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Empresas públicas de Saneamiento: control interno para la eficiencia, eficacia y economía de los recursos (Perú) (página 4)



Partes: 1, 2, 3, 4, 5, 6

El proceso de
gestión
de cambio es
crítico para el Sistema de
Control
Interno y no debe ser obviado en ninguna
circunstancia.

  1. SEPARACION DE TAREAS Y
    RESPONSABILIDADES

    Las tareas y responsabilidades esenciales
    relativas al tratamiento, autorización, registro y
    revisión de las transacciones y hechos, deben ser
    asignadas a personas diferentes. El propósito de
    esta norma es procurar un equilibrio conveniente de autoridad y responsabilidad dentro de la estructura
    organizacional.

    Al evitar que los aspectos fundamentales de una
    transacción u operación queden concentrados
    en una misma persona
    o sector, se reduce notoriamente el riesgo de
    errores, despilfarros o actos ilícitos, y aumenta la
    probabilidad que, de producirse, sean
    detectados.

    COORDINACION ENTRE AREAS

    Cada área o subárea de la
    empresa debe operar coordinada e interrelacionadamente
    con las restantes áreas o subáreas. En
    una
    empresa, las decisiones y acciones
    de cada una de las áreas que lo integran, requieren
    coordinación. Para que el resultado
    sea efectivo, no es suficiente que las unidades que lo
    componen alcancen sus propios objetivos; sino que deben trabajar
    aunadamente para que se alcancen, en primer lugar, los del
    organismo. La coordinación mejora la integración, la consistencia y la
    responsabilidad, y limita la autonomía. En ocasiones
    una unidad debe sacrificar en alguna medida su eficacia
    para contribuir a la del organismo como un todo.

    Es esencial, en consecuencia, que funcionarios y
    empleados consideren las implicancias y repercusiones de
    sus acciones con relación a la empresa
    en su conjunto. Esto supone consultas dentro y entre las
    unidades organizacionales.

    Debe buscarse la optimización del conjunto
    organizativo y, una vez lograda, no subvalorar las
    suboptimizaciones sectoriales de posible aparición,
    y ser sumamente criterioso en la asignación de
    prioridades en materia
    de acciones y recursos
    a las diferentes áreas.

    DOCUMENTACION

    La estructura de control
    interno y todas las transacciones y hechos significativos,
    deben estar claramente documentados, y la documentación debe estar disponible
    para su verificación. Toda empresa debe contar con
    la documentación referente a su Sistema de Control
    Interno y a los aspectos pertinentes de las transacciones y
    hechos significativos.

    La información sobre el Sistema de
    Control interno puede figurar en su formulación de
    políticas, y básicamente en el
    respectivo manual.
    Incluirá datos
    sobre objetivos, estructura y procedimientos de control.

    La documentación sobre transacciones y
    hechos significativos debe ser completa y exacta y
    posibilitar su seguimiento para la verificación por
    parte de directivos o fiscalizadores.

    NIVELES DEFINIDOS DE
    AUTORIZACION

    Los actos y transacciones relevantes sólo
    pueden ser autorizados y ejecutados por funcionarios y
    empleados que actúen dentro del ámbito de sus
    competencias.

    La autorización es la forma idónea
    de asegurar que sólo se llevan adelante actos y
    transacciones que cuentan con la conformidad de la dirección. Esta conformidad supone su
    ajuste a la misión, la estrategia, los planes, programas y
    presupuestos.

    La autorización debe documentarse y
    comunicarse explícitamente a las personas o sectores
    autorizados. Estos deberán ejecutar las tareas que
    se les han asignado, de acuerdo con las directrices, y
    dentro del ámbito de competencias establecido por la
    normativa.

    REGISTRO OPORTUNO Y ADECUADO DE LAS
    TRANSACCIONES Y HECHOS

    Las transacciones y los hechos que afectan ala
    empresa deben registrarse inmediatamente y ser debidamente
    clasificados. Las transacciones o hechos deben registrarse
    en el momento de su ocurrencia, o lo más inmediato
    posible, para garantizar su relevancia y utilidad. Esto es válido para todo el
    proceso o ciclo de la transacción o hecho, desde su
    inicio hasta su conclusión. Asimismo, deberán
    clasificarse adecuadamente para que, una vez procesados,
    puedan ser presentados en informes
    y estados
    financieros confiables e inteligibles, facilitando a
    directivos y gerentes la adopción de decisiones.

    ACCESO RESTRINGIDO A LOS RECURSOS, ACTIVOS
    Y REGISTROS

    El acceso a los recursos, activos, registros y
    comprobantes, debe estar protegido por mecanismos de
    seguridad y limitado a las personas
    autorizadas, quienes están obligadas a rendir cuenta
    de su custodia y utilización.

    Todo activo de valor
    debe ser asignado a un responsable de su custodia y contar
    con adecuadas protecciones, a través de seguros,
    almacenaje, sistemas
    de alarma, pases para acceso, etc. Además, deben
    estar debidamente registrados y periódicamente se
    cotejarán las existencia físicas con los
    registros contables para verificar su coincidencia. La
    frecuencia de la comparación, depende del nivel de
    vulnerabilidad del activo.

    Estos mecanismos de protección cuestan
    tiempo y
    dinero,
    por lo que en la determinación nivel de seguridad
    pretendido deberán ponderarse los riesgos
    emergentes entre otros del robo, despilfarro, mal uso,
    destrucción, contra los costo
    del control a incurrir.

    ROTACION DEL PERSONAL
    EN LAS TAREAS CLAVES

    Ningún empleado debe tener a su cargo,
    durante un tiempo prolongado, las tareas que presenten una
    mayor probabilidad de comisión de irregularidades.
    Los empleados a cargo de dichas tareas deben,
    periódicamente, abocarse a otras funciones.

    Si bien el Sistema de Control interno debe operar
    en un ambiente
    de solidez ética y
    moral, es necesario adoptar ciertas protecciones para
    evitar hechos que puedan conducir a realizar actos
    reñidos con el código de conducta
    de la empresa.

    En tal sentido, la rotación en el desempeño de tareas claves para la
    seguridad y el control es un mecanismo de probada eficacia,
    y muchas veces no utilizado por el equivocado concepto
    del "hombre
    imprescindible".

    CONTROL DEL SISTEMA DE
    INFORMACION

    El sistema de
    información debe ser controlado con el objetivo
    de garantizar su correcto funcionamiento y asegurar el
    control del proceso de diversos tipos de
    transacciones.

    La calidad
    del proceso de toma de
    decisiones en la empresa descansa fuertemente en sus
    sistemas de
    información. Un sistema de información
    abarca información cuantitativa, tal como los
    informes de desempeño que utilizan indicadores, y cualitativa, tal como la
    atinente a opiniones y comentarios.

    El sistema deberá contar con mecanismos de
    seguridad que alcancen a las entradas, procesos, almacenamiento y salidas. El Sistema de
    Información debe ser flexible susceptible de
    modificaciones rápidas que permitan hacer frente a
    necesidades cambiantes del directorio en un entorno
    dinámico de operaciones
    y presentación de informes. El sistema ayuda a
    controlar todas las actividades de la empresa, a registrar
    y supervisar transacciones y eventos
    a medida que ocurren, y a mantener datos
    financieros.

