Evolución de la contabilidad
La contabilidad
se remonta desde tiempos muy antiguos, cuando el hombre se
ve obligado a llevar registros y
controles de sus propiedades porque su memoria no
bastaba para guardar la información requerida. Se ha demostrado a
través de diversos historiadores que en épocas como
la egipcia o romana, se empleaban técnicas
contables que se derivan del intercambio comercial. La
contabilidad de doble entrada se inicio en las ciudades
comerciales italianas; los libros de
contabilidad mas antiguos que se conservan provienen de la ciudad
de Génova, datan del año 1340, y muestran que, para
aquel entonces, las técnicas contables estaban ya muy
avanzadas. El desarrollo en
China de los
primeros formularios de
tesorería y de los ábacos, durante los primeros
siglos de nuestra era, permitieron el progreso de las
técnicas contables en oriente.
El inicio de la literatura contable queda
circunscrito a la obra del monje veneciano Luca Pacioli titulada:
" La Summa de Aritmética, Geometría Proportioni et
Proportionalitá" en donde se considera el concepto de la
partida doble por primera vez. A pesar de que la obra de Pacioli,
más que crear, se limitaba a difundir el
conocimiento de contabilidad, en sus libros se sintetizaban
principios
contables que han perdurado hasta nuestros días. Fray Luca
Pacioli, quien en el año 1494, estableció las bases
de toda la teoría
contable. Entre uno de los varios méritos que tuvo
este monje, estuvo el de haber explicado en forma detallada los
procedimientos
que se debían aplicar para el manejo de las cuentas lo cual
se conoce hasta hoy como la teoría
de la partida doble o teoría del cargo y del
abono.
El valor de los
principios establecidos por el monje Fray Luca Pacioli ha
transcendido hasta nuestros días, en el sentido de que
todos los negocios
recurren de alguna manera al registro de sus
operaciones a
través de la teoría de la partida doble.
La Revolución
Industrial provoco la necesidad de adoptar las
técnicas contables para poder reflejar
la creciente mecanización de los procesos, las
operaciones típicas de la fábrica y la producción masiva de bienes y
servicios. Con
la aparición, a mediados del siglo XIX, de corporaciones
industriales, propiedades de accionistas anónimos, el
papel de la contabilidad adquirió aun mayor
importancia.
La contabilidad de libros, parte esencial de cualquier
sistema, ha sido
informatizándose a partir de la segunda mitad del siglo
XX, por lo que, cada vez mas, corresponde a los ordenadores o
computadoras
la realización de estas tareas. El uso generalizado de los
equipos informáticos permitió sacar mayor provecho
de la contabilidad utilizándose a menudo el termino
procesamiento de datos,
actualmente el concepto de teneduría ha decaído en
incapacidad. La contabilidad como se conoce actualmente, es el
producto de
toda una gran cantidad de prácticas mercantiles diversas
que han exigido a través de los años, para mejorar
la calidad de la
información financiera en las empresas.
La contabilidad hacia el siglo XXI se ve influenciada
por tres variables
• Tecnología.
• Complejidad y globalización de los negocios.
• Formación y educación.
La tecnología a través del impacto que
genera el aumento en la velocidad con
la cual se generan las transacciones financieras, a través
del fenómeno Internet. La segunda
variable de complejidad y globalización de los negocios,
requiere que la contabilidad establezca nuevos métodos
para el tratamiento y presentación de la
información financiera. La última variable
relacionada con la formación y educación requiere
que los futuros gerentes dominen el lenguaje de
los negocios. (http://html.rincondelvago.com/evolucion-historica-de-la-contabilidad.html
(Romero López Álvaro Javier, Principios de
Contabilidad, Mc. Graw Hill)
Concepto de Sistema de
Información Contable
Un sistema de información contable comprende los
métodos, procedimientos y recursos
utilizados por una entidad para llevar un control de las
actividades financieras y resumirlas en forma útil para la
toma de
decisiones. La información contable se puede
clasificar en dos grandes categorías: la contabilidad
financiera o la contabilidad externa y la contabilidad de
costos o contabilidad interna. La contabilidad financiera
muestra la
información que se facilita al público en general,
y que no participa en la
administración de la empresa, como
son los accionistas, los acreedores, los clientes, los
proveedores,
los analistas financieros, entre otros, aunque esta
información también es de mucho interés
para los administradores y directivos de la empresa. Esta
contabilidad permite obtener información sobre la
posición financiera de la empresa, su grado de liquidez y
sobre la rentabilidad
de la empresa.
