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El estudio de factibilidad dentro de las etapas de Análisis de Sistemas Administrativos




Enviado por quinn



    Indice
    1.
    Estudio de
    factibilidad


    3. Desarrollar estrategia de
    sistemas

    4. Resumir la estrategia de
    sistemas

    5. Dimensionamiento de la
    instalacion

    6. Diseño de la
    configuracion

    7. Evaluacion de los equipos ofrecidos en el
    mercado

    8. Resumir el resultado del estudio de
    factibilidad
    tecnica

    9. Definicion de los cambios organizacionales a
    efectuar

    10. Analisis
    Comparativo

    11. Resumir los resultados del estudio
    economico-financiero

    12.
    Consideraciones sobre la contratacion de un servicio externo de
    computacion

    13. Costos

    1. Estudio de factibilidad

    Consideraciones previas para
    evaluar la eleccion de un equipo

    ¿Qué debemos evaluar para seleccionar un
    equipo?

    En primer lugar, la arquitectura del
    equipo que analizamos, esto implica evaluar cual es la
    arquitectura que mejor se adapta para el procesamiento de las
    aplicaciones que pensamos desarrollar en nuestro futuro
    equipo.

    En este punto, debemos evaluar la filosofía con
    que fue construida la computadora
    y la orientación técnica de sus componentes, en
    relación con el tipo de procesamiento para el que fue
    pensado originalmente.

    Según la filosofía de su construcción, el procesamiento puede ser:
    centralizado, descentralizado o distribuido, y de acuerdo a la
    envergadura de algunas compañías, una mezcla e
    ellos.

    Cada una de estas filosofías apunta a resolver
    los distintos problemas que
    puede enfrentar una Empresa, en
    relación con el procesamiento de
    datos, y a su vez, contemplan las pautas políticas
    con que cada Empresa encara la resolución de sus
    problemas.

    Como vemos, los equipos de computación abarcan un amplio espectro en
    lo que hace a la problemática empresarial, y esto es
    así, porque de esta forma los proveedores de
    equipos se aseguran una mayor penetración en el mercado.

    Cada filosofía establece un diseño
    o arquitectura de construcción de cada dispositivo de la
    "maquina", y es en función de esas pautas que se
    determinan el tamaño, capacidad, velocidad,
    etc., de cada componente del sistema.

    Por lo expuesto, resulta imprescindible el
    conocimiento del "problema" de la Empresa, antes
    de iniciar la evaluación
    técnica que permita definir la filosofía,
    arquitectura y tipo de procesamiento a emplear.

    Por tal motivo, será necesario conocer y
    comprender las particularidades del "Negocio" de la Empresa, que
    además evitara desvíos en la caracterización
    de sus problemas por consideraciones de tipo teórico fuera
    de su contexto.

    Por otra parte, se deberán analizar los motivos
    por los cuales la Empresa decide invertir en equipos de
    computación. Estos pueden ser:

    1. Por encontrarse en etapa de
      expansión
    2. Por prever una futura etapa de
      expansión
    3. Por encontrarse en etapa de recesión
      (Necesidad critica de reducir costos)

    En los dos primeros casos, el desarrollo de
    sistemas esta
    ligado al desarrollo de la Empresa, por tal motivo, invierte en
    computación.

    En el tercer caso, la inversión en computación forma parte
    de un "Plan de
    Austeridad" y entonces, solo el ahorro
    inmediato justifica la misma.

    Puede observarse que, en cada caso, las restricciones
    sobre el proyecto
    actúan de manera diferente, y son un condicionante critico
    tanto para definir la configuración, como para dimensionar
    la instalación, si bien en los tres casos estamos frente a
    un "Estudio de Factibilidad para
    incorporar un computador".

    Generalmente, suele pensarse que el diseño de la
    configuración de una instalación solo depende del
    volumen de
    información a procesar, y que una vez
    cuantificada esta variable el responsable del proyecto decide
    cuantas terminales, impresoras,
    etc., necesita.

    Sin lugar a dudas, esto es un grave error, dado que el
    volumen de la información, como parámetro, incide
    en la evaluación de las velocidades de cada dispositivo y
    en la forma de almacenamiento de
    los datos, pero no
    determina el diseño de la configuración, que
    necesariamente estará condicionada a las políticas
    que encuadran al proyecto.

