1. Normas
generales
3. Normas sobre la utilizacion de software y
hardware
4. Mantenimiento de
equipos
5. Seguridad de la
información
6. Seguridad fisica de los equipos y del
usuario.
La presente circular tiene como objetivo ,
estandarizar el uso y administración de las Computadoras
segurar que Los recursos
humanos y tecnológicos comprometidos en la
obtención de la información, sean acordes con las Inversiones
que la Compañía realiza.
- Los usuarios de los Computadores serán
responsables de cumplir y hacer cumplir las normas y
procedimientos
aquí expuestos. - Cuando haya necesidad de modificar, adicionar o
suprimir las normas o procedimientos
presentes, el Departamento de Sistemas
remitirá al de Organización
y Métodos el Proyecto, con
el fin que este determine la concordancia de las nuevas normas
y procedimientos, con los demás de la empresa,
para no alterar el sentido y enviarlos a los usuarios.
2. Adquisicion y uso de software y
hardware
Software
En términos generales se puede definir que el
Software es un
conjunto de programas para
llevar a cabo un objetivo
especifico y a su vez un programa es un
conjunto de instrucciones que realizan una tarea para cumplir
dicho objetivo. El software para Computadores se puede
clasificar en los siguientes tipos:
Sistema operacional: Es el conjunto de programas que
controla las actividades operativas de cada Computadora
y de la Red.
Paquete de Usuario Final: Mediante los cuales
el usuario de un manera sencilla elabora sus procesos,
por ejemplo, hojas de
calculo, manejadores de bases de
datos, procesadores de palabras, etc.
Paquete de Sistemas
Aplicativos: En los que a diferencia de los anteriores,
el usuario es simplemente quien los usa. La programación y el desarrollo
es compleja, realizada por el Departamento de Sistemas o
adquiridos a proveedores externos, por ejemplo, sistema de
nomina, sistema de
Contabilidad, sistemas de Inventarios,
etc.
Software Autorizado
Se considera como Software autorizado, tanto los
sistemas operacionales como aquellos paquetes de usuario final
y de sistemas aplicativos, que el departamento de sistemas ha
instalado, previo visto bueno para su adquisicion y con la
Autorización legal del proveedor para su uso.
Hardware
Hardware es la parte física, tanto
interna como externa de un Computador.
La selección del modelo y
capacidades del hardware
requerido por determinada dependencia, debe ir de acuerdo con
el plan
estratégico de sistemas y sustentado por un estudio
elaborado por el departamento de sistemas, en el cual se
enfatizan las características y volumen de
información que ameritan
sistematización y diferencian los tipos de equipos que
se adjudican a las diversas áreas usuarias.
Todo estudio determina una configuración
mínima para el Computador y
los aditamentos o dispositivos electrónicos anexos como
unidades externas, impresoras,
tarjetas y
modems para comunicaciones, elementos para backups en cintas
magnéticas, etc.; de acuerdo con las necesidades del
usuario, así como una evaluación del costo aproximado de la inversión.
3. Normas sobre la utilizacion de software y
hardware
- El uso de Software no autorizado o adquirido
ilegalmente, se considera como PIRATA y una violación
a los derechos de
autor. - El uso de Hardware y de
Software autorizado esta regulado por las siguientes
normas:
1. Toda dependencia podrá utilizar UNICAMENTE
el hardware y el software que el departamento de sistemas le
haya instalado y oficializado mediante el "Acta de entrega de
equipos y/o software".
2. Tanto el hardware y software, como los datos, son
propiedad de
la empresa. su
copia o sustraccion o daño intencional o utilizacion
para fines distintos a las labores propias de la
compañia, sera sancionada de acuerdo con las normas y
reglamento interno de la
empresa.
3. El departamento de sistemas llevara el control del
hardware y el software instalado, basándose en el
número de serie que contiene cada uno.
4. Periódicamente, el departamento de sistemas
efectuara visitas para verificar el software utilizado en cada
dependencia. Por lo tanto, el detectar software no instalado
por esta dependencia, será considerado como una
violación a las normas internas de la empresa.
