El proceso organizativo y la organización (página 4)

Partes: 1, , 3, 4

1. Redactado el proyecto
   del manual,
   será presentado a la autoridad superior de la dependencia
   descrita para que haga las correcciones necesarias, lo
   revise y otorgue el visado al documento.

   Con la visación del Jefe de la Dependencia
   interesada y el V° B° de la Oficina
   de Racionalización o Administración, se formulará
   en coordinación con la oficina de
   Asesoría Jurídica la norma que lo apruebe y
   lo ponga en vigencia de acuerdo a los niveles de
   desconcentración de atribuciones.

2. REVISION Y APROBACION
3. PRESENTACION E IMPRESION

El manual aprobado se hace imprimir:

• Se recomienda se haga en hojas sueltas, que
  permita hacer modificaciones parciales sin alterar todo el
  documento.
• En hojas de papel tamaño A4.
• Mantenerlos ecuadernados para el fácil
  manejo o intercambio.
• Se recomienda utilizar formato de letra arial
  12.

1. El manual aprobado e impreso debe repartirse entre
   el personal
   de la dependencia y el personal directivo de las oficinas
   con quienes debe coordinarse.

2. DIFUSION
3. ACTUALIZACION

Periódicamente se procederá a
estudiar y verificar si el documento ha cumplido con el
objetivo; que puntos hay que mejorar,
sostituirlos por otros o eliminarlos.

CONTENIDO DEL MOF

1. Generalidades

1.1 Objetivo de la institución

1.2 Objetivo del MOF

1.3 Base legal

1.4 Alcance

II. De la organización

2.1 Estructura
Orgánica

Organigrama estructural III De las funciones
Funciones de saca unidad orgánica 3.1.1 De los
órganos de dirección 3.1.2 De los órganos
de línea 3.1.3 De los órganos de
asesoría 3.1.4 De los órganos de apoyo 3.1.5
De los órganos de control
3.2 Funciones de cada cargo 3.2.1 Presidente ejecutivo
3.2.1 Función Gneral 3.2.2 Función
específica 3.2.3 Requisitos 3.2.4 Relaciones
3.2.5 Autoridad 3.2.6 Responsabilidad
3.2.7 Coordinación

ESQUEMA DEL MOF (Superintendencia de Bienes
Nacionales)

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

CONCEPTO

Llamados también manual de operaciones o
de prácticas stardard, son documentos de
gestión de uso diario que presentan en
forma ordenada y sistemática los pasos precisos a
seguir para lograr el trabajo
de una unidad de acuerdo a métodos previstos.

Los manuales de
procedimientos orientan el cumplimiento de las
rutinas de trabajo y
evitan las alteraciones arbitrarias.

BASE LEGAL

Jurídicamente se sustenta en documentos de
gestión de orden superior tales como: el ROF, el CAP,
el PAP, el MOF.

Además legalmente basado en el Art. 65 de la
Ley 23853,
ley 25035, ley 27444, D.S. N° 070-89-PCM, D. LEG. N°.
757, D.S. N°. 094-92-PCM.

OBJETIVO

• Presentar una visión integral de
  cómo opera la organización
• Precisar la secuencia lógica de las actividades de cada
  procedimiento.
• Precisar la responsabilidad operativa del
  personal en cada unidad administrativa.
• Prestar apoyo logístico al TUPA con
  información del tiempo
  que demora cada responsable en la realización de sus
  actividades para determinar el costo
  real.

FINALIDAD

• Uniformar y controlar el cumplimiento de las
  rutinas de trabajo y evitar las alteraciones arbitrarias
  .
• Facilitar las labores de
  inspección.
• Simplificar la determinación de
  responsabilidades.
• Enseñar el trabajo a los nuevos
  empleados.
• Aumentar la eficiencia de los empleados en servicio.
• Facilitar la elaboración de las
  guías de servicio al ciudadano.
• Construir una base para el análisis.

APROBACION

Es competencia del titular de la
organización y lo realiza mediante la
expedición de una resolución de la mas alta
jerarquía.

En las organizaciones privadas la aprobación
corre a cargo del gerente
general.

