Diseño de un Sistema de información Gerencial de apoyo a la toma de decisiones (página 2)

Trayectoria de
los DSS: Sistemas de
Información Gerencial de apoyo o soporte a las
decisiones.

David James Power, en el
artículo, "Trayectoria de los Sistemas de apoyo
/ soporte a la Toma de
decisiones", edición
del 2004, traducido al español
por la Ing. en Sistemas Cristina Restrepo Ramírez,
Universidad
EAFIT, Colombia.

Aparece aquí el concepto de
Sistemas de soporte a la Toma de Decisiones reconocido que
inicialmente fue dado y articulado por Michael Scott Morton,
en Febrero, 1964.

Fig. 1.3 Michael
Scott Morton fotografía
tomada de su biografía publicada
en Internet.

En sus comienzos fueron objeto de estudio, investigaciones o
proyectos de
varios estudiantes en los Estados Unidos de
Norteamérica. Definiéndose los DSS, como un
sistema
interactivo basado en computadora
que facilita herramientas a
directivos para ayudarlos en la resolución de problemas semi
– estructurados o no estructurados. El mismo no se
diseña con el fin de que tome decisiones por el directivo,
sino para proporcionarle un conjunto de capacidades que le
permiten generar la información que él cree necesaria
para adoptar una decisión o sea ayuda, no es un medio para
sustituir el proceso humano
de tomar decisiones por uno automatizado. Coincidió con
él en 1971 G. Anthony Gorry y ambos en
correspondencia con Simón expresaron tal como se
muestra en el
esquema 1.2.

ESQUEMA 1.2. Tomado del texto Sistema
de Apoyo a la Gestión,

Universidad Pontificia Católica
de Chile.

Combinación de ideas de Anthony
Gorry y de Herbert Simón.

ESQUEMA 1.2 Tomado de "Management
Information System",

6ta edición. Prentice Hall. K.
Landon and J. Landon.

La esquema 1.2. explica con más detalles
lo planteado en la combinación de ideas de Gorry con las
ideas de Simón, ubicando cada actividad según los
SI correspondientes, es así como lo exponen en su libro
"Management Information System" de K. Landon y J. Landon,
capítulo 4, 6ta edición, 1996, mostrando su
teoría
con respecto a los SI: "Las
organizaciones
necesitan Sistemas de
Información para sobrevivir y prosperar. Definiendo a
los Sistemas de Información, técnicamente hablando
como la interrelación entre los diferentes componentes de
la empresa,
dígase los procesos,
almacenamiento de
la información y distribución de la misma; todo como soporte
a las decisiones y el control de
la
organización… Los SI ayudan a los directivos y
trabajadores a analizar los problemas, visualizar situaciones
complejas y crear nuevos servicios o
productos."

De una forma u otra volvemos al punto de partida ya que
estos autores trazan su teoría basado también en
las anteriores y con respecto a las decisiones exponen que
existen diferentes niveles para la toma de decisiones como: las
decisiones estratégicas, nivel donde se determinan los
objetivos,
políticas de la organización, también el mayor
problema radica en predecir el futuro a través de esta
acción
e involucra a un pequeño grupo de la
alta dirección, encargados de solucionar
situaciones complejas y no estructuradas; y las decisiones o Toma
de decisiones del conocimiento,
donde se evalúan nuevas ideas para crear un nuevo servicio o
producto, se
desarrollándose la
comunicación del conocimiento y la distribución
de la información a través de la
entidad.

Adicionan el análisis de las Fases de la TD de la
siguiente forma: Tabla 1.1.

Los DSS o Sistemas de Información de Apoyo a la
toma de decisiones tienen como características
según E. Turban, las siguientes:

• Ayuda a los administradores, principalmente en
  situaciones semi estructuradas o sin estructura,
  reuniendo el juicio humano con la información
  computarizada.
• Soporte a todos los niveles gerenciales, ordenar
  desde los ejecutivos de más alto rango, hasta los
  administradores de línea.
• Ayudar en una variedad de procesos y estilos para la
  toma de decisiones.
• Soporte a decisiones interdependientes y/o
  secuenciales. El proceso pueden ser hechas una vez, varias
  veces, o con regularidad.
• Son adaptables a través del tiempo ya
  que el administrador
  debe ser reactivo y capaz de enfrentar condiciones de cambio,
  capaz de adaptar el DSS para enfrentar estos
  cambios.
• Los DSS son flexibles, y así los usuarios
  pueden agregar, borrar, combinar, cambiar, reacomodar elementos
  básicos.
• Mejorar la efectividad de la toma de decisiones
  (exactitud, puntualidad, calidad) en
  lugar de su eficiencia (el
  costo que
  produce tomar decisiones).