    Las actividades de control de los sistemas
    aplicación están diseñadas para
    controlar el procesamiento de las transacciones dentro de
    programas de aplicación e incluyen los
    procedimientos manuales
    asociados.

    CONTROL DE LA TECNOLOGIA DE
    INFORMACION

    Los recursos de la tecnología de información
    deben ser controlados con el objetivo de garantizar el
    cumplimiento de los requisitos del sistema de
    información que el organismo necesita para el logro
    de su misión.

    La información que necesitan las
    actividades del organismo, es provista mediante el uso de
    recursos de tecnología de información.
    Estos abarcan datos, sistemas de aplicación,
    tecnología asociada, instalaciones y
    personal.

    La administración de estos recursos debe
    llevarse a cabo mediante procesos de tecnología
    información agrupados naturalmente a fin de
    proporcionar la información necesaria que permita a
    cada funcionario cumplir con sus responsabilidades y
    supervisar el cumplimiento de las políticas. A fin
    de asegurar el cumplimiento de los requisitos del sistema
    de información, es preciso del actividades de
    control apropiadas, así como implementarlas,
    supervisarlas y evaluarlas.

    La seguridad del sistema de información es
    la estructura de control para proteger la integridad,
    confidencialidad y disponibilidad de datos y recursos de la
    tecnología de información.

    Las actividades de control general de la
    tecnología de información se aplican a todo
    el sistema de información incluyendo la totalidad de
    sus componentes, desde la arquitectura de procesamiento -es decir
    grandes computadores, minicomputadores y redes
    hasta la gestión de procesamiento por el usuario
    final. También abarcan las medidas y procedimientos
    manuales que permiten garantizar la operación
    continua y correcta del sistema de
    información.

    INDICADORES DE DESEMPEÑO

    Todo organismo debe contar con métodos de medición de desempeño que
    permitan la preparación de indicadores para su
    supervisión y evaluación.

    La información obtenida se utilizará
    para la corrección de los cursos de acción y el mejoramiento del
    rendimiento.

    El directorio de la empresa, programa,
    proyecto
    o actividad, debe conocer cómo marcha hacia los
    objetivos fijados para mantener el dominio del
    rumbo, es decir, ejercer el control.

    Un sistema de indicadores elaborados desde los
    datos emergentes de un mecanismo de medición del
    desempeño, contribuirá al sustento de las
    decisiones.

    Sobre estos aspectos consultar las Pautas de
    Control Interno – Sistemas Computarizados y
    Tecnología de Información.

    Los indicadores no deben ser tan numerosos que se
    tomen ininteligibles o confusos, ni tan escasos que no
    permitan revelar las cuestiones claves y el perfil de la
    situación que se examina.

    Cada empresa debe preparar un sistema de
    indicadores ajustado a sus características, es
    decir, tamaño, proceso productivo, bienes y
    servicios que entrega, nivel de competencia de sus funcionarios y
    demás elementos diferenciales que lo
    distingan.

    El sistema puede estar constituido por una
    combinación de indicadores cuantitativos, tales como
    los montos presupuestarios, y cualitativos, como el nivel
    de satisfacción de los usuarios.

    Los indicadores cualitativos deben ser expresados
    de una manera que permita su aplicación objetiva y
    razonable. Por ejemplo: una medición indirecta del
    grado de satisfacción del usuario puede obtenerse
    por el número de reclamos.

    FUNCION DE AUDITORIA INTERNA
    INDEPENDIENTE

    La Unidad de auditoria Interna de la empresa debe
    depender del directorio y sus funciones y actividades deben
    mantenerse desligadas de las operaciones sujetas a su
    examen.

    Las Unidades de auditoria Interna deben brindar
    sus servicios a toda la
    organización. Constituyen un "mecanismo de
    seguridad" con el que cuenta la autoridad superior para
    estar informada, con razonable certeza, sobre la
    confiabilidad del diseño y funcionamiento de su sistema
    de control interno.

    Esta Unidad de Auditoria Interna, al depender del
    directorio, puede practicar los análisis, inspecciones,
    verificaciones y pruebas
    que considere necesarios en los distintos sectores de la
    empresa con independencia de estos, ya que sus funciones
    y actividades deben mantenerse desligadas de las
    operaciones sujetas a su examen.

    Así, la Auditoria Interna vigila, en
    representación del directorio, el adecuado
    funcionamiento del sistema, informando oportunamente a
    aquella sobre su situación. Por su parte, los
    mecanismos y procedimientos del Sistema de Control Interno
    protegen aspectos específicos de la operatoria, para
    brindar una razonable seguridad del éxito en el esfuerzo por alcanzar los
    objetivos organizacionales.

  2. NORMAS DE ACTIVIDADES DE CONTROL
  3. NORMAS DE INFORMACION Y
    COMUNICACIÓN

INFORMACION Y RESPONSABILIDAD

La información debe permitir a los funcionarios y
empleados cumplir sus obligaciones y
responsabilidades. Los datos pertinentes deben ser identificados,
captados, registrados, estructurados en información y
comunicados en tiempo y forma adecuados.

La empresa debe disponer de una corriente fluida y
oportuna de información relativa a los acontecimientos
internos y externos. Por ejemplo, necesita tomar conocimiento
con prontitud de los requerimientos de los usuarios para
proporcionar respuestas oportunas, o de los cambios en la
legislación y reglamentaciones que le afectan. De igual
manera, debe estar en conocimiento constante de la
situación de sus procesos internos.

Los riesgos que afronta un organismo se reducen en la
medida que la adopción de las decisiones se fundamente en
información relevante, confiable y oportuna. La
información es relevante para un usuario en la medida que
se refiera a cuestiones comprendidas dentro de su responsabilidad
y que el mismo cuente con la capacidad suficiente para apreciar
su significación.

La supervisión del desempeño de la empresa
y sus partes componentes, opera mediante procesos de
información y de exigencia de responsabilidades de tipos
formales e informales. La cultura, el
tamaño y la estructura organizacional influyen
significativamente en el tipo y la confiabilidad de estos
procesos.

CONTENIDO Y FLUJO DE LA INFORMACION

La información debe ser clara y con un grado de
detalle ajustado al nivel decisional. Se debe referir tanto a
situaciones externas como internas, a cuestiones financieras como
operacionales. Para el caso de los niveles directivo y gerencial,
los informes deben relacionar el desempeño del organismo o
competente, con los objetivos y metas fijados.

El flujo informativo debe circular en todos los sentidos:
ascendente, descendente, horizontal y transversal.

Es fundamental para la conducción y control del
organismo disponer de la información satisfactoria, en
tiempo y en el lugar necesario. Por ende, el diseño del
flujo informativo y su posterior funcionamiento acorde, deben
constituir preocupaciones centrales para los responsables del
organismo.

Pero, además, debe atenderse a que por su
contenido constituya un verdadero apoyo a las decisiones. De nada
serviría hacer llegar al punto indicado y en el momento
oportuno, antecedentes irrelevantes.

Los contenidos deben referirse a situaciones externas e
internas, alcanzar los aspectos financieros y no financieros,
estar condensados de acuerdo con el nivel al que se destinen (un
Director necesita informes condensados mientras que un Gerente de
Proyectos
requiere mayores detalles) y cuando se refiera a
desempeños, deben estar comparados con objetivos y metas
prefijadas.

