Empresas públicas de Saneamiento: control interno para la eficiencia, eficacia y economía de los recursos (Perú) (página 4)
El proceso de
gestión
de cambio es
crítico para el Sistema de
Control
Interno y no debe ser obviado en ninguna
circunstancia.
SEPARACION DE TAREAS Y
RESPONSABILIDADESLas tareas y responsabilidades esenciales
relativas al tratamiento, autorización, registro y
revisión de las transacciones y hechos, deben ser
asignadas a personas diferentes. El propósito de
esta norma es procurar un equilibrio conveniente de autoridad y responsabilidad dentro de la estructura
organizacional.Al evitar que los aspectos fundamentales de una
transacción u operación queden concentrados
en una misma persona
o sector, se reduce notoriamente el riesgo de
errores, despilfarros o actos ilícitos, y aumenta la
probabilidad que, de producirse, sean
detectados.COORDINACION ENTRE AREAS
Cada área o subárea de la
empresa debe operar coordinada e interrelacionadamente
con las restantes áreas o subáreas. En
una
empresa, las decisiones y acciones
de cada una de las áreas que lo integran, requieren
coordinación. Para que el resultado
sea efectivo, no es suficiente que las unidades que lo
componen alcancen sus propios objetivos; sino que deben trabajar
aunadamente para que se alcancen, en primer lugar, los del
organismo. La coordinación mejora la integración, la consistencia y la
responsabilidad, y limita la autonomía. En ocasiones
una unidad debe sacrificar en alguna medida su eficacia
para contribuir a la del organismo como un todo.Es esencial, en consecuencia, que funcionarios y
empleados consideren las implicancias y repercusiones de
sus acciones con relación a la empresa
en su conjunto. Esto supone consultas dentro y entre las
unidades organizacionales.Debe buscarse la optimización del conjunto
organizativo y, una vez lograda, no subvalorar las
suboptimizaciones sectoriales de posible aparición,
y ser sumamente criterioso en la asignación de
prioridades en materia
de acciones y recursos
a las diferentes áreas.DOCUMENTACION
La estructura de control
interno y todas las transacciones y hechos significativos,
deben estar claramente documentados, y la documentación debe estar disponible
para su verificación. Toda empresa debe contar con
la documentación referente a su Sistema de Control
Interno y a los aspectos pertinentes de las transacciones y
hechos significativos.La información sobre el Sistema de
Control interno puede figurar en su formulación de
políticas, y básicamente en el
respectivo manual.
Incluirá datos
sobre objetivos, estructura y procedimientos de control.La documentación sobre transacciones y
hechos significativos debe ser completa y exacta y
posibilitar su seguimiento para la verificación por
parte de directivos o fiscalizadores.NIVELES DEFINIDOS DE
AUTORIZACIONLos actos y transacciones relevantes sólo
pueden ser autorizados y ejecutados por funcionarios y
empleados que actúen dentro del ámbito de sus
competencias.La autorización es la forma idónea
de asegurar que sólo se llevan adelante actos y
transacciones que cuentan con la conformidad de la dirección. Esta conformidad supone su
ajuste a la misión, la estrategia, los planes, programas y
presupuestos.La autorización debe documentarse y
comunicarse explícitamente a las personas o sectores
autorizados. Estos deberán ejecutar las tareas que
se les han asignado, de acuerdo con las directrices, y
dentro del ámbito de competencias establecido por la
normativa.REGISTRO OPORTUNO Y ADECUADO DE LAS
TRANSACCIONES Y HECHOSLas transacciones y los hechos que afectan ala
empresa deben registrarse inmediatamente y ser debidamente
clasificados. Las transacciones o hechos deben registrarse
en el momento de su ocurrencia, o lo más inmediato
posible, para garantizar su relevancia y utilidad. Esto es válido para todo el
proceso o ciclo de la transacción o hecho, desde su
inicio hasta su conclusión. Asimismo, deberán
clasificarse adecuadamente para que, una vez procesados,
puedan ser presentados en informes
y estados
financieros confiables e inteligibles, facilitando a
directivos y gerentes la adopción de decisiones.ACCESO RESTRINGIDO A LOS RECURSOS, ACTIVOS
Y REGISTROSEl acceso a los recursos, activos, registros y
comprobantes, debe estar protegido por mecanismos de
seguridad y limitado a las personas
autorizadas, quienes están obligadas a rendir cuenta
de su custodia y utilización.Todo activo de valor
debe ser asignado a un responsable de su custodia y contar
con adecuadas protecciones, a través de seguros,
almacenaje, sistemas
de alarma, pases para acceso, etc. Además, deben
estar debidamente registrados y periódicamente se
cotejarán las existencia físicas con los
registros contables para verificar su coincidencia. La
frecuencia de la comparación, depende del nivel de
vulnerabilidad del activo.Estos mecanismos de protección cuestan
tiempo y
dinero,
por lo que en la determinación nivel de seguridad
pretendido deberán ponderarse los riesgos
emergentes entre otros del robo, despilfarro, mal uso,
destrucción, contra los costo
del control a incurrir.ROTACION DEL PERSONAL
EN LAS TAREAS CLAVESNingún empleado debe tener a su cargo,
durante un tiempo prolongado, las tareas que presenten una
mayor probabilidad de comisión de irregularidades.
Los empleados a cargo de dichas tareas deben,
periódicamente, abocarse a otras funciones.Si bien el Sistema de Control interno debe operar
en un ambiente
de solidez ética y
moral, es necesario adoptar ciertas protecciones para
evitar hechos que puedan conducir a realizar actos
reñidos con el código de conducta
de la empresa.En tal sentido, la rotación en el desempeño de tareas claves para la
seguridad y el control es un mecanismo de probada eficacia,
y muchas veces no utilizado por el equivocado concepto
del "hombre
imprescindible".CONTROL DEL SISTEMA DE
INFORMACIONEl sistema de
información debe ser controlado con el objetivo
de garantizar su correcto funcionamiento y asegurar el
control del proceso de diversos tipos de
transacciones.La calidad
del proceso de toma de
decisiones en la empresa descansa fuertemente en sus
sistemas de
información. Un sistema de información
abarca información cuantitativa, tal como los
informes de desempeño que utilizan indicadores, y cualitativa, tal como la
atinente a opiniones y comentarios.El sistema deberá contar con mecanismos de
seguridad que alcancen a las entradas, procesos, almacenamiento y salidas. El Sistema de
Información debe ser flexible susceptible de
modificaciones rápidas que permitan hacer frente a
necesidades cambiantes del directorio en un entorno
dinámico de operaciones
y presentación de informes. El sistema ayuda a
controlar todas las actividades de la empresa, a registrar
y supervisar transacciones y eventos
a medida que ocurren, y a mantener datos
financieros.Las actividades de control de los sistemas
aplicación están diseñadas para
controlar el procesamiento de las transacciones dentro de
programas de aplicación e incluyen los
procedimientos manuales
asociados.CONTROL DE LA TECNOLOGIA DE
INFORMACIONLos recursos de la tecnología de información
deben ser controlados con el objetivo de garantizar el
cumplimiento de los requisitos del sistema de
información que el organismo necesita para el logro
de su misión.La información que necesitan las
actividades del organismo, es provista mediante el uso de
recursos de tecnología de información.
