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El proceso organizativo y la organización (página 4)

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  1. Redactado el proyecto del manual, será presentado a la autoridad superior de la dependencia descrita para que haga las correcciones necesarias, lo revise y otorgue el visado al documento.

    Con la visación del Jefe de la Dependencia interesada y el V° B° de la Oficina de Racionalización o Administración, se formulará en coordinación con la oficina de Asesoría Jurídica la norma que lo apruebe y lo ponga en vigencia de acuerdo a los niveles de desconcentración de atribuciones.

  2. REVISION Y APROBACION
  3. PRESENTACION E IMPRESION

El manual aprobado se hace imprimir:

  • Se recomienda se haga en hojas sueltas, que permita hacer modificaciones parciales sin alterar todo el documento.
  • En hojas de papel tamaño A4.
  • Mantenerlos ecuadernados para el fácil manejo o intercambio.
  • Se recomienda utilizar formato de letra arial 12.
  1. El manual aprobado e impreso debe repartirse entre el personal de la dependencia y el personal directivo de las oficinas con quienes debe coordinarse.

  2. DIFUSION
  3. ACTUALIZACION

Periódicamente se procederá a estudiar y verificar si el documento ha cumplido con el objetivo; que puntos hay que mejorar, sostituirlos por otros o eliminarlos.

CONTENIDO DEL MOF

  1. Generalidades

1.1 Objetivo de la institución

1.2 Objetivo del MOF

1.3 Base legal

1.4 Alcance

II. De la organización

2.1 Estructura Orgánica Organigrama estructural III De las funciones Funciones de saca unidad orgánica 3.1.1 De los órganos de dirección 3.1.2 De los órganos de línea 3.1.3 De los órganos de asesoría 3.1.4 De los órganos de apoyo 3.1.5 De los órganos de control 3.2 Funciones de cada cargo 3.2.1 Presidente ejecutivo 3.2.1 Función Gneral 3.2.2 Función específica 3.2.3 Requisitos 3.2.4 Relaciones 3.2.5 Autoridad 3.2.6 Responsabilidad 3.2.7 Coordinación

ESQUEMA DEL MOF (Superintendencia de Bienes Nacionales)

INTRODUCCION

Presentación del M.O.F.

 

Alcance

 

Base legal Resolución Nº 015-2002-SBN  

TITULO I

Alta Dirección

Capítulo I

Estructura Orgánica

Capítulo II

Cuadro Orgánico de Cargos

Capítulo III

Descripción de las Funciones Específicas

 Capítulo IV

Organigrama

TITULO II

Organo de Control Institucional

Capítulo único

Oficina de Control Institucional

 

 

TITULO III

Organo de Asesoramiento

Capítulo único

Gerencia de Planeamiento y Desarrollo

 

 

TITULO IV

Organos de Apoyo

Capítulo I

Gerencia Legal

Capítulo II

Gerencia de Administración

 

 

TITULO V

Organo Funcional

Capítulo único

Gerencia de Operaciones

 

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

CONCEPTO

Llamados también manual de operaciones o de prácticas stardard, son documentos de gestión de uso diario que presentan en forma ordenada y sistemática los pasos precisos a seguir para lograr el trabajo de una unidad de acuerdo a métodos previstos.

Los manuales de procedimientos orientan el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitan las alteraciones arbitrarias.

BASE LEGAL

Jurídicamente se sustenta en documentos de gestión de orden superior tales como: el ROF, el CAP, el PAP, el MOF.

Además legalmente basado en el Art. 65 de la Ley 23853, ley 25035, ley 27444, D.S. N° 070-89-PCM, D. LEG. N°. 757, D.S. N°. 094-92-PCM.

OBJETIVO

  • Presentar una visión integral de cómo opera la organización
  • Precisar la secuencia lógica de las actividades de cada procedimiento.
  • Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada unidad administrativa.
  • Prestar apoyo logístico al TUPA con información del tiempo que demora cada responsable en la realización de sus actividades para determinar el costo real.

FINALIDAD

  • Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar las alteraciones arbitrarias .
  • Facilitar las labores de inspección.
  • Simplificar la determinación de responsabilidades.
  • Enseñar el trabajo a los nuevos empleados.
  • Aumentar la eficiencia de los empleados en servicio.
  • Facilitar la elaboración de las guías de servicio al ciudadano.
  • Construir una base para el análisis.

