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Bases de Datos




Enviado por xdf



     1. Introducción

    El término base de datos fue
    acuñado por primera vez en 1963, en un simposio
    celebrado en California.

    De forma sencilla podemos indicar que una base de
    datos no es
    más que un conjunto de información relacionada que se encuentra
    agrupada o estructurada.

    El archivo por
    sí mismo, no constituye una base de datos,
    sino más bien la forma en que está organizada la
    información es la que da origen a la base
    de datos. Las
    bases de datos
    manuales,
    pueden ser difíciles de gestionar y modificar. Por
    ejemplo, en una guía de teléfonos no es posible
    encontrar el número de un individuo si no sabemos su
    apellido, aunque conozcamos su domicilio.

    Del mismo modo, en un archivo de
    pacientes en el que la información esté desordenada
    por el nombre de los mismos, será una tarea bastante
    engorrosa encontrar todos los pacientes que viven en una zona
    determinada. Los problemas
    expuestos anteriormente se pueden resolver creando una base de
    datos informatizada.

    Desde el punto de vista informático, una base de
    datos es un sistema formado
    por un conjunto de datos almacenados en discos que permiten el
    acceso directo a ellos y un conjunto de programas que
    manipulan ese conjunto de datos.

    Desde el punto de vista más formal,
    podríamos definir una base de datos como un conjunto de
    datos estructurados, fiables y homogéneos, organizados
    independientemente en máquina, accesibles a tiempo real,
    compartibles por usuarios concurrentes que tienen necesidades de
    información diferente y no predecibles en el tiempo.

    La idea general es que estamos tratando con una
    colección de datos que cumplen las siguientes
    propiedades:

    • Están estructurados independientemente de
      las aplicaciones y del soporte de almacenamiento que los contiene.
    • Presentan la menor redundancia posible.
    • Son compartidos por varios usuarios y/o
      aplicaciones.

    2. Base de datos
    relacionales

    En una computadora
    existen diferentes formas de almacenar información. Esto
    da lugar a distintos modelos de
    organización de la base de datos:
    jerárquico, red, relacional y orientada
    a objeto.

    Los sistemas
    relacionales son importantes porque ofrecen muchos tipos de
    procesos de
    datos, como: simplicidad y generalidad, facilidad de uso para el
    usuario final, períodos cortos de aprendizaje y las
    consultas de información se especifican de forma
    sencilla.

    Las tablas son un medio de representar la
    información de una forma más compacta y es posible
    acceder a la información contenida en dos o más
    tablas. Más adelante explicaremos que son las
    tablas.

    Las bases de datos
    relacionales están constituidas por una o más
    tablas que contienen la información ordenada de una forma
    organizada. Cumplen las siguientes leyes
    básicas:

    • Generalmente, contendrán muchas
      tablas.
    • Una tabla sólo contiene un número
      fijo de campos.
    • El nombre de los campos de una tabla es
      distinto.
    • Cada registro de
      la tabla es único.
    • El orden de los registros y
      de los campos no está determinados.
    • Para cada campo existe un conjunto de valores
      posible.

    3. Diseño
    de las bases de datos relacionales

    El primer paso para crear una base de datos, es
    planificar el tipo de información que se quiere almacenar
    en la misma, teniendo en cuenta dos aspectos: la
    información disponible y la información que
    necesitamos.

    La planificación de la estructura de
    la base de datos, en particular de las tablas, es vital para la
    gestión
    efectiva de la misma. El diseño
    de la estructura de
    una tabla consiste en una descripción de cada uno de los
    campos que componen el registro y
    los valores o
    datos que contendrá cada uno de esos campos.

    Los campos son los distintos tipos de datos
    que componen la tabla, por ejemplo: nombre, apellido, domicilio.
    La definición de un campo requiere: el nombre del campo,
    el tipo de campo, el ancho del campo, etc.

    Los registros
    constituyen la información que va contenida en los campos
    de la tabla, por ejemplo: el nombre del paciente, el apellido del
    paciente y la dirección de este. Generalmente los
    diferente tispos de campos que su pueden almacenar son los
    siguientes: Texto
    (caracteres), Numérico (números), Fecha / Hora,
    Lógico (informaciones lógicas si/no,
    verdadero/falso, etc., imágenes.

    En resumen, el principal aspecto a tener en cuenta
    durante el diseño de una tabla es determinar claramente
    los campos necesarios, definirlos en forma adecuada con un nombre
    especificando su tipo y su longitud.

    4. Microsoft
    access

    Posiblemente, la aplicación más compleja
    de la suite Office, sea
    Access, una base
    de datos visual. Como todas las modernas bases de datos que
    trabajan en el entorno Windows, puede
    manejarse ejecutando unos cuantos clic de mouse sobre la
    pantalla. Access contiene
    herramientas
    de diseño y programación reservadas a los usuarios con
    mayor experiencia, aunque incluye bases de datos listas para ser
    usadas; están preparadas para tareas muy comunes, que
    cualquiera puede realizar en un momento determinado
    –ordenar libros,
    archivar documentación, etc.-.

