La actividad está centrada con el sistema Integrado de Gestión y Control de las Finanzas Públicas (SIGECOF), a que es el área donde son afectadas las finanzas del Ministerio por la disminución del gasto por las acciones causadas por las distintas Direcciones u Organismos Adscritos, llamados también Unidades Ejecutoras denominación que se les asigna para el identificar la vía de imputación o disminución del presupuesto.

Esta Dirección es la encargada de proceder a la ordenación de pagos productos de las requisiciones originadas por las unidades ejecutoras de acuerdo a programaciones establecidas, contempladas en los Proyectos y Acciones Centralizadas.

Las actividades asignadas para esta División correspondían a conocer por parte del pasante el proceso de los compromisos financieros y presupuestarios y los compromisos cargados al Sistema de SIGECOF.

La División de Ejecución Presupuestaria contempla las siguientes áreas de trabajo:

• Nivel Central
• Organismos Adscritos
• Subsidios
• Estados Centralizados
• Transferencia Estados Descentralizados
• Acreencias: Personal y Proveedores

Para proceder a la ordenación de pagos se establece o siguiente:

Para la elaboración de los pagos se requiere de los siguientes procesos:

• Compromiso: Afecta el recurso presupuestario para la orden de compra o servicio.
• Causado: Afectación definitiva del presupuesto. Es la garantía de reserva el bien o el servicio.
• Pago de desembolso.
• Disponibilidad: Se verifica que la disponibilidad corresponda a la naturaleza del gasto.

Cuando se realiza el compromiso se aplica las siguientes retenciones:

• Ordenes de Servicios:
• Impuesto al Valor Agregado (IVA= 14%)
• Impuesto Sobre la Renta (ISRL= % del Subtotal)
• 1 X 1000 = % del Subtotal ( impuesto municipal)

Ejemplo del Impuesto Sobre la Renta (ISRL:))

• Aviso: 2% del subtotal
• Publicidad: 5% del subtotal
• Radio y Publicidad: 3% subtotal
• Ordenes de Compra:
• IVA= 14%
• 1X1000 (solo si el monto es mayor de 1.680.000 Bs.)

Es importante mencionar otros tipos de pagos que son las acreencias no prescritas referido a pago no realizado en el ejercicio fiscal correspondiente, es decir, deudas de años anteriores, las cuales pasas a formar parte de deudas pendientes por pagar en transito que afectan al presupuesto.

ACREENCIAS DE PERSONAL: Deudas pendientes correspondientes al recurso humano para realizar pagos por cheque o directo a la cuenta.

ACREENCIA DE PROVEEDORES: Deudas o pasivos con proveedor de pagos pendientes por la prestación de un bien o servicio, por lo general corresponde el pasivo en los Estados Centralizados.

El protocolo para este pago refiere una serie de requisitos:

• La validación del Director Regional de Salud, sobre la deuda.
• Solicitud ante el Ministerio de Salud el pago de la deuda.
• Pronunciamiento de la Consultoría Jurídica.
• Pronunciamiento de la Procuraduría General de la República
• Luego de los procesos ante el SIGEVOF:
• Partida: 4.11.11.04.00: compromisos pendientes de ejercicios anteriores.

Tipos de Acreencia: Obras: Constructora, Rehabilitación; Suministro: materiales médico quirúrgicos, oficinas; Servicios: Servicios Básicos.

Por otro lado tenemos el pago a subsidio a entes descentralizados:

Para realizar los pagos a los Estados Centralizados:

1. Fondos en Avance:

• Gasto de personal (Partida 4.01)
• Vacuantorio (personal de vacuna)
• Rendición Mensual.
2. Fondo de Anticipo:

• Gasto de Funcionamiento (Partida 402, 403, 404)
• Asignación de Recursos, rendición de cuentas 75% del fondo.

1. Pagos directos a beneficiarios

• Ayudas económicas.

Se realizan pagos cuyos montos sean menor (<) a 1.000 U.T.

El área de trabajo se divide en:

• Fondo en Avances (Acciones Centralizadas)
• Fondote Anticipo

En Fondo de Avances se realizan los siguientes gastos de personal:

• Salarios y compensación
• Cláusulas Contractuales: Primas, complementos, Bonos y otros beneficios.
• Matrículas de Pre y Post-Grado

Una vez realizados los pagos, los expedientes pasan a la División de Contabilidad Fiscal para la rendición de cuentas.

Debe cumplir un conjunto de actividades realizadas a través de procedimientos diversos que busca la conformación de la cuenta de gasto y de renta anual, la cual debe expresar el destino dado al presupuesto otorgado en el ejercicio fiscal.