(http://www.elprisma.com/apuntes/curso.)
Propósito y naturaleza de
la información contable
El propósito de la contabilidad es proporcionar
información financiera sobre una entidad económica
de alguna empresa. Quienes toman las decisiones administrativas
necesitan de esa información financiera de la empresa para
realizar una buena planeación
y control de las actividades de la
organización. El papel del sistema contable de la
organización es desarrollar y comunicar
esta información. Para lograr estos objetivos se
puede hacer uso de computadores, como también de registros
manuales e
informes
impresos, pero para que todo esto sea posible la empresa debe de
proporcionar la información adecuada para poder llevar
acabo dicho registro y llevar un control de una forma adecuada de
la empresa y así tener una buena administración de la misma y llegar a tomar
buenas decisiones.
UNIDAD II
DEFINIENDO LA TECNOLOGÍA
Tecnología de la
información:
(TI) se entiende como "aquellas herramientas y
métodos empleados para recabar, retener, manipular o
distribuir información. La tecnología
de la información se encuentra generalmente asociada
con las computadoras y las tecnologías afines aplicadas a
la toma de decisiones (Bologna y Walsh, 1997:
La tecnología de la Información (TI)
está cambiando constantemente en el registro de las
operaciones contables que en las empresas se están
llevando acabo, las personas que trabajan con el gobierno, en
empresas privadas, que dirigen personal o que
trabajan como profesional en cualquier campo, utilizan la TI
cotidianamente mediante el uso de Internet, las tarjetas de
crédito, el pago electrónico de la
nómina,
entre otras funciones; es por
eso que la función de
la TI en los procesos de la empresa como manufactura y
ventas se han
expandido grandemente.
La primera generación de computadoras estaba
destinada a guardar los registros y monitorear el desempeño operativo de la empresa, pero la
información no era oportuna ya que el análisis obtenido en un día
determinado en realidad describía lo que había
pasado una semana antes. Los avances actuales hacen posible
capturar y utilizar la información en el momento que se
genera, es decir, tener procesos en línea. Este hecho no
sólo ha cambiado la forma de hacer el trabajo y el
lugar de trabajo sino que también ha tenido un gran
impacto en la forma en la que las empresas compiten y toman
mejores decisiones para lo cual tengan una forma mas adecuada
para competir con las demás empresas
Utilizando eficientemente la tecnología de la
información se pueden obtener ventajas competitivas, pero
es preciso encontrar procedimientos acertados para mantener tales
ventajas como una constante, así como disponer de cursos y
recursos alternativos de acción
para adaptarlas a las necesidades del momento, pues las ventajas
no siempre son permanentes. El sistema de información
tiene que modificarse y actualizarse con regularidad si se desea
percibir ventajas competitivas continuas. El uso creativo de la
tecnología de la información puede proporcionar a
los administradores una nueva herramienta para diferenciar sus
recursos
humanos, productos y/o
servicios respecto de sus competidores (Alter, 1999). Este tipo
de ventaja competitiva puede traer consigo otro grupo de
estrategias, como
es el caso de un sistema flexible y las normas justo a tiempo,
que permiten producir una variedad más amplia de productos
a un precio
más bajo y en menor tiempo que la
competencia.
Las tecnologías de la información
representan una herramienta cada vez más importante en los
negocios, sin embargo el implementar un sistema de
información de una empresa no
garantiza que ésta obtenga resultados de manera inmediata
o a largo plazo.
