Bases teóricas de auditoría de gestión para las unidades del sector público (página 2)
La insuficiencia del presupuesto para
el control de la
gestión
de los recursos, ha
motivado la aparición de criterios como los de economía, eficiencia y
eficacia para
evaluar la actividad económica financiera, criterios que
han ido recogiéndose en nuestro ordenamiento legal, veamos
cómo se definen estos principios:
Economía: significa la adquisición, al
menor costo y en el
momento adecuado, de recursos financieros, humanos y
físicos en cantidad y calidad
apropiadas.
Es decir:
- Los recursos idóneos
- En la calidad y cantidad correcta.
- En el momento previsto.
- En el lugar indicado y precio
convenido.
El auditor deberá comprobar si la
entidad:
Invierte racionalmente los recursos, al saber si
utilizan los recursos adecuados, según los
parámetros establecidos, ahorran estos recursos o los
pierden por falta de control o deficientes condiciones de
almacenaje y de trabajo.
Utilizan la fuerza de
trabajo adecuada y necesaria. Si se cumplen óptimamente
los recursos monetarios y crediticios.
Eficiencia: relación entre los recursos
consumidos y la producción de bienes y
servicios.
Una actividad eficiente maximiza el
resultado.
Entre otros debe lograr:
- Que las normas sean
correctas y la producción los servicios se ajusten a las
mismas.
- Mínimos desperdicios en el proceso
productivo o en los servicios prestados. - Que los trabajadores conozcan la labor que realizan y
que esta sea la necesaria y conveniente para la
entidad. - Que se cumplan los parámetros técnicos
productivos en el proceso de producción o de servicios
que garantice la calidad.
Eficacia: Significa el logro, en el mejor
grado, de los objetivos u
otros efectos perseguidos de un programa, una
organización o una actividad.
Es decir:
- Cumplimiento de la producción y los servicios
en cantidad y calidad. - El producto
obtenido y el servicio
prestado, tiene que ser socialmente útil.
El auditor comprobará el cumplimiento de la
producción o el servicio y hará comparaciones con
el plan y
períodos anteriores para determinar progresos y
retrocesos.
1.5
AUDITORÍA DE GESTIÓN EN LAS UNIDADES PRESUPUESTADAS
O DEL SECTOR PÚBLICO.
Objetivos generales:
- Determinar si la entidad ha cumplido en tiempo,
lugar, y calidad los objetivos y metas establecidas con los
recursos asignados, teniendo en cuenta que:
- Adquiere el tipo de recurso que requiere, con la
calidad y en la cantidad apropiada, cuando se necesita y al
menor costo posible. - Aplica políticas idóneas para realizar
sus adquisiciones. - Protege y conserva adecuadamente sus
recursos.
- Verifica si la entidad logra la eficiencia necesaria
en la asignación y la utilización de los
recursos, de acuerdo con:
- La utilización de procedimientos
operativos eficientes. - El empleo de la
menor cantidad posible de recursos para la prestación de
los recursos en la cantidad, calidad y oportunidad
apropiada.
3- Evaluar el sistema de
control
interno para contribuir a asegurar el logro de los objetivos
y metas de la entidad.
4-Comprobar el cumplimiento de las leyes, normas y
políticas aplicables en la adquisición, salvaguarda
y uso de los recursos.
DIAGNÓSTICO DE LA EFECTIVIDAD DE LA
GESTIÓN:
Tiene el propósito de determinar si la entidad
auditada:
- Emplea la menor cantidad posible de recursos
(personal,
instalaciones) en la prestación de los servicios en la
cantidad, calidad y oportunidad apropiadas. - Cumple las leyes y regulaciones que pudiera afectar
significativamente la adquisición, salvaguarda y uso
de los recursos. - Ha establecido un sistema de control adecuado para
medir , preparar informe
alertar o amonestar su ejecución en términos de
economía y eficiencia. - Ha proporcionado informes
relacionado con la economía y eficiencia que son
validas y confiables.
DIAGNÓSTICO DE LA RAZONABILIDAD DE LA
INFORMACIÓN FINACIERA CONTABLE.
