Cuestionarios de comprención y
aplicación
TEMA 1. Naturaleza y
puntos de vista estratégicos
El administrador
de personal
desarrolla una labor que involucra múltiples
actividades interdependientes. Esto es, que actúa en
torno a un
sistema
integrador que busca alcanzar objetivos
sociales, corporativos, funcionales y personales, mediante la
interacción con un entorno cambiante y el desarrollo
de unas funciones
básicas que comprenden la preparación y
selección, desarrollo
y evaluación, compensación y
protección, y la relación con el personal y
evaluación. Todo esto, ligado a unos
factores que constituyen la base del diseño de las estrategias de la Empresa
hacia un mercado
cada vez mas competido (factores históricos, externos,
organizativos, profesionales, internacionales). El
administrador de personal, propende por lograr el
mejoramiento de las organizaciones haciéndolas más
eficientes y eficaces, interactuando con factores internos y
externos que hacen de su actividad una labor completa que
compromete todas las áreas de la Empresa. Para
ello, el administrador de personal, debe determinar las
áreas claves en cada nivel gerencial y trabajar con
cada una de ellas dentro de un marco de responsabilidad claramente
definidas.- ¿Qué significa la declaración de
que "el trabajo
del administrador
de personal no se
desarrolla en el vacío"?. - ¿Cuáles son los factores que componen
el ambiente
externo en la administración de recursos humanos?.
Describir cada uno de estos factores.
La administración de recursos
humanos debe enfrentar desafíos de carácter
externo que afectan su actividad y el todo de la
organización. Estos factores son variables y
se tiene escasa influencia sobre ellos, pero representan los
aspectos fundamentales sobre los cuales el administrador de
personal debe basar su estrategia.
Estos factores son:
a. Diversidad de la fuerza de
trabajo
Antes el mercado
laboral estaba
integrado en su mayoría por hombres. Actualmente,
la mujer ha
ganado gran participación en dicho mercado, lo cual ha
generado cambios fundamentales en las políticas de personal y en el análisis y diseños de cargos. De
igual forma, otros grupos
minoristas han cambiado los esquemas, debido a políticas gubernamentales que han abierto
espacios para lo que en otra época constituían
barreras para el ingreso al mercado laboral: los
minusválidos o discapacitados, multiplicidad
étnica, inmigrantes, etc. Todo esto ligado a los niveles
de educación como factor
decisivo.
– Reducción progresiva del índice de
natalidad.– Mejora de la medicina
preventiva y atención médica.– Estilos de vida. Progreso en la expectativa de
vida.– Incremento en el nivel
académico.– Movimientos migratorios.
- Tendencias demográficas
Los cambios generados en los países ante
la
globalización de la economía, han generado dificultades
económicas que han proporcionado el cambio de
rumbo en los sistemas
económicos de las naciones, y por ende de las empresas. En
términos generales, las tendencias económicas
que afectan la gestión de recursos
humanos son:– La riqueza nacional.
– La inflación.
– El ingreso al panorama económico mundial de
nuevas naciones industrializadas.– La globalización de la economía.
– Los niveles de desempleo
(deficiencia de la demanda,
desempleo
estructural, programas
gubernamentales para reducción de desempleo,
etc.)– Programas de
desarrollo y generación de empresa.– Tratados
de cooperación comercial entre naciones.– La competitividad, productividad
y la calidad como
factores económicos estratégicos en la
conquista de clientes. - Tendencias económicas
– Estilos de vida de la nuevas
generaciones.– La evolución y cambio de
los patrones culturales en las naciones ante la
globalización de la economía y la
influencia del internet.– Patrones en la vida familiar y de
trabajo. - Aspectos culturales
Dificultades urbanas típicas (déficit
fiscal,
desempleo, deterioro relacionado con la vivienda, condiciones
subnormales de vida para los pobres, violencia
y crimen). - Cambios en ciudades y providencias
– Actualización de las plantas
industriales.– La difusión de los computadores.
– El desarrollo de inteligencias
ratifícales.Los sistemas
actualizados han aumentado mucho la productividad
y han disminuido los costos en
las fábricas, bancos,
operaciones
de aerolíneas, macro mercados,
compañías de inversión, etc. Sin embargo, el
beneficio de los computadores en una organización solo pueden realizarse
cuando existe una sociedad
afectiva entre las máquinas y las personas. - Tecnología de rápido
avance - Tendencias en el sector oficial
La evolución en la legislación
laboral a nivel mundial ha traído consigo cambios en
las leyes de
seguridad
social, seguridad
industrial, derechos civiles; todo
ello incorporado en la carta
constitucional, de tal forma que las decisiones del sector
oficial son cada vez más importantes para las relaciones
que deben existir entre empresarios y trabajadores.
Durante el próximo decenio se vislumbran
cambios importantes en la composición de la fuerza
laboral en el país debido al ingreso competitivo de
las mujeres en los mercados,
como quiera que han venido ganando un espacio importante en
las empresas.
