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Notas de Microsoft Access2000




Enviado por lankansi



    1. Tablas y
      Consultas
    2. Formularios
    3. Informes
    4. Páginas de Acceso a
      Datos
    5. Potencia con
      Macros
    6. Retoques
      finales
    7. Funciones
      Estudiadas

    Introducción

    Este pequeño manual de apuntes
    está dirigido especialmente a aquellas personas que ya
    tienen un conocimiento
    previo sobre el manejo de bases de datos;
    este no es un manual completo de Microsoft
    Access ya que mi principal intención a sido la de
    presentar a la comunidad de
    estudiantes y público en general ideas novedosas sobre la
    creación/manipulación de tablas, consultas,
    formularios,
    páginas de acceso a datos y macros en este
    programa.

    Cabe indicar que Access es una
    base de datos
    de muy versátil pero de ‘Escritorio’ que por
    lo general es poco recomendable para ser usada como plataforma de
    datos para sistemas
    empresariales de tamaño mediano/grande debido a su
    limitada capacidad de almacenamiento.
    Espero que mis conocimientos y experiencias sean de mucha
    utilidad en la
    creación de sus futuros proyectos.

    Tablas y
    Consultas.

    • Los campos deben identificarse entre corchetes. Ej.
      [FechaInicial]
    • Cuando se hace referencia a un campo calculado que
      tome en cuenta las fechas estas deben ir entre dos signos de
      dígitos Ej. #01/01/2000#.
    • Cuando se introduce una cadena de caracteres estas
      deben ir entre comillas. Ej: "Esto es una prueba".
    • Las expresiones o campos calculados deben ser
      precedidos del símbolo =, Ej: =[Horas]*[Valor]
    • Cuando se hace referencia ha un campo de una tabla x
      debe ponerse el nombre de la tabla seguido de un punto o un
      signo de interrogación el campo. Ej:
      [Tblcontrato]![FechaContrato]
    • Para concatenar cadenas de caracteres se utiliza el
      signo &.
    • Hay posibilidad de establecer
      Hipervínculos(Enlaces a otros documentos).
    • Búsquedas de Campos(Permite crear LISTAS
      COMBINADAS).
    • Integridad Referencial.- No permite eliminar un
      registro
      maestro que contenga registros
      hijos, para poder
      eliminar el registro se debe activar la opción de
      eliminación en cascada.
    • Cuando se establece las relaciones entre las tablas.
      Se identifica una relación de uno a varios con el numero
      1 y de varios a uno con el signo de infinito.
    • Cuando se realiza una consulta existen campos
      calculados; pero como nota interesante cabe anotar que si el
      campo al cual se hace referencia en la obtención del
      campo calculado se encuentra presente en la consulta no es
      necesario activar la casilla de visualización del campo
      calculado ya que la condición se ejecuta en el campo al
      cual se hace referencia.
    • Existen cláusulas de predicado para las
      consultas(En(or), Como(Permite introducir criterios,
      comodines*???), Entre(and).
    • Hay una opción dentro de las consultas que
      permite crear TOTALES å
      (Utiliza el Sql para
      realizar agrupaciones).
    • Como nota curiosa quiero aclarar que para cambiar el
      signo de moneda esto se lo debe realizar en el panel de
      control del Windows.
    • En access se puede
      procesar los años de una fecha con sus cuatro
      dígitos, evitando de esta manera confusión en el
      tratamiento de las fechas, esto se puede realizar utilizando la
      opción General del menú Herramientas, también seria aconsejable
      activar la opción de fecha con cuatro dígitos del
      Panel de Control de
      Windows para mayor seguridad.
    • La bases de datos pueden ser compactadas(eliminar
      espacio innecesario que a veces se crea debido a incrementos o
      reducciones de la bdd en uso, cuando se crea o elimina tablas,
      consultas, formularios, etc.), esto se puede configurar en la
      opción General del Menú Herramientas.
    • Hay como crear en las consultas Parámetros
      Externos, que permiten el ingreso de rangos o criterios de
      filtro; esto se realiza mediante la utilización de [] en
      la opción CRITERIOS de la consulta. Ej: [Ingrese la
      Fecha:], también se puede validar la entrada de los
      parámetros con la opción
      Consulta-Parámetros.
    • Hay como realizar consultas tomando como base varias
      tablas.
    • Hay como realizar consultas utilizando como base para
      la misma Tablas o Consultas realizadas
      anteriormente.
    • Hay como actualizar datos en las tablas desde las
      consultas, dependiendo del tipo de consulta que se
      utilice.
    • Hay consultas de Combinación de
      Registros Equivalentes,
      que consiste en mostrar solo
      los registros coincidentes entre ambas tablas:
      Madre-Hija(Utiliza la integridad referencial).
    • Hay consultas de Combinación
      Externa,
      que consiste en visualizar todas las filas de
      una tabla incluso si no existen filas coincidentes en la tabla