En la implementación de un sistema de
información intervienen muchos factores siendo uno de los
principales el factor humano. Es previsible que ante una
situación de cambio el
personal se muestre independiente a adoptar los nuevos
procedimientos o que los desarrolle plenamente y de acuerdo
a los lineamientos que se establecieron. De todo lo
anterior es necesario hacer una planeación
estratégica tomando en cuenta las necesidades presentes y
futuras de la empresa. Así como una investigación preliminar y estudio de
factibilidad del proyecto que
deseamos.
Investigación preliminar
La investigación preliminar abarcará
aspectos como internos y externos de la empresa, es aquí
el momento de definir quienes somos en este momento y a donde
queremos llegar, quién es mi competencia directa e
indirecta, como está la empresa en relación a sus
competidores, cómo lo hacen los demás entre otros
factores que entran para poder ser compatibles ante las
demás empresas. Este punto abarca desde la
ubicación de la empresa en relación con las
demás hasta su producto que pone al mercado. El
conocimiento
general de la empresa sobre su administración y su control se debe de
llevar acabo en este punto que es de suma importancia para
mantener la empresa en la competitividad.
Sirve en una primera fase para definir y luego para
comprobar la validez de las hipótesis planteadas en el análisis
de la situación, y, en una segunda etapa, para detectar
nuevos problemas, que
pueden presentarse en el desarrollo del estudio.
Por medio de la investigación preliminar,
se logra producir y recoger algunos datos, que sirven de base
para la investigación definitiva. Los datos utilizados
pueden ser primarios y secundarios.
Primarios: Son aquellos que se obtienen por
necesidades propias del estudio, y pueden lograrse en base a la
observación directa mediante encuestas o en
forma experimental.
Los datos son obtenidos por observación
directa, cuando describen hechos y realidades concretas, que
pueden ser comprobadas de manera inmediata por el entrevistador
encargado de recoger la información.
La encuesta es el
método
más utilizado, ya que permite el contacto directo con la
persona o
personas, que van a ser entrevistadas para obtener la
información necesaria a base de un cuestionario
previamente elaborado con preguntas, gráficos, proyecciones u otros elementos
que posibiliten una adecuada recopilación de datos. La
encuesta puede ser realizada a través de la entrevista
personal y teléfono.
La entrevista
personal es el mejor sistema, por cuanto es factible seleccionar
previamente a la persona o personas, que nos van a dar los datos
y al mismo tiempo, permita aclarar el alcance de las preguntas o
de determinadas dudas que puedan generarse dentro de la
entrevista.
El teléfono es un medio más
rápido y menos costoso, permite un gran ahorro de
tiempo, pero tiene problemas de información, puede ser muy
útil para cruzar y complementar la
información.
Para realizar la encuesta, es necesario
desarrollar un cuestionario y en algunas ocasiones un instructivo
que aclare el alcance de las preguntas. La elaboración del
cuestionario si está bien elaborado, permitirá
corregir los datos apropiados mediante una buena comunicación entre los entrevistados y los
entrevistadores.
Las preguntas deben identificar claramente el
grupo hacia el cual se dirige la encuesta, deben se de
fácil comprensión y alta claridad de modo que
permitan de manera simple, la clasificación,
tabulación, presentación y crítica
de los datos recogidos.
(http://www.gestiopolis.com/canales/demarketing/articulos/no12/invmercadprelidef.htm)
Estudio de factibilidad
El estudio de factibilidad
permitirá a la empresa evaluar factores como:
recursos financieros, materiales y
humanos, así como los tiempos que se requieren para la
implementación del nuevo sistema. Se debe de ser
totalmente objetivo y
realista en este proceso ya que
una información inadecuada en este primer paso se
verá reflejada en el momento de poner a prueba el sistema
y peor aún en el momento de estar operando y esperando
resultados que tal vez nunca lleguen. En este punto es importante
no olvidar el aspecto financiero no dejando a un lado los
indicadores
financieros de rentabilidad. El aspecto cualitativo es
importante para eso se tendrá que tomar en cuenta la
misión
y la visión de la empresa.