CALIDAD DE LA INFORMACION

La información disponible en la empresa debe
cumplir con los atributos de: contenido apropiado, oportunidad,
actualización, exactitud y accesibilidad.

Esta norma plantea los aspectos a considerar con vistas
a formar juicios sobre la calidad de la información que
utiliza un organismo, y hace a la imprescindible confiabilidad de
la misma.

Es deber del directorio, responsable del control
interno, esforzarse por obtener un grado adecuado de cumplimiento
a cada uno de los atributos mencionados.

EL SISTEMA DE INFORMACION

El sistema de información debe diseñarse
atendiendo a la Estrategia y al Programa de Operaciones de la
empresa. Deberá servir para: a) tomar de decisiones a
todos los niveles; b) evaluar el desempeño de la empresa,
de sus programas, proyectos, sectores, procesos, actividades,
operaciones, etc. y c) rendir cuenta de la
gestión.

La calificación de sistema de información
se aplica, tanto al que cubre la información financiera de
la empresa como al destinado a registrar otros procesos y
operaciones internos. Aquí lo aplicamos en un sentido
más amplio por alcanzar también al tratamiento de
acontecimientos y hechos externos al organismo. Nos referimos a
la captación y procesamiento oportuno de situaciones
referentes a, por ejemplo:

  1. Cambios en la normativa, legal o reglamentaria, que
    alcance al organismo.
  2. Conocer la opinión de los usuarios sobre el
    servicio que
    se le proporciona,
  3. Sus reclamos e inquietudes en lo que hace a sus
    necesidades emergentes.

Tal sistema de información, deberá ser
diseñado para apoyar la Estrategia, Misión,
Política y
Objetivos de la empresa. En igual forma, sustentará la
formulación y supervisión del Programa de
Operaciones Anual, con información sobre los aspectos
operacionales específicos y su comparación con las
metas prefijadas. Toda esta información, en definitiva,
pasará a constituir el antecedente para la
rendición de cuentas de la
gestión.

La empresa necesita información que le permita
alcanzar todas las categorías de objetivos: operacionales,
financieros y de cumplimiento. Cada dato en particular puede
ayudar a lograr una o todas estas categorías de
objetivos.

La información se identifica, captura, procesa,
transmite y difunde a través de sistemas de
información, que pueden ser computarizados, manuales o
combinados.

FLEXIBILIDAD AL CAMBIO

El sistema de información debe ser revisado y, de
corresponder, rediseñado cuando se detecten deficiencias
en su funcionamiento y productos.
Cuando la empresa cambie su estrategia, misión,
política, objetivos, programa de trabajo, etc.
se debe contemplar el impacto en el sistema de información
y actuar en consecuencia. Si el sistema de información se
diseña orientado en una estrategia y un programa de
trabajo, es natural que al cambiar estos, tenga que
adaptarse.

Por otra parte, es necesario una atención especial para evitar que la
información que dejó de ser relevante siga fluyendo
en detrimento de otra que pasó a serlo. Además, se
debe vigilar que el sistema no se sobrecargue artificialmente,
situación que se genera cuando se adiciona la
información ahora necesaria sin eliminar la que
perdió importancia.

COMPROMISO DEL DIRECTORIO

El interés y
el compromiso del directorio de la empresa con los sistemas de
información se deben explicitar mediante una
asignación de recursos suficientes para su funcionamiento
eficaz. Es fundamental que el directorio de la empresa tenga
cabal comprensión del importante rol que desempeñan
los sistemas de información para el correcto
desenvolvimiento de sus deberes y responsabilidades, y en tal
sentido debe mostrar una actitud
comprometida hacia los mismos. Esta actitud debe expresarse en
declaraciones y acciones que evidencien la atención a la
importancia que se otorga a los sistemas de información.
El ejemplo típico, en esta cuestión como en otras
en las que debe explicitarse la decisión de la autoridad
relacionada con una inversión, es su incorporación en el
presupuesto con
los debidos sustentos.

COMUNICACION, VALORES
ORGANIZACIONALES Y ESTRATEGIAS

El proceso de comunicación de la empresa, debe apoyar la
difusión y sustentación de sus valores
éticos, así como los de su misión,
políticas, objetivos y resultados de su
gestión.

Para que el control sea efectivo, la empresa necesita un
proceso de comunicación abierto, multidireccionado, capaz
de transmitir información relevante, confiable y
oportuna.

Si todos los miembros de la empresa están
imbuidos de los valores
éticos que deben respetar, de la misión a cumplir,
de los objetivos que se persiguen, y de las políticas que
los encuadran, la probabilidad de un desempeño eficaz,
eficiente, económico, encuadrado en la legalidad y la
ética,
se acrecienta notoriamente.

CANALES DE COMUNICACION

Los canales de comunicación deben presentar un
grado de apertura y eficacia adecuado a las necesidades de
información internas y externas. El sistema se estructura
en canales de transmisión de datos e información.
En gran medida el mantenimiento
del sistema radica en vigilar la apertura y buen estado de
estos canales, que conectan diferentes emisores y receptores de
variada importancia. La
comunicación con los receptores de los bienes y
servicios producidos por la empresa, para que conozcan los
valores organizacionales, se detecte tempranamente el cambio en
sus gustos y preferencias y se tome nota de su opinión con
relación al organismo. La comunicación con los
empleados, para que estos puedan hacer llegar sus sugerencias
sobre mejoras.

  1. NORMAS DE SUPERVISION

EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO

El directorio de la empresa y cualquier funcionario que
tenga a su cargo un segmento organizacional, programa, proyecto o
actividad, periódicamente debe evaluar la eficacia de su
Sistema de Control Interno, y comunicar los resultados a
aquél ante quien es responsable.

La posibilidad y calidad del correcto descargo de su
responsabilidad para cualquier funcionario al que se la ha
confiado la conducción de un segmento de la organización, proyecto, programa o
actividad, descansa en gran medida en su Sistema de Control
Interno.

Un análisis periódico
de la forma en que ese sistema está operando le
proporcionará al responsable la tranquilidad de un
adecuado funcionamiento, o la oportunidad de su corrección
y fortalecimiento.

EFICACIA DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO

El Sistema de Control Interno se considera efectivo en
la medida en que el directorio al que apoya cuente con una
seguridad razonable en:

  1. La información acerca del avance en el logro
    de sus objetivos y metas y en el empleo de
    criterios de economía y eficiencia;
  2. La confiabilidad y validez de los informes y estados
    financieros;
  3. El cumplimiento de la legislación y normativa
    vigente, incluyendo las políticas y los
  4. Procedimientos emanados del propio
    organismo.

Esta Norma fija el criterio para calificar la eficacia
de un Sistema de Control Interno. Obsérvese que al mismo
se le juzga en las tres materias del control:

  1. Las Operaciones.
  2. La información financiera.
  3. El cumplimiento con las leyes,
    decretos, reglamentos y cualquier tipo de
    normativa.
  1. EL CONTROL INTERNO EN EL INFORME
    COCO

Según Fernández (2003), este modelo fue
dado a conocer por el Instituto Canadiense de Contadores
Certificados (CICA), a través de un Consejo encargado de
diseñar y emitir criterios o lineamientos generales sobre
control. El Consejo denominado THE CRITERIA OF CONTROL
BOARD
emitió, el modelo comúnmente conocido
como COCO.

