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El Presupuesto (página 2)



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CONTROL PRESUPUESTARIO

El control
presupuestario, es un proceso que
permite evaluar la actuación y el rendimiento o resultado
obtenido en cada centro; para ello se establecen las
comparaciones entre las realizaciones y los objetivos
iniciales recogidos en los presupuestos,
a las que suele denominarse variaciones o
desviaciones.

ELEMENTOS PRINCIPALES DEL
PRESUPUESTO

El presupuesto es un
plan, lo cual
significa que expresa lo que la
administración tratará de realizar.

Integrador

Indica que toma en cuenta todas las áreas y
actividades de la empresa.
Dirigido a cada una de las áreas de forma que contribuya
al logro del objetivo
global. Es indiscutible que el plan o presupuesto de un
departamento de la empresa no es
funcional si no se identifica con el objetivo total de la
organización, a este proceso se le conoce como
presupuesto
maestro, formado por las diferentes áreas que lo
integran.

Coordinador

Significa que los planes para varios de los
departamentos de la empresa deben ser preparados conjuntamente y
en armonía. En términos monetarios: significa que
debe ser expresado en unidades monetarias.

Operaciones

Uno de los objetivos primordiales del presupuesto es el
de la determinación de los ingresos que se
pretenden obtener, así como los gastos que se van
a producir. Esta información debe elaborarse en la forma
más detallada posible.

Recursos

No es suficiente con conocer los ingresos y gastos del
futuro, la empresa debe planear los recursos
necesarios para realizar sus planes de operación, lo cual
se logra, con la planeación
financiera que incluya:

  • Presupuesto de efectivo.
  • Presupuesto de adiciones de activos

OBJETIVOS
DEL PRESUPUESTO

  • Planear
    integral y sistemáticamente todas las actividades que la
    empresa debe desarrollar en un periodo determinado.
  • Controlar y medir los resultados cuantitativos,
    cualitativos y, fijar responsabilidades en las diferentes
    dependencias de la empresa para logar el cumplimiento de las
    metas previstas.
  • Coordinar los diferentes centros de costo para
    que se asegure la marcha de la empresa en forma
    integral.

FUNCIONES DEL PRESUPUESTO

  • Planeación: que es conocer el camino a
    seguir, interrelacionar actividades, establecer objetivos y dar
    una adecuada organización.
  • Organización: que es estructurar
    técnicamente las funciones y
    actividades de los recursos
    humanos y materiales
    buscando eficiencia y
    productividad.
  • Coordinación: Que es buscar equilibrio
    entre los diferentes departamentos y secciones de la
    empresa.
  • Dirección: Que es guiar las acciones de
    los subordinados según los planes
    estipulados.
  • Control: Que es medir si los
    propósitos, planes y programas se
    cumplen y busca correctivos en las variaciones.

IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS

Los presupuestos son importantes porque ayudan a
minimizar el riesgo en las
operaciones de
la organización, además de:

  • Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de
    operaciones de la empresa en unos límites
    razonables.
  • Sirven como mecanismo para la revisión de
    políticas y estrategias de
    la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se
    busca.
  • Cuantifican en términos financieros los
    diversos componentes de su plan total de acción.
  • Las partidas del presupuesto sirven como guías
    durante la ejecución de programas de personal en un
    determinado periodo de tiempo, y
    sirven como norma de comparación una vez que se hayan
    completado los planes y programas.
  • Los procedimientos
    inducen a los especialistas de asesoría a pensar en las
    necesidades totales de las compañías, y a
    dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios
    componentes y alternativas la importancia
    necesaria.
  • Los presupuestos sirven como medios de
    comunicación entre unidades a determinado nivel y
    verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones
    presupuestarias se filtran hacia arriba a través de
    niveles sucesivos para su ulterior análisis.

VENTAJAS QUE BRINDAN LOS
PRESUPUESTOS

 Cada miembro de la empresa pensará en la
consecución de metas específicas mediante la
ejecución responsable de las diferentes actividades que le
fueron asignadas.

 La dirección de la firma realiza un estudio un
estudio temprano de sus problemas y
crea entre sus miembros el hábito de analizarlos,
discutirlos cuidadosamente antes de tomar decisiones.

 De manera periódica se replantean las
políticas si después de revisarlas y evaluarlas se
concluye que no son adecuadas para alcanzar los objetivos
propuestos.

