es correcta y la misma se ha registrado igualmente en el libro de banco, en los auxiliares de cuentas por cobrar, cuentas por pagar y en el de los préstamos por pagar bancos.

Existe también una sección para el control de inventario en la cual

Se obtiene diariamente el costo de la mercancía vendida y el acumulado a la fecha y el saldo de un inventario estimado que podrá verificarse en cualquier momento con el inventario físico con que cuenta la empresa.

Tal como se ha mostrado en las secciones anteriores, se muestra a continuación la forma práctica, que se sugiere para la sección de cheques girados y compras al crédito.

Sección de control de inventario de mercancías

Esta sección resume el movimiento de entradas y salidas que conforman el inventario de mercancía de la empresa. Para registrar la sección de control de inventario de mercancías, todas las facturas de ventas deben contener la información del costo de cada artículo vendido. Este dato se anotará mediante códigos para proteger la información confidencial.

Línea de inventario inicial

Diariamente deben anotarse en la columna de hoy el inventario inicial, que se tomará del renglón que contiene el inventario final del día inmediatamente anterior.

El inventario inicial que se anotará en la columna de acumulado es con el que se inicia cada mes. Este dato permanece igual durante todo el mes de operaciones.

El objetivo de mantener en el inventario de la columna hoy, el inventario inicial del día anterior y en el acumulado el inventario inicial del inicio del mes, es para poder hacer el balance entre los datos diarios y acumulados y que el inventario final refleje igualdad en ambas columnas.

Línea de compras

En la columna "hoy" del renglón de compras, se registran del valor anotado en totales de "hoy" de la sección de cheques girados, compras al crédito. La columna de "acumulado" es el resultado de sumar el acumulado del día anterior, más la columna de "hoy".

Línea de costo de la mercancía vendida

El renglón del costo de la mercancía vendida, se obtiene transformando diariamente el código de costo que fue anotado a cada artículo en la factura de venta a valores en dólares (B/.). Este dato se acumula de todas las facturas emitidas en el día y el resultado se anota en costo de la mercancía vendida en la columna de "hoy". La columna de acumulado se obtiene sumando el resultado de "hoy" más la columna del acumulado del día anterior.

Línea de inventario final

El renglón de inventario final se realizará la sumatoria en los acumulados de "hoy" y "acumulado" de la siguiente manera:

Inventario inicial más (+) compras, menos (-) costo de la mercancía vendida igual (=) inventario final.

7.6 Conflictos internos

7.6.1 ¿Por qué Fracasan las Empresas?

Benjamín Franklin dijo alguna vez que, "un hombre inteligente aprende más del fracaso que del éxito". Y esta frase podría servir de aliciente para aquellas empresas latinoamericanas, pequeñas o medianas, que deben cesar sus operaciones al poco tiempo de haberse iniciado en el mundo de los negocios. De acuerdo con cálculos de la Red Cetro-Crece, una organización de asesoría para la pequeña y mediana empresa en México, el 75 por ciento de las nuevas compañías mexicanas debe cerrar sus operaciones apenas después de dos años en el mercado.

Y es que el espíritu emprendedor, si bien es requisito indispensable para propiciar los negocios e inyectar vitalidad a las empresas, no es el único elemento necesario para lograr que un negocio funcione debidamente y sea un éxito. Una firma sana es aquella que genera riqueza para su propietario y para el entorno. No es un secreto que la mayoría de las pequeñas y medianas empresas son el principal soporte de las actividades económicas que sustentan una nación. Y, de alguna manera, cuando su desarrollo no es el adecuado, pueden darse situaciones de riesgo para los negocios en general.

A nadie le gusta hablar de fracasos y errores, especialmente si son los propios, pero es cierto que son experiencias de las que más pueden aprender los emprendedores. Al revisar esos casos es cuando debe aplicarse el dicho que reza: "cuando veas las barbas de tu vecino cortar, pon las tuyas a remojar". Abrir un negocio propio implica un gran esfuerzo económico y laboral, además de los riesgos que conlleva, pero estos últimos se pueden amortiguar con una serie de mecanismos de prevención, que ayudarán también a que ese potencial invertido en la compañía sea el éxito.

