Para el desarrollo de una correcta administración de la función de cobro en una empresa, es necesario contar con una estrategia clara y bien definida que nos permita hacer frente a las posibles causas de un retraso en pago, pero también a tomar acciones concretas cuando se presentan a fin de que estas no se repitan.

De acuerdo a lo anterior podríamos considerar que las bases sobre las que se edifica un sistema efectivo de cobranza, son esencialmente tres:

La prevención es un paso fundamental para evitar problemas gratuitos en el futuro, es decir, debemos trabajar en las causas que generan los problemas mas comunes en lugar de tratar de solucionarlos una vez que se presentan, dicho de otra forma, prevenir implica evitar que ciertos problemas de cobranza se presenten eliminándolos desde su origen, algunos ejemplos claros de esto serían los siguientes:

Un problema frecuente en la cobranza se da al otorgar un crédito a una empresa o persona que en principio no debería de haberlo recibido, por no ofrecer las garantías o cualidades de solvencia moral y económica necesarias para ello, es impresionante la cantidad de negocios que basan sus decisiones únicamente en corazonadas o en una muy limitada visión de los potenciales riesgos, sin buscar a fondo un método para calcular la probabilidad real de pago a partir del estudio de los antecedentes o finanzas del eventual comprador.

Ahora bien, cuando hablamos de una investigación de crédito bien hecha, no necesariamente nos referimos a un estudio de crédito de la mayor profundidad que en todos los casos incluya información amplia, técnica y detallada sobre cada prospecto ya que esto sería poco práctico por lo que el concepto de "Investigación de Crédito" deberá de considerarse como una variable que en principio sea adaptable, entre otras, a las siguientes características:

1. El tipo de cliente al que voy a analizar: Esto definirá en buena medida el tipo de información que podría requerir pues no se obtiene la misma información de una persona física que de una persona moral.
2. El perfil del mercado en el que se desempeñará el negocio: La actividad de nuestros clientes, el tipo de negocio, el perfil o preparación promedio de quienes administran, etc. son indicadores que nos ayudarán a ver que información puedo obtener, por ejemplo, puede ser que mi política sea obtener estados financieros para hacer un análisis de rentabilidad, liquidez y solvencia, lo cual en principio suena bien, pero que ocurre si mis clientes son pequeños comerciantes con poca o nula experiencia en manejo de negocios, que simplemente no disponen de esa información, de ser así, muy pocas veces los clientes cumplirán los requisitos de nuestra investigación.
3. Los montos de los créditos a otorgar: Buena parte de la información necesaria para evaluar a un candidato a recibir crédito debe provenir de él mismo, por lo que estará mas dispuesto a compartir cierta información delicada si el crédito es de un monto importante, cosa que muy probablemente no hará si el crédito es menor.

Además no debemos olvidar un principio elemental en el análisis de crédito, "A mayor monto, mayor riesgo".

4. El posicionamiento de nuestro producto con el cliente: Es obvio que el cliente estará mas dispuesto a cumplir requisitos o a cooperar si representamos para el un proveedor importante, en caso contrario su cooperación será mínima si pedimos demasiados requisitos.
5. Los requisitos de la competencia: Estudiar a la competencia y conocer a fondo los requisitos que pide para el otorgamiento de un crédito nos permitirá establecer mejor nuestras condiciones, si encontramos que la competencia no pide requisitos para otorgar sus créditos, no quiere decir que sean mas competitivos, sino que simplemente están corriendo un mayor riesgo.