    Como hemos visto, la configuración debe
    contemplar los aspectos políticos que la condicionan, los
    volúmenes, las velocidades y capacidad de los
    dispositivos, y finalmente los aspectos técnicos referidos
    al hardware y
    software.

    La complejidad que presenta la evaluación de un
    proyecto de inversión como la toma de un computador,
    impone la utilización de una metodología que establezca una disciplina de
    trabajo que permita el planeamiento y
    control del
    proyecto, facilite la asignación de tareas y mejorar las
    estimaciones, y en definitiva nos permita reducir el riesgo.

    En el presente trabajo se formula una metodología
    para efectuar un Estudio de Factibilidad para la toma de un
    computador que contempla los aspectos mencionados anteriormente,
    si bien este no es el único proyecto de inversión
    en informática que requerirá ser
    evaluado, también se pueden dar los siguientes
    casos:

    • Reemplazo del actual computador
    • Reestructuración del área de
      sistemas
    • Revisión parcial de la
      instalación
    • Procesamiento de determinadas
      aplicaciones
    • Aplicaciones especificas (Robótica, Sistemas
      Expertos, etc.)

    En cada caso, se deberá evaluar que etapas y
    fases de la metodología se deberán utilizar, pero
    el común denominador será que el Estudio de
    Factibilidad tiene por objeto transformar un acto aventurado de
    inversión, en una decisión de riesgo
    calculado.

    La ausencia de una metodología se debe más
    a la falta de apreciación del riesgo involucrado, que a la
    dificultad para su formulación y posterior
    ejecución.

    2. Establecer la estrategia

    La Estrategia De
    Negocio

    Como hemos visto resulta imprescindible conocer el
    problema de la Empresa, las particularidades de su Negocio y los
    motivos que la impulsan a estudiar la Factibilidad de un proyecto
    de inversión en informática.

    Todos estos aspectos y las estimaciones sobre la
    evolución del Negocio, se contemplan en la
    estrategia global de la compañía y es esta la que
    define las políticas que condicionan el
    proyecto.

    Las fluctuaciones del mercado, la competencia, el
    volumen de la demanda, el
    análisis del producto o
    servicio que
    provee la Empresa, entre otros, determinan factores esenciales
    para definir una estrategia de Negocio, que considere, por
    ejemplo, las inversiones a
    realizar para el mediano y largo plazo, su volumen y rubros
    específicos; reequipamiento fabril, utilización de
    tecnología
    de punta, desarrollo de nuevas marcas y productos,
    ampliar su participación en el mercado, posibilidades de
    diversificación del Negocio; mejorar la oficina
    operativa, incursionar en mercados
    extranjeros, etc.

    Sobre el análisis de la situación actual
    de la Empresa y la evolución de sus operaciones, se
    formularan las alternativas estratégicas de Negocio, las
    que luego de ser evaluadas permitirán establecer los
    objetivos de
    Negocio a mediano y largo plazo, en el marco de un plan
    estratégico.

    La evaluación de un proyecto de inversión
    informática como ser la toma de un computador, no puede
    sustentarse exclusivamente en las necesidades de
    información actuales de la Empresa, ya que se
    estaría obviando una parte importante del problema, por lo
    tanto, la evaluación de la situación actual de la
    Empresa como restricción para el desarrollo del proyecto
    deberá confrontarse con la visión que tiene
    la
    organización de sus problemas y los cursos de
    acción que define a partir de un plan estratégico,
    lo que significa analizar las necesidades de información a
    partir de los objetivos de Negocio y de la estrategia.

    Al efecto se deberán revisar los planes a largo
    plazo y evaluar sus posibles requerimientos en materia de
    procesamiento de datos.

    Para resumir esta fase, podemos decir que será
    necesario:

    • Evaluar la situación actual de la Empresa como
      restricción para el desarrollo del proyecto.
    • Analizar las necesidades de información a
      partir de los objetivos de Negocio y la estrategia
      global.
    • Revisar los planes a mediano y largo
      plazo.
    • Establecer los alcances del proyecto.

    3. Desarrollar estrategia de
    sistemas

    Con el mismo criterio con que se desarrolla una
    estrategia de Negocio y se confecciona un Plan
    Estratégico, será necesario establecer una
    estrategia de sistemas que contemple tanto las necesidades
    actuales como de mediano y largo plazo en materia de
    información.

