Manual de utilización de las bases de datos empleadas por el grupo de calidad en los partes de enseñanza (página 2)

Partes: 1, 2

Ventajas en el uso de Base de
Datos.

La utilización de bases de datos
como plataforma para el desarrollo de
Sistemas de
Aplicación en las Organizaciones se
ha incrementado notablemente en los últimos años,
se debe a las ventajas que ofrece su utilización, algunas
de las cuales se comentarán a
continuación:

Globalización de la información: permite a los
diferentes usuarios considerar la información como un
recurso corporativo que carece de dueños
específicos.
Eliminación de información
inconsistente: si existen dos o más archivos con
la misma información, los cambios que se hagan a
éstos deberán hacerse a todas las copias del
archivo de
facturas.
Permite compartir
información.
Permite mantener la integridad en la
información: la integridad de la
información es una de sus cualidades altamente
deseable y tiene por objetivo
que sólo se almacena la información
correcta.
Independencia de datos: el
concepto de
independencia de datos es quizás el que
más ha ayudado a la rápida proliferación
del desarrollo de Sistemas de Bases de Datos. La
independencia de datos implica un divorcio
entre programas y
datos.

Uno de los Sistemas de Gestión
de Bases de Datos es el Microsoft Access: el cual es una
herramienta de desarrollo de bases de datos relacionales. Se
distingue por su capacidad para la recolección de
información ya sea por su hoja de datos (Datascheet) o de
un formulario personalizado. Le permite crear informes
personalizados para la impresión o exportación de la información
almacenada en la base de datos. Almacena sus datos. Este sistema es el
utilizado en nuestras bases

La recopilación y procesamiento de los partes de
aprendizaje y
enseñanza que sistemáticamente deben
enviar las provincias al ICCP es un proceso que
requiere de puntualidad y uniformidad en la entrega para poder entregar
a la dirección del ministerio los datos
solicitados. Este proceso se ha ido perfeccionando pero
aún quedan errores que lo obstaculizan. Los más
frecuentes son

El parte de aprendizaje consta de una sola base de
datos, diseñada en Excel, en
la cual se resume toda la información de los
municipios y la provincia, en las asignaturas de Español, Matemática, Historia y
Ciencias.
Para el parte de enseñanza deben enviarse siete
bases de datos, todas en Access:
una con los datos de las clases visitadas en la
enseñanza primaria; dos para la secundaria
básica (una de las clases y otra de teclases), dos
para el preuniversitario (una de clases y otra de
teleclases). A partir de la entrega del parte anterior se
solicitó además el envío de dos bases
para la ETP (una de clases y otra de teleclases) en cuyo
llenado se utilizarán las bases de datos de
preuniversitario.
No se entregan todas las bases de datos
Las bases tienen un diseño flexible, para
facilitar su uso en los territorios, pueden modificarse,
tanto las diseñadas en Access como las que lo
están en Excel. Pero para su envío al ICCP debe
respetarse el diseño original pues para el
procesamiento final es necesario pegarlas, lo cual se
dificulta si vienen con cambios en el formato
Cambio del diseño de las bases
Esto es frecuente en las bases de datos para el
control de
las visitas a clases, que están diseñadas en
Access. Se envían varias bases de datos de una misma
enseñanza y un mismo tipo de enseñanza. Por
ejemplo, cinco bases de datos de clases de la
enseñanza primaria de cinco municipios de la
provincia. En cada enseñanza y tipo de clase debe
entregarse una sola base de datos. La información
primaria recogida en los municipios debe reunirse en una
única base.
Bases de datos desagregadas por
municipios
En ocasiones en el parte de enseñanza de un
período aparecen clases de otro período. Por
ejemplo en el parte Noviembre-Diciembre aparecen clases del
mes de septiembre. Ya que se hacen análisis sistemáticos del
comportamiento de los indicadores y se comparan los resultados de
diferentes etapas cada clase debe aparecer una sola vez. Al
recibir las bases de datos se eliminan las clases que no
corresponden a la etapa analizada, pero este proceso de
depuración debe realizarse en las provincias antes de
su envío al ICCP.
Los clases que contienen las bases de datos no se
corresponden con el período analizado
Este error está relacionado con el anterior.
Al no aparecer la fecha de las clases no es posible ubicarlas
en una etapa determinada por lo cual son eliminadas de la
base al realizarse el procesamiento en el ICCP. La
revisión, completamiento y depuración eficiente
de las bases de datos en las provincias permite evitar que se
pierdan datos.
En las bases de datos aparecen clases sin
fecha
Este error provoca que al realizar las consultas
aparezcan los datos de una misma provincia separados como dos
provincias diferentes, por ejemplo la provincia
PROVINCIA y la provincia provincia. El error
puede provocarse cuando los datos no se teclean mediante el
formulario diseñado al efecto sino
introduciéndolos directamente en la tabla.
Aparecen clases con el nombre de la provincia en dos
formatos diferentes
En ocasiones aparecen registros que
no tienen todos los datos (es decir, tienen campos
vacíos). Muchas veces solo tienen el campo con el
código del registro. Las
bases están diseñadas de manera que el sistema
completa datos como el nombre de la escuela,
el municipio y la provincia a partir del código del
registro. Este error aparece si los datos no se introducen a
partir del formulario sino tecleando directamente en la
tabla.
Registros incompletos
La base compactada en Win Rar no
abre.

