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Incidencia de los Documentos fuente en la Contabilidad y Auditoría gubernamental (página 3)




Partes: 1, 2, 3, 4


  1. DEFINICION DE TERMINOS

1. SISTEMA Y REGISTRO DE CONTABILIDAD

La contabilidad gubernamental será llevada en lengua española y en moneda nacional (nuevos soles) y según el principio de la Partida Doble.

Todas las transacciones registradas en los libros auxiliares y principales deberán ser efectuadas mediante el sustento del documento fuente debidamente fechado y refrendado por los responsables.

Las transacciones financieras y presupuestarias deberán ser registradas contablemente en los libros Diario, Mayor e Inventarios y Balances; así como en los libros auxiliares normados en el Sistema Contable Gubernamental y otros registros que la entidad considere necesarios, para el mejor control de las operaciones y obtención de la información gerencial pertinente a sus necesidades.

Los libros y registros contables pueden ser llevados por cualquiera de los medios: manual, mecanizado y procesamiento electrónico de datos, siempre que la información que se obtenga por dichos medios, contenga todos los datos y referencias que el Sistema Contable requiere.

Los libros, registros, documentos fuente y demás evidencias sustentatorias de las transacciones, serán conservadas durante el tiempo que señalan los dispositivos legales vigentes.

El ejercicio contable termina el 31 de Diciembre de cada año, salvo que la entidad obtenga autorización para el cierre en fecha distinta.

2. ENTIDAD CONTABLE

Los estados financieros se refieren siempre al ente, donde el elemento subjetivo o propietario es considerado como tercero. El concepto de ente es distinto del de persona, ya que una misma persona puede producir estados financieros de varios entes

3. EQUIDAD

La equidad entre intereses opuestos deber ser una preocupación constante en contabilidad, puesto que los que sirve de, o utilizan los datos contables pueden encontrarse ante el hecho de que los intereses particulares se hallen en conflicto. De esto se desprende que los estados financieros deben prepararse de tal modo que reflejen, con equidad los distintos intereses, en juego en una empresa dada.

4. SIMULTANEIDAD Y PARALELISMO CONTABLE

Las operaciones realizadas por los organismos públicos son registradas en la contabilidad patrimonial y en la contabilidad presupuestaria, es decir bajo este principio a toda operación real registrada en el proceso contable financiero, corresponde paralela y simultáneamente un registro en el proceso contable presupuestario.

De tal manera que en el mismo y con los mismos documentos fuentes, pero en distintas áreas contables se procesa información especializada, con el fin de obtener un balance de comprobación integrado que muestre en su conjunto las operaciones de fondos, presupuesto, tributación, endeudamiento y operaciones complementarias según corresponda.

5. METODOLOGIA CONTABLE

Es el conjunto de procedimientos utilizados por las entidades usuarias de los Sistemas de Contabilidad, en la aplicación de sus normas acorde con las peculiaridades de su funcionamiento, para producir información expresada en unidades monetarias de las operaciones financieras ejecutadas.

El objetivo, es establecer por escrito procedimientos de autorización, ejecución, revisión, registro y control de las operaciones financieras, a fin de uniformar criterios en las técnicas y procedimientos contables, así como en el ordenamiento, significado y mecanismo de las cuentas.

Respecto a los mecanismos de control, se propiciará la actualización contable de las normas prescritas, en concordancia con nuevas disposiciones legales y necesidades propias de los sistemas, también las entidades del sector público dictarán las disposiciones internas que permitan la implementación y cumplimiento de las normas emitidas.

6. USO DE FORMULARIOS PRENUMERADOS

La prenumeración consiste en asignar al formulario una numeración correlativa en original y copias, en forma simultánea a su impresión.

El objetivo, es mantener registros de operaciones específicas para evitar el uso de formularios en forma indebida, y lograr un ordenamiento en el desarrollo de las operaciones.

