El control (página 3)

Partes: 1,

DIAGRAMA DE
RECORRIDO DE PROCESO

Consiste en representar gráficamente hechos,
situaciones, la secuencia de rutinas simples, movimientos o
relaciones de todo tipo, por medio de símbolos. También se puede decir que
es un diagrama que
expresa gráficamente las distintas operaciones que
componen un procedimiento o
parte de este, estableciendo su secuencia cronológica.
Según su formato o propósito, puede contener
información adicional sobre el método de
ejecución de las operaciones, el itinerario de las
personas, las formas, la distancia recorrida el tiempo
empleado, etc. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del
proceso en
cuestión, las unidades involucradas y responsables de su
ejecución.

IMPORTANCIA DEL DIAGRAMA DE RECORRIDO
DE PROCESOS.

Es importante ya que ayuda a designar cualquier
representación gráfica de un procedimiento o parte
de este. En la actualidad son considerados en la mayoría
de las empresas o
departamentos de sistemas como uno
de los principales instrumentos en la realización de
cualquier método o sistema.

Permite la visualización de las actividades
innecesarias y verifica si la distribución del trabajo
está equilibrada, o sea, está distribuida en las
personas, sin sobrecargo para algunas, mientras otros trabajan
con mucha holgura.

Ayudan en la definición, formulación,
análisis y solución del problema. El
diagrama ayuda al analista a comprender el sistema de
información de acuerdo con las operaciones de procedimientos
incluidas, le ayudará a analizar esas etapas con el fin de
tanto mejorarlas como de incrementar la existencia de sistemas de
información para la
administración.

OBJETIVOS DEL DIAGRAMA DE RECORRIDO DE
PROCESOS.

El objetivo
fundamental del Diagrama de Flujo de es indicar el flujo de todo
el trabajo de
un departamento y de toda la empresa u
organización, si se quiere elaborando uno
para cada actividad y otro para cada persona, de
manera que muestre las interrelaciones, procedimientos entre los
diferentes departamentos, secciones y personas, considerados en
las mayorías de las empresas o departamentos de sistemas
como uno de los principales instrumentos en la realización
de cualquier de métodos y
sistemas, es importante que se elabore de forma secuencial y
cronológica, ya que así se evita la inconsistencia
al momento de transmitir el mensaje.

Con el objeto de adaptarse a toda clase de
necesidades y debido a su extenso uso, el Diagrama de flujo
está elaborado de diferentes maneras:

* Por su formato: vertical, horizontal,
panorámico y arquitectónico

* Por su propósito: forma, labores,
métodos, analíticos, espacio, combinados

CARACTERÍSTICAS DEL DIAGRAMA DE
RECORRIDO DE PROCESO.

Sintética: la representación que se
haga de un sistema o un proceso deberá quedar resumida a
pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas
extensivos dificultan su comprensión y asimilación,
por tanto dejan de ser prácticos.

Simbolizada: la aplicación de la
simbología adecuada a los diagramas de sistemas y
procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas,
repetitivas y confusas en su interpretación.

De forma visible a un sistema o u proceso: los
diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o
proceso sin necesidad de leer notas extensas ni utilizar recursos
sofisticados.

De uso: permite facilitar su empleo.

De destino: permite la correcta
identificación de actividades.

De interacción: permite el acercamiento y
coordinación.

TIPOS DE DIAGRAMAS DE RECORRIDO DE
PROCESO.

Según su forma:

* Formato Vertical: En él, el flujo o la
secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una
lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la
información que se considere necesaria, según su
propósito

* Formato horizontal: En él el flujo o la
secuencia de las operaciones, va de izquierda a
derecha.

* Formato panorámico: el proceso entero
está representado en una sola carta y puede
apreciarse de una sola mirada mucho más rápidamente
que leyendo texto, lo que
facilita su comprensión, aun para personas no
familiarizadas. Registra no solo en línea vertical, sino
también horizontal, distintas acciones
simultáneas y la participación de más de un
puesto o departamento que el formato vertical no
registra.

