La administración del tiempo; es uno de los recursos
más apreciados. Sin embargo, se trata de un bien que no se puede ahorrar,
sino que pasa, no retrocede y es imposible de recuperar. Si se malgasta, se
derrocha algo muy valioso. Para aprender a valorar el tiempo y a planificar
el estudio y el trabajo, tanto a corto como a medio y largo plazo, es imprescindible:
- Identificar metas, objetivos y prioridades.
- Conocer las prácticas habituales en cuanto a la organización
y planificación del tiempo.
- Conocer el ciclo vital de trabajo y adaptar la planificación del
tiempo.
- Seleccionar las estrategias más idóneas para alcanzar las
metas, los objetivos y las prioridades.
- Lograr habilidades suficientes en la administración del tiempo que
sirvan tanto en la vida académica como en la vida profesional.
En este trabajo necesitamos cumplir un objetivo que es
ayudar a planificación y saber administrar el tiempo; el rendimiento
de cada persona es diferente y varía a lo largo del tiempo. Identificando
los momentos de más rendimiento, se puede planificar mejor el trabajo
donde plantearemos pequeños ejercicios y dinámicas que nos lleven
a reflexiones muy concreta y precisa permitiendo visualizar la deficiencia en
algunos espacios de nuestra vida.
DEFINICIÓN ADMINISTRACIÓN
DEL TIEMPO
La administración del tiempo se puede definir como una
manera de ser y una forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como
uno de los recursos más importantes y críticos de los administradores.
ALGUNAS DE LAS CARACTERÍSTICAS DEL TIEMPO SON:
- Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.
- Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las
prioridades que se le asignen a las actividades diarias aun emprendedor.
- Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que
se planteen.
- No se puede comprar.
- No se puede atrapar, detener o regresar.
- Es lo más valioso que tiene los individuos, por lo que hay que utilizarlo
con el máximo grado de efectividad.
- Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene
todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.
PRINCIPIOS BÁSICOS PARA ADMINISTRAR CON EFICIENCIA
EL TIEMPO:
- Una lista de las actividades de una semana completa, tomada con incrementos
de 15 minutos cada una, facilita la utilización efectiva del tiempo.
- Esta comprobado y es un principio fundamental de la planeación del
tiempo, que toda hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro
horas de ejecución y produce mejores resultados.
- Una técnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar
los últimos 20 minutos de labores, en planear el día siguiente.
- El tiempo del emprendedor rara vez se utiliza exactamente como el lo planea.
Pero se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos
establecidos.
- Los resultados más efectivos se logran teniendo objetivos y programas
planeados, más que por la pura casualidad.
- El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, o
sea que los emprendedores deben utilizar su tiempo en relación a la
importancia de sus actividades.
- El establecer un determinado tiempo o fechas limites para cumplir con los
compromisos de los emprendedores, ayuda al resto del grupo de trabajo a sobreponerse
a la indecisión y a la tardanza.
- Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y concentrar
los esfuerzos en cada actividad.
- No confundir movimientos con realizaciones y actividades o acciones con
resultados.
- El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser realista
y limitado a las necesidades de cada situación en particular, ignorando
aquellos problemas que tienden a resolverse por sí mismos lo que puede
ahorrar mucho tiempo.
- Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hábito
que desperdicia Tiempo, se pierden las oportunidades y aumenta la presión
de las fechas límite establecidas.
- Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos generales
deben ser delegadas o eliminadas hasta donde sea posible.
- Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la repetición
de acciones y reducir las interrupciones a un mínimo como contestar
o hacer llamadas telefónicas.
- El mantener a la vista la agenda del día facilita el administrar
correctamente el tiempo.
- El registro de como se piensa utilizar el tiempo en el día, en la
semana o en el mes debe ser detallado, ya que omitir detalles es tan perjudicial
para los objetivos del registro del tiempo, como confiar en la memoria o establecer
metas irreales.