Al respecto, se establecerá el uso permanente de registros y formularios prenumerados que sustenten toda operación financiera o administrativa que incida contablemente, se aperturará registros especiales para operaciones que se consideren significativas, tales como subvenciones y subsidios, en caso de contar con sistemas mecanizados, la impresión y distribución de los formularios se coordinará con la Central de Procesamiento automático de Datos. Se aperturará un Registro de Control de Formularios Prenumerados a cargo de un funcionario responsable de su uso y custodia. Los formularios deben elaborarse de acuerdo a las características señaladas por cada sistema administrativo y en caso de requerir modificación o sustitución de un formulario, se debe coordinar previamente con el sistema administrativo respectivo.

Los registros y la emisión de formularios se deberán controlar mediante la implementación de los mecanismos más apropiados; siendo responsable de su deterioro o extravío, el encargado de su custodia. Las entidades efectuarán verificaciones posteriores de la numeración correlativa.

7. CONCILIACION DE SALDOS.

La conciliación de saldos consiste en la realización de acciones relacionadas entre sí y dispuestas en forma permanente o en períodos determinados, para establecer la concordancia de las cifras mostrar en los registros contables con lo realmente disponible o existentes.

El objetivo, es asegurar a través de pruebas de comprobación y verificación de saldos, la utilidad y confiabilidad de la información financiera producida.

Las jefaturas, deberán establecer la metodología y las fechas de ejecución de las conciliaciones de saldos pertinentes, asimismo deberán disponer la práctica de pruebas de comprobación de los saldos de las cuentas del libro Mayor que muestren los informes financieros, a fin de asegurar su exactitud y veracidad.

Para sustentar la información que se remita al órganos correspondiente se aplicarán los procedimientos siguientes en su caso: Arqueo de fondos y valores, Conciliaciones bancarias, conciliaciones de cuentas por cobrar, inventarios físicos de todos los bienes materiales y conciliación del marco legal del presupuesto.

Una verificación de saldos facilita la localización de errores y la adopción de medidas de corrección o ajustes.

El establecimiento de estos procedimientos de comprobación y conciliación exige la necesidad de elaborar directivas internas en cada entidad, las mismas que estarán de acuerdo con lo normado por los sistemas contables, principios de contabilidad generalmente aceptados y dispositivos legales vigentes.

Es condición indispensable para realizar la verificación de saldos que esta sea ejecutada por personal distinto al encargado de efectuar los registros contables.

Las conciliaciones que se realicen respaldarán todos los saldos de las cuentas respectivas, debiendo el personal que las practique y el Contador general dejar constancia escrita del trabajo efectuado.

Los funcionarios responsables supervisarán las acciones de verificación de saldos con la finalidad de evaluar su funcionamiento y mejorar las técnicas o procedimientos empleados

8. VERIFICACION INTERNA:

Para que los documentos fuente cumplan su papel en la contabilidad y la auditoria, por tanto, deben tomarse en cuenta un conjunto de medidas para analizar las operaciones antes de su autorización, dicha actividad debe ejercerse como una función inherente al proceso de dirección y gerencia

Estas medidas tienen como objetivo señalar las acciones a seguir a fin de practicar el control previo interno en todo el proceso de las operaciones financieros y/o administrativas que tienen incidencia contable y en la auditoria, mediante métodos y procedimientos que garanticen la legalidad, veracidad y conformidad de dichas operaciones en el marco de la prudencia y transparencia que exige la ciudadanía en general.

En este marco, las acciones a desarrollar deben considerar que las entidades públicas orienten sus actividades para establecer y mantener un adecuado control previo interno en todas las operaciones del proceso de contabilidad. Para cumplir con lo indicado, se deberá señalar en los manuales de procedimientos, las Unidades o Jefaturas encargadas de dar conformidad a cada operación. Se aplicará el control previo interno considerando los lineamientos siguientes: i) verificación de la correcta emisión de los documentos fuente que sustentan cada operación comprobando la veracidad de datos, su exactitud y visación de los funcionarios responsables en cada fase del procedimiento, ii) aplicar la normatividad en el análisis del contenido o naturaleza de la operación; iii) constatar que los datos consignados en la operación estén debidamente respaldados con los documentos fuente o sustentatorios; iv) verificar la autenticidad de la información mediante pruebas de corrección; y, v) Aplicar principios técnicos de acuerdo a la naturaleza de la operación.