      relacionada, esto se realiza haciendo doble clic en la
      línea que establece la relación en ambas
      tablas.
    • Cuando una tabla necesita mas de un atributo(clave)
      para definir una relación entre dos tablas se tiene que
      seguir los siguientes pasos: Doble clic en la línea de
      relación entre las dos estructuras
      y escoger la opción Nueva.
    • En las consultas se utiliza el valor ES NULO o IS
      NULL para indicar que el campo al que se hace la referencia
      esta vacío o no tiene ningún valor.
    • No se pueden actualizar los datos que son resultados
      de un calculo en una consulta, los campos auto
      numéricos, y los campos que son claves
      principales.
    • Las consultas de selección tienen
      Propiedades, que nos permiten establecer opciones
      tales como: presentación de registros únicos,
      bloqueos, permisos, mostrar todos los campos,
      etc…
    • Se puede realizar actualizaciones, anexar datos,
      crear tablas, eliminar información en las tablas a través
      de consultas, primero debemos realizamos una consulta de
      selección y después la transformamos en la
      consulta de acción que deseamos.
    • Podemos utilizar las consultas Anexadas
      para ingresar información a tablas
      históricas.
    • Cuando se anexan datos a otra tabla, los datos no se
      mueven de la tabla origen a la tabla destino únicamente
      se copian.
    • Cuando se quiere ver en una consulta de
      selección los registros de una tabla
      hija(Histórico contratos) que
      están relacionados con una tabla madre(Histórico
      Grupos) y se
      desea observar que Grupos están con contrato(en
      este caso no se desean visualizar registros repetidos), hay que
      activar las propiedades de la consulta para seleccionar
      Registros únicos: SI.
    • Errores comunes en las consultas de
      acción:
    • Duplicación de claves principales.- Intento de
      duplicar un valor de clave de índice único, si se
      quieren añadir datos duplicados tiene que eliminar la
      clave principal.
    • Errores de conversión de datos.- Campos
      numéricos muy pequeños, tipos de campo
      diferentes(se quieren anexar datos numéricos a un campo
      tipo texto)
    • Registros bloqueados.- Cuando los registros
      están compartidos.
    • Incumplimientos de reglas de
      validación.
    • Se puede importar datos de otras fuentes
      externas a Access, tales como Foxpro, Paradox
      y ODBC., Los pasos a seguir son: Obtener Datos Externos y luego
      Importar.
    • Cuando se importa un archivo de
      excel por
      ejemplo, si se especifica un campo de este archivo como clave
      principal, se debe tener en cuenta que la información
      que contiene este campo no se encuentre duplicada caso
      contrario al momento de ser importada va a presentar errores;
      así mismo cuando no se especifica correctamente el tipo
      de datos de cada campo se produce un error.
    • También se puede vincular tablas externas,
      pero la desventaja principal de esta acción es la
      lentitud en el manejo de la información.
    • Al momento de trabajar en red o con tablas
      compartidas es aconsejable trabajar con consultas para de esta
      manera limitar el acceso continuo a las tablas y no disminuir
      su rendimiento.
    • Cuando se trabaja con tablas compartidas al momento
      de insertar datos en ellas es necesario hacerlo a través
      de un formulario que este solo configurado para la entrada de
      datos.
    • Si se desea acceder a un registro determinado y
      modificarlo; para que otro usuario no interfiera es necesario
      activar la opción Registro modificado dentro de
      las opciones de HERRAMIENTAS.
    • A menos que este diseñando una
      aplicación en la que con frecuencia necesite ser
      actualizar cientos de registros de manera simultanea(consultas
      de acción), debería seleccionar la casilla
      Abrir bases de datos usando bloqueo por
      registro)
      .
    • Puede configurar las opciones para trabajar en red o
      con tablas compartidas en: Herramientas – Opciones
      – Avanzadas.
    • Cuando se trabaja con tablas vinculadas, y estas han
      sido cambiadas a un directorio diferente de donde se
      realizó la vinculación de las mismas por primera
      vez, hay que realizar una actualización de los
      vínculos(Herramientas – Utilidades de la
      bdd.
      )
    • Se puede exportar(copiar tablas) tablas de una bdd en
      access, a cualquier formato que soporte bdd ODBC.
    • Si no se desea exportar sino más bien
      visualizar la información de una tabla de la bdd de
      access en Excel, Word(Tablas), Word(Combinación de Doc.),
      se debe escoger la opción Herramientas –
      vínculos con Office
      Excel ó Word).
    • Hay dos tipos de consultas: Las de selección y
      las de acción(Eliminar, anexar y actualizar
      datos).
    • Para realizar consultas de acción o de
      selección es recomendable establecer las relaciones
      entre las tablas que van a participar en la
      consulta.

    Formularios.

