Los componentes del costo de
la DFI se clasifican en directos e indirectos y tienen una
ponderación distinta en la cadena de distribución. Dependiendo del valor
agregado del producto,
pueden representar un porcentaje importante en su costo total
en bodegas del cliente.
1. Costos directos
Corresponden a aquellos que tienen una incidencia
directa en la cadena, durante las interfases país
exportador- tránsito internacional – país
importador: empaque,
embalaje, unitarización, documentación, manipuleos, transporte, seguros,
almacenamiento, aduaneros, bancarios y
agentes.
La estimación del costo de empaque y
embalaje varía dependiendo de los requerimientos de
cada tipo de producto, del medio de transporte a utilizar y
del mercado
de destino. Sin embargo, siempre se incurrirá en el
costo del material (madera,
tambores, barriles, cartón, papel, plásticos, pinturas, etiquetas,
códigos de barras, sellos, marquillas, accesorios de
amarre, grapas, zunchos, cintas, etc.) y de la mano de obra
requerida para el empaque, marcado y embalaje del
producto.- Empaque y marcado:
Este componente del costo incluye los gastos
correspondientes a la documentación requerida tanto
para la exportación (país de origen)
como para la importación del producto (país
de destino) e incluye: facturas; documentos de embarque, que dependen del
modo o modos de transporte a utilizar; formularios para declaraciones de
exportación, de importación y de cambios;
permisos o licencias y certificados fitosanitarios, de
origen y de cantidad y calidad,
entre otros. Se deben considerar tanto los costos como los
tiempos necesarios para su obtención. - Documentación:
Es el costo de la operación de agrupar
piezas de carga en unidades de mayor volumen
tales como palets o contenedores, conocida como
unitarización.La paletización se refiere a la
agrupación de productos en sus respectivos sistemas
de empaque y/o embalaje sobre un palet (estiba) debidamente
asegurado con esquineros, zunchos, grapas o
películas envolventes de tal manera que se puedan
manipular, almacenar y transportar de forma segura como una
sola "unidad de carga".La contenedorización consiste en la
acomodación de los palets en el contenedor y su
respectivo aseguramiento por medio de bolsas de aire o de
otro elemento que cumpla con ese fin.Los principales costos de la unitarización
corresponden al palet, (cuyo precio
está relacionado con el material de
fabricación y el tiempo
de vida útil), a los materiales para cubrir o envolver la carga,
tales como esquineros, zunchos, grapas y películas
envolventes y a la mano de obra requerida para realizar
dicha labor.En la contenedorización, se debe estimar el
costo del contenedor o el valor del arrendamiento por el
tiempo requerido para el traslado de las frutas u
hortalizas. Se debe recordar que el envío de estos
productos por vía marítima debe realizarse en
contenedores refrigerados. Igualmente, se contempla el
costo de los equipos (montacargas) y la mano de obra
necesaria para cargarlo y descargarlo. - Unitarización:
Aunque las tendencias en los negocios
internacionales se orientan a evitar, en lo posible, el
almacenamiento durante las fases anteriores al embarque y
en las que preceden a la entrega de la carga en el destino
final, es probable que se presenten situaciones que
obliguen a almacenar el producto tales como: demoras en el
cargue del buque o en la recolección del contenedor
en el puerto destino, o trámites adicionales en el
puerto. Estas situaciones incidirán en la tarifa por
contenedor por mayores costos de generador y combustible
durante el tiempo de conexión a las unidades
eléctricas. - Almacenaje en puerto origen /
destino:La transferencia de los productos desde el local
del exportador al del importador supone un cierto
número de operaciones
de manipuleo.En el país exportador se presenta manipuleo
en el cargue del vehículo en la fábrica del
exportador, cargue y descargue del vehículo desde la
fábrica o desde una bodega intermedia hasta el sitio
de embarque internacional, cargue del vehículo que
transporta la carga hasta el punto de embarque
internacional, costo de manipuleo en el punto de
embarque.En tránsito internacional se presenta
manipuleo en los transbordos. En el país importador
se presenta durante el descargue del vehículo que
transporta la carga en el punto de desembarque
internacional hasta las bodegas del cliente y durante los
cargues y descargues en puntos o bodegas
intermedias. - Manipuleo:
El primer flete que ha de costearse corresponde al
transporte desde la zona de producción o acondicionamiento al
puerto de embarque, el cual debe realizarse preferiblemente
en camión o contenedor refrigerado.Para el análisis del transporte internacional
deben analizarse cuantitativa y cualitativamente las
características de todos los modos en los
países por los cuales transita la carga.
