Dentro de las auditorías se debe verificar la función de elaboración o proceso de datos, donde se deben chequear entre otros los siguientes aspectos:

• existencia de un método para cerciorarse que los datos recibidos para su valoración sean completos, exactos y autorizados;
• emplear procedimientos normalizados para todas las operaciones y examinarlos para asegurarse que tales procedimientos son acatados;
• existencia de un método para asegurar una pronta detección de errores y mal funcionamiento del Sistema de Cómputo;
• deben existir procedimientos normalizados para impedir o advertir errores accidentales, provocados por fallas de operadores o mal funcionamiento de máquinas y programas

La estructura de Control de Riesgos pudiéramos fundamentarla en dos pilares: los Sistemas Comunes de Gestión y los Servicios de Auditoría Interna, cuyas definiciones, objetivos, características y funciones se exponen a continuación.

Sistemas Comunes de Gestión
Definición
Los Sistemas Comunes de Gestión desarrollan las normas internas y su método para la valuación y el control de los riesgos y representan una cultura común en la gestión de los negocios, compartiendo el conocimiento acumulado y fijando criterios y pautas de actuación.
Objetivos

1. Identificar posibles riesgos, que aunque están asociados a todo negocio, deben intentar ser atenuados y tomar conciencia de los mismos.
2. Optimizar la gestión diaria, aplicando procedimientos tendentes a la eficiencia financiera, reducción de gastos, homogenización y compatibilidad de sistemas de información y gestión.
3. Fomentar la sinergia y creación de valor de los distintos grupos de negocio trabajando en un entorno colaborador.
4. Reforzar la identidad corporativa, respetando todas las Gerencias, sus valores compartidos.
5. Alcanzar el crecimiento a través del desarrollo estratégico que busque la innovación y nuevas opciones a medio y largo plazo.

Los Sistemas cubren toda la organización en tres niveles:
a) todos las Unidades de Negocio y áreas de actividad;
b) todos los niveles de responsabilidad;
c) todos los tipos de operaciones.

Los auditores internos deben participar, de conjunto, con las demás áreas de la organización en los procesos de mejora continua relacionados con:

• la identificación de los riesgos relevantes, tanto externos como internos y propios de la organización, a partir de la definición de los dominios o puntos clave de la organización;
• la estimación de la frecuencia con que se presentan los riesgos identificados, así como la valoración de la probable pérdida que ellos puedan ocasionar; y
• la determinación de los objetivos específicos de control más convenientes, debidamente articulados con los objetivos globales y sectoriales previstos en la misión de la entidad.

Los auditores internos deben evaluar la cantidad y calidad de las exposiciones al riesgo referidas a la administración, custodia y protección de los recursos disponibles, operaciones y sistemas de información de la organización, teniendo en cuenta la necesidad de garantizar a un nivel razonable los objetivos siguientes:

• confiabilidad e integridad de la información financiera y operacional;
• eficacia y eficiencia de las operaciones;
• control de los recursos de todo tipo a disposición de la entidad; y
• cumplimiento de las leyes, reglamentos, políticas y contratos.

Durante los trabajos de Consultoría, los auditores internos deben considerar el riesgo compatible con los objetivos del trabajo y estar alertas a la existencia de otros riesgos significativos.

Los auditores internos deben incorporar los conocimientos del riesgo obtenidos de los trabajos de Consultoría en los procesos de identificación, análisis y evaluación de las exposiciones de riesgo significativas en la organización.

Los riesgos pueden provenir de:

• deficiencias en actividades generales del sistema de información automatizado;
• desarrollo y mantenimiento de programas;
• soporte tecnológico de los software de sistemas;
• operaciones;
• seguridad física; y
• control sobre el acceso a programas.

Los riesgos pueden incrementar el potencial de errores o irregularidades en aplicaciones puntuales, en bases de datos, en archivos maestros o en actividades de procesamiento específicos.

La naturaleza de los riesgos y las características del Control Interno integrado al sistema de información automatizado incluye lo siguiente:

• Falta de rastro de las transacciones.