APROBACION

Es competencia del titular de la organización y lo realiza mediante la expedición de una resolución de la mas alta jerarquía.

En las organizaciones privadas la aprobación corre a cargo del gerente general.

En las unidades desconcentradas o descentralizadas el responsable es el director o gerente a cargo.

ALCANCE

Las regulaciones contenidas en cada uno de los procedimientos es de uso y observancia obligatoria en todas las unidades de la organización, especialmente en aquellas responsables de realizar las actividades o pasos del procedimeinto específico.

MODIFICACION Y ACTUALIZACION

  • El procedimiento es de mejoramiento continuo, se realiza cuando las necesidades lo requieran, como consecuencia de una acción correctiva, o por política cuando menos una vez al año.
  • La modificación o creación de nuevos procedimientos podrá realizarse inmediatamente.
  • Si las modificaciones fueran numerosas y constantes se sugiere realizar un rediseño de todos los procedimientos, procesos y servicios administrativos.

CAUSAS DE MODIFICACION

CLASIFICACION

A.- Por las Areas funcionales

  • Comercialización
  • Manual de procedimientos de compras
  • Manual de procedimientos de ventas
  • Finanzas
    • Manual de procedimientos de créditos y cobranzas
    • Manual de procedimientos de costos
  • Producción
    • Manual de procedimientos de fabricación
    • Manual de procedimientos de control de calidad
  • Personal

B.- Por la función administrativa

  • Manual de procedimientos de planificación
  • Manual de procedimientos de organización
  • Manual de procedimientos de dirección
  • Manual de procedimientos de control
  • Manual de procedimientos de comunicaciones.

CONTENIDO

  1. Carátula
  2. Introducción
  3. Objetivo
  4. Base legal
  5. Alcance
  6. Aprobación
  7. Actualización
    1. Código
    2. Denominación
    3. Responsable
    4. Requisitos
    5. Listado de las actividades u operaciones a realizar.
    6. Glosario detérminos
  8. Descripción del proceso
  9. Flujograma de proceso (Diagrama)
  10. Formatos y anexos
  11. Glosario de términos

MODELO DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

NOMBRE DEL ORGANISMO.

FECHA.

VIGENCIA.

D / M / A.

REVISIÓN.

D / M / A.

HOJA_____.

DE _______.

UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.

PROCEDIMIENTO: TRAMITE DE PAGO DE COMPRAS.

.

1. Los documentos soportes para efectuar el trámite de pago será el pedido oficial, nota de entrada al almacén de abasto, nota de descuento con cargo..

2. El encargado de gestoría verificará que los documentos mencionados en el punto anterior, cumplan con el adecuado llenado de sus formatos así como no presenten tachaduras ó enmendaduras..

3. El encargado de gestoría asignará la fecha probable de pago, elaborando las programaciones de pagos a proveedores en sus dos rubros: Normales, especiales..

4. El encargado de gestoría coordina y vigila el manejo de la información realizada por el auxiliar, referente a pagos de proveedores y saldos pendientes con la finalidad de llevar un estricto control de los mismos..

5. El auxiliar de gestoría elaborará los documentos siguientes: contra recibo, recibo de caja, nota de descuento con cargo para la aplicación correspondiente en factura, preparando los documentos para trámite de autorización, validación y pago en el departamento de control del egreso..

6. El encargado de gestoría coordina la operación de pagos a proveedores a fin de que se realice de manera eficiente, oportuna y en las fechas convenidas para tal efecto..

7. El responsable de compras revisará y verificará la programación de pagos a proveedores así como los documentos que los soportan..

8. El encargado de gestoría entregará a los proveedores los contra recibos proporcionando la información referente a sus pagos y descuentos aplicados en facturas..

9. El jefe de abasto realizará el trámite de autorización y validación del pago a proveedores..

10. El encargado de gestoría deberá llevar un estricto control de los pagos efectuados semanalmente por la Tesorería..

11. El responsable de compras tomando como base los reportes emitidos por el sistema automatizado, informará al jefe de abasto las compras consolidadas a través de memorándum en forma semanal y especificado por proveedor y clave..