    No existe a priori una receta para desarrollar la
    estrategia de una organización, y si bien podemos hablar de
    aspectos generales, determinar el peso de cada variable forma
    parte del estudio que necesariamente se encontrara asociado a la
    problemática de cada Empresa.

    A continuación, detallamos algunos de los
    aspectos a considerar, si bien como hemos mencionado, carecen de
    universalidad y sólo sirven como referencia.

    Estrategia De
    Hardware

    • Establecer requerimientos globales
    • Establecer la filosofía de
      procesamiento
    • Definir arquitectura
    • Pautar crecimiento para el mediano y largo
      plazo
    • Pautar envergadura de procesamiento en los nodos, en
      caso de procesamiento distribuido
    • Definir grado de sofisticación
      técnica

    Estrategia De
    Software

    • Definir disyuntiva: Desarrollo interno de sistemas
      vs. Adquisición de paquetes
    • Establecer criterios para fijar prioridades en el
      desarrollo e instalación de sistemas
    • Pautar desarrollo interno de sistemas
    • Establecer criterios para la adquisición de
      sistemas preplaneados
    • Establecer pautas para el desarrollo de
      metodologías
    • Pautar desarrollo de software de base
    • Establecer pautas para determinar dotación
      afectada al desarrollo, instalación y mantenimiento de sistemas
    • Establecer requerimientos básicos de
      documentación de sistema

    Sistemas De Comunicación De Datos

    • Establecer alcance del sistema
    • Definir la utilización de arquitectura de
      Teleprocesamiento
    • Especificar los sistemas de
      información afectados
    • Establecer requerimientos globales
    • Fijar pautas para el diseño de la red de comunicaciones
    • Pautar alcance del procesamiento en los nodos de la
      red

    Automatizacion De
    Oficinas

    Establecer requerimientos globales sobre:

    • Procesamiento de Textos
    • Correo electrónico
    • Sistemas de Modelización
    • Computadoras Personales
    • Notebooks
    • Etc.

    4. Resumir la estrategia de
    sistemas

    Finalmente se deberán resumir la estrategia de
    sistemas, documentando los objetivos de Negocio, sus implicancias
    en sistemas como así también los resultados del
    Relevamiento general.

    Factibilidad
    Tecnica

    Evaluacion
    preliminar

    A efectos de diseñar la configuración del
    equipo será necesario, en forma previa, dimensionar la
    instalación, es decir, establecer la cantidad de
    dispositivos, su capacidad y velocidades para cada tipo de
    proceso,
    según los requerimientos de las aplicaciones a procesar,
    como así también, definir el tipo de dispositivos
    periféricos a configurar.

    Estos elementos se deberán evaluar dentro del
    encuadre que fija la Estrategia de Sistemas en cuanto a la
    filosofía de procesamiento y arquitectura de los grupos,
    desarrollo de software de base y aplicación, sistemas de
    comunicación de datos y automatización de oficinas.

    Para dimensionar la instalación será
    necesario conocer los volúmenes por tipo de
    operación, tamaño de los archivos, nivel
    de actividad sobre los mismos, cantidad de caracteres por tipo de
    documento a procesar, crecimiento anual del volumen de
    operaciones y archivos, y tipo de procesamiento para cada
    aplicación, de forma tal, que se pueda definir la
    capacidad y forma de almacenamiento de los datos.

    Disponer de esta información supone el conocimiento a
    priori de los sistemas de información cuyas funciones
    computarizadas serán procesadas en el nuevo equipo, y si
    bien la estrategia de Software puede definir criterios para la
    asignación de prioridades en el desarrollo de sistemas, y
    aun las modalidades de procesamiento; difícilmente pueda
    dilucidar los inconvenientes que presenta el dimensionamiento de
    la instalación.

    Por lo tanto, será necesario efectuar un
    Relevamiento que permita acopiar la información
    señalada anteriormente.