* Formato arquitectónico: describe el itinerario
de ruta de una forma o persona sobre el plano
arquitectónico del área de trabajo. El primero de
los diagramas es eminentemente descriptivo, mientras que los
últimos son fundamentalmente representativos.

Por su propósito:

* De forma: se ocupa fundamentalmente de una forma con
muy pocas o ninguna descripción de las operaciones. Presenta la
secuencia de cada una de las operaciones o pasos por los que
atraviesa una forma en sus diferentes copias, a través de
los diversos puestos y departamentos, desde que se origina hasta
que se archiva. Retrata la distribución de
múltiples copias de formas a un número de
individuos diferentes o a unidades de la
organización.

Las formas pueden representarse por símbolos, por
dibujos o
fotografías reducidas o por palabras descriptivas. Se usa
el formato horizontal. Se retrata o se designa la forma en el
lado izquierdo de la gráfica, se sigue su curso al proceso
de progresión horizontal, cruzando las diferentes columnas
asignadas a las unidades de la organización o a los
individuos.

* De labores: estos diagramas abreviados sólo
representan las operaciones que se efectúan en cada una de
las actividades o labores en que se descompone un procedimiento y
el puesto o departamento que las ejecutan. El termino labor
incluyendo toda clase de esfuerzo físico o mental. Se usa
el formato vertical.

* De método: son útiles para fines de
adiestramiento y
presentan además las manera de realizar cada
operación de procedimiento, por la persona que debe
realizarla y dentro de la secuencia establecida y la persona que
las realiza, sino que analiza para que sirve cada una de las
operaciones dentro del procedimiento. Cuando el dato es
importante consigna el tiempo empleado, la distancia recorrida o
alguna observación complementaria. Se usa formato
vertical.

* Analítico: presenta no solo cada una de las
operaciones del procedimiento dentro de la secuencia establecida
y la persona que las realiza, sino que analiza para que sirve
cada una de las operaciones dentro del procedimiento. Cuando el
dato es importante consigna el tiempo empleado, la distancia
recorrida o alguna observación complementaria. Se usa
formato vertical.

* De espacio: presenta el itinerario y la distancia que
recorre una forma o una persona durante las distintas operaciones
del procedimiento o parte de él, señalando el
espacio por el que se desplaza. Cuando el dato es importante,
expresa el tiempo empleado en el recorrido. Se usa el formato
arquitectónico.

* Combinados: presenta una combinación de dos o
más diagramas de las clases anteriores. Se usa el diagrama
de formato vertical para combinar labores, métodos y
análisis (que se hace, como se hace, para qué se
hace). Se usa el formato panorámico para combinar varias
formas y labores de varios puestos o departamentos

Por su presentación:

* De bloque: se presenta en términos generales
con el objeto de destacar determinados aspectos. Representa la
rutina a través de una secuencia de bloques, cada cual con
su significado y encadenados entre sí. Utiliza una
simbología mucho más rica y variada que los
diagramas anteriores y no se restringe a líneas y columnas
preestablecidas en el gráfico.

Los analistas de sistemas utilizan mucho este diagrama
para representar los sistemas, es decir, para indicar entradas,
operaciones, conexiones, decisiones, archivado, etc., que
constituyen el flujo o la secuencia de las actividades de los
sistemas.

* De detalles: Plasman las actividades en su más
detallada expresión

DISEÑO Y ELABORACIÓN DEL DIAGRAMA DE
FLUJO.