    • Ahora que comenzamos a tratar lo que son formularios
      es de suma importancia hacer énfasis en que es mejor
      utilizar consultas basadas en las tablas originales ya que esto
      optimiza y a su vez minimiza el acceso a los datos, sobre todo
      cuando se trabaja en un sistema en
      red.
    • En las propiedades del formulario – Datos
      – Origen del registro, se puede especificar el origen de
      los datos que pueden ser una tabla o consulta.
    • Cuando se trabaja con una consulta esta hereda todas
      las reglas de validación de la tabla.
    • Si en la consulta trabajamos con un campo de tipo
      auto numérico, es necesario bloquear e inactivar este
      campo en el formulario, para realizar esto llevamos a cabo los
      siguientes pasos: Primeramente seleccionamos el objeto, luego
      Propiedades – Datos – Activado(NO) –
      Bloqueado(SI).
    • Cuando deseamos que un control determinado no sea
      seleccionado con la tecla TAB para ser actualizado debemos
      seleccionar la siguiente opción: Propiedades –
      Todas – Punto de Tabulación a NO
    • En el formulario se puede crear un cuadro
      combinado(el asistente debe estar activado) utilizando una
      lista de valores:
      Propiedades del control – Datos – Tipo de Origen
      de la Fila(Lista de Valores) – Origen de Fila(1;
      "Visa")
    • También se pueden crear casillas de
      verificación en vez de escribir la palabra
      si/no.
    • Todos los cuadros combinados y casillas de
      verificación creados dentro de un formulario no afectan
      en nada a la tabla de donde se extrae la
      información.
    • Se pueden ajustar los cuadros de textos y de control
      mediante el menú contextual(Tamaño –
      Ajustar).
    • Cuando se ejecuta un formulario se puede especificar
      que únicamente se pueda visualizar el formulario como
      Vista Formulario para de esta manera no se permite visualizar
      los registros en Hojas de Datos, Propiedades(Formulario)
      – Todas – Vistas Permitidas.
    • Se puede establecer el orden de tabulación de
      los objetos.
    • Se pueden crear formularios continuos(Significa el
      mismo formulario de forma corrida en la misma
      pantalla).
    • Se puede eliminar las barras de desplazamiento y los
      selectores de registros dentro de las Propiedades del
      Formulario(Barra de desplazamiento – Selectores de
      registro).
    • Es aconsejable convertir la mayoría de los
      formularios a Formularios Modales porque esto fuerza al
      usuario a efectuar una acción en el formulario o ha
      cerrar el formulario, y evitar que se abra otro
      formulario(Propiedades – Todas –
      Modal).
    • Se pueden ocultar el menú Control del
      Formulario que permite(Restaurar, Tamaño, Minimizar,
      Maximizar, Cerrar y Siguiente) Propiedades del Formulario
      – Todas – Cuadro de Control(NO).
    • Si se desea permitir en un formulario presentar
      datos, eliminar datos, pero no añadir debe realizar los
      siguientes pasos: Propiedades de Formulario – Todas
      – Permitir Agregar(NO) – Entrada de
      datos(NO).
    • Hay como crear formularios basados tanto en las
      tablas como en las consultas.
    • Access permite actualizar cualquier dato de la tabla
      que se encuentra en la parte "Varios" de la relación y
      cualquier campo que no se clave principal en la parte "Uno" de
      la relación. Esto significa que cuando un formulario
      este basado en una consulta, puede actualizar todos los campos
      del formulario que proceden de la tabla "Varios" y la
      mayoría que proceden de la tabla "Uno". Dado que el
      propósito general del formulario es buscar y actualizar
      los registros de la parte "Varios" de la relación
      mientras revisa la información de la parte "Uno", este
      tipo de formularios se denomina "Formularios Varios a
      Uno"
      .
    • Dentro de un formulario se puede insertar un
      "Subformulario" que permite visualizar información una
      tabla que tenga una relación de "uno a
      varios".
    • Se puede crear directamente un subformulario en un
      formulario, primeramente se debe haber creado la consulta que
      se va a utilizar por el subformulario, en segundo termino se
      debe escoger en la barra de herramientas la opción de
      subformulario y escoger el tamaño deseado, marcamos el
      objeto del subformulario y a continuación abrimos sus
      propiedades y en el origen del control ponemos el nombre de la
      consulta que contiene la información
      deseada.
    • Es aconsejable que al momento de crear un formulario
      que lleve incrustado un subformulario, se realice primero el
      subformulario(Este debe basarse en una consulta que puede
      incluir campos calculados) y luego se diseñe el
      formulario principal, ambos formularios se construyen por
      separado y finalmente se unen.
    • Cuando se cree el subformulario es necesario
      establecer su propia barra de desplazamiento vertical(Tipo
      tabular).
    • Hay dos formas de incrustar el subformulario en el
      formulario principal: 1. Es abriendo el formulario principal, y
      luego desde la ventana bdd mover el subformulario hacia el
      formulario principal, 2. Crear un subformulario mediante el
      botón de subformularios de la barra y especificar en el
      origen del control el subformulario.
    • Cuando se trabaja con un subformulario es necesario
      vincular los campos principales con el formulario principal con
      la finalidad de lograr una correspondencia de "uno a
      varios", (vincular campos primarios y secundarios del objeto
      incrustado)
      . En un formulario se pueden insertar
      objetos ActiveX(Fichas,
      Fotografías).
    • Algunos controles ActiveX necesitan programación visualbasic para poder ser
      controlados de forma precisa.
    • Un objeto de marco dependiente puede contener una
      fotografía para cada uno de los registros
      en el formulario pero antes hay que definir este campo en la
      tabla como Objeto OLE, es mejor poner el modo de
      cambiar el tamaño a Extender.
    • En el formulario podemos utilizar botones de
      enlaces(utilizando el asistente) con otros formularios, se
      pueden establecer filtros mediante un campo coincidente en
      ambas tablas).
    • Eventos del formulario:
    • Antes de actualizar.- Este evento permite saber si
      será o no almacenado un valor determinado en un
      campo.
    • Después de actualizar.- Este evento permite
      actualizar el formulario principal con los nuevos valores del
      formulario al que se llamo con una macro.
    • Al hacer clic.- Este evento permite ejecutar una
      macro o acción al hacer clic con el mouse sobre
      un objeto.
    • Al hacer doble clic.- Este evento permite ejecutar
      una macro o acción al hacer doble clic con el mouse
      sobre un objeto.
    • Al cargar.- Este evento permite desactivar objetos
      dentro del formulario al momento de activarlo. Ej: Desactiva
      botones del formulario.

