Recomendaciones para la conservación y almacenamiento de los documentos del Registro Civil

1. Justificación
2. Beneficios de la microfilmación en el Registro Civil

JUSTIFICACIÓN

Las actas relativas al Estado Civil y los informes de las estadísticas vitales constituyen un recurso para las autoridades civiles de la zona donde se producen los sucesos, para las personas a quienes se refieren las inscripciones, algunas tienen interés concreto en un hecho o acto del estado civil y para los que realizan investigaciones que toman la información que se encuentran a partir de estos documentos, estos en la mayoría de los casos son la única fuente de información oficial sobre hechos y actos relativos al estado civil de las personas naturales, por consiguiente los que tienen la responsabilidad de custodiar estos documentos y de protegerlos y conservarlos, así como a todo duplicado de respaldo de manera que se ajuste a los requerimientos actuales y del futuro en lo relativo al respaldo documental del registro civil.

Algunas naciones han emitido leyes sobre la conservación de las inscripciones, la forma y el tiempo en que deberán archivarse estos documentos, es oportuno elaborar un cronograma de retención o de la remisión al archivo central de los documentos del registro civil que se archivaran permanentemente que no eliminaran por su antigüedad.

Las actas se conservaran para utilizarse cuando las circunstancias lo requieran y que se realice en concordancia con la política nacional del estado, cuando se han dictado disposiciones legales sobre la conservación de los documentos, es importante que se reconozca el principio de retención o conservación de los documentos del registro civil y de su custodia. Que se establezca claramente este concepto tanto ante otros funcionarios públicos y el personal encargado de estas actividades de conservación y respaldo (archivo central y municipal.

Los archivos anuales de las inscripciones de los hechos y actos del estado civil se utilizan con mas constancia el año inmediato de su creación y luego de acuerdo al tipo de inscripción su utilización progresivamente solo en momentos determinados por ejemplo existirá un incremento del uso o emisión de certificación de las inscripciones del registro civil cuando los menores de edad deban acreditar tener la edad requisito para ingresar a la escuela primaria, para contraer nupcias;

Esto conlleva que se requiera definir estrategias para conservar las actas que se utilizaran con mayor constancia y para las inscripciones de mayor antigüedad que su consulta es menor o eventual.

En virtud de la necesidad de conservación de los documentos del estado civil, las instituciones que rectoran el proceso del registro civil y la identificación personal deberán realizar en forma permanente las acciones de protección y conservación de estos documentos para evitar el deterioro físico que se pueda generar de su antigüedad, manejo inadecuado, humedad, excesiva sequedad, plagas y desastres como incendios, terremotos o inundaciones.