1. ESTANDARES DE CONTROL

Según Koontz / O’Donnell, ya que los planes son las bases frente a las cuales deben establecerse los controles, lógicamente se deduce que el primer paso en el proceso sería establecer planes. Sin embargo, puesto que éstos varían en nivel de detalle y complejidad, y ya que los administradores no suelen observar todo se establecen normas especiales. Las normas son, por definición, criterios sencillos de evaluación. Son los puntos seleccionados en un programa total de planeación donde se realizan medidas de evaluación, de tal modo que puedan orientar a los administradores respecto de cómo marchan las cosas sin que estos tengan que observar cada paso en la ejecución de los planes.

2. PROCESO DE CONTROL

Son las etapas que comprende el control. Cada etapa tiene su propia metodología, sus técnicas, acciones y procedimientos. Comprende la planeación, organización dirección, coordinación e integración, ejecución e informes.

3. POLÍTICAS DE CONTROL INTERNO

Son las medidas, pautas, parámetros que debe seguir el personal que desarrolla las actividades de control

4. ESTRATEGIAS DE CONTROL

Es el arte de planear, organizar, dirigir y coordinar las actividades de control en el mediano y largo plazo, con el objeto de contribuir a la optimización de la gestión.

5. TÁCTICAS DE CONTROL

Arte de planear, organizar, disponer, mover y emplear los procedimientos de control en el presente y en el corto plazo.

6. LINEAMIENTOS DE CONTROL

Delineación de las actividades de control de una universidad pública.

7. METODOS DE CONTROL

Son los procesos y procedimientos que se siguen en las actividades de control hasta determinar los resultados positivos o negativos

8. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL

Son las técnicas y prácticas que se aplican en las actividades de control realizadas por los órganos de control.

9. INSTRUMENTOS DE CONTROL

Constituyen instrumentos de control, los organigramas, cronogramas de trabajo, hojas de trabajo, cédulas, libros, documentos, etc.

10. HERRAMIENTAS DE CONTROL

Están constituídas por las normas generales y específicas de la institución.

11. MECANISMOS DE CONTROL

Son las formas de realizar el control; por ejemplo la evaluación del plan estratégico, la evaluación del presupuesto y el análisis e interpretación de los estados financieros.

12. TÉCNICAS DE CONTROL

Vienen a ser las prácticas y pericias, dominios o destrezas en la utilización de las herramientas, mecanismos e instrumentos en las actividades de control institucional.

13. ACCIONES DE CONTROL

Efecto de aplicar los procedimientos, técnicas y prácticas en las actividades de control de una universidad pública.

14. ACCIONES DE CONTROL

Son los procedimientos utilizados en las actividades de control de una universidad pública.

15. RIESGOS DE CONTROL

La identificación y el análisis de los riesgos es un proceso interactivo continuo y constituye un componente fundamental de un sistema de control interno eficaz. La dirección debe examinar detalladamente los riesgos existentes a todos los niveles de la universidad y tomar las medidas oportunas y gestionarlos

16. EL CONTROL COMO UN SISTEMA DE RETROALIMENTACION

La posición de considerar al control tan sólo como el establecimiento de normas, medidas de evaluación y corrección de desviaciones, ha cambiado en los últimos tiempos. Con seguridad, los administradores miden la labor real, la comparan contra las normas, e identifican y analizan las desviaciones.

Pero entonces, para hacer las correcciones necesarias deben implantar y mejorar programas de acción correctiva con objeto de alcanzar los objetivos deseados.

17. LO QUE SE PUEDE LOGRAR CON EL CONTROL INTERNO

El control interno puede ayudar a que una entidad consiga sus objetivos, organización, administración, rentabilidad y rendimiento y a prevenir la pérdida de recursos. Puede ayudar a la obtención de información financiera fiable. También puede reforzar la confianza en que la entidad cumple con las leyes y normas aplicables, evitando efectos perjudiciales para su reputación y otras consecuencias. En resumen puede ayudar a que una entidad llegue adonde quiere ir y evite peligros y sorpresas en el camino.