• Algunos sistemas de información automatizada son diseñados de modo que un rastreo completo de una transacción que podría ser útil para fines de la Auditoría Interna, existe sólo por un corto período de tiempo o únicamente en forma legible por computadora.
• Un sistema complejo de aplicaciones incluye un gran número de procedimientos que pueden no dejar un rastro completo, por consiguiente, los errores en la lógica de un programa de aplicaciones pueden ser difíciles de detectar oportunamente por procedimientos manuales.

• Falta de segregación de funciones.

La función de Auditoría Interna está estructurada alrededor de los Servicios Mancomunados de Auditoría, que engloban los equipos de auditoría de las Unidades de Negocio y Servicios Corporativos, que actúan de forma coordinada, en dependencia del Comité de Auditoría.

1. Prevenir los riesgos de auditoría de las Gerencias, Proyectos y Actividades del conjunto, tales como fraudes, quebrantos patrimoniales, ineficiencias operativas y, en general, riesgos que puedan afectar a la buena marcha de los negocios.
2. Controlar la aplicación y promocionar el desarrollo de normas y procedimientos adecuados y eficientes de gestión, de acuerdo con los Sistemas Comunes de Gestión Corporativos.
3. Crear valor, promoviendo la construcción de sinergias y el seguimiento de prácticas óptimas de gestión.
4. Coordinar los criterios y enfoques de los trabajos con los auditores externos, buscando la mayor eficiencia y rentabilidad de ambas funciones.

• Evaluar el Riesgo de Auditoría, de acuerdo con un procedimiento objetivo.
• Definir tipos de trabajo estándar de Auditoría y Control Interno a fin de desarrollar los correspondientes Planes de Trabajo con los alcances convenientes a cada situación. Esta tipología está enlazada con la Evaluación de Riesgos de Auditoría, determina los Planes de Trabajo a utilizar e implica un tipo de Recomendaciones e Informes apropiados, y por tanto deberá utilizarse de manera explícita en dichos documentos.
• Orientar y coordinar el proceso de planificación de los trabajos de auditoría y control interno de las Gerencias y Unidades de Negocio, definir un procedimiento de notificación de dichos trabajos y comunicación con las partes afectadas y establecer un sistema de codificación de los trabajos para su adecuado control y seguimiento.
• Definir el proceso de comunicación de los resultados de cada trabajo de auditoría, las personas a las que afecta y el formato de los documentos en que se materializa.
• Revisar la aplicación de los planes, la adecuada realización y supervisión de los trabajos, la puntual distribución de los resultados y el seguimiento de las recomendaciones y su correspondiente implantación.

El auditor deberá desarrollar y documentar un programa de trabajo que exponga la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría planeados que se requieren para implementar el plan de auditoría global. El programa de trabajo sirve como un conjunto de instrucciones a los auxiliares involucrados en la auditoría y como un medio para el control y registro de la ejecución apropiada del trabajo.

El riesgo ante el trabajo ordenado, es el riesgo de que el auditor exprese una conclusión inapropiada. El auditor planea y realiza el trabajo entonces de manera tal que reduzca a un nivel aceptable el riesgo de expresar una conclusión inapropiada. En general, esos riesgos se pueden representar por los componentes, explicados anteriormente y asociados a la auditoría;

1. Riesgo inherente - los riesgos asociados con la naturaleza de la temática;
2. Riesgo de control - el riesgo de que los controles sobre la temática no existan u operen inefectivamente; y,
3. Riesgo de detección - el riesgo de que los procedimientos del auditor no detecten los aspectos importantes que pueden afectar la temática.

1. Obtención y Evaluación de Evidencia.

• La evaluación del auditor de la naturaleza y nivel del riesgo inherente tanto en el ámbito de los estados financieros como a nivel del saldo de la cuenta o clase de transacciones u operaciones.
• Naturaleza de los sistemas de contabilidad y de control interno y la evaluación del riesgo de control.
• Importancia relativa de la partida o transacción que se examina.
• Experiencia obtenida en auditorías previas.
• Resultados de procedimientos de auditoría, incluyendo fraude o error que puedan haberse encontrado.
• Fuente y confiabilidad de información disponible.