Durante los últimos 25 años, la
participación de la mujer en
la fuerza de trabajo ha llegado hasta el punto que el 50% de
ellas se encuentra vinculada a una empresa o
por lo menos participa activamente en el mercado. Las
oportunidades han mejorado especialmente para las mujeres
más jóvenes y con mejores niveles de educación. La participación
laboral y las remuneraciones ya no difieren
significativamente de aquellas de los hombres. Además,
la participación de las mujeres colombianas en los
puestos ejecutivos y de gerencia
es dos veces más importante que en el resto del mundo.
De otra parte, dados los cambios en nuestros sistemas
educativos, se prevén cambios en las edades de las
personas que ingresan al mercado laboral, ya que lo hacen
desde muy jóvenes, lo cual ha sido influyente en un
relevo generacional temprano acorde con los cambios
conceptuales de innovación y creatividad que se requiere para abordar los
retos de las nuevas sociedades.Es importante tener en cuenta las campañas
actuales del estado que
busca abrir espacios laborales a los discapacitados que antes
encontraban grandes barreras para participar en la competencia laboral. Así mismo, nuestro
elevado índice de desempleo y los problemas
coyunturales del país, generarán cambios en lo
referente a la masificación del mercado de temporales
y de los sistemas de outsoursing que son alternativas para
mejorar los esquemas estratégicos de las
empresas.- ¿Cómo se opera que cambie la
composición de la fuerza de
trabajo en el país durante el próximo
decenio?Los administradores de personal deben investigar en
forma permanente el entorno en que trabajan, y a su vez
evaluar la forma en que éste afecta a la
organización. En el entorno hay fuerzas que
ejercen presiones en la actividad de administrar personal: la
fuerza laboral, la tecnología, las consideraciones
legales, el ambiente político y social, los sindicatos, los accionistas, la competencia, los clientes y
la economía del país y del mundo en general.
Estas consideraciones, se enmarcan dentro de los factores que
describen el punto No. 2 del cuestionario. - ¿Cuáles son las consideraciones del
ambiente
externo que ejercen presión sobre el administrador de
personal?Cuando la política empresarial apunta hacia el
mejoramiento de las organizaciones con el ánimo de hacerlas
más eficiente, tenemos que el administrador de
personal se constituye en el principal actor, como quiera que
en su gestión está la de contribuir
para que la empresa
mejore mediante el uso más eficiente de los recursos
humanos. Esto es, que el administrador de personal
deberá aportar a los cambios organizacionales con la
identificación de procedimientos mejores y más eficaces
para el logro de los objetivos,
y a su vez a contribuir para que con la menor cantidad de
recursos
se puedan obtener los mismos o mejores resultados. La
política organizacional actúa sobre
desafíos tales como: cambios tecnológicos, el
desempleo, competitividad global, los niveles de
industrialización, responsabilidad social, contaminación ambiental, niveles de
inflación, producción agrícola, la fuerza
laboral, niveles de educación y capacitación, cambios
demográficos, legislación laboral, comercial y
económica, etc. Cualquier cambio que se genere en la
organización en políticas
inherentes a lo anterior afecta al administrador de personal
en tanto que tiene que responder oportunamente a los retos
con el mejoramiento del desempeño y de las aportaciones del
personal, en el marco de una actividad ética
y socialmente responsable. Ejemplo:En nuestra empresa que pretende tomar decisiones
sobre adquisiciones, cierre de negocios y
descontinuación de líneas de productos,
el administrador de personal contribuye haciendo aportes
sobre la capacidad de la empresa para llevar a cabo los
planes estratégicos, si se trata de una
adquisición o una nueva empresa que se está
impulsando internamente, la clase de personal que se
necesitará; se requerirán políticas
diferentes de las que se tienen establecidas, y donde
habrán de obtenerse los recursos humanos que se
necesitan, etc. - ¿Cómo pueden afectar los cambios en la
política organizacional, el trabajo
del administrador de personal?La cultura
corporativa consiste en las creencias y la filosofía
de la organización acerca de cómo se deben
llevar a cabo sus asuntos; es decir, se trata de las razones
por los cuales hace las cosas de la manera como las hace. Se
manifiesta en los
valores y principios
que acogen los altos directivos, en los principios
éticos que éstos exigen, en las
políticas que establecen, en el estilo de hacer las
cosas, en las tradiciones que conserva la
organización, en las actitudes
y sentimientos de las personas y en las historias que
cuentan, en las presiones que ejercen los compañeros,
en la política de la organización y en la
"química" que rodea el ambiente laboral.