Estos abarcan datos, sistemas de aplicación,
tecnología asociada, instalaciones y
personal.La administración de estos recursos debe
llevarse a cabo mediante procesos de tecnología
información agrupados naturalmente a fin de
proporcionar la información necesaria que permita a
cada funcionario cumplir con sus responsabilidades y
supervisar el cumplimiento de las políticas. A fin
de asegurar el cumplimiento de los requisitos del sistema
de información, es preciso del actividades de
control apropiadas, así como implementarlas,
supervisarlas y evaluarlas.La seguridad del sistema de información es
la estructura de control para proteger la integridad,
confidencialidad y disponibilidad de datos y recursos de la
tecnología de información.Las actividades de control general de la
tecnología de información se aplican a todo
el sistema de información incluyendo la totalidad de
sus componentes, desde la arquitectura de procesamiento -es decir
grandes computadores, minicomputadores y redes–
hasta la gestión de procesamiento por el usuario
final. También abarcan las medidas y procedimientos
manuales que permiten garantizar la operación
continua y correcta del sistema de
información.INDICADORES DE DESEMPEÑO
Todo organismo debe contar con métodos de medición de desempeño que
permitan la preparación de indicadores para su
supervisión y evaluación.La información obtenida se utilizará
para la corrección de los cursos de acción y el mejoramiento del
rendimiento.El directorio de la empresa, programa,
proyecto
o actividad, debe conocer cómo marcha hacia los
objetivos fijados para mantener el dominio del
rumbo, es decir, ejercer el control.Un sistema de indicadores elaborados desde los
datos emergentes de un mecanismo de medición del
desempeño, contribuirá al sustento de las
decisiones.Sobre estos aspectos consultar las Pautas de
Control Interno – Sistemas Computarizados y
Tecnología de Información.Los indicadores no deben ser tan numerosos que se
tomen ininteligibles o confusos, ni tan escasos que no
permitan revelar las cuestiones claves y el perfil de la
situación que se examina.Cada empresa debe preparar un sistema de
indicadores ajustado a sus características, es
decir, tamaño, proceso productivo, bienes y
servicios que entrega, nivel de competencia de sus funcionarios y
demás elementos diferenciales que lo
distingan.El sistema puede estar constituido por una
combinación de indicadores cuantitativos, tales como
los montos presupuestarios, y cualitativos, como el nivel
de satisfacción de los usuarios.Los indicadores cualitativos deben ser expresados
de una manera que permita su aplicación objetiva y
razonable. Por ejemplo: una medición indirecta del
grado de satisfacción del usuario puede obtenerse
por el número de reclamos.FUNCION DE AUDITORIA INTERNA
INDEPENDIENTELa Unidad de auditoria Interna de la empresa debe
depender del directorio y sus funciones y actividades deben
mantenerse desligadas de las operaciones sujetas a su
examen.Las Unidades de auditoria Interna deben brindar
sus servicios a toda la
organización. Constituyen un "mecanismo de
seguridad" con el que cuenta la autoridad superior para
estar informada, con razonable certeza, sobre la
confiabilidad del diseño y funcionamiento de su sistema
de control interno.Esta Unidad de Auditoria Interna, al depender del
directorio, puede practicar los análisis, inspecciones,
verificaciones y pruebas
que considere necesarios en los distintos sectores de la
empresa con independencia de estos, ya que sus funciones
y actividades deben mantenerse desligadas de las
operaciones sujetas a su examen.Así, la Auditoria Interna vigila, en
representación del directorio, el adecuado
funcionamiento del sistema, informando oportunamente a
aquella sobre su situación. Por su parte, los
mecanismos y procedimientos del Sistema de Control Interno
protegen aspectos específicos de la operatoria, para
brindar una razonable seguridad del éxito en el esfuerzo por alcanzar los
objetivos organizacionales.- NORMAS DE ACTIVIDADES DE CONTROL
- NORMAS DE INFORMACION Y
COMUNICACIÓN
INFORMACION Y RESPONSABILIDAD
La información debe permitir a los funcionarios y
empleados cumplir sus obligaciones y
responsabilidades. Los datos pertinentes deben ser identificados,
captados, registrados, estructurados en información y
comunicados en tiempo y forma adecuados.
La empresa debe disponer de una corriente fluida y
oportuna de información relativa a los acontecimientos
internos y externos. Por ejemplo, necesita tomar conocimiento
con prontitud de los requerimientos de los usuarios para
proporcionar respuestas oportunas, o de los cambios en la
legislación y reglamentaciones que le afectan. De igual
manera, debe estar en conocimiento constante de la
situación de sus procesos internos.
Los riesgos que afronta un organismo se reducen en la
medida que la adopción de las decisiones se fundamente en
información relevante, confiable y oportuna. La
información es relevante para un usuario en la medida que
se refiera a cuestiones comprendidas dentro de su responsabilidad
y que el mismo cuente con la capacidad suficiente para apreciar
su significación.
La supervisión del desempeño de la empresa
y sus partes componentes, opera mediante procesos de
información y de exigencia de responsabilidades de tipos
formales e informales. La cultura, el
tamaño y la estructura organizacional influyen
significativamente en el tipo y la confiabilidad de estos
procesos.
CONTENIDO Y FLUJO DE LA INFORMACION
La información debe ser clara y con un grado de
detalle ajustado al nivel decisional. Se debe referir tanto a
situaciones externas como internas, a cuestiones financieras como
operacionales. Para el caso de los niveles directivo y gerencial,
los informes deben relacionar el desempeño del organismo o
competente, con los objetivos y metas fijados.
El flujo informativo debe circular en todos los sentidos:
ascendente, descendente, horizontal y transversal.
Es fundamental para la conducción y control del
organismo disponer de la información satisfactoria, en
tiempo y en el lugar necesario. Por ende, el diseño del
flujo informativo y su posterior funcionamiento acorde, deben
constituir preocupaciones centrales para los responsables del
organismo.
Pero, además, debe atenderse a que por su
contenido constituya un verdadero apoyo a las decisiones. De nada
serviría hacer llegar al punto indicado y en el momento
oportuno, antecedentes irrelevantes.
Los contenidos deben referirse a situaciones externas e
internas, alcanzar los aspectos financieros y no financieros,
estar condensados de acuerdo con el nivel al que se destinen (un
Director necesita informes condensados mientras que un Gerente de
Proyectos
requiere mayores detalles) y cuando se refiera a
desempeños, deben estar comparados con objetivos y metas
prefijadas.
