Indice
1.
Introducción
3. Salida de los
Materiales
4. Método de identificación
específica
5. Método identificación
perpetuo
6. Registro del costo de materiales en el libro
diario
7.
Mano de obra
8. Calculo de la nómina
total
9.
Impuesto al empleado
10. Tiempo ocioso
Los materiales o
suministros son los elementos básicos que se transforman
en productos
terminados a través del uso de la mano de obra y de los
costos indirectos
de fabricación en el proceso de
producción.
Los costos de los
materiales puede ser directos o indirectos, los materiales
directos son aquellos que pueden identificarse con la producción de un artículo terminado,
que pueden asociarse fácilmente al
producto y que
representan un costo importante
del producto
terminado. Ej: el acero utilizado
en la fabricación de automóvil.
Los materiales indirectos son los demás materiales o
suministros involucrados en la producción de un
rtículo que no se clasifican como materiales directos. Ej:
el pegamento que se emplea en la fabricación de
muebles. Los materiales indirectos son considerados como costos
indirectos de fabricación.
2. La contabilización de
los Materiales
Compra de Materiales
La mayoría de los fabricantes cuentan con un departamento
de compras cuya
función es hacer pedidos de materias primas y suministros
necesarios para la producción. El gerente del
departamento de compra es
responsable de garantizar que los artículos pedidos
reúnan los estándares de calidad
establecidos por la compañía que se adquieran al
precio
más bajo y se despachen a tiempo.
Requisición de compra
Una requisición de compra es una solicitud escrita que
usualmente se envía para informar al departamento de
compras acerca de
una necesidad de materiales o suministros. Las requisiciones de
compra están generalmente impresa según las
especificaciones de cada compañía, la mayor parte
de los formatos incluye:
– Numero de requisición
– Nombre del departamento o persona que
solicita
– Cantidad de artículos solicitados
– Identificación del número de catálogo
– Descripción del artículo
– Precio
unitario
– Precio total
– Costo de
embarque, de manejo, de seguro y costos
relacionados
– Costo total de requisición
– Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
– Firma autorizada.
Orden de compra
Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por
determinados artículos a un precio onvenido. La solicitud
también especifica los términos de pago y de
entrega.
La orden de compra es una autorización al proveedor para
entregar los artículos y presentar una factura. Todos
los artículos comprados por una compañía
deben acompañarse de las órdenes de compra, que se
enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su
uso.
Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden
de compra:
– Nombre impreso y dirección de la compañía que
hace el pedido
– Número de orden de compra
– Nombre y dirección del proveedor
– Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
– Términos de entrega y de pago
– Cantidad de artículos solicitados
– Número de catálogo
– Descripción
– Precio unitario y total
– Costo de envío, de manejo, de seguro y
relacionados. Costo total de la
orden
– Firma autorizada
El original se envía al proveedor y las copias usualmente
van al departamento de contabilidad
para ser registrados en la cuenta por pagar y otra copia para el
departamento de compras.
Informe de
Recepción
Cuando se despachan los artículos ordenados, el
departamento de recepción los desempaca y los cuenta. Se
revisan los artículos par tener la seguridad de que
no estén dañados y cumplan con las especificaciones
de la orden de compra y de la lista de empaque. Luego el
departamento de recepción emite un informe de
recepción. Este formato contiene
– Nombre del proveedor
– Número de orden de compra
– Fecha en que se recibe el pedido,
– Cantidad recibida
– Descripción de los artículos
– Diferencia con la orden de compra ( artículos
dañados )
– Firma autorizada
El original lo guarda el departamento de recepción. Las
copias se envían al departamento de compra y al
departamento de cuentas por paga,
las copias también se envían al departamento de
contabilidad y
al empleado de almacén
que inició la requisición de compra, además
se adjunta una copia de los materiales que van al almacén.
3. Salida de los Materiales
La persona encargada
del almacén es responsable del adecuado almacenamiento,
protección y salida de todos los materiales bajo su
custodia. La salida debe ser autorizada por medio de un formato
de
requisición de materiales, preparado por el gerente de
producción o por el supervisor del departamento. Cada
formato de requisición de materiales indica el
número de orden o el departamento que solicita los
artículos, la cantidad, la descripción, el costo
unitario y el costo total de los artículos
despachados.
