Es importante destacar que en la Reunión Preparatoria de la VII CMDA, se incluyó en el programa, la revisión del Proyecto del Reglamento de la Conferencia de Ministros de Defensa de las Américas, el cual como mencione anteriormente, fue aprobado durante la realización de la conferencia.
El Plan General de Ceremonial y Protocolo, es la base sobre la cual se asienta todo el trabajo de protocolo de cara a la organización del evento y debe contemplar los siguientes aspectos:
a. Funciones y áreas específicas de competencia de la coordinación.
El coordinador de Ceremonial y Protocolo debe procurar dejar perfectamente sentadas cuales serán sus funciones durante el proceso organizativo y ejecución del evento, así como, sus áreas generales y específicas competencia por dos razones fundamentales:
- La primera evitar cruces con los otros componentes del comité organizador y segundo evitar que dos áreas este realizando la misma labor o que bien no se este realizando el trabajo.
- La segunda para lograr maximizar el esfuerzo de grupo.,
b. Ministerios de Estado, empresas estatales y entes descentralizados con los cuales Coordinación de Ceremonial y Protocolo debe coordinarse para lograr el éxito del evento y elaboración de un cronograma de reuniones con las mismas.
Estas instituciones o entidades son aquellas que por su área de competencia (servicios aeroportuarios, aduana, migración, etc) es necesaria su inclusión en el proceso organizativo.
Los organismos de gobierno y entidades con las que se establecieron coordinaciones para la organización y planificación de la VII CMDA fueron: Presidencia de la República, Ejército de Nicaragua, Ministerio de Relaciones Exteriores, Empresa Administradora de Aeropuertos Internacionales, Dirección General de Migración y Extranjería, Dirección General de Aduanas, Dirección de Información para la Defensa, Aerolíneas Comerciales, Instituto Nicaragüense de Turismo, Policía Nacional y Bomberos.
c. Actividades en la cual se requiere el apoyo de la coordinación de Ceremonial y Protocolo, así como, los aseguramientos para que se lleven a cabo las mismas.
La inclusión de este aspecto permitirá tener una visión amplia del trabajo a realizar y la elaboración del presupuesto de la coordinación.
d. Cronograma general de actividades.
En el se definen las actividades a realizar en el marco del proceso de planificación y organización del evento, con periodos de tiempo claramente delimitados.
Este cronograma debe contemplar, entre otras, las siguientes actividades:
- Recopilación de cotizaciones y compra ó contratación de los bienes y servicios requeridos para el desarrollo del evento.
- Selección y contratación de personal de apoyo (permanente / de ser requerido).
- Selección y contratación de personal de apoyo (no permanente)
- Actividades de capacitación.
- Reuniones de coordinación.
- Etc.
Debe elaborarse un cronograma explicito de reuniones ya sean bilaterales o multilaterales, en el cual se incluyan los temas a tratar, en orden de prioridad para lograr una utilización optima del tiempo. ,
- Elaboración de planes específicos de la Coordinación de Ceremonial y Protocolo.
Una vez identificadas las áreas de trabajo y actividades a realizar, el responsable de protocolo debe elaborar planes específicos para el correcto desarrollo de los eventos.
En ese sentido, los planes específicos elaborados por la coordinación de Ceremonial y Protocolo de la VII CMDA fueron los siguientes:
a. Plan de Edecanes: En el se describen las áreas de trabajo de edecanes civiles y militares, así como, sus funciones y el programa de capacitación para los mismos.
- Plan Aeropuerto, en el cual se describen:
- Las coordinaciones realizadas para garantizar el apropiado recibimiento y despedida; de los asistentes a Reunión Preparatoria y la VII CMDA en el Aeropuerto Internacional de Managua.
- El protocolo para el recibimiento y despedida de los asistentes a la Reunión Preparatoria y la VII CMDA, los equipos dispuestos para tal fin, así como, los aseguramientos para llevarlo a cabo.
- Personal de apoyo permanente; personal que trabajará de planta en la coordinación de Ceremonial y Protocolo de cara a la realización del evento.
- Estudiantes o graduados de la carrera de Diplomacia y Relaciones Internacionales ó carreras afines..
- Bilingües.
- Con experiencia como edecán.
- Manejo de programas informáticos.
- Con iniciativa
- Con capacidad de trabajo en equipo.
- Capacidad de ser multifuncional.
- Coordinación de Edecanes, hospedaje y reuniones bilaterales: A cargo de la Joami Mayorga y Priscilla Urcuyo.