Este error puede producirse por un fallo en el proceso
de compactación. Para evitarlo, una vez compactada la
base, compruebe que puede abrirse antes de enviar el fichero el
Win Rar. O simplemente en su PC no está instalado el Win
Rar.

Después de conocer los elementos esenciales sobre
bases de datos estamos en condiciones de conocer como utilizar la
base de datos de visitas a clases.

Una vez abierta la base aparece la presentación
siguiente.

después haremos clic en aceptar y
aparecerá otra presentación la cual debe ser
aceptada.

Aparecerá el menú principal en el cual
podemos acceder a teclear datos de las clases, ver los resultados
de todos los grados, ver resultados de todos los grados por
dimensiones, salir.

Aquí debemos seleccionar la opción que
queramos, primeramente analicemos como realizar la entrada de
datos. Por tanto haremos clic en teclear datos de las
clases.

Al aparecer la tabla anterior se darán cuenta que
el nombre de la escuela, provincia, municipio y tipo aparecen
automáticamente según la escuela. En el grado
aparecen tres opciones debemos seleccionar el grado en el cual se
visitó la clase.

En el grupo
teclearemos el número correspondiente al mismo.
Matrícula teclearemos la cantidad de estudiante oficial en
el grupo y en asistencia la cantidad de estudiantes presentes en
el momento de la visita. Luego automáticamente la base
calcula el porciento de asistencia. La fecha debemos teclearla
día/ mes/año. Después debemos entrar los
nombres y apellidos de los profesores PGI del grupo utilizado
adecuadamente la mayúscula y la minúscula.
Después debemos hacer clic en el profesor que
impartió la clase. El tema de la clase debe ser tecleado
textualmente de la clase observada.

En la asignatura aparecen varias opciones en la cual
debemos hacer clic en la que coincida con el nombre de la
asignatura observada. En el tipo de clase aparecen varias
opciones por tanto debemos seleccionar la que se corresponde con
el tipo de clase observada. Si el profesor posee plan de clase
hacemos clic sino lo dejamos en blanco. Después aparecen
las dimensiones e indicadores establecidos para las visitas a
clases y en todos debemos hacer clic ya sea en observa, no se
ajusta a estas clases. Ya que si no marcamos la base al calcular
el índice de calidad comete
errores ya que la forma establecida es total de indicadores que
se observan entre el total de indicadores.