1. Especificar el objetivo del diagrama de
   flujo.
2. El formato o esqueleto del diagrama de flujo debe
   dividirse en partes que representan a los departamentos,
   secciones o dependencias involucradas en el procedimiento. Cada
   departamento o sección debe mostrarse una sola vez en el
   diagrama de flujo y en el mismo orden o secuencia
   cronológica de su aparición en el procedimiento
   que se describe de izquierda a derecha.
3. Mostrar una misma dependencia más de una vez
   en el diagrama de flujo aun cuando las acciones del
   procedimiento regresen a la misma.
4. Las líneas indicadoras del diagrama de flujo
   deben ser más delgadas que las líneas divisorias
   del formato, rectas y angulares, dotadas de flechas en sus
   extremos terminales.
5. Cada paso o acción del procedimiento debe enumerarse
   con claridad y describirse brevemente con muy pocas
   palabras.
6. Cuando algún documento queda retenido en
   alguna dependencia del diagrama de flujo se indica según
   sea archivado: definitivamente, temporalmente o retenido por
   algunos días ("D"), horas ("O") o minutos
   (´).
7. Cuando hay que destruir algún documento luego
   de ser utilizado en el procedimiento se indica con una (X)
   grande.
8. Cuando en el procedimiento algún documento da
   origen a otro se indicará en el diagrama de flujo
   mediante una flecha interrumpida.
9. Al igual que vimos en los organigramas en
   los diagramas de flujos cuando varias líneas se diagrama
   de flujo sin tener relación se indica mediante una
   inflexión en cualquiera de ellas.
10. Siempre resultará mejor que el diagrama de
    flujos se muestre en una sola hoja, pero cuando en su
    extensión se tenga que continuar en otra página,
    se señala mediante un símbolo cualquiera dentro
    de un círculo, en la página donde se interrumpe y
    el mismo que suele llamarse conector se colocará en otra
    página como sigue.

CASO PRÁCTICO
#6.

La empresa "la
dorada" encarga a nuestra empresa 100 franelas para el uniforme
de sus trabajadores. Tendremos que entregárselas en menos
de 1 semana. A continuación se presentan las actividades
para hacer efectiva dicha entrega:

Al cuarto día de trabajo tuvimos las franelas
listas y entregadas a "La Dorada".

Cuando se realiza un diagrama de recorrido de
proceso, las preguntas típicas que se deben hacer
son:

1. QUE. ¿Que operaciones son realmente
necesarias? ¿Se pueden eliminar algunas operaciones,
Combinar o simplificarse? ¿Se debe rediseñar el
producto para
facilitar la producción?

2. QUIEN. ¿Quién realiza cada
operación? ¿Puede rediseñarse la
operación para utilizar menos habilidad o menos hora
hombre?
¿Pueden combinarse las operaciones para enriquecer puestos
y mejorar así la productividad o
las condiciones de trabajo?

3. DONDE. ¿En donde se realiza cada
operación? ¿Puede mejorarse la distribución
para reducir la distancia que se recorre o para hacer que las
operaciones sean más accesibles?

4. CUANDO. ¿Cuándo se realiza cada
operación? ¿Existe un exceso de retrasos o almacenamiento?
¿Algunas operaciones ocasionan cuellos de
botella?

5. COMO. ¿Cómo se hace la
operación? ¿Pueden utilizarse mejores
métodos, procedimientos o equipos? ¿Debe revisarse
la operación para hacerla más fácil o para
que consuma menos tiempo?

    A partir de las respuestas a estas
preguntas, se pueden hacer mejoras en los procedimientos, tareas,
equipo, materia prima,
distribución o información para control
administrativos. Básicamente el objetivo es añadir
mayor valor al
producto o al servicio
mediante la eliminación del desperdicio o de actividades
innecesarias en todas las etapas.

    El análisis de recorrido de
proceso, no solo tiene una naturaleza
tecnológica, este tipo de análisis también
afecta al diseño
de puestos y los aspectos sociales del ambiente de
trabajo. El análisis de recorrido de proceso se puede
considerar como un problema socio técnico.

       Se debe poner mucha
atención en el elemento humano en el
análisis del recorrido de proceso, no solo para el
diseño del nuevo sistema, sino también para obtener
la aceptación de los cambios. La investigación ha demostrado que la mejor
manera de lograrlo es involucrando a las personas afectadas en
todas las etapas del diagnostico del diseño. Esto tiende a
promover la propiedad
individual del nuevo sistema y, por lo tanto, reduce los temores
relacionados con el cambio.  

INVENTARIO

Inventarios son bienes
tangibles que se tienen para la venta en el curso
ordinario del negocio o para ser consumidos en la
producción de bienes o servicios para
su posterior comercialización.

Importancia del inventario.

