1. Como los Sistemas de Información pueden emplearse para obtener Ventajas Competitivas: para poder usar los sistemas de información debemos entender donde están las ventajas estratégicas para las empresas. Se usan dos modelos de empresas y su entorno para identificar las áreas donde los sistemas de información puedan proporcionar ventajas sobre la competencia, estos modelos son:

Los equipos de ordenador (el hardware) han pasado por cuatro generaciones, de las que las tres primeras (ordenadores con válvulas, transistores y circuitos integrados) están muy claras, la cuarta (circuitos integrados a gran escala) es más discutible.

Algo parecido ha ocurrido con la programación de los ordenadores (el software), que se realiza en lenguajes que suelen clasificarse en cinco generaciones, de las que las tres primeras son evidentes, mientras no todo el mundo está de acuerdo en las otras dos. Estas generaciones no coincidieron exactamente en el tiempo con las de hardware, pero sí de forma aproximada, y son las siguientes:

1. Primera Generación: los primeros ordenadores se programaban directamente en código binario, que puede representarse mediante secuencias de ceros y unos sistema binario. Cada modelo de ordenador tiene su propio código, por esa razón se llama lenguaje de máquina.
2. Segunda Generación: los lenguajes simbólicos, asimismo propios de la máquina, simplifican la escritura de las instrucciones y las hacen más legibles.
3. Tercera Generación: los lenguajes de alto nivel sustituyen las instrucciones simbólicas por códigos independientes de la máquina, parecidas al lenguaje humano o al de las Matemáticas.
4. Cuarta Generación: se ha dado este nombre a ciertas herramientas que permiten construir aplicaciones sencillas combinando piezas prefabricadas. Hoy se piensa que estas herramientas no son, propiamente hablando, lenguajes. Algunos proponen reservar el nombre de cuarta generación para la programación orientada a objetos.
5. Quinta Generación: se llama así a veces a los lenguajes de la inteligencia artificial, aunque con el fracaso del proyecto japonés de la quinta generación el nombre ha caído en desuso.

Nuevas Herramientas y Enfoques del Software:

Lenguaje de 4ta. Generación, un lenguaje de programación que puede ser empleado directamente por los usuarios finales o por programadores menos experimentados para desarrollar aplicaciones de computadoras más rápidamente que en los lenguajes de programación convencionales. Los lenguajes de la 4ta. Generación se dividen en:

1. Lenguajes de Interrogación: un lenguaje de computadora de alto nivel que se emplea para recuperar información específica de las bases de datos o archivos.
0. Lenguajes de Gráficas: un lenguaje de cómputo que despliega datos de archivos o de bases de datos de forma gráfica.
0. Lenguaje de Programación de Muy Alto Nivel: es el que usa menos instrucciones que los lenguajes convencionales. Se usa principalmente como herramienta de productividad por los programadores profesionales.
0. Paquete de Software de Aplicaciones: es un conjunto prescrito, personificado y comercialmente disponible, programas que elimina la necesidad de escribir programas de software para ciertas funciones.
0. Software de Procesamiento de Palabras: software que maneja el almacenamiento electrónico, edición, formateo e impresión de documentos.
0. Hoja de Cálculo: software que despliega los datos en una malla de columnas y renglones, con la capacidad de calcular fácilmente los datos numéricos.
0. Software de Administración de Datos: software usado para crear y manejar listas, crear archivos y base de datos para almacenar y para combinar información para informes.
0. Paquetes de Software Integrados: es el que proporciona dos o más aplicaciones, como hojas de cálculo y procesador de palabras, lo que permite la transferencia fácil de datos entre ellos.