    Al efecto, se deberán relevar, entre otras, las
    siguientes actividades y funciones de Negocio:

    Producción

    • Características de la línea de producción
    • Planeamiento (Planes de producción,
      abastecimiento, etc.)
    • Programación de la
      producción
    • Gestión y administración de stocks
    • Control de inventarios
    • Materias primas
    • Producción en proceso
    • Repuestos y materiales
    • Costos industriales
    • Análisis de consumo
    • Mano de obra
    • Control de calidad
    • Ingeniería industrial (Métodos,
      tiempos y control de eficiencia)
    • Administración de
      producción
    • Mantenimiento de planta (Plan de mantenimiento,
      costeo de ordenes de trabajo, etc.)
    • Desarrollo de nuevos productos (Prototipos y
      especificaciones)
    • Requerimientos contables para
      producción

    Gestión de Compras

    • Emisión de requisiciones
    • Plan de Compras
    • Activamiento
    • Control de Recepciones
    • Circuito compras-proveedores

    Comercialización

    • Canales de distribución
    • Pedidos-facturación
    • Plan de ventas
    • Investigación de mercado
    • Marcas y nuevos productos
    • Estadísticas y reportes
      gerenciales
    • Mailing

    Administración

    • Contabilidad general
    • Proveedores
    • Deudores-facturación
    • Caja-bancos
    • Proyección de pagos y cobranzas
    • Planificación financiera
    • Bienes de uso (Activo Fijo)
    • Créditos y cobranzas
    • Costos
    • Presupuestos
    • Planes económicos
    • Control de gestión
    • Impuestos y seguros

    Administración de Personal

    • Inventario de personal
    • Análisis de desempeño
    • Empleos
    • Capacitación
    • Remuneraciones
    • Accidentes
    • Liquidación de sueldos

    Si bien se han detallado las actividades principales a
    considerar en una industria, el
    alcance del Relevamiento en cada caso dependerá del tipo
    de Negocio de cada Empresa y de sus características principales, según
    se trate de entidades financieras, empresas de
    servicios,
    etc., y estas a su vez sean, estatales o privadas, nacionales o
    extranjeras, etc.

    El análisis de la información obtenida en
    el Relevamiento permitirá establecer las necesidades en
    materia de información tanto operativas, administrativas y
    de gestión; como así también respecto de la
    toma de
    decisiones.

    En cada caso se deberán considerar:
    volúmenes, confidencialidad, frecuencia, complejidad para
    su obtención, integridad, redundancia, seguridad,
    oportunidad, control
    interno y los factores particulares inherentes a la
    Empresa.

    Sobre la base de los resultados del Relevamiento y la
    estrategia de sistemas se deberá:

    • Efectuar una revisión de la estrategia de
      sistemas a efectos de detectar posibles incongruencias en las
      definiciones previas, respecto a los resultados que arroja el
      Relevamiento.
    • Establecer una hipótesis sobre los sistemas de
      información cuyo caudal de procesamiento deberá
      ser absorbido por la nueva instalación.
    • Analizar la modalidad de procesamiento global,
      estableciendo porcentajes para cada tipo de
      proceso.
    • Establecer requerimientos especiales de hardware y
      software (Dispositivos especiales).
    • Analizar requerimientos de técnicas especiales
      de procesamiento de datos a emplear para el corto y mediano
      plazo.

    5. Dimensionamiento de la
    instalacion

    En primer lugar se procederá a calcular la
    capacidad por tipo de dispositivo y a establecer el perfil
    técnico de los periféricos en función de los
    sistemas que serán procesados por la futura
    instalación, como ser:

    Unidad Central de Proceso

    • Tamaño y organización de la
      memoria
    • Velocidad de transferencia
    • Capacidad de la unidad de control
    • Niveles de interrupción

    Discos

    • Tiempo medio de acceso
    • Capacidad
    • Fijos o removibles
    • CD’s y reproductoras de CD’s

    Cintas

    • Densidad
    • Velocidad
    • Pistas

    Terminales de Vídeo

    • Inteligentes o no inteligentes
    • Funciones avanzadas de hardware
    • Tamaño de la pantalla o buffer
    • Velocidad de transferencia

    Impresoras

    • Chorro de tinta o láser
    • Tamaño
    • Velocidad

    Software

    • Multiprogramación
    • Despacho de tareas
    • Seguridad en el manejo de datos
    • Edición interactiva
    • Procesamiento en lotes de programas de
      aplicación
    • Medios para manejos de formatos
    • Servicios de tipo general

    Si el estudio incluye la utilización de
    técnicas de procesamiento como el teleproceso, se
    deberá evaluar por un lado los nodos (Componentes de
    hardware que pueden realizar procesamiento de la
    información y control de la red) y por otro los enlaces
    (Medios que
    emplean para transmitir información entre los
    nodos).