Todo lo anterior, necesariamente tiene efecto primordial en
la administración de personal, ya que
involucra al recurso humano, como quiera que una
cultura se plantea y debe inyectar energía a todas
las personas de la compañía, para que hagan su
trabajo de manera que apoyen la estrategia
de la organización.Una cultura corporativa que realmente esté
orientada a los resultados no debe apuntar solo a que los
empleados estén "contentos" o "satisfechos" o "que se
lleven bien". Una organización con espíritu de
resultados, debe contar con una administración de
personal que haga énfasis en el logro y la excelencia,
y que persiga políticas y prácticas que
inspiren a la gente a dar su mejor esfuerzo. Es así
como la
administración de personal debe enfocar ese
espíritu de resultados en cualquier ocasión
concebible y de cualquier manera imaginable, procurando que
en la empresa se trate a sus empleados con dignidad y
respeto,
que los capacite, que los aliente a usar su iniciativa y
creatividad propias al efectuar su trabajo;
utilizando toda la gama de recompensas y castigos para
reforzar las normas de
elevados resultados, dando responsabilidad a los directivos de todos los
niveles para desarrollar a la gente que depende de ellos y
otorgando a los empleados la suficiente autonomía para
sobresalir, mejorar y contribuir. - Definir cultura
corporativa. ¿Qué efecto puede tener sobre la
administración de personal?Los gerentes generales y los gerentes de
línea tienen personal a su cargo. Ellos, como cabeza
principal de la empresa o departamentos de ella, toman
decisiones respecto a la producción y al desempeño,
deciden las asignaciones de los puestos, las promociones a
conceder o definen cuando es necesario separar a una persona de la
organización. Esto significa, que todos los gerentes
están involucrados en la administración de
personal. En su gestión, los gerentes tienen como una
de sus tareas centrales la coordinación efectiva y el desarrollo
de los recursos humanos y no humanos que se disponga para
alcanzar los objetivos de la organización. Los
recursos humanos de que disponen los gerentes en una
organización son solo una parte de los recursos que
deben ser coordinados. Pero es mediante los esfuerzos
combinados de las personas que se utilizan los
recursos monetarios y materiales
para los objetivos de la organización. Sin los
esfuerzos humanos las organizaciones no podrían
alcanzar sus objetivos. Dicho de otra forma, los gerentes
tienen a la administración de personal como una
responsabilidad básica de su actuar. Por tanto, la
administración de personal penetra todos los niveles
administrativos, principiando con el ejecutivo principal. Los
ejecutivos pueden ser eficaces solo hasta el grado en que
logren resultados con la ayuda de los vicepresidentes,
gerentes generales, directores, jefes de división,
supervisores, etc.En conclusión, la administración de
personal suministra a los gerentes una función consultiva con tres aspectos
básicos: de asesoría o consejo, de servicio y
de control. - Justificar la declaración: "Todos los gerentes
están involucrados en la administración de
personal".La administración de personal es
eminentemente una actividad de servicio,
encaminada a ayudar a los empleados, los directivos y la
organización a lograr sus metas. Esto significa que
las funciones de administración de personal que se
deben desarrollar, independientemente del tamaño de la
empresa, tienen que ver con lograr el mejoramiento de la
organización haciéndola más eficiente y
más eficaz, lo cual se traduce en el cumplimiento de
las actividades de planeación, desarrollo,
evaluación, compensación y control.
Lo que sucede es que en la medida que aumenta el
tamaño de la empresa, estas actividades tienden a
especializarse y a asignarse a diversos funcionarios, de tal
forma que puedan abarcar la totalidad de las áreas de
la empresa. - ¿Cuáles son las funciones de
administración de personal que se deben desarrollar,
independientemente del tamaño de la empresa?.Los ejecutivos son administradores de alto nivel que
informan directamente al ejecutivo principal de la empresa o
al director de una división importante. Se considera
como ejecutivo de personal a quien detenta el cargo de
"Gerente de
Personal", "Director de Personal", "Vicepresidente de
Personal". En estos casos como gerente de
personal o director de personal, dependerá
directamente del "Gerente General", presidente, o de
una vicepresidencia administrativa o de recursos humanos. Si
es a nivel de vicepresidencia, depende directamente del
presidente. Pero también puede darse el caso, que el
ejecutivo de personal, sea quien ocupe un cargo de nivel
medio dependiendo directamente de un gerente o director
administrativo, quien a su vez es quien responde ante el
gerente o director general de la empresa.Un generalista, es un ejecutivo que desempeña
tareas en muchas áreas relacionadas con los recursos
humanos. Tal es el caso de los Gerentes
Administrativos.Un especialista puede ser un gerente o director de
una de las ocho áreas funcionales de la administración de recursos humanos
(gerente de contrataciones, gerente de compensaciones,
gerente de capacitación, gerente de seguridad
industrial, gerente de relaciones industriales, etc.) Tal es
el caso de las grandes corporaciones, en donde la actividad