FORMATO DE IDENTIFICACION DE PROCEDIMIENTOS

FLUJOGRAMAS

CONCEPTO

Son diagramas donde se relacionan actividades, tareas u operaciones (procedimientos), con los puestos del trabajo, con el tiempo y otros factores como la distancia, el tiempo, etc.

En los flujogramas se detallan gráficamente cada procedimiento a realizarse de acuerdo al manual de procedimientos.

CLASIFICACION

Simples

  • Flujograma de trabajo
  • Flujograma de bloques

Compuestos

  • ASME
  • HIJANS
  • LOUIS
  • BG

FLUJOGRAMA DE TRABAJO

  • Relaciona actividades y puestos de trabajo.
  • Utiliza los siguientes símbolos

Ejemplo:

FLUJOGRAMA DE BLOQUES

  • Relaciona actividades y puestos de trabajo.
  • Utiliza los siguientes símbolos




SC = Solicitud de cotización

C = Cotización

A = Aceptación

A1 = Archivo cotización

F = Factura

GR = Guía de Remisión

A2 = Archiva aceptación

A3 = Archiva Factura y Guía de remisión

FLUJOGRAMA ASME

Relaciona mas de 4 factores:

  • Actividades
  • Puestos de trabajo
  • Tiempo
  • Distancia

Utiliza los siguientes símbolos:

Ejemplo de Flujograma ASME

LA PLANIFICACIÓN

CONCEPTO

La Planificación es el proceso por el cual se obtiene una visión del futuro, en donde es posible determinar y lograr los objetivos, mediante la elección de un curso de acción.

IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIÓN

El autor José Antonio Fernández Arena afirmaba que "Planear es función del administrador, aunque el carácter y la amplitud de la planeación varían con su autoridad y con la naturaleza de las políticas y planes delineados por su superior".

El reconocimiento de la influencia de la planeación ayuda en mucho a aclarar los intentos de algunos estudiosos de la administración para distinguir entre formular la política (fijar las guías para pensar en la toma de decisiones) y la administración, o entre el director y el administrador o el supervisor.

Un administrador, a causa de su delegación de autoridad o posición en la organización, puede mejorar la planeación establecida o hacerla básica y aplicable a una mayor proporción de la empresa que la planeación de otro. Sin embargo, todos los administradores desde, los directores hasta los jefes o supervisores, planean lo que les corresponde.

CLASIFICACION DE LA PLANEACION

Existen diversos tipos de planes, entre los que se tienen:

  • Misión: es la razón de ser de la empresa. También se dice que es la labor, el encargo o servicio especial que una empresa se propone lograr hacia el largo plazo. Por ejemplo, la misión de una universidad es la formación superior, enseñanza y la investigación.

Visión: es la capacidad administrativa de ubicar a la empresa en el futuro, en dónde deseamos estar de aquí a cinco años. Por ejemplo, un Banco puede tener como visión "ser la empresa líder en la prestación de servicios financieros en toda Europa".

Objetivos: son el resultado que se espera obtener, y hacia el cual se encaminan los esfuerzos conjuntos. Por ejemplo, un objetivo de una empresa comercial puede ser aumentar las ventas del año 2004 con respecto a las del 2003. Los objetivos se pueden ser de corto plazo (hasta un año), mediano plazo (de 1 a 3 años) y largo plazo (más de 3 años).

Metas: los diferentes propósitos que se deben cumplir para lograr el objetivo. Las metas son fines más específicos que integran el objetivo de la empresa. Por ejemplo, para la empresa comercial que desea incrementar sus ventas, una meta podría ser capacitar al equipo de vendedores durante los primeros dos meses del año 2004, con lo que se busca alcanzar el objetivo planteado.

Políticas: son guías o lineamientos de carácter general, que indican el marco dentro del cual empleados de una empresa pueden tomar decisiones, usando su iniciativa y buen juicio. Por ejemplo, competir en base a precios en el mercado.

Reglas: son normas precisas que regulan una situación en particular. Acá se exponen acciones u omisiones específicas, y no dan libertad de acción. Ejemplos de este tipo son "no fumar", "no ingerir alimentos en este sitio", etc.