Cómo seleccionar el Software y los Lenguajes de Programación:

1. Adaptabilidad: algunos lenguajes son de propósito general y pueden ser usados en una diversidad de problemas, mientras que otros son lenguajes de propósito específico adecuados solo para tareas limitadas.
0. Sofisticación: los lenguajes de alto nivel deben tener estructuras de control y estructuras de datos sofisticadas. Las primeras definen la forma de los programas haciéndolos claros, lógicos y estructurados, fáciles de leer y mantener.
0. Consideraciones de Tipo Organizacional: con el objeto de ser eficaces, el lenguaje debe ser aprendido fácilmente por el personal de programación de la empresa, de ser fácil de mantener y cambiar lo suficientemente flexible, de manera que pueda crecer dentro de la institución.
0. Soporte: es importante adquirir software que sea de uso extensivo en otras instituciones y que pueda recibir soporte de muchas empresas y despachos de consultoría y servicios.
0. Eficiencia: la eficiencia es la cual complica y ejecuta permaneciendo como consideración al adquirir software.

Funciones del Sistema Operativo:

Un Sistema Operativo realiza tres (03) funciones:

1. Define y Asigna los Recursos del Sistema (Asignación y Designación): asigna recursos a los trabajos de aplicaciones que encuentran en la ejecución.
2. Programa el Uso de Recursos y Trabajos de Cómputo (Programación): miles de trabajos pueden ejecutarse simultáneamente en una computadora.
3. Seguimiento de las Actividades del Sistema de Cómputo (Seguimiento): da seguimiento a las actividades del sistema de cómputo.

Multiprogramación:

Es un método para ejecutar dos o más programas empleando la misma computadora. El CPU sólo ejecuta un programa, pero puede dar servicio a las necesidades de E/S de otros al mismo tiempo.

Tiempo Compartido:

Es el compartir simultáneamente los recursos de las computadoras entre muchos usuarios al hacer que el CPU emplee una cantidad fija de tiempo en cada programa del usuario antes de pasar al siguiente.

Almacenamiento Virtual:

Es una manera de cómo la computadora maneja programas más eficientemente, al dividir los programas en porciones de longitud fija o variable con solo una pequeña porción a la vez en la memoria primaria.

Multiprocesamiento:

Es un Sistema Operativo para ejecutar dos o más instrucciones en forma simultánea en un solo sistema de computación utilizando más de un CPU.

Traducción del Lenguaje y Software de Utilerías:

1. Código Fuente: instrucciones de programas escritos en un lenguaje de alto nivel antes de ser traducidas a lenguajes de máquinas.
0. Compilador: software especial de sistemas que traduce un lenguaje de alto nivel a un lenguaje de máquina para su procesamiento por la computadora.
0. Código Objeto: instrucciones de programas que han sido traducidas al lenguaje de máquina que pueden ser ejecutadas.
0. Intérprete: un lenguaje traductor especial que traduce toda la instrucción de código fuente a código de máquina y ejecuta uno a la vez.
0. Programas de Utilerías: es un software de sistemas que consiste en programas para tareas respectivas que pueden ser compartidas por muchos usuarios.

Sistemas Operativos para Microcomputadoras:

1. DOS: Sistema Operativo para microcomputadoras de 16 bits basado en la PC-IBM estándar.
0. OS/2: poderoso Sistema Operativo empleado con el sistema personal IBM de 32 bit/2 estaciones de microcomputadoras que soportan las redes de multitareas, y más aplicaciones intensivas de memoria que el DOS.
0. Windows NT: poderoso Sistema Operativo desarrollado por Microsoft para usarse en las microcomputadoras de 32 bits y en las estaciones de trabajo basado en Intel y en otros microprocesadores. Permiten el trabajo en redes, multitareas y multiprogramación.
0. Unix: Sistema Operativo para minicomputadoras y macrocomputadoras que es dependiente de la máquina y permite el procesamiento del usuario, multitareas y sistemas de redes.
0. System 7: Sistema Operativo de la computadora Macintosh que permite multitareas y tiene capacidades poderosas en gráficas y multimedia.

