Introducción a los Sistemas de Información (página 2)

Actividades que realiza un
Sistema de
Información:

Entradas:
•
Datos generales
del cliente:
contratante, cedula, dirección, teléfono, beneficiario, cedula.
• Datos del vehiculo: clase, tipo,
modelo,
serial, placas, color, etc.
• Garantías contratadas: cobertura, Total de responsabilidad
civil, Total exceso de garantías, entre otros.
• Planes de pagos: Al contado, Por cuotas, Giros por
pagar
• Control de
asesores: código
de asesores, porcentaje de comisión.
• Recibo de pago de cuotas: código, nombre, cantidad,
placa, no. de pólizas.
Proceso:
• Cálculo
del total garantías contratadas.
• Cálculo de división de cuotas a cancelar
• Cálculo de las cuotas de las comisiones de los
asesores
Almacenamiento:
•
Transacciones de los movimientos de las pólizas
R.C.V.
• Cancelación de los pagos de los recibos de los
contratos.
Salidas:
• Informe
Gráfico estadístico mensual.
• Informe Gráficos estadísticos por
Asesores.
• Copia de respaldo a Almacenamiento
externo
• Informe Gráficos de las condiciones de las
pólizas R.C.V.
• Informe de Comisiones de los Asesores
• Contrato de la
Pólizas R.C.V. (2 Impresiones)
• Recibos de pago de Cuotas.
• Informe por pantalla de pólizas
vencidas.

Las diferentes actividades que realiza un Sistema de
Información se pueden observar en el
diseño
conceptual ilustrado.

Tipos y Usos de los
Sistemas de
Información

Durante los próximos años, los Sistemas de
Información cumplirán tres objetivos
básicos dentro de las organizaciones:

1. Automatización de procesos
   operativos.
2. Proporcionar información que sirva de apoyo al
   proceso de
   toma de
   decisiones.
3. Lograr ventajas competitivas a través de su
   implantación y uso.

Los Sistemas de Información que logran la
automatización de procesos operativos
dentro de una organización, son llamados frecuentemente
Sistemas Transaccionales, ya que su función
primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos,
cobros, pólizas, entradas, salidas, etc. Por otra parte,
los Sistemas de Información que apoyan el proceso de toma
de decisiones son los Sistemas de Soporte a la Toma de
Decisiones, Sistemas para la Toma de Decisión de
Grupo,
Sistemas
Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema de
Información para Ejecutivos. El tercer tipo de sistema, de
acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es el de los
Sistemas Estratégicos, los cuales se desarrollan en
las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a
través del uso de la tecnología
de información.

Los tipos y usos de los Sistemas de Información
se muestran en la figura siguiente:

A continuación se mencionan las principales
características de estos tipos de Sistemas de
Información.

Sistemas
Transaccionales.

Sus principales características son:

• A través de éstos suelen lograrse
  ahorros significativos de mano de obra, debido a que
  automatizan tareas operativas de la
  organización.
• Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de
  Información que se implanta en las organizaciones. Se
  empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la
  organización.
• Son intensivos en entrada y salida de
  información; sus cálculos y procesos suelen ser
  simples y poco sofisticados.

• Tienen la propiedad de
  ser recolectores de información, es decir, a
  través de estos sistemas se cargan las grandes bases de
  información para su explotación
  posterior.
• Son fáciles de justificar ante la
  dirección general, ya que sus beneficios son visibles y
  palpables.

Sistemas de Apoyo de las
Decisiones.

Las principales características de estos
son:

• Suelen introducirse después de haber
  implantado los Sistemas Transaccionales más relevantes
  de la empresa, ya
  que estos últimos constituyen su plataforma de
  información.
• La información que generan sirve de apoyo a
  los mandos intermedios y a la alta administración en el proceso de toma de
  decisiones.
• Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en
  entradas y salidas de información. Así, por
  ejemplo, un modelo de planeación financiera requiere poca
  información de entrada, genera poca información
  como resultado, pero puede realizar muchos cálculos
  durante su proceso.
• No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la
  justificación económica para el desarrollo
  de estos sistemas es difícil, ya que no se conocen los
  ingresos del
  proyecto de
  inversión.
• Suelen ser Sistemas de Información
  interactivos y amigables, con altos estándares de
  diseño
  gráfico y visual, ya que están dirigidos al
  usuario final.
• Apoyan la toma de decisiones que, por su misma
  naturaleza
  son repetitivos y de decisiones no estructuradas que no suelen
  repetirse. Por ejemplo, un Sistema de Compra de Materiales
  que indique cuándo debe hacerse un pedido al proveedor o
  un Sistema de Simulación de Negocios que
  apoye la decisión de introducir un nuevo producto al
  mercado.
• Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente
  por el usuario final sin la participación operativa de
  los analistas y programadores del área de informática.

Este tipo de sistemas puede incluir la programación de la producción, compra de materiales, flujo
de fondos, proyecciones financieras, modelos de
simulación de negocios, modelos de inventarios,
entre otros.