Tiene como propósito determinar si la:
- Información financiera se presenta de
acuerdo con criterios establecidos por las normas generales
de contabilidad para la actividad presupuestada,
que incluyen:
- Principios de contabilidad generalmente
aceptados. - Normas de valoración y exposición.
- Estados financieros.
- La entidad auditada ha cumplido los requisitos
financieros específicos que les
corresponden. - La estructura
del control interno de la entidad con respecto a la
presentación de los estados
financieros y salvaguarda de los activos,
ha sido diseñada e implementada para lograr los
objetivos de control.
SISTEMA DE INDICADORES DE
RENDIMIENTO DE LA GESTIÓN.
Dentro de los procedimientos relativos al trabajo de
campo en las Auditorías de gestión se encuentra
la medición del rendimiento, que se realiza
con el objetivo de
lograr evidencias que
permitan conocer el éxito o
no de una gestión. Para ello se debe establecer y utilizar
un sistema de medición del rendimiento que se sustente en
información consistente y oportuna el que
estará formado por varios componentes y entre ellos los
indicadores de rendimiento y las normas de rendimiento
(criterios).
- Indicadores de rendimiento: son factores cualitativos
y cuantitativos que proporcionan tanto en la entidad auditada
como al auditor un indicio sobre el grado de eficiencia,
economía, y efectividad de la ejecución de las
operaciones.
Pueden ser indicadores cuantitativos, dentro de los
primeros se encuentran los indicadores de eficiencia y
efectividad, mientras que los segundos no miden
numéricamente una actividad, sino que se establecen a
partir de los principios generales de una buena administración.
- Indicadores de eficiencia: relacionan
volúmenes de trabajo con los recursos. Se orientan hacia
los costos y
beneficios, se consideran de rendimiento ya que refieren
oportunidades para producir los mismos servicios a un menor
costo o producir más servicio por el mismo
costo. - Indicadores de economía: los precios
pagados por los bienes y servicios y remuneraciones con respecto aun precio
predeterminado. - Indicadores de efectividad: miden el grado de
cumplimiento de las metas de la actividad considerada. Se
orienta hacia los resultados.
Estos no deben verse aislados, la interpelación
de los resultados así como su análisis y determinación de las
causas que originan las desviaciones o incumplimientos es lo que
permite la gestión desde el mas amplio punto de
vista.
El sistema de indicadores propuesto permite:
- Su utilización como herramienta de trabajo del
auditor durante cualquiera de las etapas de la Auditoría de gestión. - Una evaluación global de las operaciones
vinculadas con el presupuesto del estado y la
entidad gestora de los créditos presupuestarios, sobre el grado
de economía, eficiencia y eficacia en el tratamiento y
custodia de los recursos asignados. - La identificación de las áreas
problemáticas lo que coadyuva a un mejor aprovechamiento
del tiempo de la Auditoría. - Obtener una evidencia suficiente, competente y
razonable sobre la naturaleza
del sistema de control interno contable y
administrativo.
La metodología propuesta tendrá como
procedimientos prácticos aplicables:
Debe tenerse en cuenta siempre que se
efectúen comparaciones con periodos
anteriores:-La importancia del período tomado como
base.-La serie de tiempo más largas son las
más fiables.- Comparación por períodos:
El propósito fundamental es determinar si los
componentes tienen una relación normal entre si y
respecto al total. - Comparación por elementos o partes de un total
objeto de análisis: - Relaciones entre cuentas:
- El auditor puede establecer ciertas relaciones entre
el saldo de una cuenta y el de otra que comparados en
diferentes períodos de tiempo, le permitirán
hacerse una idea de las razones de los cambios
registrados. - Normas de rendimiento (criterio).
Las fuentes de
estos indicadores son:
Leyes, reglamentos, contratos, por
citar algunos.
Series estadísticas históricas.
Presupuestos de ingresos y
gastos.
Estados financieros.
IMPORTANCIA DE LOGRAR, ECONOMÍA, EFICIENCIA, Y
EFICACIA EN LAS UNIDADES PRESUPUESTADAS O DEL SECTOR
PÚBLICO.
El control de la actividad del sector
público se ha realizado tradicionalmente a
través de la institución presupuestaria, que
establece determinadas limitaciones para los gastos en una triple
vertiente:
Vertiente Cuantitativa: las consignaciones
presupuestarias en las distintas partidas de gastos determinan el
importe que como máximo pueden gastarse.