Dentro de sus objetivos encontramos:

1. Mantener actualizada la contabilidad fiscal del ministerio de salud, bajo los esquemas y normativas legales establecidas por la Contraloría General de la República y demás entes contralores del estado.
2. Registro, formación y rendición de la cuenta en detalles para suministrar a la Contraloría General de la República, los insumos necesarios para garantizar la veracidad y regularidad de las cuentas para la elaboración del informe definitivo sobre la calidad y el rigor de la Gestión Administrativa del Ministerio de Salud.

1. Relación y Contabilización de Liquidación y Recaudación de Rentas.
2. Registro Diario Libros Auxiliares de Banco.
3. Registro Comprobante de Diario de Gastos de Remuneración (Nómina y Deducciones).
4. Registro de comprobante de Diario de Compras, Servicios, Caja Chica, Acreencias, Reembolsos por gastos médicos, viáticos y nóminas)
5. Conciliaciones bancarias.
6. Relación de Ticket’s de Alimentación para el reintegro a la empresa emisora.

Las actividades asignadas para esta Dirección consistieron en conocer el proceso para la adquisición de Bienes y Servicios, así como el registro de Bienes Nacionales tanto del Nivel Central como en los Estados.

La Dirección de Bienes y Servicios está adscrita a la Dirección General de Administración y Servicios, estructurada de la siguiente manera:

• División de Bienes Nacionales
• División de Compras y Servicios
• División de Mantenimiento Central
• División de Servicios Básicos

Planificar, coordinar, custodiar, evaluar y ejecutar las normas y procedimiento contables para registro y actualización de inventarios y presentar rendición de cuentas de los Bienes Nacionales (materias, muebles e inmuebles) de acuerdo a normativas legales vigentes.

Es la unidad encargada de tramitar todos aquellos servicios requeridos por el Nivel Central o cualquier Estado Descentralizado.

• Suministro de servicio de electricidad, agua, teléfono, aseo urbano, etc.
• Se realiza mediante contratos de pagos periódicos mensuales a nivel central y Estados Centralizados:
• Realiza las conciliaciones correspondientes mediante la presentación de las facturas por parte de las empresas de servicio.
• Se efectuaran los ajustes correspondientes y la estimación de los controles de acuerdo al consumo real.

Es importante destacar que todos estos tramites se realizan de acuerdo a las normativas legales vigentes impartidas por el Ministerio de Finanzas.

Aquellos servicios de carácter permanente requeridos por cualquier Dirección del Nivel Central o Estados Centralizados que por su naturaleza son de pagos permanentes requieren de un contrato tales como: Suministro de Gases Medicinales, Suministro de Reactivos de Laboratorio, Arrendamiento de Inmuebles, Póliza de Seguros y cualquier otro tipo de servicios.

Son los trámites que se realizan a través de las Ordenes de Servicios (reparación de equipos y publicidad, remodelaciones, recuperación en general, etc.)

Estos trámites se realizan según las normativas legales vigentes y normas internas establecidas.

• Conciliaciones Bancarias
• Clínicas Populares
• Centros de Diagnóstico Integral (C.D.I), Salas de Rehabilitación Integral (S.R.I.), y Centros de Alta Tecnología (C.A.T.)
• Reactivos (Establecimientos de Salud)

• Revisión de las facturas presentadas contra las órdenes de pago emitidas para determinar la diferencia del monto establecido en la prórroga del contrato, si fuere el caso. De existir tal diferencia se proceden las gestiones ante acreencias no prescritas.
• Reunión técnica financiera para la suscripción de contratos de cooperativas si hubiese lugar al caso, es decir, análisis previo.
• Las imputaciones de los contratos corresponden a cada unidad ejecutora de origen.

En el caso de los Servicios Básicos el contrato o prorroga de contrato se determina el monto anual con su distribución mensual para efectos de pago. Al final del ejercicio fiscal se realizan las conciliaciones bancarias. Es lamentable que no cuente con un registro estadístico de los contratos con el Ministerio de Salud por histórico.

Establecer lineamientos, normas y los procedimientos a seguir para las compras de bienes y suministros, a objeto de satisfacer las necesidades y requerimientos de las Unidades organizativas que conforman el Ministerio de Salud.

Evaluar, centralizar, coordinar, ejecutar y llevar registro estadístico de las requisiciones de bienes y servicios que realizan las dependencias adscritas al Ministerio de Salud en la Sede Central.

