El Fraude (página 2)

Tipos
de fraude:

Se considera que hay dos tipos de fraudes: el primero de
ellos se realiza con la intención financiera clara de
malversación de activos de
la
empresa.

El segundo tipo de fraude, es la presentación de
información financiera fraudulenta como
acto intencionado encaminado a alterar las cuentas
anuales.

Los fraudes denominados internos son aquellos
organizados por una o varias personas dentro de una
institución, con el fin de obtener un beneficio
propio.

Los fraudes conocidos como externos son aquellos que se
efectúan por una o varias personas para obtener un
beneficio, utilizando fuentes
externas como son: bancos, clientes,
proveedores,
etc.

El Porque de los Fraudes:

Se considera que hay fraudes por:

Falta de controles adecuados.

Poco y mal capacitado personal.

Baja / alta rotación de puestos.

Documentación confusa.

Salarios bajos.

Existencia de activos de fácil conversión:
bonos,
pagares, etc.

Legislación deficiente.

Actividades incompatibles entre sí.

Es un hecho demostrado que evitar fraudes es responsabilidad de todos los empleados. Por ello,
es importante crear una cultura
empresarial encaminada a minimizar el riesgo de
fraude.

Oportunidad.- Para que exista un fraude debe existir una
oportunidad. Esta puede ser provocada por la falta de
controles.

Como se evita un fraude:

La respuesta más sencilla es la de mejorar el
control
administrativo, implementar practicas y políticas
de control, analizar
los riesgos que
motiven a un fraude, tener la mejor gente posible, bien
remunerada y motivada.

Como se detecta un fraude:

Existe una infinidad de respuestas a esta pregunta las
más comunes son:

Observar, probar o revisar los riesgos
específicos de control, identificar los más
importantes y vigilar constantemente su adecuada administración.

Simular operaciones.

Revisar constantemente las conciliaciones de saldos con
bancos, clientes, etc.

Llevar acabo pruebas de
cumplimiento de la eficacia de los
controles.

Errores e irregularidades

La presentación adecuada de los estados
financieros depende de varios factores, entre los que se
encuentra la aplicación de los PCGA, el ejercicio de un
criterio adecuado en la realización de las estimaciones
necesarias en aquellas áreas en donde existan
incertidumbres y él suficiente desglose de aspectos
significativos, además de los elementos básicos,
que son la adecuación y validez de las operaciones y
saldos.
Los errores, se consideran que se producen sin intención,
mientras que las irregularidades se producen intencionalmente.
Puesto que es más difícil prevenir o detectar las
irregularidades que los errores.

Las posibles irregularidades que efectúan las
operaciones de caja y bancos y de sus saldos pueden clasificarse,
desde el punto de vista de su ejecución de la siguiente
forma:

Desfalcos:

1.- Interceptación – efectuar cobros antes
de que estos se registren (ejemplos: ventas al
contado o cobros de cuentas a cobrar no registrados)

2.- Sustracciones – Hacerse con una cantidad en
efectivo después de haberla registrado
(Ejemplo: apoderarse de una cantidad de los cobros registrados
pero no depositados, de fondos fijos o cuentas
bancarias)

3.- Desviaciones – Hacer que un desembolso que en
un principio es legitimo se desvíe de su destino
correspondiente.

B) Distorsiones:

Modificación de los estados financieros sin
obtener ningún activo.

Los errores

Los errores pueden ser consecuencia de fallos
matemáticos o administrativos en los registros
contables, aplicación errónea de los PCGA o mal
interpretación de los hechos
existentes.
Las irregularidades en los estados financieros pueden ser el
resultado de una mal interpretación u omisión
deliberadas de los efectos de hechos u operaciones u otros
cambios intencionados en los registros contables
básicos.

Errores más comunes:

En la clasificación del activo que no seria
material en cuanto a su cantidad, si esta afectada a dos
categorías de la planta o el equipo.

Error en un principio, un cambio de un
principio debe ser evaluado en cuanto a sí: el principio
contable adoptado es generalmente aceptado, el método
contable por el efecto de cambio esta en conformidad con los
pcga.

Error tolerable: se especifica generalmente como
un componente de la precisión deseada.