(Infraestructura, rutas terminales, centros de
transferencia, legislación, fletes, recargos,
descuentos, servicios disponibles, factor de estiba,
documentación, normas y
convenios internacionales, velocidad, competencia y complementariedad entre modos,
etc.). Igualmente se deben considerar las
características de cada una de las empresas
transportadoras a evaluar, tales como: frecuencia del
transporte, tiempo del viaje y tipo de carga que transporta
el buque.La contratación del transporte
internacional se hace a través de agentes de carga o
agentes marítimos, el costo del flete depende de la
línea marítima o aerolínea; las
tarifas se cotizan en dólares.La tarifas aéreas se calculan sobre la
mayor dimensión entre el peso bruto y volumen,
denominado factor de estiba. En el caso de frutas y
hortalizas, dado el tipo de empaque y embalaje,
generalmente el flete se cobra sobre el volumen de la
carga.Dentro de los aspectos a tener en cuenta en la
cotización de fletes marítimos están
el cargue y descargue del buque. Para esto existen cuatro
alternativas: LT: Términos de línea, en donde
al armador es responsable de los costos de cargar y
descargar la mercancía al/del barco en los puertos
de embarque y desembarque, respectivamente, además
del transporte entre ambos; FIO: Libre a bordo, en donde el
cargue y descargue corre por cuenta del exportador o
importador; FI: Libre a bordo, el porteador realiza el
descargue en el puerto de destino y el cargue del producto
debe realizarlo el exportador; FO: Libre en muelle, en
donde el descargue del producto queda en manos del
exportador. Para carga general los términos
más utilizados son los de línea y por tanto
el flete cobrado cubre el cargue y el descargue de la
mercancía. - Transporte:
Los productos perecederos denominados vivos,
debido a su alta susceptibilidad al deterioro. Las
compañías de seguros, por lo general no
otorgan el seguro por
no contar con certificadores sobre el
estado y manejo de la mercancía. Sin embargo
para efecto de cálculos se toma una tasa equivalente
al 1% del valor FOB. Se debe tener en cuenta que el seguro
lleva implícita la responsabilidad de un transportador, no
cubre los eventos
pre y post transporte. - Seguro del local del exportador al puerto de
embarque:Se refieren al cobro de derechos de
aduana.
Las barreras arancelarias (ad-valorem, suma fija o alguna
combinación de ambas) se aplican a los productos de
importación. Sin embargo, algunos países en
desarrollo aplican periódicamente
algunos impuestos a
las exportaciones. En Colombia, las exportaciones están
exentas del pago de impuestos. Para el cálculo de los costos aduaneros, el
exportador debe conocer el arancel aplicable en el
país de destino y los otros impuestos que puedan
cobrarse; así mismo, debe saber si a los productos
colombianos les ha sido otorgada alguna preferencia
arancelaria. - Costos aduaneros:
Lo constituyen los honorarios, comisiones,
trámites y formularios, además de las
comisiones de reintegro. Cada banco
tiene sus propias decisiones sobre el cobro de las
comisiones, las cuales se basan, generalmente, en un
porcentaje sobre el valor de la transacción y se
encuentran entre el 0.25% y el 2.0%. - Costos
bancarios: - Agentes:
Entre los agentes que intervienen en una
operación de distribución física se encuentran los operadores
de transporte multimodal, agentes de carga aérea,
agentes marítimos, agentes portuarios, agentes de
aduana, comisionistas de transporte, agentes de seguros y
operadores logísticos. De acuerdo con las
características de su actividad, cada agente cobra
una comisión. Para efectos del cálculo del
costo de los agentes en este estudio sólo se tiene
en cuentan los honorarios. Los cargos por otros servicios
prestados, tales como, derechos de aduana, fletes, etc.,
son contabilizados en el componente correspondiente de
costo de la Distribución Física
Internacional.