En las unidades desconcentradas o descentralizadas
el responsable es el director o gerente a cargo.

ALCANCE

Las regulaciones contenidas en cada uno de los
procedimientos es de uso y observancia obligatoria en todas
las unidades de la organización, especialmente en
aquellas responsables de realizar las actividades o pasos
del procedimeinto específico.

MODIFICACION Y ACTUALIZACION

• El procedimiento es de mejoramiento continuo, se
  realiza cuando las necesidades lo requieran, como
  consecuencia de una acción correctiva, o por política cuando menos una vez al
  año.
• La modificación o creación de
  nuevos procedimientos podrá realizarse
  inmediatamente.
• Si las modificaciones fueran numerosas y
  constantes se sugiere realizar un rediseño de todos
  los procedimientos, procesos
  y servicios administrativos.

CAUSAS DE MODIFICACION

CLASIFICACION

A.- Por las Areas funcionales

• Comercialización

• Manual de procedimientos de compras
• Manual de procedimientos de ventas

• Finanzas
• • Manual de procedimientos de créditos y
    cobranzas
  • Manual de procedimientos de
    costos

• Producción
• • Manual de procedimientos de
    fabricación
  • Manual de procedimientos de control de
    calidad

• Personal
• • Manual de procedimientos de reclutamiento y
    selección

B.- Por la función
administrativa

• Manual de procedimientos de
  planificación
• Manual de procedimientos de
  organización
• Manual de procedimientos de
  dirección
• Manual de procedimientos de control
• Manual de procedimientos de comunicaciones.

CONTENIDO

1. Carátula
2. Introducción
3. Objetivo
4. Base legal
5. Alcance
6. Aprobación
7. Actualización
   1. Código
   2. Denominación
   3. Responsable
   4. Requisitos
   5. Listado de las actividades u operaciones a
      realizar.
   6. Glosario detérminos
8. Descripción del proceso
9. Flujograma de proceso (Diagrama)
10. Formatos y anexos
11. Glosario de términos

MODELO DE MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS

FORMATO DE IDENTIFICACION DE
PROCEDIMIENTOS

FLUJOGRAMAS

CONCEPTO

Son diagramas donde se relacionan actividades,
tareas u operaciones (procedimientos), con los puestos del
trabajo, con el tiempo y otros factores como la distancia,
el tiempo, etc.

En los flujogramas se detallan gráficamente
cada procedimiento a realizarse de acuerdo al manual de
procedimientos.

CLASIFICACION

Simples

• Flujograma de trabajo
• Flujograma de bloques

Compuestos

• ASME
• HIJANS
• LOUIS
• BG

FLUJOGRAMA DE TRABAJO

• Relaciona actividades y puestos de
  trabajo.
• Utiliza los siguientes
  símbolos

Ejemplo:

FLUJOGRAMA DE BLOQUES

• Relaciona actividades y puestos de
  trabajo.
• Utiliza los siguientes
  símbolos

SC = Solicitud de cotización

C = Cotización

A = Aceptación

A1 = Archivo
cotización

F = Factura

GR = Guía de Remisión

A2 = Archiva aceptación

A3 = Archiva Factura y Guía de
remisión

FLUJOGRAMA ASME

Relaciona mas de 4 factores:

• Actividades
• Puestos de trabajo
• Tiempo
• Distancia

Utiliza los siguientes símbolos:

Ejemplo de Flujograma
ASME

LA PLANIFICACIÓN

CONCEPTO

La Planificación es el proceso por el
cual se obtiene una visión del futuro, en donde es
posible determinar y lograr los objetivos, mediante la elección de un
curso de acción.

IMPORTANCIA DE LA
PLANIFICACIÓN

• Propicia el desarrollo de la
  empresa.
• Reduce al máximo los riesgos.
• Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo.

El autor José Antonio Fernández
Arena afirmaba que "Planear es función del administrador, aunque el carácter y la amplitud de la planeación varían con su
autoridad y con la naturaleza de las políticas y planes delineados por su
superior".

