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El reconocimiento dentro de las etapas de Análisis de Sistemas Administrativos

Enviado por quinn



Indice

2. Plan de reconocimiento (Plan de trabajo)
3. Exposicion del plan de reconocimiento
4. Ejecucion del reconocimiento
5. Informe del reconocimiento

1. Reconocimiento

Generalidades

  1. Etapa en la cual se obtienen elementos de juicio que sirvan para planificar el Relevamiento.
  2. Tiene por finalidad detectar antecedentes que influyen sobre el sistema afectado por un problema.
  3. Generalmente es una serie de visitas para el primer contacto y conocimiento de la organización y del personal involucrado en el problema.
  4. Según la complejidad del problema y la magnitud de la estructura puede durar hasta dos semanas.
  5. Las técnicas utilizadas generalmente son:
  1. Entrevista personal – Interrogatorio
  2. Observación personal

2. Plan de reconocimiento (Plan de trabajo)

Generalidades

  1. Lo elabora el AS/EP
  2. Lo presenta el AS/EP a la Gerencia que ordenó la realización del estudio.

Contenido

  1. Identificación del problema

Acá se incluirá lo que se conozca del problema a través de lo obtenido en la Gerencia. Es solo un intento de definición del problema.

Esta definición puede incluir:

  1. Naturaleza del problema (Qué)
  1. Inoportunidad de recepción de informes, datos, etc.
  2. Inexactitud en informes, datos, etc.
  3. Carencia de datos.
  4. Otros problemas.
  1. .Ubicación (Dónde)
  1. Areas afectadas por el/los problemas y los vinculados con el/ellos.
  1. Causales (Por qué)
  1. Origen interno
  2. Origen en terceros
  3. Falta de personal
  4. Falta de control
  5. Diseños obsoletos de formularios
  1. Identificación del contexto
  2. Acá buscamos limitar el área o áreas afectadas por el problema en el contexto de la organización.

  3. Tareas del AS/EP
  1. Realiza personalmente el reconocimiento
  2. Deberá a posteriori presentar el informe del Reconocimiento
  3. Las tareas pueden ser:
  1. Obtención y selección de documentación
  2. Identificación de locales
  3. Identificación de la distribución del personal
  4. Selección del personal a entrevistar
  5. Presentación del informe

3. Exposicion del plan de reconocimiento

  1. El objetivo de esta exposición es difundir el plan de reconocimiento entre el personal directivo del organismo.
  2. Busca su aprobación y apoyo por parte del máximo nivel para que el personal usuario no oponga resistencia u oponga la menor resistencia posible.
  3. Es una oportunidad que tienen los AS/EP para tomar contacto y hacerse conocer por los directivos de la organización.

4. Ejecucion del reconocimiento

  1. Técnicas: Entrevista personal – Observación personal.
  2. La guía para la ejecución es el plan de Reconocimiento.
  3. Generalmente las áreas críticas se visitarán más de dos veces.
  4. Se deberá en estas visitas:
  1. Identificar el problema.
  2. Acordar que documentación e informes se entregarán al AS/EP.
  3. Recopilar documentos y entregar al AS/EP.

5. Informe del reconocimiento

Generalidades

  1. Lo hace el AS/EP.
  2. Se debe hacer por escrito.
  3. Se presenta al responsable del área involucrada en presencia del Directivo/Gerente, etc., que ordenó el análisis.
  4. Si se aprueba, continúa la tarea con el Relevamiento.

Contenido

Este informe puede incluir:

  1. Definición del problema
  2. Organización de la empresa
  1. Organigrama general
  2. Se necesita para la elaboración de los flujos de información posteriores.
  1. Organización de las áreas involucradas
  1. Organigramas de detalle
  2. Son necesarios para establecer los flujos de información de detalle y estar en condiciones de identificar y ubicar al personal que interviene en los diferentes procedimientos.
  1. Organización informal
  1. Flujo de información o función que estando relacionada con el problema, no sigue el canal orgánico o jerárquico o formal.
  1. Distribución de locales
  1. Se agregará el plano o croquis.
  2. Se trata de ubicar los locales en los cuales se ubican los equipos, personal que genera, afecta o está vinculado con el problema.
  1. Personal a entrevistar
  1. Es una lista de las personas a entrevistar en el Relevamiento.
  1. Documentación del organismo
  1. Se anexarán los documentos que puedan servir para evaluar el problema.
  2. Pueden ser:
  1. Organigramas
  2. Objetivos de la empresa.
  3. Misiones de las áreas.
  4. Misión del área involucrada.
  5. Funciones y tareas del personal.
  6. Instrucciones.
  7. Manuales de procedimiento.
  8. Carpetas de Sistemas.
  9. Estadísticas.
  10. Formularios en uso.
  11. Otra documentación.
  1. Evaluación del problema

Puede ser:

  • Crítico.
  • Muy importante.
  • De rutina.
  • No importante.
  1. Urgencia

Puede ser:

  • Muy urgente.
  • Urgente.
  • Normal.
  • Diferida.
  1. Tendencia

Puede ser que la evolución estimada tienda a:

  • Agravarse.
  • Estabilizarse.
  • Desaparecer.
  1. Proposición
  1. Es función del diagnóstico del AS/EP, teniendo en cuenta lo detectado en h), i) y j).
  2. Incluirá la conveniencia o no de continuar la tarea.
  3. Debe decir cuando se empieza el Relevamiento.

Aprobacion

  1. Lo hace el más alto nivel posible.
  2. Se fundamenta en la proposición del AS/EP.

Archivo

  1. Como antecedentes se archivan en el área de Sistemas.
  2. El informe debe conservarse para ulteriores trámites.

 

 

Autor:


Eduardo Horacio Quinn



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