El costo que figura en el formato de requisición de
materiales es la cantidad que se carga a producción por
los materiales utilizados. El cálculo
del costo total de los materiales entregados parece
relativamente
simple: el costo unitario de un artículo se multiplica por
la cantidad comprada. La cantidad se determina con la facilidad a
partir del formato de requisición de materiales; sin
embargo, determinar el costo unitario de los materiales
despachado no es tan simple en periodos de inflación o
deflación.
Sistemas de
contabilización de materiales enviados a producción
e inventario final
de materiales.
Contabilización mendiante el sistema de
inventario
periódico
En un sistema de
inventario periódico,
la compra de materiales se registra en una cuenta titulada
"compra de materias primas". Si existe un inventario inicial de
materiales, éste se registra en una cuenta separada
llamada "inventario inicial de materiales". Las compras
más el inventario final de materiales, debe realizarse un
conteo físico de los materiales todavía disponibles
al final del periodo. Algunos métodos
comúnmente
utilizados para determinar el valor del
inventario final y el costo de los materiales utilizados en el
sistema de inventario periódico
son:
4. Método de
identificación específica
Es el método
más simple pero también el que demanda
más tiempo ara
determinar el costo de los materiales utilizados y el costo del
inventario final. Este método requiere mantener un
registro del
precio de
compra de cada unidad específica y de la cantidad de
unidades específicas usadas. El costo de los materiales
utilizados se calcula multiplicando la cantidad usada por el
precio específico de cada material.
Costo promedio simple
Mediante este método, los diversos precios de
compra se suman y esta suma se divide por la cantidad total de
compras para determinar el costo promedio por unidad.
Fecha Costo Unitario
Inventario inicial 1/1 RD$ 10
5/1 40
10/1 11
———–
61 promedio simple =
RD$ 61 / 3 = 20.33
El inventario final de materiales se calcula multiplicando la de
unidades disponibles al final de periodo por el promedio
simple.
Costo promedio ponderado
Este promedio se obtiene multiplicando primero cada precio de
compra por la cantidad de unidades de cada compra. La suma de los
resultados se divide luego por la cantidad de unidades
disponibles para
usar. El inventario final de materiales se calcula multiplicando
el número de unidades disponibles al final del periodo,
por el costo promedio ponderado por unidad.
Primeros en entrar, primeros en salir ( PEPS )
El método PEPS de costeo de inventario se basa en la
premisa de que los primeros artículos comprados son los
que primero se despachan.
Mediante este método, el inventario final estaría
compuesto de los materiales recibidos al final, y los precios, por
tanto, reflejarían los costos actuales. Para calcular el
costo de los materiales usados, se trabaja a partir del
inventario inicial de materiales o de la primera compra y se
avanza en el tiempo. Para calcular el inventario final de
materiales, se trabaja a partir de la compras más
recientes y se retrocede con el tiempo.
Ultimos en entrar, primeros en salir ( UEPS )
El método UEPS supone que los últimos materiales
recibidos son los primeros que se utilizan. Por lo tanto, el
inventario final refleja los precios de los primeros materiales
recibidos. Con el UEPS, el costo de los materiales usados refleja
exactamente los costos corrientes, la determinación del
ingreso debe ser más precisa porque los costos corrientes
se enfrentan con el ingreso corriente. En algunos caso, este
método también se adhiere al concepto de
flujos de materiales.
El costo de los materiales utilizados se calcula tomando primero
la última compra y luego retrocediendo. El inventario
final de los materiales se calcula a partir del inventario
inicial de los materiales o de la primera compra y se trabaja
hacia delante.
El principal defecto del método de inventario
periódico es que el costo de los materiales usados no
puede determinarse sin un conteo físico del inventario
final de materiales, el cual puede ser costoso y demandar
mucho tiempo.
Contabilización mediante el sistema de inventario
perpetuo
En el sistema de inventario perpetuo, la compra se registra en
una cuenta llamada "inventario de materiales". Si existe un
inventario inicial de materiales, también debe registrarse
como un débito en la cuenta de inventario de materiales.