Dentro de la operación de una empresa, son varios los agentes que provocan su mal funcionamiento. Miguel Ángel Serrano Perea, director general de Fundes México, un organismo de investigación y apoyo empresarial, divide la problemática de la empresa en factores internos y externos.

Un estudio realizado por Fundes indica las causas por las cuales las empresas que, habiendo superado la barrera de los dos primeros años de vida (periodo considerado como de establecimiento y madurez) llegan a desaparecer. Entre estos destacan los problemas de tipo administrativo, especialmente un crecimiento no planeado, así como la contratación de personal inadecuado. Si bien el estudio se basa en un análisis de la empresa mexicana, bien puede aplicarse a la problemática que enfrentan las compañías pequeñas y medianas de toda la región latinoamericana.

"En principio, todas declaran que su problema fue de dinero, pero al profundizar (en su análisis) se dan cuenta de que eso era más bien un efecto y no la causa", menciona Serrano Perea.

De esto se desprende que la principal causa de quiebra entre las pequeñas y medianas empresas, sea la mala administración, es decir, la deficiencia al implantar funciones y gestión de operaciones.

Sobre este punto, Enrique Zamorano, catedrático de la Escuela Superior de Comercio y Administración del Instituto Politécnico Nacional (IPN), indica que las fallas en la administración se manifiestan como defectos en el establecimiento de un negocio sólido. Una administración bien llevada se ocupa de, por ejemplo, conceder créditos inteligentemente, controlar costos y gastos, comprender las relaciones básicas de los inventarios con la producción y las ventas, y en el acertado manejo de las finanzas.

Según Joaquín Rodríguez Valencia, autor del libro Cómo Administrar Pequeñas y Medianas Empresas, la cuestión verdaderamente importante de los fracasos empresariales estriba en saber qué es lo que los causa, y a este respecto, establece claramente algunas cuestiones de naturaleza administrativa:

1. Negligencia. Renuencia a aceptar las rápidas transformaciones del entorno.

2. Falta de previsión. En daños ocasionados por desastres tales como incendios, temblores y otros, la falta de tener planes de contingencia.

3. Falta de experiencia en el área administrativa. No tener la habilidad de manejar efectivamente a sus empleados.

4. Atención desequilibrada. Si quien administra dedica mayor esfuerzo a un área determinada, de acuerdo con su interés y especialidad, y descuida otras, es posible que esto redundara negativamente en el desarrollo.

5. Fraude. Ausencia de controles administrativos y financieros adecuados a las necesidades de la empresa.

Pilar Baptista, autora de un estudio sobre las características del propietario de la pequeña y mediana empresa, señala en su reciente libro Cambio Organizacional que las políticas de manejo de personal son la gran debilidad de esas empresas. La mayoría, indica, sostiene una actitud pasiva para encontrar personal calificado, además de que pocos dueños consideran la capacitación a su personal como un medio efectivo para incrementar la productividad.

Baptista agrega que, además, algunas de las empresas no se preocupan por obtener información y no consideran que éste sea un vehículo para tomar mejores decisiones.

Las características del propietario definen el futuro de la compañía, precisa Baptista, ya que se da una relación de correspondencia en la que sus cualidades y defectos individuales se reflejan en el negocio que dirige.

"La falta de conocimientos técnicos sobre administración da lugar a consecuencias considerablemente más graves en este tipo de empresas que en las grandes. Ello supone que la empresa pequeña y mediana depende, esencialmente, de la calidad de su dirigente", explica.

De esta manera, si un emprendedor desea que el negocio que hoy funda tenga éxito, debe empezar capacitándose primero, para que luego pueda elegir y orientar adecuadamente a su personal. Estos conocimientos deben ir más allá de tener talento para hacer negocios: estarán sustentados también por técnicas de administración.

No es necesario tener un grado académico para lograrlo, en el mercado hay diversos libros, revistas especializadas, cursos, seminarios y conferencias que podrán auxiliarle en esta tarea.

Los Factores Externos

Una vez que se han revisado los problemas internos más comunes que aparecen en las pequeñas y medianas empresas, el siguiente paso es observar las cuestiones externas que podrían afectar negativamente el desarrollo de las mismas.

Esto se hace con la finalidad de que el entrepreneur pueda contemplarlas y preparar estrategias que lo ayuden a esquivar esos factores.