El modelo busca proporcionar un entendimiento del
control y dar respuesta a las siguientes
tendencias:

  1. En el impacto de la tecnología y el recorte a
    las estructuras
    organizativas;
  2. En la reciente demanda de
    informar públicamente acerca de la eficacia del
    control;
  3. En el énfasis de las autoridades para
    establecer controles, como una forma de proteger los intereses
    de los accionistas

En la estructura del modelo, los criterios son
elementos básicos para entender y, en su caso, aplicar el
sistema de control en las empresas
públicas de saneamiento. Se requiere un adecuado
análisis y comparación para interpretar los
criterios en el contexto de una organización en
particular, y para una evaluación efectiva de los
controles implantados.

El modelo prevé veinte criterios agrupados en
cuatro grupos, en cuanto
al Propósito, Compromiso, Aptitud, Evaluación Y
Aprendizaje.
Los criterios definidos para cada grupo son los
siguientes:

    1. Los objetivos deben comunicados
    2. Se deben identificar los riesgos internos y
      externos que pudieran afectar el logro de los
      objetivos
    3. Las políticas para apoyar el logro de
      objetivos deben ser comunicadas y practicadas, de manera
      que el personal identifique el alcance de su libertad
      de actuación
    4. Se deben establecer planes para guiar los
      esfuerzos
    5. Los objetivos y planes deben incluir metas,
      parámetros e indicadores de medición del
      desempeño.
  1. PROPOSITO:

    1. Se deben establecer y comunicar los valores
      éticos de la organización
    2. Las políticas y prácticas sobre
      recursos
      humanos deben ser consistentes con los valores
      éticos de la organización y con el logro de
      sus objetivos
    3. La autoridad y la responsabilidad deben ser
      claramente definidos y consistentes con los objetivos de la
      organización, para que las decisiones se tomen por
      el personal apropiado
    4. Se debe fomentar una atmósfera de confianza para apoyar el
      flujo de la información
  2. COMPROMISO:

    1. El personal debe tener los conocimientos, las
      habilidades y las herramientas que sean necesarios para el
      logro de los objetivos
    2. El proceso de comunicación debe apoyar los
      valores de la organización
    3. Se debe identificar y comunicar
      información suficiente y relevante para el logro de
      los objetivos
    4. Las decisiones y acciones de las diferentes
      partes de una organización deben ser
      coordinadas
    5. Las actividades de control deben ser
      diseñadas como una parte integral de la
      organización
  3. APTITUD:

    1. Se debe supervisar el ambiente interno y externo
      para identificar información que oriente hacia la
      reevaluación de objetivos
    2. El desempeño debe ser evaluado contra
      metas e indicadores
    3. Las premisas consideradas para el logro de
      objetivos deben ser revisadas
      periódicamente
    4. Los sistemas de información deben ser
      evaluados nuevamente en la medida en que cambien los
      objetivos y se precisen deficiencias en la
      información
    5. Debe comprobarse el cumplimiento de los
      procedimientos modificados
    6. Se debe evaluar periódicamente el sistema
      de control e informar de los resultados
  4. EVALUACION DEL APRENDIZAJE:

El Modelo COCO, es producto de
una revisión del Comité de Criterios de Control de
Canadá sobre el Informe COSO y cuyo propósito es
hacer el planteamiento de un Modelo más sencillo y
comprensible, ante las dificultades que en la aplicación
del COSO enfrentaron inicialmente algunas organizaciones
empresariales. El resultado es un modelo conciso y
dinámico encaminado a mejorar el control, el que se
describe y define en forma casi idéntica a como lo hace el
Modelo COSO.

El cambio importante que plantea el Modelo Canadiense
consiste que, en lugar de conceptuar el proceso de Control como
una pirámide de componentes y elementos interrelacionados,
proporciona un marco de referencia a través de veinte
criterios generales que el personal en toda organización
puede usar para diseñar, desarrollar, modificar o evaluar
el control.

    1. SISTEMA NACIONAL DE CONTROL
  1. NORMAS
    TECNICAS DE CONTROL INTERNO DEL SECTOR
    PUBLICO.

El Sistema Nacional de Control es el conjunto de
órganos de control, normas, métodos y
procedimientos, estructurados e integrados funcionalmente,
destinados a conducir y desarrollar el ejercicio del control
gubernamental en forma descentralizada. Su actuación
comprende todas las actividades y acciones en los campos
administrativos, presupuestal, operativo y financiero de las
entidades y alcanza al personal que presta servicios en ellas,
independientemente del régimen que las regula. El Sistema
está conformado por los siguientes órganos: La
Contraloría General de la República, como ente
técnico rector; Todas las unidades orgánicas
responsables de la función de
control gubernamental; y, las sociedades de
auditoría externa independientes, cuando
son designadas por la Contraloría General y contratadas,
durante un período determinado, para realizar servicios de
auditoría en las entidades: económica, financiera,
de sistemas informáticos, de medio ambiente
y otros.

CONTROL GUBERNAMENTAL:

El control gubernamental consiste en la
supervisión, vigilancia y verificación de los actos
y resultados de la gestión pública, en
atención al grado de eficiencia, eficacia, transparencia y
economía en el uso y destino de los recursos y bienes del
Estado, así como del cumplimiento de las normas legales y
de los lineamientos de política y planes de acción,
evaluando los sistemas de administración, gerencia y
control, con fines de su mejoramiento a través de la
adopción de acciones preventivas y correctivas
pertinentes.

El control gubernamental es interno y externo y su
desarrollo
constituye un proceso integral y permanente

CONTROL GUBERNAMENTAL INTERNO:

El control interno comprende las acciones de cautela
previa, simultánea y de verificación posterior que
realiza la entidad sujeta a control, con la finalidad que la
gestión de sus recursos, bienes y operaciones se
efectúe correcta y eficientemente. Su ejercicio es previo,
simultáneo y posterior.

El control interno previo y simultáneo compete
exclusivamente a las autoridades, funcionarios y servidores
públicos de las entidades como responsabilidad propia de
las funciones que le son inherentes , sobre la base de las normas
que rigen las actividades de la organización y los
procedimientos establecidos en sus planes, reglamentos, manuales
y disposiciones institucionales, los que contienen las
políticas y métodos de autorización,
registro, verificación, evaluación, seguridad y
protección.

El control posterior es ejercido por los responsables
superiores del servidor o
funcionario ejecutor, en función del cumplimiento de las
disposiciones establecidas, así como por el órgano
de control institucional según sus planes y programas
anuales, evaluando y verificando los aspectos administrativos del
uso de los recursos y bienes del Estado, así como la
gestión y ejecución llevadas a cabo, en
relación con las metas trazadas y resultados
obtenidos.