    Private Sub Form_Load()

    ' Turn off stuff if this is not an admin
    user

    If Not gintIsAdmin Then

    Me.AllowEdits = False

    Me.AllowDeletions = False

    Me.AllowAdditions = False

    Me!cmdAddNew.Visible = False

    Me!cmdAddNew.Enabled = False

    Me!cmdSave.Visible = False

    Me!fsubAuthorBooks.Locked = True

    End If

    End Sub

    Informes:

    • Se pueden crear subinformes dentro de un informe,
      para presentar detalles relacionados para los registros que
      forman parte del origen del informe.
    • Los informes se
      crean a partir de consultas, una de las ventajas de los
      informes es que se puede ordenar y agrupar la
      información mediante el campo que uno desee.
    • Aunque en muchas ocasiones el crear informes basados
      en consultas que realizan cálculos mejora el rendimiento
      de la aplicación, en los informes también se
      pueden crear expresiones que calculen operaciones con
      los campos.
    • Se puede crear Encabezados y pies de pagina de
      acuerdo al campo que se desea agrupar.
    • Con el asistente se pueden crear informes que
      realicen agrupamientos(palabra completa, los 1,2,3 caracteres
      primeros).
    • Propiedades: En el detalle:
    • Autoextensible.- Permite que la sección se
      extienda para acomodar los controles que podrían
      ampliarse.
    • Autocomprimible.- Permite que la sección sea
      más pequeña en caso de que los controles de esta
      sección ocupasen un tamaño menor para acomodar
      menos texto.
    • Visible.- Permite visualizar el detalle.
    • Propiedades del Informe total:
    • Origen del registro.- Visualiza el nombre de la
      consulta que proporciona los datos del informe.
    • Bloqueos de registros.- Esta propiedad
      cuando esta a "Todos los Registros" bloquea totalmente
      las filas impidiendo que otros usuarios accedan a esta
      consulta, no es recomendable.
    • Imagen.- Para estas propiedades, introduzca el nombre
      del archivo y la ruta de acceso completa del mapa de bits que
      desea utilizar como fondo para el informe.
    • Modo de tamaño de la imagen.- Sirve
      para ajustar la imagen al tamaño del
      formulario.
    • Paginas de la imagen.- Puede mostrar la imagen en
      todas, la primera o ninguna pagina del informe.
    • Archivo de ayuda.- Sirve para mostrar ayuda sobre un
      ítem determinado, este archivo puede estar creado en el
      office 2000 o html.
    • Cuando se trabaja con un subinforme es necesario
      vincular los campos principales con el informe principal con la
      finalidad de lograr una correspondencia de "uno a
      varios", (vincular campos primarios y secundarios del objeto
      incrustado)
      .
    • La propiedad "Mantener Juntos" obliga al encabezado y
      detalle del formulario estar juntos en la presentación y
      no quedar separados(usado mas por
      presentación).
    • La propiedad "Forzar nueva pagina" permite presentar
      cada grupo en una
      pagina diferente, evitando que todos salgan seguidos unos de
      otros.
    • La propiedad "Estilo de los Bordes" evita mostrar los
      márgenes que se crean alrededor del
      subformulario(opción transparente).

    Páginas de
    Acceso a Datos.

