Incidencia de los Documentos fuente en la Contabilidad y Auditoría gubernamental (página 3)
- DEFINICION DE TERMINOS
1. SISTEMA Y
REGISTRO DE
CONTABILIDAD
La contabilidad gubernamental será llevada en
lengua
española y en moneda nacional (nuevos soles) y
según el principio de la Partida Doble.
Todas las transacciones registradas en los
libros
auxiliares y principales deberán ser efectuadas
mediante el sustento del documento fuente debidamente fechado
y refrendado por los responsables.
Las transacciones financieras y presupuestarias
deberán ser registradas contablemente en los libros
Diario, Mayor e Inventarios y
Balances; así como en los libros auxiliares normados
en el Sistema Contable Gubernamental y otros registros que
la entidad considere necesarios, para el mejor control de
las operaciones y
obtención de la información gerencial pertinente a sus
necesidades.
Los libros y registros contables pueden ser llevados
por cualquiera de los medios:
manual,
mecanizado y procesamiento electrónico de datos,
siempre que la información que se obtenga por dichos
medios, contenga todos los datos y referencias que el Sistema
Contable requiere.
Los libros, registros, documentos fuente y
demás evidencias
sustentatorias de las transacciones, serán conservadas
durante el tiempo que
señalan los dispositivos legales vigentes.
El ejercicio contable termina el 31 de Diciembre de
cada año, salvo que la entidad obtenga
autorización para el cierre en fecha
distinta.
2. ENTIDAD CONTABLE
Los estados
financieros se refieren siempre al ente, donde el
elemento subjetivo o propietario es considerado como tercero.
El concepto de
ente es distinto del de persona, ya
que una misma persona puede producir estados financieros de
varios entes
3. EQUIDAD
La equidad entre intereses opuestos deber ser una
preocupación constante en contabilidad, puesto que los
que sirve de, o utilizan los datos contables pueden
encontrarse ante el hecho de que los intereses particulares
se hallen en conflicto.
De esto se desprende que los estados financieros deben
prepararse de tal modo que reflejen, con equidad los
distintos intereses, en juego en
una empresa
dada.
4. SIMULTANEIDAD Y PARALELISMO
CONTABLE
Las operaciones realizadas por los organismos
públicos son registradas en la contabilidad
patrimonial y en la contabilidad presupuestaria, es decir
bajo este principio a toda operación real registrada
en el proceso
contable financiero, corresponde paralela y
simultáneamente un registro en el proceso contable
presupuestario.
De tal manera que en el mismo y con los mismos
documentos fuentes, pero en distintas áreas
contables se procesa información especializada, con el
fin de obtener un balance de comprobación integrado
que muestre en su conjunto las operaciones de fondos,
presupuesto, tributación, endeudamiento
y operaciones complementarias según
corresponda.
5. METODOLOGIA CONTABLE
Es el conjunto de procedimientos utilizados por las entidades
usuarias de los Sistemas
de Contabilidad, en la aplicación de sus normas
acorde con las peculiaridades de su funcionamiento, para
producir información expresada en unidades
monetarias de las operaciones
financieras ejecutadas.
El objetivo, es establecer por escrito
procedimientos de autorización, ejecución,
revisión, registro y control de las operaciones
financieras, a fin de uniformar criterios en las técnicas y procedimientos contables,
así como en el ordenamiento, significado y mecanismo
de las cuentas.
Respecto a los mecanismos de control, se
propiciará la actualización contable de las
normas prescritas, en concordancia con nuevas disposiciones
legales y necesidades propias de los sistemas,
también las entidades del sector
público dictarán las disposiciones
internas que permitan la implementación y
cumplimiento de las normas emitidas.
6. USO DE FORMULARIOS
PRENUMERADOS
La prenumeración consiste en asignar al
formulario una numeración correlativa en original y
copias, en forma simultánea a su
impresión.
El objetivo, es mantener registros de operaciones
específicas para evitar el uso de formularios en
forma indebida, y lograr un ordenamiento en el desarrollo de las operaciones.
