Conceptos básicos de los sistemas de
información integrados
(ERPs).
Los sistemas de planificación de recursos
empresariales (ERPs) son
sistemas de información gerenciales
que integran y manejan muchas de las prácticas de
los negocios
asociados con las operaciones de
producción y de los aspectos de distribución de una compañía
comprometida en la
producción de bienes o
servicios.
La Planificación de Recursos Empresariales es un
término derivado de la Planificación de Recursos de
Manufactura
(MRPII) y seguido de la Planificación de Requerimientos de
Material (MRP). Los
sistemas ERP
típicamente manejan la producción, logística, distribución,
inventario,
envíos, facturas y una contabilidad
para la compañía de la Planificación
de Recursos Empresariales o el software ERP puede
intervenir en el control de muchas
actividades de negocios
como ventas,
entregas, pagos, producción, administración de inventarios,
calidad de
administración y la administración de recursos
humanos.
Los sistemas ERP ocasionalmente son llamados back
office (trastienda) ya que indican que el cliente
y el público general no están directamente
involucrados. Este sistema es, en
contraste con el sistema de apertura de datos (front
office), que
crea una relación administrativa del consumidor o
servicio al
consumidor (CRM), un
sistema que trata directamente con los clientes, o con
los sistemas de negocios
electrónicos tales como comercio
electrónico, gobierno
electrónico, telecomunicaciones electrónicas y finanzas
electrónicas; así mismo, es un sistema que trata
directamente con los proveedores,
no estableciendo únicamente una relación
administrativa con ellos (SRM).
ERP's están funcionando ampliamente a
través de las empresas. Todos
los departamentos funcionales que están involucrados en la
operación o producción están integrados en
un solo sistema. En adición a la manufactura, almacenamiento,
logística e información tecnológica, a las
que se les podrían incluir la contabilidad,
recursos humanos,
mercadotecnia y administración
estratégica.
Los sistemas de planificación de
recursos de la empresa
(en
inglés ERP, enterprise
resource planning) son sistemas de gestión
de
información que integran y
automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas
con los aspectos operativos o productivos de una empresa.
Los sistemas ERP son sistemas integrales de
gestión para la empresa. Se
caracterizan por estar compuestos por diferentes partes
integradas en una única aplicación.
Estas partes son de diferente uso, por ejemplo:
producción, ventas, compras,
logística, contabilidad
(de varios tipos), gestión de proyectos,
GIS
(sistema de
información geográfica), inventarios y control
de almacenes,
pedidos, nóminas,
etc. Solo podemos definir un ERP como la integración de todas estas partes. Lo
contrario sería como considerar un simple programa de
facturación como un ERP por el simple hecho de que
una empresa
integre únicamente esa parte. Ésta es la diferencia
fundamental entre un ERP y otra aplicación de
gestión. El ERP integra todo lo necesario para el
funcionamiento de los procesos de
negocio de la empresa.
No podemos hablar de ERP en el momento que tan
sólo se integra uno o una pequeña parte de los
procesos de negocio. La propia definición de ERP indica la
necesidad de "Disponibilidad de toda la información para
todo el mundo todo el tiempo".
Las características que distinguen a un ERP de
cualquier otro software empresarial, es que deben de ser sistemas
integrales, con modularidad y adaptables
- Integrales, porque permiten controlar
los diferentes procesos de la compañía
entendiendo que todos los departamentos de una empresa se
relacionan entre sí, es decir, que el resultado de un
proceso es
punto de inicio del siguiente. Por ejemplo, en una
compañía, el que un cliente haga un
pedido representa que se cree una orden de venta que
desencadena el proceso de producción, de control de
inventarios, de planificación de distribución
del producto,
cobranza, y por supuesto sus respectivos movimientos contables.
Si la empresa no usa un ERP, necesitará tener varios
programas
que controlen todos los procesos mencionados, con la desventaja
de que al no estar integrados, la información se
duplica, crece el margen de contaminación en la información
(sobre todo por errores de captura) y se crea un escenario
favorable para malversaciones. Con un ERP, el operador
simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de todo
lo demás, por lo que la información no se
manipula y se encuentra protegida.
- Modulares. Los ERP entienden que una
empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran
interrelacionados por la información que comparten y que
se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP,
tanto económica como técnicamente es que la
funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los
cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del
cliente. Ejemplo: ventas, materiales,
finanzas, control de almacén,
recursos humanos, etc.
