Cooperativa de servicios múltiples (página 7)

Partes: 1, , 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11,12,13,14,15

Fuente: Hojas de trabajo del
autor.

ANÁLISIS E
INTERPRETACIÓN DE LA ENTREVISTA

En la entrevista se
formularon 53 preguntas a 10 directivos, lo que hace un total de
530 preguntas formuladas.

El 41.70 % de las preguntas fueron correctamente
contestadas, el 15.66% fueron contestadas incorrectamente y el
42.64% no supo o no opinó sobre la pregunta
formulada.

Estos resultados, nos manifiestan lo
siguiente:

1. Falta de conocimiento
   y comprensión de la estructura
   organizacional.
2. Falta de conocimiento y comprensión del
   proceso
   administrativo.
3. Falta de comprensión del sistema de
   control
   interno
4. Desconocimiento de las líneas de autoridad,
   responsabilidad y coordinación que debe primar e toda
   organización.
5. Desconocimiento de la importancia de los documentos
   normativos de la institución en el marco del proceso de
   gestión.
6. Desconocimiento de los planes y programas.
7. Desconocimiento de la importancia de la evaluación presupuestal, financiera,
   económica, patrimonial y administrativa.

   4.1.2. ENCUESTAS
   VER ANEXO No. 24
   DATOS PARA LA ENCUESTA:
   PERSONAL PARTICIPANTE EN LA ENCUESTA REALIZADA	NR
   1.       COOPERATIVA DE SERVICIOS MULTIPLES MANUEL POLO JIMÉNEZ- COOPOLO.	15
   2.       COOPERATIVA DE SERVICIOS MULTIPLES MIGUEL GRAU- COOSEMIG.	15
   3.       COOPERATIVA DE SERVICIOS MULTIPLES COVIDA.	5
   4.       COOPERATIVA DE SERVICIOS MULTIPLES DEL SECTOR EDUCACIÓN– COSEMSELAM.	5
   5.       COOPERATIVA DE SERVICIOS MULTIPLES DE LOS TRABAJADORES DEL EX IPSS- COOSTIPSS.	5
   6.     COOPERATIVA DE SERVICIOS MULTIPLES ITE.	5
   TOTAL	50
   Fuente: HOJAS DE TRABAJO DEL AUTOR

   DATOS PARA LA ENCUESTA:
   PERSONAL ENCUESTADO EN LAS COOPERATIVAS DE LA MUESTRA
   NR	COOPERATIVA	DELEGADOS	GERENTES	ASESORES	EMPLEADOS	SOCIOS	TOTALES
   1	COOPOLO	2	1	2	5	3	13
   2	COOSEMIG	2	1	2	5	3	13
   3	COVIDA	1	1	1	2	1	6
   4	COSEMSELAM	1	1	1	2	1	6
   5	COOSTIPSS	1	1	1	2	1	6
   6	I.T.E.	1	1	1	2	1	6
   	TOTALES	8	6	8	18	10	50
   	Fuente: MUESTRA

   4.1.2.1. RESULTADOS, ANÁLISIS E
   INTERPRETACIÓN DE LAS
   ENCUESTAS.

   1. 1. RELACIÓN DE LOS ENCUESTADOS CON
         LAS COOPERATIVAS:

      CUADRO No. 1 a.

      ALTERNATIVA	ENCUESTADOS
      DIRECTIVO	0
      DELEGADO	8
      FUNCIONARIO	14
      TRABAJADOR	18
      SOCIO	10
      TOTAL	50
      Fuente: FICHAS ENCUESTA

       

      GRÁFICO NR 1 a.

      

      Fuente: FICHAS DE ENCUESTA

      PORCENTAJES DE PERSONAL ENCUESTADO

      CUADRO o. 1b.

      

      Fuente: FICHAS DE ENCUESTA

      GRÁFICO No. 1
      b

      

      Fuente: FICHAS DE ENCUESTA

      La muestra representativa de la población fue determinada, y con
      el propósito de confiar en sus resultados, se
      realizó la encuesta relacionada con la
      relación que mantienen los encuestados con sus
      cooperativa, como base para poder conocer su punto de vista sobre la
      gestión y control de la cooperativa. No se
      encuestó a Directivos porque ellos fueron
      entrevistados.