 Ayuda a la planeación adecuada de los
costos producción.

 Se provoca optimizar resultados mediante el
manejo adecuado de los recursos.

 Se crea la necesidad de idear medidas para
utilizar con eficacia los
limitados recursos de al empresa, dado el costo de los
mismos.

 Es el sistema
más adecuado para establecer "costos promedios" y permite
su comparación con los costos reales, mide le eficiencia
de la administración en el análisis de las
variaciones y sirve de incentivo para actuar con mayor
efectividad.

 Facilita la vigilancia efectiva de cada una de
las funciones y actividades de la empresa.

DESVENTAJAS

 Sus datos al ser
estimados estarán sujetos al juicio o la experiencia de
quienes los determinaron.

 Es sólo una herramienta de la gerencia. "Un
plan presupuestario se diseña para que sirva de
guía a la administración y no para que la
suplante".

 Su implantación y funcionamiento
necesita tiempo, por tanto, sus beneficios se tendrán
después del segundo o tercer periodo cuando se haya ganado
experiencia y el personal que participa en su ejecución
esté plenamente convencido de las necesidades del
mismo.

LIMITACIONES DE LOS PRESUPUESTOS

Entre las principales limitaciones se nombran las
siguientes:

  • Están basados en estimaciones.
  • Deben ser adaptados constantemente a los cambios de
    importancia que surjan.
  • Su ejecución no es automática, se
    necesita que el elemento humano comprenda su
    importancia.
  • Es un instrumento que no debe tomar el lugar de la
    administración. Es una herramienta que sirve a la
    administración para que cumpla su cometido, y no para
    entrar en competencia con
    ella.

El presupuesto no debe ser una camisa de fuerza
implantada por la alta gerencia a la organización. Debe
establecerse con la plena participación de los individuos
responsables de su realización, a los que se les debe
delegar la autoridad
adecuada.

La gerencia debe organizar sus recursos financieros, si
quiere desarrollar sus actividades, establecer bases de
operación sólidas y contar con los elementos de
apoyo que le permitan medir el grado de esfuerzo que cada unidad
tiene para el logro de las metas fijadas por la alta
dirección y a la vez precisar los recursos que deben
asignarse a las distintas dependencias que directa o
indirectamente ayudan al plan de operaciones.

MOTIVOS DEL FRACASO DE
PRESUPUE
STO

  • Cuando sólo se estudian las cifras
    convencionales y los cuadros demostrativos del momento sin
    tener en cuenta los antecedentes y las causas de los
    resultados.
  • Cuando no está definida claramente la responsabilidad administrativa de cada
    área de la organización y sus responsables no
    comprenden su papel en el logro de las metas.
  • Cuando no existe adecuada coordinación entre diversos niveles
    jerárquicos de la organización.
  • Cuando no hay buen nivel de comunicación y por lo tanto, se presentan
    resquemores que perturban e impiden el aporte de los
    colaboradores para el logro de las metas
    presupuestadas.
  • Cuando no existe un sistema contable que genere
    confianza y credibilidad.
  • Cuando se tiene la "ilusión del control" es
    decir, que los directivos se confían de las
    formulaciones hechas en el presupuesto y se olvidan de actuar
    en pro de los resultados.
  • Cuando no se tienen controles efectivos respecto de
    la presupuestación.

CLASIFICACIÓN DE LOS
PRESUPUESTOS

1. SEGÚN LA FLEXIBILIDAD

 Rígidos, estáticos, fijos o
asignados: Son aquellos que se elaboran para un único
nivel de actividad y no permiten realizar ajustes necesarios por
la variación que ocurre en la realidad. Dejan de lado el
entorno de la empresa (económico, político,
cultural etc.). Este tipo de presupuestos se utilizaban
anteriormente en el sector
público.

 Flexibles o variables: Son
los que se elaboran para diferentes niveles de actividad y se
pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del entorno. Son
de gran aceptación en el campo de la
presupuestación moderna. Son dinámicos adaptativos,
pero complicados y costosos.

2. SEGÚN EL PERIODO DE TIEMPO

 A corto plazo: Son los que se realizan para
cubrir la planeación de la organización en el ciclo
de operaciones de un año. Este sistema se adapta a los
países con economías inflacionarias.