personal está en cabeza de un gerente de personal o de
recursos humanos (ó vicepresidente) que tiene a su
cargo diversos especialistas que le contribuyen al desarrollo
de todas las funciones de su área. - Ejecutivos, Los Generalistas y Especialistas de
Personal.Inicialmente un departamento de personal puede ser
pequeño y es dirigido por un "generalista" o un
ejecutivo de nivel medio. En esta instancia, sus funciones
están más dirigidas a mantener en forma
organizada el registro y
control del personal de la empresa, verificando que se cumpla
con todos los requisitos de ley y que
realicen en forma clara y oportuna todas las actividades de
carácter contable inherentes a la nómina y los trámites de aportes
y liquidaciones. Al crecer la empresa, el departamento de
personal se hace más complejo y adquiere mayor
notoriedad e importancia. Se cuenta ahora con un ejecutivo
de alto nivel que mantiene una estrecha comunicación con el ejecutivo
principal, y que desarrolla su actividad a través de
algunas funciones especializadas que pueden ser ejecutadas
por divisiones específicas del área de personal
(selección, compensación, capacitación y
desarrollo, seguridad
industrial). Si es necesario, dado el crecimiento de las
organizaciones, las divisiones a nivel de gerencia
especializada pueden subdividirse en áreas de nivel
III (administrativo), quienes a su vez pueden contar con
auxiliares de nivel IV (empleados no calificados) para
poder
abarcar la complejidad de la organización. Se
comprende entonces, que ésta división de
labores lleva a los integrantes del departamento de personal
de grandes dimensiones a convertirse en expertos en sus
respectivas funciones. - ¿Cómo cambia la implementación de
las funciones de personal a medida que crece una
empresa?.Una profesión es el oficio o papel que
desempeña un individuo poseedor de un compendio de
conocimientos y habilidades, enmarcados en un cuerpo
común que permite distinguir su actuación de
otros individuos. Quienes se forman en ese cuerpo
común de conocimientos y habilidades, son
profesionales en su campo específico, y son
reconocidos como tales por quien les certifica su capacidad
para desarrollarla.Siendo esto así, la administración de
personal, debe considerarse como una profesión, ya que
a partir de unos conocimientos básicos una persona puede
direccionar su actuación hacia una línea
especial del campo administrativo que ha generado su propia
filosofía y procedimientos esenciales que le distinguen
como una especialidad, con requisitos de conocimientos y
habilidades propias. El especialista en personal ha generado
un territorio propio donde ejerce su capacidad para la
toma de
decisiones en forma directa, determinando las
áreas claves de cada nivel gerencial para trabajar con
cada una de ellas en un marco de responsabilidades claramente
definidas. - ¿Qué es una
profesión?. - Definir qué es ética.
Importancia de la ética en la administración de
personal.
Desde el punto de vista meramente filosófico,
la ética es la ciencia
que estudia las actuaciones humanas en cuanto se relacionan con
los fines que determinan su rectitud. En general toda
ética pretende determinar una conducta
ideal del hombre.
Desde la perspectiva de la ética especial o de ontología que trata de los deberes que se
imponen al hombre
según los distintos aspectos o campos en que se
desarrolla su vida, es donde podemos ubicar su importancia en
el desarrollo del ejercicio profesional de la
administración de personal.
Así las cosas, las normas
éticas y morales sobrepasan las prohibiciones de la
ley y el lenguaje
de "no debes", e incluyen las cuestiones del deber y el
lenguaje de
"se debe y no se debe hacer". La ética se refiere al
deber humano y a los principios en los que se apoyan estas
obligaciones.
Todas las empresas tienen una obligación
ética, y de hecho la administración de personal,
hacia cada uno de los cinco grupos que las
constituyen: propietarios, accionistas, empleados, clientes,
proveedores
y la comunidad en
general. Pero, no solo en términos de normas y deberes
como reglas, sino en términos de valores: la
libertad, la
igualdad, la
solidaridad, el
respeto
activo y el dialogo. La
administración de personal, en consonancia con las
directrices del ejecutivo principal y de los propietarios, debe
propender por la generación de tres elementos
éticos fundamentales que permitan el desarrollo de
los valores:
la ética de la responsabilidad, la ética hacia el
interés de todos, y la ética de la
organización. Es decir, la administración de
personal, debe propender hacia la consolidación de una
empresa ética basada en éstos elementos: una
cultura corporativa sólida (valores
construidos colectivamente), el talento humano como capital
principal de la empresa, la calidad como
aspiración fundamental, la combinación de la
búsqueda de bienes
tangibles (materiales)
e intangibles (armonía, cooperación, ausencia de
conflictos,
cordialidad) preocupación por los clientes,
trabajadores, proveedores
y los competidores, en el marco de sus actuaciones, y no solo
por sus accionistas, asumir la responsabilidad
social por las acciones de
la empresa, ejercer una dirección basada en los valores, y
predominio de un contrato
moral de la
empresa con sus integrantes, más allá del
contrato
legal.