El reconocimiento de la influencia de la
planeación ayuda en mucho a aclarar los intentos de
algunos estudiosos de la
administración para distinguir entre formular la
política (fijar las guías para pensar en la
toma de
decisiones) y la administración, o entre el director y
el administrador o el supervisor.

Un administrador, a causa de su delegación
de autoridad o posición en la organización,
puede mejorar la planeación establecida o hacerla
básica y aplicable a una mayor proporción de
la empresa
que la planeación de otro. Sin embargo, todos los
administradores desde, los directores hasta los jefes o
supervisores, planean lo que les corresponde.

CLASIFICACION DE LA PLANEACION

Existen diversos tipos de planes, entre los que se
tienen:

• Misión: es la razón de ser
  de la empresa. También se dice que es la labor, el
  encargo o servicio especial que una
  empresa se propone lograr hacia el largo plazo. Por
  ejemplo, la misión de una universidad es la formación
  superior, enseñanza y la investigación.

Visión: es la capacidad
administrativa de ubicar a la empresa en el futuro, en
dónde deseamos estar de aquí a cinco
años. Por ejemplo, un Banco
puede tener como visión "ser la empresa líder en la prestación de
servicios financieros en toda Europa".

Objetivos: son el resultado que se espera
obtener, y hacia el cual se encaminan los esfuerzos
conjuntos. Por ejemplo, un objetivo de una
empresa comercial puede ser aumentar las ventas
del año 2004 con respecto a las del 2003. Los
objetivos se pueden ser de corto plazo (hasta un
año), mediano plazo (de 1 a 3 años) y largo
plazo (más de 3 años).

Metas: los diferentes propósitos que
se deben cumplir para lograr el objetivo. Las metas son
fines más específicos que integran el
objetivo de la empresa. Por ejemplo, para la empresa
comercial que desea incrementar sus ventas, una meta
podría ser capacitar al equipo de vendedores durante
los primeros dos meses del año 2004, con lo que se
busca alcanzar el objetivo planteado.

Políticas: son guías o
lineamientos de carácter general, que indican el
marco dentro del cual empleados de una empresa pueden tomar
decisiones, usando su iniciativa y buen juicio. Por
ejemplo, competir en base a precios
en el mercado.

Reglas: son normas
precisas que regulan una situación en particular.
Acá se exponen acciones
u omisiones específicas, y no dan libertad
de acción. Ejemplos de este tipo son "no fumar", "no
ingerir alimentos
en este sitio", etc.

Estrategias: la acción de proyectar
a un futuro esperado y los mecanismos para conseguirlo, y
hacer que el futuro de la organización se comporte
como se determinó. Se puede decir entonces que
estrategias son los cursos de acción,
preparados para enfrentarse a las situaciones cambiantes
del medio interno y externo, a fin de alcanzar sus
objetivos. Por ejemplo, una estrategia podría se "realizar
investigaciones de mercado permanentemente,
y proveer de eficiente información al equipo de
venta, a
fin de aumentar las ventas".

Programas: son planes que comprenden
objetivos, políticas, estrategias, procedimientos,
reglas, asignación de funciones y recursos, y las
acciones necesarias para alcanzar los objetivos,
estableciendo el tiempo necesario para la ejecución
de cada una de las etapas de operación.

Presupuestos: es un plan que
representa las expectativas para un período futuro,
expresados en términos cuantitativos, tales como
dinero,
horas trabajadas, unidades producidas, etc. Los presupuestos pueden ser de Operación
(ventas, producción, inventarios, etc.) y Financieros (de
efectivo, de capital,
estados
financieros pro forma, etc.).

Procedimientos: son planes que
señalan una serie de labores concatenadas que deben
realizarse de acuerdo a una secuencia cronológica,
para alcanzar los objetivos preestablecidos. Un ejemplo de
este tipo de planes es el procedimiento que se lleva a cabo
para el pago de sueldo a los empleados.