Al hacer un estudio de factibilidad se determinan las
variables que se tomarán en cuenta en el proyecto y la
importancia relativa de cada una de ellas. Una vez definidas las
variables se procede a analizar las opciones que existen en el
medio y estas opciones son sometidas a la observación para
determinar en que porcentaje cumplen cada una de las variables
previamente definidas. Una de las opciones que generalmente se
presentan en el área de sistemas de
información es ¿lo hacemos en casa o lo
compramos?, si lo compramos, qué compramos? Actualmente
existe una gama muy amplia de sistemas de
información desarrollados para satisfacer las necesidades
de la mayoría de las empresas, si bien es cierto que no
están hechas "a la medida de la empresa" algunos de estos
sistemas tienen la opción de hacer adaptaciones a sus
reportes o a algunas pantallas y en el caso de sistemas ERP cuentan
con su lenguaje de
programación que permite capacitar a una persona para
poder hacer las modificaciones que se desee.
Si se determina que se desarrollará un
sistema a la medida, los siguientes pasos serían un
análisis y diseño
del sistema, lo cual implica mayor tiempo ya que se
deberán de destinar varias horas ha: entrevistas
con los usuarios, manuales de usuarios, programación y pruebas entre
otras actividades. Hoy en día, los sistemas de
información juegan un papel primordial en la vida de las
empresas, ya que ayudan a mejorar procesos, reducir tiempo
(horas/hombre) y
ayudan a centrarse en tareas que agreguen valor. Esto es muy
diferente al del simple proceso de datos u obtención de
los mismos, pero la función principal y que puede ser
más palpable por la administración de la empresa es
la de tener información fiable e inmediata, es decir, en
tiempo y que sea de calidad. Uno de los elementos clave para una
organización y también visto como herramienta
competitiva es la mejora del flujo y proceso de la
información y que esta información pueda ser
accesible de manera rápida e interrelacionada.
En general los análisis de factibilidad
más profundos, o los estudios de factibilidad, se
completan durante la fase de diseño de sistemas, en
general durante la consideración de la evaluación
de las diferentes alternativas de solución propuestas. Los
estudios de factibilidad consideran la factibilidad
técnica, económica y operacional de cada
alternativa, así como si el proyecto es o no apropiado
dados los factores políticos y otros del contexto
institucional.
(http://www.geocities.com/SiliconValley/Pines/7894/sistemas/factibilidad.html)
Transformaciones de las estructuras
ocupacionales
La calificación de la mano de obra en la empresa
de base tecnológica moderna está cambiando por
varias razones:
a) mayor importancia de las tareas de ciencia,
procesamiento de
datos, toma de decisiones y comunicación;
b) reducción de tareas que no agregan valor
(controles separados de la ejecución);
c) organización por tareas de estación y
no por puestos de trabajo individuales, mayor variedad de tareas
por incremento en la variedad de la producción;
d) incremento de tareas que surgen a partir del concepto
de "diseño total".Las tareas que definen el perfil de la
calificación del trabajador son ahora destrezas y
habilidades requeridas para realizar y revisar todas las tareas
estandarizadas en diferentes estaciones de trabajo y capacidad
intelectual (para procesar información, tomar decisiones e
interactuar con los demás trabajadores). Estos cambios en
el perfil de la calificación constituyen la base de los
"equipos flexibles" de autocontrol, la base técnica de los
círculos de calidad, y definen la inevitable
desaparición de "controles externos" a la
producción como son la inspección de calidad, la
supervisión de manejo de
materiales, etc. El círculo de calidad sustituye ahora
a antiguos puestos de trabajo dedicados a la supervisión
de las operaciones.
Programas informáticos
Es la unión de una secuencia de instrucciones que
una computadora
puede interpretar y ejecutar. Puede interpretar y ejecutar una (o
varias) estructuras de datos que almacena la información,
independiente de las instrucciones que dicha secuencia de
instrucciones maneja. Para ello se usan lenguajes de
programación que sirven para programar la secuencia de
instrucciones requerida.