Cuando se utilizan los materiales, la cuenta de inventario de
materiales se acredita por el costo de los materiales usados con
un correspondiente débito e n la cuenta de inventario de
trabajo en proceso. El
resultado final es que el costo de los materiales usados se carga
a producción en el momento en que se emplean los
materiales, y el saldo de la cuenta de inventario de materiales
muestra el
costo de los materiales disponibles para usar.
5. Método identificación perpetuo
El costo de los materiales usados y el inventario final de
materiales se calcula multiplicando las unidades usadas o
disponibles por el costo específico de cada unidad o
todavía disponible.
Costo promedio simple
En el método de inventario periódico, todos los
costos de diferentes compras se suman en conjunto al final de
cada periodo. Esta suma se divide pro el número de compras
para determinar el costo promedio simple
por unidad. Cuando se utiliza el sistema de inventario perpetuo,
este cálculo
debe efectuarse después de cada compra; esta
técnica usualmente se conoce como "promedio móvil
simple".
Costo promedio ponderado
El costo promedio ponderado se calcula después de cada
compra dividiendo el costo total de los materiales disponibles
por el número total de unidades disponibles.
Comparación de los métodos de
inventario PEPS y UEPS
La mayor utilidad bruta se
genera al calcular el inventario con el método PEPS, en
tanto que la menor utilidad bruta
resulta cuando se emplea el método UEPS. El método
PEPS genera un inventario final de materiales más alto; el
método UEPS produce el inventario final de materiales
más bajo. La diferencia entre la utilidad bruta obtenida
con el método Peps versus el Ueps sería exactamente
igual a la diferencia entre los dos inventario finales de
materiales y el costo de los materiales usados.
Costo o Mercado
más bajo ( CMMB )
Esta regla establece que al inventario final de materiales debe
asignarse el costo histórico o el valor de
mercado
corriente, dependiendo de cuál sea más bajo. El
valor de mercado corriente se defíne como el costo de
emplazo de un artículo o cuánto le costaría
hoy a la firma comprar un
artículo de inventario.
6. Registro del
costo de materiales en el libro
diario
El sistema de inventario perpetuo se utiliza por la mayor parte
de las empresas
manufactureras medianas y grandes; este sistema suministra mejor
control y mayor
información que un sistema de inventario
eriódico.
Cuando los materiales se adquieren, se realiza un débito a
la cuenta de inventario de materiales. Cuando los materiales
directos se emplean en producción , debe hacerse un
asiento para cargar el costo de los materiales al inventario de
trabajo en proceso. El costo de los materiales indirectos
se debita al control de costos indirectos de
fabricación.
Los materiales directos se debitan al inventario de trabajo en
proceso porque representan un elemento importante del costo de un
producto y los indirectos en general representan cantidades
insignificantes y / o no son directamente atribuibles a un
producto y en consecuencia se cargan al control de costos
indirectos de fabricación.
Es el esfuerzo físico o mental que se emplea en la
elaboración de un producto. El costo de la mano de obra es
el precio que se paga por emplear los recursos
humanos. La compensación que se paga a los empleados
que trabajan con la producción representa el costo de la
mano de obra de
fabricación. Esta puede clasificarse en :
Mano de obra directa es la que se involucra de manera directa en
la producción de un artículo terminado, que
fácilmente puede asociarse al producto y que representa un
costo de mano de obra importante en la
producción de dicho artículo. La mano de obra
directa se considera un costo primo y a la vez un costo de
conversión. La mano de obra indirecta es el trabajo de
fabricación que no se asigna directamente a un producto;
además no se considera relevante determinar el costo de la
mano de obra indirecta con relación a la
producción. La mano de obra indirecta es considerada
entrelos costos indirectos de fabricación.
Costos incluidos en la mano de obra
El principal costo de la mano de obra son los jornales que se
pagan a los trabajadores de producción. Los jornales son
los pagos que se hacen sobre una base de horas, días o
piezas trabajadas. Los sueldos son pagos fijos hechos
regularmente por servicios
gerenciales o de oficina.
