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La evidencia en Auditoría (Nicaragua) (página 2)



Partes: 1, 2

Ejemplos: Cuentas de
valuación deducidas del activo correspondiente. Estadísticas de producción agrícola año
2006, por rubros.

En una Auditoría de índole financiera, la
tarea básica del auditor consiste en evaluar las
aseveraciones contenidas en los estados
financieros y la adherencia de las mismas a las normas y principios de
contabilidad
(NIIF, PCGA). En una auditoría operacional, además
de evaluar las transacciones relativas a la gestión
de la Entidad u Organismo Público, deberá evaluar
las aseveraciones contenidas en informes sobre
gestión y revelar desviaciones a los principios de
economía,
eficiencia y
eficacia. Para
ambas situaciones, el auditor deberá acumular y evaluar la
evidencia de auditoría necesaria para sustentar sus
conclusiones sobre el trabajo
llevado a cabo, basado en su juicio profesional, salvaguardando
dicha evidencia en los papeles de trabajo.

2.2 Competencia

La evidencia es competente si es conforme a la realidad.
Es decir, la evidencia es competente si es válida. Para
ser competente, la evidencia se debe obtener de una fuente
confiable. En este contexto, la competencia se
puede pensar en un sinónimo de confiabilidad. Hay acuerdo
general en las siguientes maneras de determinar la confiabilidad
de la evidencia:

  • La evidencia obtenida de una fuente creíble
    e independiente genera más convicción de
    confiabilidad que la evidencia generada de forma
    subjetiva;
  • La evidencia desarrollada bajo buen sistema
    del control
    interno es probable que sea más confiable que la
    evidencia obtenida donde está insatisfactorio o
    inexistente tal control;
  • La evidencia directa generada con la observación o el análisis es más confiable que la
    evidencia indirectamente obtenida;
  • La corroboración de la evidencia es una
    técnica poderosa para aumentar la confiabilidad. Esto
    implica que el auditor busque diversos tipos de evidencia en
    diversas fuentes;
  • La evidencia documentada es considerada usualmente
    más confiable que la evidencia oral;
  • La evidencia oral que es corroborada por escrito es
    más confiable que la evidencia oral por sí
    sola;
  • Los documentos
    originales son más confiables que las fotocopias
    (sí los originales son fotocopiados, el auditor debe
    anotar la fuente del original y la fecha de la copia, y
    sí es preciso hacerlos legalizar);
  • La evidencia testimonial obtenida bajo condicione
    en que las personas pueden hablar libremente es más
    confiable que la evidencia obtenida bajo compromiso o
    condiciones de coacción;
  • La evidencia testimonial obtenida de alguien que es
    imparcial y tiene conocimiento completo del área, es
    más confiable que la evidencia testimonial de alguien
    que es poco confiable o tiene solamente conocimiento
    parcial;

GRADO DE CONFIABILIDAD DE LA
EVIDENCIA.

2.3 Suficiencia

La suficiencia se refiere a la cantidad de la evidencia
requerida, para emitir una opinión de un objetivo de la
auditoría. Los auditores deben preguntarse si ellos tienen
suficiente evidencia para persuadir a una persona razonable
de la validez de los hallazgos de auditoría.

La cantidad de las evidencias se
mide principalmente por el tamaño de la muestra que
escoge el auditor. Así por ejemplo, para un determinado
procedimiento
de auditoría, las evidencias obtenidas de una muestra de
200 serían más confiables que una muestra de
100.

Existen varios factores que determinan la idoneidad de
los tamaños de muestras en las auditorias.
Los dos más importantes son la expectativa de errores por
parte del auditor y la eficacia de la estructura de
control interno del auditado. Supongamos que en la
auditoría a una entidad u organización X, el auditor llega a la
conclusión de que existe una alta probabilidad de
que el inventario sea
obsoleto debido a la naturaleza de
la industria del
cliente. En este
caso, el auditor tomará más muestras del inventario
para verificar la obsolescencia, que si estuviera realizando una
auditoría y observa que es baja la probabilidad de
obsolescencia. De igual manera, si el auditor llega a la
conclusión de que el ente auditado tiene controles
internos eficientes en el registro de sus
activos fijos,
puede garantizarse un tamaño de muestra menor en la
auditoría de adquisiciones de activos
fijos.

