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El relevamiento dentro de las etapas de Análisis de Sistemas




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    Indice
    1.
    Relevamiento

    2.
    Preparación del plan de
    relevamiento


    4. Identificación del flujo del
    producto

    5. Identificación del flujo de
    información

    6. Necesidades de las
    areas

    7. Presentación del informe de
    relevamiento

    8. Formulario de identificacion de
    documentos

    1.
    Relevamiento

    Conceptos
    Generales

    1. El objeto de esta fase es "Determinar la
      situación existente en el sistema
      actual".
    2. Es una investigación detallada de las
      áreas componentes de la
      organización.
    3. Puede durar entre 20 y 40 días, dependiendo de
      la magnitud y sobre todo de la complejidad del sistema
      afectado.
    4. Técnicas para la recolección de
      datos y
      documentos:
    1. Entrevista personal.
    2. Observación personal.
    3. Investigación.
    4. Reunión de trabajo.
    5. Cuestionario.
    6. Estimaciones.
    7. Muestreo.
    8. Redacción de informes.
    9. Graficación.

    Directiva Para El
    Relevamiento

    1. La da el más alto nivel posible.
    2. Normalmente es verbal y permite continuar con la
      aplicación de la metodología.
    3. El hecho de dar esta directiva significa que se
      aprueba el informe del
      reconocimiento.

    2. Preparación del plan de
    relevamiento

    Contenido

    1. Antecedentes
    1. Identificación del problema
    • Descripción.
    • Plan de reconocimiento.
    • Informe de reconocimiento.
    1. Identificación del contexto
    • Idem reconocimiento. (Limitación del
      área o áreas afectadas por el problema en la
      organización)
    1. Ejecución
    1. Técnicas a emplear.
    2. Detallar las técnicas a emplear durante esta
      fase.

      En caso de haber más de un problema debe
      asignarse el orden de prioridad para su
      análisis.

    3. Asignación de prioridades.
    4. División de la tarea en etapas.

    Es conveniente dividirla de la siguiente
    manera:

    1. Primera visita, análisis.
    2. Segunda visita, análisis y evaluación.
    3. Preparación de informe.
    4. Exposición de resultados.
    5. Otra sub-división necesaria.
    1. Equipo del Proyecto
      EP/AS
    1. Tiene responsabilidad primaria en la ejecución
      del Relevamiento y en la confección y
      presentación del informe.
    2. Deberá detectar la situación existente
      en el sistema considerado, para lo cual:
    • Analizará si la información que cada área recibe
      es adecuada y oportuna en función de la misión
      y de las tareas que le competen al área.
    • Determinará la carencia de
      información en el mismo sentido.
    • Analizará los puntos de control
      existentes en los flujos de información.
    1. Llenará los formularios
      necesarios registrando el tipo y volumen de los
      datos, como ser:
    • Matriz dato-formulario.
    • Matriz dato-archivo.
    • Diagrama multicolumnar para flujo de
      información o de producto.
    1. Requerirá opinión a los usuarios sobre
      necesidades de información.
    2. Referente a los recursos, los
      más significativos serán los de personal y
      papelería.

    3. Exposición del plan de
    relevamiento

    1. El objeto de este informe es difundir el plan entre
      el personal directivo de la organización.
    2. Convendrá que el gerente o
      autoridad
      representativa presida la reunión. De esta forma se
      motivará al usuario para que apoye la tarea del
      EP.
    3. La exposición la realizará el Jefe del
      EP o el AS.
    4. Participarán los encargados de las
      áreas afectadas o vinculadas con el
      problema.
    5. Se tomará nota de los participantes, fechas,
      instrucciones adicionales recibidas y otros datos de interés.

    4. Identificación del flujo del
    producto

    Concepto

    1. El flujo de producto debe considerarse en
      relación con el flujo de información derivado
      del primero e identificar la relación entre
      ambos.

      Su recorrido a través del organismo –
      recepción – control de
      calidadtransporte
      – almacenaje – etc. – no tiene que
      coincidir necesariamente con el flujo de información
      que genera – control de remitos –
      actualización de stock – registros
      contables – pago de facturas – etc.