Los problemas de
inventarios
pueden contribuir, y de hecho lo hacen, a las quiebras de los
negocios.
Cuando existe un mal manejo del inventario, los resultados no son
agradables el empresarios pierde la utilidad bruta de
los artículos. Por el contrario si una empresa
mantiene inventarios excesivos, el costo de mantenimiento
adicional puede representar la diferencia entre utilidades y
pérdidas. Para un mejor control de los inventarios, puede
hacer una contribución importante a las utilidades
mostradas por la empresa.

La base de cualquier empresa sin importar cual sea la
actividad económica que realiza es el inventario,
ya que este es vital para la realización de sus
actividades, por cuanto el mismo es utilizado por cualquier tipo
de empresa para mantener el control oportunamente, así
como también conocer al final del período contable
la cantidad de material con que cuenta la empresa para un
período de tiempo determinado.

TIPOS DE INVENTARIO.

1. En toda actividad industrial concurren una variedad
   de artículos (Materias Primas) y materiales, los que serán sometidos a
   un proceso para obtener al final un artículo terminado
   o acabado. A los materiales que intervienen en mayor grado en
   la producción se les considera "Materia Prima", ya que
   su uso se hace en cantidades los suficientemente importantes
   del producto acabado. La Materia prima, es aquel o aquellos
   artículos sometidos a un proceso de fabricación
   que al final se convertirá en un producto
   terminado.

2. Inventario de Materia
   Prima:

   El inventario de productos en proceso consiste en
   todos los artículos o elementos que se utilizan en el
   actual proceso de producción. Es decir, son productos
   parcialmente terminados que se encuentran en un grado
   intermedio de producción y a los cuales se les aplico
   la labor directa y gastos
   indirectos inherentes al proceso de producción en un
   momento determinado.

   Una de las características del Inventario de
   producción en proceso es que va aumentando el valor a
   medida que es transformado de materia prima en el producto
   terminado como consecuencia del proceso de
   producción.

3. Inventarios de Productos
   en Proceso:

   Comprenden estos, los artículos transferidos
   por el departamento de producción al almacén de
   productos terminados por haber este alcanzado su grado de
   terminación total y que a la hora de la toma física de
   inventario se encuentren aun en los almacenes, es
   decir, los que todavía no han sido vendidos. El nivel
   de inventario de productos terminados va a depender
   directamente de las ventas, es
   decir, su nivel esta dado por la demanda.

4. Inventario de Productos
   Terminados:
5. Inventario de Materiales y
   Suministros:

En el inventario de materiales y suministros se
incluye:

• Materias primas secundarias, sus especificaciones
  varían según el tipo de industria.
• Artículos de consumo
  destinados para ser usados en la operación de la
  industria, dentro de estos artículos de consumo los
  más importantes son los destinados a las operaciones, y
  están formados por los combustibles y lubricantes, estos
  en la industria tienen gran significación.
• Los Artículos y materiales de
  reparación y mantenimiento de las maquinarias y aparatos
  operativos.

Métodos para valorar o valuar
los inventarios.

1. El método P.E.P.S, significa que las primeras
   unidades que entran son las primeras en salir, este
   método se refiere en el costo más antiguo, se
   basa en la suposición en que los costos
   deben cargase contra los ingresos en
   el orden de que estos ocurran. De acuerdo a este
   método quedan para el inventario disponible al final
   del ejercicio económico los materiales o las unidades
   compradas recientemente, ya que los primeros artículos
   fueron vendidos.

   En una economía con tendencia al alza
   cualquier inventario valorado por este método
   tendrá un valor superior al obtenido si usan otro
   método, ya que los últimos precios
   son siempre los mas altos, por lo tanto, el costo de
   mercancía será mas bajo, donde se deduce que la
   utilidad bruta será más alta. Y los impuestos
   sobre la renta serán más altos.

   Este método tiene la ventaja de cómo
   el inventario esta valorado a los costos más
   recientes, el balance
   general estará actualizado con los precios
   más reales en cuanto a sus inventarios y la desventaja
   de este método es que presenta el hecho de que
   muestra
   las ganancias muy altas y como resultado los impuestos sobre
   la renta son elevados.