Otros factores a considerar en la determinación
de la suficiencia de la evidencia incluyen:

  • La calidad de la
    evidencia recolectada;
  • El nivel de la materialidad o significado de los
    hallazgos;
  • El grado del riesgo
    asociado que viene de una opinión
    incorrecta;
  • La experiencia ganada en exámenes anteriores
    de la auditoría en cuanto al grado o la confiabilidad
    de los expedientes y de las representaciones de la
    auditoría;
  • La evidencia persuasiva de la auditoría;
    y
  • El costo de
    obtener la evidencia relativa de los beneficios en
    términos del soporte de hallazgos.

2.4 Oportunidad

La oportunidad de las evidencias de auditoría
puede referirse al momento en que son recopiladas o al
período que abarca la auditoría. Generalmente, las
evidencias son más convincentes cuando se obtienen lo
más cerca posible de la fecha del balance. La evidencia
obtenida sobre la que se basan las observaciones y conclusiones
debe ser actual para ser tomada como fundamento que las
soporte

2.5 Efecto combinado

La credibilidad de las evidencias sólo se
evalúa después de considerar la combinación
de la relevancia, competencia, suficiencia y oportunidad. Una
muestra grande de evidencias muy competentes no es convincente a
menos que sea relevante para los objetivos de
la auditoría que se están poniendo a
prueba.

Una gran muestra de datos que no es
competente ni oportuna tampoco es creíble. De igual forma,
una pequeña muestra de tan solo una o dos piezas de
evidencias relevantes, competentes y oportunas también
carecen de credibilidad. El auditor debe evaluar el grado en el
cual las cuatro cualidades se han cumplido para decidir sobre la
credibilidad.

III. CLASES DE EVIDENCIA

En la bibliografía sobre auditoria encontramos
las siguientes Clases de Evidencia:

Evidencia Física

Evidencia Testimonial

Evidencia Documental

Evidencia Analítica.

3.1 Evidencia Física

Se obtiene la evidencia física por medio de
una inspección u observación directa de:

 Las actividades ejecutadas por las
personas.

 Los documentos y registros.

 Hechos relacionados con el objetivo del
examen.

Tal evidencia debe documentarse en memorándums
que resuman los asuntos revisados u observados, papeles de
trabajo que muestran la naturaleza y alcance de la
inspección y fotografías, cuadros, mapas u otras
representaciones gráficas. El obtener y utilizar evidencia
gráfica es una forma eficaz de explicar o describir una
situación ya sea en un informe o en una
presentación verbal. Por ejemplo, una fotografía
fila clara de una bodega de almacenaje que ilustra
prácticas inapropiadas o ineficientes tiene un impacto
mucho mayor que palabras que explican dichas
prácticas.

3.2 Evidencia testimonial

La evidencia testimonial es la información obtenida de otros a
través de cartas o
declaraciones recibidas en respuesta a indagaciones o por medio
de entrevistas.
Los registros de entrevistas pueden constituir de
memorándums basados en notas tomadas durante las
entrevistas, preferiblemente firmados por las
personas entrevistadas, o transcripciones Registradas de todas
las conversaciones. La declaración verbal o escrita de un
funcionario de la entidad acerca de, por ejemplo, la cantidad y
estado de los
inventarios,
tiene un valor limitado
como evidencia, Las declaraciones se tornan más
importantes y útiles, sin embargo, si están
corroboradas por revisiones de los registros y de las pruebas
físicas de inventario.