Es responsabilidad del Presidente del directorio de la
empresa pública de saneamiento fomentar y supervisar el
funcionamiento y confiabilidad del control interno para la
evaluación de la gestión y el efectivo ejercicio de
la rendición de cuentas, propendiendo a que éste
contribuya con el logro de la misión y objetivos de la
entidad a su cargo. El Titular de la entidad está obligado
a definir las políticas institucionales en los planes y/o
programas anuales que se formulen, los que serán objeto de
las verificaciones.

CONTROL GUBERNAMENTAL EXTERNO:

Se entiende por control externo, el conjunto de
políticas, normas, métodos y procedimientos
técnicos, que compete aplicar a la Contraloría
General u otro órgano del Sistema por encargo o
designación de ésta, con el objeto de supervisar,
vigilar y verificar la gestión, la captación y el
uso de los recursos y bienes del Estado. Se realiza
fundamentalmente mediante acciones de control con carácter selectivo y posterior.

En concordancia con sus roles de supervisión y
vigilancia, el control externo podrá ser preventivo o
simultáneo, cuando se determine taxativamente por la
Ley del
Sistema Nacional de Control o por normativa expresa, sin que en
ningún caso conlleve injerencia en los procesos de
dirección y gerencia a cargo de la
administración de la entidad, o interferencia en el
control posterior que corresponda.

Para su ejercicio, se aplicarán sistemas de
control de legalidad, de gestión, financiero, de
resultados, de evaluación de control interno u otros que
sean útiles en función a las características
de la entidad y la materia de control, pudiendo realizarse en
forma individual o combinada. Asimismo, podrá llevarse a
cabo inspecciones y verificaciones, así como las
diligencias, estudios e investigaciones
necesarias para fines de control.

PRINCIPIOS DEL CONTROL
GUBERNAMENTAL:

El control gubernamental, se lleva a cabo en el marco de
los siguientes principios:

  1. La universalidad, entendida como la potestad de los
    órganos de control para efectuar, con arreglo a su
    competencia y atribuciones, el control sobre todas las
    actividades de la respectiva entidad, así como de todos
    sus funcionarios y servidores, cualquiera fuere su
    jerarquía;
  2. El carácter integral, en virtud del cual el
    ejercicio del control consta de un conjunto de acciones y
    técnicas orientadas a evaluar, de manera
    cabal y completa, los procesos y operaciones materia de examen
    en la entidad y sus beneficios económicos y/o sociales
    obtenidos, en relación con el gasto generado, las metas
    cualitativas y cuantitativas establecidas, su
    vinculación con políticas gubernamentales,
    variables
    exógenas no previsibles o controlables e índices
    históricos de eficiencia;
  3. La autonomía funcional, expresada en la
    potestad de los órganos de control para organizarse y
    ejercer sus funciones con independencia técnica y libre
    de influencias. Ninguna entidad o autoridad, funcionario o
    servidor público, ni terceros, pueden oponerse,
    interferir o dificultar el ejercicio de sus funciones y
    atribuciones de control;
  4. El carácter permanente, que define la naturaleza
    continua y perdurable del control como instrumento de
    vigilancia de los procesos y operaciones de la
    entidad;
  5. El carácter técnico y especializado del
    control, como sustento esencial de su operatividad, bajo
    exigencias de calidad, consistencia y razonabilidad en su
    ejercicio; considerando la necesidad de efectuar el control en
    función de la naturaleza de la entidad en la que se
    incide;
  6. La legalidad, que supone la plena sujeción del
    proceso de control a la normativa constitucional, legal y
    reglamentaria aplicable a su actuación;
  7. El debido proceso de control, por el que se garantiza
    el respeto y
    observancia de los derechos de las entidades
    y personas, así como de las reglas y requisitos
    establecidos;
  8. La eficiencia, eficacia y economía a
    través de los cuales el proceso de control logra sus
    objetivos con un nivel apropiado de calidad y óptima
    utilización de recursos;
  9. La oportunidad, consistente en que las acciones de
    control se lleven a cabo en el momento y circunstancias debidas
    y pertinentes para cumplir su cometido;
  10. La objetividad, en razón de la cual las
    acciones de control se realizan sobre la base de una debida e
    imparcial evaluación de fundamentos de hecho y de
    derecho, evitando apreciaciones subjetivas;
  11. La materialidad, que implica la potestad del control
    para concentrar su actuación en las transacciones y
    operaciones de mayor significación económica o
    relevancia en la entidad examinada;
  12. El carácter selectivo del control, entendido
    como el que ejerce el Sistema en las entidades, sus
    órganos y actividades críticas de los mismos, que
    denoten mayor riesgo de incurrir en actos contra la probidad
    administrativa;
  13. La presunción de licitud, según la
    cual, salvo prueba en contrario, se reputa que las autoridades,
    funcionarios y servidores de las entidades, han actuado con
    arreglo a las normas legales y administrativas
    pertinentes;
  14. El acceso a la información, referido a la
    potestad de los órganos de control de requerir, conocer
    y examinar toda la información y documentación
    sobre las operaciones de la entidad, aunque sea secreta,
    necesaria para su función;
  15. La reserva, por cuyo mérito se encuentra
    prohibido que durante la ejecución del control se revele
    información que pueda causar daño
    a la entidad, a su personal o al Sistema, o dificulte la tarea
    de este último;
  16. La continuidad de las actividades o funcionamiento de
    la entidad al efectuar una acción de
    control;
  17. La publicidad,
    consistente en la difusión oportuna de los resultados de
    las acciones de control u otras realizadas por lo
    órganos de control, mediante los mecanismos que la
    Contraloría General considere pertinente;
  18. La participación ciudadana, que permita la
    contribución de la ciudadanía en el ejercicio del control
    gubernamental;
  19. La flexibilidad, según la cual, al realizarse
    el control, ha de otorgarse prioridad al logro de las metas
    propuestas, respecto de aquellos formalismos cuya
    omisión no incida en la validez de la operación
    objeto de la verificación, ni determinen aspectos
    relevantes en la decisión final.
  1. NORMAS TECNICAS DE CONTROL INTERNO PARA EL
    SECTOR PUBLICO

DEFINICION:

Las Normas de Control Interno para el Sector
Público (NCI-SP), son guías dictadas por la
Contraloría General de la República, con el objeto
de promover una sana administración de los recursos
públicos en las entidades en el marco de una adecuada
estructura de control interno. Estas normas establecen las pautas
básicas y guían el accionar de las entidades del
sector público hacia la búsqueda de la efectividad,
eficiencia y economía en las operaciones.

Las NCI-SP, establecen que los titulares de cada entidad
son responsables de establecer, mantener, revisar y actualizar la
estructura de control interno, que debe estar en función a
la naturaleza de sus actividades y volumen de
operaciones, considerando en todo momento el costo-beneficio de
los controles y procedimiento
implantados.

Las NCI-SP, se fundamentan en principios y
prácticas de aceptación general, así como en
aquellos criterios y fundamentos que con mayor amplitud se
describen en el marco general de la estructura de control interno
para el sector público.

