Incidencia de los Documentos fuente en la Contabilidad y Auditoría gubernamental
- Planteamiento
metodológico - Marco
teórico - Presentación,
análisis e interpretación de
datos - Resultados de
la investigación - Bibliografía
- Anexos
PRESENTACIÓN
La investigación titulada: "INCIDENCIA DE
LOS DOCUMENTOS FUENTE
EN LA CONTABILIDAD Y
AUDITORIA GUBERNAMENTAL", tiene como objetivo
demostrar que el uso de los documentos fuente de acuerdo con las
normas
establecidas por los organismos de supervisión, control y por las
mismas entidades, contribuye a la optimización de los
sistemas
administrativos de gestión
y control gubernamental.
Esta investigación es importante para las
entidades del sector
público nacional, porque valora la aplicación
de los documentos fuente en la gestión institucional,
llegando a demostrar que estos contribuyen en la eficiencia y
eficacia de
los sistemas de
gestión del sector público, lo que conlleva a un
mejoramiento continuo que incide en la prudencia y transparencia
de la gestión.
Para el desarrollo de
este trabajo se ha
aplicado la metodología, las técnicas e
instrumentos necesarios para una adecuada investigación,
en el marco de las normas de la Escuela de
Post-Grado de nuestra Universidad
Nacional Federico Villarreal.
Para llegar a contrastar los objetivos y
las hipótesis planteadas, se ha desarrollado
el trabajo de
investigación en los siguientes
capítulos:
El Capítulo I, presenta el detalle del
planteamiento metodológico aplicado y que
constituye la base del trabajo de investigación: Descripción de la realidad
problemática, delimitación, problemas,
objetivos, hipótesis,
variables e
indicadores,
Tipo y nivel de investigación, método y
diseño
de la investigación, población y muestra,
Técnicas e instrumentos de recolección de datos,
Técnicas de análisis y procesamiento de
datos, justificación e importancia de la
investigación y limitaciones
El Capítulo II, contiene el marco
teórico de la investigación.
Específicamente se refiere a los antecedentes relacionados
con la investigación, la reseña histórica,
la base legal de la documentación sustentatoria; el marco
conceptual de las variables e indicadores y la definición
de términos relacionados.
El Capítulo III, está referido a la
presentación, análisis e interpretación de datos, así
como la contrastación y verificación de las
hipótesis del trabajo de investigación.
El Capítulo IV, se presenta las
conclusiones y recomendaciones del trabajo de
investigación
Finalmente se presenta la bibliografía y
los Anexos del trabajo de investigación.
CAPÍTULO I:
PLANTEAMIENTO METODOLÓGICO
- DESCRIPCIÓN DE LA REALIDAD
PROBLEMÁTICA
Las entidades del Sector Público, realizan sus
transacciones patrimoniales y presupuestarias en base a tres
Niveles Operacionales: Nacional, Central o Institucional y
Regional. Considerando las características de las operaciones
administrativas y financieras que realizan las entidades del
sector público, el sistema ha
delimitado áreas contables con el propósito
de facilitar su registro y
control. A su vez se dispone de la interrelación de sus
sistemas administrativos: Sistema Nacional de Presupuesto,
Sistema Nacional de Tesorería, Sistema Nacional de
Control, Sistema Nacional de Crédito
Público y el Sistema Nacional de Contabilidad
El Sistema Nacional de Contabilidad, a través de
la Contaduría Pública de la Nación,
funciona como el sistema integrador y la Contraloría
General de la República como el órgano rector del
control de las actividades públicas.
En relación con esta investigación, la
Contaduría Pública de la Nación
(CPN) ha emitido las normas respectivas, dentro de las cuales
resaltan la Resolución del Consejo Normativo de
Contabilidad No. 010-97-EFC/93.01, que aprueba el nuevo Plan
Contable Gubernamental y la Resolución de
Contaduría No. 067-97-EF/93.01 que aprueba los
Instructivos para desarrollar la contabilidad
gubernamental en las diferentes entidades
públicas.
En el mismo sentido la Contraloría General de la
República (CGR) dispone del Manual de Auditoria
Gubernamental para realizar el examen de las actividades
públicas.
En el Instructivo No. 1 "Documentos y Libros
Contables", destaca los documentos fuente del Sistema
de Contabilidad Gubernamental.