Estrategias: la acción de proyectar a un futuro esperado y los mecanismos para conseguirlo, y hacer que el futuro de la organización se comporte como se determinó. Se puede decir entonces que estrategias son los cursos de acción, preparados para enfrentarse a las situaciones cambiantes del medio interno y externo, a fin de alcanzar sus objetivos. Por ejemplo, una estrategia podría se "realizar investigaciones de mercado permanentemente, y proveer de eficiente información al equipo de venta, a fin de aumentar las ventas".

Programas: son planes que comprenden objetivos, políticas, estrategias, procedimientos, reglas, asignación de funciones y recursos, y las acciones necesarias para alcanzar los objetivos, estableciendo el tiempo necesario para la ejecución de cada una de las etapas de operación.

Presupuestos: es un plan que representa las expectativas para un período futuro, expresados en términos cuantitativos, tales como dinero, horas trabajadas, unidades producidas, etc. Los presupuestos pueden ser de Operación (ventas, producción, inventarios, etc.) y Financieros (de efectivo, de capital, estados financieros pro forma, etc.).

Procedimientos: son planes que señalan una serie de labores concatenadas que deben realizarse de acuerdo a una secuencia cronológica, para alcanzar los objetivos preestablecidos. Un ejemplo de este tipo de planes es el procedimiento que se lleva a cabo para el pago de sueldo a los empleados.

EL PROCESO DE LA PLANIFICACIÓN

Harold Koontz ha determinado algunos pasos que deben seguirse en la planificación, a saber:

a) Detección de una oportunidad.

b) Establecimiento de objetivos.

c) Consideración de las premisas de planificación.

d) Identificación de las alternativas.

e) Comparación de alternativas de acuerdo a los objetivos y las metas.

f) Elección de una alternativa.

g) Elaboración de los planes de apoyo.

h) Elaboración del presupuesto.

VENTAJAS DE LA PLANEACION

Entre las ventajas más relevantes de la planificación tenemos:

  • Ayuda a mejorar la coordinación entre los miembros de la empresa.
  • Permite mejorar la visión interna y del entorno empresarial.
  • Ayuda a la administración a adaptarse rápidamente al medio cambiante.

CLASIFICACION DE LA PLANEACION

La planificación puede ser estratégica y operativa.

Planificación Estratégica.

La planificación estratégica permite la toma de decisiones a largo plazo. Acá se deben tomar en cuenta: los cambios en el entorno, la capacidad de la empresa y el clima organizacional.

Tienen como propósito establecer o actualizar la misión y los objetivos generales de la empresa. Es muy útil para el desarrollo de nuevas aptitudes y procedimientos para enfrentar la ruta a seguir en el futuro.

Entre las etapas formales de la planificación estratégica se encuentran:

a) Identificación de las estrategias actuales.

b) Identificación de las metas estratégicas potenciales.

c) Selección de metas estratégicas.

d) Evaluación y ejecución de las estrategias.

Planificación Táctica.

Es un proceso anual que guía hacia el logro de los objetivos propuestos en los programas de la empresa.

Algunas diferencias entre los planes estratégicos y tácticos son:

1. El plazo, los planes estratégicos implican el largo plazo, en tanto que los planes tácticos son de corto plazo, y en ocasiones mediano plazo.

2. El alcance, ya que los planes estratégicos son más generales, en tanto que los tácticos son específicos.

3. Independencia, ya que los planes tácticos tienden a reflejar las metas y los planes estratégicos la misión de la empresa.

El Gráfico de Gantt

Henry Laurence Gantt (1861-1919) desarrolló a inicios del siglo XX este método gráfico de planeación y control, que permite contemplar las fases de inicio y finalización de las diversas actividades.

Llamado también cronograma de actividades o Calendarización, se trata de un gráfico de barras, dónde la longitud de cada barra representa la duración en días, semanas, meses o años de una actividad. La utilidad de éste gráfico radica en que señala la frecuencia en que debe ejecutarse cierto número de actividades en base a la duración de cada una de las mismas.

Para una mayor ilustración, a continuación se presenta el Gráfico de Gantt que dispone los tiempos y actividades para la realización de una investigación de mercado, dividida en tres fases y para ser desarrollada en cuatro meses.