Vertiente Cualitativa: los gastos que se autoricen deben
ajustarse precisamente a los conceptos marcados por las
consignaciones (gasto de personal, compras y
servicios corriente, etc.)
Vertiente Temporal: los créditos para gastos
contenidos en los presupuestos
tienen una vigencia anual, limitada al ejercicio
presupuestario.
Este enfoque para el control de la actividad
económica financiera del sector público se ha
mostrado insuficiente, dado que:
No contempla el control de los ingresos, que aparecen en
los presupuestos meras previsiones.
El control de los gastos se limita solo al
cuánto, en qué y cuándo, obviando el
cómo.
Para lograr la interrelación de estos tres
aspectos los gastos deben realizarse de manera que contribuya a
alcanzar óptimamente los objetivos. Para que se nos
permita formar una opinión sobre la gestión de los
recursos. Proporcionando a la entidad seguridad sobre
lo que realmente sucede y así tener la posibilidad de
fijar mejores objetivos para apremiar la
gestión.
Las respuestas a estas interrogantes le permite al
auditor lograr buenos resultados en las investigaciones,
viabilizar el tiempo de ejecución y exponer de forma
concreta, clara y sencilla los problemas, las
causas efectos con vista a qué se adopten las medidas para
mejorar el grado de economía, eficiencia y eficacia
existente en la unidad.
Una entrevista
bien organizada permite la obtención de información
valiosa en un mínimo de tiempo, esta debe ser verificada
con posterioridad, para comprobar su veracidad.
Los cuestionarios siempre son de ayuda en la labor del
auditor, bien sean abiertos o cerrados, ellos nos
brindarán la posibilidad de conocer condiciones, causas,
motivos y otras particularidades que tienen que ver con el grado
de economía, eficiencia y eficacia qué se ejerce en
la entidad con respecto a la planificación, control y uso de los
recursos.
En la práctica se han experimentado logros
importantes con el desarrollo de
estos tipos de Auditoría debido a que aportan a cada
entidad auditada posibilidades de desarrollo futuro, y
éxitos en sus venideros resultados.
1.6 PRUEBAS PARA
LA GESTIÓN.
La realización de pruebas para la
evaluación de la gestión, consiste en evaluar los
controles de las operaciones y la recolección de
evidencias suficientes y confiables para determinar, si los
asuntos identificados en la fase de planeación
como de potencial riesgo, realmente
revisten suficiente importancia.
La evaluación de la gestión debe
comprender:
- Niveles de revisión.
- Aplicación de indicadores y su
análisis.
El enfoque básico de la evaluación recae
principalmente sobre los recursos utilizados o consumidos por la
entidad auditada, su manejo o conversión en productos o
servicios útiles y la entrega o prestación de
dichos productos o servicios desde el punto de vista objetivo de
forma tal que se pueda conceptuar alternativas que resulten en
mayor economía.
La esencia de la evaluación de la gestión
es la aplicación del sentido común al sugerir
modificaciones o cambios en la adquisición, manejo o
empleo de los recursos.
El propósito de la evaluación es
determinar si la entidad auditada administra o utiliza sus
recursos
humanos, materiales y
financieros de manera eficiente y económica. El auditor
tiene que detectar las causas de cualquier práctica
ineficiente o antieconómica, incluyendo deficiencias en
los sistemas de
información gerencial, los procedimientos
administrativos o la estructura organizativa que tiene como
efecto disminuir la eficiencia y/o la economía.
Al realizar la evaluación se busca si la entidad
auditada, al llevar a cabo su misión,
presta la debida atención a la conservación de los
recursos con el mínimo de esfuerzo. Durante la investigación se debe estar alerta para
encontrar prácticas antieconómicas, ineficientes,
inapropiadas o insatisfactorias en la utilización de los
recursos y examinar ampliamente las deficiencias
aparentes.
Niveles de revisión.
La Auditoría de gestión comprende uno o
ambos de los siguientes niveles:
- Revisión de" alto nivel".
- Revisión en "profundidad".