El software: reglas e
instrucciones
Sabemos que el ordenador se compone de un conjunto de
componentes conectados entre sí. Para que el ordenador
funcione es necesario que haya unos programas que le
digan paso a paso qué debe hacer. El software es el
componente intangible de todo sistema informático y
está formado por una colección de reglas e
instrucciones que permiten establecer la relación entre el
usuario y la máquina.
Tipos de programas
Puede clasificarse en varios grupos: sistema
operativo, lenguajes de programación y programas de
aplicación. La figura siguiente ilustra cómo el
sistema operativo es el programa
más cercano al ordenador y las aplicaciones los más
próximos al usuario. A mitad de camino se sitúan
los lenguajes de aplicación.
Tipos de programas entre el usuario y el
equipo
Sistemas informáticos
Informática: El término `informática' proviene de la fusión de
los términos "Información" y "automática", y
se define como la ciencia que
estudia el tratamiento automático y racional de la
información, como soporte de los conocimientos y comunicaciones
humanas, llevado a cabo mediante elementos automáticos,
así como el conjunto de técnicas, métodos y
máquinas aplicadas a dicho tratamiento. La
Real Academia Española de la Lengua da la
siguiente definición: "Conjunto de conocimientos
científicos y técnicas que hacen posible el
tratamiento automático de la información por medio
de computadoras electrónicas". De esta última
definición podemos deducir que hay tanto una ciencia
informática como unas técnicas
informáticas.
Cuando se ocupa de la información como materia
esencial de estudio, con esta información es preciso:
representarla en forma eficiente y automatizable, transmitirla
sin errores ni pérdidas, y almacenarla para poder acceder
a ella y recuperarla tantas veces como sea preciso procesarla
para obtener nuevas informaciones más elaboradas y
más útiles a nuestros propósitos
Sistemas informáticos: Conjunto de
elementos interconectados o relacionados para el tratamiento de
información. El más básico es un ordenador
típico. Los más complejos son las redes, sistemas de
procesamiento en paralelo.
En este término suelen incluirse los elementos
físicos, el software, y otros relacionados. Así el
contenido en "hardware" de una
habitación en la que se encuentra instalado un ordenador
también se puede denominar "el sistema", es decir, amplios
elementos fabricados por distintas empresas y con diferentes
cometidos. Suele contener este término el software
básico, tal como el sistema operativo, y los compiladores,
depuradores, enlazadores. También un conjunto de programas
dedicados a una aplicación específica, lo que
incluye este software, el básico, los soportes, la
documentación, manuales de procedimiento.
Información: Comunicación o
adquisición de conocimientos que permiten ampliar o
precisar los que se poseen sobre una materia determinada.
Podría entenderse que si no se consigue alguna de las dos
finalidades señaladas, no habría
información, pero es prácticamente imposible que no
concurra alguna de ellas cuando un ser humano se encuentra ante
una exposición
de conocimientos. Para que la información sea la adecuada
se tendrán que cumplir unos cuantos requisitos:
precisión, significatividad, etc., que se expondrán
más adelante.
(http://html.rincondelvago.com/sistemas-informaticos_2.html
)
Sistemas de cómputos
administrativos
Constan de diferentes módulos: Clientes y Cuentas
por Cobrar y Proveedores y Cuentas por pagar, control de
inventarios, nóminas,
etc… Que le permite mantener toda la información sobre
sus clientes y proveedores, así como llevar el control de
todas las transacciones que la empresa realice con los mismos.
Manejan su información en múltiples formatos de
bases de datos
tanto cliente servidor como MS
SQL-Server,
Interbase, Oracle y
cambien en bases de datos desktop como Access y
paradox. Las características de los sistemas es que
utilizan mecanismos de transacciones provistas por estos servidores de
bases de datos lo cual los hace seguros y
confiables en el registro y control de las
transacciones.