Esta conformada por las siguientes áreas de trabajo:

Esta unidad fue creada en 1990, con la finalidad de tener control de las empresas ofertantes de Bienes y Servicios de acuerdo a las demandas de las unidades ejecutoras de proyectos. Hasta la fecha existen 35 registros de contratistas debidamente certificados por el Servicio Nacional de Contratistas, trabajo mancomunado con el Ministerio Salud.

1. Recepción de documentos, según el Registro Mercantil, para hacer la evaluación legal.
2. Evaluación de las especialidades de la empresa según su objeto social, servicios, proveedor, constructores.
3. Evaluación de los Estados Financieros de la Empresa.

Para la compra en las Clínicas Populares, el presupuesto corresponde a un Fideicomiso dado por decreto Presidencial, el mismo es manejado a través del Bandes.

La Coordinación Nacional de Red de Clínicas Populares solicita la Requisición de Compras ante la Dirección de Gestión Administrativa. Esta Dirección envía a la División de Compras para la gestionar el proceso de Compras de acuerdo a las necesidades.

Si el monto de la solicitud es menor (<) a Bs. 29.400.000, equivalente a 1.000 U.T, el proceso de adquisición es por Adquisición Directa.

Si el monto de la solicitud es mayor (>) a Bs. 33.000.000, equivalente a 1.100 U.T, el proceso de adquisición se hace por la vía de Licitaciones, con todos los procedimientos establecidos por la Ley.

• Equipos Médicos y no Médicos
• Material Médico Quirúrgico
• Medicamentos ( aquellos que no sean elaborados por SEFAR, Organismos adscritos al Ministerio de Salud)
• Lencería ( Uniforme, Sábanas, y Otros)

Por lo general, el proceso d licitaciones para Clínicas Populares se realizan una vez al año.

El proceso de Licitaciones se inicia mediante las solicitudes formuladas por las Unidades Ejecutoras de Proyectos, siempre y cuando el monto de la solicitud sea mayor (>) a 1.100 UT = 33.600.000 Bs.

• Aprobación del Ministro de Salud
• Creación de la Comisión de Licitaciones
• Publicación en Gaceta Oficial de la Comisión
• Elaboración del Pliego, con los Aspectos: Legal, Técnico y Financiero
• Condiciones para participar en el proceso.

• Recepción de Sobres en Original y Copia
• Revisión de los Documentos

• Apertura de las ofertas de las empresas calificadas. Las no calificadas se les regresa el sobre con la notificación de los resultados
• La comisión se reúne para analizar los aspectos legales, Técnicos y Financieros.
• Se elabora punto de cuenta al ciudadano Ministro de Salud, informando y sugiriendo de las posibles empresas ganadoras para su aprobación.

• Notificación a las empresas de la Buena Pro.

Dependiendo de los resultados, se procede a elaborar los contratos para:

• Ordenes de compras mayores.
• Carta de Crédito Nacional.
• Carta de Crédito Internacional.
• Otros convenios de Cooperación Técnica.

Los lotes y renglones utilizados para cubrir la demanda están dirigidos a Tikect´s de Alimentación, Programas Oncología, HIV/SIDA, Banco de Sangre, Recursos Tecnológicos, entre otros.

ADJUDICACIÓN DIRECTA: este tipo se utiliza cuando existen situaciones de emergencia por situaciones imprevistas.

• Aprobación del ciudadano Ministro de Salud.
• Consultas Privadas o Consulta de Precios.
• Acto único.
• No existe comisión designada.

La citada unidad tiene por objetivo fundamental, el control de los bienes muebles e inmuebles nacionales de las entradas y salidas de materiales fundibles y de consumo de cualquier naturaleza que se originen de todas las dependencias del Ministerio de Salud, así como la aplicación de las leyes que rigen la materia.

La División de Bienes Nacionales, está adscrita a la Dirección de Bienes y Servicios.

• Bienes Muebles
• Bienes Inmuebles
• Bienes Materia
• Bienes Muebles en Almacén

• Ley de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.
• Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.
• Publicación Nº 9 (Actualizada) "Instrucciones y Modelos para la Contabilidad Fiscal de Bienes Nacionales de la Contraloría General de la República (Resolución CG-008, 20/07/88).

La publicación Nº 9 fue originalmente publicada a finales del año 1961, y desde ese entonces han sido dictadas múltiples normas, instrucciones y modelos referidos a materia de Bienes Nacionales que contemplan modificaciones o anulan las normas anteriores.

La publicación Nº 9 entra en vigencia a partir del 01/01/1989.

La ley Orgánica de Régimen Presupuestario, en su artículo 41, hace referencia a la aplicabilidad de aquellos "titulares sean ordenadores de pago, que tengan a su cargo la administración, manejo y custodia de los Bienes Nacionales.