En este sentido, se indica que los documentos fuente del
Área de Bienes lo
constituyen la Orden de Compra-Guía de Internamiento,
Orden de Servicios,
Pedido-Comprobante de Salida (Pecosa), Inventario
Físico, Existencias Valoradas de Almacén,
Nota de Entrada al Almacén y Control Visible de
Almacén.
En el Área de Contabilidad, tenemos a la Orden de
Compra-Guía de Internamiento, Orden de Servicios, Pecosa,
Nota de Entrada al almacén y otros documentos.
En el Área de Fondos de las entidades del Sector
Público, se destacan los siguientes documentos fuente:
Recibo de Ingresos,
Papeleta de Depósitos, Nota de Cargo, Nota de Abono,
Comprobante de pago, Planillas de Haberes y Pensiones,
Valorización de obra y otros.
En el Área de Presupuesto, los documentos que
sustentan operaciones contables de las áreas de bienes,
servicios y fondos sirven para afectar el presupuesto
institucional.
El Área de Operaciones complementarias, aplica
como documentos fuente las Resoluciones, Declaraciones Juradas,
Contratos,
Cartas Fianza
y además todos los documentos que se utilizan en las
áreas antes referidas.
El sistema contable gubernamental, establece que las
operaciones registradas en los libros principales y auxiliares,
son efectuadas mediante el sustento del documento fuente.
También establece que las transacciones financieras y
presupuestarias deben ser registradas contablemente en los libros
Diario, Mayor e Inventarios y
Balances; así como en los libros auxiliares normados:
Caja, Bancos, Registro
de Ventas,
Registro de Compras, Registro
del Fondo para pagos en efectivo y otros registros que la
entidad considere necesarios, para el mejor control de las
operaciones y obtención de la información gerencial pertinente a sus
necesidades. Los libros y registros contables del Sistema
Contable Gubernamental, pueden ser llevados por cualquiera de los
medios:
manual,
mecanizado y procesamiento electrónico de datos
(actualmente el Sistema Integrado de Administración Financiera– SIAF), siempre
que la información que se obtenga por dichos medios,
contenga todos los datos y referencias que el Sistema Contable
requiere.
Los libros, registros y documentos fuente de las
operaciones, serán conservadas durante el tiempo que
señalan los dispositivos legales vigentes.
Por otro lado en el proceso de la
auditoria gubernamental, se aplica la evidencia
documental, la que debe estar plasmada en los documentos
fuente. El auditor debe evaluar la confiabilidad de la
evidencia documental utilizada en respaldo de sus hallazgos de
auditoria.
El Auditor siempre debe considerar la posibilidad de que
los documentos obtenidos en la entidad podrían estar
alterados. Cualquier alteración debe investigarse e
informarse.
La experiencia profesional, me ha llevado a
determinar que algunas Direcciones Generales de Administración u oficinas que hacen sus
veces en los Ministerios no
vienen reflejando en sus manuales de
procedimientos
administrativos y contables, los documentos fuente que
sustentan sus operaciones. También, he tenido la
oportunidad de encontrar documentos fuente con errores, borrones,
correcciones en fechas, cantidades, conceptos, importes, falta de
firmas y sellos y otros datos.
Asimismo los documentos fuente no vienen siendo
archivados y conservados adecuadamente siguiendo un orden
cronológico y/o correlativo, lo que impide su fácil
acceso y explotación.
Los documentos fuente no son adecuados a los formatos
establecidos por las Oficinas Centrales de los Sistemas
Administrativos, en armonía con las disposiciones legales
vigentes.
También las autoridades no proveen los
recursos
necesarios para mantener la integridad de la
documentación, que permita protegerla razonablemente
contra todo riesgo
(deterioro, robo, incendio, inundaciones, etc)
En el campo de la auditoria, he determinado que los
auditores internos como externos en algunos casos no respaldan
sus hallazgos con los documentos fuente, lo que los lleva a
formular observaciones, conclusiones y hasta recomendaciones sin
el sustento necesario y posteriormente merecedores de sanciones
por parte de la Contraloría General de la República
y el Colegio de Contadores Públicos de
Lima.
El problema de los documentos fuente, se puede
concluir, en la falta de conocimiento y
comprensión de la incidencia que tienen los mismos en la
contabilidad y auditoria gubernamental de parte de directivos,
funcionarios y trabajadores, lo que hace que no observen
adecuadamente las normas y los procedimientos
establecidos que faciliten un adecuado manejo de estos
documentos; lo que trae como corolario una administración
pública deficiente, lo que origina procesos
administrativos, procesos
civiles y hasta denuncias penales contra este personal.
Página siguiente  |