    En relación con los nodos, además de los
    dispositivos señalados anteriormente se deberá
    evaluar:

    Controlador de Comunicaciones

    • Programable
    • Requerimientos para conexión de
      líneas
    • Serialización para transmisión
      asincrónica, serie o paralelo
    • Posibilidad de almacenar y retransmitir
    • Manejo de prioridades
    • Detección y corrección de
      errores
    • Manejo de tiempo
      agotado
    • Manejo de respuestas o llamadas en forma
      automática
    • Conmutación de circuitos

    Modems

    • Facilidad de acoplamiento acústico
    • Cantidad de hilos
    • Ecualización automática
    • Velocidad
    • Indicadores de estado
    • Facilidades para manejo de más de un modo de
      transmisión

    En relación con los enlaces se deberá
    definir el tipo de enlace y la modalidad y velocidad de
    transmisión que el mismo deberá
    soportar.

    En cuanto al software de comunicaciones se deberá
    evaluar por un lado la utilización de una arquitectura de
    teleprocesamiento y una disciplina de control de líneas, y
    por otro disponer de un monitor de
    teleprocesamiento con las funciones básicas.

    Automatización de oficinas

    • Procesamiento de textos
    • Correo electrónico
    • Distribución de computadoras
      personales conectadas a la instalación
      central
    • Software para modelización
    • Desarrollo de aplicaciones

    6. Diseño de la
    configuracion

    Una vez definidos los parámetros de capacidad y
    perfil técnico de los componentes se procederá a su
    cuantificación; fundamentalmente de los dispositivos
    periféricos.

    Para definir la cantidad de terminales de vídeo
    se deberán considerar variables
    como: horas pico, colas de espera, tiempo para reingreso de datos
    por errores de digitación, aspectos funcionales como
    adyacencia física de ciertos
    usuarios, terminales especializadas según su uso (Para
    programación, sistemas con altos tiempos de
    uso, etc. ).

    A efectos de calcular la cantidad de terminales a
    instalar, se podrá aplicar una fórmula de cálculo
    que arroja un valor que es
    una aproximación y que deberá ser ajustada por las
    variables anteriormente mencionadas:

    Cantidad de documentos *
    Caracteres documento

    Cantidad de terminales =

    Horas de trabajo * Velocidad digitación por
    hora

    El mismo procedimiento se
    podrá aplicar para el cálculo de las
    impresoras.

    Una vez cuantificados los dispositivos de la
    instalación se analizará la flexibilidad para el
    crecimiento futuro de la instalación y la dotación
    requerida para su funcionamiento.

    A partir de este análisis se establecerán
    los ajustes finales y se diseñará la
    configuración.

    7.
    Evaluacion de los equipos ofrecidos en el
    mercado

    Cada compañía proveedora de equipos de
    computación suele confeccionar sus propuestas a partir de
    sus pautas de comercialización y generalmente describen
    con mayor amplitud los aspectos favorables de su producto en
    relación con la competencia, y no se profundiza (y en
    algunos casos no se hace mención) sobre los elementos que
    están en desventaja frente a otros proveedores. Por tal
    motivo, se suelen presentar dificultades en el momento de la
    selección de propuestas. Para evitar estos inconvenientes
    se deberá confeccionar un informe para las
    compañías proveedoras que contenga las variables a
    fin de estandarizar las propuestas sobre las cuales se
    efectuará la selección.

    En dicho informe se deberá requerir la
    cotización de:

    • Configuración a cotizar
    • Apertura del costo por
      dispositivo
    • Cargos por importación
    • Cargos por instalación
    • Modalidades de contratación
    • Forma de pago
    • Plazos de entrega
    • Recargos o impuestos
    • Servicio técnico (Características y
      costo)
    • Asesoramiento y apoyo
    • Equipo de backup
    • Horas de máquina para desarrollo (Cantidad,
      lugar y costo)
    • Posibilidades de ampliación
    • Lista de usuarios con equipos instalados similares al
      cotizado

    Una vez recibidas las propuestas se deberán fijar
    los criterios para seleccionar las mismas con el objeto de
    seleccionar una terna.