OBEJTIVOS

Las NCI-SP, tienen los objetivos siguientes:

  1. Servir de marco de referencia en materia de control
    interno para las prácticas y procedimientos
    administrativos y financieros;
  2. Orientar la formulación de normas
    específicas para el funcionamiento de los procesos de
    gestión e información gerencial en las entidades
    públicas;
  3. Proteger y conservar los recursos de la entidad,
    asegurando que las operaciones se efectúen
    apropiadamente;
  4. Controlar la efectividad y eficiencia de las
    operaciones realizadas y que éstas se encuentren dentro
    de los programas y presupuestos autorizados;
  5. Permitir la evaluación posterior de la
    efectividad, eficiencia y economía de las operaciones, a
    través de la auditoría
    interna o externa, reforzando el proceso de responsabilidad
    institucional; y,
  6. Orientar y unificar la aplicación del control
    interno en las entidades públicas.

CARACTERISTICAS:

Las NCI-SP, tienen las características
siguientes:

  1. Concordantes con el marco legal vigente, directivas y
    normas emitidas por los sistemas de presupuesto, tesoro,
    endeudamiento público y contabilidad
    gubernamental, así como otras disposiciones relacionadas
    con el control interno
  2. Compatibles con los principios del control interno,
    principios de administración y las normas de
    auditoría gubernamental emitidas por la
    Contraloría General de la República
  3. Sencillas y claras en su presentación y
    referidas a un asunto específico
  4. Flexibles, permiten su adaptación y
    actualización periódica de acuerdo con las
    circunstancias, según los avances en la
    modernización de la administración
    gubernamental.

AREAS DE LAS NORMAS DE CONTROL
INTERNO
:

Las NCI-SP, se encuentran agrupadas por áreas y
sub-áreas. Las áreas de trabajo constituyen zonas
donde se agrupan un conjunto de normas relacionadas con criterios
afines. Las áreas previstas son las siguientes:

  1. Normas generales de control interno
  2. Normas de control interno para la
    administración financiero gubernamental
  3. Normas de control interno para el área de
    abastecimiento y activos fijos
  4. Normas de control interno para el área de
    administración de personal
  5. Normas de control interno para sistemas
    computarizados
  6. Normas de control interno para el área de
    obras públicas
  1. El control interno es un proceso integrado a los
    procesos, y no un conjunto de pesados mecanismos
    burocráticos añadidos a los
    mismos.

    Estos controles internos, son efectuados por el
    directorio, la gerencia y el resto del personal de las
    empresas públicas de saneamiento, con el objeto de
    proporcionar una garantía razonable para el logro de
    objetivos.

    El control interno es un proceso, es decir, un
    medio para alcanzar un fin y no un fin en sí mismo,
    lo llevan a cabo las personas que actúan en todos
    los niveles, no se trata solamente de manuales de
    organización y procedimientos, sólo puede
    aportar un grado de seguridad razonable y no la seguridad
    total para la conducción o consecución de los
    objetivos.

    Al hablarse del control interno como un proceso,
    se hace referencia a una cadena de acciones extendida a
    todas las actividades, inherentes a la gestión e
    integrados a los demás procesos básicos de la
    misma: planificación, ejecución y
    supervisión. Tales acciones se hallan incorporadas
    (no añadidas) a la infraestructura de la entidad,
    para influir en el cumplimiento de sus objetivos y apoyar
    sus iniciativas de calidad.
    Según Koontz & O¨Donnell (1990), el
    control implica la medición de la realización
    de los acontecimientos empresariales contra las normas de
    los planes y la corrección de desviaciones para
    asegurar el logro de los objetivos de acuerdo con lo
    planeado. Una vez que un plan de
    la empresa se vuelve operacional, el control es necesario
    para medir el progreso, para poner de manifiesto las
    desviaciones posibles, y para indicar la acción
    correctivo. Esto último puede implicar medidas
    sencillas como cambios menores en la dirección. En
    otros caso, el control adecuado puede dar lugar al
    establecimiento de metas nuevas, a la formulación de
    planes distintos, a la modificación de la estructura
    de la organización, a mejorar la integración
    y hacer cambios de importancia en las técnicas de
    dirección y liderazgo. El control verdadero indica que
    la acción puede y será tomada para volver las
    operaciones a su curso normal. Por lo tanto, en gran parte
    es la función que cierra el círculo del
    sistema de gestión empresarial.

    Antes de que pueda haber un control significativo,
    tanto los planes como la estructura de las empresas
    públicas de saneamiento deben ser claros, completos
    e integrados hasta donde sea posible.

    Para efectos de una mejor gestión
    empresarial se sugiere el uso del control retroalimentativo
    en la administración de los recursos
    empresariales.

  2. EL CONTROL INTERNO COMO HERRAMIENTA DE GESTION
    EMPRESARIAL

    La importancia de tener un buen sistema de control
    interno en las empresas públicas de saneamiento, se
    ha incrementado en los últimos años, esto
    debido a lo práctico que resulta al medir la
    eficiencia, y la productividad al momento de implantarlos; en
    especial si se centra en las actividades básicas que
    ellas realizan, pues de ello dependen para ser
    competitivas.

    Es bueno resaltar, que la empresa que aplique
    controles internos en sus operaciones, conducirá a
    conocer la situación real de las mismas, es por eso,
    la importancia de tener una planificación que sea
    capaz de verificar que los controles se cumplan para darle
    una mejor visión sobre su gestión.

    Por consiguiente, el control interno comprende el
    plan de organización en todos los procedimientos
    coordinados de manera coherente a las necesidades de la
    empresa, para proteger y resguardar sus activos, verificar
    su exactitud y confiabilidad de los datos contables,
    así como también llevar la eficiencia,
    productividad y custodia en las operaciones para estimular
    la adhesión a las exigencias ordenadas por la
    gerencia. De lo anterior se desprende, que todos los
    departamentos que conforman una empresa son importantes,
    pero, existen dependencias que siempre van a estar en
    constantes cambios, con la finalidad de afinar su
    funcionabilidad dentro de la
    organización.

    Siendo las cosas así, resulta claro, que
    dichos cambios se pueden lograr implementando y adecuando
    controles internos, los cuales sean capaces de salvaguardar
    y preservar los bienes de un departamento o de la
    empresa.

    El control interno es la base sobre el cual
    descansa la confiabilidad de un sistema contable, el grado
    de fortaleza determinará si existe una seguridad
    razonable de las operaciones reflejadas en los estados
    financieros. Una debilidad importante del control interno,
    o un sistema de control interno poco confiable, representa
    un aspecto negativo dentro del sistema contable.

    En la perspectiva que aquí adoptamos,
    podemos afirmar que un departamento que no aplique
    controles internos adecuados, puede correr el riesgo de
    tener desviaciones en sus operaciones, y por supuesto las
    decisiones tomadas no serán las más adecuadas
    para su gestión e incluso podría llevar al
    mismo a una crisis
    operativa, por lo que, se debe asumir una serie de
    consecuencias que perjudican los resultados de sus
    actividades.
    Después de revisar y analizar algunos conceptos con
    relación al control, se puede decir que estos
    controles nos permite definir la forma sistemática
    de como las empresas han visto la necesidad de implementar
    controles administrativos en todos y cada uno de sus
    operaciones diarias. Dichos controles se deben establecer
    con el objeto de reducir el riesgo de pérdidas y en
    sus defectos prever las mismas.