Contabilización de la mano de obra
La contabilización de la mano de obra por parte de un
fabricante usualmente comprende tres actividades: control de
tiempo, cálculo de la nómina
total y asignación de los costo a la nómina.
Control de tiempo
Para tener un control exacto de esto la mayoria de las empresas utilizan
dos documentos
llamados tarjeta de tiempo y la boleta de trabajo.
Una tarjeta de tiempo (tarjeta de reloj) la inserta el empleado
varias veces cada día: al llegar, al salir a almorzar, al
tomar un descanso
y cuando termina de trabajar. Las boletas de trabajo las preparan
diariamente los empleados para cada orden. Las boletas de trabajo
indican el número de horas trabajadas, una
descripción del trabajo realizado y la tasa salarial del
empleado.
La principal función del departamento de nómina es
calcular la nómina total, incluidas la cantidad bruta
ganada y la cantidad neta por pagar a los empleados
después de las de las deducciones. El departamento de
nómina distribuye la nómina y lleva registros de los
ingreso de los
empleados, tasa salarial y clasificación de empleo.
Asignación de los costos de nómina
Con las tarjetas de
tiempo y las boletas de trabajo como guía, el departamento
de contabilidad de
costos debe asignar los costos totales de la nómina.
El costo total de la nómina para cualquier periodo debe
ser igual a la suma de los costos de la mano de obra asignados a
las órdenes de trabajo
individuales, departamentales o producción .
Registro de los costos de mano de obra en el Libro de
Diario
Por lo general, las nóminas se preparan semanal, quincenal
o mensualmente. Los sueldos brutos para un individuo se
determinan multiplicando las horas indicadas en las tarjetas de
tiempos por la tasa por
hora, más cualquier bonificación o tiempo extra.
Los asientos del libro diario par registrar la nómina y
los pasivos relacionados por las cantidades retenidas se elaboran
en cada periodo de la nómina. Usualmente los gastos de
nómina del empleador y las distribuciones del costo de la
nómina se
registran en el libro diario al final del mes.
Problemas
especiales relacionados con la contabilización de la mano
de obra
La contabilización de la mano de obra incluye
problemas
especiales que no se presentan en la contabilización de
los materiales como son los impuestos al
empleado, impuestos y
costos por beneficios
extraordinarios al empleador, bonificación por horas
nocturnas o dominicales, sobretiempo, tiempo ocioso, salario
mínimo garantizado y planes de incentivos.
9. Impuesto al
empleado
A los empleadores se les exige por ley retener, dos
ítemes:
impuestos federales, estatales y locales sobre el ingreso y los
impuestos de seguridad
social. Los impuestos FICA ( federal insurance contributions
act ) están diseñados para ofrecer a los empleados
alguna cantidad de ingreso a su retiro. Los empleadores remiten
al gobierno, sobre
una base
trimestral o con mayor frecuencia, los impuestos sobre la renta
de los empleados y los impuestos FICA retenidos, lo mismo que la
participación del patrono en los impuestos de
nómina.
Impuestos al empleador y costos por beneficios sociales
A los empleadores se le exige en la actualidad igualar la
contribución del empleado para seguridad
social (FICA) y además pagar los impuestos federales
por desempleo FUTA
(federal unemployment tax act) y el
seguro estatal por desempleo, que
aquí se denomina SUI. El impuesto FUTA /
SUI se cargan sólo a los empleadores hasta un
límite máximo sobre las ganancias totales brutas de
los empleados sujetos a impuesto. El propósito del FUT /
SUI es suministrar fondos que puedan utilizarse para pagar los
beneficios de desempleo a los empleados en caso de
terminación del trabajo.
En general, los empleados de la fábrica tienen derecho a
que se les pague vacaciones después de un periodo inicial
de empleo. El
tiempo de vacaciones se basa en la duración del empleo. El
pago de las vacaciones no debe cargarse al trabajo en proceso
cuando un empleado está en vacaciones.
Un empleado contribuye a la producción sólo cuando
está en el
trabajo.
Para el pago de los días festivos, la cantidad de la
acumulación dependerá de las cláusulas del
contrato de
mano de obra o de las políticas
de personal de la
compañía, la cantidad de festivos pagados
generalmente
varía de 8 a 11 durante un año. La
contabilización del pago de festivos se maneja casi de la
misma manera como el pago de vacaciones.