    5. Objetos de la base de
    datos

    Tablas: unidad donde crearemos el
    conjunto de datos de nuestra base de datos. Estos datos
    estarán ordenados en columnas verticales. Aquí
    definiremos los campos y sus características. Más adelante
    veremos qué es un campo.

    Consultas: aquí
    definiremos las preguntas que formularemos a la base de datos con
    el fin de extraer y presentar la información resultante de
    diferentes formas (pantalla, impresora…)

    Formulario: elemento en forma de ficha
    que permite la gestión
    de los datos de una forma más cómoda y
    visiblemente más atractiva.

    Informe: permite preparar los
    registros de la base de datos de forma personalizada para
    imprimirlos.

    Macro: conjunto de instrucciones
    que se pueden almacenar para automatizar tareas
    repetitivas.

    Módulo: programa o
    conjunto de instrucciones en lenguaje
    Visual Basic

    6. Conceptos
    básicos de una base de datos

    Campo: unidad básica de
    una base de datos. Un campo puede ser, por ejemplo, el nombre de
    una persona. Los
    nombres de los campos, no pueden empezar con espacios en blanco y
    caracteres especiales. No pueden llevar puntos, ni signos de
    exclamación o corchetes. Si pueden tener espacios en
    blanco en el medio. La descripción de un campo, permite
    aclarar información referida a los nombres del campo. El
    tipo de campo, permite especificar el tipo de información
    que cargaramos en dicho campo, esta puede ser:

    • Texto: para introducir cadenas de
      caracteres hasta un máximo de 255
    • Memo: para introducir un
      texto
      extenso. Hasta 65.535 caracteres
    • Numérico: para
      introducir números
    • Fecha/Hora: para introducir datos en
      formato fecha u hora
    • Moneda: para introducir datos
      en formato número y con el signo monetario
    • Autonumérico: en este tipo de
      campo, Access numera
      automáticamente el contenido
    • Sí/No: campo lógico.
      Este tipo de campo es sólo si queremos un contenido del
      tipo Sí/No, Verdadero/Falso, etc.
    • Objeto OLE: para introducir
      una foto, gráfico, hoja de
      cálculo, sonido,
      etc.
    • Hipervínculo: podemos
      definir un enlace a una página Web
    • Asistente para
      búsquedas
      : crea un campo que permite
      elegir un valor de
      otra tabla o de una lista de valores
      mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.

    Registro: es el conjunto de
    información referida a una misma persona u objeto.
    Un registro vendría a ser algo así como una
    ficha.

    Campo clave: campo que permite identificar y localizar
    un registro de manera ágil y organizada.

    Propiedades generales de los campos

    PROPIEDAD

    DESCRIPCIÓN

    TIPO DE CAMPO

    Tamaño del campo

    Permite establecer la longitud máxima de un
    campo de texto numérico.

    Texto, numérico, contador

    Formato

    Permite determinar la apariencia de
    presentación de los datos, utilizando los formatos
    predefinidos o nuestros propios formatos

    Todos, excepto OLE y Memo

    Lugares decimales

    Permite especificar el número de cifras
    decimales para mostrar los números.

    Numérico y moneda

    Máscara de entrada

    Permite controlar y filtrar los caracteres o
    valores que los usuarios introducen en un control
    de cuadro de texto, evitando errores y facilitando su
    escritura.

    Texto, numérico, fecha/hora,
    moneda

    Título

    Permite definir una etiqueta de campo
    predeterminada para un formularios o informe

    Todos

    Valor predeterminado

    Introduce en el campo un valor
    cuando se agregan nuevos registros (long. Máx. 255
    caracteres)

    Todos, excepto OLE y contador

    Regla de validación

    Permite escribir la condición que deben
    satisfacer los datos introducidos para ser
    aceptados

    Todos, excepto OLE y contador

    Texto de validación

    Define el texto del mensaje que se visualiza
    cuando los datos no cumplen las condiciones enumerdas en la
    regla de validación

    Todos excepto OLE y contador

    Requerido

    Permite especificar si es necesario que exista un
    valor en un campo.

    Todos excepto contador

    Permitir longitud cero

    Permite especificar si una cadena de longitud cero
    ("") es una entrada válida para el campo

    Texto, memo

    Indexado

    Define un campo como índice o campo
    clave.

    Texto, numérico, contador,
    fecha/hora.

    Las propiedades de un campo, se establecen seleccionando
    el campo y haciendo clic en la propiedad
    deseada del cuadro PROPIEDADES DEL CAMPO situado en la parte
    inferior de la ventana DISEÑO DE TABLA.

    Access tiene una configuración predeterminada
    para las propiedades de cada uno de los tipos de campo. Sin duda
    la más importante es el tamaño del campo, ya que
    este nos permitirá hacer una estimación del espacio
    ocupado por nuestra base de datos en el disco fijo.

     

     

    Autor:

    Pablo

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