• 1.2.1 - Objetivos de La Auditoría de Gestión.

    • La auditoria de gestión formula y presenta una opinión sobre los aspectos administrativos, gerenciales y operativos, poniendo énfasis en el grado de efectividad y eficiencia con que se han utilizado los recursos materiales y financieros mediante modificación de políticas, controles operativos y acción correctiva desarrolla la habilidad para identificar las causas operacionales y posteriores y explican síntomas adversos evidente en la eficiente administración.
    • El objetivo de la auditoria de gestión es identificar las áreas de reducción de Costos, mejorar los métodos operativos e incrementar la rentabilidad con fines constructivos y de apoyo a las necesidades examinadas.2
    • La auditoria de gestión determina si la función o actividad bajo examen podría operar de manera más eficiente, económica y efectiva. Uno de los objetivos de la auditoria es el de determinar si la producción del departamento cumple con las especificaciones dadas; en consecuencia se dan variados informes, presupuestos y pronósticos que así como también los Estados Financieros.
    • La auditoria de gestión determinará si se ha realizado alguna deficiencia importante de política, procedimientos y prácticas contables defectuosas.
    • Establecer el grado en que la entidad y sus servidores han cumplido adecuadamente los deberes y atribuciones que les han sido asignados.
    • Revisar la financiación de las adquisiciones para determinar si afectan la cantidad, calidad y las clases de Compras si se hubiesen realizado.
    • Determinar el grado en que el organismo y sus funcionarios controlan y evalúan la calidad tanto en los servicios que presta como en los bienes adquiridos.
    • Verificar que la entidad auditada cumpla con normas y demás disposiciones legales y técnicas que le son aplicables, así como también con principios de economía, eficiencia, eficacia, efectividad, equidad, excelencia y valoración de costos ambientales, según cada caso y formular recomendaciones oportunas para cada uno de los hallazgos identificados.
    • Estimular la adherencia del personal al cumplimiento de los objetivos y políticas de la entidad y Mejorar los niveles de productividad, competitividad y de calidad de la entidad.2
    • Establecer si los controles gerenciales implementados en la entidad o programa son efectivos y aseguran el desarrollo eficiente de las actividades y operaciones.
    • En conclusión, la Auditoría de Gestión ayuda a la administración a reducir los costos y aumentar utilidades, aprovechar mejor los recursos humanos y materiales, acelerar el desarrollo de las entidades hacia la eficiencia, buscando siempre un perfeccionamiento continuo de los planes de acción y procedimientos, para lograr los objetivos para los que fue creada la empresa. (Carina Suarez Revollar)

1.3 - Metodología de la Auditoría de Gestión Según la ONA 1999.

1.3.1 - Etapas de la Auditoría de Gestión.

Exploración Y Examen Preliminar

Comprende el estudio que, previsto a la ejecución de la auditoría, se debe realizar de la entidad, para la conocer los siguientes aspectos.

  • Estructura organizativa y funciones

  • Flujo del proceso productivo o del servicio que presta, para lo cual debe valerse de los correspondientes diagramas.

  • Características de la producción o del servicio.

  • Capacidad de producción o servicio instalada.

  • Plan de producción o servicios.

  • Sistemas de costos, centros de costos, áreas de responsabilidad, los presupuestos de gastos y su comportamiento.

  • Fuentes de abastecimientos de las materias primas y materiales fundamentales.

  • Destino de la producción terminada o de los servicios prestados.

  • Cantidad total de trabajadores, agrupados por categorías ocupacionales, con sus respectivas calificaciones.

  • Existencia de las normas de consumo y cartas tecnológicas, así como ficha de costo actualizada.

  • Existencia de normas de trabajo.

  • Revisar las informaciones que obra en el expediente único que contiene resultados de las auditorías, inspecciones, comprobaciones, y verificaciones fiscales, anteriores.

  • Verificación de las fuentes de financiamiento;

  • Evaluación del Sistema de Control Interno Contable y Administrativo, para lo cual se tendrá en cuenta:

    • Conocer los sistemas de información establecidos y si son oportunos y dinámicos.

    • Comprobar el cumplimiento de los principios del Control Interno.

