Manejo de formularios

Enviado por sonnia_ros

1.
Introducción
2. Terminologia
Básica
3. Formularios
4. Formularios-Formas
5. Bateria de
formularios
6. Formularios de area de recursos
humanos
7. Formularios De Area
Administrativa-Financiera

1.
Introducción

En el medio gráfico de impresión de
formularios,
existe terminología técnica que normalmente el
iniciado en administración e incluso el administrador
desconoce y que más bien es dominado por las imprentas o
industrias
gráficas.

Este trabajo busca dar ciertos tips importantes a
tomarse en cuenta al momento de diseñar un formulario y de
requerir su impresión a una industria
gráfica o imprenta. De esto depende no sólo que el
formulario sea funcional sino también ahorro en los
costos de
producción y ahorro de tiempo hora
hombre por
mejora en el proceso donde
se aplique el formulario.

Finalmente una empresa puede
también diseñar sus propios formularios, ya sea
para su uso interno o para elaborar los bosquejos a entregar a la
imprenta. Estos diseños pueden realizarse en utilitarios
que normalmente están a su disposición: Powerpoint,
Excel e
inclusive el mismo Word,
dependiendo de cuanta complejidad requiera el mismo. Recomiendo
el uso de Powerpoint para
formularios que se requiere su llenado de forma manuscrita,
mientras que excel o word para aquellos que su llenado es a
través del computador.

2. Terminologia
Básica

A continuación se describirán los
conceptos básicos que deben conocer y aplicar en el
diseño
y manejo de formularios.

Formulario: Se denomina formulario a todo
diseño "final" elaborado con las características del solicitante y que
permita:

La consignación de información
Identificación del nombre o logotipo de
la
empresa.

Otros nombres para formulario serían: formas o
pre-impresos, Los formularios pueden enviarse a confeccionar a
una imprenta o industria gráfica o sencillamente pueden
ser diseñados por la empresa y generarse a manera de
fotocopias o vía impresora.

Arte: Se denomina Arte al dibujo que la
industria gráfica entrega al solicitante y que
permitirá la confección del formulario. Normalmente
el solicitante realiza un dibujo (bosquejo) a mano alzada de lo
que desea y, es la imprenta o industria gráfica que se
encarga de realizar el diseño final de acuerdo a las
medidas estándar y las posiciones requeridas.

Tamaño Estándar: Es la medida
(dimensión) que tendrá el formulario. Las medidas
deben ser las estándar utilizadas en su localidad. El
diseñador debe conocer de estas medidas para efecto de
ahorro de costos. Se podrán utilizar otros tamaños
diferentes a las estándares pero el impacto en los costos
debe ser cuantificado. Las tamaños pueden darse en
pulgadas o su equiparación en centímetros, pero las
más utilizadas son pulgadas. Normalmente las imprentas
menos especializadas o pequeñas manejan medidas en
centímetros.

Así mismo el diseñador debe tener en
cuenta que el costo del
formulario impacta más por su largo que por su ancho, esto
quiere decir, que si usted diseña un formulario con
más dimensión a lo largo, seguramente su costo
será alto. Es preferible de ser posible, que su
diseño crezca a lo ancho.

Anchos Estándar en pulgadas: 5 ½, 6 3/8, 7
1/8, 7 3/8, 8 ½, 9 ½, 9 7/8, 10 5/8, 13 7/8, 14
7/8

Largos Estándar en pulgadas : 3 2/3, 4 ¼,
5 ½, 7 1/8, 7 1/3, 8, 8 ½, 11

Cantidad: Son las unidades requeridas del
formulario. Dependiendo de cómo se realice el pedido, se
pueden obtener ahorro en los costos de acuerdo a la cantidad por
tamaño. Por ejemplo: Si usted ha diseñado un
formulario de 6 3/8 x 3 2/3 pulgadas, en hojas continuas y
requiere que el mismo sea impreso en una cantidad de 30.000
formularios, el costo de cotizarlo de esta manera será
más alto que si lo cotiza como 6 3/8 x 11 pulgadas y en la
cantidad de 10.000. Sencillamente porque en una sola
lámina tendrá 3 formularios (6 3/8 x 11) mientras
que en la otra tendrá solo uno (6 3/8 x 3 2/3).

Partes: Se denomina "Partes" al número de
veces que se imprimirá el diseño por unidad. Esto
es si un formulario se enviará a confección en 1
original y 2 copias; el número de partes será igual
a 3. De igual forma si usted quiere 2 originales y 3 copias, el
número de partes será 5.