Sistemas
Estratégicos. Sus principales
características son:

• Su función primordial no es apoyar la
  automatización de procesos operativos ni proporcionar
  información para apoyar la toma de
  decisiones.
• Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la
  organización, por lo tanto no pueden adaptarse
  fácilmente a paquetes disponibles en el
  mercado.
• Típicamente su forma de desarrollo es a base
  de incrementos y a través de su evolución dentro de la
  organización. Se inicia con un proceso o función
  en particular y a partir de ahí se van agregando nuevas
  funciones o
  procesos.
• Su función es lograr ventajas que los
  competidores no posean, tales como ventajas en costos y
  servicios
  diferenciados con clientes y
  proveedores.
  En este contexto, los Sistema Estratégicos son creadores
  de barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de
  cajeros automáticos en los bancos en un
  Sistema Estratégico, ya que brinda ventaja sobre un
  banco que no
  posee tal servicio. Si
  un banco nuevo decide abrir sus puertas al público,
  tendrá que dar este servicio para tener un nivel similar
  al de sus competidores.
• Apoyan el proceso de innovación de productos y
  proceso dentro de la empresa debido
  a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma
  de hacerlo en innovando o creando productos y
  procesos.

Un ejemplo de estos Sistemas de Información
dentro de la empresa puede ser un sistema MRP
(Manufacturing Resoure Planning) enfocado a reducir
sustancialmente el desperdicio en el proceso productivo, o bien,
un Centro de Información que proporcione todo tipo de
información; como situación de créditos, embarques, tiempos de entrega,
etc. En este contexto los ejemplos anteriores constituyen un
Sistema de Información Estratégico si y sólo
sí, apoyan o dan forma a la estructura
competitiva de la empresa.

Por último, es importante aclarar que algunos
autores consideran un cuarto tipo de sistemas de
información denominado Sistemas Personales de
Información, el cual está enfocado a incrementar la
productividad
de sus usuarios.

Evolución de los Sistemas de
Información

De la sección anterior se desprende la
evolución que tienen los Sistemas de Información en
las organizaciones. Con frecuencia se implantan en forma inicial
los Sistemas Transaccionales y, posteriormente, se introducen los
Sistemas de Apoyo a las Decisiones. Por último, se
desarrollan los Sistemas Estratégicos que dan forma a la
estructura competitiva de la empresa.

En la década de los setenta, Richard Nolan, un
conocido autor y profesor de la
Escuela de
Negocios de la Universidad de
Harvard, desarrolló una teoría
que impactó el proceso de planeación de los
recursos y las
actividades de la informática.

Según Nolan, la función de la
Informática en las organizaciones evoluciona a
través de ciertas etapas de crecimiento, las cuales se
explican a continuación:

• Comienza con la adquisición de la primera
  computadora
  y normalmente se justifica por el ahorro de
  mano de obra y el exceso de papeles.
• Las aplicaciones típicas que se implantan son
  los Sistemas Transaccionales tales como nóminas
  o contabilidad.
• El pequeño Departamento de Sistemas depende en
  la mayoría de los casos del área de
  contabilidad.
• El tipo de administración empleada es escaso y la
  función de los sistemas suele ser manejada por un
  administrador que no posee una
  preparación formal en el área de computación.
• El personal que
  labora en este pequeño departamento consta a lo sumo de
  un operador y/o un programador. Este último podrá
  estar bajo el régimen de honorarios, o bien, puede
  recibirse el soporte de algún fabricante local de
  programas de
  aplicación.
• En esta etapa es importante estar consciente de la
  resistencia al
  cambio del personal y usuario (ciberfobia) que están
  involucrados en los primeros sistemas que se desarrollan, ya
  que estos sistemas son importantes en el ahorro de mano de
  obra.
• Esta etapa termina con la implantación exitosa
  del primer Sistema de Información. Cabe recalcar que
  algunas organizaciones pueden vivir varias etapas de inicio en
  las que la resistencia al
  cambio por
  parte de los primeros usuarios involucrados aborta el intento
  de introducir el computador a
  la empresa.

Etapa de contagio o expansión.

Los aspectos sobresalientes que permiten diagnosticar
rápido que una empresa se
encuentra en esta etapa son:

• Se inicia con la implantación exitosa del
  primer Sistema de Información en la organización.
  Como consecuencia de lo anterior, el primer ejecutivo usuario
  se transforma en el paradigma o
  persona que se
  habrá que imitar.
• Las aplicaciones que con frecuencia se implantan en
  esta etapa son el resto de los Sistemas Transaccionales no
  desarrollados en la etapa de inicio, tales como
  facturación, inventarios, control de pedidos de clientes
  y proveedores, cheques,
  entre otros.
• El pequeño departamento es promovido a una
  categoría superior, donde depende de la Gerencia
  Administrativa o Contraloría.
• El tipo de administración empleado está
  orientado hacia la venta de
  aplicaciones a todos los usuarios de la organización; en
  este punto suele contratarse a un especialista de la
  función con preparación académica en el
  área de sistemas.
• Se inicia la contratación de personal
  especializado y nacen puestos tales como analista de sistemas,
  analista-programador, programador de sistemas, jefe de
  desarrollo, jefe de soporte técnico, entre otros
  cargos.
• Las aplicaciones desarrolladas carecen de interfases
  automáticas entre ellas, de tal forma que las salidas
  que produce un sistema se tienen que alimentar en forma
  manual a
  otro sistema, con la consecuente irritación de los
  usuarios.
• Los gastos por
  concepto de
  sistemas empiezan a crecer en forma importante, lo que marca la pauta
  para iniciar la racionalización en el uso de los
  recursos computacionales dentro de la empresa. Este problema y
  el inicio de su solución marcan el paso a la siguiente
  etapa.