Otras Técnicas de Planificación

Diagrama de análisis de proceso.

Es la representación gráfica de la trayectoria en la elaboración de un producto o actividades, y en el cual se señalan todas las acciones que se llevarán a cabo, mediante el uso de los símbolos correspondientes.

Se hace uso de simbología para mostrar acciones como "transporte", "operación", "inspección", "demora" y "almacenamiento" o "archivo".

Diagrama de flujo.

Un diagrama de flujo tiene muchas similitudes con el diagrama de análisis de proceso, salvo que éste se refiere a acciones de carácter administrativo, y utiliza símbolos tales como: inicio o finalización del flujo, actividad, documento, decisión o alternativa, archivo, conector de página y conector.

Los pronósticos.

Son conjeturas sobre una situación futura, considerando que se presentan ciertos datos conocidos; es una opinión sobre lo que puede suceder y tomando como base datos pasados.

Conjetura es un juicio probable de una cosa por indicios y observaciones.

Premisa es una proposición que contiene una descripción breve, de la causa y el resultado que se puede obtener, al poner en práctica una alternativa determinada.

Uno de los métodos utilizados para realizar pronósticos es el de los Mínimos Cuadrados, por el cual la relación media entre dos o más variables es calculada cuantitativamente, y se trata de conocer datos futuros basándose en los ya conocidos.

El Método Incremental estudia los incrementos (positivos o negativos) que con relación a periodos anteriores se han venido presentando, luego se efectúa un promedio aritmético de los incrementos porcentuales y el resultado final se aplica incrementándolo al resultado del presente periodo.

Finalmente, el Método de Tendencias estudia la tendencias que se vienen mostrando en los resultados anteriores, tomando dentro del análisis el año de referencia y el resultado obtenido en ese año.

ANALISIS ORGANIZACIONAL

ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS DE GESTIÓN

Se realiza con la finalidad de establecer y distinguir los diferentes conceptos de un sistema de Organización y Métodos, para comparar las funciones que realiza de acuerdo con la dependencia en la cual trabaja y las características que debe contener los análisis del mismo.

Para comprender esas definiciones se hablará un poco de la creación y de los antecedentes de este sistema de mejoramiento en el campo laboral administrativo.

Se profundizará en las funciones que cumple la unidad de O y M, para poder destacar la mejor ubicación del mismo en una empresa u organismo, basándose y teniendo en cuenta la coordinación y las normativas de dicho órgano.

CONCEPTO

El avance incesante de la complejidad en la Administración y todos los evidentes defectos que ella acusa, ha puesto en guardia a los integrantes de las empresas los cuales han buscado los medios necesarios para sistematizar, controlar y dar mayor eficiencia a su administración.

Y es así como hoy en día, en la mayoría de las empresas han sido creadas Centrales de Organización y Métodos para dar eficiencia y simplicidad al mecanismo administrativo; Organización y Métodos es uno de los términos que integran la labor general de la racionalización.

Sobre la Teoría de Organización y Métodos se manifiesta que es "Una forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre como dividir las actividades, como agrupar las tareas, como disponer procedimientos y como llevar trabajos administrativos mecánicos con la mayor economía de esfuerzo y con el máximo de eficacia en los resultados". Y por extensión, se llama unidad, equipo o servicio de Organización y Métodos al conjunto de funcionarios especializados en la aplicación de la técnica del mencionado servicio.

Organización y métodos estudia los problemas de estructura y funcionamiento de la Administración, cumpliendo como función el aconsejar a los funcionarios interesados en mejorar la organización y métodos empleados por los servicios que dirigen.

La finalidad de una unidad de Organización y Métodos es asegurar el máximo de eficiencia en el financiamiento de la máquina administrativa, y mediante la aplicación adecuada de métodos científicos de organización; conseguir economías en el costo de la producción y en la utilización de mano de obra, pero como regla general a Organización y Métodos no se le concede autoridad sobre otras unidades en administración.

Se suele preguntar ¿Por qué es necesario emplear un servicio especializado, si el deber de los administradores es asegurar que las actividades sean bien organizadas y se apliquen los métodos adecuados? Y la respuesta a esta interesante interrogante es que utilizando este servicio, los administradores adquieren los conocimientos necesarios de Organización y Métodos, y sea capaz de dirigir un departamento sin ayuda, haciéndose totalmente responsable de sus actividades.