- Adaptables. Los ERP están
creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto
se logra por medio de la configuración o
parametrización de los procesos de acuerdo con las
salidas que se necesiten de cada uno. Por ejemplo, para
controlar inventarios, es posible que una empresa necesite
manejar la partición de lotes pero otra empresa no. Los
ERP más avanzados suelen incorporar herramientas
de programación de 4ª Generación
para el desarrollo
rápido de nuevos procesos. La parametrización es
el valor
añadido fundamental que se debe hacer con cualquier ERP
para adaptarlo a las necesidades concretas de cada
empresa.
Principales aportaciones de los ERPs a la
gestión
empresarial.
Los objetivos
principales de los sistemas ERP que favorecen aporte para una
empresa son:
- Optimización de los procesos
empresariales. - Acceso a toda la información de forma
confiable, precisa y oportuna (integridad de
datos). - La posibilidad de compartir información entre
todos los componentes de la
organización. - Eliminación de datos y operaciones
innecesarias (o redundantes). - Reducción de tiempos y de los costos de los
procesos (mediante procesos de reingeniería). - Base de datos centralizada.
- Los componentes del ERP interactúan entre
sí consolidando todas las operaciones. - En un sistema ERP los datos se ingresan sólo
una vez y deben ser consistentes, completos y
comunes. - Las empresas que lo implanten suelen tener que
modificar alguno de sus procesos para alinearlos con los del
sistema ERP. Este proceso se conoce como
Reingeniería de Procesos, aunque
no siempre es necesario. - Aunque el ERP pueda tener menús modulares
configurables según los roles de cada usuario, es un
todo. Esto es un único programa (con multiplicidad de
librerías, eso si) con acceso a una base de
datos centralizada. No debemos confundir en este punto la
definición de un ERP con la de una suite de
gestión. - La tendencia actual es a ofrecer aplicaciones
especializadas para determinadas empresas. Es lo que se
denomina versiones sectoriales o aplicaciones sectoriales
especialmente indicadas o preparadas para determinados procesos
de negocio de un sector (los más
utilizados).
El propósito fundamental de un ERP es otorgar
apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de
respuesta a sus problemas
así como un eficiente manejo de información que
permita la toma oportuna de decisiones y disminución de
los costos totales de operación.
Comercio electrónico y
empresa.
El comercio electrónico o
E-Commerce, consiste principalmente en la
distribución, compra, venta,
mercadotecnia y suministro de información
complementaria para productos o
servicios a través de redes
informáticas como Internet
u otras. La industria de
la
tecnología de la información
podría verlo como una aplicación informática dirigida a realizar
transacciones comerciales.
Una definición alternativa lo vería como
la conducción de comunicaciones
de negocios comerciales y su dirección a través de métodos
electrónicos como intercambio electrónico de datos
y sistemas automáticos de recolección
de datos. El comercio electrónico también
incluye la transferencia de información entre
empresas.
Varios factores han tenido un importante papel en el
éxito
de las empresas de comercio electrónico. Entre ellos se
encuentran:
- Proporcionar valor al cliente. Los vendedores pueden
conseguirlo ofreciendo un producto o una
línea de producto que atraiga
clientes potenciales a un precio
competitivo al igual que suceden en un entorno no
electrónico. - Proporcionar servicio y ejecución.
Ofrecimiento de una experiencia de compra amigable, interactiva
tal como se podría alcanzar en una situación cara
a cara. - Proporcionar una
página Web atractiva. El uso de
colores,
gráficos, animación,
fotografías, tipografías y espacio en blanco
puede aumentar el éxito en este sentido. - Proporcionar un incentivo para los consumidores para
comprar y retornar. Las
promociones de ventas pueden incluircupones, ofertas
especiales y descuentos.
Las webs unidas por links y los programas de publicidad
pueden ayudar en este aspecto. - Proporcionar atención personal. Webs
personalizadas, sugerencias de compra y ofertas especiales
personalizadas pueden allanar el camino de sustituir el
contacto personal que se puede encontrar en un punto de venta
tradicional. - Proporcionar un sentido de comunidad. Las
áreas de chats,
foros,
registro
como cliente, esquemas de fidelización y programas de afinidad
pueden ayudar. Por ejemplo, estos
foros sobre comercio
electrónico. - Proporcionar confianza y seguridad.