Se clasifican de acuerdo con su naturaleza, uso y destino en cuatro grupos:

• Bienes Inmuebles
• Bienes Muebles en Uso
• Bienes Muebles en Depósito
• Bienes Materiales de Consumo

La rendición para el registro contable debe ser periódica de las cuentas según el Clasificador General de los Bienes Nacionales.

Este Clasificador General pretende simplificar y racionalizar el proceso de clasificación, registro, formación y rendición de la cuenta de Bienes Nacionales, a los fines de proveer información veraz, oportuna y confiable con vistas a una eficaz administración y a los fines del control fiscal interno y externo.

Para el caso de los Estados Descentralizados la contabilidad y registro de Bienes Nacionales se llevan a cabo a Nivel Central, debido a que no existe convenio suscrito de transferencia de dichos bienes con los referidos Estado.

Cada Ministerio u Organismo deberá conciliar mensualmente el monto de los Bienes Muebles incorporados por el Concepto 19 (publicación Nº 9-CGR) y el de los entregados en almacén por concepto Nº 53 (publicación Nº 15- CGR).

Catastro de Bienes Nacionales Inmuebles:

• Título de propiedad
• Documentos y hojas de trabajo explicativos, donde conste la descripción, linderos, avaluos y estudio legal de la propiedad del inmueble.
• Planos
• Fotografías
• Documentos de arrendamiento

En el marco de la Misión Barrio Adentro la construcción de los Establecimientos de Salud, no aplica la Publicación Nº 9, por cuanto la competencia corresponde al Ministerio de Infraestructura; al Ministerio de Salud corresponde la dotación, equipamiento y suministro de materiales.

Pese a que existen las Normas para el Registro de Bienes, establecidas por el SIGECOF, en la División de Bienes Nacionales no existe un sistema que permita establecer un cuadro comparativo entre:

Compras realizadas-Registro de Bienes para poder evaluar el uso apropiado de las imputaciones y poder verificar la correspondencia de la formulación de los proyectos y los resultados de la ejecución de los mismos.

Como tampoco, existe una relación del registro contable con la ejecución de presupuesto del ejercicio fiscal correspondiente.

No existe un sistema de registro interno que permita monitorear y ubicar los bienes a nivel central y estadal, como tampoco obtener una estadística actualizada de los Bienes del Ministerio de Salud, que permita hacer un análisis financiero de los costos de inversión por compras de acuerdo a la Meta prevista, como la rentabilidad por el buen uso de los recursos Materiales y Financieros.

Lo perfecto para la consolidación de la información del presupuesto aprobado por Proyecto y el Registro Contable:

Esquema 3

Es una Unidad asesora de la Oficina de Recursos Humanos del Ministerio de Salud.

La actidad asiganada es conocer el proceso de contratación del personal que ingresa al Minsiterio de Salud, así mismo, del proceso de recisión del contrato.

Los instrumentos jurídicos utilizados son:

• Ley Orgánica del Trabajo y su Reglamento.
• Ley de Alimentación y su Reglamento.
• Términos de Referenbcia (Condicioines del Contrato).

El proceso de elaboración de contrato, es el siguiente:

• Postulación del contrato por la Unidad Ejecutora, mediante el envío de Curriculum Vitae.
• Evaluación de credenciales y experiencia, para ajustar el sueldo y/o salario.
• El tiempo de contrato inicial es de tres (3) meses, por considerar que es un periodo de prueba.
• El tiempo máximo de contrato es por un (1) año, es decir, por el ejercicio fiscal correspondiente.
• El registro del contrato se carga a la Unidad Ejecutora solicitante.

La diferencia del contrato del presonal entre obrero y empleado, se encuentra difinida en los términos de referencia para el contrato.

En cuanto a la asignación del contrato a las Unidades Ejecutora se detectó, previa verificación de un lotes de contratos, que la mayoría no concordaba con la realidad, por cuanto que la ubicación fisica en nómina correspondía a un estado centralizado o a otra Unidad.

Otras de las actividades encontradas en Asesoría Legal, es la revisión de los casos de renuncias, remociones, despido de personal, entre otros.

Luego de cumplir con estos procesos los resultados son enviados a la Unidad de Nómina para su ingreso o egreso del Sistema de Registro Integral de Recursos Humanos.

La actividad asignada para esta Unidad se basó en conocer el proceso de ingreso y egreso del personal fijo y contratado y la elaboración de nóminas en el Ministerio de Salud.

Para el registro del personal del Ministerio de Salud, es utilizado el Sistema de Gestión de los Recursos Humanos y el Sistema Integral de Recursos Humanos, para la elaboración de las nóminas.