- Arreglo de Salones: A cargo de la Sharina Pérez
- Coordinación de Edecanes Civiles y co- responsable aeropuerto: A cargo de Fidel Caldera.
- Personal de apoyo no permanente, es decir, edecanes contratados y/o oficiales asignados específicamente para las fechas de realización de los eventos.
- Edecanes Civiles: Estudiantes edecanes de las distintas carreras de la Universidad Americana (UAM), quienes apoyaron en las distintas áreas de trabajo durante la realización de los eventos.
- Edecanes Militares: Oficiales del Ejército de Nicaragua, quienes tuvieron a cargo la atención directa a los asistentes a ambos eventos.
- Mantenimiento de fluidos canales de comunicación y cooperación con el resto del comité organizador.
- Presidente
- Secretario General
- Secretario Ejecutivo
- Coordinadores de área:
- Coordinadora Prensa
- Coordinador Administrativo Financiero
- Coordinador Logístico
- Coordinador de Seguridad
- Coordinador de Ceremonial y Protocolo
- Recordar que la labor del coordinador es supervisar el trabajo de su equipo.
- Mantenimiento de una comunicación permanente con su equipo de trabajo.
- Mantenimiento de una comunicación permanente con las otras áreas organizativas.
- Recordar que no siempre los acontecimientos se desarrolla según lo planificado.
- Introducción:
- Objetivos propuestos.
- Objetivos cumplidos.
- Objetivos no cumplidos
- Relación y breve descripción de todos los planes elaborados y su cumplimiento.
- Actividades extraplan (imprevistos)
- Relación de documentos elaborados:
- Relación de eventos de coordinación:
- Eventos de capacitación:
- Relación de eventos administrativos:
- Ejecución presupuestaria.
- Donaciones:
- Relación del personal involucrado y breve descripción de la función de cumplió.
c. Plan de alojamiento: Descripción de las coordinaciones necesarias para garantizar el alojamiento de los asistentes a la Reunión Preparatoria y a la VII CMDA.
d. Plan de actividades sociales: Documento en el que se hace mención de lugares turísticos, de entretenimiento y esparcimiento adecuados para que los delegados visiten fuera del Programa Oficial de la Reunión Preparatoria y la VII CMDA, en las principales ciudades de Nicaragua.
e. Plan de Transportación: Documento en el cual se presentan los requerimientos de técnica de transporte, desde el punto de vista de protocolo, para los asistentes a la reunión preparatoria y a la VII CMDA.
f. Plan Centro de Convenciones: En el que se presentan el diseño de los salones en el cual se llevaron a cabo las actividades durante el desarrollo de la actividad.
Es importante destacar, que estos planes no son estáticos, sino que la experiencia indica que se irán modificando de acuerdo a las diversas situaciones que se vayan presentando, inclusive durante el desarrollo del evento.
6. Selección y contratación de personal apoyo (permanente y no permanente)
A este punto, el coordinador de Ceremonial y Protocolo, debe tener una visión completa de todas las áreas y actividades que estarán a su cargo, por lo cual ya tendrá la capacidad de seleccionar y contratar al personal requerido para apoyarlo en el cumplimiento de funciones.
Para la organización de la VII CMDA, se contrato personal de apoyo bajo dos modalidades:
El criterio de selección para el personal de apoyo permanente fue el siguiente:
Bajo los anteriores criterios de selección, se contrato a cuatro jóvenes, a los cuales se les dio la responsabilidad de gerenciar las siguientes áreas:
Una vez, contratado el personal de apoyo permanente, el Coordinador de Ceremonial y Protocolo debe procurar generar un ambiente de compañerismo y espíritu de grupo, sin permitir que se diluya su autoridad como responsable de área.
Lo anterior permitirá, además de generar un ambiente agradable de trabajo, que el personal de apoyo, especialmente si son jóvenes, tengan iniciativa lo que facilitará en gran medida la labor del coordinador de área.
Durante la realización de la Reunión Preparatoria y la VII CMDA se contó con el apoyo de edecanes en dos modalidades
Además de los edecanes civiles y militares, la coordinación de Ceremonial y Protocolo contó con el apoyo del Mayor Rolando Brenes, quien estuvo a cargo de la compra y gestión de gran parte aseguramientos para las distintas actividades realizada en el marco de ambos eventos.