    • Incluir todas las verificaciones que procedan arribar conclusiones respecto a la eficacia del Control Interno; y

    • Verificar el comportamiento de los medios que garanticen la eficacia del Control Interno.

  • Examinar y evaluar los documentos, operaciones, registros y Estados Financieros, que permitan determinar si estos reflejan razonablemente su situación financiera y los resultados de sus operaciones sí como el cumplimiento de las disposiciones económico - financieras.

  • Evaluar la confiabilidad, suficiencia y oportunidad de los sistemas automatizados de los procesamientos de la información.

  • Analizar el comportamiento de los indicadores económicos fundamentales de la entidad

  • Revisar Informes Económicos y otros documentos que brinden información general sobre la situación de la entidad.

  • Realizar las entrevistas que se consideren necesarias con dirigentes, Técnicos, y demás trabajadores vinculados con la entidad, incluido las organizaciones política y de masas; y

  • Efectuar un recorrido por las áreas que conformen la entidad, a fin de observar el funcionamiento en su conjunto.

Para conocer algunos de los aspectos antes señalados, podrán utilizarse fuentes externas si se considera necesario.

Al concluir la misma el Jefe de Auditoría deberá evaluar la conveniencia de emitir un informe preliminar que resuma la situación del control. Este será aconsejable cuando se considere que la duración de la auditoría pueda prolongarse, con vista a permitir que la administración comience a adoptar medidas, lo que al decidirse contribuirá a aligerar el informe final.

Planeamiento

Una vez realizada la exploración, estarán creadas las condiciones para efectuar el planeamiento de la auditoría, que deberá incluir, entre otro:

  1. El análisis de los elementos obtenidos en la exploración, que deberá conducir a:

    • Definir los aspectos que deben ser objetos de comprobación, por las expectativas que dio la exploración, así como determinar las áreas, funciones y materias críticas;

    • Analizar la reiteración de deficiencias y sus causas; y

    • Definir las formas o medios de comprobación que se van a utilizar

  2. Definición de los objetivos específicos de la auditoría.

Estos objetivos serán presentados a la autoridad facultada, para que de su aprobación; y determinación de los auditores y otros especialistas que se requieran.

Atendiendo a los objetivos propuestos, la magnitud del trabajo y su complejidad, se determinará:

  • Cuántos auditores son necesarios y qué calificación deben tener; y

  • Qué otros técnicos son necesarios y de qué nivel de dirección.

  • Programas flexibles confeccionados específicamente, de acuerdo con los objetivos trazados, que den respuesta a la comprobación de las 3 "E"[ Economía, Eficiencia y Eficacia] . Estos deberán confeccionarse por los auditores participantes, revisarse por el jefe de auditoría y aprobarse por el supervisor, o por el jefe de área.

  • Determinación del tiempo que se empleará en desarrollar la auditoría, así como el presupuesto.

Ejecución

En esta etapa, como indica el título, de donde se ejecuta propiamente la auditoría, por lo que se deberá:

  • Verifica toda la información obtenida verbalmente; y

  • Obtener evidencias suficientes, competentes y relevantes.

Por la importancia que tienen estos aspectos para sustentar el trabajo realizado por los auditores y especialistas deberán tener en cuenta:

  • Que las pruebas determinen las causas y condiciones que originan los incumplimientos y las desviaciones;

  • Que las pruebas pueden ser externas, si se considera necesaria.

  • Cuantificar todo lo que sea posible, para determinar el precio del incumplimiento.

  • Presentar especial atención para que la auditoría resulte económica, eficiente y eficaz, que se cumpla dentro del marco presupuestado, así como que sirva de instrumentos para coadyuvar a la toma de decisiones a la toma de decisiones inteligentes y oportunas:

  • El trabajo de los especialistas, que no son auditores, deben realizarse sobre la base de los objetivos definidos en el planeamiento.

  • El trabajo debe ser supervisado adecuadamente por un especialista de la unidad de auditoría debidamente facultado; y

  • Determinar en detalle el grado de cumplimiento de las tres "E", teniendo en cuenta: Condición, criterio, efecto y causa.

Informe

El contenido del Informe de Auditoría de Gestión debe expresar de forma clara, concreta, y sencilla los problemas, sus causas como una herramientas de dirección.