Los mecanismos de control a considerar, deben referirse a: i) los sistemas de contabilidad guardarán armonía con las normas y los principios de contabilidad generalmente aceptados; ii) los funcionarios responsables de las operaciones en sus diferentes fases deberán estampar sus firmas y el sello correspondiente, debiendo ser dichas operaciones aprobadas por el funcionario competente, antes de proceder a su ejecución, iii) dejar constancia escrita del control efectuado, y, iv) en la autorización, el responsable utilizará sellos restrictivos que impidan la duplicidad de la operación.

CAPÍTULO III

PRESENTACIÓN, ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE DATOS

3.1. PRESENTACIÓN, ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE

LA ENTREVISTA REALIZADA.

  1. ENTREVISTADO

    JEFE

    ENCARGADO

    EMPLEADO

    OTRO

    No. 1

    X

         

    No. 2

    X

         

    No. 3

    X

         

    No. 4

    X

         

    No. 5

    X

         

    TOTAL CANT.

    5

    0

    0

    0

    TOTAL %

    100

    0

    0

    0

     

    El 100% de los entrevistados son Jefes de Oficinas o Unidades relacionadas directamente con el uso de documentos fuente, tales personas son profesionales que deben conocer, comprender y aplicar correctamente las funciones que les corresponda.

  2. ¿Cual es el cargo que ocupa en esta dependencia ?

    ENTREVISTADO

    SI

    NO

    JEFE UNIDAD DE CONTABILIDAD

    X

     

    JEFE UNIDAD DE TESORERIA

    X

     

    JEFE OFICINA AUDITORIA Y EX. ESPECIALES

    X

     

    JEFE OFICINA DE ABASTOS Y SVCS. AUXIL.

    X

     

    JEFE OFICINA DE PLANIFICACION Y PRESUP.

    X

     

    TOTAL CANTIDAD

    5

    0

    TOTAL %

    100

    0

    El 100% de los entrevistados manifiesta que si, cuentan con documentos normativos para llevar a cabo la gestión y el control de sus actividades. Esta respuesta es lógica, porque efectivamente el Estado ha establecido las normas generales al respecto.

  3. ¿ Se dice que en el sector público todo esta normado, todo está escrito. En este caso, la dependencia a su cargo, dispone de documentos normativos para llevar a cabo la gestión y el control funcional ?

    ENTREVISTADO

    SI

    NO

    JEFE UNIDAD DE CONTABILIDAD

     

    X

    JEFE UNIDAD DE TESORERIA

    X

     

    JEFE OFICINA AUDITORIA Y EX. ESPECIALES

     

    X

    JEFE OFICINA DE ABASTOS Y SVCS. AUXIL.

    X

     

    JEFE OFICINA DE PLANIFICACION Y PRESUP.

     

    X

    TOTAL CANTIDAD

    2

    3

    TOTAL %

    40

    60

     

    El 40% de los entrevistados responde que si disponen de normatividad específica en sus dependencias. Esto quiere decir que existen Manuales o directivas que amplían la forma como utilizar los documentos fuente de las transacciones.

    En cambio el 60%, o sea la mayor cantidad dice que no dispone de dichas normas específicas. Esto quiere decir que no existe manuales de procedimientos o directivas específicas sobre el tema, lo cual constituye un problema para la continuidad funcional, cuando un trabajador es renunciado, sale de vacaciones o cambia de dependencia.

    Los documentos normativos específicos, tienen la ventaja que permiten la continuidad funcional, lo que constituye una ventaja para la realización de las actividades propias de una entidad.

  4. ¿ Los documentos fuente son los instrumentos que evidencian la realización de las transacciones, pero los mismos están normados a nivel general, lo que indica que cada entidad debería normarlos en forma específica. En su caso los documentos fuente que utiliza, la entidad dispone de normas específicas ?

    ENTREVISTADO

    SI

    NO

    JEFE UNIDAD DE CONTABILIDAD

    X

     

    JEFE UNIDAD DE TESORERIA

    X

     

    JEFE OFICINA AUDITORIA Y EX. ESPECIALES

    X

     

    JEFE OFICINA DE ABASTOS Y SVCS. AUXIL.