    2. Por ejemplo: en un sistema de compras, el
      producto está representado por los bienes de
      cambio o uso
      que se obtienen.
    3. Normalmente se programa la
      visita según la secuencia del flujo del
      producto.

    Algunos aspectos a tener en
    cuenta:

    1. La visita se hará acompañado por
      personas que conozcan las operaciones.
    2. Seguir el proceso en
      secuencia lógica.
    3. Observar el cumplimiento de las normas de
      control.
    4. Registrar resultados.

    Comprobaciones a
    efectuar

    1. Tiempos (De transporte, de demoras y total de
      proceso)
    1. Porcentaje del tiempo insumido
      en transportes, con respecto al tiempo de proceso.
    2. Porcentaje de los retrasos o demoras en el proceso,
      con respecto al tiempo total.
    1. Exactitud
    1. Porcentaje de destinos erróneos.
    2. Tipo de control de calidad: total
      o muestreo.
      Porcentaje de rechazos de insumos y de productos
      terminados.
    1. Conveniencia de cada tarea
    1. Desplazamiento innecesario
    2. Almacenamiento en lapsos excesivos.
    1. Necesidad de cada tarea
    1. Duplicación (Misma tareas en diferentes
      áreas)
    2. Dispersión de esfuerzos en tareas simples e
      interrelacionadas.
    1. Eficiencia
    1. Disposición de insumos/productos en forma
      oportuna.
    2. Adecuación y/o suficiencia de
      espacios.
    3. Porcentaje de reclamos de las áreas que
      reciben los resultados del sistema.

    Diagrama de flujo

    1. Sirve para visualizar la secuencia.
    2. Convendrá completarlo con las observaciones
      que se recojan en las visitas.

    Resultado a
    obtener

    Diagrama de flujo del producto.

    5.
    Identificación del flujo de
    información

    Concepto

    Es fundamental para la visión del conjunto del
    sistema relevado.

    Métodos

    1. Por departamentos
    1. Analiza el conjunto de tareas, informes y archivos en
      cada departamento que interviene en el sistema.
    2. No muestra el
      pasaje de documentos entre los departamentos.
    1. Estímulo-respuesta
    1. Se comienza por un estímulo – por
      ejemplo la solicitud de alta de un empleado y se sigue el flujo
      hasta que concluye la acción
      correspondiente.
    2. Permite seguir los documentos a través de los
      distintos departamentos, detectar los archivos que se usan y el
      destino final de cada una de las copias.
    1. Orientado hacia actividades
    1. El método
      estímulo-respuesta permite el seguimiento de una
      actividad, pero un sistema, normalmente, abarca un conjunto de
      actividades interrelacionadas.
    2. Con este método deben identificarse cada
      actividad. Ejemplo de un sistema de control de inventario:
    • Gestión de compra.
    • Recepción.
    • Control de calidad.
    • Almacenaje.
    • Distribución.
    • Facturación.
    1. Análisis de salidas
    1. Se comienza analizando los documentos de
      salida.
    2. Se recorre hacia atrás, verificando archivos y
      procedimientos
      hasta llegar a los formularios originales.

    Aspectos a tener en
    cuenta

    1. El método a emplear dependerá de cada
      situación.
    2. Se podrán emplear métodos
      mixtos. Se puede relevar cada actividad por
      estímulo-respuesta y cada tarea podrá ser
      clarificada luego por departamento, siguiendo la secuencia
      lógica de ocurrencia.
    3. Cualquiera sea el método empleado, el AS
      deberá volcar en un diagrama
      multicolumnar para flujo de información, los aspectos
      detectados.

    Contenido del diagrama de
    flujo.

    Anexo Diagrama de Flujo de
    Información.

    Descripción del contenido
    del diagrama

    1. Nombre del sistema.

      Ej.: INVENTARIOS
      se puede dividir en: COMPRAS, REGISTRACION, CONTROL DE
      CALIDAD.