Interfases Gráficas del Usuario:

Es la parte de un Sistema Operativo con la que los usuarios interactúan y que usa íconos gráficos y el Mouse de la computadora para emitir comandos y hacer selecciones.

Windows:

Es una cobertura o Shell de interfases de gráfica con el usuario que se ejecuta en conjunción con el Sistema Operativo de la microcomputadora con Sistema Operativo DOS. Permite multitareas y algunas formas de trabajo de redes.

ORGANIZACIÓN DE LOS DATOS EN UN AMBIENTE TRADICIONAL DE ARCHIVOS

Un sistema de información eficaz proporciona a los usuarios información oportuna, precisa e importante. Esta información se almacena en archivos de computadora. Cuando los archivos están adecuadamente ordenados y mantenidos, los usuarios pueden accesar y recuperar fácilmente la información que requieren.

Los archivos bien administrados y cuidadosamente ordenados facilitan la obtención de datos para la toma de decisiones, mientras que los archivos pobremente administrados llevan a un caos en el procesamiento de la información, con altos costos, un desempeño pobre y muy poca, si es que alguna, flexibilidad.

Términos y Conceptos de la Administración de Archivos:

1. Sistema de Cómputo: organiza los datos con una jerarquía que se inicia con los bytes y avanza hacia los campos, registros, archivos y las bases de datos.
0. Bit: representa la unidad más pequeña de datos que la computadora puede manejar.
0. Grupo de Bits (Byte): representa un carácter individual, que puede ser una letra, un número o cualquier otro símbolo.
0. Campo: es un agrupamiento de caracteres en una palabra, un grupo de palabras, o un número completo (como el nombre o la edad de las personas).
0. Registro: es un grupo de campos relacionados, como el nombre de un estudiante, el curso tomado, la fecha y el grado. Un registro describe una entidad.
0. Archivo: es un grupo de registros del mismo tipo.
0. Entidad: es una persona, lugar, cosa o hecho sobre el que se conserva información.
0. Pedido: es una entidad típica que se encuentra en un archivo de pedidos de ventas, que mantiene la información sobre los pedidos de ventas de una empresa.
0. Atributo: es cada característica o cualidad que describe a una entidad en particular.
0. Campo Llave: todo registro en archivo debe al menos contener un campo que únicamente identifique ese registro de manera que éste pueda ser recuperado, actualizado o sacado.

Accesamiento de Registros de los Archivos de la Computadora:

Una manera de ordenar los registros es secuencial. Existen los siguientes tipos de organización:

1. Organización Secuencial de Archivos: los registros de datos deben ser recuperados en la misma secuencia física en la cual se almacenan. La Organización Secuencial de Archivos es el único método de organización de archivos que puede ser usado en la cinta magnética. Este método de organización de archivos ya no es muy socorrido, pero algunas instituciones aún lo usan para aplicaciones de procesamiento por lotes en donde accesan y procesan secuencialmente cada registro. Una aplicación típica es una nómina en donde todos los empleados de la empresa deben ser pagados uno por uno.
2. Organización Directa o Aleatoria de Archivos: permite que los usuarios accesen registros en cualquier secuencia que deseen, independientemente del orden físico real en los medios de almacenamiento. La organización directa o al azar se utiliza con la tecnología de los discos magnéticos.

Tipos de Métodos:

1. Método de Acceso Secuencial Indexado (MASI): aún cuando los registros puedan ser almacenados secuencialmente en dispositivos de acceso directo, los registros individuales pueden ser accesados directamente mediante el MASI. Este método descansa en un índice de campos de claves para localizar los registros individuales. Un índice a un archivo es semejante al índice de un libro, ya que enlista el campo clave de cada registro y donde se ubica físicamente tal registro en el almacenamiento para facilitar su localización. El MASI se utiliza en aplicaciones que requieren de un procesamiento secuencial de gran número de registros, pero que ocasionalmente necesitan acceso directo de los registros individuales.
2. Método de Acceso Directo a Archivos: se usa con la organización de archivos directos. En vez de ello, una expresión matemática llamada algoritmo de transformación se emplea para traducir el campo clave directamente en la ubicación, en el almacenamiento físico del registro en el disco. El algoritmo de transformación ejecuta algún cálculo matemático en la clave de registro y el resultado de esta operación es la dirección física del registro.

