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Administración de Personal en las Pymes




Partes: 1, 2

  1. Planeación de personal
  2. Caso práctico. Diseños gráficos Caballo Rojo

En cierta ocasión, pedimos a un grupo de personas que nos dijesen cuál era el elemento que consideraban más importante para el éxito de una pequeña empresa. Las respuestas que obtuvimos fueron variadas, pero no del todo satisfactorias.

Gran parte de nuestros entrevistados nos señaló que se requería contar con un buen capital, es decir suficiente dinero: otro grupo nos dijo que era necesario el tener acceso a créditos, lo cual también significa dinero y un tercer grupo nos señaló que se requería e! apoyo del estado (crédito fácil y subsidiado, beneficios, tributarios, etc.) lo cual finalmente también se traduce en dinero.

Muy pocos sin embargo fueron los que mencionaron el factor humano y la capacidad gerencial del empresario como elemento decisivo para el éxito de una pequeña empresa, y sin embargo este elemento es el más importante que contribuye al éxito de cualquier organización.

De nada sirve tener abundante capital, amplio crédito e incluso incentivos estatales si no se cuenta con un buen equipo humano que logre llevar adelante a la empresa. Lamentablemente muchas personas no se can cuenta de esto y dedican muy poco escuerzo a la tarea de seleccionar, organizar y adiestrar a; grupo de personas que ha de ayudarle a llevar adelante su empresa.

¿En qué consiste la selección de personal?

Seleccionar personal, es una de las tareas más cercadas e importantes en toda organización, ya que ce una adecuada selección depende muchas veces el éxito o fracaso de una empresa.

Para esto, lo primero que debemos entender es que el personal es parte de un equipo y por lo tanto debe funcionar como tal .

Esto significa que todos los empleados desde el portero hasta el gerente general deben trabajar como una sola persona hacia el alcance ce un objetivo común. Cuando esto último no sucede la empresa entra en problemas y el fracaso no se hace de esperar.

Basta que un sólo empleado haga mal su trabajo para que se ponga en peligro la estabilidad de toda la organización. Tenga presente que una empresa es como una máquina y aún el más simple desperfecto en una pequeña pieza puede ocasionar que deje de funcionar.

Antes de continuar, analicemos un pequeño caso.

El caso de Tomás Salinas

Tomás Salinas es un pequeño empresario constructor. Cuenta con una oficina que funciona en su domicilio y en donde atiende los asuntos administrativos de su compañía. Cuenta con un grupo de operarios, ayudantes y oficiales de obra que son de su entera confianza pues los conoce desde hace años y siempre se han caracterizado por ser muy eficientes y cumplidores en su trabajo. Además acaba de contratar una secretaria para que se encargue de su pequeña oficina ya que él, por la naturaleza de su trabajo, debe estar fuera la mayor parte del día supervisando as obras.

La nueva secretaria de Tomás es una persona algo confundida- En realidad no estaba segura de querer" ser secretaria pero aceptó el trabajo porque pensó que había poco que hacer en aquella pequeña oficina y creyó que el trabajo sería relajado.

Tomás acostumbra a poner pequeños anuncios en a sección de avisos clasificados de un periódico local para conseguir a sus clientes. Los interesados suelen llamar para solicitar que una persona los visite y les prepare un presupuesto.

La labor de la secretaria es recepcionar las llamadas, programar las visitas, pasar en limpio los presupuestos que Tomás elabora y en algunos casos ir

a entregarlos a los clientes.

En los últimos meses la empresa de Tomás había empezado a tener serios problemas, )a clientela se había reducido en forma sustancia! y él no se explicaba lo qué podía estar pasando.

1.- Planeación de personal

Consiste en definir cuáles son los puestos de trabajo que existirán en la empresa y especificar claramente en qué consiste cada uno de ellos. Para esto se efectúa un análisis previo de todas las actividades realizadas para determinar cuántos y cuáles serán los puestos que se crearán.

Este análisis también es necesario en empresas que ya se encuentran operando, pues nos permite definir en forma precisa los deberes y coligaciones asociados a cada puesto y determinar si hacen falta más empleados o si existe un exceso de personal.

¿Qué cantidad de empleados debo tener?

Es muy importante el determinar con precisión el número de personas que se necesitan para que una empresa marche en forma adecuada. Cualquier déficit

o exceso ocasionará problemas que afectarán la buena marcha del negocio.

¿Qué pasa cuando hay muchos empleados?

• El rendimiento baja. Cuando los empleados se encuentran sin nada que hacer (pero obligados a permanecer en la empresa hasta la hora de salida),generalmente tratan de hacer su trabajo más lento para justificar su permanencia en el puesto.

• La empresa incurre innecesariamente en mayores gastos por planillas.

• Las labores cotidianas pueden verse obstaculizadas. Se produce una tendencia a la burocratización: excesivos chequeos, controles, etc.

¿Qué pasa cuando faltan empleados?

Muchas empresas (incluso las más grandes) suelen mantener un número de empleados inferior al realmente necesario.

Estas situaciones se producen por ejemplo cuando las operaciones aumentan en forma sustancial, o cuando cor alguna razón ciertos empleados se retiran y sus puestos no son reemplazados inmediatamente.

Cuando esto ocurre la presión sobre cada empleado aumenta en forma proporcional déficit de persona .