    2. Nombre de las funciones en
      las que se puede dividir el sistema:
    3. Una columna para cada una de las áreas
      participantes del sistema.
    4. Una columna para detallar las actividades que se
      emplean en cada paso.
    5. Una columna para las observaciones.
    6. Se enumeran los pasos en los que intervienen las
      diferentes áreas, en secuencia
      lógica.
    7. Se detallan los formularios que remite cada
      área.
    8. Se detallan los archivos que se usa o utiliza cada
      área.
    9. Se detallan los listados que emite el centro de
      cómputos.
    10. Se detallan las tareas que se cumplen en cada
      paso.
    11. En el caso en que alguno de los pasos de la secuencia
      de tareas merezca una observación – carencia,
      redundancia, omisión, control, faltante, etc. Se la
      dejará asentada en esta columna.

    Importante

    Para cada uno de los formularios, listados o archivos
    que se incluyan en el diagrama se agregará un "formulario
    de identificación de documentos". Asimismo los datos que
    contienen los formularios, archivos y listados se
    detallarán mediante las siguientes:

    1. Matriz dato-formulario.
    2. Matriz dato-archivo.
    3. Matriz dato-listado.

    En cada una de ellas se incluirá:

    1. Una columna por cada
      formulario/archivo/listado.
    2. Una fila por cada dato.
    3. Una x en la intersección
      correspondiente.

    Comprobaciones a
    efectuar

    1. De oportunidad
    • Existencia de atrasos.
    • Informes inoportunos.
    1. De exactitud
    • Porcentaje de correcciones y reclamos.
    • Grado de exactitud.
    1. De conveniencia
    • Relación del procedimiento
      con el costo-beneficio.
    • Valor de la información para la toma de
      decisiones.
    • Uso de todas las copias de los
      documentos.
    • Duplicación de tareas.

    6. Necesidades de las areas

    Concepto

    El objetivo es
    obtener la primera opinión sobre las necesidades de las
    áreas afectadas por el problema y de las que se aprecie,
    intervendrán en el nuevo sistema.

    Estas necesidades podrán ser:

    • Directas:

    Son:

    Los datos a agregar (Necesarios pero que no se reciben
    en el área relevada).

    a modificar

    a transferir (a otra área),

    o a suprimir.

    Las tareas a agregar

    a modificar,

    a transferir,

    a suprimir.

    • Indirectas

    Personal, equipos, locales u otro recurso que puede ser
    necesario para el cumplimiento de tareas del sistema
    actual.

    Evaluación De La
    Situación Existente

    Concepto

    El objeto de este paso será reunir, analizar y
    evaluar la información obtenida en los pasos anteriores,
    la que permitirá elaborar nuevas ideas para perfeccionar
    el sistema actual.

    Evaluación de
    rendimientos

    1. Costos

    En este aspecto intervienen factores:

    • Directos: costos en
      personal, mantenimiento de equipos, compra-alquiler,
      papelería, etc.
    • Indirectos: costos por carencia de información
      oportuna y confiable, por ineficiencia de controles,
      etc.

    Estos costos adquieren relevancia si se los analiza en
    función del beneficio que el sistema relevado
    proporciona. Recordar que la información oportuna y
    confiable para la toma de decisiones claves en la
    organización es de vital importancia.

    7. Presentación del informe de
    relevamiento

    Descripción del
    contenido

    1. Introducción
    1. Se recalcará la finalidad del relevamiento:
      "Determinar la situación existente en el sistema
      actual".
    2. Se definirá el problema. Para ello se
      completó la información durante el desarrollo
      de esta etapa.
    3. Es necesario dejar aclarado que inconvenientes
      produce el problema.

