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La información interna




Enviado por yairin



Partes: 1, 2

    1. Aspectos generales y
      teóricos
    2. Características de la
      información
    3. La información como
      recurso
    4. Diagnóstico
      y Alternativas de Solución
    5. Problema
      Estratégico General
    6. Solución
      Estratégica General
    7. Conclusiones
    8. Recomendaciones
    9. Bibliografía

    La información interna es inherente a las
    organizaciones. Y es que, una organización es, al fin y al cabo, un
    conjunto de personas que interaccionan intercambiando
    información. Por ello, la información interna en
    una organización se considera mucho más importante
    (su volumen es
    generalmente mayor) que la información externa.

    Las direcciones de las entidades, en la mayoría
    de las ocasiones, no disponen de una información que les
    resulte verdaderamente útil para dirigir y tomar
    decisiones, ya que estas son muy voluminosas o no son veraces, o
    inoportunas, es por ello que, uno de los subsistemas que se
    estudian durante el perfeccionamiento empresarial, es el relativo
    a la información, partiendo del criterio de que, sin
    información no se puede dirigir, pero para dirigir, no
    hace falta "cualquier información", o "mucha
    información", sino la que verdaderamente resulte
    útil para tomar decisiones.

    Como punto de partida tomamos la necesidad de
    perfeccionamiento del proceso de
    información interna en la Universidad como
    organización y para ello proponemos un grupo de
    objetivos para
    un proceso de cambio en el
    proceso de información interna a partir de los principios del
    perfeccionamiento empresarial, de experiencias y consultas
    realizadas.

    DESARROLLO

    Aspectos generales y
    teóricos.

    Importancia y características del subsistema
    de Información Interna.

    La información interna es inherente a las
    organizaciones. Y es que, una empresa es,
    al fin y al cabo, un conjunto de personas que interaccionan
    intercambiando información. Por ello, la
    información interna en una organización se
    considera mucho más importante (su volumen es generalmente
    mayor) que la información externa.

    La información debe fluir en la empresa sin
    ningún obstáculo, y evitar toda situación de
    estancamiento, ya que es la forma más adecuada de sacar el
    mayor provecho a la información que maneja.

    La información tiene un carácter instrumental, no finalista, y
    sirve de soporte en todos los ámbitos de la empresa. Ya no
    puede ser considerada como un mero soporte o apoyo de las
    actividades de la empresa, sino como uno de sus principales
    recursos o
    activos.

    Cuando afirmo que la información es un recurso
    estratégico en la empresa, quiero decir que la
    información es vital, e implícitamente, que la
    función
    desempeñada por quienes se dedican a manejar
    información en las empresas
    debería ser más valorada. Las empresas empiezan a
    darse cuenta de que el verdadero objetivo de
    las tecnologías de la información debe ser el
    aprovechamiento estratégico de la
    información.

    La información en la empresa

    Itami, profesor
    japonés estudioso sobre la importancia de la
    información en la empresa moderna, considera que la
    información en la empresa tiene tres
    características: puede ser utilizada
    simultáneamente, no se gasta con el uso, y sus trozos
    pueden ser combinados para generar más información
    (Cornellá, Alfonso, 1994: 78). Para Itami, los recursos
    que realmente cuentan son los que denomina invisibles, como por
    ejemplo, la capacidad para aprender, de asimilar y crear tecnología. Estos
    activos se nutren gracias a los flujos de información
    básicos: el de la información que entra en la
    empresa procedente de su entorno (la información
    ambiental), la información que fluye por la empresa
    (información interna), y la información que la
    empresa proyecta hacia el exterior (información
    corporativa).

    La información externa que le llega al empleado y
    que le sirve para realizar su trabajo debe
    de ser de calidad. Por
    ello, la calidad de esta información tiene que asegurarse
    en el centro donde es recibida y procesada, en el centro de
    información de la empresa, que debe ser también el
    centro de operaciones del
    sistema de
    información y de aseguramiento de la calidad
    informativa (Arias y Portela, 1997). No hay que olvidar que un
    trabajo elaborado con calidad genera una información de
    calidad.

    La misión de
    un centro de información empresarial es la de ofrecer a
    sus usuarios una información de calidad que les permita
    tomar decisiones, por lo que hay que implantar un programa de
    gestión
    de calidad, incluido en el sistema de
    gestión de
    calidad total de la empresa. En este programa, todos los
    miembros del centro tienen que cumplir ciertas tareas, es decir,
    se especializa a cada empleado en una tarea concreta.