EL PROCESO DE LA
PLANIFICACIÓN

Harold Koontz ha determinado algunos pasos que
deben seguirse en la planificación, a
saber:

a) Detección de una
oportunidad.

b) Establecimiento de objetivos.

c) Consideración de las premisas de
planificación.

d) Identificación de las
alternativas.

e) Comparación de alternativas de acuerdo
a los objetivos y las metas.

f) Elección de una
alternativa.

g) Elaboración de los planes de
apoyo.

h) Elaboración del presupuesto.

VENTAJAS DE LA PLANEACION

Entre las ventajas más relevantes de la
planificación tenemos:

• Ayuda a mejorar la coordinación entre
  los miembros de la empresa.
• Permite mejorar la visión interna y del
  entorno empresarial.
• Ayuda a la administración a adaptarse
  rápidamente al medio cambiante.

CLASIFICACION DE LA PLANEACION

La planificación puede ser
estratégica y operativa.

Planificación
Estratégica.

La planificación estratégica
permite la toma de decisiones a largo plazo. Acá
se deben tomar en cuenta: los cambios en el entorno, la
capacidad de la empresa y el clima
organizacional.

Tienen como propósito establecer o
actualizar la misión y los objetivos generales de
la empresa. Es muy útil para el desarrollo de
nuevas aptitudes y procedimientos para enfrentar la ruta
a seguir en el futuro.

Entre las etapas formales de la
planificación estratégica se
encuentran:

a) Identificación de las estrategias
actuales.

b) Identificación de las metas
estratégicas potenciales.

c) Selección de metas
estratégicas.

d) Evaluación y ejecución de
las estrategias.

Planificación
Táctica.

Es un proceso anual que guía hacia el
logro de los objetivos propuestos en los programas de la empresa.

Algunas diferencias entre los planes
estratégicos y tácticos son:

1. El plazo, los planes estratégicos
implican el largo plazo, en tanto que los planes
tácticos son de corto plazo, y en ocasiones mediano
plazo.

2. El alcance, ya que los planes
estratégicos son más generales, en tanto que
los tácticos son específicos.

3. Independencia, ya que los planes
tácticos tienden a reflejar las metas y los planes
estratégicos la misión de la
empresa.

El Gráfico de Gantt

Henry Laurence Gantt (1861-1919) desarrolló
a inicios del siglo XX este método gráfico de
planeación y control, que permite contemplar las
fases de inicio y finalización de las diversas
actividades.

Llamado también cronograma de actividades o
Calendarización, se trata de un gráfico de
barras, dónde la longitud de cada barra representa
la duración en días, semanas, meses o
años de una actividad. La utilidad
de éste gráfico radica en que señala
la frecuencia en que debe ejecutarse cierto número
de actividades en base a la duración de cada una de
las mismas.

Para una mayor ilustración, a continuación se
presenta el Gráfico de Gantt que dispone los tiempos
y actividades para la realización de una
investigación de mercado, dividida en tres fases y
para ser desarrollada en cuatro meses.

Otras Técnicas de
Planificación

Diagrama de análisis de
proceso.

Es la representación gráfica de la
trayectoria en la elaboración de un producto o actividades, y en el cual se
señalan todas las acciones que se llevarán
a cabo, mediante el uso de los símbolos
correspondientes.

Se hace uso de simbología para mostrar
acciones como "transporte", "operación",
"inspección", "demora" y "almacenamiento" o "archivo".

Diagrama de flujo.

Un diagrama
de flujo tiene muchas similitudes con el diagrama de
análisis de proceso, salvo que éste se
refiere a acciones de carácter administrativo, y
utiliza símbolos tales como: inicio o
finalización del flujo, actividad, documento,
decisión o alternativa, archivo, conector de
página y conector.

Los pronósticos.

Son conjeturas sobre una situación
futura, considerando que se presentan ciertos datos
conocidos; es una opinión sobre lo que puede
suceder y tomando como base datos pasados.

Conjetura es un juicio probable de una cosa por
indicios y observaciones.

Premisa es una proposición que contiene
una descripción breve, de la causa y el
resultado que se puede obtener, al poner en
práctica una alternativa determinada.

Uno de los métodos utilizados para
realizar pronósticos es el de los Mínimos
Cuadrados, por el cual la relación media entre dos
o más variables es calculada cuantitativamente,
y se trata de conocer datos futuros basándose en
los ya conocidos.

