Diseño de un Sistema de información Gerencial de apoyo a la toma de decisiones

1. Resumen
3. Análisis y
   Diseño de los Sistemas de
   Información
4. Trayectoria de
   los Decisión Support System: DSS
5. Componentes
   de un DSS
6. Experiencias
   cubanas. (ejemplos)
7. Conclusiones
8. Bibliografía

Resumen

En el presente artículo partiendo de elementos a
tener en cuenta que permitirá la operacionalización
de las diferentes categorías de la investigación, su interrelación,
teorías, diferentes autores puntos
convergentes y divergentes. Además de exponerse aspectos
más relevantes de un DSS o Sistema de
Información de apoyo a la toma de
decisiones, permitiendo mostrar la importancia que tienen los
Sistemas de
Información en el desempeño de las organizaciones,
adaptándose los mismos rápidamente a los cambios y
respondiendo a la necesidad de las empresas de
solucionar diferentes problemas.

Introducción

El presente artículo tiene como objetivo
mostrar el análisis bibliográfico seguido por
la autora para llevar a cabo la investigación del Diseño
de un Sistema de apoyo
o soporte a la toma de decisiones.

Partiendo de elementos a tener en cuenta que
permitirá la operacionalización de las diferentes
categorías de la investigación, su
interrelación, teorías, diferentes autores puntos
convergentes y divergentes. Además de exponerse aspectos
más relevantes de un DSS o Sistema de Información de apoyo a la toma de
decisiones, permitiendo mostrar la importancia que tienen los
Sistemas de
Información en el desempeño de las organizaciones,
adaptándose los mismos rápidamente a los cambios y
respondiendo a la necesidad de las empresas de solucionar
diferentes problemas.

Categorías claves

Información, Sistemas de Información
Gerenciales, Toma de decisiones, Sistemas de
Información Gerencial de Apoyo/ soporte a la Toma de
decisiones.

Análisis y Diseño de los
Sistemas de Información

En la actualidad, la información se ha vuelto un
factor importante en el desarrollo de
las empresas. Muchas de las empresas del sector salud, así como otros
tipos de organizaciones, también se han ido adaptando poco
a poco a los sistemas y las tecnologías de
información, que les permitan crecer y sobretodo, brindar
mejores y más variados servicios. Un
uso muy específico de los sistemas de información
que se observan con mayor incidencia en estas empresas es
aquellos dedicados a apoyar la toma de decisiones.

La interrelación entre la
información, sistemas de información
y la toma de decisiones se explica perfectamente cuando de
desempeño organizacional se refiere, siendo el fin de
cumplimentar los objetivos que
se propone cada organización convirtiéndose en su
razón de ser y de apoyo para desenvolver tareas,
constituyendo la información la fuente de partida en todos
los procesos
dentro de las entidades, traduciéndose en acciones una
vez procesada a través de sistemas de información,
encargados de que la información que fluya cumpla con los
cuatros supuestos básicos como: oportuna, relevante,
cuantitativa y cualitativa.

Esquema 1.1. Mapa Conceptual,
creado por la autora.

Un Sistema de Información Gerencial es el
encargado de recopilar, almacenar, procesar los datos
transformados en Información para la gestión
y hacer fluir la misma en toda la empresa
facilitando las comunicaciones
puertas adentro (indoor), permitiendo predecir el futuro o tomar
decisiones sobre cuál camino seguir para hallar las
soluciones
correctas de los problemas creados dentro de todo proceso en la
entidad. Ver esquema 1.1.

Es importante que cualquier administrador del
recurso Información y de Sistemas, así como los
analistas y diseñadores tengan en cuenta los tipos de
sistemas que existen uno más complejos otros más
sencillos, conocer cuál es su ciclo de vida,
su seguridad, tanto
en el uso y diseño de herramientas
para las bases de datos y
la comprensión de la interrelación de los datos o
Información en una organización.