TEMA 2. ENFOQUE ESTRATÉGICO DEL ANÁLISIS DE PUESTOS
- Definir el análisis de
puestos. Es el proceso
para determinar y ponderar los elementos y las tareas que
integran un puesto dado. Evalúa la complejidad del
cargo, parte por parte y permite conocer con algún
grado de certeza las características que una persona debe
cumplir para desarrollarlo normalmente. Responde a una
necesidad de las empresas para organizar eficazmente los
trabajos de éstas, conociendo con precisión lo
que cada trabajador hace y las aptitudes que requiere para
hacerlo bien. Es importante resaltar que esta función
tienen como meta el análisis de cada puesto de trabajo
y no de las personas que lo desempeñan.Para los directivos de la empresa constituye la
posibilidad de saber en detalle las obligaciones y características de cada puesto; para
los supervisores, les permite distinguir con precisión
y orden los elementos que integran cada puesto para
explicarlo y exigir más apropiadamente las
obligaciones que supone; para los trabajadores, les permite
realizar mejor y con mayor facilidad sus labores, si conocen
con detalle cada una de las operaciones
que las forman y los requisitos necesarios para hacerlas
bien; y para el departamento de personal es básico
el
conocimiento preciso de las numerosas actividades que
debe coordinar, si quiere cumplir con su función
estimulante de la eficiencia y
la cooperación de los trabajadores.A todas las empresas les es conveniente contar con
ésta herramienta, por ser la clave para poder
organizar un área de recursos humanos, con el fin de
conocer los puestos según sean las funciones
generales, analíticas y prioritarias de cada unidad de
trabajo, así como los perfiles de los ocupantes, sus
requisitos de formación y experiencia mínima
para seleccionar el personal con bases objetivas de medición que permitan orientar la
capacitación junto con la evaluación de desempeño y la
actualización permanente que requiera la nueva
tecnología. Además, dentro de
las funciones de la administración de personal, esta
herramienta básica es útil para establecer un
sistema de
sueldos, salarios,
remuneraciones y prestaciones, equitativo en la empresa y en el
mercado de trabajo.- Analice lo que significa la declaración "El
análisis
de puestos es la herramienta básica para la
administración de personal". - Métodos tradicionales utilizados en el
análisis de puestos
a. Método
de cuestionario
Consiste en elaborar un cuestionario
escrito que incluya las preguntas, previamente
diseñadas. Este cuestionario se entrega al titular del
puesto para que lo diligencie en el momento que pueda hacerlo.
Incluso, puede hacer el diligenciamiento fuera de la
empresa.
Tiene como ventaja que las preguntas son las mismas
para todos los titulares de los puestos que se analizan, y
además, el hecho de ser diligenciado por escrito
facilita el manejo sistemático de la información, pues ella ya está
previamente organizada.
Tiene por desventaja que depende mucho de la
disponibilidad de tiempo que las
personas tengan para contestarlo; se corre el riesgo de
demoras en la información que genera atrasos en el
proceso, y
lo hacen más costoso. Por ser preguntas estándar
atendiendo a la comprensión de las personas, seguramente
cada uno dará respuestas disímiles, irregulares e
incompletas.
b. Método
de entrevista
Consiste en diseñar una entrevista,
para preguntar sobre las partes contenidas en un formulario y
recoger la información del puesto en forma directa.
Allí el analista hará cada pregunta en forma
individual a cada titular, y escribirá las respuestas.
En algunos casos cambiará la estructura
de la pregunta sin variar el contenido de la misma, hasta
cuando el titular del puesto logre la comprensión y
obtener el objetivo
deseado.
Es muy importante contar con la disponibilidad de
tiempo de
los titulares de los puestos para atender la
entrevista. En cuanto a la bondad de la información,
todo depende de la preparación del analista.
c. Método de observación directa
Aunque es el más objetivo de
los métodos,
por que la información se toma directamente de la
fuente, no es el más práctico porque demora
demasiado. Además, un analista no podrá
registrar, por ejemplo, las actividades que el trabajador
efectúa una vez al mes, a menos que permanezca durante
todo el mes en su labor de observación.
El analista observa el desarrollo de las funciones y
hace los registros sin
interrumpir la labor del titular del puesto. Esto la
mayoría de las veces causa molestia al trabajador, por
lo cual debe ilustrarse al observador acerca del
propósito del estudio ante todo en el nivel
operativo.
Cuando no es posible desarrollar en su totalidad
cualquiera de los métodos anteriores, el comité
debe tomar la decisión de combinarlos para hacer
práctico el análisis de puestos.- Método mixto
- Método de informes
sucesivos (Bitácora del trabajador)
Debe entregarse al titular de cada puesto un cuaderno,
ficha o bitácora para que diariamente registre las
funciones que realice. El analista recoge los informes a
diario hasta el día que el trabajador indique que ya
todo quedó completo.