Fuente de la que es obtenida: La confiabilidad de la evidencia en la auditoría es influenciada por su fuente: interna o externa, y por su naturaleza: visual, documental o verbal. Si bien, la confiabilidad de la evidencia en la auditoría depende de la circunstancia individual, las siguientes generalizaciones ayudarán para evaluar la confiabilidad de la evidencia en la auditoría:

• La evidencia en la auditoría de fuentes externas por ejemplo, confirmación o manifestación recibida de una tercera persona es más confiable que la generada internamente.
• La evidencia en la auditoría generada internamente es más confiable cuando los sistemas de contabilidad y de control interno relacionados son efectivos.
• La evidencia en la auditoría obtenida directamente por el auditor es más confiable que la obtenida de la entidad.
• La evidencia en la auditoría en forma de documentos y manifestaciones escritas es más confiable que las manifestaciones verbales.

La evidencia en la auditoría es más persuasiva cuando las partidas de evidencia de diferentes fuentes o de una diferente naturaleza son consistentes. En estas circunstancias, el auditor puede obtener un grado acumulativo de confianza más alto del que se obtendría de partidas de evidencia en la auditoría cuando se consideran individualmente. Por el contrario, cuando la evidencia en la auditoría obtenida de una fuente es inconsistente con la obtenida de otra, el auditor debe determinar los procedimientos adicionales necesarios para resolver la inconsistencia.

1. Documentación.

• Auxilian en la planeación y ejecución del trabajo;
• Auxilian en la supervisión y revisión del trabajo; y
• Registran la evidencia en la auditoría resultante del trabajo realizado, para soportar el informe.

• La temática del trabajo.
• La forma del informe del auditor.
• La naturaleza y complejidad del negocio.
• La naturaleza y condición de los sistemas de contabilidad y control interno de la entidad.
• Las necesidades en las circunstancias particulares, de dirección, supervisión, y revisión del trabajo realizado por los auxiliares.
• Metodología y tecnología de auditoría específicas usadas en el curso del trabajo.

El riesgo es una condición del mundo real en el cual hay una exposición a la adversidad, conformada por una combinación de circunstancias del entorno, donde hay posibilidad de perdidas.

Por tal razón todas las empresas productoras de bienes o servicios se deben ocupar de estudios que garanticen la identificación de Riesgos como elemento fundamental para garantizar la calidad del servicio o del producto final.

• EVITAR RIESGOS: Un riesgo es evitado cuando en la organización no se acepta. Esta técnica puede ser más negativa que positiva. Si el evitar riesgos fuera usado excesivamente el negocio sería privado de muchas oportunidades de ganancia (por ejemplo: arriesgarse a hacer una inversión) y probablemente no alcanzaría sus objetivos.
• REDUCCIÓN DE RIESGOS: Los riegos pueden ser reducidos, por ejemplo con: programas de seguridad, guardias de seguridad, alarmas y estimación de futuras pérdidas con la asesoría de personas expertas.
• CONSERVACIÓN DE RIESGOS: Es quizás el más común de los métodos para enfrentar los riesgos, pues muchas veces una acción positiva no es transferirlo o reducir su acción. Cada organización debe decidir cuales riegos se retienen, o se transfieren basándose en su margen de contingencia, una pérdida puede ser un desastre financiero para una organización siendo fácilmente sostenido por otra organización.
• COMPARTIR RIESGOS: Cuando los riesgos son compartidos, la posibilidad de pérdida es transferida del individuo al grupo.

La administración de riesgos es una aproximación científica del comportamiento de los riesgos, anticipando posibles pérdidas accidentales con el diseño e implementación de procedimientos que minimicen la ocurrencia de pérdidas o el impacto financiero de las pérdidas que puedan ocurrir.

Control de Riesgos: Técnica diseñada para minimizar los posibles costos causados por los riesgos a que esté expuesta la organización, esta técnica abarca el rechazo de cualquier exposición a pérdida de una actividad particular y la reducción del potencial de las posibles perdidas.

Como podemos apreciar, las bibliografías consultadas recogen diferentes criterios de Riesgo, pero ninguno de ellos estudia y mucho menos profundiza en el tema de los Riesgos que se asumen en cada subproceso de la Auditoría, aspecto de vital importancia para garantizar la calidad de la misma.

