Recomendaciones para la conservación y almacenamiento de los documentos del Registro Civil
Las actas relativas al Estado Civil y
los informes de
las estadísticas vitales constituyen un recurso
para las autoridades civiles de la zona donde se producen los
sucesos, para las personas a quienes se refieren las
inscripciones, algunas tienen interés
concreto en un
hecho o acto del estado civil y para los que realizan investigaciones
que toman la información que se encuentran a partir de
estos documentos, estos
en la mayoría de los casos son la única fuente de
información oficial sobre hechos y actos relativos al
estado civil de las personas naturales, por consiguiente los que
tienen la responsabilidad de custodiar estos documentos y de
protegerlos y conservarlos, así como a todo duplicado de
respaldo de manera que se ajuste a los requerimientos actuales y
del futuro en lo relativo al respaldo documental del registro
civil.
Algunas naciones han emitido leyes sobre la
conservación de las inscripciones, la forma y el tiempo en que
deberán archivarse estos documentos, es oportuno elaborar
un cronograma de retención o de la remisión al
archivo
central de los documentos del registro civil que se archivaran
permanentemente que no eliminaran por su
antigüedad.
Las actas se conservaran para utilizarse cuando las
circunstancias lo requieran y que se realice en concordancia con
la política
nacional del estado, cuando se han dictado disposiciones legales
sobre la conservación de los documentos, es importante que
se reconozca el principio de retención o
conservación de los documentos del registro civil y de su
custodia. Que se establezca claramente este concepto tanto
ante otros funcionarios públicos y el personal
encargado de estas actividades de conservación y respaldo
(archivo central y municipal.
Los archivos anuales
de las inscripciones de los hechos y actos del estado civil se
utilizan con mas constancia el año inmediato de su
creación y luego de acuerdo al tipo de inscripción
su utilización progresivamente solo en momentos
determinados por ejemplo existirá un incremento del uso o
emisión de certificación de las inscripciones del
registro civil cuando los menores de edad deban acreditar tener
la edad requisito para ingresar a la escuela primaria,
para contraer nupcias;
Esto conlleva que se requiera definir estrategias para
conservar las actas que se utilizaran con mayor constancia y para
las inscripciones de mayor antigüedad que su consulta es
menor o eventual.
En virtud de la necesidad de conservación de los
documentos del estado civil, las instituciones
que rectoran el proceso del
registro civil y la identificación personal deberán
realizar en forma permanente las acciones de
protección y conservación de estos documentos para
evitar el deterioro físico que se pueda generar de su
antigüedad, manejo inadecuado, humedad, excesiva sequedad,
plagas y desastres como incendios,
terremotos o
inundaciones.
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