18. LO QUE NO SE PUEDE LOGRAR CON EL CONTROL INTERNO

1. PROPUESTA DE APLICACIÓN DE UN NUEVO SISTEMA DE CONTROL EN LAS UNIVERSIDADES PUBLICAS

1. ALCANCE

Las disposiciones del presente Reglamento son aplicables a las áreas de la entidad.

2. DEFINICIONES

1. Asamblea Universitaria.- Asamblea Miembros de la Universidad.
2. Autoridades.- Los integrantes de los órganos directivos.
3. Identificación y administración de riesgos.- Determinación, medición, monitoreo y control de los riesgos que asume la entidad.
4. Código Civil .- El Decreto Legislativo No. 295.
5. Manual de Organización y funciones.- Documento que detalla la organización funcional de las diferentes unidades de la entidad, así como las obligaciones y responsabilidades de cada una de ellas y de los directivos, funcionarios y demás trabajadores que las conforman.
6. Manual de Políticas y Procedimientos.- Documentos que contienen las políticas y procedimientos establecidos por la entidad para la realización de las actividades de cada una de las unidades con las que cuenta.
7. Manual de Control de riesgos.- Documento que contiene las políticas y procedimientos para las identificación y administración de los riesgos que enfrenta la entidad.

1. DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

1. La entidad debe implementar una sistema de control interno eficiente, eficaz, permanentemente actualizado y adecuado a sus características particulares.
2. Se entiende por sistema de control interno al conjunto de políticas, procedimientos y técnicas de control establecidas por la entidad para alcanzar una adecuada organización administrativa, eficiencia operativa, confiabilidad de los reportes, apropiada identificación y administración de los riesgos que enfrenta y cumplimiento de las disposiciones que le son aplicables.
3. El sistema de control interno comprende, como mínimo, los siguientes aspectos:

• Sistema de organización y administración, que corresponde al establecimiento de una adecuada estructura organizativa y administrativa, en función a las características de la entidad, que delimite claramente las obligaciones, responsabilidades y el grado de dependencia e interrelación existente entre las áreas operativas y administrativas, las cuales deben estar contenidas en el respectivo manual de organización y funciones.
• Sistema de control de riesgos, que corresponde a los mecanismos establecidos en la empresa para la identificación y administración de todos los riesgos que enfrenta. Incluye la evaluación permanente de dichos mecanismos, así como las demás acciones correctivas o mejoras requeridas según el caso.
• Sistema de información, que corresponde a los mecanismos destinados a la elaboración de información, tanto interna como externa, necesaria para desarrollar, administrar y controlar las operaciones y las actividades de la entidad. Comprende también las acciones realizadas para la difusión de las responsabilidades que corresponde a los diferentes niveles de la entidad, así como la remisión de información a las entidades supervisoras requeridas por las normas vigentes. Incluye, adicionalmente, las políticas y procedimientos para la utilización de los sistemas informáticos y las medidas de seguridad y planes de contingencia para dichos sistemas.

1. El sistema de control interno involucra a las autoridades, funcionarios, docentes, trabajadores y alumnos que forman parte de la entidad, por lo que la participación de cada uno de ellos deberá estar claramente definida en los manuales de organización y funciones, de políticas y procedimientos, de control de riesgos y en normas de naturaleza similar establecidas por la entidad.
2. El Órgano de Control Interno y la Oficina de auditoria interna serán responsables de la evaluación permanente del diseño, alcance y funcionamiento del sistema de control interno. A su vez, la sociedad de auditoría externa correspondiente, evaluará anualmente el sistema de control interno de la entidad. En ambos casos, dicha evaluación deberá realizarse de conformidad con las disposiciones emitidas por entes supervisores y de control y las normas internacionales de auditoría.
3. Las deficiencias del sistema de control interno identificadas en cualquier unidad de la entidad deberán ser reportadas oportuna y simultáneamente al los órganos respectivos, para la adopción de las medidas necesarias para su pronta corrección.