    Sea cual sea la aplicación del control que
    se quiere implementar para la mejora organizativa de las
    empresas , existe la posibilidad del surgimiento de
    situaciones inesperadas. Para esto es necesario aplicar un
    control preventivo, siendo estos los que se encargaran de
    ejecutar los controles antes del inicio de un proceso o
    gestión administrativa. Adicionalmente, se cuentan
    con controles de detección de los cuales se ejecutan
    durante o después de un proceso, la eficacia de este
    tipo de control dependerá principalmente del
    intervalo de tiempo transcurrido entre la ejecución
    del proceso y la ejecución del control. Para evaluar
    la eficiencia de cualquier serie de procedimiento de
    control, es necesario definir los objetivos a
    cumplir.

    El control aplicado a la gestión tiene por
    meta la mejora de los resultados ligados a los objetivos.
    Esto deduce la importancia que tienen los controles y en
    tal sentido los controles son en realidad una tarea de
    comprobación para estar seguro que
    todo se encuentra en orden. Es bueno resaltar que si los
    controles se aplican de una forma ordenada y organizada,
    entonces existirá una interrelación positiva
    entre ellos, la cual vendría a constituir un sistema
    de control sumamente más efectivo. Cabe destacar que
    el sistema de control tiende a dar seguridad a las
    funciones que cumplan de acuerdo con las expectativas
    planeadas. Igualmente señala las fallas que pudiesen
    existir con el fin de tomar medidas y así su
    reiteración.
    Una vez que el sistema está operando, se requiere de
    una previsión sobre una base de pruebas para ver si
    los controles previstos están operando como se
    planeó. Por esto el control interno debe funcionar
    paralelamente al sistema, por estar estos
    íntimamente relacionados, es decir, funcionan como
    un todo, para lograr el objetivo establecido por la
    organización.
    Entrando más de lleno en el tema central, el control
    interno es todo un sistema de controles financieros
    utilizados por las empresas, y además, lo establece
    la dirección o gerencia para que los negocios
    puedan realizar sus procesos
    administrativos de manera secuencial y ordenada, con el
    fin de proteger sus activos, salvaguardarlos y asegurarlos
    en la medida posible, la exactitud y la veracidad de sus
    registros contables; sirviendo a su vez de marco de
    referencia o patrón de comportamiento para que las operaciones y
    actividades en los diferentes departamentos de la
    organización fluyan con mayor facilidad.

    Tomando en cuenta que el control interno va a
    servir como base o instrumento de control
    administrativo, y que igualmente abarca el plan de
    organización, de procedimientos y anotaciones
    dirigidas con la única finalidad de custodiar los
    activos y a la confiabilidad contable, la Federación
    de Colegios de Contadores Públicos del Perú,
    la define como:
    "El plan de organización, de todos los
    métodos y medidas coordinadas adoptadas al negocio,
    para proteger y salvaguardar sus activos, verificar la
    exactitud y confiabilidad de los datos contables y sus
    operaciones, promover la eficiencia y la productividad en
    las operaciones y estimular la adhesión a las
    prácticas ordenadas para cada empresa".
    Una vez establecido y dejado claro el significado del
    control interno es bueno verlo también desde un
    punto de vista financiero donde (Holmes, 1994), lo define
    como: "Una función de la gerencia que tiene por
    objeto salvaguardar, y preservar los bienes de la empresa,
    evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la
    seguridad de que no se contraerán obligaciones sin
    autorización".

    Asimismo, el concepto de control interno emitido
    por (Redondo, 1993), es: "se debe hacer un estudio y una
    evaluación adecuada de control interno existente,
    como base para determinar la amplitud de las pruebas a las
    cuales se limitarán los procedimientos de auditorías".

    Tomando en cuenta los distintos conceptos de
    control interno pueden dividirse en dos grandes grupos:
    Administrativos y Contables.

    En cuanto al administrativo, es el plan de
    organización, y todos los métodos que
    facilitan la planeación y control de la empresa
    (planes y presupuestos). Con relación al contable,
    se puede decir que comprende de métodos y
    procedimientos relacionados con la autorización de
    transacciones, tal es el caso de los registros financieros
    y contables.

    Dentro de esta perspectiva (Catácora,
    1996), señala que: "un sistema de control interno se
    establece bajo la premisa del concepto de costo/beneficio.
    El postulado principal al establecer el control interno
    diseña pautas de control cuyo beneficio supere el
    costo para implementar los mismos". Es notorio manifestar,
    que el control interno tiene como misión ayudar en
    la consecución de los objetivos generales trazados
    por la empresa, y esto a su vez a las metas
    específicas planteadas que sin duda alguna
    mejorará la conducción de la
    organización, con el fin de optimizar la
    gestión administrativa.

    Sin embargo sobre este punto, es importante
    señalar que, para que un control interno rinda su
    cometido, debe ser: oportuno, claro, sencillo, ágil,
    flexible, adaptable, eficaz, objetivo y realista. Todo esto
    tomando en cuenta que la clasificación del mismo
    puede ser preventiva o de detección para que sea
    originaria. El control interno contable representa el
    soporte bajo el cual descansa la confiabilidad de un
    sistema contable. Un sistema de control interno es
    importante por cuanto no se limita únicamente a la
    confiabilidad en la manifestación de las cifras que
    son reflejadas en los estados financieros, sino
    también evalúa el nivel de eficiencia
    operacional en los procesos contables y
    administrativos.

    El control interno en una empresa está
    orientado a prevenir o detectar errores e irregularidades,
    las diferencias entre estos dos es la intencionalidad del
    hecho; el término error se refiere a omisiones no
    intencionales, y el término irregular se refiere a
    errores intencionales. Lo cierto es que los controles
    internos deben brindar una confianza razonable de que los
    estados financieros han sido elaborados bajo un esquema de
    controles que disminuyan la probabilidad de tener errores
    sustanciales en los mismos.

    Con respecto a las irregularidades, el sistema de
    control interno debe estar preparado para descubrir o
    evitar cualquier irregularidad que se relacione con
    falsificación, fraude o
    colusión, y aunque posiblemente los montos no sean
    significativos o relevantes con respecto a los estados
    financieros, es importante

    que estos sean descubiertos oportunamente, debido
    a que tienen implicaciones sobre la correcta
    conducción del negocio.
    Según (Meigs, W; Larsen, G. 1994), el
    propósito del control interno es: "Promover la
    operación, utilizar dicho control en la manera de
    impulsarse hacia la eficaz y eficiencia de la
    organización". Esto se puede interpretar que el
    cumplimiento de los objetivos de la empresa, los cuales se
    pueden ver perturbados por errores y omisiones,
    presentándose en cada una de las actividades
    cotidianas de la empresa, viéndose afectado por el
    cumplimiento de los objetivos establecidos por la
    gerencia.

    El enfoque de este concepto consiste, en
    resguardar los activos contra la situación que se
    considere en peligro de pérdida, es decir, si a
    menudo se presenta esta situación tratar de eliminar
    o reducirlas al máximo, su idea es tratar de
    fomentar la eficiencia en el manejo de las operaciones que
    el desempeño realizado por las políticas
    fijadas de la organización y por último
    procurar que el control interno establecido dé como
    resultado, mantener a la administración informada
    del manejo operativo y financiero y que dicha
    información sea confiable y llegue en el momento
    más oportuno, para así, permitir a la
    gerencia tomar decisiones adecuados a la situación
    real que está atravesando la empresa.