El Método Incremental estudia los
incrementos (positivos o negativos) que con
relación a periodos anteriores se han venido
presentando, luego se efectúa un promedio
aritmético de los incrementos porcentuales y el
resultado final se aplica incrementándolo al
resultado del presente periodo.

Finalmente, el Método de Tendencias
estudia la tendencias que se vienen mostrando en los
resultados anteriores, tomando dentro del análisis
el año de referencia y el resultado obtenido en
ese año.

ANALISIS ORGANIZACIONAL

ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS DE
GESTIÓN

Se realiza con la finalidad de establecer y
distinguir los diferentes conceptos de un sistema de
Organización y Métodos, para
comparar las funciones que realiza de acuerdo con la
dependencia en la cual trabaja y las características
que debe contener los análisis del mismo.

Para comprender esas definiciones se
hablará un poco de la creación y de los
antecedentes de este sistema de mejoramiento en el campo
laboral
administrativo.

Se profundizará en las funciones que cumple
la unidad de O y M, para poder
destacar la mejor ubicación del mismo en una empresa
u organismo, basándose y teniendo en cuenta la
coordinación y las normativas de dicho
órgano.

CONCEPTO

El avance incesante de la complejidad en la
Administración y todos los evidentes defectos que
ella acusa, ha puesto en guardia a los integrantes de las
empresas
los cuales han buscado los medios
necesarios para sistematizar, controlar y dar mayor
eficiencia a su administración.

Y es así como hoy en día, en la
mayoría de las empresas han sido creadas Centrales
de Organización y Métodos para dar eficiencia
y simplicidad al mecanismo administrativo;
Organización y Métodos es uno de los
términos que integran la labor general de la
racionalización.

Sobre la Teoría de Organización y
Métodos se manifiesta que es "Una forma de consulta
ideada para proveer asesoramiento sobre como dividir las
actividades, como agrupar las tareas, como disponer
procedimientos y como llevar trabajos administrativos
mecánicos con la mayor economía de esfuerzo y con el
máximo de eficacia
en los resultados". Y por extensión, se llama
unidad, equipo o servicio de Organización y
Métodos al conjunto de funcionarios especializados
en la aplicación de la técnica del mencionado
servicio.

Organización y métodos estudia los
problemas de estructura y funcionamiento de
la Administración, cumpliendo como función el
aconsejar a los funcionarios interesados en mejorar la
organización y métodos empleados por los
servicios que dirigen.

La finalidad de una unidad de Organización
y Métodos es asegurar el máximo de eficiencia
en el financiamiento de la máquina
administrativa, y mediante la aplicación adecuada de
métodos científicos de organización;
conseguir economías en el costo de la
producción y en la utilización de mano de
obra, pero como regla general a Organización y
Métodos no se le concede autoridad sobre otras
unidades en administración.

Se suele preguntar ¿Por qué es
necesario emplear un servicio especializado, si el deber de
los administradores es asegurar que las actividades sean
bien organizadas y se apliquen los métodos
adecuados? Y la respuesta a esta interesante interrogante
es que utilizando este servicio, los administradores
adquieren los conocimientos necesarios de
Organización y Métodos, y sea capaz de
dirigir un departamento sin ayuda, haciéndose
totalmente responsable de sus actividades.

Cada administrador tiene una clara responsabilidad
de asegurar que su sector en los negocios
sea conducido eficientemente y cuando tiene un papel
directivo, debe trazar la forma de la organización y
crear los instrumentos apropiados o métodos para
llevar a cabo la función.

La ventaja principal que Organización y
Métodos tiene sobre un administrador es, que su
responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y
que puede tomarse el tiempo para pensar e indagar sin tener
que preocuparse de abandonar otras responsabilidades,
haciendo estas en base de reunir datos y obtiene la
mayoría de su información a través de
personas encargadas de la actividad que se
analiza.

Otra de las ventajas, es el desarrollo de las
Facultades Críticas, es decir, pensar en
términos de propósitos en vez de medios, a
interrogar sobre lo que se hace y el por qué de
ello.