Nosotros en nuestra investigación abordaremos
más sobre el primer nivel. Una revisión de alto
nivel consiste en obtener un entendimiento general de las
prácticas implantadas por la
administración para asegurar la economía,
eficiencia y eficacia en el uso de los recursos de la entidad.
Incluye entrevistar a la alta dirección respecto a la práctica
empleada para asignar y controlar los recursos.
Los objetivos de una revisión de "alto nivel" son
los siguientes:
- Determinar si la administración ha establecido adecuados
procedimientos generales de gestión para asegurar la
economía, eficiencia y eficacia en el uso de los
recursos de la entidad. - Evaluar si los mismos están siendo aplicados
eficazmente. - Determinar si los indicadores muestran una
evaluación positiva respecto al desarrollo de las
operaciones.
Una revisión de alto nivel usualmente involucra
las siguientes actividades:
- Uso de ciencias
estadísticas e indicadores para efectuar análisis
de tendencias y controles presupuestarios.
- Lecturas de informes de gestión.
- Indagaciones con la dirección y los
trabajadores de entidad.
En esta revisión de altos niveles nos basaremos
básicamente en las respuestas de la administración.
Esta revisión prevé a la administración una
oportunidad para considerar y expresar una opción respecto
a la existencia de problemáticas en las operaciones
realizadas.
Análisis de indicadores.
El análisis de los indicadores, permite realizar
un estudio económico, financiero y presupuestal y opinar
sobre la eficiencia, economía, y eficacia en el
cumplimiento de los objetivos y planes.
Actualmente es cada vez más marcada la necesidad
por parte de la alta gerencia de
tener unos indicadores que puedan responder por el éxito
futuro de la
organización o la entidad en condiciones cambiantes.
Por lo tanto el sistema de indicadores de
gestión deberán reportar a cada administrador
oportuna y periódicamente, en forma sintetizada, la
información que es relevante en su área de responsabilidad.
Los indicadores permiten a la gerencia orientarse para
saber hacia donde deben concentrarse los esfuerzos, son un
criterio, una visión clara y concisa de la
realidad.
El propósito de definir indicadores es apoyar a
la administración para que identifique anticipadamente los
problemas que perfilan en la ejecución de los procesos para
corregirlos en forma oportuna.
Características de los indicadores:
- Son oportunos. Se pueden aplicar en cualquier
momento. - Se pueden analizar en términos absolutos y
relativos. - Son de orden cualitativos y
cuantitativos. - Son selectivos.
- Muestran señales de alarma de la gestión de
la entidad, así como logros de desempeño.
Propósito de los indicadores:
- Crear una cultura de
medición y mejoramiento. - Establecer criterios de comparación con el
mejor. - Analizar cumplimiento de planes y
objetivos. - Valorizar los factores determinantes para obtener el
éxito.
Característica de la auditaría de
gestión.
- Mide el cumplimiento de los planes y programas en un
período de tiempo determinado. - Concentra el análisis hacia actividades y
procesos productivos y/o de prestación de servicios
propios de cada entidad, aplicando indicadores que midan
adecuadamente la gestión adecuada. - Mide la contribución de la entidad en el
desarrollo de la comunidad,
estableciendo el beneficio o pérdida social. - Determina el comportamiento de las cifras durante el periodo
de análisis y sus variaciones
significativas. - Verifica tendencias, desviaciones y
participaciones.
- Contribuye a que las entidades públicas
mejoren la eficiencia administrativa y financiera en el manejo
de los recursos asignados para su funcionamiento. - Garantiza vigilancia permanente a la
delegación que hace el estado de
la función
administrativa. - Evaluar el impacto que genera el bien o servicio que
produce o presta la entidad.
1.7
TÉCNICAS PARA LA AUDITORÍA DE
GESTIÓN.
Al estudiar y evaluar el sistema de control interno y
determinar el alcance de la Auditoría, el auditor debe
obtener información suficiente, competente y relevante a
fin de promover una base razonable para sus operaciones,
criterios, conclusiones y recomendaciones.
Precisamente las técnicas
de Auditoría son los diversos métodos
utilizados por el auditor para obtener evidencias.
Las técnicas de Auditoría más
utilizadas son:
- Examen o inspección física.
–Observación física de un
activo.
- Inspección documental.