En términos generales los datos que
reúne el análisis de puestos se concentra en el
cuestionario que se diseñe. Los datos que
debe obtener son:- Identificación y
actualización - Deberes y responsabilidades
- Aptitudes humanas y condiciones de
trabajo - Niveles de desempeño
En forma más ampliada, podemos ver otros
datos, así:1. Generalidad del puesto
2. Descripción genérica de las
funciones del puesto3. Descripción analítica de las
funciones4. Requerimientos del puesto
4.1. Escolaridad formal necesaria
4.2. Conocimientos y habilidades
especiales4.3. Experiencia
4.4. Responsabilidad
4.5. Esfuerzo, medio
ambiente y riesgos5. Perfil del ocupante y descripción
sintética6. Referencias (antecedentes de los sujetos que
intervienen en la contestación, entrevista, revisión y análisis
del cuestionario, así como las fechas, lugares y
teléfonos.- Identificación y
- Lista y descripción de los tipos de
datos que se suelen reunir en el análisis de un
puesto.La descripción de puestos deben
identificar, describir y especificar los cargos con base a
ciertas normas, registrando sus deberes y responsabilidades,
elaborando un resumen del trabajo y señalando los
detalles precisos del mismo. Una descripción es un
resumen del análisis de cargos.Componentes de una descripción de
puestos:1. Identificación
1.1. Código
1.2. Nombre del cargo
1.3. Ubicación: sección, departamento,
y división a que pertenece el cargo.1.4. Jerarquía: – A quién
reporta– Quién le reporta
1.5. Personas a cargo
1.6. Relaciones con otros cargos (comunicación)
1.7. Fecha de análisis
1.8. Características especiales:
Régimen especial de pagos, horarios
especiales,1.9. Disponibilidad para viajes, si
pertenece a comités, etc.2. Resumen del puesto
(descripción)Es definir el cargo. Características del
análisis que lo distingue. Esta definición debe
ser clara, concisa y general.3. Requisitos laborales
O sea las especificaciones del puesto. En esta parte
debe mostrarse:– Grado de preparación
– Estado
civil– Características especiales del
ocupante– Idiomas
– Nacionalidad
– Domicilio
– Experiencia
4. Descripción de las funciones
específicas del puestoSe reúnen las características que
muestre Qué se hace, Cómo se hace,
Porqué se hace.5. Extensión de actividades
Consiste en identificar, estudiar y comprender el
lugar que el cargo ocupa en la secuencia u operación
de la que hace parte. Para lograrlo se debe:– Describirse el flujo grama del área
funcional a que pertenece el cargo (procedimiento.– Determinar el lugar que el cargo ocupa en el
procedimiento
del cual hace parte.– Determinar el equipo que se emplea en el cargo y
lo relativo a la aplicación del uso de ese
equipo.6. Aspectos del desempeño
laboralHace referencia a las condiciones de trabajo, tales
como:– Esfuerzo físico
– Esfuerzo mental
– Riesgos
– Condiciones ambientales
- ¿Cuáles son los componentes
básicos de la descripción de un puesto?.
Describir cada uno.En las especificaciones se consignan los requisitos
mínimos para que el puesto sea eficientemente
desempeñado, las que, si bien se refieren al
trabajador, no están vinculadas a una persona
determinada, sino que deben exigirse a cualquiera que lo
ocupe. Estos requisitos también se conocen con el
nombre de factores. Todos los que se usan caben dentro de las
categorías de habilidad, esfuerzo, responsabilidad
y condiciones de trabajo.– Conocimientos y habilidades
Información sobre conocimientos concretos;
por ejemplo, el dominio de un
idioma, el manejo de una máquina o técnica, la
coordinación muscular, la destreza manual,
memoria e
inteligencia. También puede incluir
datos de la capacitación y entrenamiento
requeridos.– Esfuerzo
El esfuerzo físico, y psicológico
(concentración, atención visual, auditiva,
etc.)– Responsabilidad
Manejo de recursos económicos, procesos,
seguridad,
tecnología, manejo de datos e información
confidencial; números de personas que se dirigen y
referencia del documento de descripción de puestos
donde se describen las funciones de los supervisados en caso
de existir ya.– Condiciones de trabajo
Comprenden factores como: Ambiente circundante
(caliente, húmedo, iluminación, ruido,
etc. Riesgos de
accidentes
y enfermedades profesionales, así como
las medidas y el equipo necesario que debe usar y observar el
ocupante.En algunos casos el factor "Esfuerzo", puede
sustituirse por otro más amplio: "Requisitos
físicos y mentales", para comprender otros factores
tales como sexo, edad
mínima, estatura, etc. - ¿Cuáles son los elementos que suelen
incluirse en una especificación del puesto?.La competencia laboral nos define la capacidad real
necesaria para desempeñar con calidad, un conjunto de
funciones inherentes a una ocupación.La norma competencia laboral es un estándar
de desempeño que expresa los resultados, los
conocimientos, las circunstancias y las evidencias que debe
presentar el trabajador para demostrar su competencia
laboral.La evaluación de competencias,
es en esencia un modelo
para seleccionar personal. En nuestro país, algunas
organizaciones lo están implementando: la
compensación para los trabajadores depende del
número de competencias que reúna, dentro de una
lista definida para cada compañía, según
el tipo de servicio que preste o la actividad productiva que
desarrolle. Estas particularidades se incorporan a los
análisis de cargos y posteriormente son involucrados