Si bien estos problemas no limitan la capacidad emprendedora, es cierto que quien abre un negocio tarde o temprano deberá enfrentarlos.

Los factores externos son:

Se ha visto que los negocios que han logrado sostenerse, a pesar de los vaivenes económicos, pocos años después registraron un desempeño superior y vieron mejorar su situación financiera en términos globales.

De acuerdo con las fuentes consultadas, las empresas que a pesar de las eventualidades a las que se han enfrentado, continúan sus operaciones, deben considerar una serie de elementos para mantener su desarrollo, entre ellos, la importancia que tiene el profesionalismo de quines van a dirigir la empresa. Para esto es primordial la capacitación del empresario en aspectos administrativos, y, sobre todo, con respecto a los recursos financieros, pues como ya se sabe, sólo el trabajo inteligente conlleva resultados positivos.

CONCLUSIÓN

La empresa familiar juega un papel muy importante para el desarrollo económico tanto nacional como mundialmente. En México la mayoría de las empresas que operan en la actualidad son pequeñas empresas conocidas también como empresas familiares.

En estas empresas a pesar de su tamaño estructural pequeño, de su pequeño capital con el que trabajan, de la poca producción que hace, de los pocos recursos humanos que maneja, etc., es importante que se fije las bases y previsiones de lo que desea hacer, y que mas que con una planeación de todos los pocos recursos con que cuenta.

Se puede concluir que la planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo de antemano los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlos y las determinaciones de tiempos y de números, necesarias para su realización.

Podemos decir que para las pequeñas empresa es suma importancia planear el curso que va seguir la empresa y todo lo que en ella se va ser, esto con el fin de mejorar la eficiencia ya que el éxito de las actividades que realicen en las empresa no pueden ni deben ser fruto de improvisación, sino que todo debe estar pensado y visualizado con anterioridad para poder llegar a el objetivo que empresa tiene establecido.

Así mismo podemos mencionar que si las pequeñas empresas en nuestro país logran una buena planeación de sus recursos llegaran a ser grandes mounstros económicos que contribuirán al desarrollo de nuestro país, esto tanto económicamente como socialmente, ya que con la apertura y crecimiento de ellas se abren las puestas para que las personas busquen un desarrollo académico mejor y deseen la superación en su persona.

Al utilizar la planeación y todas sus herramientas en la empresa, y al establecer los lineamientos sobre los cuales se va a desarrollar y los cuales seguirá, se podrá tener un control de lo antes establecido para alcanzar el objetivo de la empresa.

Por lo antes señalado acerca de la planeación se puede decir que debemos considerar a nuestras pequeñas empresas como una esperanza de desarrollo, crecimiento y superación, en lugar de estar preocupándonos por lo que les espera en un futuro. Es necesario que ayudemos a administrarlas de la mejor manera posible, y que mas que iniciando con una buena planeación de los que va a hacerse con los muchos o pocos recursos con los que cuente. Es tiempo de poner algo de nuestra parte para ayudarlas a tener un mayor y mejor crecimiento en lugar de estarnos preocupando y criticando por su futuro.

BIBLIOGRAFÍA

  • Elementos básicos de la administración. [Documento en Línea].
  • Disponible:http://www.geoogle.com/organizacion/elementosbasicosdelaadministraciom/segunalgunosautores.htm (Consulta: 2004, septiembre)
  • Administración. [Documento en línea]. Disponible: http://www.monografias.com-administracion.htm (Consulta: 2004, septiembre)
  • Planeación y Organización de Empresas. Guillermo Ceja. McGrawHill Octava edición.
  • Administración de Pequeñas Empresas. Salvador Mercado. Editorial Pac
  • Administración Estratégica. Hitt, Ireland Host. Editorial Thomson.
  • Planeación Táctica. George C. Morrisey. Editorial Prentice Hall.

ANEXOS

CASO PRÁCTICO

PLANEACIÓN EN LECHE UNIDOS, S.A. DE C.V.

Esta empresa inició sus actividades en 1985, sólo comercializando leche homogeneizada. En los 10 años siguientes se diversificó para incluir productos como: margarina, mantequilla, crema, helados de crema y leche en polvo. Las utilidades han aumentado y el número de empleados se elevo de 20 a 100 en los últimos 16 años de operar.