      Porcentualmente el 16% son delegados, el 28%
      funcionarios, el 36% trabajadores y el 20% socios, tal
      como se muestra en el gráfico 1b.. Se ha
      considerado un 36% de los encuestados a trabajadores,
      en la medida que ellos son los que ejecutan las
      actividades de gestión, las mismas que son
      evaluadas por los órganos
      respectivos.

   1. TIEMPO DE RELACIÓN CON LA
      COOPERATIVA.
8. Aceptación de la importancia del control como
   instrumento eficaz que facilita la gestión óptima
   de la empresa
   cooperativa

En la pregunta No. 1, de identificó el tipo de
relación que los encuestados mantienen con su cooperativa,
por tanto se originó la inquietud de conocer sobre el
tiempo de
relación que mantienen cada uno de los participantes
encuestados, conformantes de la muestra significativa, teniendo
que para el efecto formular la siguiente interrogante:

¿Cuánto tiempo mantiene esta
relación con la cooperativa ?

Como resultado de la interrogante encontramos, que de un
total de 50 encuestados, 18 llevaban entre 0 a 2 años
vinculados con sus cooperativas, 10 se relacionaban entre 2 a 4
años, igual cantidad para el tramo de 4 a 6 años, 5
tenían una antigüedad de 6 a 8 años, 3 entre 8
a 10 años y finalmente sólo 4 tenían una
relación superior a 10 años, como se muestra en el
Cuadro No. 2 a.

Porcentualmente observamos que el 36% tiene una
relación entre 0 a 2 años vinculados con sus
cooperativas, 20% se relacionaban entre 2 a 4 años, igual
porcentaje para el tramo de 4 a 6 años, 10% tenían
una antigüedad de 6 a 8 años, 6% entre 8 a 10
años y finalmente sólo 8% tenían una
relación superior a 10 años, de acuerdo al
Gráfico No. 2.

Como se puede apreciar mayoritariamente este tipo de
empresas tiene
mayor cantidad de personal en el grupo de 0 a 2
años, conformada en su mayoría por personal de
funcionarios y trabajadores empleados, otro grupo importante lo
constituye los tramos de 2 a 4 años y 4 a 6 años,
en estos grupos
encontramos a trabajadores empleados.

La mayor cantidad de funcionarios y trabajadores en el
primer tramo, es propio de la coyuntura económica recesiva
por la que atraviesa nuestro país, lo que hace que las
empresas contraten a sus funcionarios y trabajadores sólo
parcialmente; si bien esto evita algunos sobrecostos
empresariales, pero en el fondo son las empresas las que pierden,
porque no existe la continuidad necesaria para el desarrollo de
las actividades, lo que redunda e perjuicio de los socios que no
recibirán el servicio en
las condiciones que anhelaban.

CUADRO No. 2 a.

TIEMPO DE RELACIÓN CON LA COOPERATIVA

Fuente: FICHAS DE ENCUESTA

CUADRO No. 2b.

PORCENTAJES DEL TIEMPO DE
RELACIÓN

GRÁFICO No. 2:

FUENTE: FICHAS DE ENCUESTA.

3.- OPINIÓN SOBRE LA EVALUACIÓN
PERMANENTE DE LOS

PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES:

Al respecto se formuló la siguiente
interrogante:

¿Cuál es su opinión para el
siguiente enunciado: La evaluación permanente de los
planes y programas institucionales garantiza la gestión
óptima de la cooperativa ?

La formulación de esta pregunta obtuvo los
resultados siguientes: Estuvieron totalmente de acuerdo con el
planteamiento 30 encuestados, en cambio
estuvieron de acuerdo 20. Es decir ningún encuestado
apoyó las alternativas No sabe/ No opina, En desacuerdo y
totalmente en desacuerdo. Ver Cuadro No. 3.

En cifras porcentuales tenemos que el 60% del total
contestaron estar totalmente de acuerdo con el enunciado y el 40%
apoyó la respuesta De acuerdo con la proposición.
El resto de alternativas no tuvo adherentes. Ver
Gráfico No. 3.

Los encuestados que se mostraron estar totalmente de
acuerdo con la proposición estuvo conformado por Socios,
Delegados y Funcionarios.

De los resultados inferimos que los encuestados apoyan
la evaluación permanente de los planes y programas de sus
cooperativas, porque esta es la única forma de alcanzar
eficiencia y
eficacia en la
gestión, lo que redundará en beneficio de todos:
socios, trabajadores, delegados, funcionarios y
directivos.