-Se observa un documento para saber si es genuino, sin
alteraciones, auténtico, con aprobaciones y que fueron
asentados correctamente en los libros,
registros e
informes. Se usan las técnicas de punteo para
señalizar las actividades revisadas en los documentos.
- Confirmación.
-Se obtiene directamente de un agente externo,
información por escrito, para ser usada como evidencia,
por ejemplo confirmar efectivo, cuentas por
cobrar, títulos de propiedades, pasivos contingentes y
otras reclamaciones.
- Entrevistas.
- Realización de preguntas necesarias para
el
conocimiento general del trabajo.
- Comparaciones.
Se compara a partir de:
– Información del año anterior.
- Información del plan.
- Información de las otras empresas de
la misma rama.
Las técnicas de Auditorías financieras
utilizadas no difieren mucho de las que se practican en las
Auditorías de gestión.
El conjunto de técnicas de Auditoría
constituye los procedimientos que se incluyen en el programa de
Auditoría. En el caso de la Auditoría de
gestión servirán para la revisión de los
procesos
administrativos y operacionales a las diversas funciones que se
realizan en la entidad.
Para desarrollar una Auditoría de gestión
se utilizan diferentes técnicas, las más
comúnmente utilizadas son las siguientes:
- Observación.
- Confirmación.
- Verificación.
- Investigación.
- Análisis.
- Evaluación.
Observación: es muy amplia,
prácticamente infinita, puede incluir desde la
observación del flujo de trabajo las acciones
administrativas de jefes, subordinados, documentos,
acumulación de materiales, materiales excedentes, entre
otros. La característica principal de esta técnica
está en función del espíritu de
penetración y profundidad que se aplique al
desempeño de una acción.
Confirmación. Comunicación independiente con una parte
ajena para determinar la exactitud o validez de una cifra o
hecho.
Verificación. Verificar que cada elemento
de cada uno de los documentos es lo apropiado y se corresponde
con la legislación vigente.
Investigación. Examinar acciones,
condiciones, acumulaciones y procesamiento de activos y todas
aquellas operaciones relacionadas con estos. Esta
investigación puede ser externa o interna y por lo regular
mediante la realización de cuestionarios previamente
formulados.
Análisis. Se recopila y usa
información con el objetivo de llegar a una deducción lógica.
Determinar las relaciones entre las diversas partes de una
operación. Involucra la separación de las diversas
partes de la entidad o de las distintas influencias sobre la
misma y después determinar el efecto inmediato o potencial
sobre una organización dada una situación
determinada.
Evaluación. Es el proceso de arribar a una
decisión basado en la información disponible. La
evaluación depende de la experiencia y juicio del
auditor.
1.8
RIESGO EN LA AUDITORÍA DE GESTIÓN.
Los resultados de la Auditoría pueden no estar
exentas de errores y omisiones de importantes
significación que influyan en la evaluación a
expresar por el auditor en su informe, por lo que resulta
necesario conocer los riesgos
latentes en este proceso.
En este tipo de Auditoría tenemos que tener en
cuenta también los tres componentes del riesgo.
Riesgo inherente: Ocurren errores importantes generados
por las características de las empresas u
organismos.
Riesgo de control: De que el sistema de control interno
no prevenga o corrija los errores.
Riesgo de detección: Que los errores no
identificados por los controles internos tampoco sean reconocidos
por el auditor.
Para evaluar la existencia o no de riesgo de
Auditoría de gestión son necesarias las
consideraciones siguientes:
- Conocer los riesgos propios de la actividad, del
entorno y de la naturaleza propia de la
información. - Considerar si es necesario el diseño del sistema de control interno y
probar su eficacia. - Extensión de las pruebas sustantivas
aplicables a la empresa
hacia los terceros vinculados.
Será importante también considerar algunos
factores generalizados sobre los riesgos de Auditoría que
pueden ser adoptados en cada caso:
- Sistema de control interno.
- Cambios en el nivel de
organización. - Complejidad.
- Interés de la
organización. - Tiempo.
Determinar la confianza que tiene la dirección
respecto al funcionamiento del sistema de control interno
suponiendo que no ocurran.
- Incumplimientos en los procedimientos
normalizados. - Poca experiencia en el personal.
- Sistema de información no
confiable.