    Ej.:

    • Pérdidas de tiempo, de beneficio, de
      información, etc.
    • Problemas legales como ser infracciones a leyes,
      reglamentaciones, decretos, normas contables,
      etc.
    • Problemas de seguridad
      como son los accidentes, siniestros, etc.
    1. Los antecedentes son el plan de reconocimiento, el
      informe del reconocimiento y el plan de
      relevamiento.
    1. Descripcion general del sistema actual
    1. Se describirá textualmente el sistema afectado
      por el problema que genera este estudio.
    2. Se deberá expresar:
    • Propósito/finalidad del sistema,
    • Naturaleza del sistema.
    • Areas que participan.
    • Responsables del sistema.
    • Procedimientos.
    1. Se agregará el flujo del producto y de la
      información.
    2. Documentación existente
    • Se agregará un ejemplar o copia de cada uno de
      los documentos que entre, genere o salga del sistema
      (formularios de entrada – archivos manuales o
      vuelcos – listados de salida).
    • Se tratará de organizar esta
      documentación por área participante.
    • Cada documento llevará un formulario de
      identificación
    1. Evaluacion de la situacion actual
    1. Situacion existente

    Debera como minimo, mencionarse si los hubiera, los
    siguientes problemas:

    • Carencia de informacion (Es necesaria pero no se
      produce o emite)
    • Redundancias (Duplicaciones, repoeticiones,
      información superflua)
    • Omisiones (Es necesaria, está prevista pero no
      se produce o emite)

    A cada uno de estos problemas se los identificará
    a través de:

    • Area responsable.
    • Tarea vinculada.
    • Momento en que se produce.
    • Otros datos que permitan su ubicación en el
      diagrama de flujo de información.

    Los documentos mencionados contienen datos y los datos
    deben ser analizados. Para ello es conveniente agregar como
    anexo las siguientes matrices:

    • Dato-formulario.
    • Dato-archivo.
    • Dato-listado.

    Para poder
    definir los recursos que necesitará el nuevo sistema
    será conveniente que se esté en condiciones de
    estimar la cuantificación de las transacciones que
    procesa el sistema y su evolución en función del
    tiempo.

    1. Necesidades de las áreas

    El AS/EP deberá emitir opinión sobre
    cada una de las necesidades expresadas por las
    áreas.

    1. Consideraciones finales
    1. Se deberán dar conclusiones sobre lo expresado
      precedentemente a título de resúmen.
    2. Deben ser claras y precisas para que el nivel
      directo/gerencial, etc., conozca lo necesario para adaptar la
      decisión o no de continuar.
    3. Las políticas propuestas son recomendaciones
      del EP sobre la posible inclusión y/o
      modificación de normas y procedimientos que
      deberá contener el nuevo sistema a diseñar.
      Serán genéricas y buscarán simplificar los
      procedimientos o controles operativos.
    4. Se expresará la conveniencia o no de seguir
      adelante y se dará la prioridad con información
      sobre:
    • Grado de importancia.
    • Vigencia.
    • Tendencia.
    1. Si se expresa la "conveniencia" posteriormente se
      dará la "oportunidad" de continuar con la
      metodología.
    2. Habrá un párrafo donde se
      requerirá del más alto nivel de la
      organización las decisiones necesarias para dar
      continuidad a la tarea. Es decir que será necesario que
      se apruebe este informe sobre todo en las "necesidades de las
      áreas" y en las "políticas
      propuestas".

    Esta es la ocacsión en que se incluirán
    aspectos en los que el EP no puede decidir por
    sí.

    8.
    Formulario de identificacion de documentos

    Identificacion: colocar el código, el nombre y
    una descripción.

    Finalidad: expresar su objeto.

    Origen: área que lo genera.

    Cantidad De Copias Y Distribucion: expresar la cantidad
    y como se las distribuye individualmente.

    Volumen: cantidad en un cierto intervalo.

    Tiempos Promedio: en cada área, duración
    de los procesos.

    Soporte: medio.

    Formatos – Tamaños Y Calidad De Papel:

    Este formulario acompañará a cada uno de
    los listados, archivos y formularios que se incluyan en el
    diagrama de flujo.

    Informe Del
    Relevamiento
    Introduccion.
    Finalida
    Definición del problema.
    Antecedentes.

    Descripcion del sistema
    actual
    descripción en general.
    Flujo del producto y de la información.
    Documentación existente.
    Evaluacion del sistema actual
    situación existente.

    Necesidades de las áreas.
    Consideraciones finales

    Conclusiones.
    Política
    propuesta.
    Decisiones necesarias.

     

     

    Autor:

    Eduardo Horacio Quinn

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