    8. Resumir el resultado del estudio de
    factibilidad tecnica

    Es esta fase se procederá a confeccionar el
    informe con los resultados del estudio de Factibilidad
    técnica que contendrá los fundamentos
    técnicos de las decisiones adoptadas y resumirá los
    resultados de la etapa.

    Factibilidad
    Operativa

    Evaluacion Del Impacto Del Proyecto Sobre La
    Organización

    Dependiendo de las características del proyecto y
    de la modalidad con que la Empresa encaró el mismo, los
    aspectos organizacionales pueden haber sido evaluados al
    definirse la estrategia de sistemas, en cuyo caso, no se
    requerirá la ejecución de esta fase.

    En caso contrario, se deberá efectuar el estudio
    correspondiente que tiene por objeto evaluar el impacto del
    proyecto sobre la organización.

    Para ver con mayor claridad la importancia del estudio
    de Factibilidad operativo recurriremos a un ejemplo:

    Tomemos el caso de un banco que en la
    actualidad maneja el conjunto de sus operaciones en forma
    tradicional cuyos sistemas tienen un gran porcentaje de
    procesamiento manual y en
    algunos casos batch (en la casa matriz), que
    decide utilizar tecnología de punta, y automatizar el
    grueso de sus operaciones, incorporar cajeros automáticos,
    conectar todos sus sistemas a una red de comunicaciones, y
    distribuir capacidad de procesamiento para sus 50
    sucursales.

    Desde el punto de vista técnico y
    económico, el proyecto resulta a priori, viable, dado que
    este tipo de instalación está ampliamente aprobada
    por otras entidades financieras, los beneficios que resultan de
    un proyecto de inversión de esta naturaleza son de
    fácil comprobación no hay más que consultar
    a las otras empresas y además las compañías
    proveedoras de equipos ya han adquirido experiencia suficiente,
    con un gran parque instalado y hasta existe la posibilidad de
    adquirir sistemas preplaneados de buen rendimiento y bajo
    costo.

    En este caso el estudio de Factibilidad operativo
    adquiere, su mayor significación, ya que la viabilidad del
    sistema no está en duda, pero lo que falta verificar es si
    este Banco, está en condiciones de absorberlo; ya que, el
    personal no tiene experiencia en el manejo de este tipo de
    sistemas, los gerentes verán modificados los procedimientos
    del conjunto de su operatoria y además deberán
    estar a la cabeza del cambio.
    Surgirán además los temores de una
    racionalización, además de la resistencia
    natural al cambio en todos los niveles; la operatoria de cada
    sucursal sufrirá profundas modificaciones, se
    requerirá la capacitación del personal en gran escala; la
    participación como usuario (Una nueva función) en
    la definición de los futuros sistemas, podrán
    surgir modificaciones en la estructura de
    poder de la
    organización que tendrán relación directa
    con la reestructuración orgánica, etc. y
    además de todo esto se deberá seguir cumpliendo con
    las actividades diarias para que el Negocio siga
    funcionando.

    Como vemos un cambio de esta envergadura puede generar
    una sucesión interminable de conflictos que
    si se dejan librados al azar las posibilidades de éxito
    del proyecto tendrán un alto grado de
    aleatoriedad.

    Como vemos no se puede relativizar el estudio operativo
    y a efectos de reducir los márgenes de riesgo se
    deberá:

    • Establecer el alcance de los cambios
      organizacionales
    • Evaluar las normas,
      métodos y funciones organizacionales
      vigentes.
    • Evaluar el desarrollo organizativo
      alcanzado.
    • Analizar las relaciones de poder actuales y futuras y
      su efecto sobre el proyecto.
    • Trazar una hipótesis de
      conflictos potenciales.
    • Efectuar un análisis sobre la oportunidad del
      proyecto.