CALIDAD DE LA INFORMACION
La información disponible en la empresa debe
cumplir con los atributos de: contenido apropiado, oportunidad,
actualización, exactitud y accesibilidad.
Esta norma plantea los aspectos a considerar con vistas
a formar juicios sobre la calidad de la información que
utiliza un organismo, y hace a la imprescindible confiabilidad de
la misma.
Es deber del directorio, responsable del control
interno, esforzarse por obtener un grado adecuado de cumplimiento
a cada uno de los atributos mencionados.
EL SISTEMA DE INFORMACION
El sistema de información debe diseñarse
atendiendo a la Estrategia y al Programa de Operaciones de la
empresa. Deberá servir para: a) tomar de decisiones a
todos los niveles; b) evaluar el desempeño de la empresa,
de sus programas, proyectos, sectores, procesos, actividades,
operaciones, etc. y c) rendir cuenta de la
gestión.
La calificación de sistema de información
se aplica, tanto al que cubre la información financiera de
la empresa como al destinado a registrar otros procesos y
operaciones internos. Aquí lo aplicamos en un sentido
más amplio por alcanzar también al tratamiento de
acontecimientos y hechos externos al organismo. Nos referimos a
la captación y procesamiento oportuno de situaciones
referentes a, por ejemplo:
- Cambios en la normativa, legal o reglamentaria, que
alcance al organismo. - Conocer la opinión de los usuarios sobre el
servicio que
se le proporciona, - Sus reclamos e inquietudes en lo que hace a sus
necesidades emergentes.
Tal sistema de información, deberá ser
diseñado para apoyar la Estrategia, Misión,
Política y
Objetivos de la empresa. En igual forma, sustentará la
formulación y supervisión del Programa de
Operaciones Anual, con información sobre los aspectos
operacionales específicos y su comparación con las
metas prefijadas. Toda esta información, en definitiva,
pasará a constituir el antecedente para la
rendición de cuentas de la
gestión.
La empresa necesita información que le permita
alcanzar todas las categorías de objetivos: operacionales,
financieros y de cumplimiento. Cada dato en particular puede
ayudar a lograr una o todas estas categorías de
objetivos.
La información se identifica, captura, procesa,
transmite y difunde a través de sistemas de
información, que pueden ser computarizados, manuales o
combinados.
FLEXIBILIDAD AL CAMBIO
El sistema de información debe ser revisado y, de
corresponder, rediseñado cuando se detecten deficiencias
en su funcionamiento y productos.
Cuando la empresa cambie su estrategia, misión,
política, objetivos, programa de trabajo, etc.
se debe contemplar el impacto en el sistema de información
y actuar en consecuencia. Si el sistema de información se
diseña orientado en una estrategia y un programa de
trabajo, es natural que al cambiar estos, tenga que
adaptarse.
Por otra parte, es necesario una atención especial para evitar que la
información que dejó de ser relevante siga fluyendo
en detrimento de otra que pasó a serlo. Además, se
debe vigilar que el sistema no se sobrecargue artificialmente,
situación que se genera cuando se adiciona la
información ahora necesaria sin eliminar la que
perdió importancia.
COMPROMISO DEL DIRECTORIO
El interés y
el compromiso del directorio de la empresa con los sistemas de
información se deben explicitar mediante una
asignación de recursos suficientes para su funcionamiento
eficaz. Es fundamental que el directorio de la empresa tenga
cabal comprensión del importante rol que desempeñan
los sistemas de información para el correcto
desenvolvimiento de sus deberes y responsabilidades, y en tal
sentido debe mostrar una actitud
comprometida hacia los mismos. Esta actitud debe expresarse en
declaraciones y acciones que evidencien la atención a la
importancia que se otorga a los sistemas de información.
El ejemplo típico, en esta cuestión como en otras
en las que debe explicitarse la decisión de la autoridad
relacionada con una inversión, es su incorporación en el
presupuesto con
los debidos sustentos.
COMUNICACION, VALORES
ORGANIZACIONALES Y ESTRATEGIAS
El proceso de comunicación de la empresa, debe apoyar la
difusión y sustentación de sus valores
éticos, así como los de su misión,
políticas, objetivos y resultados de su
gestión.
Para que el control sea efectivo, la empresa necesita un
proceso de comunicación abierto, multidireccionado, capaz
de transmitir información relevante, confiable y
oportuna.
Si todos los miembros de la empresa están
imbuidos de los valores
éticos que deben respetar, de la misión a cumplir,
de los objetivos que se persiguen, y de las políticas que
los encuadran, la probabilidad de un desempeño eficaz,
eficiente, económico, encuadrado en la legalidad y la
ética,
se acrecienta notoriamente.
CANALES DE COMUNICACION
Los canales de comunicación deben presentar un
grado de apertura y eficacia adecuado a las necesidades de
información internas y externas. El sistema se estructura
en canales de transmisión de datos e información.
En gran medida el mantenimiento
del sistema radica en vigilar la apertura y buen estado de
estos canales, que conectan diferentes emisores y receptores de
variada importancia. La
comunicación con los receptores de los bienes y
servicios producidos por la empresa, para que conozcan los
valores organizacionales, se detecte tempranamente el cambio en
sus gustos y preferencias y se tome nota de su opinión con
relación al organismo. La comunicación con los
empleados, para que estos puedan hacer llegar sus sugerencias
sobre mejoras.
- NORMAS DE SUPERVISION
EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO
El directorio de la empresa y cualquier funcionario que
tenga a su cargo un segmento organizacional, programa, proyecto o
actividad, periódicamente debe evaluar la eficacia de su
Sistema de Control Interno, y comunicar los resultados a
aquél ante quien es responsable.
La posibilidad y calidad del correcto descargo de su
responsabilidad para cualquier funcionario al que se la ha
confiado la conducción de un segmento de la organización, proyecto, programa o
actividad, descansa en gran medida en su Sistema de Control
Interno.
Un análisis periódico
de la forma en que ese sistema está operando le
proporcionará al responsable la tranquilidad de un
adecuado funcionamiento, o la oportunidad de su corrección
y fortalecimiento.
EFICACIA DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO
El Sistema de Control Interno se considera efectivo en
la medida en que el directorio al que apoya cuente con una
seguridad razonable en:
- La información acerca del avance en el logro
de sus objetivos y metas y en el empleo de
criterios de economía y eficiencia; - La confiabilidad y validez de los informes y estados
financieros; - El cumplimiento de la legislación y normativa
vigente, incluyendo las políticas y los - Procedimientos emanados del propio
organismo.
Esta Norma fija el criterio para calificar la eficacia
de un Sistema de Control Interno. Obsérvese que al mismo
se le juzga en las tres materias del control:
- Las Operaciones.
- La información financiera.
- El cumplimiento con las leyes,
decretos, reglamentos y cualquier tipo de
normativa.