Para puntualizar los DSS expandiendo lo visto con
posterioridad por Simón (1997) en el modelo
según Kepner _ Tregoe (1973) los pasos a sus
metodologías son definidos por: (Fuente: Tomado del libro
Turban, Efraim. "Decision Support
Systems and Intelligent Systems" 6ta Ed.
Prentice Hall, 2001). Tal como plantea Turban existen más
bien entre ambos modelos más similitudes que diferencias
por lo que uno se puede acomodar al otro y explicar debidamente
lo que expresan los Landon en su libro,
"Management Information System",
p. 114, capítulo 4. Ver esquema 1.3.

• Estado del propósito de la
  decisión.
• Alternativas Generales
• Establecer objetivos (Identificar lo que debe ser,
  lo que se quiere y cuantificarlos)
• Clasificarlos por importancia
• Evaluar alternativas contra objetivos
• Hacer elecciones tentativas
• Analizar adversidades y consecuencias
• Hacer la decisión final.

Esquema 1.3. Tomado
de

"Management
Information System", K. Landon y J. Landon

Se hace en este último texto antes mencionado
(K. Landon y J. Landon), alusión a las
implicaciones que puede traer consigo el diseño
de un Sistema de
Información. Como por ejemplo, los directivos deben
usar formalmente los SI para planificar,
organizar y coordinar. Sin embargo
también los usan para resolver una variedad de tareas
menores (pero vitales dentro de la organización) como son:
comunicación interpersonal estableciendo
para ello redes a los
largo de la organización. Esto me permite expresar los
diferentes factores claves del éxito
para llevar a cabo el diseño de un Sistema de
Información:

• Lograr el compromiso de la alta
  dirección.
• Efectuar Planificación Estratégica,
  planificando la elaboración del diseño siguiendo
  cada una de las fases vistas anteriormente.
• Participación de los directivos del nivel
  medio de dirección para establecer la estructura modular
  del sistema.
• Contar con la existencia de un Plan de Sistema
  de no tenerlo elaborarlo.
• Contar con la documentación adecuada asociada a la fase
  de análisis de Sistemas.
• Definir claramente el alcance del Diseño del
  Sistema.
• Aplicación de una única metodología.
• Tener el
  conocimiento de técnicas
  que permitan desarrollar cada una de las actividades
  eficientemente.

Tener en cuenta que los SI son alimentados con
información que debe cumplir más menos con las
siguientes características:

• Relevancia: proporción de datos
  necesarios para la aplicación.
• Facilidad: obtención fácil de
  los
  valores de los datos.
• Claridad: términos claramente
  definidos.
• Totalidad: inclusión de todos los
  elementos de datos necesario.
• Esencialidad: exclusión de los
  elementos de datos innecesarios.
• Precisión: dominio de
  valores
  suficientemente grande para soportar
  aplicaciones.
• Identificación: facilidad de
  identificación de las entidades.
• Robustez: vista suficientemente amplia como
  para no requerir cambios
  periódicos.
• Flexibilidad: facilidad para la
  modificación.
• Homogeneidad: definición de los tipos
  de entidad con los atributos necesarios.

Es importante también expresar el comportamiento
de los DSS a los largo de su historia (sólo hasta
1995) elemento que Daniel James Power, editor de
DSSResources.com en su libro A Brief History Of
Decisión Support Systems (mayo 2003), expuso como la
Línea de Tiempo de la Historia de los DSS:

Como bien puede observarse los sistemas de ayuda de
decisión cubren un espacio relativamente breve de
años, y los conceptos y las tecnologías
todavía se están desarrollando. Sigue siendo hoy
posible reconstruir la historia de los sistemas de ayuda de
decisión (DSS) de cuentas
retrospectivas de los participantes dominantes así como de
los materiales
publicados e inéditos. Muchos de los innovadores tempranos
y de los reveladores tempranos se están retirando pero sus
penetraciones y acciones se
pueden capturar para dirigir la innovación futura en este campo. Se espera
que este papel conduce al e_mail y a las cuentas retrospectivas
que pueden ayudarnos a entender la historia "verdadera" del DSS.
El Internet y el Web han apresurado para arriba progresos en
ayuda de decisión y han proporcionado los nuevos medios de
capturar y de documentar el desarrollo del conocimiento en esta
área de la investigación. Los pioneros de la ayuda
de decisión incluyen a muchos investigadores
académicos de programas en el
MIT, la universidad del Arizona, la universidad de Hawai, la
universidad de Minnesota y la universidad de Purdue. El DSS
inicia las corrientes particulares y distintas creadas del
desarrollo y de la investigación de la tecnología
que sirven como la fundación para mucho de trabajo de hoy
en el DSS.

Componentes de los Sistemas de
Información de Apoyo a las decisiones

Los DSS o SIG de apoyo o soporte a las decisiones se
componen por subsistemas: Ver esquema 1.4.

Esquema 1.4 Según Martha
Bobadilla, "El Impacto en los negocios del
DSS", año 2000

Subsistema de Administración de
datos: Son los que incluyen bases de datos,
los mismos contienen aspectos relevantes de las situaciones
manejados por software (database
Management System) o Data Warehousing conjunto de datos
integrados orientados a una materia, que
varían con el tiempo y que no son transitorios, los cuales
soportan el proceso de toma de decisiones de la
administración. (W. H. Inmon, considerado como el
padre del data Warehouse) [Har96]. Este es un concepto
relativamente nuevo, orientado al manejo de grandes
volúmenes de datos (información), lo cual
permitirá que los datos tengan la calidad
requerida.

Los datos tendrán su fuente en los sistemas
operacionales, de los cuales se seleccionará la
información a transferir. Estos datos pueden estar
almacenados en bases de datos relacionales, archivos
jerárquicos, archivos planos, etc. Por lo anterior es
necesario analizar y definir cuidadosamente que datos representan
la esencia o filosofía del negocio que se pretenda manejar
y cuales serán importantes para la meta que se le
ha determinado a la bodega de datos.

Tomado del
sitio:

La información sobre los datos importados
se almacena en metadatos, que son precisamente los que describen
a los datos provenientes de los sistemas operacionales. Los
metadatos guardan información sobre los formatos,
significado y origen de los datos y facilitan, por lo tanto, el
acceso, la navegación y la administración de los datos en la bodega.
Son datos sobre los datos.

Cuenta con diferentes componentes como por
ejemplo:

Soporte de herramientas DSS.
Proveen la interfaz humana con la bodega de datos. En el
procesamiento de la información se pasa de simples
consultas SQL a OLAP y
de esta a Minería de
Datos. Es así como se comportan actualmente en algunas
organizaciones donde OLAP es el procesamiento
analítico en línea (online analytical processing) o
sea es una solución que suministra respuestas
rápidas a consultas a una base de datos complejas
utilizándose en informes de
negocios de ventas,
marketing,
informes de dirección, minería de datos y
áreas similares.

Subsistema de Administración de
modelos: Es donde a través de una
aplicación computarizada se incluyen modelos financieros,
estadísticos, administrativos; que proveen al sistema de
capacidades analíticas y una administración debida
de la aplicación llamada modern base Management
System.

Subsistema de Administración de
Conocimiento: Es el elemento donde se soporta
cualquier subsistema como componente independiente. Suministra
conocimiento a los tomadores de decisiones.

Interfase de usuario: A través de
él el usuario se comunica con el Sistema de
Información de apoyo o soporte a las
decisiones.

Administrador o Usuario: Interactúa
intensamente con el DSS a través del uso de la
computadora.

Experiencias cubanas

Las empresas,
así como otros muchos tipos de organizaciones en Cuba,
también se han ido adaptando poco a poco a los sistemas y
las tecnologías de información, que les permitan
crecer y sobre todo, brindar mejores y más variados
servicios. Es un hecho que la toma de decisiones de repente se
torna complejas, y superan muy a menudo, las capacidades
cognitivas de cualquier individuo,
debido a la gran cantidad de variables
involucradas y a sus sutiles interdependencias.