    Los factores determinantes (Arias y Portela, 1997: 18)
    que valoran la calidad de un centro de información
    empresarial son:

    1. Disponibilidad. El usuario debe de disponer de la
    información en el momento y lugar donde la
    necesite.

    2. Profesionalidad. El personal de este
    centro debe estar altamente cualificado.

    3. Fiabilidad. El centro cumple con los pactos
    adquiridos con los usuarios.

    4. Comunicación. Debe existir una fluida
    comunicación entre el centro y los usuarios para que las
    necesidades de estos últimos sean satisfechas.

    5. Elementos tangibles. Unas instalaciones adecuadas
    así como un material que proporcione la utilidad
    necesaria para realizar el
    trabajo.

    Características de la
    información

    En el momento en que la empresa decide abrir las puertas
    a la información, ésta debe ser correcta y actual,
    debe cubrir las necesidades del receptor, tiene que estar
    disponible cuando el receptor lo precise, y no será para
    todos, ya que existe la privacidad.

    Lo que caracteriza a la información en una
    empresa, según Alin, Lafont y Macary (1997), es su
    capacidad de intercambio. La información es un producto
    perecedero, y almacenarla únicamente para archivarla
    pierde interés.
    Lo verdaderamente importante es encontrar la información
    más reciente rápidamente, acceder a la fuente y
    crear la información.

    Existen numerosos estudios sobre las
    características que debe poseer la información.
    Destaco aquí las investigaciones
    de Hodge, Anthony y Gales (1998) y Martín (1990). que le
    confieren a la información un valor dentro
    la empresa con las siguientes características:

    1. Relevancia. La empresa debe decidir qué
    información del entorno y para quién es relevante,
    ya que las decisiones estratégicas adoptadas sin la
    información correcta pueden causar un desastre
    organizativo Los usuarios deben tener autoridad para
    determinar cuál es la información relevante y en la
    forma en que ha de ser comunicada para su total aprovechamiento
    (2).

    2. Calidad. La información debe ser precisa para
    tener calidad, y su coste aumenta a medida que la calidad
    sube.

    3. Riqueza y cantidad. La riqueza hace referencia a la
    capacidad de transporte de
    un canal de comunicación. Los canales que transportan
    mucho significado son ricos (comunicación oral), y aquellos que
    transmiten menos significado, pobres (medios de
    comunicación escritos). En cuanto a la cantidad, debe
    haber suficiente información para poder
    desarrollar el trabajo.

    4. Temporalidad. La rapidez es un factor importante a la
    hora de utilizar la información. Por ello, la
    comunicación escrita es un medio de
    comunicación pobre por la tardanza en elaborar los
    informes, es
    decir, su información puede quedar obsoleta. Las telecomunicaciones han contribuido de manera
    excepcional a la velocidad de
    transmisión de la información.

    5. Accesibilidad. Es una de las características
    más importantes de la información. Es determinante
    para el usuario la facilidad de acceso a la fuente de
    información, aunque ésta pueda ser de menos
    calidad. De hecho, son varias las razones que llevan a los
    directivos a utilizar las fuentes
    más accesibles: la estructura de
    la
    organización puede restringir el acceso a fuentes de
    información valiosa y de calidad, y por otro lado,
    algunos empleados tienen prohibido fiarse de ciertos tipos de
    información por lo que utilizan fuentes que hayan
    utilizado antes y que sean accesibles.

    6. Simbolismo. La información posee un valor
    simbólico, ya que la posesión de determinada
    información por determinados usuarios confiere un
    prestigio a esa persona, aunque
    no le sea a ésta de utilidad.

    La
    información como recurso

    Diebold (1979) introdujo el concepto de que
    la información debía ser manejada como un recurso
    fundamental en la empresa. Más tarde, Synott y Gruber
    inauguraron una línea de pensamiento
    basada en la convicción de que la información
    merecía recibir una mayor consideración por las
    empresas.

    La información es un recurso estratégico
    más de la empresa. El personal de la empresa, los medios
    materiales y
    económicos son considerados recursos de la misma porque
    generan unos rendimientos, es decir, son productivos. Pero la
    información también produce rendimientos ya que
    tiene la misión de informar, revelar alternativas, reduce
    incertidumbres y desvela soluciones
    entre otras cosas (Hornos, Araque y Abad, 1998: 185). Es un
    rendimiento más importante o relevante de lo que parece ya
    que ayuda a la toma de
    decisiones. La información se convierte en un recurso
    de toda la empresa no sólo de la dirección que es la que en principio posee
    el poder dentro de la organización. Además, resulta
    fundamental ya que los activos intelectuales
    a diferencia de los activos físicos, aumentan su valor con
    el uso (Quinn, Anderson y Finkelstein, 1996: 12). Como tal, tiene
    un valor de mercado (es bajo
    y está relacionado con su obtención,
    elaboración, mantenimiento
    y distribución), y valor de uso, que es mucho
    mayor y depende de para qué se va a usar. El valor de la
    información se deriva del aumento que debe originar en el
    rendimiento de la empresa (Escobar, 1997: 31) (3).