Servidores
paralelos, redundancia de hardware,
tecnología de seguridad en
averías, [[Criptografía|cifrado] de la
información y cortafuegos
pueden ampliar estos requisitos. - Proporcionar una visión de 360 grados de la
relación con el consumidor, definida como la seguridad
de que todos los empleados, proveedores, y socios tienen una
visión global e idéntica del consumidor. Sin
embargo, los consumidores pueden no apreciar la experiencia de
'gran hermano'. - Poseer la experiencia total del consumidor. Esto se
consigue tratando con el consumidor como parte de una gran
experiencia, lo que se hace ver como sinónimo de
la marca. - Optimizando los procesos de negocio, posiblemente a
través de tecnologías de
reingeniería de la
información. - Ayudar a los consumidores a hacer el trabajo
de consumir. Los vendedores pueden proporcionar esta ayuda
ampliando la información comparativa y las
búsquedas de producto. La provisión de
información de componentes y comentarios deseguridad e higiene puede ayudar a
los minoristas
a definir el trabajo del
comprador. - Construir un modelo de
negocios sólido. Si este factor clave hubiera aparecido
en los libros de
texto en el
año 2000 muchas compañías 'punto com' no
habrían quebrado. - Crear una
cadena de valor añadido en la que
uno se orienta a un número 'limitado' de competencias
clave. (Las tiendas electrónicas pueden presentarse bien
como especialistas o como generalistas si se programan
correctamente.) - Operar en o cerca del límite de la
tecnología y permanecer allí mientras la
tecnología sigue cambiando (pero recordando que los
principios
fundamentales del comercio se mantienen indiferentes a la
tecnología). - Construir una organización con suficiente agilidad y
sistemas de alerta para responder rápidamente a los
cambios en el entorno económico, social y físico
de una empresa.
SCM
(Supply Chain Management).
La logística, es definida como el Conjunto de
medios y
métodos necesarios para llevar a cabo la
organización de una empresa, o de un servicio,
especialmente de distribuciones. En el ámbito
empresarial, existen múltiples definiciones del
término logística que ha evolucionado desde
la
logística militar hasta el concepto
contemporáneo del arte
y la técnica
que se ocupa de la organización de los flujos
de
mercancías, energía
e
información. La logística
empresarial cubre la gestión y la planificación de
las actividades de los departamentos de compras,
producción, transporte,
almacenaje, manutención y distribución.
Para el profesor
Ronald H. Ballou la logística es todo movimiento y
almacenamiento que facilite el flujo de productos desde el punto
de compra de los materiales hasta el punto de consumo,
así como los flujos de información que ponen el
movimiento en marcha, con el fin de dar los niveles adecuados de
servicio al consumidor a un costo
razonable.
El profesor Lambert integra el término
logística en otro más general y la define como la
parte de la gestión de la cadena logística
(Supply Chain Management (SCM)) que planifica,
implementa y controla el flujo eficiente y efectivo de materiales
y el almacenamiento de productos, así como la
información asociada desde el punto de origen hasta el de
consumo con el objeto de satisfacer las necesidades de los
consumidores.
Otra acepción utilizada por la Asociación
Francesa de Logística (ASLOG) la define como "el conjunto
de actividades que tienen por objeto colocar al mínimo
costo una cantidad determinada de producto en el lugar y momento
que es demandada".
En negocios, la logística puede tener un enfoque
bien interno, bien externo que cubre el flujo desde el origen
hasta la entrega al usuario final. En el área militar, los
expertos en logística determinan cómo y
cuándo movilizar determinados recursos a los lugares donde
son necesarios. En ciencia
militar, lo importante es mantener las líneas de
suministro propias e interrumpir las del enemigo y algunos
dirían que se trata del elemento más importante
(puesto que una fuerza armada
sin alimentos/combustible es algo
inútil).
Existen dos formas básicas de
logística:
- una optimiza un flujo de material constante a
través de una red de enlaces
de transporte
y de centros del almacenaje. - la otra coordina una secuencia de recursos para
realizar un determinado proyecto.
Todo ello al mínimo costo global para la
empresa.