Bonificaciones por horas nocturnas o dominiales
Esta bonificación por horas nocturnas o dominicales o
diferencial por turno debe cargarse al control de costos
indirectos de fabricación, en vez de hacerlo al trabajo en
proceso, y distribuirla en todas las unidades producidas.
Bonificación por Sobretiempo ( tiempo extra )
La bonificación por sobretiempo representa las horas de
tiempo extra multiplicadas por la tarifa de bonificación.
La tarifa de bonificación por tiempo extra por lo general
es alguna fracción de la tarifa regular. El tiempo extra
comúnmente se conoce como tiempo y medio porque la mayor
parte de las horas de tiempo extra trabajadas se pagan a la
tarifa regular más una bonificación equivalente a
la mitad de la misma.
El tiempo ocioso se genera cuando los empleados no tienen trabajo
por realizar, pero se les paga por su tiempo. Por ejemplo, cuando
se establece un nuevo trabajo en la producción, es posible
que algunos
trabajadores temporalmente no tengan nada que hacer. Si su ocio
es normal para el proceso de producción y no puede
evitarse, el costo del tiempo ocioso podría cargarse al
control de costos indirectos de abricación. Si el tiempo
ocioso se debió a negligencia o ineficiencia, éste
podría cargarse a una cuenta de perdida.
Salario
mínimo garantizado y planes de incentivos
Cuando los pagos a un empleado se basan sólo en la
cantidad de unidades producidas, se dice que se le pagará
a una tarifa de trabajo a destajo. Muchos empleadores
pagarán un sueldo mínimo, pero los empleados pueden
ganar más si producen más.
Los planes de incentivos
varían en forma y en aplicación. Dos planes
comúnmente usados son el Gnatt Plan, con una
tarifa de bonificación se aplica sólo a la cantidad
total de piezas producidas por encima de la
cantidad estándar de unidades y el Taylor System,
una tasa de bonificación se aplica a la cantidad total de
piezas producidas tan pronto se alcanza el estándar.
Antes de adoptar un plan de
incentivos, la gerencia debe
examinar los posibles efectos negativos. Los planes de incentivos
requieren mantenimiento
de registros
adicionales, generando un incremento en los
costos de oficina. Para que
los planes de incentivos se consideren exitosos, los incrementos
en los costos totales de la nómina deben compensarse por
incrementos en la producción y en las ventas.
Costos Indirectos de Fabricación
Estos costos hacen referencia al grupo de
costos utilizados para acumular los costos indirectos de manufactura (
se excluyen los gastos de
venta,
generales y administrativos porque son costos no relacionados con
la manufactura ).
Los siguientes son ejemplos de costos indirectos de
fabricación:
1- Mano de obra indirecta y materiales indirectos
2- Calefacción , luz y
energía para la fábrica
3- Arrendamiento del edificio de fábrica
4- Depreciación del edificio y de equipo de
fábrica
5- Mantenimiento
del edificio y del equipo de fábrica
6- Impuestos a la propiedad
sobre el edificio de fábrica
Los costos indirectos de fabricación se dividen en tres
categorías con base en su comportamiento
con respecto a la producción esto son:
Costos indirectos de fabricación variables.
El total de los costos indirectos de fabricación variables
cambia en proporción directa al nivel de
producción. Se define como el intervalo de actividad
dentro del cual los costos fijos totales y los costos variables
por unidad permanecen constantes; es decir, cuanto más
grande sea el conjunto de unidades producidas, mayor será
el total de costos indirectos de fabricación
variables.
Costos indirectos de fabricación fijos
El total de los costos indirectos de fabricación fijo
permanece constante dentro del rango relevante,
independientemente de los cambios en los niveles de
producción dentro de ese rango. Los impuestos a la
propiedad, la
depreciación y el arrendamiento del
edificio de fábrica son ejemplos de costos indirectos de
fabricación fijos.
Costos indirectos de fabricación mixtos
Estos costos no son totalmente fijos ni totalmente variables en
su naturaleza.