Las organizaciones son sistemas diseñados para
cumplir con las metas y objetivos específicos mediante el
empleo de
diversos recursos,
incluyendo el factor humano. Integrándose con
pequeños sistemas interrelacionados entre sí como
las unidades, departamentos o divisiones; los cuales ejecutan
acciones especializadas como por ejemplo: Gestiones contables,
mercadotecnia,
procesamiento de
datos, producción y la dirección. Por lo que es importante
contemplar a las entidades como un todo, para establecer los
requerimientos precisos y correctos de la información y de
esta manera pasar a efectuar un buen diseño y
análisis de un Sistema de Información y que esta
sea el apropiado dependiendo de las necesidades
detectadas.

"… el objetivo del sistema
debe estar claro para todo aquel que pertenezca al sistema. El
objetivo de incluir planes de futuro. El objetivo es un juicio de
valor". Dr. W.
Edwards Deming

Lo anterior planteado intuye que se debe comenzar por el
análisis y diseño de los Sistemas o del Sistema en
cuestión. Esta investigación se propone de forma
general diseñar un SIG de apoyo o soporte a las
decisiones. Siguiendo el camino propuesto diferentes
teorías planteadas por varios autores al respecto ya que
del tema hay bastante tela por donde cortar, pues no es nuevo,
conjuntamente de la existencia de experiencias que han aportado
tanto a nivel nacional como internacional.

El objetivo del proceso de Diseño del Sistema de
Información es la definición de la arquitectura del
sistema y del entorno tecnológico que le va a dar soporte,
junto con la especificación detallada de los componentes
del sistema de información.

A partir de dicha información, se generan todas
las especificaciones de construcción relativas al propio sistema,
así como la descripción técnica del plan de pruebas, la
definición de los requisitos de implantación y el
diseño de los procedimientos de
migración y carga inicial o sea referente a
los datos, éstos últimos cuando proceda.

Kendall y Kendall en su libro
"Análisis y Diseño de
Sistemas", edición 3era,
década de los 70, Pearson Educación, Prentice
Hall, Universidad
Hispanoamericana, reconocen a La Información como
recurso dentro de las organizaciones, desde tiempo
atrás, las organizaciones han reconocido la importancia de
una administración adecuada de los recursos
básicos, tales como la mano de obra y las materias primas.
Recientemente, la información tiene una connotación
de recurso primordial. Los responsables de la toma de decisiones
empiezan a considerar que la información, ya no es un
producto
exclusivamente colateral de la operación de la empresa, sino que
en sí, es uno de los promotores de la misma. "La
información puede llegar a ser el elemento decisivo, que
un momento dado, determine el éxito o
el fracaso de un negocio."

Como recurso la información debe ser
administrada, de manera correcta con el fin de lograr su
máxima utilidad como
ocurriría con cualquier otro recurso de la empresa. Los
administrativos o gerentes o directivos deben entender que
existen costos que se
asocian con la producción, distribución, seguridad, almacenamiento y
recuperación de la información, aunque
aparentemente se encuentre a nuestro alcance, su uso
estratégico no debe considerarse como un elemento
gratuito.

En la era de la información o del conocimiento
como algunos autores lo llaman, la información pasa a ser
procesada a través del uso de la computadora
como elemento fundamental que incide en la rapidez de las
respuestas a las soluciones de diversos problemas, Kendall y
Kendall, expresaron también
"La disponibilidad actual de las
computadoras
ha generado todo un incremento y una diversificación de la
información, tanto para la sociedad, como
para los negocios en
particular". Esto infiere que la
administración de la información que se obtiene
en computadora
difiere en diversas formas de la obtenida manualmente, ya que
todo proceso a aplicarle a este recurso se logra a través
de Sistemas o "sistemas
computacionales", aparentemente los costos
para mantener la información con el uso de la computadora
suelen ser mayores, pero los beneficios obtenidos son por encima
de los costos. Ahora los sistemas de informaciones surgen o se
desarrollan dentro de las organizaciones con diferentes
propósitos y en dependencia de las necesidades de cada
empresa en cuestión. He aquí donde los Kendall
también exponen los distintos tipos de sistemas de
información que existen como por ejemplo:

1. Sistemas de procesamiento de
   datos.
2. Sistemas de Información para la administración( MIS)
3. Sistemas de apoyo a las decisiones (DSS).
   ***

Comparan a los MIS con los DSS planteando
que ambos dependen de Bases de datos como fuente de
información, pero lo que los diferencia es al hacer
énfasis en el soporte en cada una de las etapas de la toma
de decisiones. He aquí el momento para hablar sobre la
trayectoria de los DSS.