Los sistemas de flujo logístico se optimizan
generalmente para una de varias metas: evitar la escasez de los
productos (en sistemas militares, especialmente referido
al combustible
y la
munición), reducir al mínimo el
costo del transporte, obtener un bien en un tiempo mínimo
o almacenaje mínimo de bienes (en tiempo y cantidad). El
flujo logístico es particularmente importante en la
fabricación just in time en la cual el gran
énfasis se pone en reducción al mínimo
del stock.
Una tendencia reciente en grandes cadenas de distribución
es asignar estas metas a los artículos comunes
individuales, más que optimizar el sistema entero para un
objetivo
determinado. Esto es posible porque los planes describen
generalmente las cantidades comunes que se almacenarán en
cada localización y éstos varían dependiendo
de la estrategia.
El método
básico de optimizar un sistema de estándar de
distribución es utilizar un árbol de cobertura
mínima de distribución para diseñar la
red del
transporte, y después situar los nodos de almacenaje
dimensionados para gestionar la demanda
mínima, media o máxima de artículos. Muy a
menudo, la demanda es limitada por la capacidad de transporte
existente fuera de la localización del nodo de almacenaje.
Cuando el transporte fuera de un punto del almacenaje excede su
almacenaje o capacidad entrante, el almacenaje es útil
solamente para igualar la cantidad de transporte por unidad de
hora con objeto de reducir picos de carga en el sistema del
transporte.
Las estrategias
logísticas son definidas por el área responsable
del flujo de materiales en la cadena de
suministro en conjunto con otras áreas de la
organización. La estrategia
definida se desarrolla en función
del objetivo perseguido; generalmente para evitar la escasez de
los productos, reducir al mínimo el costo del transporte,
obtener un bien en un tiempo mínimo o almacenaje
mínimo de bienes (en tiempo y cantidad).
Para ello existen en la actualidad herramientas que nos
pueden ayudar a la eficiencia de
nuestra cadena de suministro en la cuestión de
reducción de costos: Las bolsas de Carga en
Internet.
Las bolsas de carga en Europa ya son muy
utilizadas por las empresas que buscan reducir sus costos de
transporte, cambiar su transportista actual o simplemente para
aquellas personas que utilizan el servicio de transporte
ocasionalmente, algunos ejemplo son www.mercatrans.com,
www.fretonline.com.
En América
esta practica apenas se esta desarrollando con un amplio futuro
pero el numero de paginas que ofrecen este servicio es muy
reducido, hasta el momento solo esta el registro de
www.cargomarket.com.mx que según información
Web inicia
operaciones en Marzo del 2007.
CRM
(Customer Relationship Management).
CRM (del inglés
"Customer Relationship Management"), significa de manera literal,
la
administración de la relación comercial con los
clientes de una empresa.
La CRM es parte de una estrategia de negocio centrada en
el cliente. Una parte fundamental de su idea es, precisamente, la
de recopilar la mayor cantidad de información posible
sobre los clientes, para poder dar
valor a la oferta. La
empresa debe trabajar para conocer las necesidades de los mismos
y así poder adelantar una oferta y mejorar la calidad en
la atención.
Por lo tanto, el nombre CRM hace referencia a una
estrategia de negocio, pero también a los sistemas
informáticos que dan soporte a esta estrategia. Sobre esto
último, existen soluciones o
software CRM de código
abierto (gratuito) que son de mucha ayuda.
El/la parte fundamental de toda estrategia CRM es
la
base de datos. Para comenzar con el desarrollo
de una buena base de datos se aconseja el desarrollo de un club
de la empresa, aunque pueden generarse muchos datos con
estrategias de comunicación convencionales como pueden ser
la Gráfica, Radial, Televisiva, E-mailing, Advertisement,
etc.
En este caso, el foco de la estrategia debería
ser cómo administrar los contactos que surjan de la
implementación de la
comunicación antes mencionada.
¿Qué son las bases de datos de
marketing? Las
bases de marketing tienen como finalidad cargar y almacenar
perfiles de los clientes con datos más subjetivos como,
por ejemplo, qué le gusta hacer en su tiempo libre,
qué tipo de comida consume, etc., datos que están
enfocados a poder desarrollar un perfil de cliente de modo que
podamos brindarle una oferta que esté realmente hecha para
él. Por esto es que las estrategias de marketing directo
basadas en un desarrollo CRM tienen tanto éxito en todo el
mundo.