    X

     

    JEFE OFICINA DE PLANIFICACION Y PRESUP.

    X

     

    TOTAL CANTIDAD

    5

    0

    TOTAL %

    100

    0

     

    Los entrevistados contestan en un porcentaje del 100% que los documentos fuente son instrumentos de evidencia de las transacciones. Esta respuesta es básica para entender la gran importancia que tienen los documentos fuente de las transacciones institucionales.

    Pero bien, los documentos fuente, también pueden ser falsos, no pueden ser fidedignos, pueden contener errores de fondo y de forma y un sin número de problemas, por tanto en uno u otro caso seguirán siendo evidencia de una transacción real, ficticia, amañada, condicionada, dirigida, del giro o actividad, fuera del giro o actividad, personal, interesada, etc.

    De este modo el documento fuente se constituye, en la base o evidencia para determinar la malversación, despilfarro, fraudes y hasta delitos cometidos por los funcionarios y trabajadores

  5. ¿ La evidencia, es la fe, es la confirmación de que algo ha sucedido. Siendo así se puede decir que los documentos fuente constituyen elementos de evidencia de las transacciones institucionales ?

    ENTREVISTADO

    SI

    NO

    JEFE UNIDAD DE CONTABILIDAD

     

    X

    JEFE UNIDAD DE TESORERIA

    X

     

    JEFE OFICINA AUDITORIA Y EX. ESPECIALES

     

    X

    JEFE OFICINA DE ABASTOS Y SVCS. AUXIL.

    X

     

    JEFE OFICINA DE PLANIFICACION Y PRESUP.

    X

     

    TOTAL CANTIDAD

    3

    2

    TOTAL %

    60

    40

    El 60% de los entrevistados contesta positivamente que los documentos fuente permiten el conocimiento de la naturaleza, finalidad y resultados de las transacciones de una entidad pública. Sin embargo es preocupante que un 40% diga que esto no es así. Los que contestaron con un "NO", argumentan su respuesta que muchas veces la falta se prudencia y transparencia en los responsables, hace que los documentos fuente que son utilizados por la contabilidad y auditoria, sean documentos emitidos de acuerdo con las normas, pero que no guardan relación con la naturaleza, finalidad y resultados de una entidad, de allí que se originen problemas de orden administrativo, civil y hasta penal, porque malos funcionarios hacen uso indebido de los recursos públicos y pretenden sustentarlo con documentos obtenidos indebidamente.

    Pero lo rescatable es que la mayoría no manifiesta esta situación lo cual es un buen indicador que todo puede ir solucionándose en provecho de la prudencia y transparencia en la utilización de los fondos públicos.

  6. ¿ Se puede aceptar que los documentos fuente permiten el conocimiento de la naturaleza, finalidad y resultados de las transacciones de la entidad ?

    ENTREVISTADO

    SI

    NO

    JEFE UNIDAD DE CONTABILIDAD

    X

     

    JEFE UNIDAD DE TESORERIA

    X

     

    JEFE OFICINA AUDITORIA Y EX. ESPECIALES

    X

     

    JEFE OFICINA DE ABASTOS Y SVCS. AUXIL.

    X

     

    JEFE OFICINA DE PLANIFICACION Y PRESUP.

    X

     

    TOTAL CANTIDAD

    5

    0

    TOTAL %

    100

    0

     

    El 100% de los entrevistados acepta afirmativamente que la revisión documental aporta la evidencia suficiente, competente y relevante que necesita el auditor para formular conclusiones, observaciones y recomendaciones sobre las transacciones de la entidad.

    Pero esta evidencia puede ser positiva, en la medida que las transacciones hayan sido realizadas en el marco de las metas, objetivos y misión de la entidad o también negativa si ha sucedido todo lo contrario.

    Aquí, para los fines de este trabajo, nos interesa resaltar que los documentos fuente son instrumentos de evidencia.

    La evidencia que nos proporciona los documentos fuente de una entidad es de tipo interna, pero como parte de sus procedimientos, el auditor deberá buscar también evidencia externa relacionada con los documentos fuente, la misma que lo obtendrá de los proveedores, clientes u otros entes.