Herbert Simón (Fig. 1.1.),
Premio Nóbel en 1978 de Economía, (junio 1916
– febrero 2001) Fig. 1.1. Fuente
Biografía
de Herbert Simón, tomada de Internet.

Asentó en 27 libros la
teoría
de la decisión, entre
ellos,"Teoría de la
racionalidad limitada", e
impulsó la llamada Escuela de Toma
de Decisiones, en 1953, pensó e hizo valer la complejidad
del comportamiento
humano y del entorno en el que las empresas actúan
para defender sus objetivos distantes del óptimo:
meramente satisfactorios, expresivos de una 'racionalidad
limitada o incompleta'. Los decidores, argumentaba
Simón, no tratan de elegir la mejor de las alternativas,
como se asume en la microeconomía tradicional, sino que se
contentan con desenlaces satisfactorios. Además en 1966
trató de replicar en un ordenador la capacidad de
razonamiento humano, expresó "… las
actividades relacionadas con la toma de decisiones representan
una parte fundamental de la labor del gerente
creador de las administración por
objetivos."

El proceso de toma de decisiones se puede llevar a cabo
automáticamente o conscientemente.

Para Simón las decisiones pueden ser programadas
(estructuradas), no programadas (no estructuradas), el proceso de
decisión se divide en tres tipos de actividades: inteligencia
(recopilación de información), diseño,
selección. Posteriormente en 1997, revisa y
las actividades fundamentales dentro del modelo del
proceso de decisión quedaron de la siguiente
forma:

En el modelo de Simón (1997) encontramos 4
fases. Modelo considerado por Turban como "…el
modelo mas conciso y el mas completo aun para la toma de
decisiones desde una perspectiva racional. ". Turban, Efraim.
"Decisión Support Systems and Intelligent Systems". 6ta
Ed. Prentice Hall, 2001.

• Inteligencia
• Diseño
• Elección
• Implementación

Traduciéndose este modelo en:

• Análisis del problemas
• Análisis de decisión
• Análisis de problemas
  potenciales

Para Robert J- Thierauf, en 1990,
coincidió y hubo de agregarle a la teoría
también las decisiones semi estructuradas, además
de hacer alusión a que la Toma de Decisiones surge a
partir de la llamada Escuela de TD, y agregó en su
texto
"Sistemas de Información Gerencial
para el control y
planificación", y en
libro "Los Sistemas de Apoyo de
Decisión de grupo para la
Fabricación de Decisión
eficaz"

Fig. 1.2. Fuente fotografía
tomada de Internet

"… lo racional tras este
enfoque (matemático / computadora) para la toma de
decisiones es el reconocimiento de los cambios que están
ocurriendo tan rápidamente que resulta imposible para el
decidor, trabajar sólo para evaluar todos los factores
para una decisión efectiva. La computadora permite al
gerente resolver el problema con orientación matemática
y estadística en poco tiempo, en lugar de
llevarse semanas o meses, como en el caso del método
manual." Lo anterior
planteado corrobora todo lo expresado tanto por los Kendall como
por Simón.

Los Kendall consideraron que para diseñar y
analizar los sistemas de información, además de
planearse debidamente las etapas o las fases que no deben pasar
por alto, se debe tener muy en cuenta la existencia de tres
fundamentos de las organizaciones de vital importancia y estos
son los niveles de administración, el
diseño diferencial de las organizaciones y un
grupo de factores influyentes que incluyen al estilo de
liderazgo, la
tecnología, la cultura y las
relaciones
humanas.