1. DEL CONSEJO DE UNIVERSITARIO Y RECTORADO.

1. El Consejo Universitario como órgano responsable del funcionamiento administrativo de la entidad conforme lo establecido en las normas, es el responsable del diseño del sistema de control interno, de su adecuado funcionamiento, apropiado seguimiento y de difundir la importancia del control interno dentro de la empresa. Las responsabilidades mínimas del Consejo, respecto al sistema de control interno, son las siguientes:

• Aprobar los manuales de organización y funciones, de políticas y procedimientos y demás manuales de la empresa;
• Adecuar de manera permanente los manuales antes citados a las operaciones y servicios que brinda la entidad, así como a los riesgos que asume, y revisarlos por lo menos anualmente;
• Adoptar las acciones necesarias para identificar y administrar los riesgos que la entidad asume en el desarrollo de sus operaciones y actividades;
• Establecer los incentivos, sanciones y medidas correctivas que fomenten el adecuado funcionamiento del sistema de control interno; y,
• Aprobar y velar por la asignación de los recursos necesarios para el adecuado funcionamiento del sistema de control interno.

1. El Rector, como funcionario ejecutivo de más alto nivel de la universidad pública tiene la responsabilidad de implementar y poner en funcionamiento el sistema de control interno conforme a las disposiciones del Consejo Universitario. Para tal efecto, deberá dotar a la entidad de los recursos necesarios para el adecuado desarrollo de dicho sistema. Asimismo, el gerente es responsable por el funcionamiento y efectividad de los procesos que permita la identificación y administración de los riesgos que asume la empresa en el desarrollo de sus operaciones y actividades.

1. ORGANO DE CONTROL INTERNO

1. Evaluar el diseño, alcance y funcionamiento del sistema de control interno, así como velar por su eficiencia y eficacia
2. Informar al Consejo Universitario sobre el grado de cumplimiento de las políticas y procedimientos internos, problemas de control y administración interna detectados, así como del seguimiento de las medidas correctivas implementadas en función de las evaluaciones realizadas
3. Evaluar permanentemente el desempeño de los auditores internos y externos, incidiendo en los aspectos relacionados con la eficacia y eficiencia del control interno.

1. DE LA ASAMBLEA UNIVERSITARIA:

• Ley Universitaria
• Estatuto institucional
• Reglamento General de la Universidad
• Otras normas relacionadas

1. La Asamblea Universitaria es el órgano encargado de supervisar la eficacia de la universidad.
2. El Consejo Universitario es el órgano encargado de supervisar la eficiencia de la entidad .
3. El Órgano de Control Interno y la Oficina de Auditoria Interna, son los órganos encargados de supervisar la legalidad de las acciones de la entidad, la veracidad de las informaciones proporcionadas a los asociados, a las autoridades y a la comunidad en general y la seguridad de los bienes de la entidad.

• Técnicas de verificación ocular.- Que comprende la comparación, observación, revisión selectiva y el rastreo.
• Técnicas de verificación verbal.- Comprende la indagación.
• Técnicas de verificación escrita.- Comprende al análisis, conciliación y confirmación.
• Técnicas de verificación documental: Abarca la comprobación y la computación
• Técnicas de verificación física.- Comprende la inspección.

1. Actividades programadas: Evaluaciones que deben ser consideradas de manera permanente en el Plan Anual de Trabajo de Auditoría Interna.
2. Actividades no programadas: Exámenes especiales que no se encuentran establecidos en el Plan y se realizan cuando se consideran necesarios para la evaluación del funcionamiento del sistema de control interno.
3. Asamblea Universitaria: Asamblea de autoridades .
4. Días: Días calendario.
5. Contraloría: órgano de control
6. Hechos significativos: Sucesos que exponen o que eventualmente puedan exponer a la entidad a riesgos que puedan tener impacto en su solvencia y liquidez, de tal manera que exista la posibilidad de afectar el cumplimiento de sus obligaciones con sus socios.
7. Identificación y administración de riesgos: Determinación, medición, monitoreo y control de los riesgos que asume la empresa.
8. Manual de Auditoría Interna: Documento que contiene las políticas, funciones, procedimientos y técnicas de auditoría utilizados para evaluar el funcionamiento del sistema de control interno de la entidad.
9. Plan: Plan Anual de Trabajo de Auditoría Interna que contiene los lineamientos generales, objetivos y alcance del programa de auditoría, cronograma y actividades programadas que se desarrollarán durante cada ejercicio económico
10. Sistema de control interno: Conjunto de políticas, procedimientos y técnicas de control establecidas por la entidad para alcanzar una adecuada organización administrativa, eficiencia operativa, confiabilidad de los reportes, apropiada identificación y administración de los riesgos que enfrenta y cumplimiento de las disposiciones legales que le son aplicables.