    9. Definicion de los cambios organizacionales a
    efectuar

    En esta fase se deberá:

    • Efectuar una estimación sobre las áreas
      que deberán ser reestructuradas y la envergadura del
      cambio en cada caso.
    • Diseñar la estructura del área de
      sistemas en relación con los resultados del estudio de
      Factibilidad técnico.
    • Definir roles y funciones.
    • Establecer criterios para planificar la
      capacitación del personal afectado.
    • Estimar costos y beneficios operativos (Tangibles e
      intangibles

    Finalmente se debe resumir los resultados de la
    Factibilidad operativa.

    Factibilidad
    economica-financiera

    Cuantificacion de la
    inversion

    Para efectuar el estudio de Factibilidad
    económico-financiera resulta imprescindible conocer la
    totalidad de los gastos en que
    incurrirá la Empresa para incorporar el nuevo sistema,
    como así también el incremento de los costos por
    cargas de estructura que demandará su funcionamiento a
    posteriori de la puesta en marcha.

    Dado que los cotos de hardware y software se incluyen en
    el estudio técnico, será necesario conocer los
    siguientes costos complementarios:

    Dotación

    Con el detalle de los sueldos más las cargas
    sociales, para la totalidad de puestos y vacantes.

    Mobiliario

    Con el detalle de los elementos y el costo unitario de
    los mismos. Se deberá especificar los muebles de oficina
    (Escritorios, sillas, etc. ), y los de computación
    (Cintotecas, archivos, mesas para terminales, etc. )

    Instalación eléctrica

    • Tablero de comando
    • Regulador de tensión
    • Ramal trifásico
    • Puesta a tierra
      (Jabalinas de cobre)
    • Alimentación de grupos de computación
      (Con seguridad antillama u otros)
    • Tendido del lazo
    • Etc.

    Suministros

    • Formularios
    • Cartuchos de tinta para impresoras (Color y
      Negro)
    • Toner para impresoras láser
    • Disquetes
    • CD’s
    • Cintas para backups
    • Etc.

    Layout

    • Planos
    • Modificación de artefactos de
      iluminación, mamparas, etc.

    Sistema de Seguridad

    • Caja ignífuga
    • Sistema contra incendios
      (Con detectores de humo)
    • Servicios de microfilmación para
      documentación
    • Etc.

    Cursos de Capacitación

    • Detalle y costo

    Seguro

    • Detalle de cobertura y costo

    Fletes

    • Detalle y costo

    Para establecer estos costos se deberá consultar
    a tres proveedores como mínimo y en cada caso se
    deberá conocer:

    • Tiempo de vigencia de los presupuestos
    • Formas de pago
    • Fecha de iniciación estimada de los
      trabajos
    • Tiempo de ejecución de las tareas
    • Plazos de entrega
    • Etc.

    A estos costos se deberán agregar los que tiene
    el estudio técnico:

    • Costo de Hardware
    • Costo de Software
    • Cargos por importación
    • Cargos por instalación
    • Recargos e impuestos
    • Servicio Técnico
    • Garantía para la modalidad de
      alquiler
    • Cargos por backup de instalación

    Con todos estos datos se procederá a cuantificar
    la inversión y evaluar la modalidad de contratación
    más ventajosa.

    10. Analisis Comparativo

    En primer lugar se establecerá el monto de
    inversión inicial, que incluye gastos por única
    vez, y luego, el cargo mensual del nuevo centro de
    costos.

    A efecto de medir la incidencia del cargo mensual, de
    deberá tomar un índice que permita visualizar el
    grado de participación en el cargo total de la
    compañía, como por ejemplo las ventas o cualquier
    otro índice que permita visualizar el grado de
    participación en el cargo total de la
    compañía, como por ejemplo las ventas o cualquier
    otro que utilice la Empresa para efectuar estas
    mediciones.

    Finalmente se deberá:

    • Efectuar una revisión de la evaluación
      de costos
    • Analizar la inversión frente a la
      posición financiera de la Empresa
    • Establecer los beneficios totales (Incluyendo los
      intangibles)
    • Analizar el retorno de la inversión (VAN
      – Valor actualizado Neto, TIR – Tasa Interna de
      Retorno)
    • Medir en términos de producto la
      inversión total

    11. Resumir los resultados del estudio
    economico-financiero

    Se deberá confeccionar un informe que resuma el
    estudio de Factibilidad económico-financiero.

    Por último, se confeccionará el informe
    final para la alta dirección, con el resumen del Estudio de
    Factibilidad del Proyecto de inversión en
    Informática.