Por último aparece un cuadro que dice otras
observaciones. Que se llena opcionalmente según las
particularidades de cada clase. Después de entrados los
datos de la primera clase podemos hacer clic en los botones clase
siguiente y vuelve aparecer la hoja en blanco para entrar los
datos de otra clase, al igual que si quiero ver los datos
entrados hago clic en clase anterior. En el caso de los
municipios que tienen varias escuelas en registro puedo
seleccionar la escuela donde visité las clases.

Si garantizamos una adecuada entrada de datos la base
logra un mejor funcionamiento y mayor efectividad en los
cálculos a realizar. Una vez entradas todas las clases si
quiero conocer los resultados de todos los grados debemos volver
al menú principal y hacer clic en esta opción
automáticamente aparecerá un mensaje en el cual
debemos hacer clic, la base realizará la operación
en unos minutos realizando las consultas pertinentes para la
elaboración del informe
solicitado, luego aparecerá el informe donde se pude
analizar como se comportó cada uno de los indicadores por
grados y el porciento correspondiente. Además de poder
determinar los indicadores más afectada.

Si deseamos copiar este informe en Microsoft
Excel o Microsoft
Word es muy
sencillo si tenemos una impresora
instalada puesto que hacemos clic en herramientas/
vínculos con office / publicar
con MS Word o Analizar conos Excel y automáticamente te
abre un documento con el informe seleccionado convertido en la
aplicación seleccionada.

Si queremos ver los resultados de todos los grados por
dimensiones volvemos al menú principal y hacemos clic en
esta opción, al igual que en el informe anterior
aparecerá un mensaje el cual debemos aceptar y luego
aparecerá el informe seleccionado y nos permite conocer el
índice de calidad de cada grado y en general de la
escuela, municipio o provincia, depende de los datos almacenados.
Además del total de clases y las dimensiones más
afectadas con sus porcientos correspondientes.

Si al volver al menú principal queremos revisar
algunas de las tablas pulsamos la tecla f11 y en la parte derecha
aparecen dentro de los objetos varias opciones. Tablas,
consultas, formularios,
informes, páginas, macros y
módulos Si hacemos clic en tablas podemos revisar todas
las tablas diseñadas en la base de datos. Las más
utilizadas son datos de las clases, cantidad de clases por
asignaturas, asignaturas, escuelas, Imprimir Sec.

Al hacer doble click sobre alguna de estas tablas
aparecen todos los datos por ejemplo al seleccionar la tabla
datos de las clases aparece una tabla con todas las clases
registradas y una vez trabajando en ella podemos ordenar los
datos como queramos ya sea por grados, municipios, escuelas para
ello solo debemos seleccionar la columna que queremos ordenar y
luego pulsamos en la tecla orden ascendente u orden descendente y
quedan los datos ordenados.

Ejemplo.

Si queremos solamente visualizar los datos de las clases
de matemática en 7mo grado por ejemplo debemos
primeramente pulsar la tecla F11, luego tablas y después
datos de las clases. Una vez ubicado en las tablas debemos
seleccionar el nombre de la asignatura que en este caso es
matemática y luego pulsar en filtro por selección
y aparecen solamente los datos de matemática en los tres
grados después repetimos el procedimiento
pero seleccionando el grado y después el filtro por
selección sería así como lo mostraremos a
continuación.

Este procedimiento de filtrar u ordenar datos lo podemos
hacer en cualquier tabla de la base de datos.

Si al pulsar la tecla F11 deseamos visualizar los
informes elaborados en la base de datos hacemos clic en informes
y aparecerán 2 informes.

Informe total por grados e informe por
dimensiones.

De esta manera podemos visualizar todos los informes
diseñados.

Conclusiones.

La introducción de las bases de datos en el
Sistema de Evaluación de la Calidad agiliza el
procesamiento efectivo del parte de
enseñanza.
La metodología utilizada por nuestro grupo
sirve de ejemplo para la utilización de otras bases de
datos diseñadas en ACCCES.
Preparar las estructuras
de dirección en la utilización de las bases de
datos garantizará mayor efectividad en los partes de
enseñanza a enviar al ICCP.