Al respecto, se establecerá el uso
permanente de registros y formularios prenumerados que
sustenten toda operación financiera o administrativa
que incida contablemente, se aperturará registros
especiales para operaciones que se consideren
significativas, tales como subvenciones y subsidios, en
caso de contar con sistemas mecanizados, la
impresión y distribución de los formularios se
coordinará con la Central de Procesamiento
automático de Datos. Se aperturará un
Registro de Control de Formularios Prenumerados a cargo de
un funcionario responsable de su uso y custodia. Los
formularios deben elaborarse de acuerdo a las
características señaladas por cada sistema
administrativo y en caso de requerir modificación o
sustitución de un formulario, se debe coordinar
previamente con el sistema administrativo
respectivo.
Los registros y la emisión de formularios
se deberán controlar mediante la
implementación de los mecanismos más
apropiados; siendo responsable de su deterioro o
extravío, el encargado de su custodia. Las entidades
efectuarán verificaciones posteriores de la
numeración correlativa.
7. CONCILIACION DE SALDOS.
La conciliación de saldos consiste en la
realización de acciones
relacionadas entre sí y dispuestas en forma
permanente o en períodos determinados, para
establecer la concordancia de las cifras mostrar en los
registros contables con lo realmente disponible o
existentes.
El objetivo, es asegurar a través de
pruebas
de comprobación y verificación de saldos, la
utilidad
y confiabilidad de la información financiera
producida.
Las jefaturas, deberán establecer la
metodología y las fechas de
ejecución de las conciliaciones de saldos
pertinentes, asimismo deberán disponer la
práctica de pruebas de comprobación de los
saldos de las cuentas del libro
Mayor que muestren los informes
financieros, a fin de asegurar su exactitud y
veracidad.
Para sustentar la información que se remita
al órganos correspondiente se aplicarán los
procedimientos siguientes en su caso: Arqueo de fondos y
valores,
Conciliaciones bancarias, conciliaciones de cuentas por
cobrar, inventarios físicos de todos los
bienes
materiales y conciliación del marco
legal del presupuesto.
Una verificación de saldos facilita la
localización de errores y la adopción de medidas de
corrección o ajustes.
El establecimiento de estos procedimientos de
comprobación y conciliación exige la
necesidad de elaborar directivas internas en cada entidad,
las mismas que estarán de acuerdo con lo normado por
los sistemas
contables, principios
de contabilidad generalmente aceptados y dispositivos
legales vigentes.
Es condición indispensable para realizar la
verificación de saldos que esta sea ejecutada por
personal
distinto al encargado de efectuar los registros
contables.
Las conciliaciones que se realicen
respaldarán todos los saldos de las cuentas
respectivas, debiendo el personal que las practique y el
Contador general dejar constancia escrita del trabajo
efectuado.
Los funcionarios responsables supervisarán
las acciones de verificación de saldos con la
finalidad de evaluar su funcionamiento y mejorar las
técnicas o procedimientos empleados
8. VERIFICACION INTERNA:
Para que los documentos fuente cumplan su papel en la
contabilidad y la auditoria, por tanto, deben tomarse en
cuenta un conjunto de medidas para analizar las operaciones
antes de su autorización, dicha actividad debe
ejercerse como una función inherente al proceso de
dirección y gerencia
Estas medidas tienen como objetivo señalar
las acciones a seguir a fin de practicar el control previo
interno en todo el proceso de las operaciones financieros
y/o administrativas que tienen incidencia contable y en la
auditoria, mediante métodos y procedimientos que
garanticen la legalidad, veracidad y conformidad de dichas
operaciones en el marco de la prudencia y transparencia que
exige la ciudadanía en general.
En este marco, las acciones a desarrollar deben
considerar que las entidades públicas orienten sus
actividades para establecer y mantener un adecuado control
previo interno en todas las operaciones del proceso de
contabilidad. Para cumplir con lo indicado, se
deberá señalar en los manuales de
procedimientos, las Unidades o Jefaturas encargadas de dar
conformidad a cada operación. Se aplicará el
control previo interno considerando los lineamientos
siguientes: i) verificación de la correcta
emisión de los documentos fuente que sustentan cada
operación comprobando la veracidad de datos, su
exactitud y visación de los funcionarios
responsables en cada fase del procedimiento, ii) aplicar la normatividad
en el análisis del contenido o naturaleza de la operación; iii)
constatar que los datos consignados en la operación
estén debidamente respaldados con los documentos
fuente o sustentatorios; iv) verificar la autenticidad de
la información mediante pruebas de
corrección; y, v) Aplicar principios
técnicos de acuerdo a la naturaleza de la
operación.