1. DE LA LABOR DE AUDITORIA INTERNA

1. Los encargados de realizar la labor de auditoría interna de acuerdo con lo establecido, deberán tener la independencia suficiente para cumplir sus funciones de manera efectiva, eficiente y oportuna, contando para ello con todas las facultades necesarias para el logro de sus objetivos. Todos ellos deberán estar efectivamente separados de las funciones operativas y administrativas de la empresa.
2. Las funciones de auditoría interna son las siguientes:

1. Evaluar el diseño, alcance y funcionamiento del sistema de control interno, así como velar por su eficiencia y eficacia.
2. Evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales que rige a la entidad.
3. Evaluar el funcionamiento de los sistemas informáticos y los mecanismos establecidos por la entidad para la seguridad de los mismos
4. Evaluar el cumplimiento de las políticas, manuales, procedimientos, planes de contingencia y demás normas internas de la entidad, así como proponer, de ser el caso, modificaciones a los mismos.
5. Efectuar el seguimiento permanente de la implementación de las observaciones y recomendaciones por los auditores externos.
6. Elaborar el Plan y ponerlo en conocimiento de Consejo, el Rector; así como cumplir con las actividades programadas y elaborar los informes que se deriven de las mismas
7. Realizar actividades no programadas cuando se considere conveniente o ante requerimiento de la Asamblea o por sugerencia del Consejo o el Rector.
8. Mantener un archivo actualizado de todos los manuales y demás normas iteras de la entidad, así como de aquellos documentos que determine los órganos supervisores y de control
9. Comunicar al Consejo y a los órganos supervisores y de control, de manera inmediata y simultánea, la ocurrencia de hechos significativos, una vez concluidas las investigaciones correspondientes.
10. Evaluar el cumplimiento de aquellos aspectos que determinen los órganos supervisores y de control

1. Los encargados de la labor de auditoría interna deben contar con una infraestructura adecuada, así como con recursos técnicos y logísticos de acuerdo a la naturaleza de sus actividades, las mismas que deberán guardar relación con la magnitud y complejidad de las operaciones y estructura de la entidad. Los encargados de la labor de auditoría interna, deben recibir capacitación permanente en materias relacionadas a sus funciones.
2. Los procedimientos y técnicas de auditoría empleados por los encargados de la labor de auditoría interna deberán adecuarse a las disposiciones establecidas por las entidades estatales correspondientes y, en defecto, a lo señalado en las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGA’S) y las Normas Internacionales de Auditoría (NIA’S). Asimismo, dichos procedimientos y técnicas de auditoría deberán estar contenidos en el respectivo manual de auditoría interna.
3. Los encargados de realizar la labor de auditoría interna, deberán tener solvencia moral, conocimientos y experiencia apropiados para la función correspondiente, debiendo reunir los siguientes requisitos:

• Tener título profesional y especialmente en materias afines a las funciones de la Unidad de Auditoría Interna;
• Tener una experiencia no menor de dos (2) años en actividades de auditoría o haber desempeñado cargos gerenciales en sociedades civiles por un periodo no menos a dos (2) años, según corresponda;
• No tener antecedentes penales;
• No haber sido sancionado por la Federación u otra entidad supervisora o control;

1. Los encargados de realizar la labor de auditoría interna, son responsables de cumplir con las obligaciones que se les asignan en el presente documento, así como de informar inmediata y simultáneamente cualquier situación que afecte significativamente el desarrollo de sus funciones e independencia. También deberán informar inmediata y directamente al órgano de control, al Consejo, de manera simultánea, los hechos significativos que hayan detectado e el curso de sus labores de auditoría interna. La oportunidad en que los citados consejos reciban dichos informes y las decisiones que se adopten al respecto deberán constar en los libros de actos correspondientes.
2. La remoción del auditor responsable de la labor de auditoría interna deberá ser comunicada previamente a los órganos de supervisión y control indicado las razones que justifican tal medida