No obstante, adicionalmente, deberá considerarse lo siguiente:

  1. Introducción: Los objetivos que se expondrán en este segmento, serán los específicos que fueron definidos en la etapa "Planeamiento".

  2. Conclusiones: Se deberá exponer, de forma resumida, el precio del incumplimiento, es decir el efecto económico de las ineficiencias prácticas antieconómicas, ineficacias y deficiencias en general. Se reflejarán, también de forma resumida, las causas y condiciones que incidieron en el grado de cumplimiento de las 3 " Ë " y su interrelación.

  3. Cuerpo del Informe: Hacer una valoración de la eficacia de las regulaciones vigentes. Todo lo que sea cuantificable, deberá cuantificarse

  4. Recomendaciones: Estas deben ser generales y constructivas, no comprometiéndose la auditoría con situaciones futuras que puedan producir en la entidad.

  5. Anexos: Se puede mostrar de forma resumida las partidas que componen el precio del incumplimiento (daños materiales y perjuicios económicos), así como un resumen de responsabilidades. También puede utilizarse gráficos para garantizar una mejor asimilación por parte del destinatario.

  6. Síntesis: En ocasiones es necesario confeccionar un resumen, el cual debe reflejar los hallazgos más relevante de forma amena, diáfana, precisa y concisa que motive su lectura.

Seguimiento

Resulta aconsejable, de acuerdo con el grado de deterioro de las 3 "E", realiza una comprobación decursado entre uno y dos años, permitiendo conocer hasta que punto la administración fue receptiva sobre los hallazgos mostrados y las recomendaciones dadas, ello dado en cualesquiera de las circunstancias, es decir tanto si se mantuvo la administración de la entidad en manos del mismo personal, como si éste hubiera sido sustituido por desacierto.

1.3.2 - ALCANCE DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN.

En la Auditoría de Gestión tanto en la administración como el personal que lleva a cabo la auditoría debe de estar de acuerdo en cuanto al alcance en general, si se conoce que esta auditoría incluye una evaluación detallada de cada aspecto operativo de la organización, es decir que el alcance de debe tener presente:

  • Satisfacción de los objetivos institucionales.

  • Nivel jerárquico de la empresa.

  • La participación individual de los integrantes de la institución.

De la misma forma sería oportuno considerar en la Auditoría de Gestión, por la amplitud del objetivo de esta revisión:

  • Regulaciones: Evaluar el cumplimiento de la legislación, política y procedimientos establecidos por los órganos y organismos estatales.

  • Eficiencia y Economía: Involucra la utilización del personal, instalaciones, suministros, tiempos y recursos financieros para obtener máximos resultados con los recursos proporcionados y utilizarlos con el menor costo posible.

  • Eficacia: Se relaciona con el logro de las metas y los objetivos para los cuales se proporcionan los recursos.

  • Salvaguarda de Activos: Contempla la protección contra sustracciones absolencia y uso indebido.

  • Calidad de la Información: Abarca la exactitud, la oportunidad, lo confiable, la suficiencia y la credibilidad de la información, tanto operativa como financiera.

Por tanto el auditor debe estar alerta ante situaciones tales como:

  • Procedimientos que son ineficaces o más costosos de los justificables

  • Duplicación de esfuerzos de empleados u organismos

  • Oportunidades para mejorar la productividad mediante la automatización de procesos manuales.

  • Exceso de personal con relación al trabajo a efectuar

  • Fallos en el sistema de compras y acumulación de cantidades innecesarias o excesivas de propiedades, materiales o suministros.

En la etapa de exploración y examen preliminar, debe quedar bien definido el alcance de la auditoría, y éste, en buena medida, podrá delimitar el tamaño de las pruebas, por tanto la selección de la muestra en buena medida, podrá delimitar el tema que someta el auditor.

1.3.3 - APLICACIONES DE RIESGOS DE LA AUDITORIA DE GESTIÓN.

Según la Norma Internacional de Auditoría (NIA) No.1, al introducir los conceptos de importancia relativa y riesgos en la auditoría, se señala que:

... ´´ Al tomar su opinión sobre los Estados Financieros el auditor lleva a cabo una serie de pruebas diseñadas para obtener una razonable seguridad de que los estados Financieros estén adecuadamente preparándose en todos sus aspectos. Dada la actuación del auditor en base a pruebas, así como otras limitaciones de su función y de cualquier sistema de Control Interno, existe un riesgo inevitable de que permanezca ocultos algún error importante"...