Un buen servicio de Organización y
Métodos se caracteriza por:

• Tener tiempo para estudiar los problemas y
  buscar las soluciones sin ninguna presión.
• Ser independiente de la unidad bajo estudio y
  por lo tanto, ser capacitado para hacer apreciaciones
  objetivas.
• Adiestramiento en técnicas
  especializadas que son complementadas con la experiencia
  de sus funcionarios.
• Liberación de estrecheses
  departamentales y enfocar los problemas desde el punto de
  vista de las necesidades de la empresa.

Tomando en cuenta que todas las propuestas de
Organización y métodos no serán
aceptadas, es decir, que no todas merezcan siquiera ser
tomadas en cuenta.

"El término de Organización y
Métodos se utiliza para designar el conjunto de
técnicas administrativas y de investigación
destinados a mejorar el funcionamiento de la
administración pública"

De esta manera, el término de O y M
consiste, por una parte, en conceptuar la
organización como la función que se sustenta
en buscar los medios prácticos para distribuir las
funciones en las distintas unidades orgánicas del
servicio administrativo respectivo: determinar su grado de
eficiencia, su rentabilidad, así como su facultad de
adaptarse a los cambios del medio, y por otra parte, en
conceptuar al método como el proceso de
reflexión abstracta que permite enfocar y abordar el
problema de la organización.

Además, se aplica en administración pública con el
fin de obtener un mejor rendimiento de los recursos
destinados a la prestación de servicios.

La esencia de la relación entre
Organización y métodos es que los
métodos deben ser acordes con la organización
y ésta con los métodos aplicados. Una
variación en la organización ocasiona una
variación en los métodos y, a la inversa, un
cambio
en los métodos provoca cambios en la estructura
orgánica. El método permite descubrir
cuáles son las estructuras y procedimientos ideales que
deben aplicarse a la organización para hacerla
eficiente y eficaz.

La introducción de esta
concepción al sector
público se ha realizado conforme han surgido los
problemas en la prestación de los servicios
públicos. Se inició la aplicación
de este concepto en
las empresas públicas para las cuales el criterio de
rentabilidad y productividad es importante, a pesar de que
el lucro no es su finalidad. El concepto de O y M se
utiliza bajo un enfoque político y social. Y en el
sector privado bajo un enfoque más financiero y de
auto-enriquecimiento, pero al mismo tiempo presta servicios
determinados y particulares.

Las unidades de organización y métodos
se crean en cada dependencia y obedecen a dos objetivos
fundamentales:

2. Servir de vinculación entre el
   órgano central de modernización
   administrativa y las dependencias en la ejecución de
   las prioridades del mejoramiento
   administrativo.
3. Analizar los problemas originados en la
   estructura de la organización y los problemas
   derivados del flujo o proceso
   administrativo; así como los problemas del
   cambio de actitud
   y comportamiento, en el marco de la
   modernización administrativa.

FUNCIONES DE ORGANIZACIÓN Y
METODOS

El funcionamiento del sistema de
Organización y Métodos varía de
acuerdo con el desarrollo de la organización, dentro
de la que se ubica y con las técnicas a las cuales
pueden recurrir para el desarrollo de sus funciones de
análisis y diagnóstico administrativo y diseño organizacional.

"Las funciones consisten en una orientación
general en el conjunto de la administración" y se
pueden destacar de la siguiente manera:

2. Estudiar y analizar de manera permanente la
   estructura y el funcionamiento de la dependencia. Esta
   primera función implica que efectúen varias
   actividades como la realización de un
   diagnóstico general de la estructura y
   procedimientos de la organización, la
   proposición de modificaciones para la
   adaptación de sistemas
   y procedimientos, su diseño y la formulación de
   manuales administrativos.
3. Adecuar la organización y las funciones en
   la dependencia a las que se trabaja. Según esto,
   deben desarrollarse actividades de investigación y
   clasificación de acuerdo a las bases
   jurídicas que le otorgan legitimidad a la
   administración de la dependencia.
4. Asesorar a las unidades o departamentos de la
   dependencia que lo solicitan en la interpretación y aplicación de
   técnicas administrativas; coordinándose con
   cada una de ellas e implantando nuevos y mejores sistemas
   de trabajo y capacitación del
   personal.
5. Hacer actividades de promoción, investigación y
   divulgación. Para promover la coordinación de
   los recursos e investigar las nuevas técnicas de
   administración que se puedan aplicar, de este modo
   comunicar o divulgar dichas técnicas para que sean
   aplicadas.
6. Hacer un estudio de todo el trabajo realizado en
   la organización, donde se verifiquen todas las
   actividades realizadas como un análisis integral de
   finalidad, de organización, sistemas y
   procedimientos, a fin de considerar posibles mejoramientos
   en los métodos.
7. Dictamen, asesoramiento e información de
   los trabajos que deba realizar la organización en
   cada una de sus divisiones.
8. Conocimiento de las técnicas concernientes
   al mejoramiento de métodos y a los principios
   generales para resolución de problemas que se
   plantean en la organización de la cual
   dependen.
9. Estudio, bibliografía y
   documentación sobre temas de
   organización y métodos.
10. Estudiar, proponer e implantar sistemas y
    procedimientos que permitan desarrollar con mayor
    eficiencia y productividad las actividades de los
    funcionarios y empleados.

"Respecto con las funciones que deben
desempeñar los sistemas de Organización y
Métodos, se pueden distinguir tres fases de desarrollo
administrativo"

Se dividen en estas fases ya que va
desarrollándose mediante la dependencia, el
mejoramiento, el comportamiento del personal y los sistemas
de la organización

1. Pueden utilizarse criterios y técnicas
   administrativas aportadas por la teoría de la
   organización clásica, para el estudio de
   la estructura y los procesos de trabajo de la empresa;
   elaborando organogramas como cuadros de
   distribución del trabajo, departamentalización y
   delegación de tareas.

2. Fase de Desarrollo (Inicio):

   En este nivel de actividad recurren las
   técnicas más avanzadas y complicadas para
   el desarrollo del comportamiento y la teoría
   moderna de la organización, así como los
   sistemas y los proyectos.

3. Fase de Desarrollo (Intermedia):
4. Fase de Desarrollo
   (Consolidación):

Es la fase donde se hace más avanzado el
desarrollo, recurriendo a
teorías cuantitativas con
la utilización de recursos matemáticos,
operaciones, simulacros y procedimientos
electrónicos de datos.

PROCESO DE ANÁLISIS DE
ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

Para poder realizar dichos análisis se
deben seguir diversos pasos:

2. Conocer el hecho o la situación que se
   analiza.
3. Describir tal hecho o
   situación.
4. Descomponerlo con el fin de conocer los detalles
   y aspectos.
5. Examinarlo críticamente y comprender cada
   elemento o componente del hecho específico en
   estudio.
6. Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio
   de clasificación elegido, haciendo comparaciones y
   buscando analogías.
7. Definir las relaciones que operan entre cada
   elemento, tomando en cuenta los fenómenos
   administrativos y el departamento donde se
   trabaja.
8. Clasificar la información por
   áreas: objetivos, estructura, normas y
   políticas administrativas, funciones y operaciones,
   equipo y ambiente
   laboral.

CARACTERÍSTICAS DE UN ANÁLISIS DE
SISTEMA DE ORGANIZACIÓN Y
MÉTODOS.