Estos deben finalmente separarse de componentes fijos y variables
para propósitos de planeación
y control. Los arrendamientos de
camiones para la fábrica y el servicio
telefónico de fábrica y los salarios de los
supervisores y de los inspectores de fábrica son ejemplos
de costos indirectos de fabricación mixtos.
Costos Real versus Costeo normal de Costos indirectos de
Fabricación
En un sistema de costos reales, los costos del producto
sólo se registran cuando éstos se incurren. Por lo
general esta técnica se acepta para el registro de
materiales directos y de mano de obra directa. Los
costos indirectos de fabricación, debido a que son un
elemento indirecto del costo del producto, no pueden asociarse en
forma fácil o conveniente a una medida que éstos se
incurren con una excepción: los costos indirectos de
fabricación se aplican a la producción con base en
los insumos reales multiplicados por una tasa predeterminada de
aplicación de costo indirectos de fabricación.
Los dos factores claves para determinar la tasa de
aplicación de los costos indirectos de fabricación
para un periodo son: nivel estimado de producción y los
costos indirectos de fabricación estimado
Determinación de las tasas de aplicación de los
costos indirectos de fabricación
Las tasas de aplicación de los costos indirectos se fijan
en dólares por unidad de actividad estimada en alguna
base. No hay reglas absolutas para determinar qué base
usar como la actividad del denominador.
Sin embargo, debe haber una relación directa entre la base
y los costos indirectos de fabricación. Además, el
método utilizado para determinar la tasa de
aplicación de los costos indirectos de fabricación
debe ser más sencillo y el menos costoso de calcular y
aplicar. Una vez estimados los costos indirectos de
fabricación totales escogida la base, debe estimarse el
nivel de capacidad normal con el fin de calcular la tasa de
aplicación de los costos indirectos de fabricación,
cuya fórmula, que es la misma independientemente de la
base escogida.
Costos indirectos de fabricación estimados
Una vez que se determina el nivel de producción estimado,
una compañía debe desarrollar algunos procedimientos
para obtener un estimativo satisfactorio de los costos indirectos
de fabricación. Por lo general se prepara un presupuesto de
los costos indirectos de fabricación estimado para el
periodo siguiente.
Costos indirectos de fabricación aplicados
Después de determinar la tasa de aplicación de los
costos indirectos de fabricación, suelen aplicarse a la
producción los costos indirectos de fabricación
estimados, según una base progresiva a medida que
los artículos se fabrican, de acuerdo con la base usada (
es decir, como un porcentaje de los costos de los materiales
directos o del costo de mano de obra directa o sobre la base de
las horas de mano de obra directa, horas – máquina o
unidades producidas).
Costos indirectos de fabricación reales
Por lo general, se incurre diariamente en los costos indirectos
de fabricación reales y se registran en forma
periódica en los libros mayor,
general y auxiliares. El uso de los libros
auxiliares permite un mayor grado
de control sobre los costos indirectos de fabricación a
medida que se pueden agrupar las cuentas
relacionadas.
Contabilización de los costos indirectos de
fabricación reales
Los cargos de los costos indirectos de fabricación
provienen de muchas fuentes, como
las siguientes:
1- Facturas. Cuentas recibidas de proveedores u
organizaciones
de servicios.
2- Comprobantes. Facturas pagadas.
3- Acumulaciones. Ajustes por cuentas como servicios acumulados
por pagar.
4- Asientos de ajuste al final del año. Ajustes por
cuentas como
depreciación y gastos de amortización.
Las compañías manufactureras comúnmente
utilizan una hoja de costos indirectos de fabricación
departamentales para el análisis de los costos indirectos de
fabricación.
Registro de los costos indirectos de fabricación en el
Libro Diario
Los asientos en el libro diario para registrar los costos
indirectos de fabricación mediante un sistema de costeo
por órdenes de trabajo o mediante un sistema de costeo por
procesos son
básicamente los
mismos. La principal diferencia es que con un sistema de costeo
por órdenes de trabajo los costos indirectos de
fabricación aplicados se acumulan por órdenes de
trabajo, y con el otro sistema éstos se acumulan por
departamento.
Autor:
Amauris Rafael German Polanco