Los mecanismos de control a considerar, deben
referirse a: i) los sistemas de contabilidad
guardarán armonía con las normas y los
principios de contabilidad generalmente aceptados; ii) los
funcionarios responsables de las operaciones en sus
diferentes fases deberán estampar sus firmas y el
sello correspondiente, debiendo ser dichas operaciones
aprobadas por el funcionario competente, antes de proceder
a su ejecución, iii) dejar constancia escrita del
control efectuado, y, iv) en la autorización, el
responsable utilizará sellos restrictivos que
impidan la duplicidad de la operación.
CAPÍTULO III
PRESENTACIÓN, ANÁLISIS E
INTERPRETACIÓN DE DATOS
3.1. PRESENTACIÓN, ANÁLISIS E
INTERPRETACIÓN DE
LA ENTREVISTA
REALIZADA.
ENTREVISTADO
JEFE
ENCARGADO
EMPLEADO
OTRO
No. 1
X
No. 2
X
No. 3
X
No. 4
X
No. 5
X
TOTAL CANT.
5
0
0
0
TOTAL %
100
0
0
0
El 100% de los entrevistados son Jefes de Oficinas
o Unidades relacionadas directamente con el uso de
documentos fuente, tales personas son profesionales que
deben conocer, comprender y aplicar correctamente las
funciones
que les corresponda.- ¿Cual es el cargo que ocupa en esta
dependencia ?ENTREVISTADO
SI
NO
JEFE UNIDAD DE
CONTABILIDADX
JEFE UNIDAD DE TESORERIA
X
JEFE OFICINA AUDITORIA Y EX.
ESPECIALESX
JEFE OFICINA DE ABASTOS Y SVCS.
AUXIL.X
JEFE OFICINA DE PLANIFICACION Y
PRESUP.X
TOTAL CANTIDAD
5
0
TOTAL %
100
0
El 100% de los entrevistados manifiesta que si,
cuentan con documentos normativos para llevar a cabo la
gestión y el control de sus actividades. Esta
respuesta es lógica, porque efectivamente el
Estado ha establecido las normas generales al
respecto. - ¿ Se dice que en el sector público todo
esta normado, todo está escrito. En este caso, la
dependencia a su cargo, dispone de documentos normativos
para llevar a cabo la gestión y el control funcional
?ENTREVISTADO
SI
NO
JEFE UNIDAD DE
CONTABILIDADX
JEFE UNIDAD DE TESORERIA
X
JEFE OFICINA AUDITORIA Y EX.
ESPECIALESX
JEFE OFICINA DE ABASTOS Y SVCS.
AUXIL.X
JEFE OFICINA DE PLANIFICACION Y
PRESUP.X
TOTAL CANTIDAD
2
3
TOTAL %
40
60
El 40% de los entrevistados responde que si
disponen de normatividad específica en sus
dependencias. Esto quiere decir que existen Manuales o
directivas que amplían la forma como utilizar los
documentos fuente de las transacciones.En cambio
el 60%, o sea la mayor cantidad dice que no dispone de
dichas normas específicas. Esto quiere decir que no
existe manuales de procedimientos o directivas
específicas sobre el tema, lo cual constituye un
problema para la continuidad funcional, cuando un
trabajador es renunciado, sale de vacaciones o cambia de
dependencia.Los documentos normativos específicos,
tienen la ventaja que permiten la continuidad funcional, lo
que constituye una ventaja para la realización de
las actividades propias de una entidad. - ¿ Los documentos fuente son los instrumentos
que evidencian la realización de las transacciones,
pero los mismos están normados a nivel general, lo
que indica que cada entidad debería normarlos en
forma específica. En su caso los documentos fuente
que utiliza, la entidad dispone de normas
específicas ?ENTREVISTADO
SI
NO
JEFE UNIDAD DE
CONTABILIDADX
JEFE UNIDAD DE TESORERIA
X
JEFE OFICINA AUDITORIA Y EX.