También es conocido que el juicio intuitivo
humano y su toma de decisiones no siempre es el óptimo,
pues se ve afectado con la complejidad y el estrés.
Disciplinas como la estadística, economía y la
investigación operativa han desarrollado varios métodos
para la elección racional de soluciones. En
nuestros días, éstos métodos se han
potenciado con la aportación de la informática, psicología e inteligencia
artificial; todo esto englobado en un conjunto de herramientas de
software que ahora conocemos como Sistemas de Información
para la Ayuda en la Toma de Decisiones (DSS). Estas nuevas
herramientas de la información, cada vez más
integradas, requieren una calificación específica
por parte de los profesionales, cualquiera que sea su nivel de
responsabilidad. La información, como
elemento básico en cualquier toma de decisiones, no es
patrimonio
exclusivo de los directivos, al igual que la tarea de
diseñar, implantar, usar y explotar los sistemas, no lo es
de los informáticos. Esto último, da el verdadero
valor a estos
sistemas.

Un DSS es entonces un sistema informático
interactivo que ayuda a los usuarios a juzgar y decidir sobre
actividades, ya que provee de diferentes fuentes de
información, acceso inteligente al conocimiento
relevante, ayuda en el proceso de decisión o, simplemente
brinda una aproximación heurística a problemas
intratables formalmente. La apropiada aplicación de
herramientas de ayuda a la decisión incrementa la productividad,
eficiencia, efectividad y competitividad; y trae como consecuencia, el
aseguramiento de la planificación, organización e
inversión. Con un DSS se puede modificar
una salida deseada y entonces se pueden ajustar los "factores
críticos de éxito" que permitan llegar a esa meta
(análisis de sensibilidad "goal seek"). De igual manera
también se puede hacer el proceso inverso: modificar
algunos factores y ver si la salida deseada cae dentro del rango
que pueda ser asimilado por la empresa
(análisis de sensibilidad "what if").

Viéndolo así, un DSS es una importante
escalón de la aplicación de la tecnología de
información para el gerente, que
puede ser usada para proveerle datos y análisis oportunos
que soporten sus decisiones, basándose ya no en el simple
juicio o intuición, sino en información generada a
través de métodos deductivos y
analíticos.

Jesús Báez Ojeda y Quesada López,
1982, "Análisis y Diseño de
Sistemas", Facultad de Economía, Universidad de
La Habana, plantearon y dejaron claro la importancia del
Sistema de Información Gerencial en los procesos de la
Toma de decisiones, considerándolo hasta su propia
razón de ser, "Las
decisiones tomadas por los dirigentes de la organización
… y el resultado final y los logros de los objetivos para
los que el sistema existe, depende en grado considerable de la
calidad y cantidad de información que ellos dispongan, de
manera que en el conjunto de alternativas a seleccionar se tomen
aquellas que para un criterio dado sean
óptimas", este texto fue escrito para
aplicar un Sistema de Información que permitiera mejorar
la gestión contable de cualquier institución, fue
un material de estudio incluido en el programa de
enseñanza de los futuros Contadores y
Económicos del país, pues la idea fue de emplear un
SI en las organizaciones en sus diferentes procesos dentro de las
divisiones o unidades o departamentos y siendo mejor iniciarse
automatizando las gestiones contables, las mismas que intervienen
en las decisiones financieras de conjunto con otros aspectos; por
lo que el volumen de datos
a procesar no es pequeño. Trajo consigo que en muchas
ocasiones se corriera el riesgo de
departamentizar la información, pero se
siguió en muchos casos cada uno de los pasos o fases para
diseñar el sistema por lo que el rango de errores fuera
menor.

Uno de los ejemplos de aplicación en Cuba,
aparece expuesto en un artículo nombrado El Sistema
de apoyo a las decisiones en computadora para el cuidado
intensivo, experiencia que se desarrolló en una
unidad de cuidados intensivos en la provincia de Santiago de
Cuba, en 13 camas y aproximadamente 700 pacientes anuales en
1998, donde algunos de los resultados más importantes son
el incremento de calidad del cuidado médico dado,
las posibilidades de médicos de dedicar más
tiempo a sus pacientes, reducciones del costo y como
requisito relevante del sistema la de garantizar su integración al trabajo de la Unidad, y el
uso fácil y seguro del mismo
por los médicos y enfermeras.

Permitiendo evidenciar como coinciden y son aplicadas en
Cuba las teorías
anteriormente expuestas, como experiencia que se tiene en el ramo
del tema investigado.