Original y Copias: Los formularios podrán
efectuarse de acuerdo al requerimiento del solicitante, solo en
original o con copias. El original normalmente es realizado en un
tipo de papel de mejor
calidad y
resistencia que
el de las copias. Para ahorrar costos usted podrá utilizar
diferente tipo de calidad de papel en las copias así como
bajo gramaje.

Gramaje: Se denomina gramaje o gramos al espesor
del formulario. Así como existen tamaños
estándar, existen también gramajes
estándares, por ejm: El papel bond puede ser de 56, 75, 90
o 120 gramos. El papel químico puede ser de: 54,55,56,60,u
80 gramos; mientras que Papel copia puede es de 56 gramos aunque
también existe de 36 a 45 gramos. Cabe indicar que pueden
existir otros gramajes dependiendo del país o localidad en
que usted se encuentre.

Tráfico: Se denomina tráfico a la
leyenda que se desea ubicar en el pie del formulario. Normalmente
se utiliza el tráfico para colocar leyendas tales
como "Original" "Copia 1" o "Administración Tributaria"
"Departamento de Contabilidad".
Cabe indicar que este debe ser utilizado solo en casos en que sea
indispensable, ya que el requerirlo en la confección
afecta en los costos.

Huecos de arrastre: Se denomina huecos de
arrastre a los orificios circulares que tienen los formularios
continuos a ser utilizados en impresoras
matriciales. Al momento de diseñar un formulario, se debe
considerar dentro del tamaño del formulario, el espacio
para estas perforaciones.

Troquel: Se denomina troquel a la
perforación en línea recta que permite desprender
parte del formulario. Utilizado mucho en chequeras, recibos,
etc.

Papel Químico: Se denomina papel
químico al papel especial que permite que la
información consignada en el original, se transcriba en la
copia sin necesidad de utilizar el papel carbón. Este
papel es de uso delicado ya que contiene químicos
especiales que reaccionan a la presión, por lo tanto su
manipulación en bodega debe ser cuidadosa para que este
papel no reaccione antes de ser utilizado. En caso de producirse
esto, se imposibilitará que lo escrito en el original se
transcriba en la copia.

Papel de seguridad: Se denomina papel de seguridad a aquel
que tiene insertado métodos
que impiden su re-utilización o clonación. El papel de seguridad es muy
utilizado en la confección de los cheques, los
cuales requieren de ciertas características especiales
para evitar la falsificación o clonación de
cheques. Estas seguridades varían de costo dependiendo de
la cantidad de estas que se desee utilizar. Tenemos así
que el papel de seguridad puede ser papel marca de agua o papel
witcel. Adicionalmente se añaden otras seguridades al
papel como son las fibrillas fluorescentes, tintas invisibles y
diseños especiales.

Crimping: Sistema que
permite unir las partes (originales y copias) para que al momento
de ser utilizadas, estas no se separen con facilidad. Este
sistema consiste en una perforaciones lineales a los costados del
formulario o donde lo requiera el solicitante.

Lineas o Puntos de goma: las líneas o
puntos de goma permiten unir las partes (originales y copias).
Este sistema es más consistente que el crimping y es
bastante utilizado en las papeletas de retiros o depósitos
en los Bancos.
Dependiendo de la consistencia que se le desee proporcionar al
formulario en cuanto a su unión, se podrá utilizar
una línea de goma o simplemente puntos de goma. Es
importante que tenga en cuenta que en caso de requerir este
sistema y este sea colocado en exceso, el formulario
quedará excesivamente pegado o en su defecto al momento de
ser utilizado en una impresora, podrá dar problemas por
bolsitas de aire que puedan
quedar al colectar las partes. Consulte con la industria
gráfica antes de requerir este sistema, así mismo
requiera en el pedido, que la goma sea exclusivamente en
pequeñas cantidades si así lo necesita.

Tintas: Se denomina tintas a la cantidad de
colores a
utilizarse en la confección del formulario. Dependiendo de
la cantidad de tintas utilizadas, el costo del formulario se
verá afectado. Al momento de especificar el número
de tintas, deberá colocar en números la cantidad de
colores, esto es si usted desea hacer un formulario en color azul en su
totalidad, deberá especificar tintas: 1 (una). Cabe
indicar que en caso de usarse tramas en el mismo color, esto NO
se debe considerar como una tinta más ya que las tramas
pertenecen al mismo color.

Tintas especiales: Existen tintas como la
"desensibilizante", "carbónica", fluorescente, entre
otras, las cuales permiten dar ciertas características
especiales al formulario. Por ejemplo la tinta desensibilizante
se utiliza para que el papel químico no reaccione en
determinados puntos. La tinta carbónica en cambio permite
que lo escrito en determinado lugar del formulario, se transcriba
en la copia. Finalmente la tinta fluorescente es muy utilizada en
los formularios que se requieren alta seguridad como son los
cheques.