ESPECIALESX
JEFE OFICINA DE ABASTOS Y SVCS.
AUXIL.X
JEFE OFICINA DE PLANIFICACION Y
PRESUP.X
TOTAL CANTIDAD
5
0
TOTAL %
100
0
Los entrevistados contestan en un porcentaje del
100% que los documentos fuente son instrumentos de
evidencia de las transacciones. Esta respuesta es
básica para entender la gran importancia que tienen
los documentos fuente de las transacciones
institucionales.Pero bien, los documentos fuente, también
pueden ser falsos, no pueden ser fidedignos, pueden
contener errores de fondo y de forma y un sin número
de problemas, por tanto en uno u otro caso
seguirán siendo evidencia de una transacción
real, ficticia, amañada, condicionada, dirigida, del
giro o actividad, fuera del giro o actividad, personal,
interesada, etc.De este modo el documento fuente se constituye, en
la base o evidencia para determinar la malversación,
despilfarro, fraudes y hasta delitos
cometidos por los funcionarios y trabajadores - ¿ La evidencia, es la fe, es la
confirmación de que algo ha sucedido. Siendo
así se puede decir que los documentos fuente
constituyen elementos de evidencia de las transacciones
institucionales ?ENTREVISTADO
SI
NO
JEFE UNIDAD DE
CONTABILIDADX
JEFE UNIDAD DE TESORERIA
X
JEFE OFICINA AUDITORIA Y EX.
ESPECIALESX
JEFE OFICINA DE ABASTOS Y SVCS.
AUXIL.X
JEFE OFICINA DE PLANIFICACION Y
PRESUP.X
TOTAL CANTIDAD
3
2
TOTAL %
60
40
El 60% de los entrevistados contesta positivamente
que los documentos fuente permiten el conocimiento de la naturaleza, finalidad y
resultados de las transacciones de una entidad
pública. Sin embargo es preocupante que un 40% diga
que esto no es así. Los que contestaron con un "NO",
argumentan su respuesta que muchas veces la falta se
prudencia y transparencia en los responsables, hace que los
documentos fuente que son utilizados por la contabilidad y
auditoria, sean documentos emitidos de acuerdo con las
normas, pero que no guardan relación con la
naturaleza, finalidad y resultados de una entidad, de
allí que se originen problemas de orden
administrativo, civil y hasta penal, porque malos
funcionarios hacen uso indebido de los recursos
públicos y pretenden sustentarlo con documentos
obtenidos indebidamente.Pero lo rescatable es que la mayoría no
manifiesta esta situación lo cual es un buen
indicador que todo puede ir solucionándose en
provecho de la prudencia y transparencia en la
utilización de los fondos
públicos. - ¿ Se puede aceptar que los documentos fuente
permiten el
conocimiento de la naturaleza, finalidad y resultados
de las transacciones de la entidad ?ENTREVISTADO
SI
NO
JEFE UNIDAD DE
CONTABILIDADX
JEFE UNIDAD DE TESORERIA
X
JEFE OFICINA AUDITORIA Y EX.
ESPECIALESX
JEFE OFICINA DE ABASTOS Y SVCS.