- EL CONTROL INTERNO EN EL INFORME
COCO
Según Fernández (2003), este modelo fue
dado a conocer por el Instituto Canadiense de Contadores
Certificados (CICA), a través de un Consejo encargado de
diseñar y emitir criterios o lineamientos generales sobre
control. El Consejo denominado THE CRITERIA OF CONTROL
BOARD emitió, el modelo comúnmente conocido
como COCO.
El modelo busca proporcionar un entendimiento del
control y dar respuesta a las siguientes
tendencias:
- En el impacto de la tecnología y el recorte a
las estructuras
organizativas; - En la reciente demanda de
informar públicamente acerca de la eficacia del
control; - En el énfasis de las autoridades para
establecer controles, como una forma de proteger los intereses
de los accionistas
En la estructura del modelo, los criterios son
elementos básicos para entender y, en su caso, aplicar el
sistema de control en las empresas
públicas de saneamiento. Se requiere un adecuado
análisis y comparación para interpretar los
criterios en el contexto de una organización en
particular, y para una evaluación efectiva de los
controles implantados.
El modelo prevé veinte criterios agrupados en
cuatro grupos, en cuanto
al Propósito, Compromiso, Aptitud, Evaluación Y
Aprendizaje.
Los criterios definidos para cada grupo son los
siguientes:
- Los objetivos deben comunicados
- Se deben identificar los riesgos internos y
externos que pudieran afectar el logro de los
objetivos - Las políticas para apoyar el logro de
objetivos deben ser comunicadas y practicadas, de manera
que el personal identifique el alcance de su libertad
de actuación - Se deben establecer planes para guiar los
esfuerzos - Los objetivos y planes deben incluir metas,
parámetros e indicadores de medición del
desempeño.
- PROPOSITO:
- Se deben establecer y comunicar los valores
éticos de la organización - Las políticas y prácticas sobre
recursos
humanos deben ser consistentes con los valores
éticos de la organización y con el logro de
sus objetivos - La autoridad y la responsabilidad deben ser
claramente definidos y consistentes con los objetivos de la
organización, para que las decisiones se tomen por
el personal apropiado - Se debe fomentar una atmósfera de confianza para apoyar el
flujo de la información
- Se deben establecer y comunicar los valores
- COMPROMISO:
- El personal debe tener los conocimientos, las
habilidades y las herramientas que sean necesarios para el
logro de los objetivos - El proceso de comunicación debe apoyar los
valores de la organización - Se debe identificar y comunicar
información suficiente y relevante para el logro de
los objetivos - Las decisiones y acciones de las diferentes
partes de una organización deben ser
coordinadas - Las actividades de control deben ser
diseñadas como una parte integral de la
organización
- El personal debe tener los conocimientos, las
- APTITUD:
- Se debe supervisar el ambiente interno y externo
para identificar información que oriente hacia la
reevaluación de objetivos - El desempeño debe ser evaluado contra
metas e indicadores - Las premisas consideradas para el logro de
objetivos deben ser revisadas
periódicamente - Los sistemas de información deben ser
evaluados nuevamente en la medida en que cambien los
objetivos y se precisen deficiencias en la
información - Debe comprobarse el cumplimiento de los
procedimientos modificados - Se debe evaluar periódicamente el sistema
de control e informar de los resultados
- Se debe supervisar el ambiente interno y externo
- EVALUACION DEL APRENDIZAJE:
El Modelo COCO, es producto de
una revisión del Comité de Criterios de Control de
Canadá sobre el Informe COSO y cuyo propósito es
hacer el planteamiento de un Modelo más sencillo y
comprensible, ante las dificultades que en la aplicación
del COSO enfrentaron inicialmente algunas organizaciones
empresariales. El resultado es un modelo conciso y
dinámico encaminado a mejorar el control, el que se
describe y define en forma casi idéntica a como lo hace el
Modelo COSO.
El cambio importante que plantea el Modelo Canadiense
consiste que, en lugar de conceptuar el proceso de Control como
una pirámide de componentes y elementos interrelacionados,
proporciona un marco de referencia a través de veinte
criterios generales que el personal en toda organización
puede usar para diseñar, desarrollar, modificar o evaluar
el control.
- SISTEMA NACIONAL DE CONTROL
- NORMAS
TECNICAS DE CONTROL INTERNO DEL SECTOR
PUBLICO.
El Sistema Nacional de Control es el conjunto de
órganos de control, normas, métodos y
procedimientos, estructurados e integrados funcionalmente,
destinados a conducir y desarrollar el ejercicio del control
gubernamental en forma descentralizada. Su actuación
comprende todas las actividades y acciones en los campos
administrativos, presupuestal, operativo y financiero de las
entidades y alcanza al personal que presta servicios en ellas,
independientemente del régimen que las regula. El Sistema
está conformado por los siguientes órganos: La
Contraloría General de la República, como ente
técnico rector; Todas las unidades orgánicas
responsables de la función de
control gubernamental; y, las sociedades de
auditoría externa independientes, cuando
son designadas por la Contraloría General y contratadas,
durante un período determinado, para realizar servicios de
auditoría en las entidades: económica, financiera,
de sistemas informáticos, de medio ambiente
y otros.
CONTROL GUBERNAMENTAL:
El control gubernamental consiste en la
supervisión, vigilancia y verificación de los actos
y resultados de la gestión pública, en
atención al grado de eficiencia, eficacia, transparencia y
economía en el uso y destino de los recursos y bienes del
Estado, así como del cumplimiento de las normas legales y
de los lineamientos de política y planes de acción,
evaluando los sistemas de administración, gerencia y
control, con fines de su mejoramiento a través de la
adopción de acciones preventivas y correctivas
pertinentes.
El control gubernamental es interno y externo y su
desarrollo
constituye un proceso integral y permanente
CONTROL GUBERNAMENTAL INTERNO:
El control interno comprende las acciones de cautela
previa, simultánea y de verificación posterior que
realiza la entidad sujeta a control, con la finalidad que la
gestión de sus recursos, bienes y operaciones se
efectúe correcta y eficientemente. Su ejercicio es previo,
simultáneo y posterior.
El control interno previo y simultáneo compete
exclusivamente a las autoridades, funcionarios y servidores
públicos de las entidades como responsabilidad propia de
las funciones que le son inherentes , sobre la base de las normas
que rigen las actividades de la organización y los
procedimientos establecidos en sus planes, reglamentos, manuales
y disposiciones institucionales, los que contienen las
políticas y métodos de autorización,
registro, verificación, evaluación, seguridad y
protección.
El control posterior es ejercido por los responsables
superiores del servidor o
funcionario ejecutor, en función del cumplimiento de las
disposiciones establecidas, así como por el órgano
de control institucional según sus planes y programas
anuales, evaluando y verificando los aspectos administrativos del
uso de los recursos y bienes del Estado, así como la
gestión y ejecución llevadas a cabo, en
relación con las metas trazadas y resultados
obtenidos.
