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Luego de realizar dichas revisiones se procede a la inspección de los libros de la empresa conjuntamente con el estado de cuenta enviado por el banco y así detectar cuales son las discrepancias que existen entre los dos para poder ajustarlas. Al cotejar y detectar todas las diferencias y/o equivocaciones que puedan tener dichos registros se debe elaborar el documento que avale la elaboración de la conciliación, esto respetando algunas normas de presentación que se demuestran a continuación:
En esta parte de es donde se mostraran todas las diferencias que puedan existir entre los dos saldos, y es igual para los dos métodos el orden que explicaré en el numeral posterior. Lo único que varia en la presentación de los métodos es en el número de columnas y el signo (positivo o negativo) que se le asigna a las partidas que causan discrepancia entre los saldos.
4.1. Saldos correctos
A tales efectos me primero me centraré en el método Saldos Correctos por ser el método más utilizado y didáctico en cuanto a su aprendizaje para la elaboración de una conciliación y que en sí para efectos de lo que a continuación explicaré será igual para los dos métodos. Lo cual consiste en comparar el estado de cuenta enviado por el banco con los registros asentados en el libro mayor de banco de la empresa, para luego proceder a ajustar las diferencias hasta lograr que los dos saldos sean iguales. Para empezar a preparar dicho documento por dicho método, es de suma importancia que se conozcan las normas de presentación y estructuración del cuerpo del mismo:
Importante: el orden del 1) al 3) se deben presentar tal cual se mostró aquí, contrario a sus numerales o desgloses cuyo orden puede ser cualquiera, lo primordial es que se plasmen todos los ajustes necesarios para lograr los saldos correctos o encontrados.
Ejemplo de una conciliación elaborada por el método saldos correctos:
El siguiente documento refleja los movimientos del mes de julio en el libro mayor de banco Bolívar Fuerte perteneciente a El Trébol C.A.:
LIBRO MAYOR DE BANCO BOLÍVAR FUERTE CODIGO DE CUENTA Nº: 1.1.02.01.02 |
CTA. CORRIENTE Nº 5698-22356-96 MOVIMIENTOS JULIO DE 2006 |
||||
FECHA |
CONCEPTO |
DEBE |
HABER |
SALDO |
|
01/07/06 |
Saldo |
230.000,00 |
|||
01/07/06 |
Corrección del Depósito Nº 1956 |
166.500,00 |
396.500,00 |
||
01/07/06 |
Corrección del Cheque Nº 4505 |
122.600,00 |
273.900,00 |
||
02/07/06 |
Cheque Nº 4508 |
47.700,00 |
226.200,00 |
||
04/07/06 |
Depósito Nº 3984 |
180.000,00 |
406.200,00 |
||
06/07/06 |
N.C. Efectos descontados |
100.000,00 |
506.200,00 |
||
14/07/06 |
Cheque Nº 4509 |
55.000,00 |
451.200,00 |
||
20/07/06 |
Cheque Nº 4510 |
52.000,00 |
399.200,00 |
||
25/07/06 |
Depósito Nº 4866 |
130.000,00 |
529.200,00 |
||
28/07/06 |
Cheque Nº 4511 |
65.500,00 |
463.700,00 |
||
30/07/06 |
Depósito Nº 5698 |
78.000,00 |
541.700,00 |
||
28/07/06 |
Cheque Nº 4512 |
15.800,00 |
525.900,00 |
||
31/07/06 |
Depósito Nº 6892 |
40.000,00 |
565.900,00 |
Este es el estado de cuenta enviado por el banco al 31 de julio de 2006:
BANCO BOLÍVAR FUERTE S.A.C.A. Capital Bs. 280.000.000,00 ESTADO DE CUENTA DESDE 01/07/2006 HASTA 31/07/2006 |
CONTROL Nº 3377233 EL TRÉBOL C.A. Código de cuenta Nº 5698-22356-96 PÁG. 1/1 |
|||
FECHA |
CONCEPTOS |
CARGOS |
ABONOS |
SALDOS |
JULIO |
Saldo |
185.900,00 |
||
01 |
Depósito Nº 2365 |
153.800,00 |
339.700,00 |
|
02 |
Cheque Nº 4508 |
47.700,00 |
292.000,00 |
|
05 |
Depósito Nº 3984 |
180.000,00 |
472.000,00 |
|
06 |
N.C. Efectos descontados |
100.000,00 |
572.000,00 |
|
06 |
N.D. Gastos de cobranza |
5.000,00 |
567.000,00 |
|
15 |
Cheque Nº 4506 |
25.000,00 |
542.000,00 |
|
20 |
Cheque Nº 4510 |
25.000,00 |
517.000,00 |
|
25 |
Depósito Nº 4866 |
130.000,00 |
647.000,00 |
|
30 |
Depósito Nº 5698 |
78.000,00 |
725.000,00 |
Ahora veremos la conciliación que se realizó el mes pasado para ajustar los saldos, véase que ya traen un saldo distinto desde el principio, 230.000,00 Dr. según libros y 185.900,00 según banco Cr.