AUXIL.X
JEFE OFICINA DE PLANIFICACION Y
PRESUP.X
TOTAL CANTIDAD
5
0
TOTAL %
100
0
El 100% de los entrevistados acepta
afirmativamente que la revisión documental aporta la
evidencia suficiente, competente y relevante que necesita
el auditor para formular conclusiones, observaciones y
recomendaciones sobre las transacciones de la
entidad.Pero esta evidencia puede ser positiva, en la
medida que las transacciones hayan sido realizadas en el
marco de las metas, objetivos y misión de la entidad o también
negativa si ha sucedido todo lo contrario.Aquí, para los fines de este trabajo, nos
interesa resaltar que los documentos fuente son
instrumentos de evidencia.La evidencia que nos proporciona los documentos
fuente de una entidad es de tipo interna, pero como parte
de sus procedimientos, el auditor deberá buscar
también evidencia externa relacionada con los
documentos fuente, la misma que lo obtendrá de los
proveedores, clientes
u otros entes.Mientras más fuentes de evidencia existan
es mucho mejor para el
trabajo del auditor interno o externo. - ¿Dentro de los procedimientos de auditoria, se
encuentra la revisión documental, podemos decir que
la misma aporta la evidencia suficiente, competente y
relevante que necesita el auditor para formular
conclusiones, observaciones y recomendaciones sobre las
transacciones de la entidad ?ENTREVISTADO
SI
NO
PODRIA
SER
TAL
VEZ
JEFE UNIDAD CONTABILIDAD
X
JEFE UNIDAD DE TESORERIA
X
JEFE OF. AUDITORIA Y EXAMENES
ESPECIALESX
JEFE DE OF. ABASTOS Y SERVICIOS AUXILIARES
X
JEFE DE OF. PLANIFICACION Y
PRESUPUESTOX
TOTAL CANTIDAD
4
1
0
0
TOTAL %
80
20
0
0
El 80% de los entrevistados contesta positivamente
que los documentos fuente de las transacciones son
indicadores de la prudencia y transparencia de las
decisiones tomadas por los responsables de la
gestión institucional, lo que nos da a indicar que
estos funcionarios son conscientes de la gran importancia
de los documentos fuente y de su incidencia en la
optimización gestión y el control
institucional siempre que su utilización sea de
acuerdo con las normas, principios y procedimientos
establecidos al respecto. - ¿ Los documentos fuente de las transacciones
son indicadores de la prudencia y transparencia
de las decisiones tomadas por los responsables de la
gestión institucional ?ENTREVISTADO
SI
NO
JEFE UNIDAD CONTABILIDAD
X
JEFE UNIDAD DE TESORERIA
X
JEFE OF. AUDITORIA Y EXAMENES
ESPECIALESX
JEFE DE OF. ABASTOS Y SERVICIOS
AUXILIARESX
JEFE DE OF. PLANIFICACION Y
PRESUPUESTOX
TOTAL CANTIDAD
5
0
TOTAL %
100
0
No hay ningún entrevistado que diga que la
utilización correcta y normativa de los documentos
fuente de las transacciones institucionales no favorece la
optimización de la gestión y el control
gubernamental, lo cual denota que los funcionarios
están totalmente conscientes de la importancia que
tienen los documentos fuente a nivel administrativo,
contable, de auditoria y de la gestión en
general.Pero claro, la optimización se
facilitará en la medida que las transacciones sean
fidedignas, que correspondan a la misión
institucional, que estén presupuestadas, que
estén autorizadas y en fin cumpliendo todas las
formalidades que exige el sistema. Sobre esto los
funcionarios están totalmente enterados.Pero, también son conscientes, que algunas
veces las debilidades y malas mañas pueden
distorsionar todo esto.Para que todo esto se cristalice en la
optimización tiene que ver mucho la moral
y ética del funcionario. - ¿ La utilización correcta y normativa
de los documentos fuente de las transacciones
institucionales, se puede decir que favorece la
optimización de la gestión y el control
gubernamental ?Aquí la respuesta unánime es que SI
efectivamente, la contabilidad tiene como punto de partida,
como base, como fundamento, los documentos fuente de las
transacciones. Pero sobre ellos, el personal contable debe
tener mucho cuidado porque los documentos fuente
podrían no ser fidedignos, podrían estar
emitidos sin los requisitos correspondientes, pueden
corresponder a operaciones nunca realizadas,
etc.En una segunda instancia los funcionarios
contestan que la contabilidad es útil para la
planeación, toma de
decisiones y control institucional; lo que conlleva a
interpretar que contribuye a la optimización de la
gestión y el control de las entidades
públicas.Los funcionarios entrevistados, están
convencidos que la contabilidad es la
ciencia de la información, pero que la misma
debe ser oportuna y veraz para que cumpla con los objetivos
correspondientes.La transparencia que necesita el ciudadano se
concreta mediante la información que reciba de las
entidades públicas. El mayor porcentaje de dicha
información corresponde a aspectos contables, que
contienen las transacciones presupuestarias, financieras,
económicas, patrimoniales, de donde se concluye con
la gran importancia que tiene la información
contable para fines internos y externos
institucionales. - ¿ La contabilidad se construye en base a los
documentos fuente. Pero de acuerdo a su criterio de que
manera contribuye la contabilidad con la gestión
institucional ? - ¿ La auditoria es un examen, que entre otros
procedimientos, utiliza la revisión de los documentos
fuente; pero de acuerdo a su criterio de que manera
contribuye esta actividad profesional del Contador
Público con la gestión y el control
institucional ?