Este método de acceso es el más adecuado para aplicaciones en donde los registros individuales deben ser localizados directa y rápidamente para su procesamiento.

Problemas con el Ambiente Tradicional de Archivos:

En muchas instituciones el procesamiento de la información se inició a escala muy pequeña, automatizando una operación a la vez. Los sistemas tienden a crecer de manera independiente y no de acuerdo con un gran plan. De manera típica, cada división de una empresa multidivisional desarrolló sus propias aplicaciones. Dentro de cada división, cada área funcional tendió a desarrollar sistemas aisladamente de otras áreas funcionales como: Contabilidad, Finanzas, Manufactura y Mercadotecnia desarrollaron todos sus propios sistemas y archivos de datos.

Cada aplicación, requirió de sus propios archivos y su propio programa de computadora para operar. Los archivos usados en una aplicación fueron alguna versión del archivo maestro del área funcional. Con el correr del tiempo una cantidad de archivos más pequeños extraídos del archivo maestro más grande fueron independizados en pro de la eficiencia en el procesamiento así como para aplicaciones especializadas. Del archivo maestro de personal se desprendieron un archivo de nóminas, uno de seguros médicos, uno de pensiones y uno de correspondencia, un listado de empleados que se unieron a la empresa mediante adquisiciones anteriores y así sucesivamente, hasta que existían decenas o quizás centenas de archivos y programas.

La creación de un informe sencillo requería de un programa complejo de conciliación que leyera cada uno de los tres archivos, copiara los registros pertinentes y los recombinara en un archivo intermedio. Este archivo intermedio debía ser separado en la secuencia deseada antes de que un informe final pudiera imprimirse.

Todo elemento de datos en los distintos archivos requería de un conjunto de documentos para apoyar al archivo y ayudar a recopilar información. A menudo el mismo elemento de dato, como clave del producto, se recopilaba en diversos documentos por diferentes divisiones y departamentos. Con el tiempo, los programas se hicieron totalmente dependientes de unos cuantos programadores que entendían los programas y los archivos. Ambiente Tradicional de Archivos, organización de archivos planos y el enfoque de archivos de datos.

A medida que este proceso prosigue por 5 ó 10 años, la empresa queda atada por nudos de su propia creación. La institución queda amarrada en cientos de programas y aplicaciones, en donde nadie sabe: ¿Qué hacen?; ¿Qué datos usan?; ¿Ni quién los usa? Los problemas resultantes son:

3. Redundancia de Datos: es la presencia de datos duplicados en diversos archivos de datos. Ocurre cuando diferentes divisiones, áreas funcionales y grupos en una institución captan de manera independiente el mismo elemento de información. Por ejemplo, dentro de la división de préstamos comerciales en un banco, las áreas de mercadotecnia y de información de crédito pueden recopilar la misma información sobre el cliente. Como ésta se captura y almacena en muchos lugares diferentes, entonces los mismos datos pueden tener significados distintos en diversas partes de la institución. Elementos sencillos de datos, como año fiscal, identificación del patrón y clave del producto, pueden tener significados diferentes a medida que los programas y analistas trabajan aisladamente en distintas aplicaciones.
4. Dependencias de los Datos por parte de los Programas: es la relación estrecha entre los datos almacenados en los archivos y los programas específicos que se requieren para actualizar y mantener tales archivos. Todo programa de computadora debe describir la localización y naturaleza de los datos con los que opera. En un ambiente tradicional de datos, cualquier cambio en los datos requiere de un cambio en todos los programas que accesan los datos.
5. Falta de Flexibilidad: un sistema tradicional de archivos puede dar informes programados de rutina luego de grandes esfuerzos de programación, o puede proporcionar informes adecuados o responder a requerimientos no previstos de información de manera oportuna. Los usuarios en particular, la alta dirección, empiezan a pensar en ese momento para qué quieren en realidad a las computadoras.
6. Seguridad muy Pobre en los Programas: como existe poco control o administración de datos, el acceso a ellos y la diseminación de la información virtualmente quedan fuera de control. Aquellas limitaciones al acceso tienden a ser el resultado de la costumbre y la tradición, así como de la fuerte dificultad para encontrar información.
7. Imposibilidad de Compartir los Datos y de su Disponibilidad: la falta de control sobre el acceso a los datos en este ambiente de confusión no facilita que las personas obtengan la información. Como los elementos de información se encuentran en diferentes archivos y en diferentes partes de la institución no pueden relacionarse entre sí, y es virtualmente imposible que la información pueda ser compartida o acezada de manera oportuna.