    • Lamentablemente el access al momento de crear paginas
      de accesos a datos a partir de cualquier tabla, consulta,
      informe o formulario debe tener instalado en la maquina
      cliente los
      siguientes paquetes de software como
      requisito para funcionar correctamente:
    • Un sistema
      operativo win32.
    • Internet explorer 5.0
    • Una copia de office2000
    • Acceso de comparición de archivos para
      la base de datos.
    • Por lo tanto las paginas de acceso a datos creadas en
      access funcionan mejor en un ambiente de
      tipo INTRANET(dentro de la
      empresa).
    • Cuando se crea una pagina de acceso a datos se puede
      definir niveles de agrupamiento, el problema que presenta esta
      utilidad es que en este modo la pagina se vuelve en estado de
      solo lectura no
      permitiendo realizar ninguna acción de
      actualización sobre los registros.
    • Crear un nivel de agrupamiento consiste en filtrar
      los registros o filas perteneciente a un solo
      grupo.
    • Al momento de modificar una pagina de acceso a datos
      hay que tener en cuenta que no hay la acción "deshacer
      cambios".
    • Para ver todas las propiedades de la pagina de acceso
      a datos haga lo siguiente: Seleccionar pagina del menú
      Edición y luego ver
      propiedades.
    • Se puede añadir mas campos o tablas a la
      pagina, access automáticamente pide que se establezca la
      relación entre las tablas.
    • Solo se pueden crear paginas de acceso a datos solo a
      partir de tablas o consultas.

    Potencia con
    Macros:

    • En una macro podemos definir múltiples
      acciones;
      Macros Básicas:
      • Reloj de arena.- Puntero cambia a un reloj de
        arena indicando una demora.
      • Eco.- Evita que access vuelva a trazar la
        pantalla después de que sucedan algunas
        acciones.
      • Ejecutar macro.- Ejecuta otra macro que oculta la
        barra de herramientas vista formulario.
      • Abrir formulario.- Abre un formulario
        determinado.
      • Seleccionar objeto.- Identifica el objeto que
        recibe el enfoque(el formulario principal).
      • IraControl.- Especifica el objeto que recibe el
        enfoque dentro del formulario.
      • Maximizar.- Hace que el formulario ocupe la
        pantalla completa.
      • Cancelar evento.- Indica a access que no almacene
        un valor en la tabla.
      • Establecer valor.- Establece un valor para un
        control de formulario. Ej:

    Elemento:
    [Formularios]![InformaciónCiudad]![NombreCiudad]

    Expresion: [Formularios]![FormListaBoda]![Ciudad]
    (Formulario que contiene el valor que se desea añadir al
    formulario Informacionciudad.)

    • Ejecutar macro.- Permite llamar a otra macro o
      incluso a un procedimiento
      interno de la misma macro. En este ejemplo se llama a un
      procedimiento interno de una misma macro.

    Ejemplo:

    Evaluarentrada.Solicitaredicion.

    • Si se desea crear una macro que ejecute un formulario
      apenas se abre una base de datos se le debe poner a la macro el
      nombre de AUTOEXEC y definir las acciones básicas
      mencionadas anteriormente.
    • Se pueden crear como vimos anteriormente macros
      simples, llamar a macros anidadas, pero también se
      pueden crear agrupamientos de macros; estas consisten en un
      grupo de acciones que tienen un nombre especifico.
      Ej.

    Todas estas acciones están en una macro de
    agrupamiento:

    EjecutarInforme.Aceptar

    EjecutarInforme.Cancelar

    EjecutarInforme.Grupos

    • En el agrupamiento de macros, aparte de la ventaja de
      crear varias acciones por grupos existe la posibilidad de crear
      condiciones que permiten derivar una acción.

    Sintaxis:

    Forms!nombreformulario!nombrecontrol.

    Ejemplo:

    1=[Formularios]![OpcionesImpresión]![opcImprimir]

    Donde: 1 es el valor del botón de
    opción.

    Donde: [Formulario] hace referencia a la clase de
    objeto.

    Donde: [OpcionesImpresion] es el formulario
    especifico.

    Donde: [OpcImprimir] es el objeto dentro del
    formulario que contiene el valor
    numérico(1).

    Si se desea ejecutar un grupo de acciones
    basándose en el valor de salida de una
    comprobación, puede introducir la comprobación en
    la columna condición de la primera línea de la
    acción e introducir puntos suspensivos(…) en la
    columna condición para las otras acciones de las series,
    estas se ejecutaran siempre y cuando la condición
    anterior se ejecute como verdadera.

    • Referencias a Objetos:

    Formularios![Listaboda] R.Formulario.

    Formularios![Listaboda].Barras
    R.PropiedadFormulario.

    Formularios![Listaboda]![Estado]
    R.ObjetoFormulario.

    Formularios![Listaboda]![Estado].Visible
    R.Prop.ObjetoForm.

    • Podemos crear macros que llamen a formularios
      especificando criterios de filtración que permita
      seleccionar determinados registros(Cláusula WHERE).
      Ejemplo:

    [Nombreciudad]=[Formularios]![Formlistaboda]![Ciudad]

    En este ejemplo filtramos únicamente el nombre
    de la ciudad coincidente con el campo del formulario
    formlistaboda. Esta macro la debemos asociar un
    evento(Alhacerdobleclic).

    • Con las macros podemos validar entradas de
      datos.