En esta parte, los entrevistados contestaron
unánimemente, que la auditoria contribuye con la
evidencia de hechos comprobados, suficientes, competentes y
pertinentes que sustentan las conclusiones del auditor. La
evidencia de auditoria, es la información
específica obtenida durante la labor a través de
la observación, inspección, entrevistas
y examen de los registros de los documentos fuente.
La actividad de auditoria se dedica a la
obtención de la evidencia, dado que ésta provee
una base racional para la formulación de juicios u
opiniones. El término evidencia incluye documentos,
fotografías, análisis de hechos efectuados por el
auditor y en general, todo material usado para determinar si
los criterios de auditoria son alcanzados
Luego los funcionarios continúan explicando que
la importancia y el impacto de la auditoria en las entidades
del Estado hace
recaer una gran responsabilidad en los recursos
humanos que son necesarios para realizarla, por lo que se
requiere de un eficiente manejo del personal disponible para la
ejecución y conducción de los
esfuerzo.
Dicen luego, que la auditoria podría ser la
oportunidad de promover mejoras en las entidades, pero el
convencimiento de los funcionarios respecto a la importancia de
su aplicación resulta ser más relevante que la
formulación de críticas y la adopción de
correctivos por obligación del marco legal
vigente.
3.2. PRESENTACION, ANALISIS E INTERPRETACION DE LA
ENCUESTA
- SOBRE LA IDENTIFICACION CORRECTA DE UN
DOCUMENTO FUENTE:
CONCEPTOS
CANT
%
COMPROBANTE DE PAGO
15
30
TITULO VALOR
10
20
DOCUMENTO OFICIAL
25
50
NO SABE / NO OPINA
0
0
TOTALES
50
100
El mayor porcentaje, o sea 50%, identifica a los
documentos fuente como un documento oficial. Esta respuesta
es bastante técnica, por cuanto para la contabilidad y
auditoria gubernamental documento fuente es la factura,
recibo por honorarios, boleta de venta,
nota de crédito, nota de débito, recibo
de servicios
públicos, boletos de pasajes terrestres locales e
interprovinciales, boletos de aviación y otros
comprobantes de pago. También lo es la letra, pagaré, factura conformada y cualquier
otro título valor. También es documento fuente,
una Escritura
pública, un contrato, un
convenio, una póliza, una Declaración
única de aduanasCONCEPTOS
CANT
%
LA NATURALEZA DE LA
OPERACIÓN20
40
LA FINALIDAD DE LA
OPERACIÓN10
20
LOS RESULTADOS DE LA
OPERACIÓN20
40
NINGUNA ANTERIOR
0
0
NO SABE / NO RESPONDE
0
0
TOTALES
50
100
Los resultados obtenidos en la encuesta, denotan que
no existe unanimidad en identificar a los documentos fuente
con la naturaleza, finalidad y resultados de la
operación, pero sin embargo las respuestas obtenidas
en conjunto si responden a la teorización establecida
sobre los documentos fuente.Esto denota también, que no siempre los
documentos fuente que sustentan las operaciones tienen
relación total con la naturaleza y finalidad de las
actividades de una entidad. Lo que indica que por
allí, existen algunos documentos que no corresponden
al giro o actividad de la entidad y que no tienen
relación con los objetivos que buscan las entidades.
Esto es justamente, lo que origina procesos
administrativos, civiles y penales según la
gravedad de la situación- SOBRE LA IDENTIFICACION CORRECTA DE UN
- SOBRE LO QUE PERMITE DETERMINAR UN DOCUMENTO FUENTE
EN UNA TRANSACCION INSTITUCIONAL.CONCEPTOS
CANT
%
SI
50
100
NO
0
0
TOTAL
50
100
En esta respuesta, el 100% contesta que
SI.Por tanto están aceptando que los documentos
fuente son verdaderos instrumentos de evidencia, tanto para
la
administración, como para la contabilidad,
auditoria y otras actividades institucionales. - SOBRE LA PREGUNTA DE SI UN DOCUMENTO FUENTE,
PERMITE DETERMINAR LA EVIDENCIA DE UNA
TRANSACCION - PREGUNTA SOBRE EL TIPO DE EVIDENCIA QUE
PROPORCIONAN LOS DOCUMENTOS FUENTE.