Un Ambiente Moderno de Bases de Datos:

Una Base de Datos es una colección de datos organizada para dar servicio eficientemente a muchas aplicaciones al centralizar los datos y minimizar aquellos que son redundantes. En vez de separar los datos, en archivos separados para cada aplicación, los datos son almacenados físicamente para aparecer a los usuarios como almacenados en una sola ubicación: una sola base de datos sirve a muchas aplicaciones.

Sistema de Administración de Bases de Datos (SABD):

Un SABD es sencillamente el software que permite que una institución centralice sus datos, los administre eficientemente y proporcione acceso a los datos almacenados mediante programas de aplicación. El SABD actúa como una interfase entre los programas de aplicación y los archivos físicos de datos. Cuando los programas de aplicación llaman a un elemento de datos (como ingresos brutos), el SABD encuentra ese elemento en la base de datos y lo presenta al programa de aplicación. Un SABD elimina la mayoría de los argumentos para las definiciones de los datos que se encuentran en los programas tradicionales. El SABD tiene tres (03) elementos:

1. Lenguaje de Definición de Datos: es el lenguaje formal empleado por los programadores para especificar el contenido y la estructura de la base de datos. Define cada elemento de datos como aparece en la base de datos antes de que este elemento sea traducido en las formas requeridas por los programas.
0. Lenguaje de Manejo de Datos: la mayoría de los SABD tiene un lenguaje llamado Lenguaje de Manejo de Datos, se usa en conjunción con algún lenguaje de programación de 3era. ó 4ta. Generación para manejar los datos en la base de datos. Este lenguaje contiene comandos que permiten a los usuarios finales y a los especialistas en programación extraer datos de la base de datos para satisfacer solicitudes de información y/o para desarrollar aplicaciones. El lenguaje más importante de manejo de datos es el SQL (Structured Query Language, Lenguaje de Interrogación Estructurado). La mayoría de los SABD de las microcomputadoras son compatibles con el COBOL y el FOTRAN y otros lenguajes de programación de 3era. Generación, permitiendo una mayor eficiencia y flexibilidad en el procesamiento. La ventana sobre Administración muestra como el hardware y herramientas especiales de software están siendo usadas para consultas altamente complejas de búsqueda en bases de datos masivas que previamente no podían ser manejadas ya sea por los lenguajes de manejo o por los lenguajes convencionales de programación.
0. El Diccionario de Datos: es un archivo automatizado o manual que almacena definiciones de los elementos de datos y características de los mismos, como su uso, representación física, propiedad (quien en la institución es el responsable de dar mantenimiento a los datos), autorización y seguridad.

Un elemento de datos representa un campo, además de enlistar el nombre normal (AMT-PAY-BASE), en el diccionario aparecen los nombres que referencian a este elemento en sistemas específicos, e identifica a las personas, funciones de negocios, programas e informes que emplean a estos elementos de datos.