A Diferencia de los directivos que no tienen una idea
bien formada, o en todo caso posiblemente una idea interesada en
que no haya control permanente, el resto de la comunidad
cooperativa respalda las acciones de
control de parte de los órganos respectivos.

CUADRO No. 3

Fuente: FICHAS DE ENCUESTA

GRÁFICO No. 3

Fuente: FICHAS DE ENCUESTA.

 4.- OPINIÓN SOBRE DIVERSOS
TÓPICOS DE GESTIÓN Y CONTROL

COOPERATIVO.

Al respecto se formularon las preguntas Nos. 4, 5, 6, y
7 con los enunciados siguientes:

Pregunta No. 4: ¿ Cual es su
opinión para el siguiente enunciado: La revisión,
innovación y/o generación de los
documentos normativos de la institución, aseguran la
eficacia del sistema de control
interno de las cooperativas ?

Pregunta No. 5: ¿ Cuál es su
opinión para el siguiente enunciado: La realización
correcta y eficaz de las funciones por
parte de los directivos, delegados, funcionarios, asesores y
trabajadores garantizan la gestión óptima de una
cooperativa ?.

Pregunta No. 6: ¿ Cuál es su
opinión para el siguiente enunciado: El monitoreo
continuado y/o puntual de las acciones de control garantizan la
optimización de la gestión integral de la
cooperativa ?

Pregunta No. 7: ¿ Cuál es su
opinión para el siguiente enunciado: El control eficaz,
mediante la aplicación de las técnicas
de evaluación de las transacciones utilizadas
permanentemente permite la optimización de la
gestión integral de la cooperativa ?

Respecto a estas interrogantes se han obtenido los
mismos resultados presentados para la pregunta No.3. Es decir 30
encuestados manifiestan estar totalmente de acuerdo con las
proposiciones y 20 responden estar De acuerdo con el
enunciado.

Porcentualmente, el 60% considera que está
Totalmente de Acuerdo y 40% manifiesta estar De
Acuerdo.

Esto se interpreta como que el 100% de los encuestados
valora las acciones de control en sus diversas facetas, por lo
demás manifiestan su disposición para colaborar
activamente e la ejecución del control preventivo,
concurrente y posterior y además dejan entrever que
serían los directivos por su falta de conciencia y
educación
empresarial los que tendrían animadversión al
control.

5.- COMO DESARROLLAR EFICAZMENTE EL CONTROL EN
UNA

COOPERATIVA DE SERVICIOS
MÚLTIPLES.

Respecto a este tema, realizamos la siguiente
interrogante:

¿Cómo desarrollar eficazmente el
control de una empresa
cooperativa de servicios múltiples, de modo que contribuya
a la optimización de la gestión ?.

Los resultados obtenidos, podemos inducir que los
encuestados tienen conocimiento de las formas como realizar el
control de las actividades de las empresas cooperativas y de la
importancia de una forma sobre la otra.

El control debe efectuarse aplicándolo
puntualmente dicen 5 encuestados, el control debe realizarse en
forma previa al desarrollo de las actividades empresariales dicen
también 5 encuestados. El control debe llevarse a cabo en
forma concurrente, o sea paralelamente a las actividades
responden 5 encuestados. El control posterior, como
tradicionalmente se viene aplicando es una alternativa
válida dicen 15 y finalmente 20 encuestados dicen que el
control para que sea eficaz y contribuya óptimamente con
el proceso de gestión de la cooperativa debe realizarse en
forma permanente por los órganos directivos, funcionarios
o trabajadores designados para tales funciones. Ver Cuadro No.
4

En la parte porcentual, apreciamos que el 40% apoya que
el control debe realizarse en forma permanente, en cambio el 30%
dice que debe realizarse solo posteriormente y el resto de
opciones es apoyada por un 10% de los encuestados.

Pese al conocimiento que manifiestan los encuestados
sobre las formas como realizar el control empresarial, sin
embargo nos llama la atención que siga en un alto porcentaje la
idea que el control sólo debe realizarse en forma
posterior alcanzando un 30%, lo que quiere decir que las personas
siguen manteniendo los moldes tradicionales, por lo que
habría que trabajar para ir cambiando esta
concepción.