CONCLUSIONES
En conclusión el sistema de información
contable es un sistema en la cual nos facilita la
realización de los registros contables que en cualquier
empresa se llevan acabo, por otra parte también nos da la
facilidad de realizar dichas operaciones de una manera
fácil y rapito. Para que la misma empresa ponga a
disposición de sus trabajadores la información
interna así como externa para poder verificar el
funcionamiento de la administración y de la calidad de la
empresa y llegar a tomar mejores decisiones para que así
la misma empresa tenga competitividad ante las
demás.
ANEXO DE
INFORMACIÓN CONTABLE
Contabilidad:
Técnicas que se utiliza para producir
sistemática y estructuralmente información
cuantitativa expresada en unidades monetarias de las
transacciones que realiza una entidad económica y de
ciertos eventos
económicos identificables y cuantificables que la afectan,
con el objetivo de facilitar a los interesados la toma de
decisiones en relación con dicha entidad
económica.
Estados financieros:
Informes cuantitativos sobre la situación
financiera y los resultados de las operaciones de los
participantes del mercado, que deben ser remitidos
periódicamente a la Superintendencia General de Valores.
Incluyen información de activos, pasivos
y patrimonio
así como de ingresos y
gastos.
Los estados
financieros son los documentos que
debe preparar la empresa al terminar el ejercicio contable, con
el fin de conocer la situación financiera y los resultados
económicos obtenidos en las actividades de su empresa a lo
largo de un período.
El balance general
El estado de
resultados
El estado de cambios en el patrimonio
El estado de cambios en la situación
financiera
El estado de flujos de efectivo
Balance general: El balance es el estado que
refleja la situación del patrimonio de una entidad en un
momento determinado. El balance se estructura a
través de tres conceptos patrimoniales, el Activo, el
Pasivo y el Patrimonio Neto, desarrollados cada uno de ellos en
grupos de cuentas que representan los diferentes elementos
patrimoniales.
El Activo incluye todas aquellas cuentas que reflejan
los valores de
los que dispone la entidad. Por el contrario, el Pasivo muestra
todas las obligaciones
ciertas del ente y las contingencias que deben
registrarse.
El Patrimonio Neto es la diferencia del Activo menos el
Pasivo y representa los aportes de los propietarios o accionistas
más los resultados no distribuidos.
Las partidas de Beneficio y Pérdida son
alternativas. Si se ha producido una pérdida
aparecerá al pie del balance en el Activo. Si se ha
producido un Beneficio aparecerá al pie del Balance en el
Pasivo.
Estado de pérdidas o de
resultados
El estado de resultado o estado de pérdidas y
ganancias es un documento contable que muestra detalladamente y
ordenadamente la utilidad o
perdida del ejercicio.
La primera parte consiste en analizar todos los
elementos que entran en la compra-venta de
mercancía hasta determinar la utilidad o pérdida
del ejercicio en ventas. Esto quiere decir la diferencia entre el
precio de costo y de venta
de las mercancías vendidas.
Para determinar la utilidad o pérdida en ventas,
es necesario conocer los siguientes resultados
- ventas netas
- compras totales o brutas
- compras netas
- costo de lo vendido
Estado de cambios en el patrimonio
Es el estado financiero que muestra en forma detallada
los aportes de los socios y la distribución de las utilidades obtenidas en
un periodo, además de la aplicación de las
ganancias retenidas en periodos anteriores. Este muestra por
separado el patrimonio de una empresa.
También muestra la diferencia entre el capital
contable (patrimonio) y el capital social (aportes de los
socios), determinando la diferencia entre el activo total y el
pasivo total, incluyendo en el pasivo los aportes de los
socios.
Esta es la estructura del estado de cambios en la
situación financiera para sociedades
limitada:
Estado de flujo de
efectivo: Aquél que en forma anticipada, muestra
las salidas y entradas en efectivo que se darán en una
empresa durante un periodo determinado. Tal periodo normalmente
se divide en trimestres, meses o semanas, para detectar el monto
y duración de los faltantes o sobrantes de
efectivo.