EL TRÉBOL C.A. |
|||
CONCILIACIÓN BANCARIA |
|||
BANCO BOLÍVAR FUERTE AL 30/06/06 |
|||
CORRIENTE Nº 5698-22356-96 |
MÉTODO: SALDOS CORRECTOS |
||
DESCRIPCIÓN |
PARCIAL |
LIBROS |
BANCO |
Saldos al 30/06/06 |
230.000,00 |
-185.900,00 |
|
CHEQUES EN TRÁNSITO |
|||
17/06/06 Cheque Nº 4506 |
25.000,00 |
||
20/06/06 Cheque Nº 4507 |
40.800,00 |
65.800,00 |
|
DEPÓSITOS EN TRANSITO |
|||
30/06/06 Deposito Nº 2365 |
153.800,00 |
-153.800,00 |
|
ERRORES DE EMPRESA |
|||
Deposito Nº 1956 registrado |
18.500,00 |
||
Deposito Nº 1956 correcto |
185.000,00 |
166.500,00 |
|
Cheque Nº 4505 mal ubicado |
61.300,00 |
-122.600,00 |
|
SALDOS CORRECTOS AL 30/06/06 |
273.900,00 |
-273.900,00 |
Como se puede notar en la conciliación anterior se ajustaron los saldos de los libros y el banco hasta que los mismos se igualaron, lo cual resulta ser el fin de la conciliación.
Ahora elaboraré la conciliación del mes de julio con el mismo método para demostrar cuales son las diferencias entre los dos a y así llegar a los "saldos correctos" que deberían tener ambos.
Como ya se explicó en la primera parte primero se deben cotejar las partidas que fueron ajustadas en la conciliación pasada, a lo que se debe inspeccionar si dichas partidas ya fueron asentadas, de lo contrario se deberían tomar en cuenta para la conciliación actual.
De tal forma se puede notar el cheque Nº 4506 ya fue cobrado por su beneficiario el 15 julio, contrario del Nº 4507 el cual todavía no aparece en el estado de cuenta como cobrado, por lo que si el cheque no tiene fecha de vencimiento éste se considera que todavía esta en tránsito.
También véase que el depósito Nº 2365 fue asentado en los libros del banco al valor que se registró en libros, de haber alguna diferencia en los depósitos o cheques en transito, se procede a determinar de quien es el error, porque de darse tal caso, ya sea por omisión o diferencia en cantidad, el ajuste de dichas partidas se debe reflejar en la conciliación del mes de julio.
Los errores de empresa también fueron asentados en el libro mayor de Banco, por lo que no se tomarán en cuenta para ajustar.
Ahora, se revisan cuales son las diferencias que surgieron como consecuencia de las operaciones realizadas en el mes de julio, por lo que se coteja partida por partida, en este ejemplo se encuentran los siguientes: como cheques en transito están en Nº 4507 del mes pasado, y el Nº 4509, 4511 y 4512 de este mes, como depósitos en transito tenemos solo el Nº 6892, existe una Nota de Debito por gastos de cobraza de los efectos descontados que no se registró, y finalmente encontramos una diferencia en el cheque Nº 4510 el cual se registró en libros por Bs. 52.000,00 y aparece cobrado por Bs. 25.000,00, con un análisis de los soportes encontrados se dedujo que error fue de la empresa.