Al crear un inventario de todos los elementos de datos contenidos en la base de datos, el diccionario de datos sirve como una importante herramienta de administración de datos.

El diccionario podría proporcionar a los usuarios del negocio el nombre, formato y especificaciones requeridas para accesar datos para los informes. La mayoría de los diccionarios de datos son totalmente pasivos, ya que sólo informan. Los tipos más avanzados son activos; los cambios en el diccionario pueden ser automáticamente usados por los programas que están en relación.

Imágenes Lógicas y Físicas de los Datos:

La mayor deficiencia entre un SABD y la organización tradicional de archivos es el que el primero separa las imágenes lógicas y físicas de los datos revelando al programador o usuario final de la tarea de entender dónde y cómo se almacenan en realidad los datos.

1. Imagen Lógica: presenta los datos tal como podrían ser contemplados por los usuarios finales. La descripción lógica de toda la base de datos, enlistando todos los elementos de datos y la relación entre ellos, se denomina esquema. El conjunto específico de datos de la base de datos que se requiere en cada programa de aplicación se denomina subesquema.

Por ejemplo, un profesor de sistemas de información desea saber al principio del semestre cómo salieron los estudiantes en el curso de conocimientos de computación que es prerrequisito y cuáles son sus principales áreas de estudio. Usando una base de datos apoyada por los registros, el profesor necesitaría algo como el informe que se muestra en la siguiente figura: para un informe tan sencillo el profesor podría sentarse en una terminal de oficina conectada con la base de datos del registro y escribir un pequeño programa de aplicación que usara el lenguaje de manejo de datos para crear este informe.

El profesor crearía primero la imagen lógica deseada de los datos (que se muestra posteriormente) para el programa de aplicaciones. El SABD luego recopilaría los elementos de datos solicitados, que pueden estar en diversos archivos y ubicaciones de discos. Por ejemplo, la información sobre el área de estudio del estudiante puede localizarse en un archivo que se llama estudiante, mientras que los datos sobre calificaciones pueden localizarse en un archivo llamado curso. Cuando los localice, el SABD juntará estos elementos de información y los presentará al profesor de acuerdo con la imagen lógica solicitada.

0. Imagen Física: muestra cómo en realidad los datos quedan organizados y estructurados en los medios físicos de almacenamiento.

1. Modelo Jerárquico de Datos: los primeros eran jerárquicos. Este modelo presenta los datos a los usuarios en una estructura arborescente. El SABD más común de tipo jerárquico es el IMS de IBM (Information Management System). Dentro de cada registro, los elementos de datos quedan organizados en partes llamados segmentos. Para el usuario cada segmento se ve como un organigrama con el segmento de nivel superior llamado raíz. Un segmento superior se conecta de manera lógica con un segmento inferior en una relación de tipo padre-hijo. Un segmento padre puede tener más de un hijo, pero un hijo sólo puede tener un padre.

A continuación se muestra una estructura jerárquica semejante a la que se emplea en los sistemas de reservaciones de las líneas aéreas.



Una base de datos jerárquica de un sistema de reservaciones de una aerolínea. El modelo de la base de datos jerarquizada parece un organigrama o árbol genealógico. Tiene un solo segmento raíz (origen) unido a segmentos de niveles inferiores (destino). A su vez cada segmento subordinado se une a otros segmentos subordinados. En el ejemplo, el destino se une con la flecha. La flecha se enlaza con el número de vuelo y éste se conecta con la lista de pasajeros. Cada segmento subordinado es el hijo del segmento que está por encima de él.

Detrás de la imagen lógica de los datos hay una cantidad de enlaces físicos y dispositivos para ligar la información en un todo lógico. En los SABD lógicos, los datos están enlazados físicamente mediante una serie de señaladotes que forman cadenas de segmentos de datos relacionados. Los señaladores son elementos de datos asociados a los extremos de los segmentos de registros sobre el disco que dirige el sistema hacia los registros relacionados.