Los encuestados que apoyaron el control permanente,
manifestaron que para que las empresas dispongan de un control
efectivo y eficaz deben delinearse las políticas
necesarias y establecerse los procedimientos en
forma específica, sin lo cual no tendría
ningún efecto todo lo que se quisiera realizar; por cuanto
según Koontz / O’Donnnell en su libro Curso de
Administración Moderna, Pág. 714,
indica que la función de
control es la de evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los
subordinados para asegurar que los objetivos y
planes de la
organización se están llevado a cabo. Es
entonces la función por la cual cada individuo que
se relaciona con la empresa, desde el
Presidente hasta el Trabajador de Limpieza se asegura que lo que
hace es lo que se intentaba.

Al respecto Henri Fayol en su
libro General and Industrial Management (Nueva York: Pitman
Publishing Corporation, 1949) , Pág. 107, claramente
reconoció hace décadas: "En una empresa, el control
consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el
plan adoptado,
las instrucciones impartidas y los principios
establecidos. El control debe realizarse, por cuanto tiene por
objeto señalar las debilidades y los errores, para
rectificarlos y evitar que vuelvan a ocurrir. Opera en todo,
cosas, personas, acciones"

Al respecto Billy E. Goetz, en su libro Mangement
Planning and Control (Nueva York: Mc Graw-Hill, 1949),
pág. 229, dijo en su primer análisis: "La planeación
administrativa busca programas firmes, integrados y articulados",
mientras que "el control busca hacer que los hechos estén
de acuerdo con los planes".

CUADRO No.4:

GRÁFICO No. 4:

FUENTE: FICHAS DE ENCUESTA

 FUNCIONES DEL CONSEJO DE VIGILANCIA, AUDITORIA
INTERNA Y AUDITORIA EXTERNA

Es este caso la pregunta formulada fue muy puntual para
que contesten con un si o con un no y además fundamenten
su respuesta.

¿Las funciones del Consejo de Vigilancia,
Auditoria Interna y Auditoria externa constituyen verdaderos
instrumentos de control de una cooperativa, las que ejecutadas
eficiente y eficazmente contribuyen a una mejor gestión
?.

Los resultados nos reportan que 45 encuestados
(Cuadro No. 5) que constituyen el 90% (Gráfico
No. 5) consideran que sí, efectivamente las funciones
de los órganos indicados constituyen instrumentos de
control que coadyuvan a la eficiencia y eficacia de la
gestión institucional.

Fundamentan su respuesta, en el hecho que estos
órganos han sido creados para esos fines y por tanto lo
que deben hacer es sólo cumplir sus funciones.

CUADRO No. 5

GRÁFICO No. 5

Fuente: FICHAS DE ENCUESTA.

7.- APLICACIÓN DE TÉCNICAS E
INSTRUMENTOS DE CONTROL

El control implica la medición de la realización de los
acontecimientos contra las normas de los
planes y la corrección de desviaciones para asegurar el
logro de los objetivos de acuerdo con lo planeado. La
función de control implica el establecimiento de normas,
la medición del desempeño y la corrección de
las desviaciones. Esta función no puede llevarse a cabo si
no se dispone de técnicas e instrumentos para tales
fines.

Por tanto, en este caso formulados la siguiente
interrogante:

¿Cuál de las técnicas e
instrumentos que a continuación se indican, han sido
aplicados como parte del control eficaz en su cooperativa
?

Al respecto obtuvimos los resultados
siguientes:

Ningún encuestado contestó que se haya
realizado entrevistas,
encuestas o
formulado cuestionarios en sus cooperativas. En cambio 20
manifestaron que en sus cooperativas se habían aplicado
análisis, la misma cantidad manifestó conocer que
la observación se había aplicado en sus
cooperativas y finalmente 10 encuestados conocían de la
aplicación de papeles de trabajo como instrumentos de
control. Ver Cuadro No. 6

Porcentualmente, el 40% de los encuestados
conocía del análisis documental, el mismo
porcentaje para la observación como técnica
aplicada en sus cooperativas y el 20% había visto e
incluso utilizado a los papeles de trabajo. Ver Gráfico
No. 6.

Estas respuestas podemos interpretarlas como que
efectivamente en las cooperativas se aplica el control, pero no
en toda su dimensión.

Las Técnicas de entrevistas, encuestas o
formulación de cuestionarios dirigidos no se han aplicado
en estas entidades, lo que quiere decir que las actividades se
manejan sin conocer las opiniones de los involucrados y esto ya
no se aplica actualmente, donde la receta es trabajar
coordinadamente, en equipo, sumando, para poder determinar
nuestros errores o desviaciones y poder solucionarlos antes que
traigan consecuencias negativas.