2. Costos indirectos
Corresponden a la gestión de la Distribución
Física Internacional.
Corresponden al costo del tiempo empleado en la
gestión de exportación, desempeñado
por el personal
de exportaciones y del área financiera y
administrativa, así como al de las comunicaciones y los desplazamientos
efectuados en actividades tales como la obtención de
información sobre los componentes de
costo de la cadena DFI y la gestión durante el
período comprendido en la preparación para el
embarque hasta la entrega al importador.- Administrativos:
- Capital:
Corresponde al capital
invertido en la Distribución Física
Internacional, representado por el valor de los bienes
embarcados, el valor de los servicios contratados para el
embarque, de los cuales no se percibe interés o utilidad
alguna durante el período de viaje entre los locales
del exportador y del importador. En general, cuanto menor sea
el tiempo de tránsito, menor será el costo del
capital inmovilizado en la operación. El costo de
capital o costo de oportunidad, se calcula tomando la
tasa de
interés del mercado sobre el tiempo en el cual se
hace efectivo el pago del embarque. Es recomendable hacer una
reserva del 2% al 5% sobre el costo total de la
transacción, para atender cualquier
imprevisto.
1. Documentos que debe tener la empresa
antes de comenzar el proceso
exportador
Cualquiera que sea el tipo de sociedad
(anónima. limitada, en comandita simple, por
acciones, unipersonal, etc.) que se escoja,
debe constituirse ante Notario, mediante la
suscripción de una Escritura Pública.- Escritura Pública:
- Registro ante Cámara de
Comercio:
El siguiente trámite, es registrar la
empresa
ante la Cámara
de Comercio, como persona
natural o jurídica, para lo cual debe:
a) Verificar que el nombre de la empresa no
esté ya registrado.
b) Diligenciar el formulario de inscripción,
anexando:
- Si es persona natural:
- Copia de la cédula de ciudadanía.
- Si es persona jurídica:
- Copia de la Escritura Pública.
- Acta de la Asamblea de Socios mediante la cual se
nombra al Representante Legal. - Copia de la Cédula de Ciudadanía
del Representante Legal. - Cancelar el derecho de matrícula para la
modalidad que sea solicitada.
2. Trámites ante la dirección de impuestos y aduanas
nacionales DIAN
En la Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales, DIAN, se debe diligenciar el Registro
Único Tributario RUT y, con este documento, solicitar
el Número de Identificación Tributaria NIT,
además de inscribirse para el pago del Impuesto al
Valor Agregado ?IVA– y
solicitar autorización de numeración para
facturación.
- Para la inscripción en el Registro Unico
Tributario ? RUT- y la solicitud del Número de
Identificación Tributaria ? NIT-, debe
presentar:
- Si es Persona Natural:
- Fotocopia de la Cédula de
Ciudadanía del solicitante - Formulario RUT diligenciado
- Si es Persona Jurídica:
- Fotocopia de la Cédula de
Ciudadanía del Representante Legal - Formulario RUT diligenciado
- Escritura de constitución de la
Empresa - Certificado de Existencia y Representación
Legal expedido por la Cámara de Comercio
(con vigencia no mayor a tres (3) meses
B. Para la inscripción para el pago del
Impuesto al
Valor Agregado ? IVA, se requiere:
- Si es Persona Natural:
- Fotocopia de la Cédula de
Ciudadanía del solicitante - Formulario para IVA diligenciado
- Si es Persona Jurídica:
- Fotocopia de la Cédula de
Ciudadanía del Representante Legal - Formulario para IVA diligenciado
- Certificado de Existencia y Representación
Legal expedido por la Cámara de Comercio con
vigencia no mayor a tres (3) meses
- Formato para la solicitud de
autorización para la numeración de
facturación debidamente diligenciado en original y
copia, de acuerdo con las instrucciones que se encuentran
en el respaldo del formato. - Fotocopia de la Cédula de
Ciudadanía del Representante Legal o de la persona
natural. - Fotocopia del Número de
Identificación Tributaria ?NIT-.