Es responsabilidad del Presidente del directorio de la
empresa pública de saneamiento fomentar y supervisar el
funcionamiento y confiabilidad del control interno para la
evaluación de la gestión y el efectivo ejercicio de
la rendición de cuentas, propendiendo a que éste
contribuya con el logro de la misión y objetivos de la
entidad a su cargo. El Titular de la entidad está obligado
a definir las políticas institucionales en los planes y/o
programas anuales que se formulen, los que serán objeto de
las verificaciones.
CONTROL GUBERNAMENTAL EXTERNO:
Se entiende por control externo, el conjunto de
políticas, normas, métodos y procedimientos
técnicos, que compete aplicar a la Contraloría
General u otro órgano del Sistema por encargo o
designación de ésta, con el objeto de supervisar,
vigilar y verificar la gestión, la captación y el
uso de los recursos y bienes del Estado. Se realiza
fundamentalmente mediante acciones de control con carácter selectivo y posterior.
En concordancia con sus roles de supervisión y
vigilancia, el control externo podrá ser preventivo o
simultáneo, cuando se determine taxativamente por la
Ley del
Sistema Nacional de Control o por normativa expresa, sin que en
ningún caso conlleve injerencia en los procesos de
dirección y gerencia a cargo de la
administración de la entidad, o interferencia en el
control posterior que corresponda.
Para su ejercicio, se aplicarán sistemas de
control de legalidad, de gestión, financiero, de
resultados, de evaluación de control interno u otros que
sean útiles en función a las características
de la entidad y la materia de control, pudiendo realizarse en
forma individual o combinada. Asimismo, podrá llevarse a
cabo inspecciones y verificaciones, así como las
diligencias, estudios e investigaciones
necesarias para fines de control.
PRINCIPIOS DEL CONTROL
GUBERNAMENTAL:
El control gubernamental, se lleva a cabo en el marco de
los siguientes principios:
- La universalidad, entendida como la potestad de los
órganos de control para efectuar, con arreglo a su
competencia y atribuciones, el control sobre todas las
actividades de la respectiva entidad, así como de todos
sus funcionarios y servidores, cualquiera fuere su
jerarquía; - El carácter integral, en virtud del cual el
ejercicio del control consta de un conjunto de acciones y
técnicas orientadas a evaluar, de manera
cabal y completa, los procesos y operaciones materia de examen
en la entidad y sus beneficios económicos y/o sociales
obtenidos, en relación con el gasto generado, las metas
cualitativas y cuantitativas establecidas, su
vinculación con políticas gubernamentales,
variables
exógenas no previsibles o controlables e índices
históricos de eficiencia; - La autonomía funcional, expresada en la
potestad de los órganos de control para organizarse y
ejercer sus funciones con independencia técnica y libre
de influencias. Ninguna entidad o autoridad, funcionario o
servidor público, ni terceros, pueden oponerse,
interferir o dificultar el ejercicio de sus funciones y
atribuciones de control; - El carácter permanente, que define la naturaleza
continua y perdurable del control como instrumento de
vigilancia de los procesos y operaciones de la
entidad; - El carácter técnico y especializado del
control, como sustento esencial de su operatividad, bajo
exigencias de calidad, consistencia y razonabilidad en su
ejercicio; considerando la necesidad de efectuar el control en
función de la naturaleza de la entidad en la que se
incide; - La legalidad, que supone la plena sujeción del
proceso de control a la normativa constitucional, legal y
reglamentaria aplicable a su actuación; - El debido proceso de control, por el que se garantiza
el respeto y
observancia de los derechos de las entidades
y personas, así como de las reglas y requisitos
establecidos; - La eficiencia, eficacia y economía a
través de los cuales el proceso de control logra sus
objetivos con un nivel apropiado de calidad y óptima
utilización de recursos; - La oportunidad, consistente en que las acciones de
control se lleven a cabo en el momento y circunstancias debidas
y pertinentes para cumplir su cometido; - La objetividad, en razón de la cual las
acciones de control se realizan sobre la base de una debida e
imparcial evaluación de fundamentos de hecho y de
derecho, evitando apreciaciones subjetivas; - La materialidad, que implica la potestad del control
para concentrar su actuación en las transacciones y
operaciones de mayor significación económica o
relevancia en la entidad examinada; - El carácter selectivo del control, entendido
como el que ejerce el Sistema en las entidades, sus
órganos y actividades críticas de los mismos, que
denoten mayor riesgo de incurrir en actos contra la probidad
administrativa; - La presunción de licitud, según la
cual, salvo prueba en contrario, se reputa que las autoridades,
funcionarios y servidores de las entidades, han actuado con
arreglo a las normas legales y administrativas
pertinentes; - El acceso a la información, referido a la
potestad de los órganos de control de requerir, conocer
y examinar toda la información y documentación
sobre las operaciones de la entidad, aunque sea secreta,
necesaria para su función; - La reserva, por cuyo mérito se encuentra
prohibido que durante la ejecución del control se revele
información que pueda causar daño
a la entidad, a su personal o al Sistema, o dificulte la tarea
de este último; - La continuidad de las actividades o funcionamiento de
la entidad al efectuar una acción de
control; - La publicidad,
consistente en la difusión oportuna de los resultados de
las acciones de control u otras realizadas por lo
órganos de control, mediante los mecanismos que la
Contraloría General considere pertinente; - La participación ciudadana, que permita la
contribución de la ciudadanía en el ejercicio del control
gubernamental; - La flexibilidad, según la cual, al realizarse
el control, ha de otorgarse prioridad al logro de las metas
propuestas, respecto de aquellos formalismos cuya
omisión no incida en la validez de la operación
objeto de la verificación, ni determinen aspectos
relevantes en la decisión final.
- NORMAS TECNICAS DE CONTROL INTERNO PARA EL
SECTOR PUBLICO
DEFINICION:
Las Normas de Control Interno para el Sector
Público (NCI-SP), son guías dictadas por la
Contraloría General de la República, con el objeto
de promover una sana administración de los recursos
públicos en las entidades en el marco de una adecuada
estructura de control interno. Estas normas establecen las pautas
básicas y guían el accionar de las entidades del
sector público hacia la búsqueda de la efectividad,
eficiencia y economía en las operaciones.
Las NCI-SP, establecen que los titulares de cada entidad
son responsables de establecer, mantener, revisar y actualizar la
estructura de control interno, que debe estar en función a
la naturaleza de sus actividades y volumen de
operaciones, considerando en todo momento el costo-beneficio de
los controles y procedimiento
implantados.
Las NCI-SP, se fundamentan en principios y
prácticas de aceptación general, así como en
aquellos criterios y fundamentos que con mayor amplitud se
describen en el marco general de la estructura de control interno
para el sector público.