Podemos extender esta aseveración al trabajo que se realiza en la verificación de la gestión por la necesidad de obtener una razonable seguridad en la medición de la economía, la eficiencia, y la eficacia.

De la misma forma se infiere que el diseño y selección de muestras será entonces extensibles a la auditoría de gestión, aplicando métodos estadísticos o no estadísticos.

    • Riesgo en La Auditoria
      •

La auditoría de gestión al realizarse no estará exenta de errores y omisiones de suficiente significación que influyan en la evaluación a expresar por el auditor en su informe.

Por tanto deberá planificarse la auditoría de modo tal que se presente expectativas razonables de detectar aquellos errores que tengan importancias relativas; a partir de:

  • Criterio del personal

  • Regulaciones legales y profesionales

  • Identificar errores de poca cuantía con efectos significativos.

En este tipo de auditoría tendremos que tener en cuenta también los tres componentes de riesgo:

  • Riesgo inherente: De que ocurran errores importantes generados por las características de la Empresa, o el Organismo.

  • Riesgo de Control: De que el Sistema de Control Interno no prevenga o corrija tales errores.

  • Riesgo de detección: De que los errores no detectados por deficiencias del Control Interno sean reconocido por el auditor.

Sería necesario para evaluar la existencia o no de riesgos de la auditoría de gestión:

  • Conocer y reconocer los riesgos propios de la actividad, del entorno y de la naturaleza propia de la información.

  • Considerar la adecuación del diseño y probar la eficacia de los procedimientos de control interno.

  • Determinar procedimientos sustantivos contenidos en el programa a aplicar, luego de haber evaluado el Sistema de Control Interno.

  • Extensión de las pruebas sustantivas aplicables a la Empresa hacia terceros vinculados.

Además, sería importante considerar algunos factores generalizados del riesgo de auditoría que puede ser adoptados en cada caso, y que sólo implican una simple guía a tener en cuenta.

1.3.4 - Metodología de La Auditoría de Gestión Según Resolución del MAC 2006.

  1. PROPÓSITOS FUNDAMENTALES DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN.

  • Medición y Comparación de Logros.

Medir y comparar logros alcanzados por las entidades en relación con las metas y objetivos previstos, lo cual permitirá promover la aplicación de las recomendaciones necesarias, al amparo de los principios de Económicos, Eficiencia y Eficacia.

  • Control Interno Eficaz.
    •

Enfatizar la importancia de poseer un sistema de control interno que promueva el logro de los objetivos y metas de la entidad, la detección temprana de desviaciones o áreas susceptibles de mejoras en los procesos productivos, administrativos y de servicios, y la aplicación de las medidas que sean necesarias de manera oportuna.

  • Cultura de la Responsabilidad.
    •

Promover la cultura de la responsabilidad en la gestión pública, es decir, la obligación ética, moral y legal que tienen los funcionarios públicos de rendir cuenta a la sociedad, sobre lo que han hecho o están haciendo con los fondos y recursos que el estado y el Gobierno han puesto a su disposición para su administración, distribución y custodia.

Promover en las entidades el mejoramiento de la formulación de sus presupuestos, con miras a lograr una mayor economía, eficiencia y eficacia en su ejecución.

Difundir la necesidad de poseer sistema integral de información que faciliten la medición del desempeño de la entidad, tanto desde el punto de vista administrativo como organizacional, y sirvan de apoyo a los administradores en la toma de decisiones adecuadas.

  1. GUÍA METODOLÓGICA.

Cuestionario No. I - Evaluación de la Gestión.