    Retoques
    finales:

    • Si desea crear una barra de herramientas
      personalizada, solo servirá para la base de datos en
      curso y no para todas las bdd.
    • Si se desea crear una barra de herramientas que se
      pueda utilizar en todas las bases de datos, se deben utilizar o
      modificar las barras de herramientas Utilidad1 ó
      utilidad2.
    • Para establecer la barra de herramientas
      personalizada como predeterminada en el formulario que se
      desea, se debe establecer la propiedad del formulario general:
      "Barra de herramientas" con el nombre de la barra personalizada
      que se desea.
    • Para establecer un menú personalizado como
      predeterminado en el formulario que se desea, se debe
      establecer la propiedad del formulario general: "Barra de
      Menus" con el nombre del menú personalizado que se
      desea.
    • Si desea ver las características de la barra
      de herramientas personalizada, debe ver las propiedades de la
      barra(herramientas – personalizar – propiedades).
      Estas permiten fijar la barra en un lugar determinado del
      formulario.
    • Hay una barra de menú "Book Menu Bar" que
      contiene algunos elementos del menú principal pero no
      todos ya que no permite crear bdd por ejemplo ya que se esta
      ejecutando una aplicación dentro de una bdd.
    • Además de poder crear barras de herramientas,
      se puede crear menús, se realiza los siguientes pasos:
      Hay una barra de herramientas que se llama "Book menú
      Bar(es recomendable tomar esta barra como patrón)" esta
      barra de menú es personalizada ya que no contiene los
      mismos elementos del menú estándar de access
      seguidamente creamos la barra y en la ventana comandos
      escogemos nuevo menú y arrastramos los elementos de la
      barra "Book menú Bar" hacia el nuevo menú
      presionando la tecla Ctrl para que los elementos se copien y no
      se muevan de una barra a otra.
    • Se puede optimizar la estructura
      de la bdd utilizando la herramienta del analizador de
      rendimiento del menú herramientas, esta utilidad le
      muestra
      sugerencias e ideas para mejorar el funcionamiento de la bdd,
      usted puede incorporarlas o ignorarlas en su
      sistema.
    • Se establece un formulario como formulario de entrada
      al momento de abrir la bdd de la siguiente manera: menú
      Herramientas – Inicio(se presenta un cuadro que permite
      ingresar el formulario que va a ser el f.principal,
      además que permite configurar una serie de acciones que
      determina el acceso de las utilidades del access y
      manipulación de la bdd en curso) y en la macro de
      autoexec también se lo especifica.
    • Una vez terminada la bdd, es necesario compilar los
      módulos hechos en visualbasic ya que esto permite mayor
      velocidad de
      ejecución a la hora de cargar la bdd, menú:
      Depuración – compilar. Nota: se debe abrir el
      modulo que se desea compilar.
    • Puede realizar replicas de la bdd
      principal
      : que puede sincronizar usando las utilidades
      de access, una vez que se haya configurado la bdd para la
      replica, una copia se convierte en el Diseño principal y es esta la
      única copia en la que se pueden realizar cambios en el
      diseño de las tablas, consultas, formularios, informes,
      macros. Antes de convertir una bdd en una "replica de
      diseño principal" tiene que tener en cuenta que no
      podrá convertirla de nuevo en una bdd normal ya que la
      transformación de la bdd a una replica implica muchos
      cambios a la bdd para de esta manera poder controlar los
      cambios de diseño y de los datos.
    • Solo el diseño principal puede aceptar cambios
      en la estructura de la bdd. Sin embargo los cambios en los
      datos pueden realizarse tanto en el diseño principal
      como en cualquier replica, los nuevos elementos que se crean
      tanto en la replica como en el diseño principal no se
      copian automáticamente hay que hacerlo por la tanto de
      forma manual.
    • Pasos para crear una replica:
    • Abrir bdd que se desea crear la replica.
    • Herramientas – Crear replica
    • Se pide crear una copia de seguridad de la
      bdd(extensión *.bak)
    • Por ultimo convierte la bdd en un diseño
      principal
    • Si se desea crear replicas adicionales se debe abrir
      el diseño principal y de nuevo utilizar la orden crear
      réplica.
    • Cuando abra una replica, puede abrir los objetos
      replicados en vista diseño, pero access le advierte que
      se abrirá una copia de solo lectura. Si realiza
      cualquier cambio de
      diseño a un objeto replicado de una replica, solo
      podrá guardar los cambios como un nuevo objeto; es
      posible crear nuevos objetos pero estos no participaran en la
      sincronización.
    • Seguridad de una base de datos: Se
      puede ver el código y la estructura de la bdd teniendo
      presionada la tecla shift al momento de abrir la
      aplicación, por lo tanto para evitar este riesgo es
      necesario implementar la siguiente seguridad:
    • Un sistema informático de seguridad puede ser
      abierto o cerrado. Es abierto cuando el acceso es concedido a
      todos los usuarios, es cerrado cuando no se concede acceso a
      ningún usuario a menos que se lo defina
      específicamente. Access es un sistema cerrado aunque
      parezca lo contrario.
    • En access se pueden dar los siguientes
      permisos:
      • Abrir ejecutar bdd.
      • Abrir en modo exclusivo una bdd.
      • Modificar diseños de una bdd,
        formularios.
      • Administrar claves y usuarios.
      • Leer datos.
      • Actualizar datos.
      • Insertar datos.
      • Eliminar datos.
    • Permisos: Existen 2 clases de permisos: Los
      Implícitos y Explícitos. Un usuario tiene todos
      los permisos del grupo de usuarios al que pertenece y si el a
      creado un objeto(es el propietario) además tendrá
      el permiso de modificar el diseño y administrar, puesto
      que access asigna aquellos permisos cuando una persona crea un
      objeto.
    • Pasos para establecer seguridad:
      • Menú Herramientas
      • Seguridad
      • Permisos de usuario y de grupo.
    • Podemos establecer seguridad mediante el asistente
      del access para crear grupos de trabajo:
      Tenemos que desde el explorador ejecutar el archivo:
      "Wrkgadm.exe" esta dentro del directorio de la
      carpeta de instalación del microsoft office.
    • Una vez que ha ejecutado este archivo y creado el
      grupo de trabajo, debe reininiciar el access y seleccionar el
      menú herramientas – seguridad – cuentas de
      usuario y de grupo.
    • Seguidamente se debe crear un usuario administrador
      con acceso total a todos los objetos de la base y agregarlo al
      grupo de "administrador". El "Id Personal del
      administrador
      " debe ser el mismo que el del grupo
      creado con el "Wrkgadm.exe".
    • Una vez creado el usuario administrador podemos
      ejecutar el "asistente para seguridad por
      usuarios".
    • Los accesos a los elementos de la bdd permitidos a
      los usuarios tienen que ser especificados de forma
      individual.
    • Al momento de proteger una bdd se lo podría
      hacer creando solamente nuevos usuarios pero al a ser esto
      tendria que asignar permisos para cada usuario de forma
      individual, por esta razón es mas sencillo definir un
      grupo para cada nivel de acceso que se desee conceder y a
      continuación definir los usuarios para cada
      grupo.
    • Se puede poner clave a la bdd: herramientas –
      seguridad – clave bdd. Pero la bdd debe ser abierta de
      manera exclusiva.
    • Compartición de un archivo MDB(bdd en
      access):
    • Una forma es colocar la bdd en una red y protegerla de
      forma que ningun usuario pueda editar el diseño de
      ningún objeto, esto solo funciona cuando son pocos
      usuarios.
    • Otra forma es separar todas las tablas de datos en un
      archivo MDB independiente colocar este archivo en una red
      compartida, y vincular estas tablas en una copia de la bdd que
      solo contiene las consultas, formularios, informes, macros de
      la aplicación. Esto se lo puede hacer de forma manual,
      pero tambien se puede utilizar el asistente "Divisor de
      bdd"
      en el menu herramientas; aquí se especifica
      el nombre de la bdd que va a contener solo las tablas y su
      ubicación(servidor). La
      bdd que contiene los diseños de formularios, informes,
      etc …, va a crear vínculos con las tablas a la bdd que
      solo contiene informacion.
    • Esta técnica solo funciona correctamente en
      las aplicaciones que requieren una cantidad moderada de
      datos(200 Mb. Seria una limitación aceptable) con un
      máximo de 20 usuarios simultáneos ya que access
      es fundamentalmente un sistema de base de datos de escritorio.
      Si se necesita un gran numero de usuarios o de una gran
      cantidad de datos es convertir una aplicación access a
      microsoft server.
    • Conversión a una aplicacion Microsoft
      Server:
      Es necesario crear un "archivo de
      proyecto de
      access"
      de esta forma se transforman tanto las tablas,
      consultas o procedimientos
      almacenados directamente en SQL
      server.