OBEJTIVOS
Las NCI-SP, tienen los objetivos siguientes:
- Servir de marco de referencia en materia de control
interno para las prácticas y procedimientos
administrativos y financieros; - Orientar la formulación de normas
específicas para el funcionamiento de los procesos de
gestión e información gerencial en las entidades
públicas; - Proteger y conservar los recursos de la entidad,
asegurando que las operaciones se efectúen
apropiadamente; - Controlar la efectividad y eficiencia de las
operaciones realizadas y que éstas se encuentren dentro
de los programas y presupuestos autorizados; - Permitir la evaluación posterior de la
efectividad, eficiencia y economía de las operaciones, a
través de la auditoría
interna o externa, reforzando el proceso de responsabilidad
institucional; y, - Orientar y unificar la aplicación del control
interno en las entidades públicas.
CARACTERISTICAS:
Las NCI-SP, tienen las características
siguientes:
- Concordantes con el marco legal vigente, directivas y
normas emitidas por los sistemas de presupuesto, tesoro,
endeudamiento público y contabilidad
gubernamental, así como otras disposiciones relacionadas
con el control interno - Compatibles con los principios del control interno,
principios de administración y las normas de
auditoría gubernamental emitidas por la
Contraloría General de la República - Sencillas y claras en su presentación y
referidas a un asunto específico - Flexibles, permiten su adaptación y
actualización periódica de acuerdo con las
circunstancias, según los avances en la
modernización de la administración
gubernamental.
AREAS DE LAS NORMAS DE CONTROL
INTERNO:
Las NCI-SP, se encuentran agrupadas por áreas y
sub-áreas. Las áreas de trabajo constituyen zonas
donde se agrupan un conjunto de normas relacionadas con criterios
afines. Las áreas previstas son las siguientes:
- Normas generales de control interno
- Normas de control interno para la
administración financiero gubernamental - Normas de control interno para el área de
abastecimiento y activos fijos - Normas de control interno para el área de
administración de personal - Normas de control interno para sistemas
computarizados - Normas de control interno para el área de
obras públicas
El control interno es un proceso integrado a los
procesos, y no un conjunto de pesados mecanismos
burocráticos añadidos a los
mismos.Estos controles internos, son efectuados por el
directorio, la gerencia y el resto del personal de las
empresas públicas de saneamiento, con el objeto de
proporcionar una garantía razonable para el logro de
objetivos.El control interno es un proceso, es decir, un
medio para alcanzar un fin y no un fin en sí mismo,
lo llevan a cabo las personas que actúan en todos
los niveles, no se trata solamente de manuales de
organización y procedimientos, sólo puede
aportar un grado de seguridad razonable y no la seguridad
total para la conducción o consecución de los
objetivos.Al hablarse del control interno como un proceso,
se hace referencia a una cadena de acciones extendida a
todas las actividades, inherentes a la gestión e
integrados a los demás procesos básicos de la
misma: planificación, ejecución y
supervisión. Tales acciones se hallan incorporadas
(no añadidas) a la infraestructura de la entidad,
para influir en el cumplimiento de sus objetivos y apoyar
sus iniciativas de calidad.
Según Koontz & O¨Donnell (1990), el
control implica la medición de la realización
de los acontecimientos empresariales contra las normas de
los planes y la corrección de desviaciones para
asegurar el logro de los objetivos de acuerdo con lo
planeado. Una vez que un plan de
la empresa se vuelve operacional, el control es necesario
para medir el progreso, para poner de manifiesto las
desviaciones posibles, y para indicar la acción
correctivo. Esto último puede implicar medidas
sencillas como cambios menores en la dirección. En
otros caso, el control adecuado puede dar lugar al
establecimiento de metas nuevas, a la formulación de
planes distintos, a la modificación de la estructura
de la organización, a mejorar la integración
y hacer cambios de importancia en las técnicas de
dirección y liderazgo. El control verdadero indica que
la acción puede y será tomada para volver las
operaciones a su curso normal. Por lo tanto, en gran parte
es la función que cierra el círculo del
sistema de gestión empresarial.Antes de que pueda haber un control significativo,
tanto los planes como la estructura de las empresas
públicas de saneamiento deben ser claros, completos
e integrados hasta donde sea posible.Para efectos de una mejor gestión
empresarial se sugiere el uso del control retroalimentativo
en la administración de los recursos
empresariales.- EL CONTROL INTERNO COMO HERRAMIENTA DE GESTION
EMPRESARIALLa importancia de tener un buen sistema de control
interno en las empresas públicas de saneamiento, se
ha incrementado en los últimos años, esto
debido a lo práctico que resulta al medir la
eficiencia, y la productividad al momento de implantarlos; en
especial si se centra en las actividades básicas que
ellas realizan, pues de ello dependen para ser
competitivas.Es bueno resaltar, que la empresa que aplique
controles internos en sus operaciones, conducirá a
conocer la situación real de las mismas, es por eso,
la importancia de tener una planificación que sea
capaz de verificar que los controles se cumplan para darle
una mejor visión sobre su gestión.Por consiguiente, el control interno comprende el
plan de organización en todos los procedimientos
coordinados de manera coherente a las necesidades de la
empresa, para proteger y resguardar sus activos, verificar
su exactitud y confiabilidad de los datos contables,
así como también llevar la eficiencia,
productividad y custodia en las operaciones para estimular
la adhesión a las exigencias ordenadas por la
gerencia. De lo anterior se desprende, que todos los
departamentos que conforman una empresa son importantes,
pero, existen dependencias que siempre van a estar en
constantes cambios, con la finalidad de afinar su
funcionabilidad dentro de la
organización.Siendo las cosas así, resulta claro, que
dichos cambios se pueden lograr implementando y adecuando
controles internos, los cuales sean capaces de salvaguardar
y preservar los bienes de un departamento o de la
empresa.El control interno es la base sobre el cual
descansa la confiabilidad de un sistema contable, el grado
de fortaleza determinará si existe una seguridad
razonable de las operaciones reflejadas en los estados
financieros. Una debilidad importante del control interno,
o un sistema de control interno poco confiable, representa
un aspecto negativo dentro del sistema contable.En la perspectiva que aquí adoptamos,
podemos afirmar que un departamento que no aplique
controles internos adecuados, puede correr el riesgo de
tener desviaciones en sus operaciones, y por supuesto las
decisiones tomadas no serán las más adecuadas
para su gestión e incluso podría llevar al
mismo a una crisis
operativa, por lo que, se debe asumir una serie de
consecuencias que perjudican los resultados de sus
actividades.