    El mismo deberá contener:

    • Introducción
    • Antecedentes y necesidades
    • Estrategia
    • Resultados del estudio técnico
    • Resultados del estudio operativo
    • Resultados del estudio
      económico-financiero
    • Sugerencia del equipo de proyecto
    • Anexo con las propuestas recibidas y los cuadros
      comparativos

    Sobre la base de este informe se podrá tomar la
    decisión, pero en el caso que la Empresa decida poner a
    consideración el estudio efectuado, se podrá contar
    con la documentación de cada etapa del estudio y la
    totalidad de la información utilizada.

    12. Consideraciones sobre la contratacion de un
    servicio externo de computacion

    La contratación de un servicio de
    computación no difiere, en sus aspectos formales, de la
    contratación de cualquier otro tipo de servicio, por parte
    de una Empresa.

    En nuestro caso corresponderá la
    evaluación técnica del tipo de servicio a contratar
    para el procesamiento electrónico de datos, y en
    particular la contratación de un servicio de
    computación.

    Es importante considerar que es esta una alternativa
    para resolver el procesamiento de la información de una
    Empresa, dependiendo de la relación costo-beneficio y, una
    vez más, la política que define
    la Empresa para la resolución de sus problemas.

    Las variables a considerar para la contratación
    de este tipo de servicios, no solo estarán presentes en la
    evaluación de los proveedores, sino también en el
    contrato legal
    a suscribir entre las empresas.

    A continuación se exponen las variables
    más relevantes:

    13. Costos

    Detallados por:

    • Costo de proceso
    • Registro grabados
    • Volumen básico a procesar y grabar
    • Excedentes
    • Según la frecuencia de cada
      proceso
    • Formularios
    • Procesos especiales
    • Listados a pedido

    Aspectos A
    Evaluar

    • Modalidad para la actualización de precios
    • Condición de pago
    • Vigencia de la contratación
    • Riesgos de pérdida de
      documentación
    • Modificación de programas y archivos
      (Procedimiento y costo)
    • Uso del computador del servicio
    • Lenguaje de programación utilizado
    • Cargos por capacitación
    • Obligaciones por incumplimiento de las
      partes
    • Prueba de programas
    • Aprobación por sistema
    • Carpeta por sistema
      (Documentación)
    • Lugar de recepción y entrega de
      información
    • Duplicación de archivos (Que se puedan
      requerir en cualquier momento)
    • Seguridad del servicio (Definición de backup
      para el procesamiento)
    • Propiedad de programas y archivos

    Deberá contemplarse que todas estas variables
    estén cuidadosamente explicitadas en el contrato legal que
    regulará la operatoria de este servicio.

    A los efectos legales se deberán
    agregar:

    • Modalidades para definir la rescisión del
      contrato
    • Pago del sellado (a cargo de
      quién)
    • Ubicación y domicilio legal (ante eventuales
      juicios)

    Dado que el servicio a contratar puede sufrir
    distorsiones en el tiempo, ya sea respecto del costo, como
    así también por la eficiencia del servicio, la
    Empresa deberá disponer de los elementos necesarios que le
    permitan adoptar las decisiones más adecuadas al respecto,
    para lo cual requerirá evitar un nivel de dependencia con
    el servicio, que le impida resolver los inconvenientes planteados
    de la forma más adecuada para sus intereses.

    Los problemas mencionados o bien por el crecimiento del
    volumen de la información procesada, podrán sugerir
    alternativas tales como: el cambio de servicio o la
    incorporación de un sistema.

    En ambos casos será sumamente valioso disponer de
    la propiedad de
    los programas y archivos, como así también contar
    con la documentación de cada sistema.

    La seguridad del servicio, la prueba de programas, su
    mantenimiento, la definición respecto de la
    aprobación de cada sistema implementado, etc. son
    variables que aseguran un servicio eficiente, y la
    explicación de las mismas en un contrato, representan el
    respaldo legal con que cuenta la Empresa entre los diversos
    inconvenientes que pudieron ocurrir en el tiempo.

    La evaluación de los aspectos señalados
    permitirán detectar omisiones que a corto o largo plazo
    podrán perjudicar seriamente a la Empresa.

     

     

    Autor:

    Eduardo Horacio Quinn

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