Etapa de control o
formalización.

Para identificar a una empresa que transita por esta
etapa es necesario considerar los siguientes
elementos:

• Esta etapa de evolución de la
  Informática dentro de las empresas se
  inicia con la necesidad de controlar el uso de los recursos
  computacionales a través de las técnicas
  de presupuestación base cero (partiendo de que no se
  tienen nada) y la implantación de sistemas de cargos a
  usuarios (por el servicio que se presta).
• Las aplicaciones están orientadas a facilitar
  el control de las operaciones del
  negocio para hacerlas más eficaces, tales como sistemas
  para control de flujo de fondos, control de órdenes de
  compra a proveedores, control de
  inventarios, control y manejo de proyectos,
  entre otros.
• El departamento de sistemas de la empresa suele
  ubicarse en una posición gerencial, dependiendo del
  organigrama
  de la Dirección de Administración o Finanzas.
• El tipo de administración empleado dentro del
  área de Informática se orienta al control
  administrativo y a la justificación económica
  de las aplicaciones a desarrollar. Nace la necesidad de
  establecer criterios para las prioridades en el desarrollo de
  nuevas aplicaciones. La cartera de aplicaciones pendientes por
  desarrollar empieza a crecer.
• En esta etapa se inician el desarrollo y la
  implantación de estándares de trabajo
  dentro del departamento, tales como: estándares de
  documentación, control de proyectos,
  desarrollo y diseño de
  sistemas, auditoria de sistemas y
  programación.
• Se integra a la organización del departamento
  de sistemas, personal con habilidades administrativas y
  preparado técnicamente.
• Se inicia el desarrollo de interfases
  automáticas entre los diferentes sistemas.

Etapa de integración.

Las características de esta etapa son las
siguientes:

• La integración de los datos y de los sistemas
  surge como un resultado directo de la centralización del departamento de
  sistemas bajo una sola estructura administrativa.
• Las nuevas
  tecnologías relacionadas con base de
  datos, sistemas administradores de bases de datos
  y lenguajes de cuarta generación, hicieron posible la
  integración.
• En esta etapa surge la primera hoja electrónica de cálculo comercial y
  los usuarios inician haciendo sus propias aplicaciones. Esta
  herramienta ayudó mucho a que los usuarios hicieran su
  propio trabajo y no tuvieran que esperar a que sus propuestas
  de sistemas fueran cumplidas.
• El costo del
  equipo y del software
  disminuyó por lo cual estuvo al alcance de más
  usuarios.
• En forma paralela a los cambios tecnológicos,
  cambió el rol del usuario y del departamento de Sistemas
  de Información. El departamento de sistemas
  evolucionó hacia una estructura descentralizada,
  permitiendo al usuario utilizar herramientas
  para el desarrollo de sistemas.
• Los usuarios y el departamento de sistema iniciaron
  el desarrollo de nuevos sistemas, reemplazando los sistemas
  antiguos, en beneficio de la organización.

Etapa de administración de
datos.

Entre las características que destacan en esta
etapa están las siguientes:

• El departamento de Sistemas de Información
  reconoce que la información es un recurso muy valioso
  que debe estar accesible para todos los usuarios.
• Para poder
  cumplir con lo anterior resulta necesario administrar los datos
  en forma apropiada, es decir, almacenarlos y mantenerlos en
  forma adecuada para que los usuarios puedan utilizar y
  compartir este recurso.
• El usuario de la información adquiere la
  responsabilidad de la integridad de la misma y
  debe manejar niveles de acceso diferentes.

Etapa de madurez.

Entre los aspectos sobresalientes que indican que una
empresa se encuentra en esta etapa, se incluyen los
siguientes:

• Al llegar a esta etapa, la Informática dentro
  de la organización se encuentra definida como una
  función básica y se ubica en los primeros niveles
  del organigrama (dirección).
• Los sistemas que se desarrollan son Sistemas de
  Manufactura
  Integrados por Computadora, Sistemas Basados en el
  Conocimiento y Sistemas Expertos, Sistemas de Soporte a las
  Decisiones, Sistemas Estratégicos y, en general,
  aplicaciones que proporcionan información para las
  decisiones de alta administración y aplicaciones de
  carácter estratégico.
• En esta etapa se tienen las aplicaciones
  desarrolladas en la tecnología de base de datos y se logra la
  integración de redes de comunicaciones con terminales en lugares
  remotos, a través del uso de recursos
  computacionales.

Bibliografía.

Internet

www.monografias.com

Elaborado por:

T.s.u. Henry Jesus Mendoza Pacheco

Trabajo elaborado el 10 de Mayo de 2006.