 A largo plazo: Este tipo de presupuestos
corresponden a los planes de desarrollo
que, generalmente, adoptan los estados y grandes empresas.

3. SEGÚN EL CAMPO DE APLICACIÓN EN LA
EMPRESA

 De operación o económicos: Tienen
en cuenta la planeación detallada de las actividades que
se desarrollarán en el periodo siguiente al cual se
elaboran y, su contenido se resume en un Estado de
Ganancias y Pérdidas. Entre estos presupuestos se pueden
destacar:

 Presupuestos de Ventas:
Generalmente son preparados por meses, áreas
geográficas y productos.

 Presupuestos de Producción:
Comúnmente se expresan en unidades físicas. La
información necesaria para preparar este presupuesto
incluye tipos y capacidades de máquinas,
cantidades económicas a producir y disponibilidad de los
materiales.

 Presupuesto de Compras: Es el
presupuesto que prevé las compras de materias primas y/o
mercancías que se harán durante determinado
periodo. Generalmente se hacen en unidades y costos.

 Presupuesto de Costo-Producción: Algunas
veces esta información se incluye en el presupuesto de
producción. Al comparar el costo de
producción con el precio de
venta, muestra si los
márgenes de utilidad son
adecuados.

 Presupuesto de flujo de
efectivo: Es esencial en cualquier compañía.
Debe ser preparado luego de que todas los demás
presupuestos hayan sido completados. El presupuesto de flujo
muestra los recibos anticipados y los gastos, la cantidad de
capital de
trabajo.

Presupuesto Maestro: Este presupuesto incluye
las principales actividades de la empresa. Conjunta y coordina
todas las actividades de los otros presupuestos y puede ser
concebido como el "presupuesto de presupuestos".

 Financieros: En estos presupuestos se incluyen
los rubros y/o partidas que inciden en el balance. Hay dos tipos:
1) el de Caja o Tesorería y 2) el de Capital o
erogaciones capitalizables.

 Presupuesto de Tesorería: Tiene en
cuenta las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja,
bancos y
valores de
fáciles de realizar. Se puede llamar también
presupuesto de caja o de flujo de fondos porque se utiliza para
prever los recursos monetarios que la organización
necesita para desarrollar sus operaciones. Se formula por cortos
periodos mensual o trimestralmente.

 Presupuesto de erogaciones capitalizables: Es
el que controla, básicamente todas las inversiones en
activos fijos.
Permite evaluar las diferentes alternativas de inversión y el monto de recursos
financieros que se requieren para llevarlas a cabo.

4. SEGÚN EL SECTOR DE LA ECONOMÍA EN EL
CUAL SE UTILIZAN

 Presupuesto del Sector Público: Son los
que involucran los planes, políticas, programas, proyectos,
estrategias y objetivos del Estado. Son el medio más
efectivo de control del gasto
público y en ellos se contempla las diferentes
alternativas de asignación de recursos para gastos e
inversiones.

El sector publico ejecuta una gran cantidad de
operaciones de ingresos y gastos para desarrollar sus
actividades, de modo que para estudiarlas y apreciar su
significado es preciso darle forma a la multitud de datos
estadísticos que reflejan su sentido y alcance. Para
ordenar estas informaciones, existe un conjunto de métodos de
clasificación presupuestaria única y universalmente
aceptada, pues los enfoques del análisis fiscal pueden
ser diversos y requerir distintas formas de distribución de los datos.

Lo anterior significa que es posible preparar distintas
cuentas
gubernamentales en las que aparecen clasificados los ingresos y
gastos de acuerdo con diversos criterios.

 Presupuestos del Sector Privado

Son los presupuestos que utilizan las empresas
particulares como instrumento de su
administración.

La función de
la Biblioteca
Universitaria se apoya en un conjunto de recursos constituidos
básicamente por colecciones, personal e instalaciones;
cuyo sostenimiento depende del presupuesto. El presupuesto no
solo es un elemento imprescindible para el funcionamiento
presente de la Biblioteca Universitaria, sino que condiciona su
futuro y refleja el interés de
la Universidad por
este servicio
fundamental para la docencia y la
investigación.

La financiación de la Biblioteca debe adecuarse a
los objetivos de la Universidad para que los servicios
bibliotecarios resulten un instrumento eficaz del desarrollo
académico y científico de la
institución.

El sistema de financiación adoptado debe
garantizar el presupuesto necesario, el empleo
óptimo de los recursos y la gestión
ágil y eficiente.