En estudios de casos analizados, observamos que cuando no se conocen las tareas y actividades especificas del proceso de la Auditoría, los resultados finales no se corresponden por los esperados por quienes ordenan la Auditoría, teniendo como causa, la falta de previsión de las tareas a realizar en cada uno de los subprocesos, y las medidas por supuesto para evitar la comisión de errores y fallas que pongan en riesgo el cumplimiento sistémico y escalonado de cada subproceso, simulando el ejercicio de una producción en serie.

En estudios realizados, hemos podido observar que riesgos desde cualquier subproceso de Auditoría, sin lugar a dudas deterioran la calidad del servicio de ésta.

No es usual que Unidades dedicadas al servicio de auditoría y mucho menos, las destinadas a servicios de Auditoría Interna, trabajan en aras de diagnosticar y evaluar los posibles riesgos en la ejecución de los diferentes subprocesos que intervienen en un servicio de Auditoría.

No es posible diagnosticar riesgos desde una mesa, pues esto no puede ser esquemático y mucho menos ser una fórmula para sustituir. En cada organización deberá efectuarse un estudio y trazar la estrategia de la cadena de valores de ésta y el tipo de servicio que se debe realizar.

Para ello sería preciso conocer como está funcionando la cadena de valores en esa organización, pues es fundamental mantener la consecución de las tareas y cumplir y hacer cumplir el mantenimiento del flujo logístico de los subprocesos, ya que uno depende del otro.

Luego, tendríamos que la Cadena de Valores en todos los subprocesos de Auditoría, debe representarse de la siguiente forma.

A continuación detallamos el resultado del estudio efectuado a las Supervisiones efectuadas en un período de 2 años a diferentes profesionales en el ejercicio de determinadas auditorías.

Puede observarse, que el diagnóstico fue necesario realizarlo, partiendo del flujo logístico de la Cadena de Valores a partir de cada subproceso de Auditoría en una organización de Auditoría Interna, donde señalamos las tareas más importantes a realizar en cada uno de éstos, en este servicio, que como proceso fundamental realiza esta organización, y hacemos mención a riesgos en el cumplimiento, de diferentes tareas, y posibles en cualquier organización que brinde los servicios de auditoría.

Al concebir los posibles Riesgos en la ejecución de los diferentes subprocesos de la Auditoría de una organización interna o externa, debe efectuarse la evaluación de los mismos, con el fin de conocer el Impacto, y el tratamiento que este requiere, así como la Probabilidad de Ocurrencia.

Ello nos daría la posibilidad de conocer anticipadamente la valoración y concebir planes que coadyuven a la reducción de pérdidas, que en técnicas de auditoría, serían la extensión de pruebas innecesarias, y gasto de tiempo invertido adicional, lo que implicaría el requerimiento de tratamientos diferenciados, y por supuesto pérdidas financieras. Si se toman las medidas necesarias para disminuir la ocurrencia, entonces estaríamos hablando de reducción de pérdidas en la Auditoría. En este capitulo abordamos anteriormente la necesidad de evaluar los riesgos de control contable, lo que ayudará al auditor efectuar una adecuada planeación.

Sería entonces preciso el diseño o implementación de un procedimiento interno que minimice el impacto financiero que pueda ocurrir, el cual pudiera tratarse de excesos de gastos de: dietas de alimentación, hospedaje, salarios, transportación, materiales de oficina, comunicación, y otros.

Es necesario entonces, luego de conocer los posibles riesgos, tener en cuenta:

a) Probabilidad de ocurrencia del Riesgo

b) Impacto ante la ocurrencia del Riesgo.

Para ello:

• las probabilidades de ocurrencia deberán determinarse en:

1. Poco Frecuente (PF)
2. Moderado (M)
3. Frecuente (F)

• El Impacto ante la ocurrencia sería considerado de:

1. Leve (L)
2. Moderado (M)
3. Grande (G)

La evaluación del Riesgo sería de:

Si quisiéramos evaluar el Impacto de los Riesgos en un subproceso, sólo tendríamos que analizar el Diagnóstico efectuado.