- Formato para la solicitud de
- Para la solicitud de autorización de
numeración para facturación, se
requiere:
3. Trámites y documentos que se
exigen en el proceso exportador
- Registro en el Ministerio de Comercio
Exterior
En el Ministerio de Comercio
Exterior se realiza la inscripción en el Registro
Nacional de Exportadores de Bienes y Servicios, así
como el Registro de Productor Nacional, Oferta
Exportable y Solicitud de Determinación de Origen,
siguiendo los pasos que se describen a
continuación:
Inscripción en el Registro Nacional de
Exportadores de Bienes y Servicios. El Registro Nacional de
Exportadores de Bienes y Servicios es un instrumento que
permite mantener actualizada la información sobre
composición, perfil y localización de las
empresas exportadoras. La inscripción en el Registro
Nacional de Exportadores de Bienes y Servicios es gratuita,
pero obligatoria, y tiene una vigencia de un año, por
lo tanto, debe renovarse anualmente.
a) Beneficios: Los exportadores
inscritos y con Registro vigente en el Registro Nacional de
Exportadores de Bienes y Servicios, tienen acceso a la
utilización de los siguientes Instrumentos de
promoción apoyo (Artículo
1°, Decreto 2681 de 1999):
- Devolución del Impuesto al Valor Agregado
?IVA- involucrado en los productos de
exportación. - Exención del Impuesto al Valor Agregado
?IVA- para servicios (transporte, asesorías, etc.)
prestados en Colombia en desarrollo de un contrato de
exportación. - Aprobación de Sistemas Especiales de
Importación ? Exportación (Planes
Vallejo). - Reconocimiento del Certificado de Reembolso
Tributario, -CERT-. - Prestación de servicios ofrecidos por el
Fondo de Promoción de las Exportaciones
?PROEXPORT-. - Utilización de Programas
Aduaneros Especiales y de Regímenes para usuarios
exportadores. - Registro como Comercializadora Internacional y
como usuario permanente de una Zona Franca. - Otorgamiento de Créditos de BANCOLDEX .
- Solicitud de Determinación de Criterios de
Origen para productos de exportación. - Exención de la Retención en la
Fuente para los ingresos
provenientes de exportaciones.
b) Para inscribirse en el Registro Nacional de
Exportadores de Bienes y Servicios es
necesario:
- Diligenciar la Forma 001 que se reclama en el
Ministerio de Comercio Exterior – Mincomex y se presenta en
las mismas oficinas - Anexar fotocopia autenticada del Número de
Identificación Tributaria ?NIT- ó
Cédula de Ciudadanía del Representante
Legal - Anexar original del Certificado de Existencia y
Representación Legal o Registro Mercantil, expedido
por la Cámara de Comercio del lugar donde se
encuentra domiciliada la sede principal de actividades de
la sociedad o persona natural, con fecha de
expedición no mayor a tres meses a la fecha en que
se presente el formulario.
El Ministerio de Comercio Exterior procede a
efectuar la inscripción de conformidad con los
requisitos exigidos y le entrega un comprobante a la persona
que radica el formulario con sello, fecha y número de
radicación. Con este comprobante, el exportador puede
reclamar el Registro a los cuatro días hábiles
siguientes a la fecha de radicación.