Después de revisar y analizar algunos conceptos con
relación al control, se puede decir que estos
controles nos permite definir la forma sistemática
de como las empresas han visto la necesidad de implementar
controles administrativos en todos y cada uno de sus
operaciones diarias. Dichos controles se deben establecer
con el objeto de reducir el riesgo de pérdidas y en
sus defectos prever las mismas.Sea cual sea la aplicación del control que
se quiere implementar para la mejora organizativa de las
empresas , existe la posibilidad del surgimiento de
situaciones inesperadas. Para esto es necesario aplicar un
control preventivo, siendo estos los que se encargaran de
ejecutar los controles antes del inicio de un proceso o
gestión administrativa. Adicionalmente, se cuentan
con controles de detección de los cuales se ejecutan
durante o después de un proceso, la eficacia de este
tipo de control dependerá principalmente del
intervalo de tiempo transcurrido entre la ejecución
del proceso y la ejecución del control. Para evaluar
la eficiencia de cualquier serie de procedimiento de
control, es necesario definir los objetivos a
cumplir.El control aplicado a la gestión tiene por
meta la mejora de los resultados ligados a los objetivos.
Esto deduce la importancia que tienen los controles y en
tal sentido los controles son en realidad una tarea de
comprobación para estar seguro que
todo se encuentra en orden. Es bueno resaltar que si los
controles se aplican de una forma ordenada y organizada,
entonces existirá una interrelación positiva
entre ellos, la cual vendría a constituir un sistema
de control sumamente más efectivo. Cabe destacar que
el sistema de control tiende a dar seguridad a las
funciones que cumplan de acuerdo con las expectativas
planeadas. Igualmente señala las fallas que pudiesen
existir con el fin de tomar medidas y así su
reiteración.
Una vez que el sistema está operando, se requiere de
una previsión sobre una base de pruebas para ver si
los controles previstos están operando como se
planeó. Por esto el control interno debe funcionar
paralelamente al sistema, por estar estos
íntimamente relacionados, es decir, funcionan como
un todo, para lograr el objetivo establecido por la
organización.
Entrando más de lleno en el tema central, el control
interno es todo un sistema de controles financieros
utilizados por las empresas, y además, lo establece
la dirección o gerencia para que los negocios
puedan realizar sus procesos
administrativos de manera secuencial y ordenada, con el
fin de proteger sus activos, salvaguardarlos y asegurarlos
en la medida posible, la exactitud y la veracidad de sus
registros contables; sirviendo a su vez de marco de
referencia o patrón de comportamiento para que las operaciones y
actividades en los diferentes departamentos de la
organización fluyan con mayor facilidad.Tomando en cuenta que el control interno va a
servir como base o instrumento de control
administrativo, y que igualmente abarca el plan de
organización, de procedimientos y anotaciones
dirigidas con la única finalidad de custodiar los
activos y a la confiabilidad contable, la Federación
de Colegios de Contadores Públicos del Perú,
la define como:
"El plan de organización, de todos los
métodos y medidas coordinadas adoptadas al negocio,
para proteger y salvaguardar sus activos, verificar la
exactitud y confiabilidad de los datos contables y sus
operaciones, promover la eficiencia y la productividad en
las operaciones y estimular la adhesión a las
prácticas ordenadas para cada empresa".
Una vez establecido y dejado claro el significado del
control interno es bueno verlo también desde un
punto de vista financiero donde (Holmes, 1994), lo define
como: "Una función de la gerencia que tiene por
objeto salvaguardar, y preservar los bienes de la empresa,
evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la
seguridad de que no se contraerán obligaciones sin
autorización".Asimismo, el concepto de control interno emitido
por (Redondo, 1993), es: "se debe hacer un estudio y una
evaluación adecuada de control interno existente,
como base para determinar la amplitud de las pruebas a las
cuales se limitarán los procedimientos de auditorías".Tomando en cuenta los distintos conceptos de
control interno pueden dividirse en dos grandes grupos:
Administrativos y Contables.En cuanto al administrativo, es el plan de
organización, y todos los métodos que
facilitan la planeación y control de la empresa
(planes y presupuestos). Con relación al contable,
se puede decir que comprende de métodos y
procedimientos relacionados con la autorización de
transacciones, tal es el caso de los registros financieros
y contables.Dentro de esta perspectiva (Catácora,
1996), señala que: "un sistema de control interno se
establece bajo la premisa del concepto de costo/beneficio.
El postulado principal al establecer el control interno
diseña pautas de control cuyo beneficio supere el
costo para implementar los mismos". Es notorio manifestar,
que el control interno tiene como misión ayudar en
la consecución de los objetivos generales trazados
por la empresa, y esto a su vez a las metas
específicas planteadas que sin duda alguna
mejorará la conducción de la
organización, con el fin de optimizar la
gestión administrativa.Sin embargo sobre este punto, es importante
señalar que, para que un control interno rinda su
cometido, debe ser: oportuno, claro, sencillo, ágil,
flexible, adaptable, eficaz, objetivo y realista. Todo esto
tomando en cuenta que la clasificación del mismo
puede ser preventiva o de detección para que sea
originaria. El control interno contable representa el
soporte bajo el cual descansa la confiabilidad de un
sistema contable. Un sistema de control interno es
importante por cuanto no se limita únicamente a la
confiabilidad en la manifestación de las cifras que
son reflejadas en los estados financieros, sino
también evalúa el nivel de eficiencia
operacional en los procesos contables y
administrativos.El control interno en una empresa está
orientado a prevenir o detectar errores e irregularidades,
las diferencias entre estos dos es la intencionalidad del
hecho; el término error se refiere a omisiones no
intencionales, y el término irregular se refiere a
errores intencionales. Lo cierto es que los controles
internos deben brindar una confianza razonable de que los
estados financieros han sido elaborados bajo un esquema de
controles que disminuyan la probabilidad de tener errores
sustanciales en los mismos.Con respecto a las irregularidades, el sistema de
control interno debe estar preparado para descubrir o
evitar cualquier irregularidad que se relacione con
falsificación, fraude o
colusión, y aunque posiblemente los montos no sean
significativos o relevantes con respecto a los estados
financieros, es importanteque estos sean descubiertos oportunamente, debido
a que tienen implicaciones sobre la correcta
conducción del negocio.