TIPO DE EVIDENCIA | CANT | % |
SUFICIENTE | 10 | 20 |
COMPETENTE | 20 | 40 |
RELEVANTE | 20 | 40 |
NINGUNA | 0 | 0 |
NO SABE / NO RESPONDE | 0 | 0 |
TOTAL | 50 | 100 |
Los encuestados en 20% aceptan que los documentos
fuentes proporcionan evidencia suficiente para determinar la
fehaciencia de las transacciones.
Un 40% responde que la evidencia que proporcionan antes
que suficiente es competente, porque está referida a
operaciones que competen a las entidades; pero en firma similar
otro 40% responde que la evidencia es de tipo relevante, o sea
trascendente, importante, digna de tener en cuenta.
Si bien tal como esta planteada la pregunta no permite
obtener una respuesta unánime que indique que los
documentos fuentes proporcionan evidencia suficiente, competente
y relevante; sin embargo se tiene que admitir que todos aceptan
que los documentos si son evidencia de las transacciones, lo que
denota la importancia de estos documentos en la gestión y
control institucional, lo que se concreta en expresar que los
documentos fuente facilitan evidencia pertinente sobre la
gestión, es decir está referida a operaciones que
efectivamente pertenecen a una gestión, a un proyecto, a un
período y sobre la cual debería predominar la
prudencia y transparencia administrativa, económica,
financiera y presupuestal.
5. SOBRE LA EXISTENCIA DE DOCUMENTOS FUENTE EN LA
CONTABILIDAD Y AUDITORIA DE UNA ENTIDAD PUBLICA, ES SINONIMO
DE:
CONCEPTO | CANT | % |
PRUDENCIA EN EL GASTO | 30 | 60 |
TRANSPARENCIA FUNCIONAL | 20 | 40 |
REALIZACION FUNCIONAL | 0 | 0 |
OPORTUNIDAD FUNCIONAL | 0 | 0 |
NINGUNA ANTERIOR | 0 | 0 |
TOTAL | 50 | 100 |
Los resultados nos reportan que un 60% de los
encuestados identifican a los documentos fuente con la prudencia
en el gasto y el 40% indican que los documentos son
sinónimo de transparencia de gestión
institucional.
Estos porcentajes son muy buenos indicadores para que
los responsables de la gestión de las instituciones
se preocupen para que sus transacciones estén sustentados
con los documentos fuente que corresponden de acuerdo con las
normas. También es importante para que emitan las normas
específicas para el mejor uso de los documentos fuente por
parte de las áreas respectivas.
Las transacciones prudentes y transparentes, sustentadas
con documentos fuente son instrumentos de evidencia y coadyuvan
en la optimización de la gestión
institucional
- EN QUE MEDIDA PARTICIPAN LOS DOCUMENTOS FUENTE
EN EL PROCESO CONTABLE DE LAS TRANSACCIONES DE UNA
ENTIDAD:
CONCEPTOS | CANT | % |
SON EL PUNTO DE PARTIDA | 50 | 100 |
SON EL PUNTO DE LLEGADA | 0 | 0 |
NO PARTICIPAN | 0 | 0 |
NO SABE / NO RESPONDE | 0 | 0 |
TOTALES | 100 | 100 |
El 100% de los encuestados contesta que los documentos
fuente son el punto de partida el proceso de
contabilización de las transacciones financieras,
económicas, patrimoniales y presupuestales; por tanto se
debe reparar mucho en que estén emitidos correctamente,
sean fidedignos, correspondan al giro o actividad, estén
autorizados y/o visados por los funcionarios
correspondientes.
Esta respuesta también debe interpretarse, como
que los encuestados dan por válida su respuesta de que el
sistema contable, es un verdadera herramienta de
información para la planeación, toma de decisiones
y control de la gestión institucional.
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