dentro de la descripción de cargos como la parte
importantísima de los requerimientos del
puesto.Existen competencias prioritarias y secundarias, los
cuales varían de acuerdo a la capacidad o estado de la
empresa en donde se aplique. Por lo general, las competencias
prioritarias son: logro y acción, orientación
al servicio, impacto e influencia, aptitudes gerenciales y
efectividad personal.Las debilidades laborales de los empleados saltan a
la vista a la hora de hacerles el examen de competencias. Un
empleado puede ser fuerte en el logro; uno de los aspectos
básicos del modelo de
selección personal por competencias, pero muy
débil en las otras dos: motivación y poder. Ese trabajador no
cumple con la mayoría de las competencias definidas
para empresas con visión de futuro: orientación
del servicio al
cliente, compromiso organizacional, flexibilidad,
trabajo en
equipo y cooperación, iniciativa, búsqueda
de información, facultad para escuchar y responder,
pensamiento analítico, innovación, desarrollo de otras
personas, pensamiento estratégico, confianza en
si mismo, liderazgo
en equipo, conciencia
organizacional, conocimientos especializados, impacto e
influencia, desarrollo de relaciones y aprendizaje
continuo.Estas cualidades hacen parte de la lista de
competencias que pueden ser adaptadas por las empresas, de
acuerdo con su misión
y visión; estas deben definir claramente las
competencias que quiere que tengan sus empleados.Para este modelo es recomendable el establecimiento
de tablas de calificación, con el fin de darle cabida
a empleados de los diferentes niveles.Al desarrollar y poner en práctica en el
país el proceso de certificación de la
idoneidad de los trabajadores colombianos con base en normas
técnicas de competencia laboral, se
contribuye a fortalecer el sistema nacional de normalización y certificación de
la calidad, porque incorpora e interrelaciona el
aseguramiento de la calidad del talento humano con el de
procesos y
productos,
ya existente. Los estándares de
desempeño, normas de competencia laboral, tienen
como punto de partida el estudio ocupacional de una
cadena o sector productivo, de su diagnóstico actual y prospectivo, de su
misión
en el desarrollo socioeconómico del país y
llegan a establecer áreas ocupacionales
prioritarias para las cuales se elaborarán, con
prioridad, las correspondientes normas de competencia
laboral. - Investigar sobre el Método de análisis
funcional de competencias. - Describir cómo se puede utilizar el
análisis efectivo del puesto para satisfacer las
disposiciones de cada ley de seguridad e
higiene ocupacional.
El análisis de puestos provee
información que permite obtener una descripción
adecuada de los puestos. Esta descripción de puestos
incluye los aspectos fundamentales de las especificaciones
del puesto y los niveles de desempeño, que a la
postre constituyen los parámetros básicos para
definir las políticas de seguridad e higiene dentro
de una organización. No de otra manera se explica que el
análisis de puestos destaque dentro de sus
objetivos:
– Ubicar a los empleados en los puestos
adecuados.
– Crear planes de capacitación y
desarrollo.
– Identificar candidatos adecuados a las
vacantes.
– Propiciar condiciones que mejoren el entorno
laboral.
– Evaluar el impacto de los cambios del entorno en el
desempeño de los empleados.
Esto se aprecia en las características o tipo
de demandas que hacen al empleado y las habilidades que debe
poseer la persona para desempeñar un puesto. En tanto
que los parámetros de medición de
desempeño permite mantener un control sobre las normas,
y verificar que se cumpla con las especificaciones hechas para
el desarrollo del puesto, para hacerlos más acordes con
la realidad y con los sujetos que lo desempeñen (esto
es, permite la medición de los índices de
desempeño).
Todo esto debe redundar en el diseño efectivo de los cargos, lo cual se
traduce en las consideraciones que deben hacer de un puesto
productivo y satisfactorio, pero con una adecuada
adaptación de cada trabajador a su cargo y con un
ambiente de trabajo con las condiciones optimas de seguridad y
mínimo impacto en la salud del
individuo.
Veamos, los factores que se estudian en un
análisis de cargos, dentro del literal referente a las
especificaciones:
– Esfuerzo físico y
psicológico
a. Físico
b. Mental
c. Visual
– Aptitudes
a. Agudeza visual
b. Agudeza auditiva
c. Agudeza olfativa
d. Capacidad táctil
e. Coordinación tacto visual
f. Vigor muscular
g. Altura
h. Salud
i. Atención
– Ambito laboral
a. Condiciones físicas en que debe
trabajar
b. Presiones psicológicas
c. Características Excepcionales
– Condiciones sanitarias y de
seguridad
a. Circunstancia de riesgo por
actividades peligrosas
b. Necesidad de usar equipos especiales de
seguridad
- Riesgos de enfermedades
profesionales
Todo lo anterior puede resumirse dentro de la
clasificación de los factores de riesgos profesionales
legalmente aceptados en nuestro país bajo los conceptos
que se derivan de sus contingencias, o sea el accidente de
trabajo y la enfermedad profesional. Para que ocurran o
aparezcan se necesita que el trabajador sea expuesto a un
factor de riesgo, por un periodo de tiempo determinado y a una
concentración dada. Los grupos de factores de riesgo
constituyen elementos claves en las especificaciones del
puesto, como lo había dicho anteriormente.