Esto se traduce en jornadas de trabajo cada vez más largas, aumento de la tensión nerviosa en el equipo laboral y por último una baja generalizada en la

eficiencia de la empresa. Cuando los empleados se ha sobrecargados de tareas, la calidad de su trabajo disminuye pues ya no ;es será posible poner la atención y el esmero que requiere cada tarea. Así poco a poco empiezan a producirse errores, fallos, descuidos y olvidos que se traducen en fuertes pérdidas económicas que muchas veces superan al costo de contratar más personal.

Por otra parte los empleados perderán motivación día a día hasta llegar al punto de mantenerse trabajando tan solo por necesidad económica. Los trabajadores empezarán a sentirse explotados y surgirá en ellos la idea de buscar nuevos empleos y renunciar.

La renuncia de un empleado es algo que siempre causa problemas y genera cierta inestabilidad. Hay que distraerse para iniciar un nuevo proceso de selección, luego hay que entrenar al nuevo empleado y todo esto implica mayores gastos y pérdidas de tiempo. Es natural que de vez en cuando un empleado decida irse en busca de un mejor futuro, pero cuando éstos permanecen muy poco tiempo en sus puestos o empiezan a renunciar en número considerable, los problemas se tornan graves.

El caso de la Importadora Max

La importadora Max es una empresa con gran movimiento comercia!. Su departamento de trámites de importación tiene tres empleados un jefe de

importaciones y dos asistentes- El movimiento de la empresa ha aumentado considerablemente en los últimos meses y las órdenes de importación se han

multiplicado.

La presión sobre los trabajadores, en especial sobre las asistentes de importaciones, es enorme. En los últimos meses se han visto obligadas a extender su horario de trabajo, que inicialmente era de 8 a.m. a

4:30 p.m. en dos a tres horas diarias, llegando en algunos casos retirarse pasadas las 8 p.m.

Las empleadas se encuentran agotadas y con mucho stress. A menudo no logran terminar todo el trabajo a tiempo y la empresa se ve obligada a pagar fuertes multas y recargos por mayor tiempo de almacenamiento de sus mercaderías. Generalmente el valor de una multa equivale a 10 veces el sueldo de una empleada y en lo que va del año se !e han impuesto ya tres sanciones y se ha gastado en promedio un 20% adicional en derechos de

almacenaje.

La Importadora Max es muy estricta con la hora de ingreso de los empleados. Cualquier tardanza es sancionada pero las horas extras que permanecen los empleados nunca son remuneradas ni tomadas en cuenta. Recientemente el personal de departamento de importaciones solicitó un aumento de salarios, el mismo que se denegó.

Actualmente todos están muy desmoralizados y planea renunciar juntos, ¿que cree usted que pasara con a empresa enanco esto suceda? ¿no cree quo sería más rentable para la compañía contratar un asistente más y con esto evitar el pago de multas y mayores derechos de almacenaje? ¿no cree que los empleados trabajarían mejor si no estuvieran tan presionados?

El caso de la Importadora Max es real (el nombre de a empresa ha sido cambiado) y resulta muy lamentable comprobar que esta práctica se ha generalizado en muchas compañías. Se piensa que así se ahorra dinero en personal. Pero haciendo un análisis a fondo, en realidad solo se consigue perder dinero.

Queda clara la necesidad de contar con el número justo de empleados. Ahora procedamos con un pequeño ejemplo en el que se definen los puestos que

deben existir en una pequeña imprenta.

Gerente: Son labores del gerente: La administración general de la empresa, a logística (abastecimiento de insumos), el marketing y la producción del negocio.

Requisitos para el puesto:

• Conocimientos de administración de empresas

• Capacidad de negociación

• Amplio sentido de responsabilidad

Nota: En una pequeña empresa, este cargo es ocupado por el propietario. Es responsabilidad del dueño entonces el preocuparse por adquirir un mínimo, de

conocimientos de administración que le permitan llevar adelante su negocio.

Dependiente: Se encarga de atender al público y efectuar los .cobros en caja.

Requisitos para el puesto:

• Secundaria completa

• Trato amable

• Habilidad numérica básica (para calcular cuentas, preparar facturas, discriminar impuestos, etc.)

• Criterio e iniciativa.

Secretaria: Se encarga de apoyar al gerente en las labores propias de su función, llevar el libro de caja de la empresa, coordinar los pagos a los proveedores, depositar el dinero que ingresa en el banco, atender telefónicamente a los clientes. Además se encargará de los diseños gráficos simples: tarjetas, facturas y otros trabajos similares que atiende la empresa (tos diseños complicados son encargados a una empresa especializada).

Requisitos para el puesto:

• Estudios completos de secretariado en castellano

• Habilidad numérica básica

• Manejo de P.C.

• Conocimientos básicos de diseño gráfico por computadora

• Trato amable

Maquinista: Se encarga de manejar la impresora offset y la guillotina. Además se ocupará de encuadernar los trabajos que lo requieran.

Requisitos para el puesto:

• Estudios técnicos artes gráficas

• 2 años de experiencia en manejo de impresoras offset.

• Secundaria completa

Ayudante: Se ocupa de apoyar al maquinista en sus funciones. También tiene a su cargo la limpieza general del local.

Requisitos para el puesto:

• Secundaria completa

• Conocimientos básicos del trabajo de imprenta (deseable)

Es muy importante definir claramente cuales han de ser las obligaciones asociadas a cada uno de los puestos. Una vez hecho esto resultará más fácil establecer los requisitos mínimos que deberán reunir los candidatos: los estudios, el tiempo de experiencia con el que han de contar, etc.


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