    Las deficiencias o debilidades del sistema de
    control interno detectadas a través de los
    diferentes procedimientos de supervisión deben ser
    comunicadas a efectos de que se adopten las medidas de
    ajuste correspondientes.

    En conclusión podemos decir, que la
    importancia que está adquiriendo el control interno
    en los últimos tiempos, a causa de numerosos
    prblemas producidos por su ineficiencia, ha hecho necesario
    que los miembros de los consejos de administración
    asumieran de forma efectiva, unas responsabilidades que
    hasta ahora se habían dejado en manos de las propias
    organizaciones de las empresas. Por eso es necesario que la
    administración tenga claro en qué consiste el
    control interno para que pueda actuar al momento de su
    implantación.

  3. EL CONTROL INTERNO COMO
    HERRAMIENTA FUNDAMENTAL CONTABLE Y CONTROLADORA DE LAS
    EMPRESAS PUBLICAS DE SANEAMIENTO.
  4. CULTURA DEL AUTOCONTROL
    EMPRESARIAL.

El control interno de las empresas públicas de
saneamiento deben organizarse con arreglo a conceptos y
principios generalmente aceptados de sistema y estar constituido
por las políticas y normas formalmente dictadas, los
métodos y procedimientos efectivamente implantados y los
recursos humanos, financieros y materiales,
cuyo funcionamiento coordinado debe orientarse al cumplimiento de
los objetivos siguientes:

  1. Salvaguardar el patrimonio
    público.
  2. Garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y
    oportunidad de la información presupuestaria,
    financiera, administrativa y técnica.
  3. Procurar la eficiencia, eficacia, economía y
    legalidad de los procesos y operaciones institucionales y el
    acatamiento de las políticas establecidas por las
    máximas autoridades del organismo o entidad.

Los objetivos del control interno deben ser establecidos
para cada área o actividad de la empresa, y caracterizarse
por ser aplicables, completos, razonables, integrados y
congruentes con los objetivos generales de la
institución.
El control interno administrativo lo conforman las normas,
procedimientos y mecanismos que regulan los actos de
administración, manejo y disposición del patrimonio
público y los requisitos y condiciones que deben cumplirse
en la autorización de las transacciones presupuestarias y
financieras.
El control interno contable comprende las normas, procedimientos
y mecanismos, concernientes a la protección de los
recursos y a la confiabilidad de los registros de las operaciones
presupuestarias y financieras, así como a la producción de información atinente a
las mismas.
El costo del control interno no debe exceder el que resulte de la
suma de los beneficios esperados de la función
contralora.
Son beneficios esperados del control interno, en general, los que
incrementen la protección del patrimonio, minimicen los
riesgos de daños contra el mismo e incrementen su
eficiente utilización.
Los sistemas de control interno deben ser estructurados de
acuerdo con las premisas siguientes:

  1. Corresponde al directorio de cada empresa establecer,
    mantener y perfeccionar el sistema de control interno, y en
    general vigilar su efectivo funcionamiento.
  2. Asimismo, a los niveles directivos y gerenciales les
    corresponde garantizar el eficaz funcionamiento del sistema en
    cada área operativa, unidad organizativa, programa,
    proyecto, actividad u operación, de la cual sean
    responsables.
  3. El sistema de control interno es parte de los
    sistemas financieros, presupuestarios, contables,
    administrativos y operativos de la empresa y no un área
    independiente, individual o especializada.
  4. Es responsabilidad del órgano de control
    interno de la empresa, sin menoscabo de la que corresponde a la
    función administrativa, la revisión y
    evaluación del sistema de control interno, para proponer
    a la máxima autoridad jerárquica las
    recomendaciones tendentes a su optimización y al
    incremento de la eficacia y efectividad de la gestión
    administrativa.
  5. Sin menoscabo de que puedan aplicarse criterios
    técnicos de general aceptación relativos a la
    unidad e integridad de los procesos y a la forma unificada de
    su conducción gerencial, los deberes y responsabilidades
    atinentes a la autorización, ejecución, registro
    , control de transacciones y custodia del patrimonio
    público, deben mantener una adecuada y perceptible
    delimitación.

Los sistemas y mecanismos de control interno deben estar
sometidos a pruebas selectivas y continuas de cumplimiento y
exactitud.

Las pruebas de cumplimiento están dirigidas a
determinar sí dichos sistemas y mecanismos permiten
detectar con prontitud cualquier desviación en el logro de
las metas y objetivos programados, y en la adecuación de
las acciones administrativas, presupuestarias y financieras a los
procedimientos y normas prescritas.

Las pruebas de exactitud están referidas a la
verificación de la congruencia y consistencia
numérica que debe existir en los registros contables entre
sí y en los estadísticos, y a la
comprobación de la ejecución física de tareas y
trabajos.

Los niveles directivos y gerenciales de las empresas
deben:

  1. Vigilar permanentemente la actividad administrativa
    de las unidades, programas, proyectos u operaciones que tienen
    a su cargo;
  2. Ser diligentes en la adopción de las medidas
    necesarias ante cualquier evidencia de desviación de los
    objetivos y metas programadas, detección de
    irregularidades o actuaciones contrarias a los principios de
    legalidad, economía, eficiencia y/o
    eficacia;
  3. Asegurarse de que los controles internos contribuyan
    al logro de los resultados esperados de la
    gestión.
  4. Evaluar las observaciones y recomendaciones
    formuladas por los organismos y dependencias encargados del
    control externo e interno, y promover la aplicación de
    las respectivas medidas correctivas.

El órgano de control interno de las empresas debe
estar adscrito al máximo nivel jerárquico de su
estructura administrativa y asegurársele el mayor grado de
independencia dentro de la organización, sin
participación alguna en los actos típicamente
administrativos u otros de índole similar.

Igualmente, el directorio de la empresa debe dotarlo de
personal idóneo y necesario, así como de razonables
recursos presupuestarios, materiales y administrativos que le
faciliten la efectiva coordinación del sistema de control
interno de la organización y el ejercicio de las funciones
de vigilancia y fiscalización.

Las funciones y responsabilidades del órgano de
control interno deben ser definidas formalmente, mediante
instrumento normativo, por el directorio, tomando en
consideración las disposiciones legales y reglamentarias
vigentes y las normas, pautas e instrucciones que en materia de
control dicten el directorio y demás órganos
competentes para ello.

Las funciones del órgano de control interno
serán ejecutadas con base en un plan operativo anual, en
cuya elaboración se aplicarán criterios de
economía, objetividad, oportunidad y de relevancia
material, y se tomarán en consideración:

  1. Los lineamientos establecidos en los planes
    nacionales estratégicos y operativos de
    control.
  2. Los resultados de la actividad de control
    desarrollada en ejercicios anteriores.
  3. Los planes, programas, objetivos y metas a cumplir
    por la empresa en el respectivo ejercicio fiscal.
  4. La situación administrativa, importancia,
    dimensión y áreas críticas de la
    empresa.
  5. Las denuncias recibidas.
  6. Las propias recomendaciones, las que formulen las
    firmas de auditoría y los órganos de control
    externo.

Partes: 1, 2, 3, 4, 5, 6
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