El problema de los errores

El sistema de
control debe ser adecuado para detectar errores, así como
desfalcos.

Tipos de Errores:

Errores de Omisión: no son intencionales,
son errores humanos y los más numerosos y costosos en la
industria,
pues contribuyen en más al gasto o la falta de
beneficio.

Errores intencionales: son los desfalcos y
falsificaciones de registros.

El Error de Muestreo.- se
produce cuando se utiliza incorrectamente el valor de una
variable incluida en la muestra como por
ejemplo, cuando se lista un saldo de una cuenta de 87, 65
anotando en su lugar 78, 65.

A diferencia del atacante externo, los empleados de
una empresa
poseen conocimiento y
disponen de mayores oportunidades para explotar vulnerabilidades
existentes. Por esta razón, el fraude interno sigue siendo
altamente costoso y difícil de identificar, el ambiente de
control
interno, la cultura
organizacional de prevención y la ejecución
rápida de acciones
asertivas al presentarse situaciones de este tipo, son
fundamentales para su minimización.

Acciones de mitigación
del riesgo de Fraude Interno

En términos prácticos, existen dos
acciones fundamentales en la mitigación del fraude
interno, prevención y detección.

Prevención
Consiste en desarrollar controles para impedir que las
situaciones de fraude interno ocurran y reducir las oportunidades
de uso sin autorización de los recursos de
la
organización.
Dentro del espectro de controles de prevención de fraudes
se incluye la revisión de referencias en procesos de
reclutamiento de
personal, establecer políticas, procedimientos y
segregación de funciones
claramente definida, mantener supervisión constante, entrenamiento en
prevención de fraudes y cultura corporativa de gestión de
riesgos.

Detección
Dado que los sistemas de
control pueden ser tarde o temprano evadidos, detectar
actividades irregulares tan pronto como sea posible es
extremadamente importante. Para ello, la detección aplica
controles diseñados para alertar al personal apropiado
cuando se presentan circunstancias asociadas con actividades
fraudulentas. Esto incluye desde mecanismos de auditoria interna
hasta canales directos para reportar fraudes de manera
anónima.
Existen herramientas
de detección computarizada que son capaces de revisar
grandes volúmenes de datos,
identificando patrones sospechosos en la data, aislando los casos
que requieran de una investigación más
detallada.

Además, existen metodologías y
herramientas informáticas que ayudan a los auditores a
identificar posibles situaciones de fraude interno, siendo el
objetivo
primordial el obtener evidencia suficiente para sustentar las
situaciones irregulares detectadas y realizar sus
recomendaciones.

Puesta en operación de los mecanismos de
control

Una vez que la organización conoce y ha definido
políticas respecto a los riesgos y al perfil de los
posibles perpetradores, debe implementar mecanismos que
mitigarán el riesgo de fraude interno. Entre dichos
mecanismos destacan:

· Definir e implantar una política funcional
contra el fraude, que involucre a la unidad de tecnología
de información (TI) con las demás unidades de
la organización.

· Establecer las definiciones de controles de
acceso y seguridad
informática como parte vital de las
políticas y procedimientos asociados a la tecnología de
información, incluyendo la creación de la función de
seguridad de activos de información.

· Definir e implantar contratos de
responsabilidad del empleado, conocidos por todo el personal de
todos los niveles de la organización.

· Mantener al tanto a los auditores externos de
todos los riesgos presentes en la organización, incluyendo
los proyectos en
ejecución que tengan impacto sobre el ambiente de
tecnología de información y el negocio.

· Definir e implantar un esquema de
segregación de funciones y definición de roles y
responsabilidades, donde el lineamiento principal sea que las
funciones de adquisición de compromisos y la
autorización de transacciones monetarias correspondientes,
no descansen en un número limitado de personas.

· Implementar programas de
inducción y entrenamiento orientados a
crear una cultura organizacional de gestión
de riesgos y prevención del fraude interno.
· Mantener canales de comunicación apropiados donde los empleados
puedan reportar cualquier sospecha de manera
anónima.

Es recomendable seguir ciertos lineamientos para
fomentar la integridad y la ética de
los empleados de la organización. Entre dichas acciones
destacan:

· Definir y elaborar códigos de conducta
debidamente divulgados, que involucren al personal de todos los
niveles.