Las declaraciones de los funcionarios de la entidad son
fuentes valiosas de información

(Explicaciones, justificaciones, líneas de
razonamiento e intenciones), para proporcionar guías que
no serán fáciles de obtener a través de una
prueba independiente de auditoría.

3.3 Evidencia documental

La forma más común de evidencia en la
auditoría consiste de documentos clasificados
como:

 Externos – aquellos que se originan fuera de
la entidad (por ejemplo, facturas de vendedores y
correspondencia que se recibe).

 Internos – aquellos que se originan dentro de
la entidad (por ejemplo, registros contables, correspondencia
que se envía, guías de recepción y
comunicación interna).

El auditor debe considerar constantemente la
confiabilidad de las formas de evidencia documental utilizada en
respaldo de sus hallazgos. Por ejemplo, un documento externo que
se obtenga directamente de su lugar de origen es más digno
de confianza que el mismo tipo de documento obtenido a
través de la entidad. Siempre debe considerarse la
posibilidad de que los documentos obtenidos de la entidad pueden
haber sido alterados. Seria difícil alterar la
mayoría de los documentos externos sin que pueda
detectarse la alteración. Cualquier alteración
importante debe investigarse. Si el auditor no está
seguro de que
las alteraciones son apropiadas, seria conveniente efectuar una
verificación en la fuente de origen.

3.4 Evidencia Analítica

Se obtiene la evidencia analítica al analizar o
verificar la información. La evidencia analítica
puede originarse de los resultados de:

1. Computaciones

2. Comparaciones con:

 Normas prescritas;

Operaciones
anteriores;

 Otras operaciones, transacciones o
rendimiento;

Leyes o
reglamentos;

 Decisiones legales.

3. Raciocinio

4. Análisis de la información decidida en
sus componentes.

El juicio profesional del auditor acumulado a
través de la experiencia le orienta y facilita en el
análisis.

3.5 FUENTES DE LA EVIDENCIA

Tipo de
evidencia

Fuentes de
evidencia

Físicas

Estos tipos de evidencia pueden obtenerse de las
siguientes fuentes:

  1. Observación de procesos, procedimientos, etc.
  2. Sitios visitados para ganar conocimiento
    personal de la práctica y
    el
    estado físico del trabajo en un punto
    determinado del tiempo; y
  3. Verificación física de activos,
    etc.

Testimonial

La evidencia testimonial viene de entrevistas
con las partes interesadas. Puede documentarse en forma
de notas de entrevista, conversaciones grabadas en
casetes o evidencia corroborada o testimonios de otras
que tienen conocimiento de los temas tratados.

Documentada

Los siguientes son algunas de las fuentes donde
la documentación de la evidencia puede
ser obtenida:

  1. Manuales
  2. Archivos
  3. Reportes
  4. Instrucciones
  5. Contratos
  6. Facturas
  7. Vouchers, etc.

Analítica

Este tipo de evidencia puede no estar disponible
fácilmente en un formato confeccionado. Mucha de
esta evidencia puede ser desarrollada por el
auditor.

IV.
TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN y
EVIDENCIA.

4.1 Conceptos Básicos

Las técnicas
de auditoría son procedimientos especiales utilizados por
los auditores, para obtener las evidencias necesarias y
suficientes, que le permitan formarse un juicio profesional y
objetivo sobre la materia
examinada.

El examen de cualquier operación, actividad,
área, programa,
proyecto o
transacción, se realiza mediante la aplicación de
técnicas, y el auditor debe conocerlas para seleccionar la
más adecuada, de acuerdo con las características y
condiciones del trabajo que realiza.

En la Auditoría de Gestión, se pueden
utilizar las técnicas de general aceptación en
auditoría, las cuales se clasifican generalmente sobre la
base de la acción
que se va a efectuar.

4.2 Tipos de Técnicas

Las técnicas que se utilizan en auditoría
para la recolección de información se clasifican
en:

  • Verbales
  • Oculares
  • Documentales
  • Físicas
  • Escritas

4.2.1 Verbales

Consisten en obtener información oral mediante
averiguaciones o indagaciones dentro o fuera de la entidad, sobre
posibles puntos débiles en la aplicación de los
procedimientos, prácticas de control interno u otras
situaciones que el auditor considere relevantes para su
trabajo.