Aquí están los grupos: Riesgos Físicos,
Riesgos Químicos, Riesgos Biológicos, Riesgos
ergonómicos, Riesgos psicosociales Riesgos de seguridad
y Riesgos de Saneamiento y Medio
Ambiente.
Finalmente, hay que decir que el análisis de
puestos, también debe ayudar a definir las
políticas de salud
ocupacional. Esto queda en evidencia al solo leer la
definición de ella: "Es la condición física,
psíquica y social que se da en el trabajador como
resultado de los riesgos a que se expone, derivados de su modo
de incorporación en el proceso de trabajo en una
sociedad
históricamente determinada.
- Relación entre Reingeniería, diseño del puesto,
enriquecimiento del puesto y ampliación del
puesto.
Sobre la base de que la reingeniería significa volver a empezar
arrancando de nuevo, o sea que es hacer lo que ya estamos
haciendo, pero mejor y más inteligentemente, tenemos que
hay una, marcada relación con los conceptos de
diseño de puestos, enriquecimiento de puesto y
ampliación de puestos. Veamos :
La reingeniería es la revisión
fundamental y el rediseño radical de procesos para
alcanzar mejoras espectaculares en medidas criticas y actuales
de rendimiento, tales como costo,
calidad, servicio y rapidez. Esto se liga directamente a los
puestos diseñados para la organización, ya que
ellos son los generadores de los procesos que se desarrollan
para lograr productividad y eficiencia. De
hecho, un puesto debe ser diseñado(o rediseñado)
dentro de los parámetros del equlibrio que debe existir
entre la especialización y los conceptos de
productividad, satisfacción, aprendizaje y
rotación. La reingeniería reúne todos
estos elementos para mejorar todos los procesos. La
característica más común y básica
de los procesos rediseñados es que desaparece el trabajo
en serie. Es decir, muchos oficios o tareas que antes eran
distintos se integran y comprimen en uno solo
(unificación o fusión
de cargos). Los elementos conductuales en el diseño de
puestos: Autonomía- responsabilidad por el trabajo,
Variedad- uso de diferentes habilidades y conocimientos,
Identificación con la posibilidad de seguir todas las
fases de la labor, y Retroalimentación– información
sobre el desempeño, se configuran dentro de los tipos de
cambios que ocurren al rediseñar los
procesos:
– Cambian las unidades de trabajo: De departamentos
funcionales a equipos de procesos.
– Los oficios cambian: De tareas simples a trabajo
multidimensional.
– El papel del
trabajador cambia: De contratado a Facultado.
– La preparación para el oficio cambia: De
entrenamiento
a Educación.
– El enfoque de medidas de desempeño y
compensación se desplaza: De actividad a
resultados.
– Cambian los criterios de ascenso: De rendimiento a
habilidad.
– En los aspectos organizacionales: Los gerentes
cambian de supervisores a entrenadores, los valores de
proteccionistas a productivos, los ejecutivos se convierten en
líderes, y las estructuras
cambian de jerarquía a planas.
Cuando se incluyen nuevas tareas en los puestos
(ampliación) se logra la reducción de la
monotonía y se aborda la posibilidad de que el
trabajador desarrolle todas sus habilidades. De igual manera,
el proceso de enriquecimiento de los puestos busca generar
nuevos frentes de satisfacción, incrementando los
niveles de responsabilidad, autonomía y control, no
mediante la suma de nuevas labores a las que ya
desempeña un trabajador, sino haciéndolo
más interesante y valioso, apelando al aumento de la
planeación y control.
Desde el punto de vista de la reingeniería, los
empleados asumen la responsabilidad de ver que los requisitos
del solicitante satisfagan a tiempo y sin defectos.
Adicionalmente, contempla la posibilidad de que se estimule a
los empleados para que ellos encuentren formas innovadoras y
creativas de reducir continuamente el tiempo de los ciclos y
los costos, y
producir al mismo tiempo un producto,
servicio o proceso libre de defectos. Esto es, que al haberse
comprimido verticalmente la organización, los
trabajadores ya no acuden al nivel jerárquico superior y
toman sus propias decisiones (enriquecimiento del puesto), se
dirigen a sí mismos. Dentro de los límites
de sus obligaciones – fechas límites convenidas, metas
de productividad, normas de calidad, etc. – deciden como
y cuando se ha de hacer el trabajo. Al diseñar o
rediseñar, cuando los empleados realizan trabajo de
proceso, la empresa puede medir su desempeño y pagarles
con base en el valor que
crean; o sea, que la contribución y el rendimiento son
las bases principales de la remuneración.
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