    Mientras más fuentes de evidencia existan es mucho mejor para el trabajo del auditor interno o externo.

  7. ¿Dentro de los procedimientos de auditoria, se encuentra la revisión documental, podemos decir que la misma aporta la evidencia suficiente, competente y relevante que necesita el auditor para formular conclusiones, observaciones y recomendaciones sobre las transacciones de la entidad ?

    ENTREVISTADO

    SI

    NO

    PODRIA

    SER

    TAL

    VEZ

    JEFE UNIDAD CONTABILIDAD

    X

         

    JEFE UNIDAD DE TESORERIA

    X

         

    JEFE OF. AUDITORIA Y EXAMENES ESPECIALES

    X

         

    JEFE DE OF. ABASTOS Y SERVICIOS AUXILIARES

    X

         

    JEFE DE OF. PLANIFICACION Y PRESUPUESTO

     

    X

       

    TOTAL CANTIDAD

    4

    1

    0

    0

    TOTAL %

    80

    20

    0

    0

    El 80% de los entrevistados contesta positivamente que los documentos fuente de las transacciones son indicadores de la prudencia y transparencia de las decisiones tomadas por los responsables de la gestión institucional, lo que nos da a indicar que estos funcionarios son conscientes de la gran importancia de los documentos fuente y de su incidencia en la optimización gestión y el control institucional siempre que su utilización sea de acuerdo con las normas, principios y procedimientos establecidos al respecto.

  8. ¿ Los documentos fuente de las transacciones son indicadores de la prudencia y transparencia de las decisiones tomadas por los responsables de la gestión institucional ?

    ENTREVISTADO

    SI

    NO

    JEFE UNIDAD CONTABILIDAD

    X

     

    JEFE UNIDAD DE TESORERIA

    X

     

    JEFE OF. AUDITORIA Y EXAMENES ESPECIALES

    X

     

    JEFE DE OF. ABASTOS Y SERVICIOS AUXILIARES

    X

     

    JEFE DE OF. PLANIFICACION Y PRESUPUESTO

    X

     

    TOTAL CANTIDAD

    5

    0

    TOTAL %

    100

    0

    No hay ningún entrevistado que diga que la utilización correcta y normativa de los documentos fuente de las transacciones institucionales no favorece la optimización de la gestión y el control gubernamental, lo cual denota que los funcionarios están totalmente conscientes de la importancia que tienen los documentos fuente a nivel administrativo, contable, de auditoria y de la gestión en general.

    Pero claro, la optimización se facilitará en la medida que las transacciones sean fidedignas, que correspondan a la misión institucional, que estén presupuestadas, que estén autorizadas y en fin cumpliendo todas las formalidades que exige el sistema. Sobre esto los funcionarios están totalmente enterados.

    Pero, también son conscientes, que algunas veces las debilidades y malas mañas pueden distorsionar todo esto.

    Para que todo esto se cristalice en la optimización tiene que ver mucho la moral y ética del funcionario.

  9. ¿ La utilización correcta y normativa de los documentos fuente de las transacciones institucionales, se puede decir que favorece la optimización de la gestión y el control gubernamental ?

    Aquí la respuesta unánime es que SI efectivamente, la contabilidad tiene como punto de partida, como base, como fundamento, los documentos fuente de las transacciones. Pero sobre ellos, el personal contable debe tener mucho cuidado porque los documentos fuente podrían no ser fidedignos, podrían estar emitidos sin los requisitos correspondientes, pueden corresponder a operaciones nunca realizadas, etc.

    En una segunda instancia los funcionarios contestan que la contabilidad es útil para la planeación, toma de decisiones y control institucional; lo que conlleva a interpretar que contribuye a la optimización de la gestión y el control de las entidades públicas.

    Los funcionarios entrevistados, están convencidos que la contabilidad es la ciencia de la información, pero que la misma debe ser oportuna y veraz para que cumpla con los objetivos correspondientes.