La evidencia que se obtenga a través de esta
técnica, debe documentarse adecuadamente mediante papeles
de trabajo preparados por el auditor, en los cuales se describan
las partes involucradas y los aspectos tratados.

Las técnicas verbales pueden ser:

– Indagación: Consiste en la
averiguación mediante la aplicación de entrevistas
directas al personal de la entidad auditada o a terceros, cuyas
actividades guarden relación con las operaciones de
esta.

Encuestas y
cuestionarios:
Es la aplicación de preguntas,
relacionadas con las operaciones realizadas por el ente auditado,
para conocer la verdad de los hechos, situaciones u
operaciones.

4.2.2 Oculares

Consisten en verificar en forma directa y
paralela, la
manera como los responsables desarrollan y documentan los
procesos o procedimientos, mediante los cuales la entidad
auditada ejecuta las actividades objeto de control.

Esta técnica permite tener una visión de
la
organización desde el ángulo que el auditor
necesita, o sea, los procesos, las instalaciones físicas,
los movimientos diarios, la relación con el entorno,
etc.

Las técnicas oculares pueden ser:

– Observación: Consiste en la
contemplación a simple vista, que realiza el auditor
durante la ejecución de una actividad o proceso.

– Comparación o confrontación: Es
cuando se fija la atención en las operaciones realizadas por
la entidad auditada y en los lineamientos normativos,
técnicos y prácticos establecidos, para descubrir
sus relaciones e identificar sus diferencias y
semejanzas.

– Revisión selectiva: Radica en el examen
de ciertas características importantes, que debe cumplir
una actividad, informes o documentos, seleccionándose
así parte de las operaciones, que serán evaluadas o
verificadas en la ejecución de la
auditoría.

– Rastreo: Es el seguimiento que se hace al
proceso de una operación, con el objetivo de conocer y
evaluar su ejecución.

4.2.3 Documentales

Consisten en obtener información escrita para
soportar las afirmaciones, análisis o estudios realizados
por los auditores. Estas pueden ser:


Comprobación: Consiste en
verificar la evidencia que apoya o sustenta una operación
o transacción, con el fin de corroborar su autoridad,
legalidad,
integridad, propiedad,
veracidad mediante el examen de los documentos que las
justifican.


Computación: Es el análisis
de documentos, datos o hechos asistidos por computador y
los software
especializados.

Revisión
Analítica
:
Consiste en el
análisis de índices, indicadores,
tendencias y la investigación de las fluctuaciones,
variaciones y relaciones que resulten inconsistentes o se
desvíen de las operaciones pronosticadas.

Estudio General:
Esta técnica se aplica al inicio del trabajo del auditor,
sobre la base de su experiencia y juicio profesional y
generalmente requiere la aplicación de otras
técnicas. Consiste en la evaluación
general de la información de la entidad, sobre su
naturaleza jurídica, objeto social, estados contables,
información presupuestal, sistemas de
información, sistemas de
control, plan indicativo
de gestión, contratación, etc.

4.2.4 Físicas

Es el reconocimiento real, sobre hechos o situaciones
dadas en tiempo y espacio determinados y se emplea como
técnica la inspección.

– Inspección: Consiste en el
reconocimiento mediante el examen físico y ocular, de
hechos, situaciones, operaciones, activos tangibles,
transacciones y actividades, aplicando para ello otras
técnicas como son: indagación, observación,
comparación, rastreo, análisis, tabulación y
comprobación.