· Evitar la presión
para cumplir con metas de rendimiento no realistas, por ejemplo
situaciones en las que la presión está relacionada
con resultados a corto plazo y donde la compensación
está basada en lograr dichos objetivos.

· Descripciones de trabajo
formales o informales que definan las tareas que comprenden
trabajos específicos, debidamente comunicadas a los
empleados, definiendo claramente las responsabilidades de cada
individuo.

· Análisis del conocimiento y destrezas
necesarios para realizar trabajos de manera adecuada, el cual es
particularmente importante en el actual ambiente de
tecnología de información, que cambia
constantemente de manera vertiginosa.

Más allá de reforzar el ambiente de
control interno, es primordial fomentar una cultura
organizacional de altos estándares de integridad y
ética, lo cual maximiza la acción
de los mecanismos orientados a mitigar el riesgo de fraude. En
ese sentido, acciones como las siguientes son
recomendables:

· Puesta en operación de mecanismos de
control apropiados en niveles ejecutivos

· Introducción de un código
de conducta corporativo

· Aplicación pública de
políticas de "cero tolerancia" y "no
excepciones"

· Impulsar una investigación oportuna de
fraudes e irregularidades

· Aplicar medidas disciplinarias de acuerdo al
grado de la falta

Casos de
estudio

En esta sección se expondrá dos eventos de fraude
interno ocurridos en el país. Para guardar la
confidencialidad de la información no se revelarán
fechas u organizaciones
donde se presentaron estas situaciones, las cifras se
presentarás en Dólares Norteamericanos
(USD).

Fraude en ventas y cobranzas de empresa
manufacturera y distribuidora

Durante un tiempo
considerable, un vendedor de una empresa manufacturera y
distribuidora, desvió una serie de pagos efectuados por
sus clientes, aprovechando vulnerabilidades que existían
en la estructura
organizacional, ambiente de control interno y sistemas
informáticos.

Cuando sucedió este hecho, la empresa en sus
políticas y sistemas informáticos definía
dos formas de pago para sus clientes: dinero en
efectivo y cheque.
Además, existía una política de descuento
por pronto pago.

El principal mecanismo empleado por el vendedor
consistía en registrar pagos parciales de facturas
canceladas en cheque, utilizando el monto restante para cancelar
otras facturas por montos menores, pertenecientes a clientes que
pagaban en efectivo. Al recibir el pago en efectivo de estas
últimas facturas, el vendedor se apropiaba del dinero.
Los saldos restantes en las facturas cuyos pagos eran desviados,
eran cubiertos utilizando nuevos pagos en cheque o mediante el
registro de
ajustes de descuentos por pronto pago fraudulentos. De esta
manera el vendedor no permitía facturas pendientes por
mucho tiempo, ocultando sus acciones del departamento de
cobranzas y de contraloría.
Utilizando este esquema, el vendedor ocasioné
pérdidas por el orden de los 370.000 Dólares. Sus
actividades fueron detectadas cuando cometió un error y
permitió el envejecimiento excesivo de una factura no
cancelada.

Entre las principales razones que permitieron la
ocurrencia de este evento podemos mencionar:
· La función de venta de productos y
recepción de pagos estaba centralizada en una única
función (el vendedor).

· El sistema permitía ingresar pagos
fraccionados, asociados a múltiples clientes.

· El sistema permitía registrar pagos en
cheque pertenecientes a clientes cuya modalidad de pago es
efectivo y viceversa.

· El sistema no aplicaba límites
razonables para los ajustes de descuento por pronto
pago.

Fraude en pedidos, despachos y facturación de
empresa manufacturera

Una compañía manufacturera,
disponía de sistemas de
información, pero mantenía otros procesos de
forma manual, como la
elaboración de notas de entrega y algunos procesos de
facturación. Actividades importantes como la
elaboración de facturas comenzaban manualmente, siendo
registradas en el sistema al ocurrir el despacho de
mercancía.
Ciertos miembros del personal implementaron un mecanismo de
fraude interno que consistía en el registro de empresas de su
propiedad,
para luego proceder al registro de pedidos, emisión manual
de la factura, elaboración manual de la nota de despacho,
despacho de mercancía y omitiendo al final el registro de
la factura correspondiente en el sistema.