- Registro de Productor Nacional, Oferta
Exportable y Solicitud de Determinación de
Origen
El registro de "Productor Nacional, Oferta
Exportable y Solicitud de Determinación de Origen" es
el documento que le permite al Ministerio de Comercio
Exterior determinar el origen de las mercancías objeto
de la exportación y registrarla como producción
nacional. Este documento sirve al Ministerio de consulta y
soporte para la investigación de prácticas
desleales de comercio, tales como dumping o
subvenciones, para las negociaciones internacionales de
comercio exterior, para los procesos
de licitación del sector oficial y para la
cuantificación de la producción nacional para
aquellos bienes que se benefician de las exenciones.
Igualmente el registro permite identificar los productos con
capacidad competitiva o con especial sensibilidad en los
mercados
internacionales y es objeto de consulta para las
modificaciones arancelarias y los regímenes de
importaciones y exportaciones.
a) Diligenciar formulario de Registro de
Productor Nacional, Oferta Exportable y Solicitud de
Determinación de Origen. Este formulario –
FORMA 010 -, es suministrado por el Grupo de
Origen y Producción Nacional del Ministerio de
Comercio Exterior junto con las instrucciones para su
diligenciamiento, sin ningún costo para el usuario.
El formulario debe ser diligenciado y entregado,
anexando:
- Certificado de Constitución y Gerencia
si se trata de persona jurídica o Registro Mercantil
cuando se trate de personas naturales de la Cámara
de Comercio. - En el caso de que el exportador sea un
comercializador, deberá anexar al formulario, una
carta
del productor mediante la cual se certifique la
vinculación comercial entre ambos y lo autorice a
utilizar las normas de origen del producto
específico.
b) Verificación de la
información, determinación de Criterios de
Origen y registro como Productor Nacional, por parte de
Mincomex. Una vez radicado el formulario por el
productor y/o exportador, Mincomex verifica la
información y determina el Criterio de Origen del
producto a exportar con base en las disposiciones existentes
para los distintos esquemas preferenciales, los cuales son
consignados en la planilla de "Relación de
Inscripción y Determinación de Origen", con
base en la cual, posteriormente el exportador
reclamará el formulario respectivo para obtener el
Certificado de Origen. Simultáneamente se registra la
empresa como "Productor Nacional", y cuando el caso lo
amerite, el Ministerio de Comercio Exterior efectuará
una visita industrial a las instalaciones de la empresa, con
el fin de tener mayores elementos de juicio para proceder a
calificar si producción es nacional y para determinar
el origen.
c) Comunicación al exportador y/o
productor. El original de la Relación de
Inscripción de Oferta Exportable y
Determinación de Origen se expide con destino al
exportador a través de un oficio. Esta
información tiene una validez de dos años. Sin
embargo, el exportador y/o productor deberá actualizar
la información suministrada cuando ocurra cualquiera
de los siguientes eventos: cuando varíen las
condiciones originalmente registradas por la empresa, cuando
se encuentre próximo a su vencimiento, o cuando
Mincomex lo solicite.
- Registro en el Instituto Colombiano
Agropecuario ? ICA
Para conseguir este certificado, se debe radicar una
carta en el Instituto Colombiano Agropecuario -ICA-
División de Sanidad Vegetal del municipio donde se
encuentre ubicada la zona de producción de las frutas
u hortalizas a exportar, solicitando la inscripción de
los predios y especificando la siguiente
información:
- Lugar y fecha de presentación de la
solicitud. - Nombre de la empresa y/o exportador.
- Número de Identificación Tributaria
?NIT- (Persona Jurídica) y/o Cédula de
Ciudadanía (Persona Natural) del
exportador. - Dirección del solicitante.
- Extensión en hectáreas de los
predios. - Especies y variedades de frutas producidas con
destino a la exportación. - Nombre del asistente técnico.
- Firma del exportador o representante
legal.