    Requerimientos:

    1. Acceso a una version de sql server versión
      6.5
    2. Tener instalado microsoft data engine
      que viene con office 2000 en su computadora de escritorio.
    • Creación de una base de datos solo
      ejecutable:
      Este proceso
      permite reducir el riesgo de que alguien viole la seguridad de
      la bdd, ademas permite crear una copia de la bdd mas
      pequeña y compacta(no se pueden modificar los
      formularios, informes, modulos, paginas) los pasos a seguir son
      los siguientes: Menu herramientas – utilidades –
      Crear archivo MDE(es necesario que la bdd este previamente
      compilada).
    • Creación e un acceso directo: Se
      crea un acceso directo en el escritorio indicando la dirección del archivo ejecutable de
      access. Después se elige propiedades del acceso directo
      creado y en "destino" se ubica la
      dirección del archivo MDB que se desea ejecutar
      EJ:

    "C:Archivos de programaMicrosoft
    OfficeOfficeMSACCESS.EXE"

    c:sistemaspaccess1Boda.mdb

    Hay las siguientes opciones para ejecutar una
    bdd:

    /compact.- Compacta la bdd.

    /excl.- Abre la bdd en forma exclusiva.

    /nostartup.- Abre la bdd sin visualizar la pantalla
    inicial de access.

    /repair.- Repara la bdd especificada pero no la
    abre.

