Las actas son los asuntos de hechos y actos que se inscriben como parte de un sistema integrado del Registro Civil, tales como:

1. Nacimientos vivos
2. Matrimonios
3. Defunciones
4. Las Adopciones
5. Reconocimientos
6. Naturalizaciones

Los sistemas de Registro Civil se crean mediante leyes para atender las necesidades especificas del Gobierno y de la población sujeta a la jurisdicción de la normativa relativa al Registro Civil, estas necesidades son variables y completas y tienen muchas utilidades, pero en todo integral, el atender las demandas de los usuarios del Registro Civil conformación la justificación del Registro Civil.

Las actas que se realizan como requisito del proceso Registral tienen dos clases de aplicaciones principales:

1. Estos son importantes como inscripción legal que legaliza los hechos y actos del Estado Civil, en ese sentido cada acta tiene una importancia propia e intrínseca.
2. Las inscripciones puede adicionarse para establecer un conjunto de estadísticas vitales que en su conjunto facilitan datos importantes de las personas que se establecen en los reportes de este tipo de información para los institutos nacionales de estadística de cada país.

En el caso de las personas naturales, las inscripciones de nacimiento en el Registro civil se convierten en una prueba para acreditar la existencia legal del inscrito y de su estado civil, incluyendo nombre, su edad, lugar de nacimiento, nacionalidad. Estos asientos afectan a su vez una amplia gama de derechos que puede tener una persona, en especial los que dependen de la edad, de la ciudadanía, o de los antecesores en los aspectos relativos a derechos sucesoriales, las actas de defunción acreditan una prueba de utilidad jurídica para los derechos de herencia de bienes, beneficios de seguros de vida, el derecho que establece la legislación de familia de un conyugue para casarse nuevamente.

Las inscripciones de matrimonio y divorcio, son básicas para los derechos a excensiones impositivas, los de la herencia, pensión en concepto de alimentos y el derecho a volver a contraer matrimonio.

Es de destacar que las inscripciones de los hechos y actos vitales facilitan la estrategia de la salud pública de cada país, como la atención postnatal de la madre y el niño, la vacunación de los niños recién nacidos y los programas de seguridad alimentaría de los lactantes, los actos defunción sirven también para determinar las enfermedades que aquejan a la población y causan este hecho, estos datos que se derivan de las inscripciones, las autoridades sanitarias dan seguimiento a traves del sistema de salud y en el ámbito cívico-electoral, se utilizan periódicamente estos datos para la exclusión del padrón electoral de los ciudadanos fallecidos, para los registros de matrimonio y disolución de este acto sirven para la protección jurídica de derechos familiares y para modificación o aclarar determinados situaciones en el caso de programas sociales en los cuales el estado civil es condición de participación.

Cuando los países tienen un registro de población, las actas oficiales de los sucesos vitales, como nacimientos, defunciones, matrimonios, divorcios, anulaciones, adopciones y legitimaciones, son elementos básicos para mantener los registros actualizados y exactos, estos archivos contienen datos personales de cada una de las partes incluida historial familiar.

Las inscripciones relativas al estado civil son documentos legales que tienen utilidad no en el acto en que se inscribe el acto o hecho si no que se preservan y se utilizan por períodos amplios, se presentan para diferentes aplicaciones como por ejemplo:

1. Para acreditar la edad
2. Para matricularse en la Escuela
3. Acreditar el lugar de nacimiento
4. Para obtener pasaporte
5. Autorización o solicitud para contraer matrimonio o disolución del vinculo matrimonial
6. Para reclamar derechos hereditarios.

Saber que los registros de los hechos pueden ser accesados por otras personas fuera del ámbito oficial, puede incidir en la forma que acceda a dar información que se considere confidencial o embarazosa tal como:

1. La legitimación del matrimonio
2. Causa de defunción en una inscripción de defunción
3. Causales de divorcio
4. Impugnación de paternidad o maternidad
5. Datos relativos al proceso de adopción
6. Perdida de patria potestad, etc.

Puede contribuir a distorsionar la manera en que se facilitan los datos al sistema de acceso público de los datos relativos a las inscripciones de los hechos y actos del estado civil, si se permite puede afectar relativamente la exactitud e integridad de estos datos.

En algunas jurisdicciones los archivos de los registros civiles están abiertos al público, mientras en otras inscripciones en cuanto a las personas que pueden acceder a las actas y obtener certificaciones de la misma.