5. Toda necesidad de hardware y/o software adicional
debe ser solicitada por escrito al departamento de sistemas,
quien justificara o no dicho requerimiento, mediante un estudio
evaluativo.
6. El departamento de sistemas instalara el software
en cada computador y entregara al área usuaria los
manuales
pertinentes los cuales quedaran bajo la responsabilidad del Jefe del departamento
respectivo.
7. Los diskettes que contienen el software original de
cada paquete serán administrados y almacenados por el
departamento de sistemas.
8. El departamento de sistemas proveerá el
personal y una
copia del software original en caso de requerirse la
reinstalación de un paquete determinado.
9. Los tramites para la compra de los equipos
aprobados por el departamento de sistemas, así como la
adecuación física de las
instalaciones serán realizadas por la dependencia
respectiva.
10. La prueba, instalación y puesta en marcha
de los equipos y/o dispositivos, serán realizada por el
departamento de sistemas, quien una vez compruebe el correcto
funcionamiento, oficializara su entrega al área
respectiva mediante el "Acta de Entrega de Equipos y/o
Software".
11. Una vez entregados los equipos de computación y/o el software por el
departamento de sistemas, estos serán cargados a la
cuenta de activos fijos
del área respectiva y por lo tanto, quedaran bajo su
responsabilidad.
12. Así mismo, el departamento de sistemas
mantendrá actualizada la relación de los equipos
de computación de la compañía,
en cuanto a numero de serie y ubicación, con el fin que
este mismo departamento verifique, por lo menos una vez al
año su correcta destinación.
13. El departamento de sistemas actualizara el
software comprado cada vez que una nueva versión salga
al mercado, a
fin de aprovechar las mejoras realizadas a los programas,
siempre y cuando se justifique esta
actualización.
4. Mantenimiento
de equipos
Contrato De Mantenimiento
1. Con el fin de garantizar un correcto
funcionamiento de los equipos de computación
(computadores, impresoras
y cualquier dispositivo anexo) se debe contar con un contrato de
mantenimiento tanto preventivo como correctivo
con firmas especializada que presten de una manera
rápida y efectiva este tipo de servicio o
en su defecto por el departamento interno de servicios.
2. El departamento de sistemas controlará y
supervisará la garantía de los equipos y
dispositivos existentes en todas las dependencias y el
contrato de
mantenimiento de estos.
3. En el caso de existir un mantenimiento contratado
debe cubrir, tanto en el tipo preventivo como en el
correctivo, el reemplazo de piezas y/o tarjetas
defectuosas y pierde validez cuando se comprueba que el
usuario ha abierto el equipo o tratado de reparar por su
cuenta el daño presentado. Se exceptúa de
éste cubrimiento, las cabezas de impresión,
cuyo costo debe
ser asumido por la dependencia usuaria.
4. El departamento de sistemas mantendrá una
hoja de vida de cada equipo, que contemple las revisiones
efectuadas, cambios de piezas y modificaciones realizadas y
las estadísticas de su
rendimiento.
Solicitud De Mantenimiento
1. El mantenimiento
preventivo de equipos de cómputo se ajusta a un
plan trazado
por el departamento de sistemas y se realizara generalmente
cada seis meses sin que se requiera de una solicitud previa
del área, con el fin que esta pueda programar sus
actividades y entregar los equipos para su
mantenimiento.
2. Para el mantenimiento correctivo, el usuario del
computador deberá comunicarse con el departamento de
sistemas, para informarle la falla presentada.
3. Al Solicitar un servicio
de mantenimiento el usuario debe tener presente los
siguientes datos:
a. Dependencia que hace el reporte.
b. Modelo
de la
computadora, impresora o dispositivo.
c. Numero de serie.
d. Código de error o descripción del
problema presentado.