2. Métodos Primeros en Entrar, Primeros en Salir
   (P.E.P.S)

   Este método significa que las últimas
   unidades que se compraron son las primeras que salen, este
   método se refiere al costo más reciente, supone
   que los costos más recientes se deben aplicar a la
   mercancía vendida. Relaciona los costos corrientes con
   los ingresos corrientes, es decir, cuando los precios suben
   se imputan cotos mas alto a los ingresos corrientes y cuando
   los precios bajan se imputan costos mas bajos.

   Este método presenta la ventaja de que
   muestra los costos de
   producción o materiales a los precios más
   actualizados y permiten por lo tanto fijar políticas de precios de venta
   más de acuerdo con la realidad y arropa unas ganancias
   menores, lo que trae como consecuencia que el impuesto sobre
   la renta sea menor. La desventaja es que muestra los
   inventarios en el balance general de una forma desactualizada
   en cuanto los precios que rigen en el mercado.

3. Método de Ultimas en Entrar, Primeras en
   Salir (U.E.P.S)

   Este método es quizás el mas utilizado
   en la actualidad, porque tiene en cuanta tanto los precios
   viejos como los nuevos, y es además la forma mas
   sencilla de calcular el costo final de los inventarios,
   especialmente en aquellas empresas que producen gran
   diversidad de artículos. Este método
   señala que las mercancías que salen deben
   cargarse a un costo promedio que se basa en el número
   de unidades adquiridas en cada nivel de precios, el costo
   promedio se aplica al inventario final para calcular su valor
   total.

   El promedio ponderado se determina dividiendo el
   total de los costos del inventario disponible, incluyendo lo
   que quede del inventario inicial, por el número total
   de unidades. La ventaja de este método que es sencillo
   aplicarlo, y se puede aplicar en cualquier tipo de empresa y
   la desventaja es que presenta los inventarios
   desactualizados.

4. Método de Promedio
   Ponderado.
5. Método de Promedio
   Aritmético.

Este método es muy simple, basta con sumar los
costos unitarios de todas las compras
incluyendo el del inventario inicial, y la suma de ellos se
divide por el numero de los costos unitarios, el precio
unitario que resulta, se multiplica por las unidades del
inventario final para obtener el costo del inventario.

CASO PRÁCTICO
#7.

Con el método Primeros en Entrar, Primeros en
Salir (P.E.P.S):

-El día 01-01-06 entran 100 artículos a
Bs. 300.000.

-El día 02-01-06 entran 200 artículos a
Bs. 200.000.

-El día 02-01-06 salen 80 artículos.
(Calcular el precio de salida)

-El día 03-01-06 salen 40 artículos.
(Calcular el precio de salida)

Para la primera salida, los 80 artículos salen al
precio de la primera entrada: Bs. 300.000.

Para la segunda salida, aún nos quedan 20
artículos de la primera entrada para salir a Bs. 300.000.
Después, agotados los artículos de la primera
entrada, los 20 siguientes saldrán al precio de la segunda
entrada, es decir, a Bs. 200.000. Es decir, los 40
artículos de la segunda salida salen:

20 a Bs. 300.000

20 a Bs. 200.000

Nos quedarán todavía en almacén 180
artículos de la segunda entrada a Bs. 200.000 para la
siguiente salida de artículos (si hubiese).

Con el método de Últimas en Entrar,
Primeras en Salir (U.E.P.S):

-El día 01-01-06 entran 100 artículos a
Bs. 300.000.

-El día 02-01-06 entran 200 artículos a
Bs. 200.000.

-El día 02-01-06 salen 80 artículos.
Saldrán a Bs. 200.000. (Precio de la última
entrada)

-El día 03-01-06 salen 40 artículos.
Saldrán a Bs. 200.000. (Los precios de la última
entrada aún no se han agotado, y nos quedarán
todavía 80 artículos para salir a Bs. 200.000. Una
vez agotados, la siguiente salida se haría a Bs.
300.000).

Con el método de Promedio
Aritmético:

-Compra de 500 unidades a Bs. 200.000.

-Compra de 400 unidades a Bs. 230.000.