Adicionalmente se deben anexar los siguiente
documentos:
- Concepto técnico del ingeniero
agrónomo. - Copia del contrato del Ingeniero Agrónomo,
Asistente Técnico o Unidad de Asistencia
Técnica Municipal responsable del
cultivo. - Matrícula profesional del Ingeniero
Agrónomo, Asistente Técnico o Unidad de
Asistencia Técnica responsable del manejo del
cultivo. - Croquis de la ubicación de los predios y
su jurisdicción. - Fotocopia autenticada del Número de
Identificación Tributaria ?NIT- (Persona
Jurídica) ó Cédula de
Ciudadanía (Persona Natural) del
Exportador. - Original del Certificado de Existencia y
Representación Legal o Registro Mercantil con fecha
de expedición no mayor a tres meses a la fecha en
que se presente la solicitud expedido por la Cámara
de Comercio. - Recibo de pago expedido por la Tesorería
del ICA. El monto depende del número de
hectáreas a inscribir.
Una vez radicada esta solicitud, el ICA verifica la
información y, previa inspección de los
predios, emite el Registro de los mismos, el cual tiene una
validez de dos (2) años.
- Registro de Exportación del
ICA
Después de haber inscrito los predios de
producción, el productor y/o comercializador debe
registrarse como exportador ante el ICA, para lo cual debe
solicitar el Registro de Exportación por medio de una
carta dirigida a la División de Sanidad Vegetal del
Instituto Colombiano Agropecuario ?ICA- ubicado en el
municipio donde se encuentra la planta de procesamiento,
especificando la siguiente información:
- Lugar y fecha de presentación de la
solicitud. - Nombre de la empresa y/o exportador.
- Número de Identificación Tributaria
?NIT- (Persona Jurídica) y/o Cédula de
Ciudadanía (Persona Natural) del
exportador. - Dirección y teléfono de la planta de
producción. - Especies de frutas que va a exportar.
- Nombre de la marca
distintiva de la fruta u hortaliza con la que va a realizar
la exportación. - Firma del solicitante o Representante
Legal.
Adicionalmente anexar los siguientes
documentos:
- Original del Certificado de Existencia y
Representación Legal o Registro Mercantil, con fecha
de expedición no mayor a tres meses a la fecha en
que se presente la solicitud, expedido por la Cámara
de Comercio. - Recibo de pago de Tesorería del
ICA.
El ICA evalúa las condiciones de la planta
producción y emite el Registro de Exportación,
el cual tiene una validez de dos (2) años.
- Factura proforma
Documento de entrega el exportador a el importador,
para darle a conocer las condiciones según las cuales
se llevarán a cabo las negociaciones; así
mismo, es provisional y se le informa al comprador de las
condiciones en las que el vendedor está dispuesto a
realizar la venta, y
para lo cual debe incluir la mención de proforma para
diferenciarla de al factura
definitiva. En términos generales, en la factura
proforma debe incluirse lo siguiente:
- Descripción del producto requerido (tipo,
variedad, características técnicas). - Plazo para el embarque, si será
único o parciales. - Puerto de recepción o lugar de entrega de
la mercancía donde será embarcada vía
FAS, FOB, O FCA. (Ver Incoterms). - Precio en dólares, en euros en yenes o en
la divisa de negociación. - Término Incoterms.
- Documentos implícitos y explícitos
para la negociación. - Forma de pago (con crédito documentario irrevocable,
confirmada o a la vista, con aceptación bancaria o
con giro anticipado o financiado). - Medio de transporte para utilizar (aéreo,
marítimo, terrestre, o multimodal). - Tipo de empaque y embalaje.
- Número, fecha y lugar de
emisión. - Persona natural o jurídica a quien se
dirige la oferta. - Descripción de la
mercancía. - Cantidad que se cotiza.
- Puerto de embarque o de destino.
- Gastos estimados de flete y seguro cuando
proceda; por ejemplo, CIP, CIF, CPT, CFR o DDP. - Plazo, fecha y lugar de entrega.
- Validez de la cotización.
- Otros (requisitos y normatividad de
calidad).
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