Los propósitos específicos de este cuestionario se desglosan como sigue:

  • Determinar si la entidad ha cumplido en tiempo, lugar y calidad los objetivos y metas establecidos con los recursos asignados, teniendo en cuenta que:
  • Adquiere el tipo de recursos que requiere, con la calidad y en la cantidad apropiada, cuando se necesita y en al menor costo posible;
  • Aplicar políticas idóneas para realizar sus adquisiciones; y
  • Protege y conserva adecuadamente sus recursos.
  • Verificar si la entidad logra la eficiencia necesaria en la asignación y utilización de los recursos, de acuerdo con:
  • La utilización de procedimientos operativos eficiente; y
  • El empleo de la menor cantidad posible de recursos para la producción de bienes o servicios en la cantidad, calidad u oportunidad apropiada.
  • Comprobar si la entidad ha establecido un sistema de gestión de la calidad que le permite:
  • Determinar las necesidades y expectativas de los clientes o usuarios de sus productos o servicios;
  • Establecer la política y los objetivos de la calidad de la organización.
  • Aplicar las medidas de eficiencia y eficacia de cada proceso; y
  • Establecer e implementar un proceso de mejora continua del sistema de gestión de la calidad.
  • Examinar que las expectativas, necesidades, requisitos y exigencias del cliente o beneficiario se determinan y cumplen teniendo en cuenta:
  • La identificación y análisis del comportamiento de los clientes o beneficiarios de los productos o servicios que oferta la entidad, en función del objeto social aprobado;
  • La necesaria segmentación de los clientes o beneficiarios en determinados ámbitos, que permitan una mejor atención y satisfacción de sus necesidades y expectativas;
  • Los procedimientos de información, diseño, revisión, verificación y validación especificados para los productos y servicios, incluyendo las actividades de entrega y posventa;
  • Los requisitos legales y reglamentarios relacionados con el producto o servicio; y
  • El seguimiento de la información relativa a la percepción del cliente o beneficiario, con respecto a los productos o servicios ofertados.
  • Verificar el comportamiento ético en el ejercicio de sus funciones de los recursos humanos relacionado con la administración, control y custodia de los recursos públicos, sobre la base de:
  • Salvaguardar los intereses generales del estado;
  • Preservar el patrimonio público;
  • Rehusar toda relación con interese, personas u organizaciones que sean incompatibles con las funciones públicas que ejercen;
  • Denunciar y rechazar toda actividad contraria al manejo correcto de los fondos y del interés público; y
  • Tratar al ciudadano con respeto, presentándole los servicios que sean necesarios de manera eficiente, puntual y pertinente.

Para una mejor comprensión y facilitar el diseño de los programas específicos, el cuestionario se sobdivide en los epígrafes siguientes:

  • Estructura Organizacional: Verificación de la manera en que las actividades de la organización se dividen, organizan y coordinan, en función del cumplimiento del objeto social aprobado.
  • Políticas y Metas: Verificación de los procesos relacionados con la toma de decisiones vinculadas al establecimiento de objetivos, políticas y metas en cualquier organización perteneciente al sector público y a la evaluación de su cumplimiento.
  • Gestión de los Recursos Humanos: Verificación de la función administrativa que se encarga del reclutamiento, la selección, la contratación, evaluación del desempeño, capacitación y desarrollo de los recursos humanos de la organización.
  • Gestión de Recursos Energéticos: Verificación de los procesos vinculados la planificación conservación y utilización de los recursos energéticos y el cumplimiento de las políticas de ahorro implementadas en la organización.
  • Gestión de Calidad: Verificación de las política adoptadas en la organización con el propósito de identificar y satisfacer las necesidades de los clientes o usuarios, a partir de la obtención, mantenimiento y mejora continua del desempeño global y de las capacidades de cualquier organización.
  • Gestión de Logística: Verificación de los procesos asociados al aseguramiento material oportuno y al menor costo posible de los recursos para el cumplimiento de las misiones asignadas a la organización, así como la identificación, segmentación y análisis de los clientes o beneficiarios.

Cuestionario No. II - Marco para un Sistema de Indicadores de Rendimiento y la Evaluación del Precio de Incumplimiento.

Para este cuestionario se definen los propósitos específicos siguientes:

Proponer un Marco General para el sistema de Indicadores de Rendimiento que permita:

Su utilización como herramienta de trabajo del auditor gubernamental, durante cualquiera de las etapas de la auditoría; y

La identificación de las áreas problemáticas o críticas.