2. Modelo de Datos en Red: mientras que las estructuras jerárquicas describen relaciones de uno a muchos, las estructuras en redes describen datos lógicamente en relaciones de muchos a muchos. En una relación de muchos a muchos en la que los SABD en redes tienen un desempeño excelente es la relación entre estudiantes y cursos. Existen muchos cursos en una universidad y muchos estudiantes se inscriben en muchos cursos.

Las estructuras en redes reducen las redundancias y, en ciertas situaciones (en las que existen relaciones muchos a muchos), responden de manera más rápida. Sin embargo, existe un precio por esta reducción en cuanto a redundancia e incremento de velocidad. El número de señaladores en las estructuras de la red se incrementa rápidamente, haciendo el mantenimiento y la operación más caros.



Esta representación del modelo de red de datos, donde se muestra la relación que tienen los estudiantes de una universidad con los cursos que toman, representa un ejemplo lógico de las relaciones muchos a muchos. El modelo de red disminuye la redundancia de la representación de datos a través de uso creciente de señaladores o apuntadores.

3. Modelo Relacional de Datos: es el más reciente de estos modelos, supera algunas de las limitaciones de los otros dos. Este modelo representa todos los datos en la base de datos como sencillas tablas de dos dimensiones llamadas relaciones. Las tablas son semejantes a los archivos planos, pero la información en más de un archivo puede ser fácilmente extraída y combinada.

1. Administración de los Datos: los sistemas de bases de datos requieren que la institución reconozca el papel estratégico de la información y comience activamente a administrar y planear la información como recurso corporativo. Esto significa que la institución debe desarrollar la función de administración de datos con el poder de definir los requerimientos de la información para toda la empresa y con acceso directo a la alta dirección. El director de la información (DI) o vicepresidentes de la información es el primero que aboga en la institución por los sistemas de bases de datos.

La administración de la información es responsable de las políticas y procedimientos específicos mediante los cuales los datos pueden ser administrados como recursos institucionales. Entre estas responsabilidades se incluye el desarrollo de la política de información, la planeación de los datos, contemplan un diseño lógico de la base de datos por los especialistas en sistemas de información y los grupos de usuarios finales.

El principio fundamental de la administración de datos es que son propiedad de la institución como un todo. Los datos pueden pertenecer en exclusiva a ninguna de las áreas de los negocios o unidades organizacionales. Todos los datos deben quedar disponibles para cualquier grupo que lo requiera para alcanzar su misión. Una institución debe formular una política de información que especifique sus reglas para compartir, distribuir, adquirir, clasificar, estandarizar e inventariar la información en la institución.

La política de información traza procedimientos y responsabilidades especifican, que definen qué unidades de la institución comparten la información, donde puede distribuirse la información y quién es responsable de actualizar y dar mantenimiento a la información.

2. Metodología para la Planeación y el Modelaje de Datos: como los intereses institucionales servidos por el sistema de gestión de base de datos son muchos más amplios que aquellos del ambiente tradicional de archivos, la empresa requiere de una planeación en todo su ámbito para todos los datos. El análisis a nivel de empresa, que trata sobre los requerimientos de toda la institución (en contraposición con los requisitos de las aplicaciones individuales), es necesario para el desarrollo de bases de datos. El fin del análisis de la empresa es identificar las entidades, atributos y relaciones claves que conforman los datos de la institución.
3. Tecnología y Administración de las Bases de Datos: las bases de datos requieren de un nuevo software y de un nuevo personal capacitado especialmente en las técnicas de los SABD, así como en las nuevas estructuras administrativas. En la mayoría de las corporaciones se desarrolla un grupo de diseño y administración de bases de datos dentro de la división de sistemas de información, que es responsable por los aspectos más técnicos y operativos de la administración de los datos. Las funciones que realiza se denominan administración de bases de datos.