Según (Meigs, W; Larsen, G. 1994), el
propósito del control interno es: "Promover la
operación, utilizar dicho control en la manera de
impulsarse hacia la eficaz y eficiencia de la
organización". Esto se puede interpretar que el
cumplimiento de los objetivos de la empresa, los cuales se
pueden ver perturbados por errores y omisiones,
presentándose en cada una de las actividades
cotidianas de la empresa, viéndose afectado por el
cumplimiento de los objetivos establecidos por la
gerencia.El enfoque de este concepto consiste, en
resguardar los activos contra la situación que se
considere en peligro de pérdida, es decir, si a
menudo se presenta esta situación tratar de eliminar
o reducirlas al máximo, su idea es tratar de
fomentar la eficiencia en el manejo de las operaciones que
el desempeño realizado por las políticas
fijadas de la organización y por último
procurar que el control interno establecido dé como
resultado, mantener a la administración informada
del manejo operativo y financiero y que dicha
información sea confiable y llegue en el momento
más oportuno, para así, permitir a la
gerencia tomar decisiones adecuados a la situación
real que está atravesando la empresa.Las deficiencias o debilidades del sistema de
control interno detectadas a través de los
diferentes procedimientos de supervisión deben ser
comunicadas a efectos de que se adopten las medidas de
ajuste correspondientes.En conclusión podemos decir, que la
importancia que está adquiriendo el control interno
en los últimos tiempos, a causa de numerosos
prblemas producidos por su ineficiencia, ha hecho necesario
que los miembros de los consejos de administración
asumieran de forma efectiva, unas responsabilidades que
hasta ahora se habían dejado en manos de las propias
organizaciones de las empresas. Por eso es necesario que la
administración tenga claro en qué consiste el
control interno para que pueda actuar al momento de su
implantación. - EL CONTROL INTERNO COMO
HERRAMIENTA FUNDAMENTAL CONTABLE Y CONTROLADORA DE LAS
EMPRESAS PUBLICAS DE SANEAMIENTO. - CULTURA DEL AUTOCONTROL
EMPRESARIAL.
El control interno de las empresas públicas de
saneamiento deben organizarse con arreglo a conceptos y
principios generalmente aceptados de sistema y estar constituido
por las políticas y normas formalmente dictadas, los
métodos y procedimientos efectivamente implantados y los
recursos humanos, financieros y materiales,
cuyo funcionamiento coordinado debe orientarse al cumplimiento de
los objetivos siguientes:
- Salvaguardar el patrimonio
público. - Garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y
oportunidad de la información presupuestaria,
financiera, administrativa y técnica. - Procurar la eficiencia, eficacia, economía y
legalidad de los procesos y operaciones institucionales y el
acatamiento de las políticas establecidas por las
máximas autoridades del organismo o entidad.
Los objetivos del control interno deben ser establecidos
para cada área o actividad de la empresa, y caracterizarse
por ser aplicables, completos, razonables, integrados y
congruentes con los objetivos generales de la
institución.
El control interno administrativo lo conforman las normas,
procedimientos y mecanismos que regulan los actos de
administración, manejo y disposición del patrimonio
público y los requisitos y condiciones que deben cumplirse
en la autorización de las transacciones presupuestarias y
financieras.
El control interno contable comprende las normas, procedimientos
y mecanismos, concernientes a la protección de los
recursos y a la confiabilidad de los registros de las operaciones
presupuestarias y financieras, así como a la producción de información atinente a
las mismas.
El costo del control interno no debe exceder el que resulte de la
suma de los beneficios esperados de la función
contralora.
Son beneficios esperados del control interno, en general, los que
incrementen la protección del patrimonio, minimicen los
riesgos de daños contra el mismo e incrementen su
eficiente utilización.
Los sistemas de control interno deben ser estructurados de
acuerdo con las premisas siguientes:
- Corresponde al directorio de cada empresa establecer,
mantener y perfeccionar el sistema de control interno, y en
general vigilar su efectivo funcionamiento. - Asimismo, a los niveles directivos y gerenciales les
corresponde garantizar el eficaz funcionamiento del sistema en
cada área operativa, unidad organizativa, programa,
proyecto, actividad u operación, de la cual sean
responsables. - El sistema de control interno es parte de los
sistemas financieros, presupuestarios, contables,
administrativos y operativos de la empresa y no un área
independiente, individual o especializada. - Es responsabilidad del órgano de control
interno de la empresa, sin menoscabo de la que corresponde a la
función administrativa, la revisión y
evaluación del sistema de control interno, para proponer
a la máxima autoridad jerárquica las
recomendaciones tendentes a su optimización y al
incremento de la eficacia y efectividad de la gestión
administrativa. - Sin menoscabo de que puedan aplicarse criterios
técnicos de general aceptación relativos a la
unidad e integridad de los procesos y a la forma unificada de
su conducción gerencial, los deberes y responsabilidades
atinentes a la autorización, ejecución, registro
, control de transacciones y custodia del patrimonio
público, deben mantener una adecuada y perceptible
delimitación.
Los sistemas y mecanismos de control interno deben estar
sometidos a pruebas selectivas y continuas de cumplimiento y
exactitud.
Las pruebas de cumplimiento están dirigidas a
determinar sí dichos sistemas y mecanismos permiten
detectar con prontitud cualquier desviación en el logro de
las metas y objetivos programados, y en la adecuación de
las acciones administrativas, presupuestarias y financieras a los
procedimientos y normas prescritas.
Las pruebas de exactitud están referidas a la
verificación de la congruencia y consistencia
numérica que debe existir en los registros contables entre
sí y en los estadísticos, y a la
comprobación de la ejecución física de tareas y
trabajos.
Los niveles directivos y gerenciales de las empresas
deben:
- Vigilar permanentemente la actividad administrativa
de las unidades, programas, proyectos u operaciones que tienen
a su cargo; - Ser diligentes en la adopción de las medidas
necesarias ante cualquier evidencia de desviación de los
objetivos y metas programadas, detección de
irregularidades o actuaciones contrarias a los principios de
legalidad, economía, eficiencia y/o
eficacia; - Asegurarse de que los controles internos contribuyan
al logro de los resultados esperados de la
gestión. - Evaluar las observaciones y recomendaciones
formuladas por los organismos y dependencias encargados del
control externo e interno, y promover la aplicación de
las respectivas medidas correctivas.
El órgano de control interno de las empresas debe
estar adscrito al máximo nivel jerárquico de su
estructura administrativa y asegurársele el mayor grado de
independencia dentro de la organización, sin
participación alguna en los actos típicamente
administrativos u otros de índole similar.
Igualmente, el directorio de la empresa debe dotarlo de
personal idóneo y necesario, así como de razonables
recursos presupuestarios, materiales y administrativos que le
faciliten la efectiva coordinación del sistema de control
interno de la organización y el ejercicio de las funciones
de vigilancia y fiscalización.
Las funciones y responsabilidades del órgano de
control interno deben ser definidas formalmente, mediante
instrumento normativo, por el directorio, tomando en
consideración las disposiciones legales y reglamentarias
vigentes y las normas, pautas e instrucciones que en materia de
control dicten el directorio y demás órganos
competentes para ello.
Las funciones del órgano de control interno
serán ejecutadas con base en un plan operativo anual, en
cuya elaboración se aplicarán criterios de
economía, objetividad, oportunidad y de relevancia
material, y se tomarán en consideración:
- Los lineamientos establecidos en los planes
nacionales estratégicos y operativos de
control. - Los resultados de la actividad de control
desarrollada en ejercicios anteriores. - Los planes, programas, objetivos y metas a cumplir
por la empresa en el respectivo ejercicio fiscal. - La situación administrativa, importancia,
dimensión y áreas críticas de la
empresa. - Las denuncias recibidas.
- Las propias recomendaciones, las que formulen las
firmas de auditoría y los órganos de control
externo.
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