Cada administrador tiene una clara responsabilidad de asegurar que su sector en los negocios sea conducido eficientemente y cuando tiene un papel directivo, debe trazar la forma de la organización y crear los instrumentos apropiados o métodos para llevar a cabo la función.

La ventaja principal que Organización y Métodos tiene sobre un administrador es, que su responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y que puede tomarse el tiempo para pensar e indagar sin tener que preocuparse de abandonar otras responsabilidades, haciendo estas en base de reunir datos y obtiene la mayoría de su información a través de personas encargadas de la actividad que se analiza.

Otra de las ventajas, es el desarrollo de las Facultades Críticas, es decir, pensar en términos de propósitos en vez de medios, a interrogar sobre lo que se hace y el por qué de ello.

Un buen servicio de Organización y Métodos se caracteriza por:

  • Tener tiempo para estudiar los problemas y buscar las soluciones sin ninguna presión.
  • Ser independiente de la unidad bajo estudio y por lo tanto, ser capacitado para hacer apreciaciones objetivas.
  • Adiestramiento en técnicas especializadas que son complementadas con la experiencia de sus funcionarios.
  • Liberación de estrecheses departamentales y enfocar los problemas desde el punto de vista de las necesidades de la empresa.

Tomando en cuenta que todas las propuestas de Organización y métodos no serán aceptadas, es decir, que no todas merezcan siquiera ser tomadas en cuenta.

"El término de Organización y Métodos se utiliza para designar el conjunto de técnicas administrativas y de investigación destinados a mejorar el funcionamiento de la administración pública"

De esta manera, el término de O y M consiste, por una parte, en conceptuar la organización como la función que se sustenta en buscar los medios prácticos para distribuir las funciones en las distintas unidades orgánicas del servicio administrativo respectivo: determinar su grado de eficiencia, su rentabilidad, así como su facultad de adaptarse a los cambios del medio, y por otra parte, en conceptuar al método como el proceso de reflexión abstracta que permite enfocar y abordar el problema de la organización.

Además, se aplica en administración pública con el fin de obtener un mejor rendimiento de los recursos destinados a la prestación de servicios.

La esencia de la relación entre Organización y métodos es que los métodos deben ser acordes con la organización y ésta con los métodos aplicados. Una variación en la organización ocasiona una variación en los métodos y, a la inversa, un cambio en los métodos provoca cambios en la estructura orgánica. El método permite descubrir cuáles son las estructuras y procedimientos ideales que deben aplicarse a la organización para hacerla eficiente y eficaz.

La introducción de esta concepción al sector público se ha realizado conforme han surgido los problemas en la prestación de los servicios públicos. Se inició la aplicación de este concepto en las empresas públicas para las cuales el criterio de rentabilidad y productividad es importante, a pesar de que el lucro no es su finalidad. El concepto de O y M se utiliza bajo un enfoque político y social. Y en el sector privado bajo un enfoque más financiero y de auto-enriquecimiento, pero al mismo tiempo presta servicios determinados y particulares.

Las unidades de organización y métodos se crean en cada dependencia y obedecen a dos objetivos fundamentales:

  1. Servir de vinculación entre el órgano central de modernización administrativa y las dependencias en la ejecución de las prioridades del mejoramiento administrativo.
  2. Analizar los problemas originados en la estructura de la organización y los problemas derivados del flujo o proceso administrativo; así como los problemas del cambio de actitud y comportamiento, en el marco de la modernización administrativa.

FUNCIONES DE ORGANIZACIÓN Y METODOS

El funcionamiento del sistema de Organización y Métodos varía de acuerdo con el desarrollo de la organización, dentro de la que se ubica y con las técnicas a las cuales pueden recurrir para el desarrollo de sus funciones de análisis y diagnóstico administrativo y diseño organizacional.