También podemos deducir que el control que se
aplica, es mediante las técnicas e instrumentos
tradicionales, aplicado en forma posterior a la
realización de las actividades.

CUADRO No. 6

GRÁFICO No.6

Fuente: FICHAS DE ENCUESTA

8. PLANES, PROGRAMAS, PRESUPUESTOS,
MANUALES E
INFORMACIÓN FINANCIERA Y ECONÓMICA DE LAS
COOPERATIVAS.

 El control aplicado adecuadamente, puede dar lugar
al establecimiento de nuevos planes, nuevos programas,
reprogramación del presupuesto,
formulación de nuevos documentos con nuevos lineamientos e
incluso realizar ajustes a las inversiones y
deudas contenidas en la información financiera. Otras veces puede
llevar a modificar la estructura de
la organización, a mejorar la integración y hacer cambios de importancia
en las técnicas de dirección y liderazgo. Por
tanto estos documentos son necesarios para la gestión y el
desarrollo del control, como función que cierra el
círculo del sistema administrativo de una cooperativa, por
lo que resultaba imprescindible preguntar sobre los mismos. Al
respecto en nuestra encuesta de formularon las preguntas Nos. 11,
12, 13, 14 y 15 del siguiente modo, respectivamente:

¿Cuenta la cooperativa con planes y programas
?

¿Cuenta la cooperativa con presupuestos
?

¿Cuenta la cooperativa con manuales de
políticas ?

¿Cuenta la cooperativa con manuales de
procedimientos?

¿Cuenta la cooperativa con información
financiera y económica ?

¿Cuenta la cooperativa con información
patrimonial ?

¿Cuenta la cooperativa con información
de costos
?

Los resultados del Cuadro No. 7 nos indican que
50 de los encuestados, o sea el 100% manifiesta que en sus
cooperativas no existe planes y programas. Es decir no existe un
Plan
estratégico institucional que sirva de base o
guía para la realización de actividades.

Tampoco existe programas de inversiones, endeudamiento u
otros aspectos empresariales.

Respecto a los presupuestos, al contrario de los planes
y programas 50 de los encuestados o sea el 100%, dijo que si
disponían de este documento, aunque agregaron que el mismo
se formulaba artesanalmente, sin tener en cuenta los
parámetros macroeconómicos del país o las
previsiones de hechos, es decir se formulaba sólo para
fines de cumplimiento de la Ley y
Estatuto.

Respecto al Manual de
políticas y Manual de Riesgos,
manifestaron no conocerlo ni haber escuchado de su existencia,
por tanto de acuerdo al Cuadro No. 7, tenemos que 50 encuestados
o sea el 100% de nuestra muestra manifiesta que sus cooperativas
no disponen de dicho documento de gestión y control
empresarial. Aunque dejaron entrever que sería adecuado
que las cooperativas formulen este documento para poder definir
las políticas que se iban a aplicar en la empresa en el
corto, mediano y largo plazo.

En lo que concierne al Manual de
procedimientos el Cuadro No. 7, nos reporta que 10
encuestados respondieron que si disponían en sus
cooperativas de este documento y 40 dijeron que no
disponían. Porcentualmente el 20% dijo si disponer del
documento y el resto 80% no tenían el documento. Estos
resultados los interpretamos, como que las actividades de
realizan de memoria o
rutinariamente, lo que crea imprescindibles en los puestos de
trabajo e impide la rotación del personal y por tanto
afecta a un principio fundamental de control interno.

Referente a la información financiera,
económica y patrimonial contenida en los estados
financieros, sus notas e información complementaria,
los 50 encuestados o sea el 100% dijo que si se formulaba en sus
cooperativas, aunque dejaron entrever que desconocían la
importancia de la misma para la gestión y el control
empresarial.

Sobre la información de costos 50 encuestados, o
sea el 100% manifestaron que no disponen de dicha herramienta de
gestión y control cooperativo.

De lo anterior deducimos que el hecho de no contar con
documentos básicos como los planes, programas, manuales e
información limita el accionar del personal que trabaja en
las cooperativas y especialmente limita su proyección en
el mediano y largo plazo, limitando su permanencia en el mercado y su
competitividad
frente a otros entes empresariales que ofrecen los mismos biees y
servicios.

Partes: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11,12,13,14,15