A manera de ejemplo, analizaremos el subproceso de Exploración previa diagnosticado en el estudio de caso efectuado, para llegar a él.

Veamos:

Al evaluarlos tendríamos:

Una técnica conocida y muy usada, como herramienta de trabajo, es la representación gráfica, y siguiendo el ejemplo anterior, observemos:

Como puede observarse, el gráfico anterior nos ilustra los cuadrantes donde según su Impacto y Probabilidad de Ocurrencia se sitúan estos Riesgos, y su color nos identifica la Evaluación del mismo, lo que no significa que en el Plan de Medidas no se tengan en cuenta todos los Riesgos, pues deberá mantenerse el seguimiento de todos los identificados y el Plan de acción de cada uno.

El Plan de Acción estaría en correspondencia con el tipo de riesgo, con la organización donde se realiza el servicio, con el tipo de auditoría, con el subproceso que se realice y por supuesto con el auditor o auxiliar que la ejecute. Vital importancia reviste el dominio de la actividad, el monitoreo en la ejecución sucesiva sobre el manejo de futuras acciones y la supervisión sistemática en diferentes momentos de realización de las auditorías en correspondencia sobre la incidencia de los riesgos pasados o reiterados en los subprocesos que mayores impactos se han observados.

Por el impacto que hoy produce la ocurrencia de los riesgos observados en la investigación, debe elaborarse un Plan de Acción en el que se proponga, fundamentalmente

• El diseño de un Sistema Organizativo de ejecución para cada uno de los subprocesos de la auditoría.
• Capacitar a los profesionales de la auditoría en la formación teórico-práctica que garantice la calidad en el ejercicio de sus funciones.
• Evaluar los resultados de las supervisiones
• Mantener la vigilancia de la posible comisión de riesgos en el desarrollo sistemático del ejercicio de las auditorías.
• Monitorear el cumplimiento de la Cadena de Valores por cada profesional.
• Etc.

Concluyendo, resulta de vital importancia establecer un sistema de control en esa Cadena de Valores, donde todos los subprocesos en Auditoría son necesarios para lograr un servicio eficaz, y eficiente, con los requerimientos de calidad esperada. Una administración eficiente de los Riesgos, sería entonces una aproximación científica de su comportamiento, anticipando posibles pérdidas accidentales con el diseño e implementación de procedimientos que minimicen la ocurrencia de pérdidas o el impacto financiero de las pérdidas que puedan ocurrir.

• Departamento de Auditoría
• Supervisor
• Jefe de Grupo
• Auditor

• Consiste en una Guía, con determinado aspectos a evaluar, por cada subproceso, el cual debe concluir con una evaluación, la cual se deberá clasificar según la probabilidad de ocurrencia y el Impacto ante la misma.
• Deberá además de resumirse, representarse en un gráfico, con el fin de elaborar el consecuente Plan de Acción para reducir la probabilidad de ocurrencia.

Frecuentemente debe evaluarse el comportamiento de cada subproceso y por cada área de trabajo.

Aportado por:  

Profesora Auxiliar Adjunta de la Universidad de Las Villas, aspirante a titular, más de 30 años vinculados a la actividad empresarial. Supervisora de la Corporación Copextel SA. Cuba. Basta experiencia en temas de Contabilidad, Finanzas y Auditoría. Ha impartido diversos cursos de postgrados en Materia de Auditoría, Contabilidad, Finanzas y otros temas relacionados con la actividad. Actualmente trabaja en un proyecto de tesis doctoral vinculado a Manuales de Procedimientos de Auditoría en dicha Corporación. Miembro de la Sociedad Cubana de Auditoría. Aspirante al Título de Doctor.

Graduada de Licenciatura en Contabilidad y Finanzas en el año 2001. Actualmente labora como Profesora de Auditoría en la Facultad de Contabilidad y Finanzas del Centro Universitario "José Martí Pérez" de Sancti Spíritus, Cuba. Ha cursado diversos estudios de postgrados en Materia de Auditoría, Contabilidad y Finanzas y temas relacionados. Aspirante al Título de Doctor.