Al inicio del Capítulo se hizo referencia a la fusión de los extintos Ministerios de Sanidad y Asistencia Social y el Ministerio de la Familia, ahora Ministerio de Salud; es importante destacar esto para comprender las diferentes nóminas:

• Inclusión en nómina.
• Se recibe Memorándum autorizado por la Dirección de Recursos Humanos o Asesoría Legal (Anexo Punto de Cuenta).
• Se verifica las cláusulas del contrato, tipo de personal, tipo de servicio, fecha de vigencia, sueldo.
• De no tener los datos, se devuelve a la Coordinación de Ingresos, actualmente se remite a la Unidad de Asesoría Legal.
• Se realizan los cálculos correspondientes para realizar el apartado presupuestario (el presupuesto se envía a los cinco (5) días de cada mes.
• Se incluye la persona en nómina en el mes para el que se ha presupuestado.
• Fin de inclusión en Nómina.

La actividad asignada en esta Unidad corresponde a conocer las políticas de cooperación con organismos multilaterales y entre países, en el Sector Salud a través de los acuerdos, convenios y compromisos suscritos entre ambas partes.

Convenios de Cooperación Integral con países:

RUSIA: Intercambio de Opiniones, compartir experiencias, aportar factores de explicación sobre el funcionamiento de Unidades de Oncología en cada país, así como entrever las posibilidades de cooperación en dicha materia.

• El Ministerio de Salud formula la solicitud, mediante Punto de Cuenta ante el Ministerio de Energía y Petróleo.
• El Ministerio de Energía y Petróleo, previo análisis económico-financiero, elabora Punto de Cuenta al Señor Presidente de la República para su consideración y aprobación.
• Aprobada la solicitud, se procede al Protocolo del Convenio, trabajo coordinado con el Ministerio de Relaciones Exteriores.
• La fuente de financiamiento es a través de un fideicomiso que no afecta al Presupuesto del Ministerio de Salud en cuanto al gato.
• Posteriormente, se realizan los seguimientos de compromisos internacionales con el Ministerio de Planificación y Desarrollo.

• Organización de Naciones Unidas (ONU)
• Organización Panamericana de la Salud / Organización Mundial de la Salud (OPS/OMS)
• Fondo de las Naciones Unidas para la Infancia (UNICEF), entre otros organismos.

ÁMBITO REGIONAL:

• Organismos de América del Sur.

• Mercado Común del Sur (MERCOSUR), Mecanismo de Integración.
• Comunidad Andina de Naciones (CAN)
• Plan de Salud en Fronteras (PASAFRO).
• Comisión Presidencial de Integración y Asuntos Fronterizos (COFIAF).

La experiencia en el desarrollo de las actividades del Cronograma de Pasantías, permitió tener contacto con realidades no vistas en clases durante los periodos académicos cursados, y coincide con las actividades realizadas en algunos departamentos del Ministerio de Salud.

Tenemos un Reglamento que define los funciones y competencias que regulan las actividades de los departamentos, y leyes vigentes que acondicionan los modos de procedimientos administrativos, tanto para el otorgamiento del Presupuesto, su gasto, rendición de cuentas, seguimiento y evaluación de los resultados.

En este sentido surgen las siguientes situaciones:

• Falta de sensibilización en algunos gerentes en cuanto a la definición de la filosofía institucional.
• Inexistencias de manuales de normas y procedimientos de los departamentos del Ministerio de Salud, para facilitar los procesos administrativos, con conocimiento claros de no solo hacer el trabajo, sino que el trabajador sepa de la importancia que tiene realizar sus actividades y el grado de relevancia que representa para la buena gestión del Ministerio de Salud.
• No hay vinculación en las áreas de trabajo entre la unidades interconectoras que intervienen en al gasto del presupuesto, lo cual permite debilidades en el trabajo colectivo y la sinceridad del gasto del presupuesto aprobado en el ejercicio fiscal y el registro de bienes nacionales. Por lo tanto, el trabajo debería ser integral, participativo y colectivo.

Por lo antes expuesto, la comunicación es básica y de alta relevancia para el cumplimiento de los objetivos establecidos. De no existir tal comunicación, entra los gerentes, equipos de trabajo y otras dependencias del Ministerio de Salud, no puede esperarse buen comportamiento en el desarrollo de las actividades y se presentarían descontrol y sobre giro en las partidas antes las programaciones o cierre del ejercicio fiscal, como ejemplo de situaciones preocupantes que pudieran ocasionarse por la INCOMUNICACIÓN.

CARACAS, SEPTIEMBRE DE 2006