"Las funciones consisten en una orientación general en el conjunto de la administración" y se pueden destacar de la siguiente manera:

  1. Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la dependencia. Esta primera función implica que efectúen varias actividades como la realización de un diagnóstico general de la estructura y procedimientos de la organización, la proposición de modificaciones para la adaptación de sistemas y procedimientos, su diseño y la formulación de manuales administrativos.
  2. Adecuar la organización y las funciones en la dependencia a las que se trabaja. Según esto, deben desarrollarse actividades de investigación y clasificación de acuerdo a las bases jurídicas que le otorgan legitimidad a la administración de la dependencia.
  3. Asesorar a las unidades o departamentos de la dependencia que lo solicitan en la interpretación y aplicación de técnicas administrativas; coordinándose con cada una de ellas e implantando nuevos y mejores sistemas de trabajo y capacitación del personal.
  4. Hacer actividades de promoción, investigación y divulgación. Para promover la coordinación de los recursos e investigar las nuevas técnicas de administración que se puedan aplicar, de este modo comunicar o divulgar dichas técnicas para que sean aplicadas.
  5. Hacer un estudio de todo el trabajo realizado en la organización, donde se verifiquen todas las actividades realizadas como un análisis integral de finalidad, de organización, sistemas y procedimientos, a fin de considerar posibles mejoramientos en los métodos.
  6. Dictamen, asesoramiento e información de los trabajos que deba realizar la organización en cada una de sus divisiones.
  7. Conocimiento de las técnicas concernientes al mejoramiento de métodos y a los principios generales para resolución de problemas que se plantean en la organización de la cual dependen.
  8. Estudio, bibliografía y documentación sobre temas de organización y métodos.
  9. Estudiar, proponer e implantar sistemas y procedimientos que permitan desarrollar con mayor eficiencia y productividad las actividades de los funcionarios y empleados.

"Respecto con las funciones que deben desempeñar los sistemas de Organización y Métodos, se pueden distinguir tres fases de desarrollo administrativo"

1ª Fase de desarrollo

(inicial)

2ª Fase de desarrollo

(intermedia)

3ª Fase de desarrollo

(consolidación)

Análisis de estructuras y funciones

Teoría de sistemas

Teoría cuantitativa

Cuadros de distribución del trabajo

Desarrollo Organizacional

Ingeniería de sistemas

Elaboración de organigramas

Administración por proyectos

Informática

Elaboración de diagramas de flujo

Administración estratégica

Modelos de simulación

Análisis y descripción de puestos

   

Se dividen en estas fases ya que va desarrollándose mediante la dependencia, el mejoramiento, el comportamiento del personal y los sistemas de la organización

  1. Pueden utilizarse criterios y técnicas administrativas aportadas por la teoría de la organización clásica, para el estudio de la estructura y los procesos de trabajo de la empresa; elaborando organogramas como cuadros de distribución del trabajo, departamentalización y delegación de tareas.

  2. Fase de Desarrollo (Inicio):

    En este nivel de actividad recurren las técnicas más avanzadas y complicadas para el desarrollo del comportamiento y la teoría moderna de la organización, así como los sistemas y los proyectos.

  3. Fase de Desarrollo (Intermedia):
  4. Fase de Desarrollo (Consolidación):

Es la fase donde se hace más avanzado el desarrollo, recurriendo a teorías cuantitativas con la utilización de recursos matemáticos, operaciones, simulacros y procedimientos electrónicos de datos.

PROCESO DE ANÁLISIS DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

Para poder realizar dichos análisis se deben seguir diversos pasos:

  1. Conocer el hecho o la situación que se analiza.
  2. Describir tal hecho o situación.
  3. Descomponerlo con el fin de conocer los detalles y aspectos.
  4. Examinarlo críticamente y comprender cada elemento o componente del hecho específico en estudio.
  5. Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación elegido, haciendo comparaciones y buscando analogías.
  6. Definir las relaciones que operan entre cada elemento, tomando en cuenta los fenómenos administrativos y el departamento donde se trabaja.
  7. Clasificar la información por áreas: objetivos, estructura, normas y políticas administrativas, funciones y operaciones, equipo y ambiente laboral.

CARACTERÍSTICAS DE UN ANÁLISIS DE SISTEMA DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS.