El señor Lucio López, gerente general de Leche Unidos, es también el responsable ejecutivo de la planeación. El recopila y analiza toda la información necesaria para tomar decisiones de la planeación, decide que planes deberán implantarse y su correspondiente supervisión. El señor López está convencido de que un factor principal para el éxito de la empresa es el control tradicional que él ha mantenido. Apoya la idea de que un representante del consejo de administración debe ser el principal funcionario de la planeación.

Sin embargo, el señor López recibió hace unos días un memorando de un jefe de departamento contratado hace 2 años, el cual ha evaluado el proceso de planeación de Leche Unidos. Este jefe departamental tiene la reputación de ser muy competente y los demás jefes de departamento lo escuchan con atención. Una parte del documento dice: "Me gustaría que la dirección superior tome las medidas necesarias para implementar un nuevo proceso de planeación, este consistirá en los pasos siguientes:"

  • El gerente general determinará y dará a conocer para toda la empresa, los objetivos para el año siguiente.
  • Con base en estos objetivos, cada jefe de departamento elaborará un plan que indique cómo puede su departamento contribuir al éxito de la empresa, las propuestas de los colaboradores del jefe de departamento serán consideradas.
  • Deberá nombrarse un jefe del departamento de planeación para que desarrolle un plan general en el que se integre todos los planes departamentales. Este jefe de planeación asesorará al gerente general acerca de los planes organizacionales que deberá adaptar la empresa.

PREGUNTAS.

  1. ¿Cómo respondería al memorando en el caso de que usted fuera gerente general?
  2. Analice ¿Cuáles son las ventajas y desventajas del proceso de planeación actual y del propuesto?
  3. ¿Qué factores dentro de la empresa tienden a dar apoyo a la implantación del proceso de planeación propuesto?
  4. ¿Cuáles factores dentro de la empresa tienden a dar apoyo al actual proceso de planeación?

RESPUESTAS.

1. Como gerente general analizaría la propuesta que el jefe de departamento a propuesto en el memorando ya que si este jefe de departamento a mostrado reputación y ser muy competente dentro de la empresa, no dudaría en estudiar la propuesta ya que podría ser una mejor manera de hacer los planes dentro de la organización para crecer más y en menos tiempo.

Como gerente respondería de manera satisfactoria al empleado agradeciéndole el haberse tomado la molestia de estudiar cómo puede ser mejor la empresa, incitándolo también a que siga aportando ideas de beneficio a la organización, mostrando interés de mi parte hacia sus observaciones y dándole a entender que se estudiarán a fondo esas ideas para tomar las mejores, invitaría a una junta con todos los jefes de departamento y el administrador para estudiar y analizar la propuesta con la finalidad de ver si beneficiaría a la empresa y se obtendrían mejores resultados que el control tradicional.

2. Propuesta del jefe de departamento.

VENTAJAS

DESVENTAJAS

  • Se da a conocer los objetivos con anticipación para el siguiente año.
  • Participación de todos los empleados.
  • Se motiva a los jefes de departamento para tener más participación en a ejecución de los planes.

 

  • Que el proceso de planeación es nuevo y no se tendría la seguridad de obtener los resultados esperados.
  • Que no debería nombrarse un jefe de planeación pues el administrador puede llevar a cabo estas funciones.

 

Planeación tradicional.

VENTAJAS

DESVENTAJAS

  • Ha tenido éxito durante 16 años con un buen funcionamiento en la empresa.
  • Se ha mantenido estable.
  • No tiene rotación de personal.

 

  • La responsabilidad recae solo en una persona que es la planea y la que decide qué planes se van a realizar.
  • No hay participación de los jefes departamentales y menos de los empleados.

 

  1. Factores que apoyan el nuevo proceso.

 

Estos factores se consideran positivos y tienden a dar apoyo al nuevo proceso de planeación dentro de la empresa ya que se requiere de una delegación de autoridad, el motivo es que es ilógico pensar que una sola persona haga todas las funciones de planeación y al mismo tiempo dirija éstas. Pienso que es mejor que cada área haga su propia planeación ya que ellos son los que conocen directamente los problemas y las necesidades de la misma. Es indispensable también que exista una mejor relación entre el patrón y el trabajador para que las responsabilidades que se deleguen sean cumplidas tal y como se acordaron y planearon. Esto mejorará el ambiente de trabajo y ayudará a que el nuevo proceso de planeación tenga éxito.