- Imagen pública.
Evaluar los riesgos inherentes a la protección de
los bienes activos o imagen
pública adversa considerando:
- Probabilidad de ocurrencia de fraudes.
- Quejas del público.
- Errores de los criterios que se aplican para
determinar decisiones.
– Barreras externas que afectan el accionar de la
empresa.
- Cambios a nivel organizacional.
Identificar la existencia o no de cambios reiterativos
en el nivel organizacional y los sistemas
atendiendo principalmente:
- Rotación del personal.
- Reorganización en el funcionamiento del
personal. - Crecimiento o reducción del
personal. - Implantación de nuevos sistemas.
- Alteraciones de tipo cultural.
- Complejidad.
Evaluar la posibilidad de la existencia de errores que
puedan pasar inadvertidos debido a un ambiente
complejo, originado principalmente por:
- La naturaleza de las actividades.
- El alcance de la automatización.
- Tamaño de la
Auditoría.
Medir la importancia del tamaño de la
Auditoría haciendo referencia al número de
personas, tanto de entidad auditada como de los auditores, el
volumen
físico de la documentación e impacto social,
reconociendo que a mayor tamaño mayores
riesgos.
- Interés de la
dirección.
Determinar la importancia que la alta dirección
le asigna a la Auditoría, otorgándoles por tanto
las facilidades en el desarrollo de las tareas a los auditores y
su equipo.
- Tiempo.
Considerar la posibilidad de incurrir en errores, o no
detectarlos, según el tiempo de preparación y
ejecución de la Auditoría que se haya planificado y
utilizado verdaderamente.
Son palabras claves en la determinación del
tiempo, la dinámica que se emplee, la selección de las áreas y los
objetivos concretos.
1.9 INTERROGANTES FUNDAMENTALES EN EL DESARROLLO
DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN.
Entre las interrogantes indispensable en el
ánimo del auditor para el levantamiento de la
información en la Auditoría de gestión se
utilizan usualmente los términos: ¿Qué?,
¿Para qué?, ¿Dónde?,
¿Quién?, ¿Cómo?
¿Cuándo¿ y ¿Por qué? Sin
embargo resulta conveniente preguntarse ¿Qué se
está haciendo?, desde el punto de vista de los sistemas
y procesos y ¿Qué se está logrando?, desde
el punto de vista de los resultados de la
gestión.
Las respuestas a estas interrogantes le permite al
auditor lograr buenos resultados en las investigaciones,
viabilizar el tiempo de ejecución y exponer de forma
concreta, clara y sencilla los problemas, las causas efectos
con vista a que se adopten las medidas para mejorar el grado de
economía, eficiencia y eficacia existente en la
unidad.
Una entrevista bien organizada permite la
obtención de información valiosa en un
mínimo de tiempo, ésta debe ser verificada con
posterioridad, para comprobar su veracidad.
Los cuestionarios siempre son de ayuda en la labor del
auditor, bien sean abiertos o cerrados, ellos nos
brindarán la posibilidad de conocer condiciones, causas,
motivos y otras particularidades que tienen que ver con el
grado de economía, eficiencia y eficacia qué se
ejerce en la entidad con respecto a la planificación,
control y uso de los recursos.
En la práctica se han experimentado logros
importantes con el desarrollo de estos tipos de
Auditoría debido a que aportan a cada entidad auditada
posibilidades de desarrollo futuro, y éxito en sus
venideros resultados.
1.10 LA AUDITORÍA DE GESTIÓN TIENE COMO
PROPÓSITO DETERMINAR Y DAR A CONOCER SI:
- La entidad adquiere, protege, emplea los recursos
de manera económica y eficiente, se realiza con
eficacia las actividades y funciones. - Alcanzan los objetivos y metas
previstas. - Son eficaces los procedimientos de operación
y control interno. - Emitir opiniones sobre los estados
contables. - Determinar el grado en que el organismo y sus
funcionarios controlan y evalúan la calidad de los
servicios. - Dar a conocer las causas del buen o mal resultado
de la Auditoría.
1.11 ETAPAS DE LA AUDITORÍA DE
GESTIÓN.