1. Diagnóstico del funcionamiento del sistema de control interno;
2. Objetivos anuales y alcance del programa de auditoría;
3. Procedimientos y técnicas de auditoría a emplearse;
4. Cronograma de las actividades, exámenes e informes; y,
5. Recursos humanos, técnicos y logísticos disponibles para el cumplimiento del Plan, indicando la relación de profesionales que conforman la Unidad de Auditoría Interna, el cargo que ocupan y su formación profesional y, de ser el caso, los recursos adicionales requeridos para el cumplimiento del Plan.

1. Revisión por lo menos trimestral del cumplimiento de las políticas y procedimientos implementados de las actividades que realiza la entidad.
2. Verificación del adecuado y oportuno registro contable de las transacciones que realiza la entidad.
3. Verificación del cumplimiento de los límites operativos de la entidad, tanto individuales como globales;
4. Verificación del cálculo de los activos ponderados por riesgo y del patrimonio efectivo;
5. Evaluación de los riesgos informáticos que enfrentan;
6. Verificación por lo menos trimestral del adecuado registro contable y valorización de las inversiones realizadas por la entidad y su correspondiente constitución de provisiones;
7. Evaluación del nivel de reclamos presentados por los asociados de la entidad y del tratamiento otorgado;
8. Verificación de la actualización del padrón de asociados;
9. Verificación del cumplimiento de los acuerdos de la Asamblea de Asociados;
10. Evaluación del cumplimiento de las recomendaciones formuladas por los diversos órganos
11. Las demás evaluaciones y los informes que las empresas deben realizar periódicamente conforme las disposiciones vigentes

1. Motivo de la realización del informe, indicando según corresponda la referencia a la actividad programada o no programada o al órgano que solicitó el informe y, de ser el caso, referirse a la existencia de hechos significativos;
2. Objetivo y alcance de la evaluación;
3. Procedimientos y técnicas de auditoría empleados;
4. Evaluación de la situación de la actividad u operación revisada a la fecha del informe, identificando los riesgos detectados y su impacto en la entidad, así como la evaluación de los procedimientos y los controles utilizados por la empresa;
5. Medidas correctivas recomendadas y/o adoptadas para subsanar los problemas o deficiencias identificadas, según corresponda;
6. Personal encargado del examen; y,
7. Fecha de inicio y término del examen.

En el proceso del desarrollo institucional, primero que organizan y ponen en funcionamiento las universidades, inmediatamente se articulan los componentes del sistema de control interno, luego en el devenir operativo se ponen en marcha las tácticas y estrategias que se estime conveniente para que la entidad pueda cumplir sus metas, objetivos y misión que le corresponde. Pero, como saber si efectivamente se están aplicando las normas correctamente, si los planes se están aplicando o si se están obteniendo los resultados; eso sólo es posible mediante la aplicación de auditorías.

Las auditorías que recomendamos a las organizaciones no gubernamentales de desarrollo son la auditoria interna, auditoria financiera y la auditoria social.

A continuación se presenta modelos de planes que pueden aplicarse para evaluar la gestión en sus diferentes aspectos.

Esta entrevista fue aplicada a las autoridades de las sgts universidades:

FUENTE: ELABORACION PROPIA

FUENTE: ELABORACION PROPIA

Esta respuesta confirma que la entrevista se lleva a cabo con 30 personas que son autoridades, de los cuales 3 son Vice-Rectores Administrativos, 3 son Vice-Rectores Académicos , 10 Decanos de Facultades, 4 miembros de Asamblea Universitaria y 19 miembros de Consejo Universitario.

FUENTE: ELABORACION PROPIA

Sólo el 33% de las autoridades conocen que las universidades disponen de Manuales de políticas, planes y presupuestos para realizar la gestión institucional, lo cual no permite la influencia de los mecanismos de control y por tanto afecta la gestión institucional de los proyectos y programas que ejecutan.