5. Seguridad de la
información
Proteccion contra accesos no autorizados
1. La información, como recurso valioso de
una organización, esta expuesta a actos
tantos intencionales como accidentales de violación de
su confidencialidad, alteración, borrado y copia, por
lo que se hace necesario que el usuario, propietario de esa
información, adopte medidas de protección
contra accesos no autorizados.
2. Las siguientes pautas o recomendaciones, ofrecen
la posibilidad de habilitar cierto grado de protección
con los medios
actualmente disponibles en la
compañía.
Clave de autorizacion de encendido
1. Este es un recurso de protección
disponible en todos los computadores, se habilita al momento
de configurar el equipo y es una clave que será
solicitada como primer paso de inicialización
después de encendido el computador.
2. Todo computador, será entregado por el
departamento de sistemas con este medio de protección
activado, previa autorización del usuario.
3. Cuando se activa esta protección se debe
tener presente las siguientes consideraciones:
a. No olvide su clave. Su desactivación
puede gastar tiempo
valioso durante el cual el computador no puede ser
utilizado.
b. Dé a conocer la clave sólo a
aquellas personas que realmente deben encender y hacer uso
del equipo.
c. El sistema exigirá la
modificación periódica de su
clave.
Copias y/o backups de respaldo
1. Así como se protege la información
contra accesos no autorizados y como complemento a las copias
periódicas que cada usuario obtiene de su propia
información, es también importante mantener en
lugar seguro y
externo al sitio de trabajo, copias actualizadas de la
información VITAL de cada dependencia, con el fin de
garantizar la oportuna recuperación de datos y
programas en caso de perdidas o daños en el
computador.
2. Las siguientes pautas determinan una buena
política de Backups aplicable en cada
dependencia de la compañía.
a. Determine el grado de importancia de la
información que amerite copias de seguridad.
b. Comunique al departamento de sistemas para que
este elabore copias periódicas a través de la
red.
c. Indique cuanto tiempo se
debe conservar esta información.
Proteccion contra "virus"
1. El Virus por
computadora puede definirse como un: "programa con
capacidad de reproducir un error (infección) e
insertarlo en las áreas de datos, de programas y en
otras del mismo sistema y alterar su normal funcionamiento".
Estos, atacan destruyendo la integridad de la
información contenida en los medios de
almacenamiento magnético llegando
incluso a dañar partes físicas de la
maquina.
2. Dentro de la infinidad de virus detectados en el
mundo entero y fácilmente reproducidos pro el uso y
copia de software "pirata", utilización de disquetes
ya "infectados", o Vía E-Mail. Podríamos
destacar los siguientes: Viernes Trece, Abril Primero, Mixer
1, Alabama, Cien años, La Bestia, Miguel Angel,
Stoned, Cerebro
Pakistani, Mellisa, buddylst.zip, a.i.d.s. Virus, the crew,
open:verycool!:, Macros de
Word.
3. Los componentes que más comúnmente
son afectados por los virus son los siguientes:
a. Las tablas de localización de archivos
(FATS) que al modificarse ocasiona la perdida total del
contenido del disco
duro.
b. La asignación de discos, que al ser
modificadas graba la información en el volumen
equivocado.
c. Programas y archivos de
datos que son removidos (borrados) del disco
duro o del diskette.
d. Archivos de datos a los cuales se les altera su
longitud y contenido.
e. Espacios libres de almacenamiento que se ven reducidos por la
duplicación de programas y/o de archivos de
datos.
f. Programas del sistema operacional residentes en
memoria
que son eliminados o modificados
g. Sectores del disco duro o de diskette que son
declarados como defectuosos.
h. Partes lógicas de tarjetas inteligentes
las cuales pueden verse afectadas en sus funciones
preprogramadas.
4 Aunque existen tratamientos "vacunas",
lo primordial es prevenir el contagio mediante la adopción de una política de "sano" procesamiento que el
usuario debe seguir:
a. Utilizar únicamente software original
legalmente adquirido y autorizado e instalado por el
departamento de sistemas.
b. No debe instalar en la
computadora software "pirata" ni de "juegos".
c. No debe instalar "vacunas"
sin la autorización de sistemas. Estas aunque
parezca irónico, pueden estar infectadas.
d. Estar atentos a los mensajes de alerta emitidos
por el computador. El departamento de sistemas
aplicará el detector de
virus periódicamente.