Para lograr esto, existía complicidad con el
personal encargado del registro de las facturas en el sistema, lo
que les permitía omitir el registro de ciertas facturas,
evadiendo así la cobranza de los despachos de
mercancía realizados.

Para el momento en que fue detectada la irregularidad,
el daño
patrimonial a la organización rondaba por el orden de los
550.000 Dólares y sólo fueron detectados
después del cierre de un ejercicio cuando ya era demasiado
tarde.

Conclusión
· Las estadísticas sobre las incidencias de
fraude demuestran que actualmente un importante enemigo
está en casa, por lo cual, las organizaciones deben
mantener sus mecanismos de prevención y detección
enfocados a combatir al enemigo interno.
. Personas ajenas a la organización no poseen el grado de
conocimiento ni tienen tan amplias oportunidades para explotar
las vulnerabilidades de los sistemas de control como los
empleados, quienes conviven diariamente con el ambiente de
control, con amplio conocimiento de cuáles son sus fallas
y cómo aprovecharlas sin ser detectados.
· Además, el riesgo de fraude interno se incrementa
significativamente en ambientes automatizados, ante la ausencia
de controles implícitos y estadísticos. Una vez que
una falla es detectada por un intruso, puede ser utilizada
indefinidamente, sobre todo si no existe monitoreo de las
transacciones en sistemas informáticos.

· Dado que los sistemas de control eventualmente
serán vulnerados, las organizaciones necesitan implantar
controles de monitoreo y mecanismos de diagnóstico de actividades indebidas, con
la finalidad de detectar las irregularidades tan pronto como sea
posible y tomar las medidas requeridas para solventar la
situación y prevenir que ocurra de nuevo.
· Para lograr esto, las organizaciones cuentan con
metodologías y herramientas de auditoria que pueden
emplear para diagnosticar la eficiencia y
efectividad de los controles en operación y corregir las
situaciones potencialmente riesgosas. Conducir una auditoria
constante, orientada a detectar debilidades en los procesos,
además de verificar la validez y exactitud de las cifras
es clave para mitigar el riesgo de fraude interno.
· Para lograr estos objetivos, se hace necesario
involucrar a todo el personal de todos los niveles de la
organización, pues son ellos quienes están
involucrados diariamente en las operaciones y probablemente
serán los primeros en notar cualquier situación
irregular. Por lo tanto es extremadamente importante invertir
recursos en crear una cultura de gestión de riesgos, que
permita niveles máximos de mitigación.

· La introducción de una política
contra el fraude interno puede influir sobre muchos aspectos
claves, inclusive puede perturbar el ambiente organizacional
durante algún tiempo. Sin embargo, debido a los
daños significativos que situaciones de este tipo pueden
generar, se trata de un problema que no puede ser
ignorado.

CONCLUSIÓN

Queda demostrado que el fraude esta presente en todos
los ambientes empresariales y mas donde los métodos
usados son de manera automatizada, el fraude es un problema el
cual si no se tiene un mínimo de control y observación puede llevar al desfalco
mediante la extracción de dinero causante de problemas
legales, se tiene que tener un especial control sobre los
trabajadores de determinada empresa puesto que al conocer el
movimiento de
las cuentas, valiéndose de los errores cometidos y de los
huecos o fallas en las facturas utilizan el fraude como medio de
beneficio propio. Queda de parte de la organización
involucrar a los trabajadores al conocimiento de este problema y
crear normas especiales
para enfrentarlo.

BIBLIOGRAFÍA

http://www.monografias.com/trabajos11/fraer/fraer.shtml

Patete Luis

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Gamboa Illaneris

Marquez Vladimir

Heredia Virgilio

PROFESOR: JOSE PAEZ

CIUDAD BOLIVAR, OCTUBRE
DEL 2006

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA
INDUSTRIAL

"RODOLFO LOERO ARISMENDI"

EXTENSIÓN BOLÍVAR. CIUDAD
BOLÍVAR

CÁTEDRA: AUDITORIA DE SISTEMAS

MENCIÓN: INFORMÁTICA