Cada vez más empresas en todo el mundo hacen uso
de una herramienta informática llamada CRM (Customer
Relationship Management). El motivo es que dicha herramienta le
ayuda a mejorar las relaciones con sus clientes
conduciéndole a una mayor rentabilidad
comercial.
La orientación al cliente es cada vez más
importante. El objetivo es ofrecer al cliente aquello que
necesita y en el momento que lo necesita. El software CRM online
es, según consultoras y especialistas, el que en un futuro
cercano mejor permitirá conocer al detalle, sus
necesidades y anticiparse a su demanda desde el lugar en que nos
encontremos, compartiendo la información.
Sistemas de flujos de trabajo
El Flujo de trabajo es el estudio de los aspectos
operacionales de una actividad de trabajo: cómo se
estructuran las tareas, cómo se realizan, cuál es
su orden correlativo, cómo se sincronizan, cómo
fluye la información que soporta las tareas y cómo
se le hace seguimiento al cumplimiento de las tareas.
Generalmente los problemas de flujo de trabajo se modelan
con
redes de Petri.
Si bien el concepto de flujo de trabajo no es
específico a la
tecnología de la
información, una parte esencial del
software para
trabajo colaborativo (groupware) es
justamente el flujo de trabajo.
Una aplicación de Flujos de Trabajo
(WorkFlow)
automatiza la secuencia de acciones,
actividades o tareas utilizadas para la ejecución del
proceso, incluyendo el seguimiento del estado de cada
una de sus etapas y la aportación de las herramientas
necesarias para gestionarlo
Se pueden distinguir tres tipos de actividad:
- Actividades colaborativas: Un conjunto de usuarios
trabajan sobre un mismo repositorio de datos para obtener un
resultado común. Tiene entidad el trabajo de cada uno de
ellos en sí mismo. - Actividades cooperativas: Un conjunto de usuarios trabajan
sobre su propio conjunto particular, estableciendo los
mecanismos de cooperación entre ellos. No tiene entidad
el trabajo de ninguno de ellos si no es visto desde el punto de
vista global del resultado final. - Actividades de coordinación
Los 
Objetivos de un sistema de WorkFlow son los
siguientes:
- Reflejar, mecanizar y automatizar los métodos
y organización en el sistema de
información - Establecer los mecanismos de control y seguimiento de
los procedimientos
organizativos - Independizar el método y flujo de trabajo de
las personas que lo ejecutan - Facilitar la movilidad del personal
- Soportar procesos de reingeniería de
negocio.
Sistemas de trabajo en grupo.
Programa informático colaborativo o
Groupware (voz inglesa) se refiere a los
programas informáticos que integran
el trabajo en un sólo proyecto con
muchos usuarios concurrentes que se encuentran en diversas
estaciones de trabajo, conectadas a través de una red
(Internet
o intranet).
En su forma moderna, el concepto ha sido propuesto por
el programa informático de Lotus (Lotus Software) con la
aplicación popular "Lotus notas" (Lotus Notes) relacionado
con un servidor
Lotus Domino (Lotus Domino Server); algunas revisiones
históricas argumentan que el concepto fue anticipado antes
por sistemas monolíticos como el NLS.
El Groupware se puede dividir en tres categorías:
herramientas de colaboración-comunicación,
herramientas de conferencia y
herramientas de gestión colaborativa o en
grupo.
- Herramientas de comunicación electrónica que envían mensajes,
archivos,
datos o documentos
entre personas y facilitan la compartición de
información (colaboración asíncrona), como
por ejemplo: - correo electrónico
- correo de voz
- publicación en Web.
- Herramientas de conferencia que facilitan la
compartición de información, de forma interactiva
(colaboración síncrona), como por
ejemplo: - conferencia de datos – PC en red que comparten un
espacio de presentación compartido que cada usuario
puede modificar. - conferencias de voz – teléfonos que
permiten interactuar a los participantes. - conferencias de video (o
audio conferencia) – PC en red que comparten señales de audio o video. - salas de Chat o
mensajería instantánea – una plataforma de
discusión que facilita el intercambio inmediato de
mensajes. - sistemas para facilitar reuniones – un sistema de
conferencias integrado en una sala. Estas salas suelen
disponer de un avanzado sistema de sonido y
presentación que permite una mejor interacción entre participantes en
una misma sala o entre salas separadas. Ejemplos de ello
son los Sistemas de soporte a decisiones.