4.2.5 Escritas

Consiste en reflejar información importante, para
el trabajo del auditor. Esta técnica se aplica de las
formas siguientes:

– Análisis:
Consiste en la separación de los elementos o partes que
conforman una operación, actividad, transacción o
proceso, con el propósito de establecer sus propiedades y
conformidad con los criterios de orden normativo y
técnico. Permite identificar y clasificar para su
posterior análisis, todos los aspectos de mayor
significación y que en un momento dado pueden afectar la
operatividad de la entidad auditada.

Conciliación: Consiste
en confrontar información producida por diferentes
unidades administrativas o instituciones,
en relación con una misma operación o actividad, a
efectos de hacerla coincidir, lo que permite determinar la
validez, veracidad e idoneidad de los registros, informes y
resultados objeto de examen.

– Confirmación: Radica en
corroborar la verdad, certeza o probabilidad de hechos,
situaciones, sucesos u operaciones, mediante datos o
información obtenidos de manera directa y por escrito de
los funcionarios o terceros que participan o ejecutan las
operaciones sujetas a verificación.

  • Cálculo: Consiste en la
    verificación de la exactitud aritmética de las
    operaciones, contenidas en los documentos tales como informes,
    contratos,
    comprobantes y presupuestos.
  • Tabulación: Se realiza mediante la
    agrupación de los resultados importantes, obtenidos en
    las áreas y elementos analizados, para arribar o
    sustentar las conclusiones.

4.3. Aplicación de las
Técnicas

La aplicación de las técnicas de
auditoría, conduce al desarrollo de
destrezas y habilidades por los auditores y para lo cual se
emplea:

  1. Consisten en simplificar la labor total de
    medición, evaluación o
    verificación, mediante la selección de muestras que a juicio
    del auditor, sean representativas de todas las operaciones
    realizadas por la institución, unidad
    administrativa, programa o actividad examinada.

    Se puede utilizar el cálculo de probabilidades, para
    determinar cuál debe ser el tamaño de la
    muestra o el auditor puede efectuar dicha
    determinación sobre la base de su juicio
    profesional. 

  2. Pruebas selectivas.
  3. Muestreo estadístico

Consiste en que la selección de la muestra se
realiza mediante métodos
estadísticos, lo que permite una mayor confianza y que se
puedan llegar a conclusiones sobre todos los elementos que
constituyen el universo o
población.

El muestreo
estadístico requiere que el auditor defina claramente los
estándares utilizados, para precisar la amplitud de la
muestra, dando lugar a que sea representativa de todo el grupo.

Su utilización no elimina el juicio del auditor
pero sí lo complementa, en cuanto permite a los auditores
medir y controlar el riesgo de muestreo, así como la
confiabilidad y suficiencia de las pruebas selectivas de
auditoría.

BIBLIOGRAFÍA

  • Alvin Arens. Auditoria
    Integral. 1995. Editorial Mc Graw Hill.
  • John W. Cook. Auditoria. Tercera Edición. México 1987. Editorial Mc Graw
    Hill.
  • Ray O. Whittington. Auditoria un Enfoque Integral.
    Doceava Edición. Editorial Mc Graw Hill.
  • Robert Grinaker. Auditoria Examen de los Estados
    Financieros. México 1973. CECSA.
  • Arthur Holmes. Principios Básicos.
    México 1978. CECSA.
  • Lidia Suazo Y. Papeles de trabajo de
    Auditoría Externa e Interna. La Paz Bolivia.
    Editorial Urquizo, S. A.
  • Enrique Hernández. Auditoria en Informática un Enfoque
    Metodológico. México 1995. Editorial
    Continental.
  • Manual de Auditoria Contraloría General de
    la República. Nicaragua 2001.
  • Colegio de Contadores Públicos de Nicaragua,
    Seminario
    sobre Papeles de Trabajo. Managua, Nicaragua
    2000.
  • Comité Internacional de practicas de
    auditoría (IAPC). Normas Internacionales de
    Auditoría. www. Ifac.org.commitees.iapc.

 

Geovanni José Rodriguez Orozco

MANAGUA NICARAGUA ENERO DE 2007

Partes: 1, 2
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