    La transparencia que necesita el ciudadano se concreta mediante la información que reciba de las entidades públicas. El mayor porcentaje de dicha información corresponde a aspectos contables, que contienen las transacciones presupuestarias, financieras, económicas, patrimoniales, de donde se concluye con la gran importancia que tiene la información contable para fines internos y externos institucionales.

  10. ¿ La contabilidad se construye en base a los documentos fuente. Pero de acuerdo a su criterio de que manera contribuye la contabilidad con la gestión institucional ?
  11. ¿ La auditoria es un examen, que entre otros procedimientos, utiliza la revisión de los documentos fuente; pero de acuerdo a su criterio de que manera contribuye esta actividad profesional del Contador Público con la gestión y el control institucional ?

En esta parte, los entrevistados contestaron unánimemente, que la auditoria contribuye con la evidencia de hechos comprobados, suficientes, competentes y pertinentes que sustentan las conclusiones del auditor. La evidencia de auditoria, es la información específica obtenida durante la labor a través de la observación, inspección, entrevistas y examen de los registros de los documentos fuente.

La actividad de auditoria se dedica a la obtención de la evidencia, dado que ésta provee una base racional para la formulación de juicios u opiniones. El término evidencia incluye documentos, fotografías, análisis de hechos efectuados por el auditor y en general, todo material usado para determinar si los criterios de auditoria son alcanzados

Luego los funcionarios continúan explicando que la importancia y el impacto de la auditoria en las entidades del Estado hace recaer una gran responsabilidad en los recursos humanos que son necesarios para realizarla, por lo que se requiere de un eficiente manejo del personal disponible para la ejecución y conducción de los esfuerzo.

Dicen luego, que la auditoria podría ser la oportunidad de promover mejoras en las entidades, pero el convencimiento de los funcionarios respecto a la importancia de su aplicación resulta ser más relevante que la formulación de críticas y la adopción de correctivos por obligación del marco legal vigente.

3.2. PRESENTACION, ANALISIS E INTERPRETACION DE LA ENCUESTA

    1. SOBRE LA IDENTIFICACION CORRECTA DE UN DOCUMENTO FUENTE:

    CONCEPTOS

    CANT

    %

    COMPROBANTE DE PAGO

    15

    30

    TITULO VALOR

    10

    20

    DOCUMENTO OFICIAL

    25

    50

    NO SABE / NO OPINA

    0

    0

    TOTALES

    50

    100

    El mayor porcentaje, o sea 50%, identifica a los documentos fuente como un documento oficial. Esta respuesta es bastante técnica, por cuanto para la contabilidad y auditoria gubernamental documento fuente es la factura, recibo por honorarios, boleta de venta, nota de crédito, nota de débito, recibo de servicios públicos, boletos de pasajes terrestres locales e interprovinciales, boletos de aviación y otros comprobantes de pago. También lo es la letra, pagaré, factura conformada y cualquier otro título valor. También es documento fuente, una Escritura pública, un contrato, un convenio, una póliza, una Declaración única de aduanas

    CONCEPTOS

    CANT

    %

    LA NATURALEZA DE LA OPERACIÓN

    20

    40

    LA FINALIDAD DE LA OPERACIÓN

    10

    20

    LOS RESULTADOS DE LA OPERACIÓN

    20

    40

    NINGUNA ANTERIOR

    0

    0

    NO SABE / NO RESPONDE

    0

    0

    TOTALES

    50

    100

    Los resultados obtenidos en la encuesta, denotan que no existe unanimidad en identificar a los documentos fuente con la naturaleza, finalidad y resultados de la operación, pero sin embargo las respuestas obtenidas en conjunto si responden a la teorización establecida sobre los documentos fuente.

    Esto denota también, que no siempre los documentos fuente que sustentan las operaciones tienen relación total con la naturaleza y finalidad de las actividades de una entidad. Lo que indica que por allí, existen algunos documentos que no corresponden al giro o actividad de la entidad y que no tienen relación con los objetivos que buscan las entidades. Esto es justamente, lo que origina procesos administrativos, civiles y penales según la gravedad de la situación

  1. SOBRE LO QUE PERMITE DETERMINAR UN DOCUMENTO FUENTE EN UNA TRANSACCION INSTITUCIONAL.

    CONCEPTOS

    CANT

    %

    SI

    50

    100

    NO

    0

    0

    TOTAL

    50

    100

    En esta respuesta, el 100% contesta que SI.