- conferencia de datos – PC en red que comparten un
- Herramientas de gestión colaborativa que
facilitan las actividades del grupo, como por
ejemplo: - calendarios electrónicos – para acordar
fechas de eventos
y automáticamente y enviar notificaciones y
recordatorios a los participantes. - sistemas de gestión de proyectos – para
organizar y hacer seguimiento de las acciones en un
proyecto hasta que se finaliza. - sistemas de control de flujo de actividad – para
gestionar tareas y documentos en un proceso organizado de
forma estructurada (burocracia). - sistemas de gestión del conocimiento – para
recoger, organizar, gestionar y compartir varios tipos de
información. - sistemas de soporte a redes sociales – para
organizar las relaciones de colectivos.
- calendarios electrónicos – para acordar
Los Programas informáticos colaborativos que
existen actualmente son los siguientes:
- (software interactivo en tiempo
real que simula la interacción de dos personas que
trabajan una al lado de la otra en un documento en
común) - phpgroupware(en
inglés, aunque cuenta con un demo con libre acceso en el
cual pueden cambiarse las preferencias a idioma español). - Kolab
(en varios idiomas, soporta correo, directorio, agenda y
nativamente interactúa con KDE) - Mediawiki
(el programa informático que utiliza
Wikipedia)
BSCW – Entorno telemático basado
en espacios compartidos de trabajo. Las siglas corresponden a
"Soporte básico para trabajo cooperativo". Comercial,
con licencias gratuitas para fines educativos y está
traducido, entre otros idiomas, al castellano y
al catalán.- Synergeia
– adaptación del entorno
BSCW al mundo educativo. Es gratuito y
está traducido, entre otros idiomas, al
castellano. - Redianet – Aplicación para
aprovechar una sala o aula con PC en red para
colaboración y la compartición de
medios - Jabber
– Sistema de mensajería
instantáneo - Isabel
– Sistema de videoconferencia distribuido y en
grupo - Generic
Applications Server (en ingles) - Coneix
Intranet
para la gestión de proyectos implementada en PHP y MySQL. - Moodle (aplicación educativa;
programa de gestión de cursos)
Gestión del conocimiento
La Gestión o Administración del
Conocimiento (en inglés Knowledge Management)
es un concepto utilizado en las empresas, que pretenden
transferir el conocimiento
y experiencia existente en los empleados, de modo de ser
utilizado como un recurso disponible para otros en la
organización.
La
transferencia de conocimiento ha existido
desde antes de una u otra forma, como por ejemplo las discusiones
o debates entre empleados de una organización, el aprendizaje
formalmente hablando, la administración y mantenimiento
de bibliotecas
corporativas, entrenamiento
profesional o mentoring, y desde el siglo XX las
bases de conocimiento técnicamente
hablando, los
sistemas expertos y otros repositorios de
contenido.
Los programas relacionados con la gestión del
conocimiento
evalúan y gestionan continuamente el proceso de
acumulación y aplicación del
capital intelectual. La gestión del
conocimiento ha intentado unificar diferentes estándares
del pensamiento y
practica como son:
- Capital intelectual y el trabajador del
conocimiento en la economía del
conocimiento. - Las ideas de la
organización que
aprende. - Practicas organizacionales como las comunidades de
práctica, las páginas amarillas
corporativas. - Bases del conocimiento que facilitan la
identificación y transferencia del conocimiento, y otras
tecnologías como las Intranets,la gestión de contenido,
wikis
y la
gestión documental.
Inicialmente la gestión del conocimiento
se centró exclusivamente en el tratamiento del
documento
como unidad primaria, pero actualmente abarca más
áreas, dado que es necesario buscar, seleccionar, analizar
y sintetizar críticamente o de manera inteligente y
racional la gran cantidad de
información disponible, para
así obtener de ella el máximo rendimiento social,
empresarial o personal.
La gestión del conocimiento cobra gran
importancia en la actualidad, por tanto una nueva
dimensión está entrando en la Categoría
de
Sociología de la
Información, donde también
la
Gestión empresarial se sirve de
nuevas herramientas en relación a la gestión del
conocimiento, como por ejemplo las
Comunidades de práctica.
La principal función de la gestión del
conocimiento es que una empresa u organización no deba
pasar dos veces por un mismo proceso para resolver de nuevo el
mismo problema, sino que ya disponga de mecanismos para abordarlo
utilizando información guardada sobre situaciones
previas.