  1. Eliminación: Es la supresión de un sistema de trabajo, la eliminación de procedimientos o de pasos dentro de un proceso.
  2. Adición: Introducir nuevos sistemas o programas.
  3. Combinación: Combinar el orden de las operaciones de un procedimiento que considere los factores.
  4. Modificación: Cambios en los procedimientos o las operaciones, modificadores en las formas, registros e informes.
  5. Simplificación: Introducción de mejoras en los métodos de trabajo mediante el análisis de las operaciones de un procedimiento.
  6. Series de Tiempo: Interpretación de las variaciones en los volúmenes de hechos, costos, producción, etc., en períodos iguales y subdivididos en unidades homogéneas de tiempo.
  7. Correlación: Determinar el grado de influencia entre dos o más variables. Una variable puede ser estimada si el valor de otra variable es conocido.
  8. Muestreo: A través del uso de varios diseños, el muestreo hace posible las inferencias acerca de las características del personal.
  9. PERT (Técnica para la Revisión y Evaluación de Programas): La planeación y control de un conjunto complejo de actividades, funciones y relaciones. Incluyen: la cadena de eventos y actividades, asignación de recursos, etc.
  10. Programación lineal: Para asignar los recursos incluyendo una función objetiva, a través de la elección entre varias alternativas y sistemas cuyos elementos tienen valores para adquisición, durabilidad, utilización en diversas etapas.
  11. Simulación: Usada para imitar una operación antes de su ejecución real, para así proporcionar datos aproximados que permiten tomar decisiones, haciendo grupos complejos de variables.
  12. Teorías: Existen, en los análisis de Organización y Métodos, diversas teorías que caracterizan a su dependencia o a las etapas por las que está desarrollándose, éstas se dividen así:
  • Línea de espera: Es para determinar el número óptimo de estaciones de servicio, y la mayoría de los modelos suponen una distribución específica de las llegadas y el tiempo.
  • Decisiones: Seleccionar el mejor curso de acción cuando la información se da en forma probable para el desarrollo sistemático del análisis.
  • Juegos: Es para determinar la estrategia óptima en una situación de competencia, y aplicar en problemas de productividad haciéndose responsables pero conociendo las reglas.

PERSONAL DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

El personal que labora en Organización y Métodos se conoce como analistas. Éste se encarga de recopilar y analizar información con el fin de presentar soluciones alternativas a problemas, así como asesorar en la implantación de las modificaciones que proponga. El analista puede ser un técnico o profesional que requiere conocimientos, los cuales se agrupan en dos tipos:

  • Conocimientos Teóricos: Como conocimientos de teoría de la administración y de la organización, de sistemas y metodología de la investigación.
  • Conocimientos Técnicos: Principalmente que le permitan realizar diagnósticos administrativos y el diseño organizacional, análisis y elaboración de organigramas, diagramas de flujo y distribución de espacio.

OBSTÁCULOS Y LIMITACIONES DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

Los obstáculos y limitaciones de un sistema de Organización y Métodos se resumen en tres aspectos:

  1. La carencia de un programa general de Organización y Métodos en las instituciones.
  2. La escasez de personal calificado.
  3. La resistencia al cambio.

BIBLIOGRAFIA

  • FRENCH, W / BELL, Cecil Jr. "Desarrollo Organizacional" 5º Edic.
  • ORTUETA, Lucas. "Organización Científica de Empresas". 1º Edic.
  • Sistema Nacional de Administración Pública. Normas de Organización.
  • STONER, James / FREEMAN, Edward. "Administración". 5º Edic.
  • CHIAVENATO, Idalberto. "Principios de Administración". 5º Edic.
  • TERRY, Geoge. "Principios de Administración". 2º Edic.
  • SALAZAR Larraín, Luis. "Organización y Métodos" 7º Edic.
  • GUERRA Cruz, Guillermo. "Organización y Métodos". 5º Edic.
  • KOONTZ, Harold / WEIHRICH, Heinz. "Administración - Una Perspectiva Global". 11º Edic.
  • Elementos de Administración Moderna. Harold Koontz, Cyril O´donnell. McGraw-Hill. 1982.
  • Principios de Administración. George R. Terry. C.E.C.S.A. 1981.

 

TRABAJO REALIZADO POR:

GUSTAVO TRELLES ARAUJO

Chiclayo - Perú

Partes: 1, 2, 3, 4


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