2. Eliminación: Es la
   supresión de un sistema de trabajo, la
   eliminación de procedimientos o de pasos dentro de
   un proceso.
3. Adición: Introducir nuevos
   sistemas o programas.
4. Combinación: Combinar el orden de
   las operaciones de un procedimiento que considere los
   factores.
5. Modificación: Cambios en los
   procedimientos o las operaciones, modificadores en las
   formas, registros e informes.
6. Simplificación:
   Introducción de mejoras en los métodos de
   trabajo mediante el análisis de las operaciones de
   un procedimiento.
7. Series de Tiempo:
   Interpretación de las variaciones en los
   volúmenes de hechos, costos, producción, etc., en
   períodos iguales y subdivididos en unidades
   homogéneas de tiempo.
8. Correlación: Determinar el grado
   de influencia entre dos o más variables. Una
   variable puede ser estimada si el valor
   de otra variable es conocido.
9. Muestreo: A través del uso de
   varios diseños, el muestreo hace posible las inferencias
   acerca de las características del
   personal.
10. PERT (Técnica para la Revisión
    y Evaluación de Programas): La
    planeación y control de un conjunto complejo de
    actividades, funciones y relaciones. Incluyen: la cadena
    de eventos y actividades, asignación
    de recursos, etc.
11. Programación lineal: Para asignar
    los recursos incluyendo una función objetiva, a
    través de la elección entre varias
    alternativas y sistemas cuyos elementos tienen valores para adquisición,
    durabilidad, utilización en diversas
    etapas.
12. Simulación: Usada para imitar una
    operación antes de su ejecución real, para
    así proporcionar datos aproximados que permiten
    tomar decisiones, haciendo grupos
    complejos de variables.
13. Teorías: Existen, en los
    análisis de Organización y Métodos,
    diversas teorías que caracterizan a su
    dependencia o a las etapas por las que está
    desarrollándose, éstas se dividen
    así:

• Línea de espera: Es para determinar el
  número óptimo de estaciones de servicio, y
  la mayoría de los modelos suponen una distribución
  específica de las llegadas y el
  tiempo.
• Decisiones: Seleccionar el mejor curso de
  acción cuando la información se da en forma
  probable para el desarrollo sistemático del
  análisis.
• Juegos: Es para determinar la estrategia
  óptima en una situación de competencia, y
  aplicar en problemas de productividad haciéndose
  responsables pero conociendo las reglas.

PERSONAL DE ORGANIZACIÓN Y
MÉTODOS

El personal que labora en Organización y
Métodos se conoce como analistas. Éste se
encarga de recopilar y analizar información con el
fin de presentar soluciones alternativas a problemas,
así como asesorar en la implantación de las
modificaciones que proponga. El analista puede ser un
técnico o profesional que requiere conocimientos,
los cuales se agrupan en dos tipos:

• Conocimientos Teóricos: Como
  conocimientos de teoría de la
  administración y de la organización, de
  sistemas y metodología de la
  investigación.
• Conocimientos Técnicos: Principalmente
  que le permitan realizar diagnósticos
  administrativos y el diseño organizacional,
  análisis y elaboración de organigramas,
  diagramas
  de flujo y distribución de
  espacio.

OBSTÁCULOS Y LIMITACIONES DE
ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

Los obstáculos y limitaciones de un
sistema de Organización y Métodos se
resumen en tres aspectos:

2. La carencia de un programa general de Organización y
   Métodos en las instituciones.
3. La escasez de personal
   calificado.
4. La resistencia al cambio.

BIBLIOGRAFIA

• FRENCH, W / BELL, Cecil Jr. "Desarrollo
  Organizacional" 5º Edic.
• ORTUETA, Lucas. "Organización
  Científica de Empresas". 1º Edic.
• Sistema Nacional de Administración
  Pública. Normas de Organización.
• STONER, James / FREEMAN, Edward.
  "Administración". 5º Edic.
• CHIAVENATO, Idalberto. "Principios de
  Administración". 5º Edic.
• TERRY, Geoge. "Principios de
  Administración". 2º Edic.
• SALAZAR Larraín, Luis.
  "Organización y Métodos" 7º
  Edic.
• GUERRA Cruz, Guillermo. "Organización y
  Métodos". 5º Edic.
• KOONTZ, Harold / WEIHRICH, Heinz.
  "Administración – Una Perspectiva Global". 11º
  Edic.

• Elementos de Administración Moderna.
  Harold Koontz, Cyril O´donnell. McGraw-Hill.
  1982.
• Principios de Administración. George R.
  Terry. C.E.C.S.A. 1981.

TRABAJO REALIZADO POR:

GUSTAVO TRELLES ARAUJO

Chiclayo – Perú