La gestión del conocimiento cobra gran
importancia en sectores como el de la Salud, donde los
profesionales más veteranos pueden compartir sus
experiencias con el resto del personal, indicándoles
cómo resolver un problema o caso concreto, en
lo que puede considerarse una forma de gestionar el
conocimiento. Como metodología de trabajo permite que las
personas aprendan, tengan criterio y refuercen sus
conocimientos.
En ese sentido, la solución reside en transformar
el
conocimiento tácito en
conocimiento explícito, de manera
que se encuentre documentado y almacenado para que cualquiera
pueda hacer uso del mismo cuando sea necesario. Para este fin
pueden emplearse nuevas herramientas, como las
bases de datos o las intranets,
u otras más clásicas (revistas, manuales y
bibliotecas), que en su conjunto forman la denominada
"memoria
organizacional" que permite organizar el
conocimiento explicito.
Pese a todo, dichas herramientas por sí mismas no
suponen una garantía de buena gestión del
conocimiento.
En los últimos años han ido emergiendo
diferentes técnicas
para representar y gestionar el conocimiento, codificado desde
áreas diferentes: la
inteligencia artificial, los sistemas de
gestión de bases de datos, como text mining,
la
ingeniería del software, y otras
técnicas empleadas desde la perspectiva del estudio de
los
sistemas de información. Esta
tendencia ha dado en denominarse "orientación al
conocimiento". Pero para poder construir tecnologías
efectivas que permitan la gestión del conocimiento, es
preciso comprender cómo los individuos, grupos y organizaciones lo
utilizan.
En la actualidad está cada vez siendo codificada
más información en formato digital, para que
así resulte accesible mediante ordenador. Asimismo,
están confeccionándose herramientas que permiten
buscar de forma efectiva en bases de datos, ficheros, páginas
Web,
data warehouse, repositorios, etc., y de ese
modo extraer información de valor añadido, capturar
su significado, organizarlo, hacerlo disponible y convertirlo
finalmente en conocimiento.
Software de gestión documental
El término Software de gestión
documental engloba a todas aquellas herramientas
de software
creadas para la
gestión de grandes cantidades de
información almacenadas en forma de documentos, sin una
gran organización entre sus diferentes contenidos como la
que pudiera aportar una base de datos. La combinación de
este tipo de bibliotecas de documentos con índices
almacenados en una base de datos permite el acceso rápido
mediante diversos métodos a la información
contenida en los documentos, que generalmente se encuentran
comprimidos y que, además de texto, pueden contener
cualquier otro tipo de documentos multimedia
(imágenes, vídeos…).
La administración de documentos puede ser
realizada desde la máquina local o de forma remota. Para
la administración de documentos de forma remota se cuenta
con aplicaciones de
código abierto como el
PHPfileNavigator mediante la cual podemos
gestionar la información contenida en un directorio y
subdirectorio a través de la Web.
Software de Gestión Documental: Existe
también una clasificación más precisa en la
gestión documental, por ejemplo: El explorador de Windows, el
mismo sistema operativo
es un software de gestión documental, sin embargo ellos no
pueden denominarse como tal, ya que las funciones que
realizan operan sobre la estructura
física del
sistema de archivos. La gestión documental tiene
más bien que ver con: El acceso al recurso, capacidad de
compartir la información, relación de la
información y contexto. En síntesis
sería como la capacidad de proveer una base operativa de
colaboración.
Esto quiere decir que una aplicación de
gestión documental está orientada a un contexto
operacional que tenga relevancia para cualquier
organización, por ejemplo la gestión documental es
un elemento de un sistema CRM, ERP. O una visión mixta de
ello.
Bibliografías
Internet www.google.com
www.monografias.com
- ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS, Kendall &
Kendall ? Prentice Hall - SISTEMAS DE INFORMACION PARA LA DIRECCION, Manfredo
Monforte – Pirámide - ADMINISTRACION DE LOS SISTEMAS DE
INFORMACION, Laudon & Laudon ? Prentice
Hall - SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA
ADMINISTRACIÓN, James A.Senn ? Grupo Editorial
Iberoamérica
Elaborado por:
T.S.U. Henry Jesus Mendoza Pacheco
36 Años de edad.
Trabajo elaborado el 14 de Abril de 2007.
 Página anterior | Volver al principio del trabajo | Página siguiente  |