6. Seguridad fisica de los equipos y del
usuario.
- El solo contar con buenos programas de mantenimiento
preventivo de los equipos de computación, no
garantizan totalmente su operación satisfactoria, ni
eliminan los riesgos de
desperfecto que como cualquier elemento electrónico
puede presentar. Pero si este equipo cuenta además con
los cuidados de instalación, limpieza, temperatura, humedad, eléctricos, se
estará brindando un estado
óptimo de trabajo con un mínimo de revisiones y
reparaciones. - Las siguientes recomendaciones, acogidas por los
usuarios de computadores, prolongarán la vida de los
equipos:
1. Ubique el equipo en un área donde no exista
mucho movimiento
de personal.
2. No traslade la computadora sin la
autorización y asesoría del departamento de
sistemas.
3. Instale el computador sobre escritorios o muebles
estables o especialmente diseñados para ello.
4. Ubique el equipo lejos de la luz del sol y
de ventanas abiertas.
5. La energía
eléctrica debe ser regulada a 110 voltios y con polo
a tierra.
Asesórese debidamente para garantizar una buena toma
eléctrica
6. No conecte otros aparatos (Radios, maquinas de
escribir, calculadoras, etc. ) en la misma toma del
computador.
7. Cada usuario, al momento de terminar las labores
diarias, deberá apagar los equipos (Computadora ,
Impresoras, Escanners),
8. Evite colocar encima o cerca de la computadora
ganchos, clips, bebidas y comidas que se pueden caer
accidentalmente dentro del equipo.
9. No fume cerca del equipo, el alquitrán se
adhiere a las piezas y circuitos
internos del equipo.
10. Mantenga libre de polvo las partes externas del
computador y de las impresoras. Utilice un paño suave y
seco. Jamas use agua y
jabón. Solicite al técnico de mantenimiento una
tarea total de limpieza de estos equipos.
11. Mantenga la pantalla y el teclado
cubiertos con fundas plásticas cuando no haga uso de
ellos por el tiempo considerable o si planea el aseo o
reparaciones de las áreas aledañas al
computador.
12. Utilice en la impresora el
ancho del papel
adecuado. El contacto directo de la cabeza de impresión
sobre el rodillo puede estropear ambas parte. (Usuarios con
impresoras de matriz de
punto)
13. Esta prohibido destapar y tratar de arreglar los
equipos por su cuenta. En todos los casos asesórese del
departamento de sistemas o del encargado de esta
operación.
14. No preste los equipos o asegúrese que la
persona que lo
utilizara conoce su correcta operación.
15. Todas las pantallas de los equipos deberán
contar con filtros antirreflectivos, los cuales deben ser
solicitados por cada usuario.
El Departamento de Recursos Humanos
en conjunto con el Departamento de Organización y Métodos,
deberán analizar, corregir y/o modificar la presente
circular para ser enviada a todos los Jefes de Departamentos para
que comience a regir como norma de la
Compañía.
Titulo: circular normativa para el uso y administracion
de las computadoras
Categoría: Computacion, General
Resumen: La presente circular tiene como objetivo ,
estandarizar el uso y administración de las Computadoras y
asegurar que Los recursos
humanos y tecnológicos comprometidos en la
obtención de la información, sean acordes con las
Inversiones
que la Compañía realiza.
Autor:
Ing. Betty Rodriguez
Ingeniera de Sistemas egresada de la Universidad del
Norte.
Nacida el 19 de Octubre de 1964 en la ciudad de Valledupar,
Cesar, Colombia.
Actualmente me desempeño como Directora de Sistemas para
una cadena de Almacenes de
comercialización de Muebles
Electrodomesticos en la costa norte colombiana.
Barranquilla