Como sabemos en la profusa información que emiten
nuestras entidades es muy difícil integrar o combinar
datos
financieros y físicos que engloben la situación, es
por ello que analizaremos las distintas etapas. Para ello es
necesario conocer que esta Auditoría comprende cuatro
etapas generales que son las siguientes:
Exploración previa de la entidad objeto de
estudio.
Planeamiento.
Ejecución.
Informe final.
El primer aspecto permitirá conocer y
familiarizarnos con la actividad que será objeto de
estudio, por lo que podría sugerir:
-Estudio de la infraestructura para enfrentar la
administración de sus operaciones.
-Estudio de los informes de Auditoría
precedentes, en definitiva el conocimiento
de la entidad vista en:
Objetivos de la organización.
Características de sus principales
ejecutivos.
Servicios que presta.
Ubicación geográfica de la
entidad.
Clasificación y ubicación de los clientes.
Niveles de inventario.
Nivel de endeudamiento.
Proyectos de inserción.
Satisfacción a clientes.
Juicio de la clientela.
Calidad de los servicios o productos.
Situación y restricciones.
En el segundo aspecto el auditor antes de comenzar a
realizar su trabajo debe tener una idea preliminar de la
situación de la entidad, cuestión que le
permitirá localizar las posibles restricciones del sistema
a través de los cuestionarios de control interno que se
aplicarán, entrevistas a
los principales gerentes y trabajadores, así como la
revisión y procesamiento de la información que
emite la entidad.
Posteriormente realizaremos:
-La evaluación del logro de los objetivos
estratégicos.
-La evaluación de los elementos de la
Auditoría de gestión.
Para la primera parte se hace necesario la
clasificación de estos objetivos, en el caso de que la
entidad no tenga un plan
estratégico, de ser así se hace un trabajo
intenso con los ejecutivos para alcanzar el máximo de
precisión a nivel de objetivos de corto, mediano y largo
plazo.
Luego se caracterizan estos objetivos con la
información contable y estadística, por medio de la
utilización de indicadores especialmente diseñados,
determinándose así el logro de cada objetivo, las
dificultades presentes, las debilidades de las organizaciones,
para satisfacer los objetivos establecidos así como las
amenazas y oportunidades del entorno frente al plan
estratégico.
La segunda parte evalúa los avances o retrocesos
de la economía, eficiencia y eficacia con que se
desarrollan las diferentes operaciones. Esta evaluación
también se hace mediante la aplicación de un
conjunto de indicadores especialmente diseñados que miden
la variación con respecto al período inmediato
anterior.
Si la empresa no tuviera los objetivos
estratégicos definidos, sus metas, su misión,
entonces sería necesario la consultoría de gestión para definir
estos aspectos.
Planeamiento.
El análisis de los elementos obtenidos en la
exploración que debe conducir a:
Definir los objetos que deben ser objeto de
comprobación, por las expectativas que dio la
exploración, así como determinar las áreas,
funciones y materias críticas.
Definir las formas o métodos de
comprobación que se van a utilizar.
Métodos Cualitativos: opinión de los
directivos, revisión de documentos, encuestas,
cuestionarios.
Método Cuantitativo: análisis e interpretación de cuentas.
Ejecución.
Verificar toda la información obtenida
verbalmente.
Obtener las evidencias suficientes, competentes y
relevantes, teniendo en cuenta que:
Las pruebas determinan las causas y condiciones que
originan los incumplimientos.
Las pruebas pueden ser externas si se considera
necesario.
Prestar especial atención para que la
Auditoría sirva de instrumento para coadyuvar a la
toma de
decisiones inteligentes y oportunas.
Determinar en detalles el grado de cumplimiento de las
tres E, teniendo en cuenta: condición, criterio, efecto y
causa.
Además el auditor debe:
Saber escuchar.
Hacer que lo escuchen.
Informe final.
La exposición del informe final debe expresar de
forme concreta, clara y sencilla los problemas, sus causas y
efectos, con vista a que se asuma por los ejecutivos de la
entidad como una herramienta de dirección.
Sin obviar lo expuesto anteriormente, deberá
considerarse lo siguiente:
Introducción: los objetivos que se
expondrán en este segmento serán los
específicos que fueron definidos en la etapa de planeamiento.