IMPORTANCIA DEL PRESUPUESTO EN LA SELECCIÓN DE
COLECCIONES

La importancia del presupuesto de la biblioteca es un
factor contundente que condiciona el presente y el futuro de la
misma, han pasado los tiempos en los que se afirmaba que se
carece de presupuesto por decisión de autoridades
superiores, actualmente, nadie niega la importancia de estos
recintos y solo alguien fuera de todo contexto académico y
político negaría recursos para éstas, un
aspecto importante es su habilidad como gestor no dude en
insistir y tener todas las pruebas
documentales que testifiquen que se realizó todo el
esfuerzo necesario para conseguir lo que se
requería.

El presupuesto debe ser adecuado a los objetivos de la
institución con el único propósito de que
los servicios bibliotecarios resulten un instrumento eficaz del
desarrollo académico y científico de la misma. El
presupuesto para el gasto corriente de funcionamiento y el de
inversión en desarrollo de colecciones, sistemas de
información y otros aspectos que requieran de
desarrollarse, deben ser constituidos y presentado en forma de
programas que permitan su medición mensual, bimestral, semestral o
anual.

Recuerde, reportar resultados, esto, siempre es
conveniente como expediente a favor de su dependencia o unidad de
información ya que si solo ha ejercido el presupuesto que
le destinan y no tiene productos, se pone en duda en otorgarle
uno nuevo sobre todo si este es cuantioso y sin la
fundamentación adecuada.

La biblioteca es un organismo que no solo pide sino que
también genera ingresos como una empresa
productiva prestando servicio a través de las salas
telemáticas donde los alumnos de pre-grado pueden
disfrutar de Internet, impresión,
copia, trascripción, entre otros servicios esto a un menor
costo, lo cual es un gran cambio en la
imagen
habitual que se puede tener de no ser solo un espacio que siempre
requiere apoyo sino que también genera recursos que le
permiten subsistir dignamente para solucionar algunos problemas
económicos.

CONCLUSIÓN

Los presupuestos son herramientas
que utilizan con el propósito de controlar y manejar
efectivamente las partidas de gastos y de ingresos, por esto se
hace imprescindible la clasificación de las partidas que
avalan las cuentas de dicho presupuesto esto genera a su vez un
mayor control y una mayor eficiencia a la hora de ponerlo en
práctica, ya que una clasificación adecuada genera
un equilibrio perfecto y a su ve una herramienta eficaz para la
administración.

Las clasificaciones deben hacerse de una manera
balanceada, puesto que una inclinación a nivel contable
dañaría la información para la
formulación y ejecución de los programas, es
preciso que cada una tenga un desarrollo a un nivel y medida
justa para su mayor comprensión y manejo tanto en el
ámbito fiscal como a nivel de programación y administración. Estas
son de gran ayudan pues dotan de información a tiempo para
la toma de
decisiones y en algunos casos como es la clasificación
por objeto de gastos que sirven de auxiliar para mantener un
control adecuado de los gastos evitando en muchos casos las
malversaciones de fondos y los gastos injustificados.

Las clasificaciones permiten detallar los sectores tanto
público como los privados, los gastos y las funciones y
estas a su ve sirven a los propósitos múltiples que
incurren en el presupuesto; si es posible integrar cada una de
estas divisiones se estaría generando un presupuesto
moderno que cumple con los propósitos y las metas trazadas
por las instituciones
y los gobiernos.

Las clasificaciones económicas permiten
identificar cada renglón de los gastos y de los ingresos
según su naturaleza
económica, esto hace posible investigar las influencias
que ejercen en las finanzas
públicas sobre el resto de la economía nacional,
esto hace permisible las gestiones del gobierno y
facilita las decisiones a tomar, debido a que se tiene a mano una
forma más fácil de analizar y concluir con detalles
el estado
económico en que se encuentra un país.

 

BIBLIOGRAFÍA

BURBANO, Jorge y ORTIZ, Alberto. Presupuestos: Enfoque
Moderno de Planeación
y
Control de Recursos.
Mc Graw Hill Bogotá. Segunda Edición.

SARMIENTO, Euclides Alfredo. Los presupuestos

teoría y aplicaciones.

Universidad Distrital. Bogotá.
1989.

 

Yeni Alburjas Solimando

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