    Por tanto están aceptando que los documentos fuente son verdaderos instrumentos de evidencia, tanto para la administración, como para la contabilidad, auditoria y otras actividades institucionales.

  2. SOBRE LA PREGUNTA DE SI UN DOCUMENTO FUENTE, PERMITE DETERMINAR LA EVIDENCIA DE UNA TRANSACCION
  3. PREGUNTA SOBRE EL TIPO DE EVIDENCIA QUE PROPORCIONAN LOS DOCUMENTOS FUENTE.

TIPO DE EVIDENCIA

CANT

%

SUFICIENTE

10

20

COMPETENTE

20

40

RELEVANTE

20

40

NINGUNA

0

0

NO SABE / NO RESPONDE

0

0

TOTAL

50

100

Los encuestados en 20% aceptan que los documentos fuentes proporcionan evidencia suficiente para determinar la fehaciencia de las transacciones.

Un 40% responde que la evidencia que proporcionan antes que suficiente es competente, porque está referida a operaciones que competen a las entidades; pero en firma similar otro 40% responde que la evidencia es de tipo relevante, o sea trascendente, importante, digna de tener en cuenta.

Si bien tal como esta planteada la pregunta no permite obtener una respuesta unánime que indique que los documentos fuentes proporcionan evidencia suficiente, competente y relevante; sin embargo se tiene que admitir que todos aceptan que los documentos si son evidencia de las transacciones, lo que denota la importancia de estos documentos en la gestión y control institucional, lo que se concreta en expresar que los documentos fuente facilitan evidencia pertinente sobre la gestión, es decir está referida a operaciones que efectivamente pertenecen a una gestión, a un proyecto, a un período y sobre la cual debería predominar la prudencia y transparencia administrativa, económica, financiera y presupuestal.

5. SOBRE LA EXISTENCIA DE DOCUMENTOS FUENTE EN LA CONTABILIDAD Y AUDITORIA DE UNA ENTIDAD PUBLICA, ES SINONIMO DE:

CONCEPTO

CANT

%

PRUDENCIA EN EL GASTO

30

60

TRANSPARENCIA FUNCIONAL

20

40

REALIZACION FUNCIONAL

0

0

OPORTUNIDAD FUNCIONAL

0

0

NINGUNA ANTERIOR

0

0

TOTAL

50

100

 

Los resultados nos reportan que un 60% de los encuestados identifican a los documentos fuente con la prudencia en el gasto y el 40% indican que los documentos son sinónimo de transparencia de gestión institucional.

Estos porcentajes son muy buenos indicadores para que los responsables de la gestión de las instituciones se preocupen para que sus transacciones estén sustentados con los documentos fuente que corresponden de acuerdo con las normas. También es importante para que emitan las normas específicas para el mejor uso de los documentos fuente por parte de las áreas respectivas.

Las transacciones prudentes y transparentes, sustentadas con documentos fuente son instrumentos de evidencia y coadyuvan en la optimización de la gestión institucional

  1. EN QUE MEDIDA PARTICIPAN LOS DOCUMENTOS FUENTE EN EL PROCESO CONTABLE DE LAS TRANSACCIONES DE UNA ENTIDAD:

CONCEPTOS

CANT

%

SON EL PUNTO DE PARTIDA

50

100

SON EL PUNTO DE LLEGADA

0

0

NO PARTICIPAN

0

0

NO SABE / NO RESPONDE

0

0

TOTALES

100

100

El 100% de los encuestados contesta que los documentos fuente son el punto de partida el proceso de contabilización de las transacciones financieras, económicas, patrimoniales y presupuestales; por tanto se debe reparar mucho en que estén emitidos correctamente, sean fidedignos, correspondan al giro o actividad, estén autorizados y/o visados por los funcionarios correspondientes.

Esta respuesta también debe interpretarse, como que los encuestados dan por válida su respuesta de que el sistema contable, es un verdadera herramienta de información para la planeación, toma de decisiones y control de la gestión institucional.


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