Al encontrar las partidas que se van a ajustar se procede a realizar el documento de control interno:
EL TRÉBOL C.A. |
|||
CONCILIACIÓN BANCARIA |
|||
BANCO BOLÍVAR FUERTE AL 31/07/06 |
|||
CORRIENTE Nº 5698-22356-96 |
MÉTODO: SALDOS CORRECTOS |
||
DESCRIPCIÓN |
PARCIAL |
LIBROS |
BANCO |
Saldos al 31/07/06 |
565.900,00 |
-725.000,00 |
|
CHEQUES EN TRÁNSITO |
|||
20/06/06 Cheque Nº 4507 |
40.800,00 |
||
14/07/06 Cheque Nº 4509 |
55.000,00 |
||
28/07/06 Cheque Nº 4511 |
65.500,00 |
||
28/07/06 Cheque Nº 4512 |
15.800,00 |
177.100,00 |
|
DEPÓSITOS EN TRANSITO |
|||
31/07/06 Deposito Nº 6892 |
40.000,00 |
-40.000,00 |
|
NOTAS DE DEBITO |
|||
06/07/06 Gastos de Cobranza |
5.000,00 |
-5.000,00 |
|
ERRORES DE EMPRESA |
|||
Cheque Nº 4510 registrado |
52.000,00 |
||
Cheque Nº 4510 correcto |
25.000,00 |
27.000,00 |
|
SALDOS CORRECTOS AL 31/07/06 |
587.900,00 |
-587.900,00 |
Ahora veamos el mismo documento pero elaborado con cuatro columnas:
EL TRÉBOL C.A. |
||||
CONCILIACIÓN BANCARIA |
||||
BANCO BOLÍVAR FUERTE AL 31/07/06 |
||||
CORRIENTE Nº 5698-22356-96 |
MÉTODO: SALDOS CORRECTOS |
|||
DESCRIPCIÓN |
LIBROS |
BANCO |
||
DEBE |
HABER |
DEBE |
HABER |
|
Saldos al 31/07/06 |
565.900,00 |
725.000,00 |
||
CHEQUES EN TRÁNSITO |
||||
20/06/06 Cheque Nº 4507 |
40.800,00 |
|||
14/07/06 Cheque Nº 4509 |
55.000,00 |
|||
28/07/06 Cheque Nº 4511 |
65.500,00 |
|||
28/07/06 Cheque Nº 4512 |
15.800,00 |
|||
DEPÓSITOS EN TRANSITO |
||||
31/07/06 Deposito Nº 6892 |
40.000,00 |
|||
NOTAS DE DEBITO |
||||
06/07/06 Gastos de Cobranza |
5.000,00 |
|||
ERRORES DE EMPRESA |
||||
Corrección del Cheque Nº 4510 |
27.000,00 |
|||
SUBTOTALES |
592.900,00 |
5.000,00 |
177.100,00 |
765.000,00 |
SALDOS CORRECTOS AL 31/07/06 |
587.900,00 |
587.900,00 |
Donde como se observa, los ajustes se realizan en por cuatro columnas sin colocar ningún signo negativo porque de esta forma en completamente innecesario, se realiza la sub-totalización donde se suma verticalmente todas las columnas para luego extraer el saldo definitivo a través de la diferencia de ambos, tanto en libros como en banco.
4.2. Saldos encontrados
Este método se basa en la elaboración la conciliación empezando con alguno de los dos saldos, (el de Banco o el de la Empresa), para luego reflejar en una sola columna las diferencias, depósitos o cheques que compensen las discrepancias entre ambos, para que al final se encuentre en saldo contrario, lo cual resulta ser la finalidad de éste método.
Para ejemplificar tomaremos en cuenta el anterior, por lo que señalaré la presentación del documento:
EL TRÉBOL C.A. |
||
CONCILIACIÓN BANCARIA |
||
BANCO BOLÍVAR FUERTE AL 31/07/06 |
||
CORRIENTE Nº 5698-22356-96 |
MÉTODO: SALDOS ENCONTRADOS |
|
DESCRIPCIÓN |
PARCIAL |
TOTAL |
SALDO SEGÚN BANCO AL 31/07/06 |
725.000,00 |
|
CHEQUES EN TRÁNSITO |
||
20/06/06 Cheque Nº 4507 |
40.800,00 |
|
14/07/06 Cheque Nº 4509 |
55.000,00 |
|
28/07/06 Cheque Nº 4511 |
65.500,00 |
|
28/07/06 Cheque Nº 4512 |
15.800,00 |
-177.100,00 |
DEPÓSITOS EN TRANSITO |
||
31/07/06 Deposito Nº 6892 |
40.000,00 |
40.000,00 |
NOTAS DE DEBITO |
||
06/07/06 Gastos de Cobranza |
5.000,00 |
5.000,00 |
ERRORES DE EMPRESA |
||
Cheque Nº 4510 registrado |
52.000,00 |
|
Cheque Nº 4510 correcto |
25.000,00 |
-27.000,00 |
SALDO SEGÚN LIBROS AL 31/07/06 |
565.900,00 |
Nótese que en este caso se comenzó con el saldo del estado de cuenta (Bs. 725.000,00 Cr.), luego se reflejaron todos los ajustes al igual que el método anterior, pero en una sola columna, hasta que al final se "encontró" el saldo del mayor de Banco (Bs. 565.900,00 Dr.).
Paton, N. A., Manual del contador, Editorial Mc Graw Hill, Argentina, III Edición 1994
Finney Miller, Curso de contabilidad, Capitulo III, Editorial Mc Graw Hill, México, II Edición 1999
Francy Ortiz, Guía de estudio El Efectivo, Subproyecto Contabilidad II, UNELLEZ-APURE. 2004
Enviado por:
Adrian A. Castillo G.
Estudiante del X semestre de Contaduría Pública, y Administración Pública, Preparador Académico del Subproyecto Contabilidad I y Contabilidad II, Universidad Nacional Experimental de los Llanos Occidentales Ezequiel Zamora UNELEZ-APURE. San Fernando de Apure abril de 2007. Venezuela.
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