-Venta de 400 unidades a Bs. 200.000

-Venta de 250 unidades a Bs. 215.000

En la primera salida, como salen sólo 400
unidades y éstas corresponden todas a la primera entrada,
no se aplica ningún tipo de promedio para calcular el
precio de salida. Pero en la segunda salida, como salen 100
unidades de la primera entrada y 150 de la segunda, lo que se
hace es calcular el precio promedio. Este promedio se halla
sumando los precios de las unidades de las entradas que se ven
afectadas, y esta suma se divide por el número de precios
que se han visto afectados. En este caso sería:

(200.000 + 230.000) / 2 = Bs. 215 .000

Con el método de Promedio Ponderado

-Se multiplican las unidades entradas por su
valor

-Se multiplican las unidades que ya existieran en el
almacén por su precio medio ponderado

-Se suman los resultados obtenidos

-Se divide entre las unidades ya existentes más
las unidades que acaban de entrar.

Vamos a ver cómo hemos llegado a establecer el
PMP de cada artículo saliente:

-Cuando no teníamos ninguna entrada, hicimos una
entrada en almacén de 300 unidades a Bs. 200.000. El valor
del almacén pasa a ser de 60.000.000.

-En el segundo movimiento,
entran 200 unidades a 220.000, o sea, una entrada de 44.000.000.
Para calcular el PMP hacemos lo siguiente:

Antes: 300 * 200.000 = 60.000.000

Ahora: 200 * 220.000 = 44.000.000

Bs. 104.000.000 en 500 unidades

El PMP es 104.000.000 / 500 = 208.000/unidad

-En el tercer movimiento salen 100 unidades con un valor
que viene indicando por PMP calculado. Quedan menos unidades en
el almacén, pero el PMP se mantiene.

-En el cuarto movimiento entran 1000 unidades a 215.000.
El cálculo
es:

Antes: 400 * 208.000 = 83.200.000

Ahora: 1000 * 215.000 = 215.000.000

Bs. 298.200.000 en 1400 unidades

El PMP es 298.200.000 / 1400 = Bs.
213.000/unidad

CONCLUSIÓN.

El control es una función
administrativa: es la fase del proceso
administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción
correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un
proceso esencialmente regulador.

La aplicación de un control en las organizaciones
busca atender dos finalidades principales: corregir fallas o
errores existentes y prevenir nuevas fallas o errores de los
procesos.

Para que el control sea efectivo debe desarrollarse como
una unidad y aplicarse en todo tiempo a la empresa, pudiendo
clasificarse en: control preliminar, control concurrente, control
posterior

El control se apoya en la comprobación,
fiscalización e inspección de las variables
organizativas para descubrir desviaciones reales o potenciales
que influyen o pueden llegar a influir sobre los objetivos de
la empresa.

La aplicación del control a una unidad, elemento,
proceso o sistema puede generar distintos beneficios y logros,
sin embargo, su aplicación indistintamente del proceso que
se quiera controlar es importante porque establece medidas para
corregir las actividades, de forma que se alcancen los planes
exitosamente, se aplica a todo; a unidades, a personas, y a los
actos, determina y analiza rápidamente las causas que
pueden originar desviaciones, para que no vuelvan a presentar en
el futuro, localiza los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se
establecen las medidas correctivas, proporciona
información acerca de la situación de la
ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al
reiniciarse en el proceso de planeación, reduce costos y ahorra tiempo
al evitar errores, su aplicación incide directamente en la
racionalización de la administración y consecuentemente, en el
logro de la productividad de todos los recursos de la
empresa.

BIBLIOGRAFÍA.

CHIAVENATTO, Adalberto. Administración: Proceso
Administrativo. Tercera Edición.

STONER, James A. F. Stoner; FREEMAN, Edward R.
Administración. 1996. Sexta Edición

www.monografias.com

www.gestiopolis.com

www.unlu.edu.ar

REALIZADO POR:

Bekita Sánchez

SEXTO SEMESTRE LIC. ADMINISTRACIÓN
COMERCIAL

11/06/2006

Partes: 1, 2, 3