    Hay dos características del recurso
    información que le distinguen de otros recursos de la
    empresa: su intangibilidad, por lo que se hace muy difícil
    de manejar y gestionar (muchos empresarios no le conceden la
    importancia que debieran por lo difícil que es demostrar
    la eficacia de su
    rendimiento); y su incombustibilidad, ya que la
    información no se gasta sino que se puede modificar y
    actualizar con un bajo coste adicional.

    Según Cornellá (1994), los principios
    fundamentales de la filosofía de los recursos de
    información en la empresa son:

    1. La información debe considerarse como uno de
    los principales recursos de la empresa. Es un recurso que debe
    manejarse con el mismo cuidado que los tradicionales recursos de
    la empresa (recursos financieros, humanos… etc.).

    2. La información de la que dispone una empresa,
    y en particular sus instrumentos de obtención,
    digestión y proyección de información
    deberían aparecer en su balance.

    3. La información no es patrimonio de
    las personas ni de los departamentos que la generan, buscan,
    almacenan o utilizan, sino que es patrimonio de la empresa en su
    conjunto. Así como todo miembro de una organización
    tiene unos derechos informacionales (la
    organización debe facilitarle el acceso a la
    información necesaria para el desarrollo de
    su función en la empresa), también tiene unos
    deberes informacionales (todo miembro de la organización
    debe entender que la información de la que dispone puede
    ser de utilidad a otro miembro, y por lo tanto, debe tener una
    actitud
    contraria al secretismo.

    4. La gestión de la información requiere
    una planificación a escala de
    empresa, no a escala de departamento. La estrategia de
    gestión de recursos de información debe estar
    íntimamente ligada a la estrategia de negocios de la
    empresa. Puede convenir hacer una planificación de un
    departamento, a modo de proyecto piloto,
    pero la verdadera gestión de la información debe
    realizarse para la empresa en su conjunto.

    5. La información utilizada en una empresa se
    presenta tanto de manera formal (con un determinado soporte que
    permita conservarla) como informal (sin soporte, una
    conversación). Ambas formas deben considerarse de igual
    relevancia en un mapa informacional de la empresa (que debe
    identificar de qué información dispone, quien la
    tiene o dónde se halla en cada momento).

    6. Determinar las actividades fundamentales de la
    empresa y qué información es necesaria para llevar
    a cabo esas actividades correctamente. Los problemas de
    información de una empresa raramente se reducen a
    problemas de organización de la documentación. Si bien organizar documentos es
    condición necesaria para una mejor utilización de
    la información en la empresa, no es condición
    suficiente. No se pueden seguir generando mecanismos para recoger
    y almacenar información si simultáneamente no se
    generan mecanismos que aseguren la utilización de esa
    información. El verdadero reto de las empresas consiste en
    saber utilizar la información que entra en ella en
    cualquiera de sus formas.

    7. Las tecnologías de la información no
    pueden seguir considerándose como meros instrumentos de
    reducción de costes. Deben utilizarse para manejar mejor
    la información de la que dispone la empresa, con el fin de
    conseguir las ventajas competitivas y generar así nuevos
    beneficios. Una planificación de los recursos de
    información debe adecuar las tecnologías de la
    información de manera que fluya en la empresa la mejor
    información.

    8. Durante el análisis y diseño
    de un sistema de información, el acento debe ponerse en
    los datos-información más que en los
    procesosprocedimientos.
    Mientras estos últimos pueden cambiar de manera acorde con
    la aparición de nuevas
    tecnologías, los tipos de
    datos-información no cambian a no ser que
    cambie.

    9. El objetivo del diseño de todo sistema de
    información debe satisfacer las necesidades de
    información del usuario. La productividad de
    la empresa depende de que el suministro de información de
    calidad se produzca puntualmente (información adecuada al
    usuario en el momento preciso, "just in
    time").

    Pero como todos los recursos tiene unos costos. En el
    caso del recurso información el costo
    estaría en las encuestas,
    análisis y estructuración de los datos, introducción en los equipos
    informáticos. Es obvio que el valor total de la
    información que una empresa adquiera debe ser mayor que el
    costo de la misma.

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