Para la organización y planificación de las VII CMDA por decreto ministerial se creo la siguiente estructura funcional:
Debe recordarse que la organización y planificación de un evento internacional no es solo responsabilidad de la Coordinación de Ceremonial y Protocolo, sino, de todo un equipo de trabajo cuyos labores se complementan para logra sacar adelante el proyecto encomendado.
Por tal motivo, goza de gran relevancia el aspecto de comunicación y coordinación entre las distintas coordinaciones, respetando siempre las áreas de competencias de cada una.
IV. IMPLEMENTACIÓN DE PLANES.
Esta es la parte más compleja de la gestión del coordinador de Ceremonial y Protocolo, debido a que es el momento de poner a prueba y en práctica todos los planes elaborados.
Es aquí cuando entra en función el frase con la cual he titulado el presente documento "El diablo esta en los detalles", debido a que de no cuidar los detalles pueden generarse una serie de situaciones que pondrían en riesgo todo el trabajo de planificación realizado.
A continuación presentaré una serie de recomendaciones para el coordinador de Ceremonial y Protocolo llevé a cabo de manera exitosa su gestión, durante el desarrollo del evento.
Una vez iniciado el evento, el coordinador debe recordar que ya ha realizado un trabajo previo de identificación de áreas de funcionamiento y asignación de responsabilidades a su equipo de trabajo, por lo cual únicamente debe estar al tanto que todo este funcionando según lo planificado.
Una máxima incuestionables es que el encargado de Ceremonial y Protocolo no puede estar en todas partes; para eso cuenta con un equipo de profesionales responsables, cuya labor es controlar una área especifica y mantener informado al coordinador sobre su gestión y solicitarle apoyo en caso que se presenten eventualidades en las cuales se requiere un poder de decisión mayor al que ellos poseen.
Aunado a lo anterior, el coordinador no solo debe esperar que su equipo de trabajo le informe, también es conveniente que este en constante comunicación con ellos para supervisar el correcta funcionamiento de las áreas a su cargo.
El coordinador debe siempre tener presente dos premisas:
a. Él responde ante las máximas autoridades, en el caso de la VII CMDA; ante el Ministro de Defensa y el Secretario Ejecutivo, por lo bueno o lo malo que realice su equipo.
b. En cualquier momento del desarrollo del evento, las referidas autoridades le consultarán acerca del funcionamiento de un área en particular, por lo cual, el coordinador debe estar adecuadamente informado, a fin de poder dar una respuesta concreta a la consulta.
Durante el desarrollo del evento, la coordinación de Ceremonial y Protocolo debe estar en constante comunicación con las otras coordinaciones o áreas según sea el caso, con el objetivo de apoyar o recibir apoyo en su funcionamiento, a fin de lograr el éxito del evento.
Anteriormente, se hizo mención de que los planes no son estáticos, sino que la experiencia indica que se irán modificando de acuerdo a las diversas situaciones que se vayan presentando.
En ese sentido, el coordinador debe tener la capacidad de tomar decisiones rápidas y modificar lo planificado para adaptarlo a las situaciones que se vayan presentando, sin trastocar de manera significativa la planificación general.
V. INFORME DE GESTIÓN.
Una vez finalizada la actividad, el Coordinador de Ceremonial y Protocolo, debe redactar un informe de gestión, el cual tiene un como objetivo; realizar una valoración de su trabajo y de su equipo, a fin de identificar sus logros y principalmente las fallas, que existieron durante su gestión.
El informe gestión debe contemplar los siguientes aspectos:
Este informe, servirá además como un referente para la conducción de futuros eventos.
V. CONCLUSIONES.
La organización y planificación de la VII Conferencia de Ministros de Defensa de las Américas, fue labor ardua que requirió del trabajo conjunto de un excelente equipo, en su mayoría jóvenes, comprometidos con el objetivo de afianzar el liderazgo sub-regional de Nicaragua en los asuntos de seguridad y defensa, y continuar fortaleciendo el modelo nicaragüense de relaciones civiles-militares, pilar esencial en la consolidación de nuestro sistema democrático.
Con el presente documento, espero haber compartido con el lector un poco de la experiencia adquirida durante el referido proceso organizativo y planificación de la VII CMDA, desde la perspectiva de la coordinación de Ceremonial y Protocolo.
Finalizó con la frase "no hay reto imposible, si se trabaja con voluntad, disposición y entrega".
Autor:
Lic. Alfonso Rodriguez
arodriguez[arroba]midef.gob.ni
Coordinador de Ceremonial y Protocolo
VII CMDA
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