- Un
minuto……… - Para qué la
estadística? - Por qué se aplica tan
poco? - Qué
hacer? - Conclusiones
- Bibliografía
No se puede gestionar lo que no se mide. Las mediciones
son la clave. Si usted no puede medirlo, no puede controlarlo. Si
no puede controlarlo, no puede gestionarlo. Si no puede
gestionarlo, no puede mejorarlo. La falta sistemática o
ausencia estructural de estadísticas en las organizaciones
impide una administración
científica de las mismas. Dirigir sólo en base
a datos financieros
del pasado, realizar predicciones basadas más en la
intuición o en simples extrapolaciones, y tomar decisiones
desconociendo las probabilidades de éxito u
ocurrencia, son sólo algunos de los problemas o
inconvenientes más comunes hallados en las empresas.
Carecer de datos estadísticos en cuanto a lo que
acontece tanto interna como externamente, impide decidir sobre
bases racionales, y adoptar las medidas preventivas y correctivas
con el suficiente tiempo para
evitar daños, en muchos casos irreparables, para la
organización.
Peter Drucker hace dos afirmaciones básicas.
Primero, afirma que pocos factores son tan importantes para la
actuación de la organización como la medición. Segundo, lamenta el hecho de que
la medición sea el área más débil de
la gestión
en muchas empresas.
Prácticamente todos los autores de libros de
gestión han lamentado que la medición sea crítica
para el éxito y que la mayoría de los directores no
tengan habilidades cuantitativas adecuadas.
En otras épocas disponer de los datos y luego
analizarlos resultaba una labor costosa y agotadora, pues ella se
basaba en la labor manual de los
empleados. Pero hoy se cuenta con computadoras
cada día más veloces y económicas, al tiempo
que se dispone de programas
más potentes y flexibles, por lo cual las empresas que
utilicen dicho potencial obtendrán una fuerte diferencia
competitiva en relación a sus adversarios, pero más
aún podrán mejorar continuamente la performance en
los diversos ratios y mediciones que hacen a los procesos y
actividades de la
empresa.
Las empresas que no hagan uso de estas nuevas
potencialidades y afronten debidamente éstas nuevas
exigencias, no sólo perderán capacidad competitiva,
sino que quedarán desacoplados ante los continuos cambios
del entorno, poniendo en serio riesgo su propia
continuidad.
En otras épocas con lentos procesos de cambios,
los cuales resultaban casi imperceptibles en el tiempo, se
podía administrar una empresa con
pocos datos estadísticos. Hoy en un mundo de profundos y
veloces cambios en todos los órdenes ya no es posible
actuar con displicencia. Hoy un empresario
necesita predecir a tiempo los niveles de demanda de sus
productos,
necesita reconocer a tiempo los cambios de tendencia, debe no
sólo saber en que se gasto, sino como se gasto en el
tiempo y en que conceptos.
Para negociar, para tomar decisiones, para corregir
problemas de calidad, para
aumentar la productividad,
para fijar precios, para
mejorar el mantenimiento
y disponibilidad de las máquinas e
instalaciones, para mejorar la concesión y cobranza de los
créditos se requiere sí o sí
contar con datos estadísticos.
Toda decisión, todo análisis, todo presupuesto,
está prácticamente en el aire si no se
cuenta con datos estadísticos suficientes y
fiables.
No sólo a nivel empresa, sino
también a nivel país, los que más han
avanzado han sido aquellos que hicieron de las
estadísticas una herramienta fundamental. W. Edwards
Deming, un
pionero en métodos
estadísticos para el control de
calidad, señaló que en Japón
se pone mucho énfasis en las estadísticas para
directores de empresa.
En parte fue la aplicación de las técnicas
estadísticas enseñadas por Deming lo que hizo que
Japón pasara de ser un fabricante de imitaciones baratas a
líder
internacional en productos de primera calidad.
Sin estadísticas una empresa carece de capacidad
para reconocer que actividades o productos le generan utilidades,
y cuales sólo pérdidas.
No contar con datos e interpretarlos correctamente es
para los administradores como caminar en la oscuridad. Contar con
los datos les ilumina, les permite ver lo que está
aconteciendo y en consecuencia tomar las medidas más
apropiadas.