4. Factores que apoyan el proceso actual.

Los factores que apoyan al proceso actual son un poco ortodoxos aunque han tenido éxito y gracias a ello se debe el crecimiento de la empresa por lo que se requiere de una buena elección al evaluar las dos alternativas. Tuvo tanto crecimiento económico como posicionamiento en el mercado, crecimiento de sus productos, se ubicó en las preferencias del consumidor, tiene baja rotación de personal lo que ha consolidado la empresa. Sin embargo la responsabilidad recae sobre una sola persona, que no es lo más correcto.

AUTOEVALUACIÓN

NOMBRE: _____________________________________________ FECHA:__________

1.- ¿Qué es la planeación?

  1. Establecer el orden de los recursos y las funciones que deben realizar los miembros de la empresa para lograr los propósitos.
  2. Consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación de tiempo y números necesarios para su realización.
  3. Consiste en hacer que el personal trabaje para que se logren los propósitos de la empresa.

2.- ¿Cuales son los elementos de la planeación?

  1. Objetivos, Cursos alternos de acción, Elección, Futuro...
  2. Objetivos, Estrategias, Tiempo, Elección...
  3. Elección, Objetivos, Futuro, Tiempo...

3.- ¿Cuáles son los principios de la planeación?

  1. Necesidad, Inspección, Compromiso, etc
  2. Compromiso, Unidad, Estrategias, etc.
  3. Precisión, Flexibilidad, Factibilidad, Unidad, etc.

4.- La planeación debe comprender suficiente cantidad de factores como tiempo, personal, materia, presupuesto etc. de tal manera que al desarrollar el plan sea suficiente. ¿Qué principio es?

a) Flexibilidad b) Universalidad c) Racionalidad

5.- ¿Es la selección de un curso de acciones entre alternativas, es decir que existe un plan un compromiso de recursos de dirección o reputación?

  1. Decisión.
  2. Planeación
  3. Toma de decisión

6.- Estas decisiones cuentan con unas guías o procedimientos, pasos secuénciales para resolver un problema.

  1. Decisiones programadas
  2. Decisiones no programadas
  3. Decisiones cualitativas

7.- ¿Consiste en que el administrador que las utilice, tome las decisiones más adecuadas de acuerdo a la situación más específica del medio y de la organización en donde se actúe?

  1. Técnicas y herramientas de la planeación
  2. Planeación.
  3. Tipos de planes.

8.- Es conocido con el nombre de técnica de trayectoria crítica, por que busca planear y programar en forma gráfica y cuantitativa, una serie de secuencias coordinadas de actividades simultáneas, que tiene el mismo fin y el mismo origen.

a) Diagrama de flujo

b) Análisis Pert

c) Grafica de Gantt

9.- ¿Cuáles son los Tipos de estrategias?

  1. Las operativas y las de negocios.
  2. Productivas, control y operacional.
  3. Empresarial, productivas y operativas.

10.- ¿Qué es planeación estratégica?

  1. Es una herramienta por excelencia de la Gerencia Estratégica, consiste en la búsqueda de una o más ventajas competitivas de la organización y la formulación y puesta en marcha de estrategias permitiendo crear o preservar sus ventajas, todo esto en función de la Misión y de sus objetivos, del medio ambiente y sus presiones y de los recursos disponibles.
  2. El patrón de respuesta de la organización a su medio ambiente.
  3. Es un proceso que se inicia con el establecimiento de metas organizacionales, define estrategias y políticas para lograr esas metas, y desarrolla planes detallados para asegurar la implantación de las estrategias y así obtener lo fines buscados.

 

ATT. AUTOR

VICTOR LEONARDO GARCIA GIL

10MO, SEMESTRE DE LA LIC EN ADMINISTRACION

UNIVERSIDAD JUAREZ AUTONOMA DE TABASCO

 VILLAHERMOSA, TABASCO

Partes: 1, 2, 3, 4, 5


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