Balance comparativo: Se refiere a un documento
contable que nos proporciona información sobre los
aumentos o disminuciones que han tenido el Activo, el Pasivo y el
Capital Contable de operaciones que se efectúan durante un
ejercicio.
Para poder saber las modificaciones en que
incurrieron el Activo y el Pasivo, así como del aumento o
disminución del Capital referente a los movimientos
practicados en un ejercicio, es indispensable comparar el Balance
que se formula al principio del ejercicio y el Balance que se
formula al termino del ejercicio, esto es que si se quiere
practicar un balance comparativo durante el ejercicio, el Balance
inicial será el que se formula al inicio y el Balance
final será el Balance al cual se requiere saber la
información.
En otras palabras podemos distinguir entre Balance
inicial y Balance final, el primero se refiere al principio de un
ejercicio determinado y el Balance final se refiere al del
término del ejercicio. En resumen el Balance Comparativo
es el que compara el Balance inicial contra el Balance
final.
Capital contable: El Capital Contable
tiende a afectarse (aumentar o disminuir) cuando un ente
económico se ve afectado en sus cuentas de Activo o
Pasivo, así tenemos que las disminuciones de Capital
Contable se deben al egreso o pago o cuando se reduce el Capital
parcialmente (los socios retiran parte del capital). Por otro
lado se aumenta cuando se perciben ingresos o aportaciones
adicionales de Capital Contable (los socios aportan más
capital a la empresa).
Catalogo de cuentas: contiene todas las cuentas
que se estima serán necesarias al momento de instalar un
sistema de contabilidad. Debe contener la suficiente flexibilidad
para ir incorporando las cuentas que en el futuro deberían
agregarse al sistema.
Objetivos.
Permitir que distintos empleados puedan mantener
registros coherentes con la implementación de un catalogo
de cuenta similar.
Facilitar el trabajo
contable sobre todo cuando se trata de consolidad cifras
financieras.
Facilitar y satisfacer la necesidad de registro diario
de las operaciones de una empresa o entidad.
Las cuentas en el catalogo deben estar numeradas. La
numeración se basa en el sistema métrico decimal.
Se comienza por asignar un número índice a
cada
grupo de cuentas tanto del Balance
General como del estado de resultado, de la manera
siguiente:
Balance General
- Activo
- Pasivo
- Capital
Estado de Resultado
- Ingreso 7- Otro ingresos
- Costos 8- Otros egresos
- Gastos
Egresos:
Son costos y gastos
de comercialización y operaciones
técnicas, financieras, administrativas, propias de la
actividad de seguros privados que realizan entidades de seguro,
reaseguro, intermediarios y auxiliares.
Los egresos de cada entidad se realizan de acuerdo a
modalidad y especialidad, sujetos a disposiciones legales en
vigencia y reglamentos emitidos por la Superintendencia de
Pensiones, Valores y Seguros -Intendencia de Seguros.
ingresos: Entrada de dinero en la
empresa procedentes de la venta de bienes o servicios
típicos de su explotación.// En sentido amplio se
consideran también ingresos, los ingresos financieros y
los ingresos accesorios a la explotación o
atípicos, ventas, y cualquier cuenta de resultados que de
lugar a un cobro o derecho de cobro.
Póliza:
Es el documento de carácter interno en la que se registran las
operaciones y se anexan los comprobantes de dichas
operaciones.
La póliza es una evolución de los métodos de registro
manual que
consiste en términos generales en emplear un documento
individual para registrar cada operación teniendo como
característica que permite una mayor división del
trabajo:
- Las pólizas se hacen con un original y con los
ejemplares según las necesidades de la
empresa. - En las pólizas se debe hacer constar las
firmas de las personas que intervienen en su
formulación, revisión y autorización con
el fin de fijar responsabilidades. - Concluida la anotación de los registros de las
pólizas se debe de archivar en numeración
progresiva con el objeto de poder localizarla con mayor
facilidad. - Cada fin de mes se suman los cargos y abonos que
reciben las cuentas en los registros de las pólizas y
con los totales se forman un solo asiento de
concentración que pasa al diario general. - Los asientos de concentración que recibe el
diario general se pasan al libro mayor
y de este se toman los datos para la elaboración de los
estados financieros
TIPOS DE PÓLIZAS:
Póliza Contable
La póliza es un documento en el que se asientan
las operaciones desarrolladas por el municipio y toda la
información necesaria para su
identificación.