En más de una ocasión en este
artículo se hace referencia a Sistemas de
Información Gerencial de soporte a la TD,
¿qué son? La MSc Lourdes Portela Lara, en su
artículo Sistemas de Información Gerencial, 2001,
IDCIT, CITMA expresó que un SIG "…es un
sistema integrado computarizado, utilizado para proveer la
información de apoyo a la operación, el manejo y la
toma de decisiones en una entidad. Utilizan hardware y software,
además de: _ Manuales de
procedimientos, _ modelos de análisis,
_modelos de planificación, de control y de toma de
decisiones y _ Bases de datos.". Puntualiza
además, "… los
mismos dependen de la estructura y las necesidades de
información de cada organización,… poniendo
a disposición de los gerentes la información
confiable y oportuna que se necesite para facilitar la Toma de
decisiones y permitir que las funciones de
planeación, control y de las operaciones
dentro de todo proceso se ejecuten
efizcamente"

Conclusiones

Un DSS es un sistema o subsistema de ayuda de
decisión computarizado interactivo dado por la
aplicación de las tecnologías de la
información y las comunicaciones
por los gerente, teniendo para ello en cuenta datos, documentos,
conocimiento y/o modelos para identificar y solucionar problemas,
además terminar tareas del proceso de decisión, y
finalmente tomar decisiones. También, los sistemas de
ayuda de decisión refieren a un campo de
investigación académica que implica diseñar
y análisis de los sistemas de ayuda de decisión en
su contexto. Constituyen generalmente una clase del
sistema de información gerencial automatizado previstos
para apoyar la toma de decisión en la gerencia de
las entidades.

Se programan los procedimientos de toma de
decisión apropiados que evalúan los datos
almacenados o se emiten resultados "en tiempo real". Usando los
algoritmos
basados en modelos cuantitativos, la heurística lógica
o cuantitativa, la inferencia
estadística, o las tecnologías de la inteligencia
artificial unas o más acciones se eligen para
aplicarse en la situación. Las acciones son tomadas por
efectos incluyendo agentes del ser humano o de la máquina.
Un efecto puede cambiar el valor en una base de datos, enviar un
mensaje o una alarma, mover un objeto o enviar un
mensaje.

Los gerentes, directivos o administrativos de cada
organización determinan las reglas, los modelos y los
métodos a aplicarse para hacer opciones y terminar tareas
de la decisión en situaciones programadas. Es importante
tener claro que al diseñar un DSS al igual que cualquier
otro SIG "la traje a la medida", traduciéndose que
los mismos dependen de las necesidades reales de cada entidad,
aspectos que se conocen a través de la
identificación de estas necesidades, los recursos tanto
materiales como humanos con los que se cuenta.

Hoy en día el entorno que circunda a las empresas
cambia constantemente, esta tendencia irá aumentando cada
vez más, pues el número de alternativas en la
actualidad es mayor a la par del surgimiento y aumento de las
tecnologías y los sistemas de comunicación; el
costo de los errores administrativos puede ser muy grandes por
los niveles de complejidad, magnitud de las operaciones y las
reacciones que pueden ocasionar; la información al ser
superior tanto en relevancia como importancia para las gestiones
empresariales entre ellas la correcta toma de decisiones puede
ser difícil de acceder; las acciones que conlleven tomar
decisiones deben ser rápidas, las decisiones
erróneas suelen ser costosas para las organizaciones por
eso es preciso tener presente las ventajas de los DSS como es la
de utilizar información confiable, oportuna. Además
de la posible reducción de los costos, la
necesidad de oportunidades para crear estrategias ante
la competencia
creando ventajas competitivas en los negocios.

Bibliografía

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  Biografía_ Herbert Simón
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  http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/manizales/4060029/lecciones/cap8-1.html

Ma. del Consuelo Tundidor
Martínez

Lic. en Educación en las
especialidades de Física y Astronomía.

Especialista en Ciencias de la
Computación.

Con estudios hechos sobre Tecnologías de la
Información y las comunicaciones, Comportamiento
Organizacional, Dirección Estratégica,
Administración, Economía u otros.

Datos personales de la autora:

País: Cuba Ciudad de Nacimiento: Ciudad de La
Habana

Fecha: 2006-08-09