Podría responderme usted:
- ¿qué clientes
les generan los mayores beneficios? - ¿qué zonas o regiones son las que
generan mayores ventas en
unidades monetarias y volúmenes? (en total y por
producto) - ¿cuáles son las reparaciones que
más se han producido en el último
trimestre? - ¿en que día de trabajo de
cada mes logra llegar al punto de
equilibrio? - ¿qué tipo de reparaciones han
generado mayores egresos? - ¿puede decirme cuales son la capacidad de
los diferentes procesos en materia de
costos,
productividad y calidad? - ¿cuál es su nivel en sigma de cada
una de las actividades? - ¿cuál es el nivel de rotación
o permanencia de clientes? - ¿sabe en que etapa del ciclo de
vida se encuentra cada uno de sus productos o servicios? - ¿cuál es el nivel de
satisfacción de sus clientes? - si tiene dirige un sanatorio ¿cuáles
son las enfermedades
que más clientes reportan? ¿cuáles son
los problemas que más consultas originan? - si posee un restaurante ¿cuáles son
los platos más pedidos durante el año y por
temporada? ¿cuáles son los vinos más
pedidos y cuáles los más vendidos? - si dirige una librería ¿cuáles
son los temas más vendidos? ¿cuál es la
rentabilidad que le aporta cada tema?
¿cómo contribuye cada tema a lograr el punto de
equilibrio? - si dirige un hotel ¿cuál es
el tiempo promedio de estadía? ¿la cantidad de
clientes por zona o región? ¿la cantidad de
tiempo por región y su relación con la cantidad
de tiempo de estadía? ¿la facturación
por profesión, zona, motivo de su visita (turismo,
negocios,
salud,
profesionales, capacitación, otros)?
Estás son sólo unas pocas preguntas de las
cuales estoy seguro usted no
podrá responder, o para hacerlo deberá destinar de
una gran cantidad de tiempo en personal, a parte
de generar una información poco confiable, costosa y fuera
de tiempo.
Si no cuenta con estos datos, ¿cómo hace
usted? para:
- adoptar a tiempo las medidas
correctivas; - confeccionar un presupuesto viable y
efectivo; - administrar eficazmente su flujo de
fondos; - evitar los excesos de stock y la obsolescencia de
inventarios; - gestionar la mejora de los diversos
procesos; - saber cuando está mejorando la
productividad; - negociar un incremento de precios;
- detectar la causa de un problema y
solucionarlo.
En pocas palabras: ¿usted realmente sabe que
está ocurriendo en su organización?
Para poder saber
que pasa en su organización es necesario contar con datos
en tiempo y forma, sabiéndolos interpretar correctamente.
Es aquí donde la estadística y los sistemas de
información convergen para posibilitar al directivo
gestionar con mucha mayor eficiencia y
eficacia su
organización.
Si bien quedó ello claramente expuesto, una
enumeración nunca está demás. Así
pues las estadísticas son fundamentales a los efectos de
gestionar y mejorar temas o actividades tales como:
- El control de
calidad. - El nivel de averías y sus
frecuencias. - Los tiempos para cambios o preparación de
herramientas. - Los niveles de productividad de distintos procesos,
actividades y productos. - Los costos correspondientes a distintos tipos de
conceptos y actividades. - La gestión de créditos y
cobranzas. - El seguimiento del flujo de fondos.
- Los niveles de satisfacción de los clientes
y usuarios. - Los tipos de accidentes
y sus frecuencias. - El análisis paretiano de defectos, costes,
rentabilidades, ventas. - Ventas por clientes, vendedores, zonas y
productos. - Predicciones de ventas por zonas, productos,
servicios o sucursales. - Capacidad de los procesos en cuanto a
generación de niveles de costes, calidad y
productividad. - Tiempos totales de ciclos productivos.
- Tiempos de respuestas.
- Gestión de inventarios.
- Cumplimiento de aprovisionamiento por parte de los
proveedores. - Predicción de ventas por canales de comercialización.
- Proyectos de inversión.
- Probabilidades para la construcción del "Árbol para la
Toma de
Decisiones". - Evolución de los distintos ratios
económicos – financieros y patrimoniales a lo
largo del tiempo. - Estudios e investigación de mercado.
- Tiempos de máquinas y personas por
actividad. - Cantidad y representación porcentual de
distintos problemas y sus efectos económicos en la
organización. - Tasa de polivalencia del personal.