Facilitar la determinación del precio del Incumplimiento, visto éste como la combinación de los efectos producidos por los incumplimientos y prácticas inadecuadas que se comprueban en la aplicación de los principios de la Auditoría de Gestión Pública, que repercute de manera negativa en la obtención de los objetivos y metas previstos en la entidad, objeto de la auditoría de gestión.

Aplicar el Sistema de Indicadores que sean aplicables expuestos en esta Guía, así como analizar y utilizar los propios de la entidad auditada, vinculados a las cuatros perspectivas siguientes:

Financiera: los indicadores financieros permiten medir las consecuencias económicas de las acciones y decisiones tomadas en la entidad. Las medidas de actuación financiera indican sí la estrategia de la entidad, su puesta en práctica y ejecución, están contribuyendo realmente a su gestión. Se propone se utilicen los indicadores incluidos en la Guía Metodología para las auditorías Financieras o de Estados Financieros.

Clientes o Beneficiarios: Identifican los segmentos de clientes o beneficiarios y las medidas de actuación de la entidad en los segmentos seleccionados o por los que le corresponden por ley.

Procesos Internos: Las medidas se centran en los procesos internos vinculados con la innovación, operativos y de entrega o servicios posventa, que tienen mayor imparto en la satisfacción del cliente o beneficiarios y en la consecución de los objetivos y metas de la entidad.

Formación y Crecimiento: Proceden por tres fuentes principales: las personas, los sistemas y los procedimientos de la organización.

Las medidas basadas en los empleados incluyen indicadores de satisfacción, retención, entrenamiento y habilidades de los recursos humanos.

Las capacidades de los sistemas de información pueden medirse a través de la disponibilidad de la información fiable e importante sobre os clientes o usuarios y los proceso internos, que se facilitan a los empleados que se encuentran en la línea de tomas de decisiones y actuación.

Los procedimientos de la organización examinan la coherencia de los incentivos a empleados con los factores de éxito general de la organización.

El modelo propuesto para el diseño de un Sistema de Indicadores de Rendimiento parte de la interrelación de tres principios fundamentales:

Las Relaciones de Causa – Efecto: El sistema de indicadores debe hacer que las relaciones (Hipótesis) entre los resultados claves en las diversas perspectivas sean explícitas, a fin de que puedan ser verificadas y convalidadas por el auditor. Permite identificar la secuencia causa efecto entre las medidas de los resultados de la entidad y los inductores de la actuación de esos resultados. Cada una de las medidas seleccionadas debe ser un elemento en una cadena de relación causa – efecto que demuestre la necesaria integración de las cuatro perspectivas previstas en el diseño del Sistema de Indicadores de Rendimiento.

Los Resultados y los Inductores de Actuación: Los resultados claves se refieren a indicadores genéricos o generales, que pueden ser financieros o no, que reflejen de manera sintética los efectos del cumplimiento de la misión de las organizaciones, en un período determinado. Los inductores de actuación deben ser más específicos y reflejan la singularidad del resultado clave con el que se relacionan; por lo que representa las causas que favorecen o no el comportamiento del resultado clave. Debe lograrse una combinación armónica de los indicadores de los resultados claves y los inductores de actuación. De ahí que sea tan importante para el auditor definir los indicadores de resultados claves y los inductores de actuación que mejor expresen el cumplimiento de los objetivos de la auditoría en función de las características de la entidad objeto de auditoría y a través de la utilización racional y creativa del arsenal de indicadores existentes.

Vinculación con las Finanzas: Los Estados Financieros y los Indicadores financieros asociados mantienen su papel primordial y esencial toda vez que éstos siguen siendo la fuente primaria en cualquier evaluación y análisis del comportamiento de una organización y en la verificación del cumplimento de la misión, en este caso pública, asignada a la entidad objeto de la auditoría.

Bibliografía:

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    16.

 

Roberto Gonzalez Peralo

roberto.peralo[arroba]umcc.cu

.Una breve biografía del autor: Cursó estudios Universitarios en la Universidad de Matanzas Camilo
Cienfuegos en la carrera de Contabilidad y Finanzas, donde se quedó prestando servicios docentes en la disciplina de Auditorìa. Es Auditor interno de la Universidad de Matanzas y cursa la Maestría de Administración de Empresa.

País: Cuba
Fecha al trabajo realizado: 29/12/2006



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