Se elabora una póliza por cada grupo de
cuentas.
Los datos contenidos en las pólizas se
registrarán en el libro diario, para después ser
concentrados en el libro mayor.
Las pólizas contables se pueden clasificar
en:
Póliza de
ingresos.
Póliza de egresos.
Póliza de
diario.
En la póliza de ingresos se anotan
diariamente las operaciones que representan ingresos, es decir,
entradas de dinero en efectivo para el municipio.
Los elementos que la póliza de ingresos
debe contener son:
·
Especificación del tipo de póliza.
· Nombre del
ayuntamiento.
· Columnas
para el número de cuenta, número de subcuenta y
nombre de las cuentas.
· Columnas
para el parcial, el debe y el haber.
·
Renglón para sumas iguales.
· Espacio
para anotar el concepto.
· Espacios
para anotar quién la formuló, quién la
revisó y quién la autorizó.
· Espacio
para señalar la fecha y número de
póliza.
Para elaborar este tipo de pólizas se deben tomar
en cuenta todos los documentos que comprueben los ingresos del
municipio; asimismo, se deben anotar las claves numéricas
correspondientes al catálogo de
cuentas.
La póliza de egresos sirve para anotar las
operaciones que impliquen egresos o salidas de dinero en efectivo
para el municipio.
Los elementos de la póliza de egresos
son:
Especificación del tipo de póliza
que se elabora.
Nombre del ayuntamiento.
Copia(s) del cheque(s)
expedido(s) o recibos, notas, etc.
Columna para el número de
cuenta.
Columnas para el parcial, el debe y el
haber.
Renglón para sumas iguales.
Espacios para señalar quién la
formuló, quién la revisó y quién la
autorizó.
Espacios para la fecha y el número de
póliza.
La póliza de egresos se elabora cada vez que se
expida un cheque o haya salida de dinero en efectivo (una
póliza por cada gasto realizado). Debe contener los datos
de la aplicación contable de acuerdo a las claves del
catálogo de cuentas. La póliza de diario
sirve para anotar las operaciones que realiza el municipio y que
implican entradas o salidas de dinero en efectivo.
Los elementos que contiene son:
Especificación del tipo de póliza que se
elabora.
· Nombre del
ayuntamiento.
· Columnas
para el número de cuenta, subcuenta y nombre.
· Columnas
para el parcial, el debe y el haber.
·
Renglón para sumas iguales.
· Espacios
para anotar quién la formuló, quién la
revisó y quién la autorizó.
· Espacios
para señalar la fecha y número de
póliza.
La póliza de diario se elabora para anotar
operaciones tales como: pago de un pasivo a otro, adquisiciones a
crédito, cobro de documentos descontados,
etcétera.
Libro de Registro de Pólizas: El libro de
registro sirve para establecer un control y llevar un buen manejo
de las pólizas. Se utiliza un libro de registro por cada
tipo de póliza. En ellos se anotan en forma progresiva y
cronológica cada una de las pólizas.
Libro Mayor: En este libro se concentran los
movimientos mensuales de las cuentas afectadas en los registros
de pólizas de ingresos, de egresos y de diario. El libro
mayor agrupa todas las cuentas con el fin de que la
información contable se recopile con mayor detalle que el
que aparece en los estados financieros. El libro mayor
también se utiliza como medio de reclasificar y resumir
por cuentas la información detallada
cronológicamente en el libro diario.
Recopilado por:
Hugo Bautista Bautista
Estudiante de la carrera de Licenciatura en
Contaduría, en la Universidad
Autónoma Indígena de México.
Mochicahui, El Fuerte, Sinaloa. Junio de
2007
 Página anterior | Volver al principio del trabajo | Página siguiente  |