Tramas: Se denomina tramas a las degradaciones
del color. Si usted escogió el color azul para una
impresión y desea hacer sombras en tonos celestes, usted
deberá indicarle a la industria gráfica el
porcentaje a usar del color azul. Normalmente las tramas se
manejan entre el 10 y 15% del 100% del color
requerido.

Pantone: Es una cartilla de colores
estándar que manejan todas las industrias gráficas.
El pantone clasifica los colores en números. Los colores
que tengan junto a la numeración la letra "U" son los
colores a utilizarse sobre papel. Por su parte los que tengan
junto a la numeración la letra "C" son los colores a
utilizarse sobre cartulina o materiales
similares.

Industria Gráfica: Son imprentas grandes
con maquinaria especializada para trabajos de alta calidad y
técnica. Es preferible que los trabajos de poco
diseño y técnica no se realicen en industrias
gráficas ya que su costo sería más elevado
ya que igual dicho formulario se producirá en las mismas
máquinas que se utilizan para ejecutar especificaciones
más elaboradas.

Imprentas: Son empresas
pequeñas con maquinaria que permite la impresión en
tipografía. Normalmente las imprentas no realizan
impresiones en formularios continuos ya que no disponen de dicha
maquinaria. Su línea es de tipografía en hojas
sueltas o en blocks. También pueden realizar sobres o
tarjetas.

Offset: Se denomina offset a los trabajos
realizados con planchas y negativos.

3.
Formularios

Formularios Pre-impresos

Los formularios que se envían a una industria
gráfica para su confección, pueden ser de diferente
tipo:

-Hojas sueltas

-Hojas Continuas

-Tarjetas

-Blocks

-Sobres

Hojas Sueltas.- Son los formularios que se
requieren individualmente. Dependiendo a quién se solicite
el trabajo
(industria gráfica o imprenta), el sistema de
impresión varía entre máquinas
tipográficas y, rotativas (con corte posterior para formar
la hoja suelta). Se utilizan hojas sueltas cuando la
información a consignarse normalmente es manuscrita o
máquina de escribir.

Hojas Continuas.- Son formularios cuya
producción se realiza en máquinas rotativas.
Permitien que la información que se consigne sea impresa
por una impresora. Es importante que el diseñador
considere los saltos que da la impresora para determinar las
caidas, así como el número de caracteres a imprimir
en cada campo. Ejemplos de formularios continuos: Cheques, Roles
de Pago, Comprobantes de Egreso, Facturas, etc.

Tarjetas.- Son formularios realizados en un
gramaje especial normalmente en cartulina. El gramaje
dependerá del uso que se le quiera dar a la tarjeta.
Existen tarjetas de presentación, tarjetas de Control de
Entrada y Salida del Personal,
Tarjetas Kardex, etc.

Blocks.- Un formulario puede ser realizado de
esta forma, cuando el solicitante requiera que estén
agrupados por libros o
bloques. Se utilizan cuando la consignación de la
información es manuscrita y son muy usados en los Vales o
Recibos de Caja, Movilizaciones de Equipos, Salvoconductos,
etc.

Sobres.- Los sobres son realizados en formas,
tamaños y gramajes especiales. Existen sobres
tamaño oficio, sobres tamaño carta, sobres
manila o bolsa y sobres de enrutamiento de correspondencia. Es
conveniente que los sobres bolsa y de enrutamiento de
correspondencia, se realicen en un gramaje de 110 a 120 gramos
para permitir el manipuleo continuo y transportación del
contenido sin riesgos.

4.
Formularios-Formas

Los formularios que no son enviados a confeccionar a las
industrias gráficas o imprentas se denominan regularmente
formas, ya que no cumplen el requisito de la confección o
producción con los parámetros de tamaños y
formas que se obtienen cuando se envían a una industria
gráfica. Las formas normalmente son realizadas
ajustándose al tamaño de papel tipo A4, repartiendo
la información de manera vertical u horizontal
según la necesidad. Cabe señalar que este sistema
debe usarse sólo en casos de que la forma NO sea de uso
frecuente, solo así se justificaría. En caso de
volúmenes mayores, el diseñador deberá
evaluar costos, ya que normalmente el seguir manteniendo
impresiones in-house con volúmenes altos, trae como
consecuencia costos altos.

5. Bateria de formularios

6. Formularios de area
de recursos
humanos

• Rol de pagos