    /ro.- Abre la bdd especificada pero con acceso de
    lectura.

    /runtime.- Especifica que access se ejecutará
    con las opciones de la versión run-time.

    • Se pueden crear menús para toda la
      aplicación mediante el asistente para menus:
      Herramientas – Utilidades de la base de datos –
      Administrador del panel de control. Aquí se especifica
      el menú principal de la aplicación.

    Funciones
    Estudiadas:

    • Día(fecha).- Extrae el dia de una x
      fecha.
    • Mes(Fecha).- Extrae el mes de una x
      fecha.
    • Año(fecha).- Extrae el año de una x
      fecha.
    • DiaSemana(fecha).- extrae el día de la semana
      de una x fecha.
    • Hora(fecha).- Extrae la hora.
    • Fecha().- Hace referencia a la fecha del
      campo.
    • =Ahora().- Presenta la fecha actual junto con la
      hora; debe estar acompañada de la propiedad
      formato(Fecha larga).
    • =Pagina().- Muestra el numero de la
      pagina.
    • =Conmutador().- Reemplaza el código por una
      cadena de caracteres, soporta hasta siete parejas de
      expresiones, Ejemplo:

    =Conmutador([Estadocontrato]="A";"Activo",
    [Estadocontrato]="Pd" ; "Pagado").

    • Round() Redondea un numero x decimales.
    • Iff().- Sirve para crear una
      condición.
    • Cmoneda() Convierte un formato de coma flotante en
      formato moneda.
    • Ccadena().-Convierte un expresion numérica a
      carácter.
    • Izq(,1).-Extrae un carácter o numero a partir
      de la izquierda.
    • IsNull().-Detecta si un campo tiene un valor
      nulo.
    • Nz().- Detecta si un campo tiene un valor
      nulo.
    • Encad().- Localiza la primera posición
      después del espacio en blanco.
    • Medio$().- Extrae los caracteres desde esta
      posición hasta el final de la
      cadena.Ejemplos:

    Medio$([NuevosClubs].[Manager],EnCad([NuevosClubs].[Manager],"
    "))

    • Sum().- Suma los valores
      de un campo numérico.
    • Avg().- Calcula el promedio de un conjunto de valores
      numéricos.
    • Max().- Extrae el numero mayor de un rango
      especifico.
    • Min().- Extrae el numero menor de un rango
      especifico.
    • First().- Se coloca en el primer numero de un campo
      numerico.
    • Last().- Se coloca en el ultimo numero de un campo
      numerico.
    • Cuenta().- Permite contar el numero de
      filas(Registros).
    • Dbusq.-Esta funcion localiza una cadena de caracteres
      en una tabla, si no encuentra la cadena buscada devuelve un
      valor nulo.
    • EsNulo.- Comprueba el valor devuelto por la funcion
      Dbusq. Ej:

    EsNulo(DBúsq("[NombreCiudad]","NombresCiudad","[NombreCiudad]=Ciudad"))

    • CuadroMsj.- Permite mostrar un cuadro de mensaje.
      Ej.:

    CuadroMsj("La ciudad introducida no aparece en la base
    de datos. ¿Desea introducir una nueva
    ciudad?",36)

    El numero 36 presenta un icono de interrogacion y el 4
    requiere los valores SI y NO.; Cuando el usuario pulsa el boton
    SI, cuadromsj devuelve un 6, cuando presiona NO devuelve el
    7.

    • Utilizacion del SQL:
    • Access permite crear subconsultas dentro de las
      consultas con Sqls.
    • Select.- Especifica los nombres de los campos a
      presentar.
    • From.- Define las tablas a utilizarse en la
      consulta.
    • Where.- Especifica las condiciones que deben cumplir
      los registros a ser presentados en la consulta.
    • Group By.- Agrupa registros coincidentes.
    • Having.- Especifica las condiciones que deben cumplir
      los grupos de registros para ser presentados en la consulta(se
      utiliza junto con la clausula Group By).
    • Inner Join.- Utilice Inner Join para obtener como
      resultado todas las filas que coinciden con la
      especificación de combinación de ambas
      tablas(Combinación interna).
    • Left Join.- Para obtener como resultado todas las
      filas procedentes de la primera tabla logica combinada en la
      especificación de combinación con cualquiera de
      las filas que coincidan con la segunda tabla
      logica.
    • Right Join.- Obtendremos todas las filas procedentes
      de la segunda tabla logica combinada con cualquiera de las
      filas que coincidan con la primera tabla logica.
    • Order By.- Ordena un conjunto de filas presentadas
      por la clausula select.
    • Union.- Permite unir el resultado de dos
      consultas.
    • Parameters.- Permite recibir parámetros para
      la consulta, esta sentencia precede a la cláusula
      Select.
    • La cláusula AS permite asignar un nombre
      apropiado a un campo calculado.
    • With Owneraccess option.

     

    Comentarios:

    Tclgo. A.S. Juan Carlos Romero
    Jijón

    Machala – El Oro
    Ecuador.

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