Conclusiones: se deberá exponer, de forma
resumida, el precio de incumplimiento, es decir, el efecto
económico de las ineficiencias, prácticas
antieconómicas, incumplimiento y deficiencias en general.
Se reflejaran también de forma resumida, las causas y
condiciones que incidieron en el grado de cumplimiento o
incumplimiento de las tres E y su
interpelación.
Cuerpo del informe: hacer una valoración de la
eficiencia de las regulaciones vigentes, todo lo que sea
cuantificable, deberá cuantificarse.
Recomendaciones: estas deben ser generales y
constructivas, no comprometiéndose la auditaría con
situaciones futura que se puedan producir en la
entidad.
La Auditoría de gestión es fundamental
dentro del desarrollo de la Auditoría gubernamental con
enfoque integral, por cuanto permite medir las actuaciones de la
administración no solo de lo que pasó sino del
presente y de la proyección en el futuro.
La correcta aplicación de esta Auditoría
proporciona ventajas dentro de estas centra las
siguientes:
- Es un instrumento para la mejora de la
gestión, por que evalúa el grado en que la
organización actúa realmente en pos de la
economía, eficiencia y eficacia. - Extiende la función auditora a todas las
funciones y actividades de la entidad auditada y no solamente
a la entidad económico-financiera. - Aumenta la información sobre el
funcionamiento real de la entidad al identificar sus puntos
fuertes y débiles, valora los controles contables y
administrativos establecidos. - Habitúa a empleados y funcionarios a
trabajar con orden y método y a eliminar un sentido
patrimonialista respecto a los papeles que elaboran. Obliga a
tener la documentación archivada y accesible, pues la
Auditoría investiga sobre realidades y no se limita a
oír cuentas sino que solicita pruebas, justificantes,
datos ciertos.
Finalmente la práctica recurrente de la
Auditoría de Economía, Eficiencia y Eficacia
obliga a replantearse situaciones y hechos, es fuente continua
de nuevas ideas y aplicaciones y genera en la entidad auditada
un saludable dinamismo.
BIBLIOGRAFÍA:
- Auditoria operativa.
- CECOFIS "Diplomado en Auditoría
General’’. 2001 - Colectivo de autores
‘’Auditoría’’ Instituto Cubano
del Libro
1974. - Colectivo de autores ‘’Orientaciones
Metodológicas Auditoria I y II MES 1998. - Colectivo de autores ‘’Evaluación
y Juicio del Auditor en relación con el control interno
contable’’. - Colectivo de autores ‘’Normas Generales
de Contabilidad: actividad empresarial’’ ISTH Oscar
Lucero 1993 - Colectivo de autores ‘’Fundamento de
Contabilidad
Financiera’’ LIMUSA 1979. - Colectivo de autores ‘’Auditoria
Administrativa: con cuestionario
de trabajo’’. - Cordero, José María
‘’Contabilidad Básica’’
1982.http://www.monografias.com/trabajos
7/ auop.chtm - Características de la auditoría
operativa. - Fabado, Enricb I Alfonso ‘’Auditoria de
Economía, Eficiencia y Eficacia en el sector publico
‘’Cámara de Comptos de Navarra.
1989. - Miranda, Antonio de ‘’ Auditoria de las
Empresas Socialistas’’ MES 1997. - Revistas ‘’El control interno y el
control’’. Vol: may-Agost. 2000. - Verez, Alberto
‘’Auditoría’’ Pueblo y Educación 1982.
BIOGRAFÍA DEL AUTOR
Lic. Yanelis Guilarte Quevedo
Profesara Instructora Principal Del Instituto Superior
Minero Metalúrgico ¨Dtor Antonio Núñez
Jiménez ¨
Centro de Trabajo: Sede Universitaria Municipal
Municipio Sagua de Tánamo.
Estudios Académicos: Lic. Contabilidad y
Finanzas
Universidad
de Holguín ¨ Oscar Lucero Moya Profesión:
Coordinadora Carrera Contabilidad y Finanzas Sede Universitaria
Municipio Sagua de Tánamo.
País: Cuba
Ciudad de nacimiento del autor: Municipio
Holguín
Ciudad, País y fecha del trabajo realizado:
Municipio Sagua de Tánamo, Cuba, enero
2007.
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