- Productos más demandados, a nivel global,
por zona y por canal de comercialización. - Porcentajes de actividades generadoras de valor
agregado para los clientes finales, de valor agregado para la
empresa y carentes de valor agregado. - Tiempos promedios, máximos y mínimos
de reparaciones por tipo de averías. - Cálculos de costes y en especial para el
Costeo Basado en Actividades. - Para los cálculos de
productividades. - Coeficientes de correlación.
- Estadística del personal (directivos y
empleados).
4. Por qué se
aplican tan poco?
En parte por una cuestión cultural de parte de
los empresarios, pero en mayor medida a la falta de
preparación de los profesionales, en materia
estadística, sobre todo de aquellos que asesoran en cuanto
a la gestión de las empresas.
Lo antes descrito es menos frecuente en los
países anglosajones, los cuales tienen una fuerte cultura e
inclinación por las estadísticas y las
probabilidades.
Otro tanto se da en Japón o Corea, países
que dan a la educación de las
estadísticas y matemáticas una fuerte preponderancia en
sus planes de estudios y luego en la aplicación
práctica.
Sin lugar a dudas la cuestión no es disponer de
datos estadísticos, si los mismos no son debidamente
interpretados, o ni siquiera son tenidos en consideración.
Por lo tanto es menester concientizar y formar a los directivos y
empleados acerca de la fundamental y trascendental importancia de
la información estadística a la hora de planificar,
dirigir y controlar la marcha de la empresa.
Un motivo muy mencionado por algunos empresarios y
directivos es que la gestión estadística implica
mayor burocracia y un
incremento en los gastos. La
cuestión es que esa actividad y sus costes son
estratégicos, razón por la que el incremento en los
costes serán compensados en gran forma mediante una mejor
gestión, lo cual generará mayores ingresos
acompañados de menores costes por unidad monetaria
ingresada, aumentando en gran forma la rentabilidad de la
empresa.
El primer paso como antes se expresara es concientizar,
para luego pasar a capacitar. El tercer paso consiste en la
implementación. Diagnosticar para saber que datos necesita
la organización es un paso fundamental, pues a partir de
allí se diseñarán los software más
apropiados a las actividades, procesos y requerimientos
específicos de cada empresa.
Si bien la intuición nunca dejará de
perder importancia, el tener el respaldo de datos confiables le
permitirá poder adoptar decisiones sobre una base
más apropiada. Es esto lo que se da en llamar la
Gestión Moderna Basada en Estadísticas
(GMBE).
Es necesario fundamentar y demostrar a los directivos
los importantes beneficios generados por la incorporación
e implementación de las estadísticas a la
organización. La mejor forma de hacerlo es reflejando ello
como una importante "palanca" para el incremento de los
resultados.
Las estadísticas combinadas con el Control de
Gestión y el Tablero de Comando está en
condiciones de producir resultados verdaderamente arrolladores.
Si a ello se le suma las posibilidades para las grandes empresas
de disponer de sistemas de simulación, las
decisiones estratégicas que se adopten tomarán
nuevas formas y colores.
Si estamos en la oscuridad, mejor disponer de una
vela aunque ésta sea pequeña, que atropellarnos
todo en la oscuridad.
Las modernas estadísticas acompañadas de
las poderosas herramientas informáticas permiten a los
directivos, asesores y personal, contar con la suficiente
información para mejorar a partir de ella los procesos de
la empresa, tomar mejores decisiones comerciales, mejorar la
seguridad y hacer
un uso mucho más productivo y provechoso de los recursos.
Las estadísticas son fundamentales tanto para la
administración financiera, como para la
administración de operaciones, las ventas,
el marketing, las
cobranzas, la logística y la gestión de personal
entre otras áreas y actividades de toda
corporación.
Cada día se exige ser más productivos,
eliminando sistemáticamente los despilfarros. Hacer ello
posible exige de información.
Pretender dirigir una empresa como hace cincuenta
años ya no es valido ni posible. El empresario tiene en
sus manos la decisión de mejorar la empresa a
través de una GMBE, o seguir conduciendo su empresa en la
oscuridad.
Estadística para negocios – Hanke –
Editorial Irwin – 1995
Métodos de Pronósticos – Makridakis –
Editorial Limusa – 1998
Informática para Gestores y Economistas –
Casas Luengo / García – Editorial Anaya –
2000
Autor:
Mauricio Lefcovich
Consultor en Administración de Operaciones